POHJOIS-POHJANMAAN LIITTO PÖYTÄKIRJA 8/2018 1 (19) Maakuntauudistuksen johtoryhmä Aika 18.09.2018 klo 09:00-12:17 Paikka Siikasali, Pohjois-Pohjanmaan liitto, Sepänkatu 20, Oulu Läsnä Harju Pauli puheenjohtaja Pitkänen Riitta läsnä 64-48 Liimatta Jonas jäsen läsnä 64-66 Keränen Petri Mäki Maire jäsen läsnä 64-47 Juntunen Pirjo Haapanen Jarmo jäsen Haverinen Mika Lukkarila Pirjo jäsen läsnä 64-66 Peteri Pia Luoma Ilkka jäsen läsnä 64-66 Korpelainen Juha Lauri Päivi jäsen Körkkö Jarmo Ylitalo-Katajisto Kirsti jäsen Kangas Tapio Kallunki Hannu jäsen Koski Mervi Lohi Tuomas jäsen läsnä 64-67 Honkanen Merja Karikumpu Päivi jäsen Vahteala Antti-Jussi Manninen Jouko jäsen Sormunen Anne Sorvisto Maria jäsen Puoskari Jukka läsnä 66-67 Muut läsnäolleet Oikarinen Kyösti poliittisen läsnä 64-68 seurantaryhmän pj. Simonen Pekka poliittisen seurantaryhmän vpj. Manninen Marjukka muutosjohtaja Höttönen Annu viestinnän vastuuvalmistelija Hinno Kimmo sihteeri Pikkujämsä Sirkku sote-vastuuvalmistelija läsnä 64-68 Heikka Juhani vastuuvalmistelija läsnä 64-68 Vuorinen Anu projektipäällikkö läsnä 64-67 Alatalo Heidi projektipäällikkö läsnä 64-67 Välikangas Elina projektipäällikkö läsnä 64-67
Kokouksen 8/2018 asiat Asia Sivu 64 Kokouksen avaaminen 3 65 Pöytäkirjantarkastajien valinta 4 66 Pohjois-Pohjanmaan maakunta- ja sote-uudistuksen tilannekatsaus 5 67 Tilanne- ja tulevaisuuskuva - Tietojohtaminen ja talousarviovalmistelu 6 68 Pohjois-Pohjanmaan ICT-valmistelun tilannekatsaus 9 69 Tiedoksiannot ja muut asiat 17 70 Seuraava kokous 18 71 Kokouksen päättäminen 19 2
Maakuntauudistuksen johtoryhmä 64 18.09.2018 Kokouksen avaaminen Maakuntauudistuksen johtoryhmä 18.09.2018 64 Muutosjohtajan esitys: Avataan Pohjois-Pohjanmaan maakunta- ja sote-uudistuksen johtoryhmän kokous. Päätös: Puheenjohtaja avasi kokouksen ja todettiin läsnä olevat. Mervi Koski ja Elina Vähäkangas olivat kokouksessa läsnä etänä. 3
Maakuntauudistuksen johtoryhmä 65 18.09.2018 Pöytäkirjantarkastajien valinta Maakuntauudistuksen johtoryhmä 18.09.2018 65 Muutosjohtajan esitys: Valitaan kokoukselle kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Päätös: Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Jarmo Haapanen ja Päivi Lauri. 4
Maakuntauudistuksen johtoryhmä 66 18.09.2018 Pohjois-Pohjanmaan maakunta- ja sote-uudistuksen tilannekatsaus Maakuntauudistuksen johtoryhmä 18.09.2018 66 Muutosjohtaja Marjukka Manninen ja sote-vastuuvalmistelija Sirkku Pikkujämsä antavat tilannekatsauksen maakunta- ja sote-uudistukse etenemisestä alueellisesti ja valtakunnallisesti. Muutosjohtajan esitys: Merkitään tiedoksi. Päätös: Merkittiin tilannekatsaus tiedoksi. Kasvupalveluiden valmistelussa maakunnassa on valmisteltava sekä järjestäjän että tuottajan toimintoja. Lisäksi maakuntavalmistelussa on organisoitava riittävästi myös tuotannon valmistelua. Tähän valmisteluun laajennetaan muutosjohtaja Marjukka Mannisella sekä riittävällä kuntaedustuksella työryhmän 2. työnyrkkiä, joka koostuu tällä hetkellä ELY-keskuksen, TE-toimiston ja Pohjois-Pohjanmaan liiton edustajista. Edellisessä johtoryhmän kokouksessa päätettyä soten tuotannon valmistelua aloittelevaa työnyrkkiä päätettiin täydentää peruspalvelukuntayhtymä Kallion vs. kuntayhtymän johtaja Urho Möllerillä. Liitteet Liite1 Muutosjohtajan tilannekatsaus 18.9.2018 Liite2 Sote valmistelu Johtoryhmä 18.9.2018 5
Maakuntauudistuksen johtoryhmä 67 18.09.2018 Tilanne- ja tulevaisuuskuva - Tietojohtaminen ja talousarviovalmistelu Maakuntauudistuksen johtoryhmä 18.09.2018 67 Osana monialaisen maakunnan valmistelua laaditaan parhaillaan strategiatyöhön kytkeytyvää tilanne- ja tulevaisuuskuvaa. Tavoitteena on tukea maakunnan integraatiota jo uudistuksen valmisteluvaiheessa, tarjota tietoa eri toimijoille, tunnistaa muutospaineita sekä luoda mahdollisuuksia osallisuuteen ja yhteisen vision muodostamiseen. Valmistelun kokonaisuuteen liittyy myös kaikkia maakunnan toimialoja koskeva koetalousarvio vuodelle 2021 sekä -suunnitelma vuosille 2022-2023. Koetalousarvion laadinnan keskeiset tavoitteet koskevat tiedon lisäämistä rahoituksen riittävyydestä, organisaatioratkaisujen vaikutuksista talouteen ja toiminnan sopeutustarpeista. Valmistelun ja uuden maakunnan kokonaisuuden kannalta tärkeää on tietojohtamisessa onnistuminen. Osana maakunnan strategiatyötä laaditaan parhaillaan tilanne- ja tulevaisuuskuvaa. Tavoitteena on tukea monialaisen maakunnan integraatiota jo uudistuksen valmisteluvaiheessa. Tilanne- ja tulevaisuuskuva toimii myös maakunnan työryhmille ja tuleville toimielimille työskentelyn ja päätöksenteon tukena. Samoin toiminnan ja talouden näkökulman yhdistävä tilanne- ja tulevaisuuskuva on osaltaan luomassa kokonaiskuvaa Pohjois-Pohjanmaan tilanteesta mm. koetalousarvion laadintaprosessissa sekä valtion