SÄHKÖISTEN PALVELUIDEN KEHITTÄMISSUUNNITELMA 2015 2017 Toimialojen listaukset olemassa olevista ja kehitettävistä sähköisistä palveluista on koottu liitteeseen 1. Toimialojen valmistelun pohjalta IT-johtoryhmä on valinnut 2015-2017 selvitettävät ja mahdollisesti toteutettavat sähköisten palveluiden laajennus/kehityshankkeet ja aikatauluttanut ne sähköisten palveluiden kehittämissuunnitelmaksi. Sähköisten asiointipalveluiden ohella kehittämissuunnitelmaan on kirjattu myös työprosessien sähköistäminen. SOTE 1.) e-arkisto: - Sähköinen potilastiedon arkisto (earkisto) otetaan käyttöön2015 vuoden alkupuolella. e- Arkiston hankintakustannukset ovat noin 100 000 euroa + 15 000/vuosi. Toimenpide: Otetaan käyttöön 2015 2.) Palveluseteli ja -ostopalvelusetelialusta - Palveluseteli- ja ostopalvelujärjestelmä on sähköinen palvelu jonka avulla hallinnoidaan palveluseteliprosessi. Ennen kaikkea järjestelmä auttaa kuntaa palveluseteliprosessin hallinnoinnissa mutta samalla myös helpottaa asiakkaiden ja palveluntarjoajien asiointia. Toimenpide: Sote ja varhaiskasvatus selvittää 2015 ja raportoi IT-Jorylle 3.) Sähköinen toimeentulotukihakemus: - Sosiaalipalvelut on tutustunut sähköisen toimeentulotukihakemukseen ja selvittänyt ao. sähköisen palvelun kustannukset. Sähköinen toimeentulotukihakemus toimii sosiaalipalveluissa käytössä olevassa Effica ohjelmassa. Palvelun käyttöönotto maksaisi n. 7500 euroa ja käyttö n. 17 000 vuodessa. - Kustannukset ovat aivan liian kovat suhteessa sähköisen palvelun tuottamaan lisäarvoon. Toimeentulotukihakemuksia käsitellään vuosittain noin 1000 1500. Tieto on laskenut että noin kolmannes hakemuksista voisi tulla sähköisesti eli noin 300 500 hakemusta. Järjestelmä ei myöskään tehosta prosessia. Lisäksi toimeentulotuen perusosan maksatuksen siirtyminen Kelaan tulee vähentämään entisestään hakemusten määrää. Toimenpide: ei oteta käyttöön 4.) Sähköinen omaishoidon tukihakemus:
- Sosiaali- ja terveystoimi selvittää mahdollisuudet omaishoidon tukihakemuksen sähköistämiseen. Toimenpide: Sote selvittää 6/2015 mennessä. Raportoi IT-Jorylle. 5.) Muut sosiaalipalveluiden hakemukset: - Sosiaalipalveluissa on useita erilaisia muita hakemuksia joiden vuosittaiset hakemusmäärät ovat pieniä. Näidenkin hakuprosessien sähköistäminen voidaan toteuttaa mikäli taloudellisesti järkeviä vaihtoehtoja löytyy. Toimenpide: Sote seuraa ao. palveluiden kehitystä. 6.) Marevanhoitopotilaiden tekstiviestipalvelu mediatriin - Ao. palvelun käyttöönotto selvitetty. Tekstiviestipalelun käyttökustannukset (1000 /kk) ovat liian korkeat suhteessa järjestelmästä saatavaan hyötyyn Toimenpide: ei oteta käyttöön 7.) Terveysaseman ajanvarauksen sähköisten palveluiden laajentaminen Toimenpide: Sote selvittää 2015 Työprosessien sähköistäminen: 1.) Mobiililaitteiden käyttöönotto vanhuspalvelussa: - Mobiililaitteita voidaan nykyisin hyödyntää etenkin kotihoidon työprosesseissa. Toimenpide: Sote selvittää mobiililaitteiden tarjoamat mahdollisuudet työprosessien parantamiseksi 2015
SIVISTYS 1.) Yhteinen wilma tms. opiskelija hallinto-ohjelma (opetustoimet ja varhaiskasvatus) Huoltajat voivat Wilman kautta seurata ja selvittää oppilaan poissaoloja, tarkastella oppilaan suorituksia, lukea tiedotteita ja lähettää viestejä opettajille ja muulle henkilökunnalle. Opettajat suorittavat oppilaan arvioinnin Wilman kautta, merkitsevät tuntimerkinnät ja poissaolot oppilaille. Kauniaisten koulutoimet käyttävät nykyisin eri Wilma-ohjelmia. Yhteisen järjestelmän käytöstä saatavat hyödyt tulee selvittää myös esiopetuksen osalta. Toimenpide: Sivistystoimi selvittää 2014 aikana. Raportoi IT-Jorylle 3/2015 mennessä. 2.) Tilavarausjärjestelmän asiakasrajapinta ja proeconomica liitäntä Kaupungilla käytössä olevassa tilavarausjärjestelmässä ei ole tällä hetkellä asiakasrajapintaa eikä siis yksittäisillä kuntalaisilla ole mahdollisuutta varata kaupungin tiloja suoraan verkkopalvelusta. Asiakasrajapinnan toteutusta selvittäessä on syytä tarkastella koko järjestelmän vaihtamista ketterämpään. Toimenpide: Selvitetään mahdollisuuksia sivistystoimen johdolla 6/2015 mennessä. Yleishallinto ja YLK mukana omilta osiltaan. 3.) Järjestöavustusten hakeminen sähköisesti kaikilla vapaan sivistyksen alueilla Toimenpide: Sivistystoimi selvittää ja raportoi It-jorylle vuoden 2015 aikana 4.) Verkkosivujen tapahtumakalenterin kehittäminen Toimenpide: Verkkosivujen tapahtumakalenteria kehitetään osana verkkosivujen uudistamista 2015. Yleishallinto vastaa verkkosivuprojektista 5.) Verkkomuseon edelleen kehittäminen (paikallishistoriallisen arkiston edelleen digitointi) Toimenpide: Sivistystoimi laati projektisuunnitelman vuonna 2014. 6.) Sähköinen hoitoaikojen seuranta Toimenpide: Toteutetaan päiväkoti kerrallaan vuoteen 2017 mennessä.
