Hirviön käyttöohje Jukka Larja, Kim Nylund 15. maaliskuuta 2005 1
Sisältö 1 Johdanto 3 1.1 Käsitteet...................................... 3 1.1.1 Muistiinpanot................................ 3 1.1.2 Työryhmät................................. 3 1.1.3 Käyttäjätiedot............................... 3 1.1.4 Näkymä................................... 3 2 Työkaluvalikko 4 3 Tehtävät 4 3.1 Opiskelijan hakeminen............................... 4 3.1.1 Pikahaku.................................. 4 3.1.2 Laajennettu opiskelijahaku........................ 5 3.2 Opiskelijan lisääminen järjestelmään ja opiskelijan tietojen muokkaus..... 5 3.3 Muistiinpanon lisääminen............................. 5 3.3.1 Työryhmään ja opiskelijaan liittyvät muistiinpanot........... 5 3.3.2 Työryhmään liittyvät muistiinpanot................... 5 3.3.3 Opiskelijaan liittyvät, mutta työryhmään liittymättömät muistiinpanot 5 3.4 Muistiinpanojen etsiminen............................. 6 3.5 Raportit....................................... 6 3.6 Käyttäjätietojen muokkaaminen......................... 6 4 Ylläpitokäyttöliittymä Kaunotar 6 4.1 Muistiinpanon lisääminen............................. 7 4.2 Etsi ja käsittele muistiinpanoja.......................... 7 4.3 Hae, muokkaa ja lisää opiskelijoita........................ 7 4.4 Hae, muokkaa ja lisää käyttäjiä.......................... 7 4.5 Hae, muokkaa ja lisää työryhmiä......................... 7 5 Lisenssi 8 6 Tekijät 8 2
1 Johdanto Hirviö on jaettu muistikirja ensisijaisesti professorien, toissijaisesti muun henkilökunnan käyttöön. Työkalun kantavana ideana on helpottaa saman pääaineen professorien välistä yhteydenpitoa ja pitää kirjaa opiskelijoille annetuista lupauksista ja esim. opiskelijan diplomityön edistymisestä. Hirviön käyttöliittymä koostuu useammasta osasta. Käyttöliittymän vasemmassa reunassa on työkaluvalikko. Valikossa on muun muassa linkkejä järjestelmän eri näkymiin. Valikkoa kuvataan tarkemmin luvussa Työkaluvalikko. Käyttöliittymän ylälaidassa on otsikkorivi, joka järjestelmän nimen ja logon lisäksi, näyttää käyttäjänimen sekä tiedon siitä, milloin sessio vanhentuu. Kun käyttäjä tekee hakuja, muuttaa tietoja tai muuta vastaavaa, yläreunassa heti otsikkorivin alla näkyy onnistumisilmoitus tai virheilmoitus. 1.1 Käsitteet 1.1.1 Muistiinpanot Järjestelmään tallennettava tieto tallennetaan muistiinpanoina. Muistiinpano liittyy aina yhteen tiettyyn työryhmään. Käyttäjä pystyy lukemaan, muokkaamaan ja poistamaan vain ne muistiinpanot jotka kuuluvat hänen työryhmiinsä. Lisäksi muistiinpano voi liittyä yhteen opiskelijaan. Mikäli muistiinpano on liitetty tiettyyn opiskelijaan, sen pystyy hakemaan opiskelijanumeron perusteella. Lisäksi opiskelijaan liitetyt aktiiviset muistiinpanot näytetään hakiessa opiskelija järjestelmästä. Muistiinpanolla on kaksi statusta, aktiivinen ja arkistoitu. Kun muistiinpano luodaan, sen status on yleensä aktiivinen. Muistiinpano voidaan arkistoida, kun se ei enää ole relevantti. Arkistoituja muistiinpanot ei oletuksena näytetä, mutta halutessaan käyttäjä saa ne näkyviin. Muistiinpanolle voidaan antaa eräpäivä. Eräpäivän jälkeen, muistiinpano arkistoidaan automaattisesti. Muistiinpano voidaan myös arkistoida heti luotaessa. 