II Moodle, sähköposti, Tietojenkäsittelytieteet, Informaatiotieteiden yksikkö, Tampereen yliopisto 1 MOODLE-OPETUSALUSTANA... 2 1.1 Kirjautuminen Moodleen 2 1.2 Kirjautuminen kurssille 2 1.3 Omien tietojen muokkaaminen 3 1.4 Keskustelufoorumit 4 Viestin kirjoittaminen keskustelualueelle... 4 Foorumin viestien tilaaminen sähköpostiin... 5 Hae keskusteluista... 6 2 YLIOPISTON VERKKOSÄHKÖPOSTI... 6 3 YLIOPISTON VERKKOSÄHKÖPOSTI UUSILLA OPISKELIJOILLA... 6 3.1 Kirjautuminen yliopiston sähköpostiin 7 3.2 Viestien lukeminen - Viestinäkymä 7 3.3 Postilaatikon asetukset 8 3.4 Viestin kirjoittaminen 8 3.5 Uusien kansioiden luonti ja suodattimien käyttö 9 3.6 Osoitekirjan käyttäminen 10 4 YLIOPISTON VERKKOSÄHKÖPOSTI VANHOILLA OPISKELIJOILLA...11 4.1 Kirjautuminen yliopiston sähköpostiin 11 4.2 Viestien lukeminen - Viestinäkymä 12 4.3 Viestin kirjoitus 14 4.4 Asetuksien muokkaus 15 4.5 Uusien kansioiden luonti ja suodattimien käyttö 15 4.6 Osoitekirjan käyttäminen 16-1-
1 Moodle-opetusalustana Tietotekniikkaa voidaan hyödyntää opetuksessa monin eri tavoin. Verkon kautta voidaan välittää oppimateriaalia lähiopetuksen tueksi tai toisessa ääripäässä järjestää oppilaan aktiivisena pitävä opintojakso kokonaan verkon välityksellä. Tämän avustamiseksi on kehitetty monipuolisia tukiohjelmistoja, ns. opetusalustoja. Tälläisten opetusalustojen tarkoitus on tuoda useampien opettajien ulottuville mahdollisuus verkon tehokkaampaan ja monipuolisempaan hyödyntämisen opetuksessa. 1.1 Kirjautuminen Moodleen Tampereen yliopistossa on yleisessä käytössä Moodle-oppimisalusta (Kuva 1). Moodlen käyttötavat yliopiston kursseilla vaihtelevat huomattavasti. Usein opettajat käyttävät sitä kurssilla jaetun materiaalin julkaisemiseen. Joillakin kursseilla harjoitusten tehtävänannot julkaistaan ja niiden ratkaisut palautetaan Moodleen. Yliopiston sähköinen tenttijärjestelmä on toteutettu Moodlen avulla, Moodleen on mahdollista rakentaa keskustelufoorumeita kurssilaisten tarpeisiin, jne. T3-kurssin kurssimateriaalin saatavuutta ei ole haluttu rajoittaa, siksi sitä ei ole viety Moodleen, vaan se on jätetty yleiseen jakoon verkkosivuille. Harjoitusten palautukseen T3:lla käytetään WETO-järjestelmää koska Moodlessa ei ole saatavilla riittävää tukea vertaisarvioinnin toteuttamiseksi. Koska kuitenkin on tärkeätä, että myös Moodle tulee tutuksi kurssilaisille, käytetään sitä T3-kurssin keskustelujärjestelmänä; foorumina, jossa opiskelijat voivat keskustella kurssiin liittyvistä asioista ja kysellä toisiltaan apua harjoitusten tekemiseen. Se, miltä kurssi Moodlessa näyttää, vaihtelee suuresti sen mukaan miten opettaja muokkaa järjestelmän omalle kurssilleen sopivaksi. Periaatteessa Moodle-kurssisivunäkymä voi olla esim. Kuvan 2 kaltainen. Kirjautuminen tapahtuu peruspalvelutunnuksella, mutta myös muiden korkeakoulujen tunnuksella kirjautuminen on mahdollista, mikäli ne kuluvat ns. Haka-luottamusverkkoon. Kirjautumisen jälkeen palaudut takaisin Moodlen etusivulle. Ulos kirjaudutaan oikean yläkulman "Kirjaudu ulos -linkistä (Kuva 2, kohta 1). 1.2 Kirjautuminen kurssille Kuva 1. Linkki Moodleen yliopiston etusivun linkkilistan kautta (vasemmalla). Tämän kurssin keskustelualueelle Moodlessa pääset kurssisivujen oikopolkujen kautta (oikealla). Mikäli et ole vielä kirjautunut yhdellekään kurssille, näet etusivulla (yläreunan navigointipolusta pääset aina navigoimaan sivu hierarkiassa ylöspäin, tai suoraan etusivulle Kuva 2, kohta 2) kurssit järjestettynä yksiköittäin mukaan kurssikategorioihin. -2-
Napsauttamalla kurssin järjestävän yksikön nimeä pääset valitsemaan yksittäisen kurssin listasta. T3 löytyy Informaatiotieteiden yksikön (SIS) listasta, nimellä TIEY4 Tietotekniikkataidot (T3). Vaihtoehtoisesti kurssia voi etsiä hakukentän avulla (Etsi kursseja). Kurssiavain? Napsautettuasi kurssin nimeä ensimmäisen kerran, sinulta todennäköisesti kysytään kurssiavainta, jonka olet saanut kurssin opettajalta luennolla (T3-kurssilla WETOn kautta). Joillekin kursseille opettaja saattaa viedä kurssilaiset etukäteen, jolloin kurssiavainta ei tarvita. Mikäli olet jo aiemmin kirjautunut jollekin kurssille, näet Moodleen kirjautumisen jälkeen heti omat kurssisi eli ne kurssit, joille olet jo kirjautunut. Osallistujat-lohkon (Kuva 2, kohta 3) kautta voit tarkastella kurssin osallistujalistaa. Sen kautta pääset käsiksi omiinkin tietoihisi. Voit valita osallistujalistasta joko tiivistetyn tai yksityiskohtaisen näkymän (aukaisen ensin Osallistujat, pudostulistasta Käyttäjälista: Tiivistetty/Käyttäjälista). 1.3 Omien tietojen muokkaaminen Omia tietojasi voit muuttaa valitsemalla ASETUKSET-lohkossa Omat profiiliasetukseni (Kuva 2, kohta 4). Voit muokata tietoja, jotka muut Moodlen käyttäjät sinusta näkevät, voit esimerkiksi liittää profiilisi kuvan. Muista tallentaa muokkaamasi tiedot Tallenna tiedot -painikkeesta. linkki Moodlen pääsivulle 2 navigointipolku ( murupolku ) 1 3 4 Omien tietojen muokkaus (niiden muokkaus ASETUKSET lohkon KESKELLÄ: kurssin sisältö jaotellaan keskiosassa näytettäviin osioihin, joita kurssin rakentaja voi ottaa käyttöön kurssin tarpeiden mukaisesti Osioiden puolin lohkoja, jotka opettaja on mukaan otettaviksi määritellyt kurssille, nämä lohkot voi telakoida oikealla oikean yläkulman kuvakkeen avulla näytön reunaan (Kuva 3) Kuva 2. Kurssin yleisnäkymä Moodlessa. -3-
