SÄHKÖISEN LASKUTUKSEN 1 (12) TOIMITTAJA- OHJEET VERKKOLASKUJEN LÄHETYS PALVELUNTARJOAJAN KAUTTA MARRASKUU 2018 Noudatattehan näitä ohjeita Tehostamme ostosta maksuun -prosessia Basware Oyj Copyright Basware Oyj Kaikki oikeudet pidätetään Laskut maksuun ajallaan säästät aikaa ja rahaa.
SÄHKÖISEN LASKUTUKSEN 2 (12) Sisältö KONEen yhtiöiden uudet laskutusohjeet...3 A. Verkkolaskujen lähetys operaattorin kautta...3 KONE verkkolaskun vastaanottajana erityisohjeet...4 B. Verkkolaskujen osoitteet...4 C. Laskun sisältö...4 D. Lisätietoja ota huomioon seuraavat...6 Lisätuki ja yhteystiedot...6 Liite 1...7
SÄHKÖISEN LASKUTUKSEN 3 (12) KONEen yhtiöiden uudet laskutusohjeet Hyvä toimittaja, Siirrymme KONEella sähköiseen laskutukseen. Verkkolaskutus on jatkossa suositeltava ja siirtymäajan jälkeen ainoa tapa laskuttaa KONEen yhtiöitä. Olemme valinneet yhteistyökumppaniksemme Baswaren. Näiden ohjeiden avulla voit lähettää jäsennellyt laskutiedot suoraan laskutusjärjestelmästäsi palveluntarjoajasi kautta KONEelle. Ohje sisältää lisäksi sähköisen laskutuksen sähköpostiosoitteet sekä sisältöä koskevat vaatimukset. A. Verkkolaskujen lähetys operaattorin kautta Kaikki KONEelle lähetettävät verkkolaskut ohjataan Baswaren verkon kautta. Baswaren tehtävänä on vastata siitä, että KONE vastaanottaa kaikki laskut sellaisessa muodossa, että ne voidaan käsitellä automaattisesti: Palvelun tarjoaja Operaattorin ID Lisätietoja Basware BAWCFI22 https://www.basware.com/ VAIHE 1. Ota yhteyttä verkkolaskuoperaattoriisi Jos yritykselläsi on jo verkkolaskuoperaattori, varmista, että sillä on yhteys Baswareen. Baswaren operaattorikumppanit on listattu täällä: (https://www.basware.com/en-us/solutions/network-services/interoperability-partners). Jos palveluntarjoajasi ei ole listassa, toimita sille Baswaren operaattorilomake. Lomakkeen voi ladata täältä: https://basware.servicenow.com/sys_attachment.do?sys_id=ff401f72db0e57002d0c1ded0b96197c Jos et tällä hetkellä pysty lähettämään verkkolaskuja tai sinulla ei ole yhteyttä verkkolaskuoperaattoriin, ota yhteyttä Baswaren myyntiin. Yhteystiedot ovat täällä: www.basware.com/en-gb/contact-us. VAIHE 2. Laskun sisältö Jotta KONE voi automatisoida laskun käsittelyn, laskun tulee täyttää näissä toimittajaohjeissa esitetyt sisältövaatimukset (katso osa C, Laskun sisältö).