1.1.2 Työryhmät Järjestelmässä on useita työryhmiä, ja niiden perusteella annetaan pääsy järjestelmän tietoihin. Työryhmä on esimerkiksi tietty kurssi, ja tässä esimerkissä työryhmään kuuluisi kurssin henkilökunta. Lisäksi löytyy erikoisryhmiä, esimerkiksi diplomityöryhmä. Työryhmät käytetään kätevänä tapana näyttää vain tiettyyn aihealueeseen kuuluvat muistiinpanot. Kun käyttäjä hakee opiskelijan järjestelmästä, oletusarvoisesti näytetään vain aktiivisen työryhmän muistiinpanot. Käyttäjä pystyy katsomaan kaikki opiskelijaan liittyvät muistiinpanot klikkaamalla linkkiä show notes from all workgroups. Jokaisella käyttäjällä on oletustyöryhmä, joka valitaan automaattisesti aktiiviseksi työryhmäksi käyttäjän kirjautuessa järjestelmään. 1.1.3 Käyttäjätiedot Käyttäjätietoihin tallennetaan kaikki tiedot koskien itse käyttäjää. Käyttäjä pystyy itse muuttamaan nimen, salasanan, käyttöliitymäkielen ja muita vastaavia tietoja. 1.1.4 Näkymä Näkymällä tarkoitetaan tässä käyttöohjeessa yhtä Hirviön WWW-sivua. Esimerkiksi etusivua tai hakusivua. 3
2 Työkaluvalikko Kirjaudu ulos kirjaa käyttäjän ulos Hirviöstä. Etusivu avaa järjestelmän etusivun, jossa näkyy ylläpidon tiedotteita. Lisää uusi muistiinpano avaa näkymän muistiinpanojen lisäystä varten. Etsi ja käsittele muistiinpanoja avaa näkymän, josta voidaan hakea muistiinpanoja. Aktiivinen työryhmä näyttää käyttäjän aktiivisen työryhmän. Oletusarvoisesti vain aktiivisen työryhmän muistiinpanot näytetään. Aktiivisen työryhmän voi muuttaa valitsemalla uusi työryhmä ja klikkaamalla Muuta. Hae opiskelijoita -hakukentään voi kirjoittaa haettavan opiskelijan opiskelijanumero, sukunimi tai sähköpostiosoite. Hakumerkkijonossa * korvaa mielivaltaisen merkkijonon, ja? korvaa tasan yhden mielivaltaisen merkin. Haku tyhjällä hakukentällä palauttaa kaikki järjestelmän opiskelijat. Laajennettu opiskelijahaku avaa hakulomakkeen, jolla voi hakea opiskelijoita järjestelmästä. Tässä hakulomakkeessa voi rajata hakua paljon tarkemmin kuin työkaluvalikon pikahaussa. Lisää uusi opiskelija avaa lomakkeen, jolla voidaan luoda uusia opiskelijoita järjestelmään. Raportit avaa näkymän, jossa voidaan tuottaa raportteja, eli listoja opiskelijoista jotka täyttävät tiettyjä ehtoja. Raportissa voi näkyä esimerkiksi ne opiskelijat, jotka tekevät diplomityötä, opiskelijat, jotka valmistuivat tietyn vuoden aikana ja niin edelleen. Muokkaa käyttäjätietojasi avaa näkymän, jossa käyttäjä voi muuttaa omia tietojaan. Tässä kohdassa voi muun muassa muuttaa käyttöliittymäkielen ja oletustyöryhmä. Ylläpitovalikko linkki näkyy, mikäli käyttäjällä on ylläpito-oikeuksia. Tämä linkki avaa Hirviön ylläpitorajapinnan, Kaunottaren. Kaunotar kuvataan tarkemmin omassa osassaan. 3 Tehtävät Tässä osiossa kuvataan tarkemmin tiettyjen tehtävien hoitamista Hirviöllä. 3.1 Opiskelijan hakeminen Opiskelijaa voidaan hakea järjestelmästä kahdella eri tavalla. Pikahaku on aina saatavilla työkaluvalikossa, mutta mikäli halutaan rajata hakua tarkemmin, laajennettu haku tarjoaa siihen paljon paremmat mahdollisuudet. 3.1.1 Pikahaku Hakiessa opiskelijaa käyttäen pikahakua, hakukenttään syötetään opiskelijanumero, sukunimi tai sähköpostiosoite. Tekstikentässä * korvaa mitä tahansa merkkijonoa,? korvaa tasan yhden merkin. Haku ei tee eroa isojen ja pienten kirjainten välillä. Mikäli haussa löytyy useampi osuma, kaikki hakuun täsmäävät opiskelijat näytetään listassa, josta voi valita haluamansa opiskelijan. Kun haku on tarkka, ja löytyy vain yksi hakuosuma, opiskelija valitaan automaattisesti. 4