ja maakunnan välisissä resurssi- ja tavoiteneuvotteluissa. Myös maakunnan palvelukseen siirtyvä henkilöstö sekä yritykset ja 3. sektorin toimijat voivat osaltaan hyödyntää tilanne- ja tulevaisuuskuvaa. Osallisuuden näkökulmasta tulevaisuuskuvan muodostaminen luo hyviä mahdollisuuksia vuoropuheluun ja yhteisen vision muodostamiseen maakunnan asukkaiden ja muiden toimijoiden kanssa. Tilanne- ja tulevaisuuskuvan laatiminen rytmittyy siten, että syksyn 2018 aikana painopiste on uuden, monialaisen maakunnan toimintaympäristön kuvauksessa ja muutospaineiden tunnistamisessa. Loka-marraskuussa 2018 ja kevään 2019 kuluessa puolestaan keskitytään maakunnan yhteisen tulevaisuuskuvan määrittelyyn. Tulevaisuuskuvassa limittyvät tietoon perustuvat kehityspolut ja skenaariot sekä strategiaan liittyvä visiotyöskentely. Tilanne- ja tulevaisuuskuvan työstämiseen on tarkoitus osallistaa laajasti maakunnan eri toimijoita. Toimintaympäristön analyysiin ja tulevaisuuden skenaarioihin liittyvää työtä tehdään laajasti maakunnan eri organisaatioissa, ja tarkoituksena onkin hyödyntää olemassa olevaa taustamateriaalia ja osaamista mahdollisimman kattavasti. Esimerkiksi Pohjois-Pohjanmaan maakuntaohjelma, aluekehittämisen tilannekuva, suhdannebarometrit, maakunnan hyvinvointikertomus sekä THL:n laatima asiantuntija-arvio sote-palveluista toimivat hyvänä pohjana työlle. On myös tarpeen huomioida, että ensivaiheessa laaditaan ns. valmisteluvaiheen tilannekuva ja samalla määritellään osana kansallista työtä pysyvämpiä malleja ja sisältöjä tilanne- ja tulevaisuuskuvalle. Tietojohtamisen näkökulmat kytkeytyvät tiiviisti tilanne- ja tulevaisuuskuvaan. Työssä huomioidaan uuden monialaisen maakunnan tietomalli/tietomallit sekä kansallisesti yhteinen tilanne- ja tulevaisuuskuvan jäsennys. Lisäksi tarvitaan mm. datan hallintaan, analysointiin, visualisointiin ja jakamiseen liittyviä sähköisiä työkaluja ja alustoja. 6
Maakuntauudistuksen johtoryhmä 67 18.09.2018 Koko maakuntaa koskevan tietojohtamisen suunnittelu on käynnistynyt erilaisilla selvitystöillä v. 2016. Konkreettinen maakunnan yhteisten tietojen kerääminen ja tietovaraston rakentaminen sekä muu siihen liittyvä valmistelu aloitettiin keväällä 2018. Nykytilanteessa tieto on hajallaan maakunnan kuntien ja kuntayhtymien eri järjestelmissä ja rekistereissä. Kokonaisvaltaista tietovarastointia on tällä hetkellä olemassa vain Oulun kaupungin sosiaali- ja terveyspalveluissa ja Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirissä. Yhteisen kuvan aikaansaamiseksi maakunnan kunnista kerätään tietoja tietopyynnöillä organisaatioriippumattomalla rakenteella, jotta tietoja ja siten organisaatioiden toimintaa olisi mahdollista tarkastella yhteen. Tiedonkeruu tapahtuu kustannuspaikkatasolla, jotta jatkossa olisi mahdollista konvertoida tiedot yhteiseen tietovarastoon. THL:ltä saadun tutkimusluvan turvin on mahdollista yhdistää eri organisaatioiden tietoja ja siltä pohjalta on aloitettu yhteisen tietovaraston sisältöjen rakentaminen. Sairaanhoitopiirin alustasta irrotettuun tekniseen ympäristöön on viety koko maakunnan väestötiedot sekä erikoissairaanhoidon laskutus- ja toimintatietoja. Seuravaksi tietovarastoon siirretään Oulun kaupungin tietovarastosta perustason sosiaali- ja terveyspalveluiden euro- ja kontaktitietoja. Tiedot pseudoanonymisoidaan ja aggregoidaan heti siirron jälkeen ennen hyödyntämistä. Tietosisältöjä lisätään tietovarastoon muiden kuntien ja kuntayhtymien osalta tietopyyntöjen valmiusasteen mukaisesti. Tietovarastoon muodostuvan tietopohjan avulla on mahdollista suunnitella ja testata aidolla aineistolla raportointia, analytiikkaa, visualisointia ja ennustamista samoin kuin kehittää ja testata mittaristoa. Selvitys- ja suunnittelutyö on näiltä osin käynnistynyt. Tiedolla johtaminen ja tietojen käyttöarvo perustuu lähtötiedon laatuun ja kattavuuteen. Sote-tiedon laadun ja kattavuuden parantamiseen kohdentuvassa työssä on kartoitettu nykytilannetta maakunnassa ja tunnistettu parantamistarpeita. Jatkoetenemiseksi on tehty suunnitelma henkilöstön informoinnista ja koulutuksesta. Kirjaamiseen ja tiedon tallentamiseen liittyen on käynnistetty ohjeiden ja käytäntöjen yhdenmukaistaminen kansallisten linjausten mukaisesti. Lisäksi valmistellaan protokolla kirjaamisen laadun seurantaan. Kyseisen työn rinnalla selvitetään tekoälyn tuomia mahdollisuuksia tiedon louhintaan. Viime kevään aikana valmisteltiin kansallisessa yhteistyössä Sote järjestämisen tietomalli. Pohjois-Pohjanmaalla oli vetovastuuta valmistelutyössä. Mallissa määriteltiin järjestämistehtävän kriittiset päätöksenteon vaiheet, niihin liittyvät tekemiset ja tarvittavat tietosisällöt sekä tietojen dimensiot ja hierarkiatasot. Mallin sisältö otetaan käyttöön osana tietojohtamisen kokonaisuutta. Maakunnan talouden ja toiminnan tilannekuvaa on selvitetty kolmella tietopyynnöllä, jotka toimitettiin touko-kesäkuussa maakunnan organisaatioille. Sosiaali- ja terveystoimen vuoden 2017 talous- ja toimintatietoja kerättiin kaikilta kunnilta kahdella eri tietopyynnöllä. Tiedot on saatu kunnilta pääosin. Lisäksi vuoden 2017 talous- ja toimintatiedot pyydettiin maakunnan muita tehtäviä hoitavilta organisaatioilta (non-sote). Saatuja tietoja hyödynnetään koetalousarvion laadinnassa. 7