1.4 Keskustelufoorumit Moodle tukee erityyppisiä keskustelufoorumeita. Foorumit voivat olla yleisfoorumeita, jossa on mahdollista lähettää uusia keskustelunavauksia ja vastata toisten viesteihin (T3-keskustelualueet ovat yleisfoorumeita). foorumeita, joissa voit lähettää vain yhden oman keskustelunavauksen, mutta vastata rajattomasti muiden viesteihin. yksittäisten keskustelujen foorumeita, joissa kaikki viestit ovat vastauksia aloitusviestiin ja tulevat näkyviin yhdelle sivulle. kysymys- ja vastausfoorumeita, jossa opiskelijalta edellytetään vastausta opettajan esittämään kysymykseen. blogikeskustelu on kuten yleisfoorumi, mutta keskustelu esitetään yhdellä sivulla, johon on lisätty "keskustele tästä aiheesta" -painikkeet. Viestin kirjoittaminen keskustelualueelle Keskustelualueen yläreunan Lisää uusi viesti painikkeen painaminen (Kuva 4) avaa Kuvassa 4 näkyvän lomakkeen, jossa voit aloittaa uuden keskustelusäikeen. Kuva 4 Viestiketjun aloitusviesti keskustelualueella. Napsauttamalla keskustelun otsikkoa (KESKUSTELU-sarake), pääsee lukemaan viestiketjuun lähetettyjä viestejä ja kirjoittamaan sinne oman kommenttinsa Lomakkeen ensimmäisestä kentästä tulee keskustelusäikeen aihetta kuvaava otsikko (Kuva 5, kohta 1), joten sen sisältö kannattaa miettiä aina huolellisesti. Viesti-kentän yläreunassa on muokkaustyökaluja (mikäli kurssin räätälöijä on määritellyt että työkalut ovat käytettävissä), joiden avulla on mahdollista muokata viestin tekstiä, käyttää esimerkiksi lihavointeja tai värillistä kirjasinta (Kuva 5, kohta 2). Kannattaa kuitenkin käyttää tekstin korostuksia harkiten, tämän tyyppisellä keskustelupalstalla radikaalisti muokatut viestit ärsyttävät helposti. Leikkikenttäkeskustelualueella voi toki niitäkin kokeilla surutta. Huom! Viestiä kirjoitettaessa tulee huomioida seuraavaa: tekstin kopioiminen esim. Word-ohjelmasta leikepöydän kautta (kopioi/liitä) tuo mukana myös Wordissä piilossa olevat muotoilukomennot ja merkit. Ongelman voi kiertää kopioimalla kirjoittamansa tekstin johonkin yksinkertaiseen tekstieditoriin, esimerkiksi Notepad-muistioon (jolloin Wordin muotoilut katoavat) ja kopioimalla sitten puhtaan tekstin uudestaan muistiosta Moodleen. Aikakatkaisu! Huomaa myös, että jos viestisi kirjoittaminen kestää pitkään saattaa järjestelmän aikakatkaisu toimia ja viestisi voi kadota. Poikkeuksellisen pitkää viestiä kirjoitettaessa kannattaakin joko kirjoittaa teksti muualla (esimerkiksi muistiossa) ja kopioida se sieltä varsinaiseen -4-
Liikkuminen eri keskustelualueiden välillä joko yläreunan murupolkua käyttäen tai oikean reuna navigointialueen avulla 1 Viestin otsikko 2 Viestin sisältö 3 Mahdollinen liitetiedosto 4 Kuva 4 Viestin kirjoittaminen keskustelufoorumille viestinkirjoitusikkunaan. Tässä on sekin hyvä puoli, että näin syntyy samalla varmuuskopio viestistä omalle koneellesi. Viestiin voi liittää halutessaan (Kuva 5, kohta 3) liitteeksi jonkun tiedoston, esimerkiksi näytönkaappauskuvan liittäminen mukaan saattaa usein selventää viestissä esitettyä asiaa. Voit muokata viestiäsi 30 minuutin ajan lähettämisen jälkeen. Foorumin viestien tilaaminen sähköpostiin Keskustelualueelle tulevat viestit voi saada automaattisesti sähköpostiinsa. Opettaja voi asettaa opiskelijat foorumin tilaajiksi, jolloin viestit tulevat sähköpostiisi omista asetuksistasi riippumatta. T3-keskustelufoorumilla opiskelijoita ei ole pakotettu tilaajiksi, joten voit itse käydä muokkaamassa sähköpostiin lähettämiseen liittyvät asetukset haluamiksesi. Kunkin keskustelualueen viestien saamisen sähköpostiin voi joko kieltää kokonaan tai määritellä, että viestit lähetetään vain tietyin väliajoin esimerkiksi kerran päivässä, kerättynä yhdeksi koontisähköpostiksi. Näihin asetuksiin osallistujat pääsevät itse käsiksi Omat profiiliasetukset / Muokkaa tietoja -asetusten kautta (Kuva 5, kohta 4). Leikkikenttäviestien sähköpostitus on estetty kurssiasetuksista: sen alueen sähköpostiasetuksia osallistuja ei pääse itse asettamaan. -5-