3.1.2 Laajennettu opiskelijahaku Laajennetussa opiskelijahaussa voidaan etsiä opiskelijoita usealla hakukriteereillä. Etu- ja sukunimen lisäksi hakua voi rajata esimerkiksi osaston mukaan. Vain niitä kenttiä, jotka täytetään, käytetään haun rajaukseen. Täysin tyhjä lomake palauttaa siis kaikki järjestelmään syötetyt opiskelijat. 3.2 Opiskelijan lisääminen järjestelmään ja opiskelijan tietojen muokkaus Opettaja pystyy luomaan uusia opiskelijoita järjestelmään. Opiskelija luotaessa opettaja syöttää järjestelmään opiskelijan perustiedot. Näitä tietoja pystyy myös myöhemmin muuttamaan. Esimerkiksi opiskelijan tilan seuranta (diplomityön vaihe ja jatko-opiskelu) vaativat, että opettaja käy päivittämässä tietoja. Opiskelija lisätään klikkaamalla linkkiä Lisää uusi opiskelija. Opiskelijanumeroa käytetään uniikkina tunnisteena. Mikäli opiskelija on jo olemassa, järjestelmä antaa virheilmoituksen. Opettaja voi myös muokata opiskelijan tietoja: Opiskelija valitaan käyttäen esimerkiksi hakutoimintoja. Opiskelijoiden tietojen alapuolella näytetään linkki Muokkaa opiskelijan tietoja. Klikkaamalla sitä voidaan opiskelijan tietoja muuttaa. Muuttaminen käy samaan tapaan kuin edellisessä kappaleessa kuvattu opiskelijan lisääminen. 3.3 Muistiinpanon lisääminen Muistiinpanot voidaan jakaa kolmeen ryhmään: työryhmään ja opiskelijaan liittyvät, työryhmään liittyvät sekä opiskelijaan liittyvät, mutta työryhmään liittymättömät. 3.3.1 Työryhmään ja opiskelijaan liittyvät muistiinpanot Muistiinpano luodaan klikkaamalla työkaluvalikon linkkiä Lisää uusi muistiinpano. Jos järjestelmässä sillä hetkellä on opiskelija valittuna, muistiinpano liittyy oletusarvoisesti tähän opiskelijaan. Muussa tapauksessa muistiinpano tehdään oletusarvoisesti työryhmään. Käyttäjä voi kuitenkin tällöinkin halutessaan syöttää opiskelijan opiskelijanumeron lomakkeen kenttään. Kohdassa Työryhmä, käyttäjä voi valita mihin työryhmään muistiinpano liitetään. Muistiinpanolle voidaan antaa eräpäivä. Eräpäivän jälkeen muistiinpano arkistoidaan automaattisesti. Muistiinpano voidaan myös arkistoida heti luotaessa. Mahdollinen eräpäivä syötetään suoraan eräpäiväkenttään. Käyttäjä voi myös valita eräpäivä kalenterista klikkaamalla linkkiä Valitse kalenterista. 3.3.2 Työryhmään liittyvät muistiinpanot Käyttäjä voi luoda työryhmäkohtaisen muistiinpanon, joka ei liity mihinkään tiettyyn opiskelijaan, klikkaamalla Lisää uusi muistiinpano, kun opiskelijaa ei ole valittuna. Mikäli käyttäjällä on opiskelija valittuna, valinnan voi poistaa klikkaamalla opiskelijan tietojen alta linkkiä Sulje opiskelija. Lisää uusi muistiinpano -näkymässä näkyy kenttä opiskelijanumerolle. Työryhmäkohtaista muistiinpanoa tehtäessä kenttä tulee jättää tyhjäksi. 3.3.3 Opiskelijaan liittyvät, mutta työryhmään liittymättömät muistiinpanot Kun käyttäjä haluaa luoda muistiinpanon, joka ei liity tiettyyn kurssiin tai muuhun vastaavaan kokonaisuuteen, voidaan käyttää työryhmää Opiskelijakohtaiset. Muuten lisäys tehdään kuten yllä on kuvattu. Huomatkaa, että ylläpidon tulee luoda työryhmä ja liittää halutut käyttäjät sen jäseniksi, jotta tällaisia muistiinpanoja voitaisiin tehdä. 5