Maakuntauudistuksen johtoryhmä 67 18.09.2018 Valtiovarainministeriön ohjeen (Koetalousarvion laadinta suunnitelma 4.9.2018) mukaan maakuntien tulee laatia koetalousarvio vuodelle 2021 ja -suunnitelma vuosille 2022-2023. Koetalousarvion painopiste on vuodessa 2021. Koetalousarvion laadinnan keskeiset tavoitteet koskevat tiedon lisäämistä rahoituksen riittävyydestä, organisaatioratkaisujen vaikutuksista talouteen ja toiminnan sopeutustarpeista. Koetalousarvion tulee perustua tietoihin maakunnan järjestämisvastuulla olevien tehtävien todellisista menoista. Koetalousarvio tulee palauttaa 11.2.2019 mennessä. Koetalousarvioon liittyvä talouden riskitarkastelu sisältäen arvioidut muutoskustannukset tulee palauttaa jo tämän vuoden puolella 26.11. mennessä. VM laskee koetalousarviota varten maakuntakohtaiset arviot vuoden 2020 rahoituksesta. Vuoden 2021 rahoitusarviolaskelma julkaistaan vasta helmi/maaliskuussa, joka tulee perustumaan kunnilta kerättäviin talousarvioja suunnitelmatietoihin. Maakunnat saavat yleiskatteellisen rahoituksen laskennallisin kriteerein, mutta maakunnat päättävät itse rahoituksen jakamisesta eri tehtäviin maakunnassa. Talousarvio laaditaan ohjeen mukaan vähintään tehtävittäin ja mahdollisesti osin myös tarkemmalla tasolla. Maakunta voi itse päättää tekeekö koetalousarvion osittain tai kokonaan yksityiskohtaisemmalla palveluluokituksen jaotuksella. Erityisesti sosiaali- ja terveydenhuollossa se voi olla tarpeen, jotta päästään riittävään ja oikeaan kuvaan menoista. Maakunta laatii palvelustrategian ja antaa asukkailleen palvelulupauksen. Palvelustrategiassa ja palvelulupauksessa mm. laaditaan pitkän aikavälin tavoitteet sekä määritellään palveluiden vähimmäismäärä ja laatu. Suunnitellut muutokset tulee ottaa huomioon koetalousarvion laadinnassa. Koetalousarviossa tulee huomioida myös maakuntien välisen yhteistoiminnan vaikutukset. Koetalousarvion laatiminen on maakuntien keskeinen valmistelutehtävä syksyn aikana. Maakunnan talousarvion rakenne noudattaa pitkälti kuntien ja kuntayhtymien talousarvion rakennetta. Täydellinen talousarvio sisältää käyttötalous-, tuloslaskelma-, investointi- ja rahoitusosat. VM:n ohjeistuksen mukaan koetalousarviota ei kuitenkaan tarvitse laatia täydellisenä. POPMaakunnan koetalousarvio laaditaan vastuuvalmistelijoiden johdolla. Johtotiimi ohjaa ja valvoo valmistelua. Johtotiimin hyväksymän talousarvion aikataulutuksen mukaan koetalousarvio tulee olla valmis tammikuun 2019 loppuun mennessä. Talousarvio palautetaan valtiovarainministeriölle annetun (excel-) mallin mukaisena. POPMaakunta laatii talousarvion myös talousarviokirjan muodossa. Muutosjohtajan esitys: Johtoryhmä merkitsee tilannekatsauksen tiedoksi. Päätös: Merkittiin tiedoksi. Liitteet Liite3 Johtoryhmä tilanne- ja tulevaisuuskuva tietojohtaminen ja talousarviovalmistelu 18.9.2018 8
Maakuntauudistuksen johtoryhmä 68 18.09.2018 Pohjois-Pohjanmaan ICT-valmistelun tilannekatsaus Maakuntauudistuksen johtoryhmä 18.09.2018 68 POP ICT-valmistelu on organisoitu useaan alakokonaisuuteen. Kokonaisvastuu ICT-valmistelusta on ICT-vastuuvalmistelijalla. Kunkin alakokonaisuuden valmistelusta vastaa projektipäällikkö tai asiantuntija, jonka vastuulla kyseisen kokonaisuuden tiekartta, suunnittelu, raportointi ja osallistuminen kansalliseen valmisteluun. Keskeisimmille osa-alueille on perustettu toiminnasta ja ICT-valmistelusta vastaavien henkilöiden muodostamia ohjausryhmiä (esim. POP Sote-ICT ja POP TAHE ohjausryhmät), joissa määritellään yhteinen tavoitetila, valmistellaan tarvittavat linjaukset, ohjataan resurssien käyttöä sekä muutosten toteuttamista tulevan maakunnan toiminnan ja asiakkaiden tarpeet huomioiden. Maakuntalaajuiset suunnitelmat laaditaan tiiviissä yhteistyössä kuntien ja kuntayhtymien ICT-vastuuhenkilöiden kanssa. Tarvittavista toimenpiteistä ja niiden edellyttämistä varauksista vuoden 2019 talousarvioissa tullaan antamaan suositukset kunnille lokakuun 2018 aikana. POP maakunnan ICT-valmistelu on erittäin laaja kokonaisuus. Tähän tilannekatsaukseen on koottu ylätason tilannekuva keskeisimmiltä osa-alueilta. Tietohallinnon, ICT-palvelujen johtamisen ja palvelujen digitalisoinnin toimintamallit ICT-valmistelussa on tunnistettu vaihtoehtoisia skenaarioita tietohallinnon ja ICT-toimintojen organisoimiseksi