Samasta kohdasta tietojen muokkaussivulla voit kontrolloida keskustelualueittain, seurataanko lukemattomia viestejä, ts. merkitäänkö näkyviin mitkä postit ovat vielä avaamatta (Kuva 5, kohta 4). Hae keskusteluista Keskustelualueen ollessa auki, murupolun jäljessä, ikkunan yläreunassa on Etsi viesteistä - hakukoneen avulla, jonka avulla voit etsiä foorumeista haluamiasi viestejä etusivulta. Esiin tulevat kaikki viestit, joissa haettu sana mainitaan. 2 Yliopiston verkkosähköposti Kaikkien yliopiston opiskelijoiden edellytetään lukevan yliopistosähköpostiaan! Siihen on useita syitä. 1. Yliopiston sähköpostiosoite on eräänlainen sähköinen henkilökortti. Yliopiston sähköpostiosoite on vain niillä, joilla on peruspalvelutunnus. Kaikki peruspalvelutunnuksen (ja siten myös sähköpostiosoitteen) saaneet tietävät että jokaisen velvoite yliopistoyhteisön jäsenenä on säilyttää peruspalvetunnuksensa salasana vain omassa tiedossaan. Muita sähköpostiosoitteita on verrattain helppoa tehdä kenen tahansa nimellä. Esimerkiksi opintoihin liittyvät yhteydenotot yliopiston henkilökuntaan tuleekin hoitaa yliopiston sähköpostiosoitteella, jotta voidaan vakuuttua siitä kenen kanssa sähköpostitse ollaan tekemisissä. 2. Yliopiston roskapostisuodatus. Jos vaan itse pidät huolta siitä, ettet levitä uutta osoitettasi verkkosivuilla tai erilaisissa sähköpostiosoitettasi urkkivissa palveluissa, viralliset viestisi eivät hautaudu roskapostin sekaan. 3. Yliopiston sähköposti on helppo pitää virallisempana osoitteena, ja siten erottaa vapaa-ajan sähköpostit virallisemmista posteista. Lisäksi, esimerkiksi työpaikkahakemuksessa yliopiston sähköpostiosoite on todennäköisesti ilmaisosoitetta vakuuttavampi. Mikäli sinulla kuitenkin on vakiintunut sähköpostipalvelu jota vakituisemmin käytät, voi olla että epäilet, ettet tule käyneeksi lukemassa yliopiston sähköpostia säännöllisesti. Jos haluat säästyä siltä vaivalta, että kävisit erikseen lukemassa kahta postilaatikkoa, helpoin tapa on ohjata yliopiston sähköposti vanhaan osoitteeseesi. Voit tehdä uudelleenohjaukseen suodattimen, tehdä uudelleenohjauksen Nettikatissa (osoitteessa https://www10.uta.fi/nettikatti/). Voithan silti käydä lähettämässä virallisemmat postit yliopiston sähköpostista. Nettikatissa voit myös asettaa automaattisen vastausviestin ja sallia tai kieltää sähköpostiosoitteensa näkymisen yliopiston julkisessa osoitehaussa. Toinen, vähän edistyneempi tapa on ottaa käyttöön jonkun ns. sähköpostiasiakasohjelman (mail client), joka osaa lukea postejasi useista laatikoista. 3 Yliopiston verkkosähköposti uusilla opiskelijoilla Kesällä 2014 Tampereen Yliopistossa otettiin käyttöön uusilla opiskelijoilla Office 365 sovellustili. Käyttöönoton yhteydessä kaikki uudet opiskelijat saavat automaattisesti -6-
uudenmuotoisen sähköpostiosoitteen sukunimi.kutsumanimi.x@student.uta.fi joka on liitetty Office 365 sähköpostiin. Vanhoille opiskelijoille tarjotaan mahdollisuus siirtyä käyttämään uutta sähköpostiosoitetta jo nyt ja vuonna 2015 kaikki sähköpostit tullaan siirtämään käyttämään uutta muotoa. 3.1 Kirjautuminen yliopiston sähköpostiin Uudenmuotoista sähköpostitunnusta käytetään Outlook.com palvelun kautta. Pääset kirjautumaan sähköpostiin osoitteella https://outlook.com/student.uta.fi tai valitsemalla yliopiston verkkosivujen pääsivun kautta (linkki sivun alareunassa) kohdan Office 365 webmail. Office 365 webmail linkki yliopiston etusivun linkkilistan kautta 3.2 Viestien lukeminen - Viestinäkymä Kirjauduttuasi sähköpostiin pääset viestinäkymään, jossa oletuksena on avoinna Saapuneet kansio. Tässä kansiossa näet sinulle saapuneet uudet sähköpostiviestit. 1 6 3 4 2 5 Sähköpostin päänäkymässä näet kansiosi (2), sinulle saapuneet viestit (3), valitun viestin otsaketiedot (4, lähettäjä, vastaanottoaika) ja vastauspainikkeet, sekä itse viestin sisällön mahdollisine liitteineen (5). Tästä näkymästä voit myös aloittaa uuden viestin kirjoittamisen. Tässä tutustutaan lähinnä sähköpostiohjelman käyttöön: kalenteriin, tehtävälistaan ja uutissyötteisiin voit tutustua itse, jos ajattelet niiden käytöstä hyötyväsi. Osoitekirjaa (Henkilöt) käytetään sähköpostiohjelman rinnalla, joten siihen meidän kannattaa tutustua. -7-
Postit lajitellaan sähköpostiohjelmassa kansioihin. Osan kansioista järjestelmä luo automaattisesti, mutta voit luoda itse lisää. Kuvassa näkyvistä kansioista Saapuneet, Luonnokset, Lähetetyt, Poistetut (kohta 2), ovat automaattisesti luotuja kansioita ja Arkisto ja Moodle ovat itse luotuja kansioita. Kuvassa Saapuneet kansio on aukaistuna, sen sisältämät viestit näkyvät ikkunassa keskellä. Kun viesti aktivoidaan, sen sisältö aukaistaan ikkunan oikeaan reunaan (kohta 4 ja 5). Kehyksen yläreunassa olevista kuvakkeista voit suoraan vastata lähettäjälle tai vastata kaikille viestiketjussa mukana oleville. Jos viestissä on liitteitä, ne näkyvät kuvakkeina ennen varsinaista viestiä. Keskimmäisessä näkymässä (kohta 3) voit klikata hiiren kakkospainikkeella viestiä ja valita sille lisätoimintoja, kuten poistaminen, siirtäminen ja luokittelu. Luokittelun avulla voit merkata sinulle tärkeitä viestejä vapaavalintaisilla luokilla, joita voit määritellä itse lisää saman valikon kautta. Voit esimerkiksi luoda uuden luokittelun nimellä tärkeä ja antaa sille esimerkiksi punaisen korostusvärin. Jos sitten luokittelet viestejä valikon luokittelukohdan kautta tärkeiksi, tulee viestiin kohdassa 3 näkyvä väritunnus ja kohtien 4 ja 5 välissä näkyvä luokittelutunnus, kuvan tapauksessa tuo TÄRKEÄ. 