2010 Itä-Uudenmaan, Kanta-Hämeen ja Päijät-Hämeen maakuntien EUtoimiston toimintasuunnitelma vuodelle 2010 Tuula Loikkanen South Finland EU-office 2.10.2009
JOHDANTO Itä-Uudenmaan, Kanta-Hämeen ja Päijät-Hämeen maakuntien yhteisen EU-toimiston (tästä eteenpäin EU-toimisto) toimintasuunnitelma on laadittu yhteistyössä toimiston henkilöstön (Loikkanen) ja ohjausryhmän (maakuntajohtajat) sekä työryhmän kanssa (Lipsanen, Mälly, Tikkanen) Suunnitelma perustuu kuluneen toimintavuoden (2009) kokemuksiin ja tuloksiin, tulevan vuoden erityispainotuksiin sekä tarpeellisiksi havaittuihin täsmennyksiin. Perustana on maakuntien intressien mukainen, asiakaslähtöinen, tuloksekas ja laadukas toiminta olemassa olevia resursseja tehokkaasti hyödyntäen. VUOSI 2010 MUUTOKSEN VUOSI Yksi keskeisistä muutoksista vuodelle 2010 tulee olemaan selvitystyön tekeminen EUtoimiston ja Helsingin EU-toimiston yhdistämisestä (selvitystyö aloitetaan jo vuoden 2009 lopulla ja vuoden 2010 alkupuolella tehdään lopullinen päätös asiasta). Neljä maakuntaa aloittaa vuonna 2010 yhteistoiminta-alue yhteistyön ja yksi tavoite tässä toiminnassa on Brysselin toimistojen yhdistäminen. Tarkoituksena on toiminnan tehostaminen ja hyödyn maksimointi sekä taloudellisen säästön aikaansaaminen.
Jos päätös uudesta yhteisestä toimistosta saadaan aikaiseksi, tuo se mukanaan niin teknisiä/logistisia että sisällöllisiä muutoksia EU-toimiston toimintaan. Vuoden aikana on tehtävä kartoitus uuden toimiston sijainnista aina yhteisen, uuden strategian luomiseen. Omistajapohjan laajentuminen tulee tuomaan myös uusia ulottuvuuksia toimiston toimintaan. Lähempi yhteistyö Helsingin toimiston kanssa on aloitettava heti vuoden alusta niin, että kun virallinen uusi toimisto aloittaa vuonna 2011, kaikki asiat on oltava jo valmiina. Myös budjettiin muutos voi vaikuttaa jo vuonna 2010 riippuen tuleeko esim. muutto aikaiseksi jo vuoden 2010 puolella. TAIVOITTEELLINEN EU-TOIMISTO Vaikka uuden toimiston suunnittelu ja organisointi tulee viemään toimiston resursseja ja työtunteja, niin siitä huolimatta toimisto pyrkii seuraamaan ja vaikuttamaan EU-politiikkaan niin intensiivisesti kuin mahdollista vuoden aikana. EU-toimiston toimintasuunnitelma perustuu toimiston edunvalvonnan painopisteisiin. Toiminnan painopisteet edustavat EU-politiikan tämän hetken tärkeimpiä asiakokonaisuuksia alueiden kannalta tarkasteltuna. Ne on valittu maakunnista lähtevien tarpeiden, ohjausryhmän ja työryhmän kanssa käytyjen arviointien sekä Euroopan Unionin että maakuntien ajankohtaisten painotusten kannalta. EU-TOIMISTON TAVOITTEENA ON: 1. edunvalvonta ja aluemarkkinointi a. vastata maakuntien tavoitteiden sisällyttämisestä EU:n ohjelmiin erityisesti 2013 jälkeiseen aluepolitiikkaan liittyen b. markkinoida kärkihankkeita ja välittää innovaatioita ja uusia toimintamalleja c. järjestää seminaareja ja tilaisuuksia alueen toimijoiden ja EU:n toimijoiden välillä d. luoda verkostoja ja vuorovaikutusta maakuntien tunnetuksi tekemiseksi 2. Kansainvälistymisen edistäminen a. parantaa hankehakemusten menestymismahdollisuuksia erillisohjelmissa b. järjestää hankeseminaareja ja koulutusta c. välittää ennakoivaa ja ajankohtaista tietoa uusista ohjelmista ETUJAAN VALVOVA EU-TOIMISTO Vuoden 2010 painopisteet edunvalvonnassa ja aluemarkkinoinnissa: 1) Eurooppalainen aluepolitiikka Painotus erityisesti vuoden 2013+ rakennerahastoasioiden vaikuttamisessa ja aluepolitiikan näkyvyyden lisäämisessä