3.4 Muistiinpanojen etsiminen Muistiinpanoja voidaan etsiä joko valitsemalla opiskelija tai hakemalla muistiinpano Etsi ja käsittele muistiinpanoja -toiminolla. Valittaessa opiskelija pikahaun tai laajennetun opiskelijahaun kautta, myös opiskelijaan liittyvät muistiinpanot näytetään. Oletusarvoisesti vain ne opiskelijaan liittyvät muistiinpanot, jotka liittyvät aktiiviseen työryhmään näytetään, mutta klikkamalla linkkiä Näytä muistiinpanot kriteerillä kaikki työryhmäsi saadaan kaikki opiskelijaan liittyvät aktiiviset muistiinpanot näkyviin. Kun halutaan etsiä muistiinpanoja tarkemmilla hakuehdoilla, käytetään näkymää Etsi ja käsittele muistiinpanoja. Näkymässä on hakulomake, jolle syötetään hakuehdot. Tyhjää kenttää ei huomioida haussa. Hakumerkkijonossa voi käyttää *:ä korvaamaan mielivaltaista merkkijonoa ja?:ä korvaamaan yhtä merkkiä. Haku ei tee eroa isojen ja pienten kirjainten välillä. Huomaa, että hakutulos rajataan aina käyttäjän työryhmien perusteella. Käyttäjä ei voi nähdä muistiinpanoja niistä työryhmistä, joihin hän ei kuulu. 3.5 Raportit Raportit ovat erikoishakuja järjestelmästä. Raporteissa näkyy, ketkä ovat valmistuneet tiettynä vuonna, kenellä on diplomityö tekeillä, ketkä jatko-opiskelevat ja muuta vastaavaa. Suoritetut diplomityöt Tämä raportti näyttää ne opiskelijat, jotka ovat valmistuneet (diplomityö hyväksytty) tiettynä vuonna. Tämä on ainoa raportti, jossa haku rajataan päivämäärien mukaan. Keskeneräiset diplomityöt Tämä raportti näyttää kaikki ne opiskelijat, joilla on diplomityö kesken. Tämä haku rajaa opiskelijat Diplomityön tila -kentän perusteella. Kaikki jatko-opiskelijat Tämä raportti näyttää kaikki ne opiskelijat, jotka Jatko-opintojen tila -kentän mukaan ovat jatko-opiskelijoita. Jatko-opiskelijat ilman tutkintoja Tämä raportti näyttää ne jatko-opiskelijat, jotka eivät ole kirjoittaneet lisensiaattityötä, eivätkä väitöskirjaa. Lisensiaatintyön tehneet jatko-opiskelijat Tämä raportti näyttää ne jatko-opiskelijat, jotka ovat tehneet lisensiaattityön. Väitelleet jatko-opiskelijat Tämä raportti näyttää ne jatko-opiskelijat, jotka ovat kirjoittaneet väitöskirjan. 3.6 Käyttäjätietojen muokkaaminen Käyttäjä voi muokata omia tietojaan järjestelmässä. Näkymässä Muokkaa käyttäjätietojasi, käyttäjä voi muuttaa nimensä, sähköpostiosoitteensa, puhelinnumeronsa, käyttöliittymän kielen, oletustyöryhmänsä ja salasanansa. Oletustyöryhmä on se työryhmä, joka asetetaan aktiiviseksi käyttäjän kirjautuessa järjestelmään. Salasana muutetaan kirjoittamalla vanha salasana kenttään Nykyinen salasana ja uusi salasana kahdesti sille varattuihin kenttiin. Järjestelmän ylläpitäjät voivat asettaa vähimmäispituuden salasanalle. 4 Ylläpitokäyttöliittymä Kaunotar Hirviön ylläpitokäyttöliittymän nimi on Kaunotar. Kaunottarella voi muun muassa lisätä Hirviöön uusia käyttäjiä ja muokata vanhojen oikeuksia, luoda uusia työryhmiä ja lisätä 6