3.3 Postilaatikon asetukset Valitsemalla oikean yläreunan rataskuvakkeen (kohta 6) pääset tarkastelemaan ja muokkaamaan sähköpostin asetuksia. Asetuksien tili kohdasta näet nopeasti sähköpostilaatikkosi käyttämän ja käytettävissä olevan tilan. Alempaa asetukset kohdasta löydät postin, kalenterin ja alueelliset asetukset. Postin asetuksista pääset asettamaan tilillesi automaattisen allekirjoituksen, eli sellaiset tekstin, joka liitetään automaattisesti lähtevien viestien loppuun. Automaattisessa allekirjoituksessa voivat olla vaikkapa omat yhteystietosi, jolloin viestin vastaanottaja saa aina haluamasi tiedot ilman, että sinun tarvitsee muistaa niitä sinne erikseen kirjoittaa. Kalenterin ja alueelliset asetukset sisältävät lähinnä vaihtoehtoja ajan erimuotoiselle esittämiselle, kuten esimerkiksi sen, alkaako työviikko sunnuntaista vai maanantaista ja esitetäänkö päivämäärissä päivä ennen kuukautta. Jos käytät sähköpostia suomenkielellä, pitäisi näiden asetusten olla jo valmiiksi Suomessa vakiintuneen käytännön mukaisia. 3.4 Viestin kirjoittaminen Viestin kirjoitus tapahtuu oikeanpuoleisessa palstassa (joko Vastaa-painikkeesta tai alkaessasi kirjoittaa täysin uutta viestiä valitsemalla Uusi posti (kohdat 4 ja 1). Jos olet asettanut itsellesi automaattisen allekirjoituksen asetuksista (kts. Edellinen kohta), pitäisi tämän allekirjoituksen näkyä viestikentän lopussa. Kopio- ja Piilokopio-kenttiin (cc = carbon copy, ja bcc = blind carbon copy) kirjoitetaan niiden vastaanottajien osoitteet joille haluat lähettää viestin tiedoksi. Kopiokentän osoite näkyy vastaanottajille, mutta piilokopiokentän osoite ei. Käytäntö on, että to: kenttään kirjoitetaan se henkilö, jolta odotetaan reagointia asiaan, kun taas yleensä cc: ja bcc: kenttien saajat eivät ole reagointivelvollisia. Kentän bcc: vastaanottaja ei tule viestin saajille näkyviin. -8-
Liitteiden (ne voivat olla mitä tahansa tiedostoja) lisääminen viestiin tapahtuu Viestinkirjoitusikkunan yläreunan Lisää painikkeella tai uudemmissa selaimissa suoraan raahaamalla ja pudottamalla haluttu tiedosto viesti-ikkunaan. Liitettyjen tiedostojen nimet kirjoitetaan listaksi osoitekenttien alle, ja liitteen voi vielä poistaa ennen lähetystä jos se jostain syystä on tarpeen (liitteen ylänurkan ruksi-painike). Viestin lähetys tapahtuu Lähetä -painikkeesta. Ikkunan oikeassa yläkulmassa olevien kolmen harmaan pisteen takaa löytyvä tallenna mahdollistaa viestin tallentamisen itselle lähettämättä sitä. Jos et halua lähettää viestiä vielä ja haluat jatkaa sen kirjoittamista seuraavalla kerralla, voit valita jonkun muun viestin keskimmäisestä sarakkeesta. Keskeneräinen viesti tallentuu Luonnoksetkansioon, josta voit avata sen seuraavalla kerralla ja jatkaa sen kirjoittamista. 3.5 Uusien kansioiden luonti ja suodattimien käyttö Saapuvat postit viedään aina aluksi Saapuneet-kansioon; muita automaattisesti luotuja kansioita ovat mm. kansiot lähetetyille posteille (Lähetetyt), keskeneräisten viestien talletukseen (Luonnokset) ja roskakoriin siirrettäville posteille (Poistetut). Voit kuitenkin luoda myös itse uusia kansioita jotta saat lajiteltua saapuneet postit helpommin hallittaviin luokkiin. Jos esimerkiksi seuraat jotain sähköpostilistaa, on kätevä luoda listalle lähetetyille viesteille oma kansionsa, ja luoda suodatin, joka vie listalle lähetetyt viestit automaattisesti ko. kansioon. Voit myös viedä viestejä kansioihin raahaten: keskimmäisessä sarakkeessa tartut viestiin ja raahaat sen kansion päälle. Kansiot luodaan valitsemalla oman nimesi päällä (Kohta 2) hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla avautuvasta valikosta luo uusi kansio. Jos avaat valikon jonkin olemassa olevan kansio päällä, luodaan tälle kansiolle alikansio. Suodattimien periaate on, että voit määritellä sääntöjä joiden perusteella tulevat postit suodatetaan automaattisesti haluttuihin kansioihin. Suodattimien luontiin pääset valitsemalla oikean yläreunan rataskuvakkeen ja sieltä asetukset ja järjestä sähköposti. Avautuvassa näkymässä on listattuna kaikki käytössä olevat suodatussäännöt. Voit luoda uusia suodatussääntöjä valitsemalla pluspainikkeen. Esimerkiksi suodatin, joka vie automaattisesti kaikki listalle loop@uta.fi saapuvat viesti omaan (itse luotuun) kansioonsa Luuppi määriteltäisiin seuraavan kuvan mukaisesti. -9-