2) Innovaatioiden ja tietoyhteiskuntamuutosten tukeminen väestömuutosalueilla ja hyvinvointiosaaminen Painotus erityisesti alueen toimijoiden tukemisessa projektien muodossa 3) Itämeren alueen yhteistyökysymykset Painotus erityisesti tulevan Itämeri-strategian työstämisessä niin maakunnissa että projektiyhteistyössä 4) Muut mahdolliset aiheet (lähinnä tutustuminen Helsingin toimiston tämän hetken poliittisiin painopisteisiin jos ne poikkeavat EU-toimiston painotuksista) 1) Eurooppalainen Aluepolitiikka Aluepolitiikan tulevaisuus; tehokkuus vai tasapaino, vai molemmat? Vuonna 2010 esitetään talousarvion kokonaistarkastelun tulokset, ja niiden pohjalta aloitetaan virallinen keskustelu miten EU:n rahoitus olisi tulevaisuudessa järjestettävä. Komission tarkoitus on että vuoden 2010 kuluessa saavutetaan yhteisymmärrys seuraavan monivuotisen rahoituskehyksen perustekijöistä. Samoin tehdään nykyisten rahoitusohjelmien välitarkastelu. Nämä keskustelut antavat lähtökohdan tulevaisuuden rakennerahastoille. ERITYISET TOIMET ALUEPOLITIIKASSA Osallistutaan niin kansalliseen kuin Eurooppalaiseen keskusteluun EU-tason aluepolitiikan merkityksestä eri kehitysvaiheissa olevilla alueilla seurataan tiiviisti EU:n suunnitelmia ja toimia pitämällä yhteyttä Euroopan komission ohjelmia valmisteleviin ja suunnitelmia toteuttaviin virkamiehiin, asiantuntijoihin sekä
Euroopan parlamentin ja alueiden komitean jäseniin ja pyritään kutsumaan heitä tutustumismatkoille maakuntiin kartoitetaan eri aluetoimistojen, eurooppalaisten järjestöjen sekä edunvalvojien näkemyksiä, tietoja ja intressejä valmistellaan aiheesta jatkoselvityksiä, mm positiopapereita eri konsultaatioita varten sekä osallistutaan aktiivisina keskustelijoina myös Internetissä käytäviin keskusteluihin. Järjestetään neuvotteluja Suomessa ministereiden ja muiden johtavien virkamiesten kanssa ennen varsinaisen komission esityksen julkaisemista (ministereiden tapaamisia myös Brysselissä jatketaan) Osallistutaan AER:n ja CPMR:n positioiden valmisteluun aktiivisesti välitetään tietoa onnistuneista rakennerahastohankkeista niin EU-instituutioissa että eri alueilla Euroopassa (tuetaan komission tavoitetta onnistuneiden projektien levittämisestä mm yhdessä Etelä-Suomen maakuntien EU-toimiston kanssa) 2) Innovaatioiden ja tietoyhteiskuntamuutosten tukeminen erityisesti väestömuutosalueilla Lissabonin strategian toisen vaiheen lähestyessä loppuaan, on EU:n päätettävä miten tätä strategiaa voidaan tehostaa vuodesta 2010 eteenpäin. EU tulee tukemaan työllisyys- ja koulutuspoliittisia toimia uusilla luovilla tavoilla, jotta jäsenvaltioita ja alueita voitaisiin paremmin tukea uusien taitojen hankkimisessa sekä parannetaan työpaikkojen laatua. => tämä tarkoittaa myös Euroopan sosiaalirahastosta myönnettävän tuen lisäämistä. Vuonna 2010 päästään hyötymään rakennerahasto-ohjelmiin tehdyistä muutoksista, ja tavoitteena on että hankkeita valmistellaan entistä tiiviimmässä yhteistyössä alueellisten viranomaisten kanssa.