YLEISHALLINTO 1.) Mobiiliruokalista sisältäen ravintoainesisältötiedot - Mobiiliruokalistat tehostavat ruokalistojen laadintaa ja parantaa asiakkaiden informaatiota tarjottavasta ruuasta. Kustannus on vuositasolla noin 4200 euroa. Toimenpide: Toteutetaan 2014. 2.) Sähköinen hankintajärjestelmä - Kaupunginkanslia on tutustunut markkinoilla oleviin sähköisiin hankintajärjestelmiin. Järjestelmien lisensointi on tehty selvästi hankintapalvelukeskuksia tai muuten keskitettyä hankintatoimintaa harjoittavia organisaatioita silmälläpitäen ja tästä johtuen kustannukset nousevat suuriksi sellaisessa organisaatioissa joissa hankintatoiminta on hajautettu. Kustannukset nykyisellä hinnoittelulla noin 20 000 euroa/vuosi+ käyttöönotto noin 6000 euroa. Toimenpide: Kaupunki ei ota sähköistä hankintajärjestelmää käyttöön ennen kuin se on lain mukaan pakollista tai kustannukset alentuvat. Työprosessien sähköistäminen: 1.) Sähköinen työtilan/työpöydän uusiminen - Selvitetään työpisteestä riippumattoman sähköisen työtilan hankkimista jolla voitaisiin mahdollisesti korvata myös tulevaisuudessa kiinteä verkkolevy. Sivistystoimen hallinto pilotoi yhtä mahdollista ratkaisua. Toimenpide: Yleishallinto (kanslia+ tietohallinto) selvittää vaihtoehtoja vuonna alkuvuoteen 2015 mennessä ja raportoi it-johtoryhmälle. Budjetoidaan vuodelle 2015 sähköisen työtilan kehittämiseen tarvittavat rahat. 2.) Rekrytointi- ja kyselyjärjestelmän kehittäminen/tehokkaampi hyödyntäminen - Kaupunginkanslia on selvittänyt eri sähköisten rekrytointiohjelmien ja kyselyohjelmien ominaisuuksia ja kustannuksia. Kaupungilla nykyisin oleva ohjelma on osoittautunut vertailussa kustannustehokkaimmaksi ja toistaiseksi on päätetty jatkaa sen käyttöä ja edelleen kehittämistä. Toimenpide: Yleishallinto seuraa ohjelmien kehitystä ja raportoi IT-jorylle ohjelmien kehityksestä 2016. 3.) Outlookin käytön tehostaminen ja integraatio puhelinvaihteeseen
- kehitetään kaupungin läsnäolotietojen hallintaa outlook kalenterin läsnäolotietoja hyödyntämällä. Tehdään kalenterista tarvittavat integraatiot esim. puhelinvaihteeseen. Toimenpide: Selvitetään integraation kustannukset 2014. Toteutus mahdollisesti 2015. kaupunginkanslia ja tietohallinto raportoivat it- johtoryhmälle. 4.) Hedsamin ja hijat välinen rajapinta - Hedsamin ja Hijatin välinen rajapinta mahdollistaisi esim. ruokaleimausten siirtymisen suoraan palkkahallintoon. Toimenpide: Yleishallinto (kanslia+ tietohallinto) selvittää 2015 onko toteutettavissa ja mitkä ovat kustannukset. 5.) Sisäisen kuukausilaskutuksen prosessin uudistaminen/sähköistäminen Toimenpide: Suunnitellaan toteutus 2014. Otetaan käyttöön 2015. Rahatoimisto vastaa prosessista. 6.) Sähköinen ateriatilaus - sähköinen ateriatilaus tehostaa ruokahuollon prosesseja. Sähköisen ateriatilaus järjestelmän käyttöönotto maksaa 7800 ja käyttökulut vuodessa 1200. Toimenpide: otetaan käyttöön vuoden 2015 aikana. YHDYSKUNTATOIMI 1.) Sähköinen rakennuslupa - käytössä mm. Espoossa sekä muutamissa muissa kunnissa. Selvitettävä hyödyt ja haitat sekä kustannukset Toimenpide: Yhdyskuntatoimi selvittää 6/2015 mennessä ja raportoi IT-Jorylle. 2.) sähköiset kaivuluvat - kehitetään pääkaupunkiseudun alueella yhteisesti. Toimenpide: Yhdyskuntatoimi selvittää ja raportoi IT-johtoryhmälle. 3.) WFS-palvelu (Webmap Feature Service) Toimenpide: Yhdyskuntatoimi selvittää 2015 ja raportoi IT-johtoryhmälle