POP maakunnassa. Tietohallinnon, ICT-palvelujen ja digitalisoinnin johtamisen vaihtoehtoisten toimintamallien suunnittelun tueksi keväällä 2018 tutustuttiin suomalaisten suuryritysten (VR, Valio, Stora Enso, Kone) toimintamalleihin. Syyskuun alussa käynnistettiin maakunnan tietohallinnon toiminta- ja organisaatiomallien syvällisempi valmistelu, joka kytkeytyy tiiviisti maakuntakonsernin ja sen virasto-organisaation valmisteluun. Suunnittelutyössä tuotetaan ratkaisuvaihtoehdot (1) maakunnan tietohallinnon johtamiseen (IT governance), (2) ICT-palvelutuottajaverkoston johtamiseen (huomioiden in-house yhtiöt kuten Vimana, SoteDigi, Monetra, Istekki, Tiera, jne.) ja (3) maakunnan palvelujen digitalisoinnin johtamiseen (ml. projektitoimisto ja projektimainen toimintatapa kehittämisessä). Lisäksi tavoitteena on pilotoida asukkaiden osallistamisen toimintamallia, jonka avulla voitaisiin säännöllisesti kerätä palautetta ja ideoita POP maakunnan alueen asukkailta ICT-ratkaisujen ja digitaalisten palvelujen kehittämiseen. Edellä kuvattujen kokonaisuuksien valmisteluun osallistetaan syksyn aikana keskeiset tietohallinnon sidosryhmät ja asiantuntijat. Avainsidosryhmiksi on tunnistettu mm. organisaatioiden toimiva johto, tietohallinto- ja ICT-henkilöstö sekä palvelutuottajat, kehityspäälliköt ja prosessien omistajat. Aikataulutavoitteena on, että vuoden 2018 loppuun mennessä on selvitetty vaihtoehtoiset mallit maakunnan päätöksenteon pohjaksi. 9
Maakuntauudistuksen johtoryhmä 68 18.09.2018 ICT-palvelutuotannon osalta on tehty selvitystyö Pohjois-Pohjanmaan liiton (PPL), Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin (PPSHP), Istekki Oy:n ja Lapit Oy:n kanssa. Selvitystyön pohjalta on luotu edellytyksiä yhteistyölle Istekin kanssa. Mahdollisen strategisen omistajuuden ja siihen liittyvien liikkeenluovutusten osalta PPSHP on tehnyt päätöksen, että asia ratkaistaan siinä vaiheessa, kun lakipaketeista ja maakuntauudistuksen etenemisestä on päätökset (11/2018). Maakuntauudistuksen ICT-muutosohjelman toteutus pohjautuu vahvasti kyvykkään kumppanin hyödyntämiseen toteuttamistoimenpiteissä. Muutoksen hallinta kokonaisarkkitehtuurin avulla (valmistelija Marko Pylkkänen) Maakuntauudistuksessa on kyse monimutkaisesta organisaatioiden ja toimintojen yhdistämisestä, jonka hallintaan kokonaisarkkitehtuuri antaa välineitä. POP maakunnan suunnittelua ja kehittämistä tuetaan kokonaisarkkitehtuurin keinoin linkittämällä toisiinsa maakuntaorganisaatio ja sen toimintaan kytkeytyvät toimijat, palvelut, tiedot, tietojärjestelmät ja teknologia. Kokonaisarkkitehtuurityön keskeisin tavoite on varmistaa ratkaisujen yhteentoimivuus. Tällä hetkellä toiminta-arkkitehtuurissa pyritään hahmottamaan toimijoiden rooleja korkealla tasolla tarkemman suunnittelun pohjaksi (konsernin toimijat ja niiden väliset suhteet). Muutoksen suunnittelun näkökulmasta on ollut keskeistä hahmottaa lähtötilanne. Lähtötilannetta on kartoitettu useilla alueen organisaatioille kohdennetulla kyselyillä (mm. ICT-infrastruktuuri, tietojärjestelmät, ICT-sopimukset). Lisäksi kevään 2018 aikana toteutettiin ns. kuntakierros, jonka avulla tarkennettiin lähtötilannetiedot maakunnan tavoitetilan suunnittelun tueksi. Tavoitetilan määrittelyssä keskeinen väline on maakunnan tietojärjestelmäsalkku, josta tunnistetaan tavoitetilaan parhaiten sopivat (1) toimialojen yhteiskäyttöiset tietojärjestelmät sekä (2) toimialakohtaiset tietojärjestelmät. Tavoitetila ja järjestelmävalinnat tehdään tiiviissä yhteistyössä maakunnan toiminnasta vastaavien suunnittelijoiden kanssa (vastuuvalmistelijat, projektipäälliköt ja asiantuntijat). Tietoarkkitehtuurissa kuvataan maakunnan käsitteet ja tietoryhmät, joita tarvitaan mm. tiedon johtamiseen sekä erilaisten mittareiden ja integraatioiden rakentamiseen. Tietomäärittelyn ja erilaisten viitearkkitehtuurien osalta on käynnissä useita kansallisia yhteistyöhankkeita, joiden avulla parannetaan yhteentoimivuutta ja tiedon toissijaista käyttöä esimerkiksi johtamisen ja kehittämisen välineenä. Osallistuminen kansalliseen yhteistyöhön (mm. maakuntien viitearkkitehtuurityö ja sote-kokonaisarkkitehtuurityö) antaa maakunnalle mahdollisuuden vaikuttaa pitkän tähtäimen kansallisiin kehityspolkuihin. Toimialariippumattomat tietojärjestelmät (valmistelija Tuomo Liejumäki) POP maakunnan valmistelussa on tehty päätös Monetra Oy:n hyödyntämisestä osana talous- ja henkilöstöhallinnon (TAHE) palvelukokonaisuutta. POP maakunta on yhteistyössä Monetran kanssa suunnitellut ja osittain toteuttanut maakunnan TAHE-tietojärjestelmäkokonaisuutta. Maakunnan taloushallinnossa jatkossa hyödynnettävät tietojärjestelmät on valittu ja niiden osalta nojaudutaan voimakkaasti Monetran tarjoamiin tietojärjestelmiin. 10