Luodut suodatussäännöt on helppoa unohtaa päälle ja niiden kanssa kannattaa olla tarkkana. Jos olet asettanut tietyn lähettäjän viestit menemään automaattisesti johonkin toiseen kansioon, saatat epähuomiossa unohtaa tarkistaa sen kansion viesteistä, että oliko niissä jotain tärkeää. 3.6 Osoitekirjan käyttäminen Office365-verkkosähköpostissa osoitekirja löytyy Henkilöt-välilehdeltä. Osoitekirjan hyödyntäminen kannattaa opetella, sen käyttö on yksinkertaista. Sinne voi lisätä uusia osoitteita kirjoittamalla henkilöiden yhteystiedot Uusi -> luo yhteystieto painikkeesta (osoitekirjan yläreuna) aukeavalle lomakkeelle. Helpointa on kerätä sähköpostiosoitteet Viestinäkymässä lukiessaan viestiä sellaiselta ihmiseltä jonka osoitteen haluaa talteen. Tällöin painetaan yksinkertaisesti henkilön osoitetta, jolloin pääsee valitsemaan Lisää yhteystieto -vaihtoehdon ja ko. osoite tallentuu saman tien osoitekirjaan. Kun osoitekirjassasi on osoitteita, voit hakea sieltä osoitteen Vastaanottaja-, Kopio- tai Piilokopiokenttiin (to:, cc: ja bcc: ). Huom! Jos piilokopio-kenttää ei näy, saat sen näkyviin painamalla kolmea harmaata pistettä ja valitsemalla näytä piilokopio. Voit hakea osoitteen osoitekirjasta kahdella tavalla. (1) Painamalla Viestinkirjoitusikkunassa sanaa Vastaanottaja, Kopio tai Piilokopio, josta aukeavassa ikkunassa pääset valitsemaan osoitekirjassasi olevista sähköpostiosoitteista kenttien to:, cc: ja bcc: sisällöt. (2) Voit myös kirjoittaa osan muistamasi sähköpostiosoitteesta, jolloin ponnahdusvalikosta pääset valitsemaan halutun osoitteen (valikossa näytetään kirjoitettuun osaan sopivat osoitteet). Sähköpostilistalla tarkoitetaan laajemmin sellaista listaa, jolle lähetetty viesti välittyy kaikille listalle liittyneille. Tällaisen viestin voi lähettää kuka tahansa listalle liittynyt. Näitä sähköpostilistoja ylläpidetään postipalvelimilla erityisten postituslista-palvelinohjelmien (esim. Majordomo tai ListServ-ohjelmistot) avulla. Useimmissa sähköpostiohjelmissa on kuitenkin mahdollisuus tehdä -10-
itselleen köyhän miehen sähköpostilista, ts. postituslista (yhteystietolista), jonka avulla voit nimetä joukon osoitekirjasi henkilöistä ryhmäksi. Tällöin viestin lähettäminen tuolle ryhmälle säästää sinut keräilemästä joka kerralla yhteystietoja yksitellen viestin to:-kenttään. Yhteystietolistan luominen tapahtuu Henkilöt-välilehdellä uusi -> luo ryhmä painikkeella. Avautuvassa lomakkeessa voit antaa ryhmälle nimen ja lisätä siihen yhteystietoja. 4 Yliopiston verkkosähköposti vanhoilla opiskelijoilla Jos olet kirjautunut Tampereen Yliopistoon ennen vuoden 2014 syyslukukautta, etkä ole erikseen ottanut käyttöön uutta Office365 sähköpostia, sinulla on käytössäsi vielä vanha verkkosähköposti. Yliopiston verkkosähköpostiohjelma on yksi Horde 1 -sovelluksista ja yliopistolla siitä käytetään nimitystä Webmail. 4.1 Kirjautuminen yliopiston sähköpostiin Yksinkertaisimmin pääset Webmailin kirjautumissivulle yliopiston verkkosivujen pääsivujen kautta (linkki sivun alareunassa, Kuva 6), voit tehdä selaimeesi myös kirjanmerkin suoraan sivulle http://www.uta.fi/webmail. Yliopiston uudet sähköpostiosoitteet ovat muodoltaan Kuva 6. Webmail-linkki yliopiston verkkosähköpostiin yliopiston etusivun linkkilistan kautta dynaaminen käyttötila kätevämpi ja monipuolisempi palvelin uusilla opiskelijoilla student.uta.fi es12345@student.uta.fi Kuva 7. Kirjautuminen yliopiston sähköpostiin, dynaaminen käyttötila 1 Nimi Horde tulee projektista (http://www.horde.org/), jossa on kehitetty koodikirjasto verkko-ohjelmistojen kehittämiseksi. IMP on yksi Horden sovelluksista. -11-
sukunimi.etunimi.x@student.uta.fi ja sisäänkirjautumissivulla (Kuva 7) uusien opiskelijoiden tulee valita palvelimeksi student.uta.fi. Jos sinulla on vanhanmuotoinen sähköpostiosoite, palvelin jätetään oletuspalvelimeksi uta.fi. 2 Vaadittu käyttäjätunnus on peruspalvelutunnuksesi (es12345t). Käyttöliittymään voit valita haluamasi kielen. Dynaaminen käyttötila on nykyisin hyvin toimiva, ja ehdottomasti suositeltavampi ja kätevämpi. Siksi tässä käydään webmailin ominaisuudet läpi dynaamista käyttötilaa käyttäen. Oletuksena olevan automaattisen käyttötila on Perinteinen. Valitse nyt ensimmäisellä kerralla itse kirjautumisruudussa Käyttötila: Dynaaminen. Kirjauduttuasi pääset vaihtamaan automaattisen käyttötilan oletukseksi dynaamisen käyttötilan, niin että jatkossa tulet automaattisesti dynaamiseen käyttötilaan. Webmailin kirjautumissivulla on joitain hyödyllisiä linkkejä. Tätä kautta pääset mm. peruspalvelutunnuksen salasanan vaihtoon (Nettikatti), ohjaamaan sähköpostisi toiseen osoitteeseen (Nettikatti/sähköpostipalvelut) ja asettamaan poissaoloviestin (Nettikatti/sähköpostipalvelut). Kirjautumisesi jälkeen (täytit