SÄHKÖISEN LASKUTUKSEN 4 (12) VAIHE 3. Aloita verkkolaskujen lähettäminen Laskut tulee lähettää Baswaren palvelimeen osoitteessa bt.basware.com. Pyydä palveluntarjoajaasi toimittamaan verkkolaskut KONEelle Baswaren kautta. Testilaskuja ei tarvitse lähettää. Epäselvissä tilanteissa voit myös pyytää operaattoriasi varmistamaan, että lasku on toimitettu Baswarelle. KONE verkkolaskun vastaanottajana erityisohjeet B. Verkkolaskujen osoitteet Verkkolaskun lähettämistä varten tulee käyttää oikeaa verkkolaskuosoitetta. Verkkolaskuosoitteet ovat listattuna alla. Kaikkien maiden verkkolaskuosoitteet ovat liitteessä 1. KONEen yhtiö Alv-numero Verkkolaskuosoite SUOMI: KONE Oyj FI19274001 003719274001 KONE Industrial Oy KONE Elevators Oy FI18919760 DE814060910 FR07478053796 ATU58065827 IT00107459992 FI19042921 DE814060897 FR43484464441 HU26961046 996905829MVA HR42098860484 003718919760 003719042921 KONE Export Oy FI27784642 003727784642 C. Laskun sisältö Verkkolaskun tulee sisältää alla olevassa taulukossa luetellut tiedot. Lisäksi laskun tulee sisältää mahdolliset lain edellyttämät tai KONEen kanssa erikseen sovitut tiedot.
SÄHKÖISEN LASKUTUKSEN 5 (12) Tieto Pakollinen Kommentit Toimittajan verkkolaskuosoite P Verkkolaskuosoitteesi Toimittajan nimi P Yrityksesi nimi Toimittajan osoite P Yrityksesi osoite Toimittajan Alv-numero P Yrityksesi Alv-numero (Euroopan maat) tai verotunniste (Euroopan ulkopuoliset maat) Toimittajan pankkitili IBANmuodossa P SEPA-maksut edellyttävät oikeaa IBAN-numeroa Toimittajan pankin nimi ja SWIFT-/BIC-tunnus P SEPA-maksut edellyttävät oikeaa BIC-tunnusta KONEen verkkolaskuosoite P Katso osio _B._Verkkolaskuosoitteet KONEen yhtiön nimi P Laskusta täytyy käydä selkeästi ilmi, mille yritykselle se on kohdistettu KONEen yhtiön osoite P Ostotilauksessa tai sopimuksessa ilmoitettu yrityksen virallinen osoite Laskun numero P Laskun päivämäärä P Laskutyyppi P Lasku/hyvityslasku Laskun eräpäivä P Laskun eräpäivän täytyy näkyä laskussa Laskun kokonaissumma P Kokonaissumma sis. alv:n Laskun nettosumma P Summa ilman alv:tä Valuutta P Valuutan (koodin) täytyy käydä selkeästi ilmi Ostotilausnumero (KONE) P1 Jos lasku perustuu ostotilaukseen, laskussa on mainittava KONEen ilmoittama tilausnumero Kustannuspaikka P1 KONE ilmoittaa tämän Viite (KONE) P1 KONEen pyytämä viite, esimerkiksi KONEen yhteyshenkilö tai kustannuspaikka P = pakollinen P1= laskussa on oltava yksi näistä kolmesta kentästä