Maakuntauudistuksen johtoryhmä 68 18.09.2018 Tällä hetkellä suurin avoinna oleva asia on maakunnan tuleva henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä. POP maakunnan henkilöstö- ja ICT-valmistelijat sekä alueen organisaatioiden henkilöstöhallinnon asiantuntijat arvioivat kahta vaihtoehtoista tietojärjestelmää SWOT-analyysin avulla. Tavoitteena on, että asiasta voidaan tehdä päätös marraskuussa 2018. Väliaikaishallinnolle otetaan käyttöön Monetran tarjoama Fivaldi-järjestelmä talous- ja henkilöstöhallinnon tarpeisiin. Valmisteluvaiheen sopimustenhallintaan on kilpailutuksella valittu Cloudia-järjestelmä. POP maakunta on aktiivisesti mukana Vimanan kansallisissa määrittelyhankkeissa, joista haetaan ratkaisua mm. asianhallintaan sekä verkkosivustoille. Näihin ratkaisuihin sitoutumisesta on tehtävä viralliset päätökset lähiaikoina. Sitoutuminen näihin ratkaisuihin tuodaan päätettäväksi, kun Vimanalta saadaan tarvittavat ohjeistukset. Toimialariippumattomilla tietojärjestelmillä on riippuvuuksia maakunnan organisoitumiseen ja sitä kautta toimialojen ydintietojärjestelmiin. Valmistelun kannalta on kriittistä, että tiedot mm. organisaatiorakenteesta (kustannuspaikat, toimipisteet, siirtyvä henkilöstä, jne.) saadaan riittävän ajoissa (tavoiteaikataulu 2020 vuoden alkupuolella). Edellä mainittu on edellytyksenä maakunnan toimivan tietojärjestelmäkokonaisuuden rakentamiselle. Tietojohtamisen tietojärjestelmät (valmistelija Jari Vanhatalo) POP maakunnan johtamisen kannalta tietojohtamista tukevat tietojärjestelmät tulevat olemaan keskiössä. Tiedon johtaminen ja tietovarastointi -projektissa on laadittu kevään aikana tietovarastoinnin arkkitehtuurisuunnitelma sekä kartoitettu maakunnan tietolähteiden (toimijoiden tietojärjestelmät) nykytilaa. Lisäksi tavoitteena on edistää maakunnan toimijoiden kirjaamiskäytäntöjen yhtenäistämistä, jonka avulla parannetaan tiedon laatua ja käytettävyyttä sekä hoitotyön että johtamisen tarpeisiin. Kevään ja kesän aikana PPSHP:n ICT-ympäristöstä on erotettu projektin toteutusvaiheen käyttöön tietotekninen ympäristö, jonne on siirretty ensimmäiset maakunnan tasoiset tietokokonaisuudet (väestö, erikoissairaanhoidon potilaskohtainen kuntalaskutus). Projektin seuraavissa vaiheissa POP maakunnan tietovarastoon siirretään kuntien sosiaali- ja terveyspalveluiden toimintatietoja (käynnit, asumispäivät, hoitopäivät) sekä mahdollisuuksien mukaan kirjanpidon toteumatietoja huomioiden kunkin organisaation tietojärjestelmien valmiudet tiedon tuotannossa ja siirroissa. Sote-toimintatiedon tietovarasto on tässä vaiheessa ns. tutkimusrekisteri, joka perustuu Sitra/THL:n tutkimuslupaan sekä tietoja luovuttavan organisaation suostumukseen. Tekninen tietovarastoratkaisu mahdollistaa toimintatietojen tuonnin myös muista toimialojen (esim. valtiohallinto, pelastustoimi) järjestelmistä myöhemmin tehtävän priorisoinnin pohjalta. Edellä kuvattujen tietojen siirtoon tarvitaan seuraavassa vaiheessa kuntatoimijoiden ICT- ja kirjaamisen asiantuntijoiden työpanosta. Ratkaisun rakentaminen hyödyttää laajasti alueen toimijoita eli organisaatiot saavat käyttöönsä vertailutietoa toisista maakunnan organisaatioista. 11
Maakuntauudistuksen johtoryhmä 68 18.09.2018 Terveydenhuollon tietojärjestelmät (valmistelija Pekka Kantola) Perusterveydenhuollon osalta POP maakunnan käyttöön tulevan potilastietojärjestelmän konsolidointivaihtoehtoja viimeistellään tarvittavaa päätöksentekoa varten. Tavoitteena on rakentaa mahdollisimman riskitön ja kustannustehokas siirtymä yhtenäisiin kapasiteetti- ja tietojärjestelmäratkaisuihin. Tällä hetkellä selvitetään toteutuspolkua, jossa kuntien ja kuntayhtymien nykyiset järjestelmät päivitetään tarvittavilta osin (pakolliset päivitykset). Päivitysten yhteydessä eri toimijoiden tietojärjestelmät siirretäisiin vaiheistetusti yhteiseen, maakunnalle siirtyvään tuotantoympäristöön (PPSHP kumppanien tuella) 6/2019 6/2021 välisenä aikana. Yhteisen ICT-ympäristön määrittely ja käyttöönottojen vaiheistuksen suunnittelu (mm. päivitysjärjestys) on käynnissä ja vaihtoehdot päätöksenteolle esitellään loppuvuoden aikana, jotta toteutukset voidaan käynnistää heti kun maakuntalait on käsitelty eduskunnassa. Erikseen selvitetään, että voidaanko jo ennen vuotta 2021 siirtyä yhden rekisterinpitäjän malliin, joka helpottaisi yhtenäisen ICT-ratkaisun rakentamista. Tällä hetkellä selvitetään vaihtoehtoa, jossa Oulun kaupungin päivitysprojekti ja sen osaajat valjastettaisiin tulevan maakunnan alustan rakentamiseen. Tässä skenaariossa ensimmäisenä päivittäjänä olisi Oulun kaupunki, jolloin lähes puolet käyttäjistä ja merkittävä osa tarvittavista liittymistä toteutettu valmiiksi vuoden 2021 maakuntaan siirtyvässä tuotantoympäristössä. Tämä skenaario vähentäisi merkittävästi riskejä toimintojen siirtojen näkökulmasta. Tätä