kentät oheisen mallin mukaan ja napsautit Kirjaudu-painiketta) olet itse asiassa Horde-sovelluksessa. Hordessa sinulla on käytössäsi sähköpostin lisäksi töiden ja ajankäytön organisointiin liittyviä muita sovelluksia: Kalenteri, Osoitekirja, Tehtävälista, ja yhteys omaan kotihakemistoon yliopiston palvelimella. Käy saman tien muuttamassa asetuksista dynaaminen käyttötila oletukseksesi: Asetukset (Kuva 8, kohta 12) / Muu / Dynaaminen näkymä ja ruksaa siellä valintaruutu Käytetäänkö oletuksena dynaamista näkymää, jos selaimesi tukee sitä? 4.2 Viestien lukeminen - Viestinäkymä Kirjauduttuasi päädyt todennäköisesti sähköpostisi Viestinäkymään (Kuva 8), jossa Inbox-kansio on auki. Tämänkin oletuksen voit halutessasi muuttaa: saatat ehkä esimerkiksi haluta, että Horde aukeaa sinulla aina Kalenteri-näkymään. Ollessasi Hordessa, voit Portaali -painikkeen (Kuva 8, kohta 1) kautta navigoida näiden sovellusten ja niiden hallintaan liittyvien työkalujen välillä. Tässä tutustutaan lähinnä sähköpostiohjelman käyttöön: kalenteriin ja tehtävälistaan voit tutustua itse, jos ajattelet niiden käytöstä hyötyväsi. Osoitekirjaa käytetään sähköpostiohjelman rinnalla, joten siihen meidän kannattaa tutustua. Postit lajitellaan sähköpostiohjelmassa kansioihin. Osan kansioista järjestelmä luo automaattisesti, mutta voit luoda itse lisää. Kuvassa näkyvistä kansioista Inbox, Luonnokset, Lähetetyt, Roskaposti (kohta 2), ovat automaattisesti luotuja kansioita ja T3 ja ViestejaVanhemmilta (kohta 3) ovat itse luotuja kansioita. Kuvassa Inbox kansio on aukaistuna, sen sisältämät viestit näkyvät ikkunassa oikealla. Kun viesti aktivoidaan, sen sisältö aukaistaan ikkunan alareunan esikatselukehykseen (kohta 4). Kehyksen yläreunassa olevista kuvakkeista voit tulostaa viestin tai tallentaa sen tekstitiedostona omalle 2 Uudenmuotoisen sähköpostiosoitteen omaavat opiskelijatkin voivat jättää oletuspalvelimen vaihtamatta, mutta silloin heidän täytyy liittää käyttäjätunnukseensa palvelimen nimi, ts. antaa käyttäjätunnus muodossa es123456@student.uta.fi. -12-
10 1 11 5 8 6 12 2 14 13 3 4 7 9 Kuva 8. Webmailin Viestinäkymä koneellesi. Jos viestissä on liitteitä, vastaavanlaiset, niiden käsittelyn mahdollistavat kuvakkeet löytyvät viestin lopusta. Aktivoidulle viestille voi kohdistaa suoraan komentoja viesti-ikkunan yläreunassa olevien painikkeiden Vastaa (Reply), Välitä (Forward), Poista (Delete) ja Muu (kohta 5) avulla. Kolme ensimmäistä lienevät selviä, Muu-painikkeesta aukeavasta ponnahdusvalikosta voit muokata viestiikkunan näkymää (kohta 6). Voit esimerkiksi jakaa viestinäkymän vertikaalisti viestilistakehyksen ja esikatselukehyksen välillä tai poistaa koko esikatselukehyksen käytöstä, jolloin viesti aukaistaan uuteen ikkunaan. Pudotuslistasta voit myös merkitä viestin luetuksi tai liputtaa sen itsellesi muistutukseksi, että viesti vaatii lisäkäsittelyä. Asetuksien kautta voit tehdä omia värikorostuksia joiden avulla voit merkitä viestejä niin että löydät ne myöhemmin paremmin. Jos haluat antaa joitain komentoja useammalle viestille yhtäaikaisesti (haluat esimerkiksi valita useampia viestejä poistettaviksi), voit valita viestit ensin viestinäkymän vasemmassa reunan valintaruuduista (kohta 7), sen jälkeen yläreunasta antamasi komento kohdistuu kaikkiin valitsemiisi viesteihin Viestinäkymän sarakeotsikoista näkee mitä informaatiota kukin sarake viestistä sisältää (kohta 8), ja sarakeotsikoita napsauttamalla saat lajiteltua viestit ko. sarakkeen mukaan nousevaan tai laskevaan järjestykseen. Oletuksena viestit on lajiteltu päiväyssarakkeen mukaan laskevaan järjestykseen. -13-
Valintaruudun vieressä oikealla olevat kuvakkeet (kohta 9) kertovat viestin tilasta; onko viesti luettu, onko siihen vastattu, onko se tullut ryhmäviestinä, onko se liputettu jatkokäsittelyyn jne. Myös viestin taustaväri kertoo viestin tilasta, keltainen on aktiivinen, vihreä on luettu, harmaa on lukematta. Esimerkiksi kuvassa viides ja seitsemäs viesti (Kirsi Tuominen-Hautalalta ja Frans Mäyrältä) saadut viesti ovat vielä lukematta ja siksi harmaalla taustavärillä. Viestinäkymän vasemmassa yläreunasta (kohta 10) näet aina miten paljon sähköpostilaatikossasi on vielä tilaa. Sinun tulee itse huolehtia siitä että, tyhjennät postilaatikkoasi jos se alkaa täyttyä. Postilaatikon täyttyminen ei kuitenkaan kovin nopeasti tule normaali käytössä vastaan, postilaatikon 1 GB:n tila riittää useamman vuoden, elleivät viestit sisällä kuvia, ääntä tai videoita. Kun viestit poistetaan viesti-ikkunan yläreunan Poista-painikkeen (kohta 5) avulla, viestiä ei vielä hävitetä, se vain merkitään poistettavaksi. Lopullinen poistaminen tapahtuu vasta kun poistetut viestit tyhjennetään (Tyhjennä poistetut, kohta 6). Valinnalla Näytä poistetut / Piilota poistetut (kohta 6) määrätään se, näkyvätkö poistettavaksi merkityt viestit yliviivattuna vai piilotetaanko ne näkyvistä. Viestejä voi myös poistaa raahaamalla niitä roskakoriin. Viestejä voi muutenkin raahata kansiosta toiseen, mutta on hyvä tietää, että silloin postilaatikossa on oltava tarpeeksi tyhjää tilaa. Raahaus vie hetkellisesti kaksi kertaa niin paljon tilaa kuin on viestin koko, koska viesti ensin kopioidaan uuteen kansioon, jonka jälkeen se poistetaan ja tuhotaan alkuperäisestä kansiosta. 