SÄHKÖISEN LASKUTUKSEN 6 (12) D. Lisätietoja ota huomioon seuraavat 1. Muut asiakirjat: Kaikki muut asiakirjat, kuten mainokset, pankkitakaukset, alkuperätodistukset, tiliotteet ja muut vastaavat asiakirjat on lähetettävä laskutiedusteluiden sähköpostiosoitteeseen (katso osio Lisätuki ja yhteystiedot). 2. Käytämme viitenumeroa, jolla automatisoidaan laskujen käsittely. On tärkeää, että mainitset antamamme viitetiedon laskulla. Viitetiedon tulee olla samassa muodossa kuin kentässä Ostotilausnumero ja Viite (KONE) annetut tiedot. Älä lisää tai poista mitään numerosta tai nimestä. 3. Liitteet tulee toimittaa verkkolaskun kanssa: Sisällytä liitteet verkkolaskuihin. Erikseen toimitettuja laskuja ja liitteitä ei hyväksytä. 4. Yksittäiset vs. koontilaskut: Laskut tulee mieluiten toimittaa yksittäin. Näin voidaan varmistaa automatisoidut prosessit, laskujen automaattinen käsittely sekä se, että laskut saadaan maksuun nopeasti. 5. Toimittajakohtaiset erityisvaatimukset: Joiltakin toimittajilta saatetaan vaatia tässä asiakirjassa esitettyjen vaatimusten lisäksi joitakin lisätietoja laskuissa. Nämä lisätiedot on eritelty toimittajan kanssa tehdyssä sopimuksessa. 6. Laskujen muoto: Voimme vastaanottaa laskuja kaikissa xml-vakiomuodoissa. Tässä asiakirjassa oletetaan, että käytössä on _XML-muodon_ uusin versio. Saat tarkan kuvauksen tarvittavasta muodosta Baswarelta tai verkkolaskuoperaattoriltasi. 7. Liitteenä olevat laskun kuvat: Kaikki laskuun sisältyvät kuvat tulee toimittaa PDF- tai TIFFtiedostoina. Jos liitteenä ei ole laskun kuvaa, Basware luo vakiomuotoisen laskun kuvan. Baswaren luoma laskun kuva ei välttämättä sisällä kaikkia tietoja, jotka haluat toimittaa KONEelle. Siksi on suositeltavaa, että liität mukaan PDF- tai TIFF-muotoisen kopion laskusta. Lisätuki ja yhteystiedot Jos sinulla on kysyttävää laskusi tilanteesta, voit ottaa meihin yhteyttä seuraavilla tavoilla: KONE Laskun maksun tilaa, muistutuksia tai tiliotteita koskevat kysymykset Suomi: ContactAP_FI@kone.com Basware Linkit: KONE Kysymykset, jotka koskevat laskujen lähettämistä oman palveluntarjoajan kautta Tietoja muista sähköisen laskutuksen vaihtoehdoista Yhteydenottopyyntö (englanniksi) https://www.kone.com/en/supplier-e-invoicinginformation.aspx
SÄHKÖISEN LASKUTUKSEN 7 (12) Liite 1 KONEen yhtiö Alv-numero Verkkolaskuosoite AUSTRALIA: KEP AU (Australia) 47000142423 KEPAU201 UUSI-SEELANTI: KEP NZ (Uusi-Seelanti) 26-961-408 KEPNZ202 ITÄVALTA: KONE AG ATU 14651205 ATU14651205 BAHRAIN: KONE Bahrain SPC 99698-1 BH996981 KONE Elevators SPC 67721-1 BH677211 BELGIA: KONE Belgium S.A. BE0436407453 BE0436407453 KONE International N.V. BE0444307015 BE0444307015 KANADA: KONE Inc. CKE 103753497 103753497CKE KONE Inc. CKQ 103753497 103753497CKQ KYPROS: KONE Elevators Cyprus Ltd. 10100106J CY10100106J TŠEKIN TASAVALTA: KONE a.s. CZ00176842 CZ00176842 KONE Industrial - koncern s.r.o. CZ27111440 CZ27111440 TANSKA:
SÄHKÖISEN LASKUTUKSEN 8 (12) KONE Elevator A/S DK62953519 DK62953519 EGYPTI: KONE LLC 67523 EG67523 VIRO: AS KONE EE100085310 EE100085310 SUOMI: KONE Oyj FI19274001 003719274001 KONE Industrial Oy KONE Elevators Oy FI18919760 DE814060910 FR07478053796 ATU58065827 IT00107459992 FI19042921 DE814060897 FR43484464441 HU26961046 996905829MVA HR42098860484 003718919760 003719042921 KONE Export Oy FI27784642 003727784642 RANSKA: KONÉ S.A. FR 06 592 052 302 FR06592052302 SAKSA: KONE Montage GmbH DE260260937 DE260260937 KONE GmbH, (Frontline) DE196233671 DE196233671 KONE Holding GmbH DE196233671 DE196233671KGM KONE Escalator SSC Europe GmbH DE239780388 DE239780388 KONE Automatiktür en GmbH DE220493160 DE220493160 KONE Servicezentr ale GmbH DE227883394 DE227883394
SÄHKÖISEN LASKUTUKSEN 9 (12) HONGKONG: KONE Elevator (HK) Limited 441616 HK441616 Ben Fung Machineries and Engineering Ltd 28642 HK28642 Shan On Engineering Company Ltd 34041 HK34041 UNKARI: KONE Felvonó Kft 10851285-2-41 10851285241 IRLANTI: KONE Ireland Limited IE4815768T IE4815768T ITALIA: Slimpa S.p.A IT00192220127 IT00192220127 KONE Industrial S.p.A IT04160240968 IT04160240968 KONE S.p.A IT12899760156 IT12899760156 KENIA: KONE Kenya Limited A02134566P A02134566P LATVIA: SIA KONE Lifti Latvija LV40003226874 LV40003226874 LIETTUA: UAB KONE LT234477811 LT234477811 LUXEMBURG: KONE Luxembourg S.A.R.L. LU 1988 2405 675 LU19882405675 LUMICO SARL B 138491 LUB138491 MALESIA: KONE Elevator (M) Sdn. Bhd 1707311104 MY1707311104 MEKSIKO: KONE Mexico S.A. de C.V. KME880401DZ8 KME880401DZ8 KONE Industrial S.A. de C.V. KIN050429782 KIN050429782 KONE Industrial Servicios S.A. de C.V. ALANKOMAAT: KIS050429B79 KIS050429B79 KONE Holland B.V. 1657902 NL1657902
SÄHKÖISEN LASKUTUKSEN 10 (12) KONE B.V. 1190994 NL1190994 Hissi B.V. 810356995 NL810356995 KONE Nederland Holding B.V. 810540678 NL810540678 KONE Deursystem en B.V. 008132148 NL008132148 Kone Finance Holding BV 807557316 NL807557316 NORJA: KONE Aksjeselskap AS 918 201 548 MVA NO918201548MVA OMAN: KONE Assarain LLC 1149803 OM1149803 PUOLA: KONE Sp.zo.o. PL 521-053-4532 PL5210534532 PORTUGALI: KONE Portugal - Elevadores Lda 46630 R3 PT46630R3 QATAR: KONE Elevators LLC 32647 QA32647 VENÄJÄ: CJSC KONE Lifts 7704186604 RO7704186604 SAUDI-ARABIA: KONE Areeco Ltd 4030093714 SA4030093714 SINGAPORE: KONE Pte. Ltd. 197801381N 197801381N SLOVAKIA: KONE s.r.o. SK2020336417 SK2020336417
SÄHKÖISEN LASKUTUKSEN 11 (12) KONE SSC s.r.o. 2021862315 SX2021862315 SLOVENIA: KONE d.o.o. SI 94615225 SI94615225 ETELÄ-AFRIKKA: KONE Elevators South Africa (Pty) Ltd. 4850103047 ZA4850103047 ESPANJA: KONE Elevadores S.A. A28791069 A28791069 Marvi Ascensores SL B60600897 B60600897 RUOTSI: KONE Ab SE556234463901 SE556234463901 SVEITSI: KONE (Schweiz) AG TURKKI: CHE-114.993.455 MWST CHE114993455MWST Kone Asansör Sanayi ve Ticaret A.S. 8340057092 TR8340057092 UGANDA: KONE Uganda Limited 1003964115 UG1003964115 ARABIEMIIRIKUNNAT: KONE Middle East LCC 59446 AE59446 ISO-BRITANNIA: KONE Plc. GB 222 2799 69 GB222279969 KONE (NI) Ltd. GB 222 2269 79 GB222226979 YHDYSVALLAT: KONE Inc. 36-2357423 US362357423MKO Marine Elevators LLC 84-1679224 US841679224MUS
SÄHKÖISEN LASKUTUKSEN 12 (12)