2010 otetaan käyttöön komission laaja-alainen innovaatiostrategia. Sen tehokkaalla toteuttamisella varmistetaan, että tutkimus tuottaa kaupallisesti hyödynnettäviä tuotteita. Komissio käyttää vuonna 2010 enemmän määrärahoja kuin se oli budjetoinut erillisohjelmiin talouden elvytysohjelman vuoksi. Lisärahaa on odotettavissa niin puiteohjelmaan, LLL-ohjelmaan, CIP, Life+ ja TEN-verkostoihin => alueemme toimijoilla paremmat mahdollisuudet saada hankkeensa rahoitetuksi. ERITYISET TOIMET INNOVAATIOIDEN ALALLA - tuetaan EU:n pyrkimyksiä Lissabonin strategian alueellistamisesta ja alueiden roolia EU:n keskeisimpien tavoitteiden saavuttamiseksi - Osallistutaan European Policy Centren Innovation Task Force - ryhmän työskentelyyn - Tuetaan maakunnallisia toimijoiden osallistumista t&k hankkeisiin (niin rakennerahastojen että erillisohjelmien kautta 7.puiteohjelma, CIP, INTERREG etc.) - informoidaan maakuntien toimijoita avautuvista ohjelmista, aloitteista ja verkostoitumismahdollisuuksista sekä markkinoidaan toimijoiden osaamista muualle Eurooppaan - Tuetaan väestön ikääntymiseen tuomiin haasteisiin vastaamista teknologian ja innovaatioiden avulla (osallistutaan kahden eri järjestön/ryhmän toimintaan väestömuutosalueilla, järjestetään muiden aluetoimistojen kanssa yhteinen tilaisuus) - Tuetaan ja lobataan Espanjan puheenjohtajuuskauden aloitetta seniori-turismista (monien alueemme toimijoiden monivuotinen tavoite) => yrittää promotoida EU senior Tourism Pilot Program parantaakseen ikääntyvien elämäntyyliä, parantaa tehokkuutta ja vaikuttaa matkailualaan myös sesonkien ulkopuolella - Hyvinvointialan kehittäminen tutkimuksen, kehittämisen, hyvien käytäntöjen levittämisen tai uusien mallien hyödyntämisen kautta - Hämeen Open campus hankkeen kansainvälistymisen tukeminen, - Lobataan Lahden EIT:n KICs hanketta eteenpäin ja tuetaan käytännönläheisen innovaatiotoiminnan kehittämistä Living lab ohjelman kautta. 3) Itämeren alueen yhteistyökysymykset
Komissio tukee Itämeri-strategian ja siihen liittyvän toimintasuunnitelman käytännön toteutusta. Tuki kattaa mm energia, ympäristö, liikenne, tieto- ja viestintätekniikka, tutkimus, innovointi sekä EU:n ulkopuolisten kanssa tehtävän yhteistyön osa-alueet. ERITYISET TOIMET ITÄMEREN YHTEISTYÖKYSYMYKSISSÄ - Edistetään Itämeristrategian täytäntöönpanoa (komission tavoite tehdä Itämeren alueesta benchmarking-alue ) - Seurataan Baltic Sea Informal Groupin ja Euroopan parlamentin Baltic Sea Inter Groupin toimintaan - Osallistutaan aktiivisesti CPMR:n BSC:n toimintaan ja autetaan komitean puheenjohtajaa tarvittaessa - Tuetaan toimijoita Itämeren alueen yhteistyöprojekteissa ja edistetään heidän osallistumista eri INTERREG-ohjelmiin - Osallistutaan BSSSC:n ja UBC:n Brysselissä tapahtuvaan toimintaan - Kannustetaan alueiden asiantuntijoiden saamista mukaan EU-toimiala-, tutkimusym. verkostoihin - Itämeren alueen saaminen komission makroalueeksi koheesiopolitiikassa - Tuetaan ympäristöalan hankkeita joilla mahdollisuus tukea