4.3 Viestin kirjoitus Viestin kirjoitus tapahtuu Viestinkirjoitusikkunassa (joko Vastaa-painikkeesta tai alkaessasi kirjoittaa täysin uutta viestiä valitse Uusi viesti (kohdat 5 ja 11). Voit Asetuksista (Postiasetukset / Yleiset / Omat tiedot) luoda itsellesi useampia profiileja, joissa on esimerkiksi erilaiset allekirjoitukset (virallisempi ja tuttavallisempi), ja kirjoittaessasi viestiä voit valita mitä profiilia käyttäen viesti lähetetään. Kopio- ja Piilokopio-kenttiin (cc = carbon copy, ja bcc = blind carbon copy) kirjoitetaan niiden vastaanottajien osoitteet joille haluat lähettää viestin tiedoksi. Kopiokentän osoite näkyy vastaanottajille, mutta piilokopiokentän osoite ei. Käytäntö on, että to: kenttään kirjoitetaan se henkilö, jolta odotetaan reagointia asiaan, kun taas yleensä cc: ja bcc: kenttien saajat eivät ole reagointivelvollisia. Kentän bcc: vastaanottaja ei tule viestin saajille näkyviin. Liitteiden (ne voivat olla mitä tahansa tiedostoja) lisääminen viestiin tapahtuu Viestinkirjoitusikkunan alareunassa. Saatat joutua vierittämään ikkunaa alaspäin saadaksesi ikkunan Liitteet-osan näkyviin. Nouda liitettävä tiedosto Selaa-painikkeen avulla; liitettyjen tiedostojen nimet kirjoitetaan listaksi hakukentän alle, ja liitteen voi vielä poistaa ennen lähetystä jos se jostain syystä on tarpeen (Poista-painike). Viestin lähetys tapahtuu Lähetä viesti -painikkeesta. Ikkunan oikeassa yläkulmassa valinta Tallenna Kansionimi takaa sen, että lähettämäsi viesti tallentuu talteen valitsemaasi postilaatikkoon (oletuslaatikko on Lähetetyt, Sent). Jos et halua lähettää viestiä vielä ja haluat jatkaa sen kirjoittamista seuraavalla kerralla, valitse Tallenna luonnokseksi -painike viestinkirjoitusikkunan yläreunasta. Keskeneräinen viesti tallentuu -14-
Luonnokset-kansioon, 3 josta voit avata sen seuraavalla kerralla ja jatkaa sen kirjoittamista. Tarkista oikeinkirjoitus -painike ei toistaiseksi toimi suomen- eikä ruotsinkielelle. 4.4 Asetuksien muokkaus Huomaa, että Asetukset (kohta 12) ja muutkin valikoissa ja työkalupalkissa olevat vaihtoehdot vaihtuvat riippuen siitä, oletko ylemmällä Horden päätasolla, sähköpostissa, tai ehkä jossain muussa Horden sovelluksessa. Sähköpostin asetuksissa saatavissa olevat asetukset on ryhmitelty neljään ryhmään Yleiset, Luo, Viesti ja Muu. Yleiset -asetuksissa voit edellä mainittujen profiilien luonnin lisäksi jakaa joitakin kansioitasi muiden yliopiston sähköpostia käyttävien kanssa. Toiseen ryhmään kuuluvilla asetuksilla (Luo) pääset määrittelemään viestin kirjoitukseen liittyviä ominaisuuksia. Jos esimerkiksi joudut lähettämään samantapaisia viestejä toistuvasti, voit nopeuttaa niiden kirjoittamista täällä määritellyn mallipohjan (Kirjepohja) avulla. Viesti -asetuksien avulla voit määritellä erilaisia liittyviä Viestinäkymään asetuksia. Voit esimerkiksi määritellä kuinka usein saapuneet postit käydään tarkistamassa ja uuden postin saapumisesta jonkinlainen ilmoitus käyttäjälle. Täällä voit luoda itse omia korostuskeinoja viestien luokittelemiseksi (Liput) Asetusten kohdassa Muu, pääset määrittelemään mm. alussa mainitun asetuksen siitä, mikä sovellus Hordessa oletuksena avataan kun kirjaudut sisään. 4.5 Uusien kansioiden luonti ja suodattimien käyttö Saapuvat postit viedään aina aluksi Inbox-kansioon; muita automaattisesti luotuja kansioita ovat mm. kansiot lähetetyille posteille (Lähetetyt), keskeneräisten viestien talletukseen (Luonnokset) ja roskakoriin siirrettäville posteille (Roskakori). Voit kuitenkin luoda myös itse uusia kansioita jotta saat lajiteltua saapuneet postit helpommin hallittaviin luokkiin. Jos esimerkiksi seuraat jotain sähköpostilistaa, on kätevä luoda listalle lähetetyille viesteille oma kansionsa, ja luoda suodatin, joka vie listalle lähetetyt viestit automaattisesti ko. kansioon. Voit myös viedä viestejä kansioihin raahaten: Viestinäkymässä tartut viestiin ja raahaat sen kansion päälle. Kansiot luodaan komennon Toiminnot kansioille (kohta 13) kautta, valitsemalla pudotuslistasta toiminto Uusi kansio. Suodattimien periaate on, että voit määritellä sääntöjä joiden perusteella tulevat postit suodatetaan automaattisesti haluttuihin kansioihin. Suodattimien luontiin pääset komennolla Suodatus (kohta 14). Esimerkiksi suodatin, joka vie automaattisesti kaikki listalle loop@uta.fi saapuvat viesti omaan (itse luotuun) kansioonsa Luuppi määriteltäisiin Kuvan 9 mukaisesti. Jos käyttäjä merkitsee jonkun viestin Mustalle listalle (Kuva 8, kohta 6) luodaan automaattisesti suodatin nimeltä Musta Lista jossa määritellään että ko. viestin lähetysosoitteesta tulleet viestit käsitellään erityisellä tavalla. Ne joko suodatetaan johonkin tiettyyn kansioon, merkitään 3 Jos Luonnokset-kansiota ei ole sinulla olemassa vielä, se tulee luoduksi automaattisesti. -15-