käyttäjille työryhmiä. Kaunottareen siirrytään työkaluvalikon valinnalla Ylläpitovalikko. Vain ylläpitäjäoikeudet omaava käyttäjä pääsee Kaunottareen. Kaunottarella on oma työkaluvalikkonsa, jonka kautta eri tehtäviä on mahdollista hoitaa. Ylläpitäjänä on mahdollista tehdä paljon tuhoa, joten ylläpito-oikeudet omaavan käyttäjän on syytä käyttää normaalisti vain Hirviön tavallista opettajakäyttöliittymää. Kaunottaresta pääsee poistumaan painamalla työkaluvalikon alareunassa olevaa Takaisin päävalikkoon -linkkiä. 4.1 Muistiinpanon lisääminen Muistiinpanon lisääminen toimii ylläpitokäyttöliittymässä aivan kuten tavallisessakin. Ylläpitäjä pystyy luomaan niitä täysin rajoituksetta. 4.2 Etsi ja käsittele muistiinpanoja Muistiinpanojen etsiminen ja käsitteleminen toimii hiukan toisin, kuin Hirviössä. Käyttäjällä on mahdollisuus hakea myös poistettuja muistiinpanoja. Muistiinpanot näytetään kompaktimmassa muodossa ja listaan voi suoraan merkitä muistiinpanoja arkistoitavaksi tai poistettavaksi. 4.3 Hae, muokkaa ja lisää opiskelijoita Opiskelijoita haetaan ylläpitotyökaluvalikon Hae opiskelijoita -kentän avulla. Kenttään voi kirjoittaa opiskelijanumeron, sukunimen tai sähköpostiosoitteen. *:llä ja?:llä voi korvata osia, aivan kuten Hirviön pikahaussakin. Opiskelijan lisäys- ja muokkauslomakkeet ovat samanlaiset kuin Hirviössäkin. 4.4 Hae, muokkaa ja lisää käyttäjiä Käyttäjiä haetaan kuten opiskelijoitakin, mutta käyttäen Hae käyttäjiä -kenttää. Kenttään voi kirjoittaa opiskelijanumeron, sukunimen tai sähköpostiosoitteen. *:llä ja?:llä voi korvata osia, aivan kuten Hirviön pikahaussakin. Käyttäjän tietojen muokkauksessa tai uuden käyttäjän lisäyksessä ovat tarjolla samat kentät kuin Hirviön puolella käyttäjätietojen muokkauksessa. Lisäksi on mahdollista muuttaa käyttäjän ja opettajan tyyppiä ja työryhmiä sekä antaa käyttäjälle ylläpito-oikeudet. Unohtuneen salasanan voi vaihtaa uudeksi. Käyttäjän voi myös poistaa aktiivisten käyttäjien joukosta, jolloin käyttäjä ei voi kirjautua Hirviöön. Käyttäjän voi myös poistaa kokonaan. Käyttäjiä on Hirviössä vain yhtä tyyppiä, opettajia. Opettaja tyyppejä on kaksi, normaali ja professori. Hirviön nykyisessä versiossa opettajatyypillä ei ole merkitystä, vaan oikeudet rajataan työryhmien mukaan. 4.5 Hae, muokkaa ja lisää työryhmiä Työryhmiä haetaan Hae työryhmiä -kentällä. Haussa voi käyttää *:ä ja?:ä korvaamaan merkkijonoa tai yksittäistä merkkiä. Uuden työryhmän voi lisätä klikkaamalla linkkiä Lisää uusi työryhmä. 7
5 Lisenssi Hirviö - A distributed web-notebook. Copyright (C) 2005 Jani Heikkinen, Anssi Kalliolahti, Jukka Larja, Kim Nylund, Liia Sarjakoski, Samuli Sorvakko and Timo Toivanen This program is free software; you can redistribute it and/or modify it under the terms of the GNU General Public License as published by the Free Software Foundation; either version 2 of the License, or (at your option) any later version. This program is distributed in the hope that it will be useful, but WITHOUT ANY WAR- RANTY; without even the implied warranty of MERCHANTABILITY or FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE. See the GNU General Public License for more details. You should have received a copy of the GNU General Public License along with this program; if not, write to the Free Software Foundation, Inc., 59 Temple Place - Suite 330, Boston, MA 02111-1307, USA 6 Tekijät Hirviö on tuotettu kurssin T-76.115 Tietojenkäsittelyopin ohjelmatyö puitteissa. Tekijät Jani Heikkinen Anssi Kalliolahti Jukka Larja Kim Nylund Liia Sarjakoski Samuli Sorvakko Timo Toivanen Hirviö-logosta kiitokset Kirsti Larjalle 8