myös Itämeristrategiaa, kuten uusiutuvan energian tutkimuskeskus, Agropolisiksen hankkeet ja Porvoon sähköinen talotekniikka KOULUTTAVA JA NEUVOVA EU-TOIMISTO EU-toimiston palvelut voidaan jakaa kahteen pääryhmään 1 Peruspalvelu - tiedotusjärjestelmän kautta tapahtuva toimijoiden informointi - kyselyihin ja toimeksiantotehtäviin vastaaminen - partnerinhauissa auttaminen ja toimijoiden kansainvälisen verkostoitumisen edistäminen 2 Erityispalvelut - hankeideoiden ja alustavien hakemusten arviointi ja neuvonta - liittojen Brysseliin tekemien matkojen järjestely ja muiden sidosryhmien matkajärjestelyissä auttaminen - alueen toimijoille tarjottavat toimistopalvelut EU-toimistossa
. TIETÄVÄ EU-TOIMISTO Tie erityispalvelujen hyödyntämiseen käy usein peruspalvelun kautta. Tiedotusjärjestelmä on tässä toiminnassa avaininstrumentti. Vuonna 2008 uusittuja kotisivuja kehitetään edelleen ja niitä tullaan käyttämään enemmän tiedotuksen tukena sekä niiden kautta tarjoamia palveluja tullaan lisäämään. Jos toimistojen yhdistämisestä saadaan myönteinen päätös aikaiseksi, tullaan vuonna 2010 tekemään kysely toimiston tietopalvelujen kehittämisestä. Samassa kyselyssä kartoitetaan EU-toimiston toiminnan näkyvyyttä alueilla ja kerätään ehdotuksia toiminnan kehittämiseksi ja tulevista muutostarpeista.. Maakuntien kanssa mietitään myös yhteistyöalueratkaisujen merkitystä kaikkeen kv.toimintaan, esim. kansainvälisten järjestöjen osalta. Luottamushenkilöihin perehdyttämistä EU-toimiston toimintaan myös jatketaan. Jatkuvana haasteena on huolehtia siitä, että EU-toimisto on tiedostettu ja tunnettu maakunnan toimijoiden keskuudessa ja että toimiston työ on nivelletty niiden toimintaan. On tärkeää, että yhteistyönkynnys on matalalla ja tiedonkulku toimii molemmin puolin. Se edellyttää aktiivisuutta myös liitoilta. Tunnettavuutta lisätään myös kansainvälisen verkoston kautta kuin myös yhteistyötä lisätään niin Etelä-Suomen maakuntien EUtoimiston että alueen Eurooppa-tiedotusten kanssa. Toimiston yhdeksi tehtäväksi on määritelty yhteistyösuhteiden luominen ja ylläpitäminen Euroopan Unionin eri instituutioihin sekä alueverkostoihin. Verkottuminen ja profilointi edistää toimiston tiedonhankintaa sekä mahdollistaa samalla ylläpitäjien pyrkimysten esiintuomisen ja poliittisen vaikuttamisen. Profiloinnin perustana on alueen imagon edelleen vahvistaminen. OSALLISTUVA EU-TOIMISTO Vuosi 2010 on toimiston 11. toimintavuosi. Vuonna 2009 järjestettiin erittäin onnistunut 10- vuotisjuhla. Tarvetta suurelle yleisötilaisuudelle ei ole vuonna 2010, vaan jatketaan osallistumista muiden aluetoimistojen kanssa yhteistyössä järjestettäviin seminaareihin sekä järjestetään pienimuotoisia seminaareja omissa tiloissa. Yhteistyöseminaareja voidaan järjestää joko OPEN DAYS- seminaarina, Baltic Sea -verkon kanssa, muiden eurooppalaisten alueiden kanssa yhdessä tai oman alueen toimijoiden kanssa. Vuodelle 2010 on suunniteltu ainakin koulutukseen liittyvää seminaaria, jonka tarkoituksena on vaikuttaa pian komission ja neuvoston käsittelyyn tulevaan koulutus 2020 strategiapaperiin. Suomeen suuntautuvia matkoja/vierailuja on vuoden aikana 5-7. Näiden vierailujen tarkoituksena on erityisesti tavata myös liittojen ulkopuolisia toimijoita ja kannustaa heitä kansainvälisissä hankkeissa ja muissa toimissa. Erityisesti nämä face-to-face tapaamiset ovat tärkeitä molemman suuntaisen tiedonkulun kannalta. Uusiin MEPeihin