vaihtoehtoa selvitetään yhteistyössä Oulun kaupungin kanssa. Terveydenhuollon tietojen siirrossa maakunnan käyttöön tukeudutaan kansalliseen Kanta palveluun. Siirtämistä koskevat suunnitelmat ja toteutus tehdään kuntatoimijoiden ja maakuntavalmistelun yhteistyönä. Lisäksi nykyisiä tietojärjestelmiä varaudutaan käyttämään katselukäytössä niiden tietojen osalta, joita ei ole siirretty Kanta-palveluihin. Hoidon tukipalvelujen ja muiden integroituvien tietojärjestelmiä (mm. kuvantaminen, apuväline ja kuntoutus, itseilmoittautuminen, sähköiset palvelut.) yhtenäistetään erillisen suunnitelman mukaan jo ennen maakunnan aloittamista. Sairaalatoimintojen ja erikoissairaanhoidon osalta kertomusjärjestelmänä jatketaan ESKO -tuoteperheen käyttöä ja sen laajentamista Oulun kaupunkisairaalan vuodeosastotoimintaan selvitetään. Terveydenhuollon pidemmän aikavälin uudistussuunnittelua tehdään kansallisessa SoteDigi- ja UNA-yhteistyössä. Tulevaisuuden sairaala -hakkeen teknologiaohjelman (UUTE) kehityskohteita yhteensovitetaan koko maakunnan SOTE ICT -kehittämistarpeisiin. ESKO -tuoteperheen osalta tehdään ulkopuolinen arvio sitä koskevien tulevaisuuden linjausten tekemiseksi. Nämä edellä mainitut asiat kytketään maakunnan digi-strategiatyöhön. Sosiaalihuollon tietojärjestelmät (valmistelija Merja Hauhtonen) Sosiaalihuollon tietojärjestelmien yhtenäistämistä suunnitellaan osana terveydenhuollon tietojärjestelmien konsolidaatiota. Sosiaalihuoltolain mukaisia toimintoja hoidetaan laajasti myös terveydenhuollon tietojärjestelmissä lähes kaikissa maakunnan nykyorganisaatioissa. Siirtymäajan tavoitteena on rakentaa maakuntayhteinen sosiaalihuollon tietojärjestelmäratkaisu ja pitkässä juoksussa uudistaa ratkaisut kilpailutusten kautta maakunnan linjausten perusteella. Maakuntatasolla on ratkaistava halutaanko sote-toimintoihin yksi yhtenäinen kertomusjärjestelmä, jossa sosiaalihuollon tiedot olisivat yhtenä loogisena osana. 12
Maakuntauudistuksen johtoryhmä 68 18.09.2018 Sosiaali- ja terveydenhuollon yhteentoimivuutta edistetään mm. asiakastietolakia uudistamalla. Sosiaalihuollon tiedonhallintaa ohjaa THL, jonka määrittelyjen pohjalta tietojärjestelmätoimittajat tulevat ratkaisemaan tiedonhallinnan toteuttamisen järjestelmissään 2021 mennessä. Maakuntauudistuksen pidentynyt siirtymäaika mahdollistaa sosiaalihuollon tietojärjestelmien ja tiedonhallinnan paremman suunnittelun mm. asiakastietomallin käyttöönoton suunnittelulla (työ käynnistynyt 9/2018). Asiakastietomallin käyttöönoton suunnittelun tavoitteena on luoda maakunnalle yhtenäiset sosiaalihuollon prosessit ja toimintamallit, jotka perustuvat kansalliseen sosiaalihuollon palvelutehtäväluokitteluun, sosiaalihuollon palveluihin, palveluprosesseihin, prosessin vaiheisiin ja asiakirjoihin. Rakenteisten asiakirjojen käyttöönotto ajoittuu Kanta II -vaiheeseen 2021 mennessä. Rakenteisuuden tavoitteena on mm. tiedon käsittelyn tehostuminen ja jalostaminen kansalliseen ja maakunnan käyttöön. Maakuntavalmiudessa keskeistä on saattaa sekä sosiaali- että terveydenhuollon asiakirjat ja tiedot maakunnan käyttöön 2021 mennessä, vähintään siltä osin kuin ne tukevat erityistason ja akuutin tiedon tarvetta tiedon syntypaikasta tai muodosta riippumatta (tietointegraatio). Kansallinen Kanta-palvelu on keskeisessä roolissa tietojen saattamisessa maakunnan käyttöön. Tästä syystä maakuntavalmistelussa pyritään edistämään sosiaalihuollon nykyorganisaatioiden liittymistä Kanta-arkistoon. Jatkosuunnittelussa tullaan arvioimaan, mitä ja missä laajuudessa järjestelmiä päivitetään huomioiden tulevan maakunnan tietotarve. Valtiolta (ELY) maakuntien käyttöön siirtyvät tietojärjestelmät (valmistelija Matti Tauriainen) Vimana on käynnistänyt kansallisen projektin, jossa on selvitetty valtiolta maakuntien käyttöön siirtyviä tietojärjestelmiä (esiselvitysraportti julkaistu keväällä 2018). Vimana on perustanut projektitoimiston, jonka tehtävänä on suunnitella tekniset ratkaisut ja ratkaisujen käyttöönotot, joiden avulla tulevista maakunnista on mahdollista käyttää eri virastojen omistamia tietojärjestelmiä. Keskeisessä roolissa tulee olemaan Vimanan kansallinen kytkentäydin, jota kautta maakunnat liikennöivät kansallisiin ratkaisuihin sekä ministeriöiden ja virastojen tietojärjestelmiin. Vimanan projektitoimisto tarvitsee jokaisesta maakunnasta vastinpareja (n. 1 htv per maakunta) selvittämään maakuntakohtaiset tarpeet ja varmistamaan ratkaisujen toimivuus. POP maakunnan tarpeiden määrittelemiseksi tullaan tarvitsemaan tiedot valtionhallinnosta siirtyvästä henkilöstöstä, toimipisteistä sekä työssä mahdollisesti tarvittavista erikoistyövälineistä (esim. työasemaan kytkettävät lisälaitteet). POP maakunnan ICT-muutosohjelmassa on varauduttu rekrytoimaan tarvittavat valmisteluresurssit (projektipäällikkö/asiantuntija) sekä osallistamaan muut ICT-asiantuntijat, joiden tehtävänä on varmistaa POP maakunnan yhteensopivuus ja rakennuttaa tarvittavat ICT-ratkaisut. Valtiolta maakuntien käyttöön siirtyvien tietojärjestelmien tarkempi eteneminen selviää syksyn aikana, kun kansalliset aikataulut päivitetään Vimanan ja ministeriöiden toimista. STM:n johdolla on käynnissä maatalouslomituksen tietojärjestelmän uudistamisselvitys. Auki olevana asiana on ns. kasvupalveluviraston (TEM) ja Vimanan välinen roolitus ja työnjako. 13