Kuva 10 Suodattimen luonti. Suodattaa ne postit, joiden Vastaanottaja on loop@uta.fi kansioon Luuppi. Jos tämä suodatin sopi viestiin, muiden suodattimien sopivuutta ei enää tarkasteta (Lopeta tarkistus jos tämä sääntö sopii). poistetuiksi tai poistetaan välittömästi. Oletusarvona on, että ne poistetaan välittömästi, eikä niitä koskaan toimiteta käyttäjän postilaatikkoon, mutta sen voi suodattimia muokkauksissa (Kuva 8, kohta 14) halutessaan vaihtaa jompaankumpaan vähemmän dramaattiseen vaihtoehtoon. Mustan listan vastakohta on valkoinen lista (sallittujen lista). Valkoiselle listalle lisätyt osoitteet toimitetaan aina perille huolimatta muista säännöistä. Koska suodatinsääntöjä tulkitaan siinä järjestyksessä kun ne suodatinsääntöjen Olemassa olevat säännöt -listassa ovat, on tärkeätä, että valkoinen lista on suodattimissa ennen mustaa listaa (oletusjärjestys). Mustat ja valkoiset listat ovat aina käyttäjäkohtaisia. Niitä tulee kuitenkin käyttää varoen. Kannattaa viedä todennäköinen roskaposti ensin kansioon ja katsoa sinne kertyneet postit läpi aina ennen kuin tyhjentää roskapostilaatikon, koska asiallisia viestejäkin saattaa joskus tulla leimatuksi roskapostiksi. Käytännössä mustien listojen tekeminen ei nykyisin ole niin tehokasta, koska roskapostin lähettäjät käyttävät usein joko väärennettyjä tai kaapattuja osoitteita. 4.6 Osoitekirjan käyttäminen Osoitekirjan hyödyntäminen kannattaa opetella, sen käyttö on yksinkertaista. Osoitekirjan saa auki komennolla Osoitteet (Kuva 8, kohta 14). Sinne voi lisätä uusia osoitteita kirjoittamalla henkilöiden yhteystiedot Uusi yhteystieto painikkeesta (osoitekirjan yläreuna) aukeavalle lomakkeelle. Helpointa on kerätä sähköpostiosoitteet Viestinäkymässä lukiessaan viestiä sellaiselta ihmiseltä jonka osoitteen haluaa talteen. Tällöin painetaan yksinkertaisesti henkilön osoitetta, jolloin pääsee valitsemaan Lisää osoitekirjaan -vaihtoehdon ja ko. osoite tallentuu saman tien osoitekirjaan. Kun osoitekirjassasi on osoitteita, voit hakea sieltä osoitteen Vastaanottaja-, Kopio- tai Piilokopiokenttiin (to:, cc: ja bcc: ). Voit hakea osoitteen osoitekirjasta kahdella tavalla. (3) Painamalla Viestinkirjoitusikkunassa sanaa Vastaanottaja, Kopio tai Piilokopio, josta aukeavassa ikkunassa pääset valitsemaan osoitekirjassasi olevista sähköpostiosoitteista kenttien to:, cc: ja bcc: sisällöt. (4) Voit myös kirjoittaa osan muistamasi sähköpostiosoitteesta, jolloin ponnahdusvalikosta pääset valitsemaan halutun osoitteen (valikossa näytetään kirjoitettuun osaan sopivat osoitteet). -16-
Osoitekirjan sisällön katseluun liittyy sekaannusta herättävä käyttöliittymän kömpelyydestä johtuva ominaisuus. Mennessäsi osoitekirjaan, sen sisältö tulee näkyviin vasta kun painat yläreunan työkalupalkin Selaa-painiketta (osoitekirja siis näyttää aina tyhjältä aluksi kun sen aukaiset!). Sähköpostilistalla tarkoitetaan laajemmin sellaista listaa, jolle lähetetty viesti välittyy kaikille listalle liittyneille. Tällaisen viestin voi lähettää kuka tahansa listalle liittynyt. Näitä sähköpostilistoja ylläpidetään postipalvelimilla erityisten postituslista-palvelinohjelmien (esim. Majordomo tai ListServ-ohjelmistot) avulla. Useimmissa sähköpostiohjelmissa on kuitenkin mahdollisuus tehdä itselleen köyhän miehen sähköpostilista, ts. postituslista (yhteystietolista), jonka avulla voit nimetä joukon osoitekirjasi henkilöistä ryhmäksi. Tällöin viestin lähettäminen tuolle ryhmälle säästää sinut keräilemästä joka kerralla yhteystietoja yksitellen viestin to:-kenttään. Webmailissa postituslistana toimiva ryhmän luonti ei ikävä kyllä ole kovin intuitiivinen: (5) Valitse ensin ryhmä ruksaamalla listalle halutut nimet osoitekirjassa (Selaa-painikkeella saat yhteystiedot näkyviin, valitse aakkosista ylhäällä Kaikki, näet silloin valintaruudut vasemmalla) (6) Valitse Lisää-painikkeen oikealla puolella olevasta kentästä yhteystietolistaan pudotusvalikosta Osoitekirja es12345. (7) Sen jälkeen painetaan Lisää-painiketta. Jos sinulla on ongelmia Webmailin käytön kanssa voit kysyä apua sen käytössä ohjelmistoa ylläpitäviltä yliopiston tietohallinnossa. Mene järjestelmän päätasolle (Portaali tai Horde), sieltä löydät yläreunan työkaluista painikkeen Ongelma josta aukeaa lomake jossa voit pyytää apua ongelmaasi. -17-