tullaan luomaan luonnollinen yhteistyökanava. Suomen korkeamman poliittisen johdon tapaamisia jatketaan niin Suomessa kuin Brysselissäkin. Vuonna 2010 on tarkoitus järjestää myös maakuntien kansainvälisenverkoston matka Brysseliin ja tarkoitus on kutsua Uudenmaan liitto osallistumaan matkalle. Samoin on tarkoitus jatkaa koulutusseminaareja kv.verkoston nimissä. Yksi tärkeä ja liian vähän alueellamme käytetty toimintamuoto on komission virkamiesten kutsuminen Suomeen. Nämä ns. fact-finding mission:it ovat erittäin tärkeä keino edistää alueellemme tärkeitä asioita. TOIMIVA EU-TOIMISTO Vuonna 2007 siirryttiin harjoittelijoita koskevaan uuteen käytäntöön eli palkalliseen harjoitteluun. Palkan maksun myötä harjoittelijoilla on ollut mahdollisuus pidempi aikaisempaan työskentelyyn toimistolla (alkuperäisen 3-4 kuukauden sijasta) ja näin ollen harjoittelijoiden hyöty EU-toimistolle on vahvistunut entisestään. EU-toimiston työn syventämisessä alueiden hyväksi tulee myös huomioida ns., kolmannen tuolin käyttömahdollisuuksia. Vuodelle 2010 on jo kaksi varausta 3.tuolivierailulle (Hämeen TE-Keskus ja LAMK). Toimiston kokoushuoneet maakunnalliset toimijat saavat ilmaiseksi käyttöönsä neuvotteluja ja kokouksia varten, muilta kuin omista maakunnista tulevilta peritään pieni maksu. Liittojen Brysseliin suuntautuvissa matkoissa hoidetaan järjestelyt EU-toimistossa, muiden maakunnallisten toimijoiden matkoissa avustetaan. MAKSAVA EU-TOIMISTO Vuoden 2010 talousarviossa ei ole huomioita mahdollisia kuluja liittyen toimistojen yhdistämiseen. Talousarvioon ei ole odotettavissa normaalia indeksikorotusta suurempia muutoksia. Vuonna 2009 toukokuussa tarkastettiin toimiston johtajan palkkaa, jota ei ollut huomioitu 2009 talousarviossa. Talousarvio liitteenä
HÄMEEN, ITÄ-UUDENMAAN JA PÄIJÄT-HÄMEEN MAAKUNTIEN EU-TOIMISTON TALOUSARVIO 2010 MENOT Talousarvio Henkilöstömenot 101000 Vakinaiset palkat 67000 Tilapäiset palkat 16500 Henkilösivukulut 17500 Palvelujen ostot 18100 Toimisto-, pankki- ja asiantuntijapalvelut 1000 Suorakopionti 500 Painatukset ja ilmoitukset 1000 Posti- ja telepalvelut 3400 Vakuutukset 700 Puhtaanapito- ja pesulapalvelut, siiv.tarvikkeet 2400 Huoneiston kunnossapitopalvelut 300 Matkustus- ja kuljetuspalvelut 5800 Koulutus- ja seminaaripalvelut 1000 Kokouskustannukset 700 Jäsenmaksut EPC 1300 Aineet,tarvikkeet ja tavarat 6200 Toimistotarvikkeet 1200 Kirjallisuus 500 Elintarvikkeet 600 Sähkö ja kaasu 1600 Vesi 300 Kalusto 1000 Muu materiaali 1000 Muut menot 20500 Huoneistojen vuokrakulut 16000 Suhdetoiminta 4000 Muut kulut 500 145800