Maakuntauudistuksen johtoryhmä 68 18.09.2018 Pelastustoimi (valmistelijat Matti Tauriainen ja Marko Pylkkänen) POP maakunnan alueella toimii kaksi pelastuslaitosta, joiden toiminnot ja ICT-ratkaisut yhdistyvät osana maakuntauudistusta. Oulu-Koillismaan ja Jokilaaksojen pelastuslaitos ovat yhteistyössä koonneet tietojärjestelmäkarttaa ja tunnistaneet konserniyhteisiä tietojärjestelmiä (mm. TAHE, ICT-infrastruktuuri, toimistosovellukset). Osana pelastuslaitosten valmistelutyötä on hahmoteltu tavoitetilaa tietojärjestelmien osalta. Pelastuslaitosten käyttöön tulee myös kansallisia ICT-ratkaisuja (esim. TUVE) ja tietojärjestelmiä (esim. KEJO), joiden käyttöönotto on suunniteltava yhteistyössä POP ICT-valmistelun kanssa yhteentoimivuuden varmistamiseksi. Vimanan hankesalkussa on myös valmisteilla kansallinen hanke pelastuslaitosten yhteisen valvontasovelluksen hankkimiseksi. POP ICT-muutosohjelmassa on varattu resursseja (mm. projektipäällikkö, ICT-infrainvestoinnit) pelastustoimialan tarvitsemien ratkaisujen rakentamiseksi. Tarvittavat rekrytoinnit on tarkoitus käynnistää heti kun maakuntauudistuksen etenemisestä on tarvittavat päätökset. Maakunnan ICT-infrastruktuuri (valmistelija Marko Niskala) POP maakunnan toiminta rakentuu maakunnallisen ICT-infrastruktuurin (mm. tietoliikenneverkko, kapasiteettipalvelut, pääte- ja oheislaitteet) varaan. POP maakunnan toiminnan tarvitsema ICT-infrastruktuuri rakentuu vaiheittain vuoteen 2021 mennessä. Tällä hetkellä valmistellaan eri osa-alueiden ratkaisusuunnitelmia yhteistyössä PPSHP:n ja POP maakunnan tulevien palveluntuottajien kanssa. Suunnitelmiin sovitetaan PPSHP:n nykyinen toimintaympäristö ja Tulevaisuuden Sairaalan Uusi Teknologia (TulSa/UUTE) -hankkeen myötä tulevat muutostarpeet. Vastuiden siirtymisen jouhevoittamiseksi POP maakunta tulee antamaan suosituksia siitä, miten vuosina 2019-2020 hankittavien laitteistojen maakuntayhteensopivuus varmistetaan. Maakuntaan siirtyvä laitekanta on myös inventoitava, johon pyritään löytämään mahdollisimman automatisoitua ratkaisua. Inventoinnin pohjalta suunnitellaan laitekannan siirto. Pohjois-Pohjanmaan alueen kattavan tietoliikennekilpailutuksen valmistelu on käynnistetty joulukuussa 2017. Tarjouspyynnön määrittely on loppusuoralla ja tavoitteena on laatia hankintasopimukset huhtikuun 2019 mennessä. Yhteishankinnan avulla luodaan maakunnan laajuinen tietoliikenneratkaisu, jota voivat hyödyntää yhteishankintaan osallistuvat kuntatoimijat ja tuleva maakunnan kaikki toimialat. Yhteinen tietoliikenneratkaisu helpottaa palvelujen siirtoa kuntatoimijoilta ja valtionhallinnolta POP maakunnalle. Maakuntalainsäädännön astuttua voimaan väliaikaishallinnon valmistelutehtäviin rekrytoidaan iso joukko valmistelijoita, joita varten tarvitaan toimivat ICT-ratkaisut ja niihin liittyvät tukipalvelut. Tähän on hahmoteltu innovatiivista pilvipalveluun pohjautuvaa ratkaisua yhdessä palvelutuottajan kanssa. ICT-infrastruktuurin keskeisin suunnitteluperiaate on jatkuvuuden turvaaminen. Tästä syystä uudet maakunnan ratkaisut pyritään rakentamaan olemassa olevien rinnalle, joka mahdollistaa palvelujen häiriöttömän siirron pitkällä aikavälillä (5-10 vuotta). Toteutusvaiheessa huomioidaan kansallisten ratkaisujen kehittyminen (Vimana) ja niiden vaikutus lopputulokseen. Riskinä kokonaisuuden näkökulmasta on se, että kansalliselta tasolta ei hahmoteta muutoksen monimutkaisuutta, eikä sieltä saada riittävän selkeitä linjauksia suunnittelutyön tueksi. 14
Maakuntauudistuksen johtoryhmä 68 18.09.2018 Maakunnan palvelujen digitalisoinnin suunnittelu (valmistelijat Juhani Heikka ja Tapio Matinmikko) POP maakunnan valmistelussa palvelujen asiakaslähtöinen digitalisointi on priorisoitu korkealle. Se tulee olemaan keskeinen toiminnan tehostamisen väline ja kilpailuvaltti. POP maakunnan ICT-valmistelussa on rakennettu ja pilotoitu työkalupakkia, jonka avulla käydään läpi toimialojen toimintaprosessit ja tunnistetaan palvelujen digitalisointipotentiaali erityisesti asiakkaiden näkökulmasta. Tätä varten on luotu prosessi ja arviointikehikko, jonka avulla voidaan jäsentää kyseessä olevan digitalisointitarpeen strategianmukaisuus, toteuttamiskelpoisuus ja digitalisoinnin avulla saavutettavat hyödyt. Arviointikehikkoa on kevään ja loppukesän aikana testattu sosiaalipalveluissa. Työvälineitä tullaan seuraavaksi kokeilemaan suunterveydenhuollon kokonaisuudessa. Seuraavassa vaiheessa menetelmän käytön osaamista pitää laajentaa palkkaamalla ICT-valmisteluun ICT-muutosohjelman mukaisia digitalisoinnin asiantuntijoita. Näin voidaan peilata läpi kaikki maakunnan toimialat ja nostaa keskeiset teemat osaksi maakunnan digi-strategiavalmistelua, jonka valmistelu on päätetty käynnistää (maakuntauudistuksen johtoryhmä 23.8.2018 60). Valtiovarainministeriö rahoittama digitukihanke (POUTA) on käynnistetty Pohjois-Pohjanmaan liiton vetämänä syyskuun alusta. Hankkeessa tullaan kokoamaan koko maakunnan kattava digitukiverkosto, käynnistämään ja koordinoimaan sen toiminta. Hankkeen aikana tullaan muodostamaan pidemmän aikavälin toimintasuunnitelma sekä kannustin mallit digituen jatkuvuuden turvaamiseksi myös hankkeen jälkeen. Maakuntien kansalliset palvelu- ja kehittämiskeskukset Maakunnille on perustettu kolme palvelukeskusta. (1) Vimana, jonka toimialana maakuntien yhteiset ICT-ratkaisut, (2) Maakuntien Tilakeskus, joka tarjoaa maakunnille niiden tarvitsemia tiloja ja työympäristöjä (ml. kiinteistöjen tietoliikennekaapeloinnit, laitetilat, kiinteistövalvontaratkaisut, jne.) ja (3) SoteDigi, jonka tehtävänä on kehittää sosiaali- ja terveydenhuollon digitaalisia palveluja. Näiden lisäksi PPSHP on yhtenä perustajajäsenenä mukana sairaanhoitopiirien perustamassa (4) Una Oy:ssä, jonka kautta rakennetaan yhteishankintoja maakuntien asiakas- ja potilastietojärjestelmäkokonaisuuden uudistamiseksi. Kaikilla edellä mainituilla yhtiöllä on sidonnaisuuksia ja rajapintoja POP maakunnan tietohallinto- ja ICT-toimintoihin. Kansallisten toimijoiden toimintoja vasta käynnistellään eikä niiden palveluista, sitovista aikatauluista, sopimuksista, työnjaosta, roolituksesta ole vielä selvyyttä. Keskeinen asia huomioon otettavaksi on se, että maakunta vastaa palveluista ja niiden toimivuudesta. Näin ollen, mikäli kansallista tasolta ohjataan kansallisten ratkaisujen käyttöön (käyttö- tai muu velvoite) on niistä palveluista oltava tarvittavat faktat, sopimukset ja realistiset käyttöönottoaikataulut maakunnan käytettävissä viimeistään vuoden 2019 alkupuolella. 15
Maakuntauudistuksen johtoryhmä 68 18.09.2018 Maakuntavalmistelun keskeiset ICT-riskit ICT-valmistelun keskeisimmät riskit muodostuvat (1) toteuttamisvaiheen resurssoinnista, (2) eri tasojen päätöksentekokyvykkyydestä sekä (3) toimijoiden epäselvistä rooleista. Jo nyt on näköpiirissä, että käynnistyvät ICT-muutostoimenpiteet vaativat merkittäviä henkilöresursseja, eikä kaikkia osaajia tulla löytämään sisäisten hakujen kautta. Tästä syytä maakunnan tulee rakentaa tarvittavat kumppanuudet (in-house) kuntoon, joka mahdollistaa joustavamman ja pitkäjänteisemmän resurssien hankkimisen. POP maakuntavalmistelussa tulee luoda valmiuksia sille, että organisaatiorakenteista ja toimintamalleista kyetään päättämään ajoissa, jotta tarvittavat määritykset voidaan tehdä maakunnan käyttöön tuleviin tietojärjestelmiin. Kaikki ratkaisut on kyettävä testaamaan hyvissä ajoin ennen maakunnan toiminnan alkamista, jotta voidaan välttyä palvelutoiminnan häiriöiltä. Maakunnat ovat jo pitkään viestineet kansalliselle tasolle, että maakunnan ICT-toimijoiden (mm. Vimana, SoteDigi, Kela) roolit eivät ole riittävän selviä. Käytännössä maakuntien käytössä ei ole riittävän yksityiskohtaista tietoa suunnittelutyön pohjaksi. Tämä voi johtaa siihen, että maakuntien on tehtävä omat ratkaisunsa, koska riskit kasvavat muuten sietämättömän suuriksi. Vastuu palveluista ja niiden toimivuudesta on aina maakunnalla. (valmistelija maakuntauudistuksen ICT-vastuuvalmistelija Juhani Heikka puh. 040 685 4041) Muutosjohtajan esitys: Johtoryhmä merkitsee ICT-valmistelun tilannekatsauksen tiedoksi. Päätös: Merkittiin tiedoksi. Liitteet Liite4 ICT tilannekatsaus 18.9.2018 16
Maakuntauudistuksen johtoryhmä 69 18.09.2018 Tiedoksiannot ja muut asiat Maakuntauudistuksen johtoryhmä 18.09.2018 69 Maakuntauudistuksen johtoryhmälle annetaan tiedoksi seuraavat asiakirjat ja asiat: - Työllisyyttä ja hyvinvointia Pohjois-Pohjanmaalle Muutosjohtajan esitys: Asiakirjat ja muut esille tuodut asiat merkitään tiedoksi. Päätös: Merkittiin tiedoksi. Liitteet Liite5 Työllisyyttä ja hyvinvointia Pohjois-Pohjanmaalle 17
Maakuntauudistuksen johtoryhmä 70 18.09.2018 Seuraava kokous Maakuntauudistuksen johtoryhmä 18.09.2018 70 Muutosjohtajan esitys: Vahvistetaan seuraavan kokouksen ajankohta. Päätös: Seuraava kokous pidetään 18.10. 18
Maakuntauudistuksen johtoryhmä 71 18.09.2018 Kokouksen päättäminen Maakuntauudistuksen johtoryhmä 18.09.2018 71 Muutosjohtajan esitys: Päätetään kokous. Päätös: Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 12:17. 19