Tervetuloa AYY:n yhdistyskoulutukseen!
OSIO 1 KLO 17.00 18.15 17.00 Alustus yhdistystoimintaan AYY:n palvelut ja viestintä Aalto-yhteisössä 17.20 Yhdenvertaisuus ja turvallisuus opiskelijayhteisössä Viestintä- ja järjestöasiantuntija Ahto Harmo, AYY 17.40 Opiskelijoiden suruohje Jenny Vainio, Aalto-papit 17.45 Kansainvälisyys ja kolmikielisyys yhdistyksissä Kansainvälisten asioiden asiantuntija Milla Ovaska, AYY 18.00 TTER-avustukset Sihteeri Samu Nurmi, TTER
OSIO 2 KLO 18.25 19.15 Ryhmä 1: Edunvalvonta (Engine Room) Ryhmän vetäjänä AYY:n koulutuspoliittinen asiantuntija Susanna Koistinen Ryhmä 2: Johtaminen (Studio) Ryhmän vetäjänä Slush 2015 Managing Director ja AYY:n entinen hallituksen puheenjohtaja Voitto Kangas Ryhmä 3: Tapahtumajärjestäminen (The Stage) Ryhmän vetäjänä AYY:n tuottaja ja kulttuuriasiantuntija Siiri Kihlström
OSIO 3 KLO 19.25 20.15 Ryhmä 1: Taloudenhoito yhdistyksissä (Engine Room) Ryhmän vetäjänä lainsäädäntösihteeri ja pitkän linjan yhdistystaloustoimija Lauri Koskentausta Ryhmä 2: Tapahtumamarkkinointi ja viestintä(studio) Ryhmän vetäjänä AYY:n tiedottaja Henna Lahti Ryhmä 3: Säännöt ja velvollisuudet, kokoustekniikka ja asiakirjat, hallituksen tehtävät ja vastuu (The Stage) Ryhmän vetäjänä AYY:n viestintä- ja järjestöasiantuntija Ahto Harmo
Tervetuloa AYY:n yhdistyskoulutukseen!
Alustus yhdistystoimintaan
MIKSI YHDISTYS? Tapa organisoida ihmisjoukon toimintaa järjestelmällisesti ja edistää tiettyä tarkoitusta Harrastusyhdistyksiä, aatteellisia yhdistyksiä Yhdistysrakenne tuo turvaa ja jatkuvuutta toimintaa Suomen lainsäädäntö ja käytännöt tukevat yhdistystoimintaa Yleishyödyllisen yhdistyksen ei tarvitse maksaa veroja Yhdistys voi olla rekisteröity tai rekisteröitymätön Rekisteröity yhdistys on siviilioikeudellinen yhteisö ja näin ollen oikeushenkilö: Vastuu yhdistyksellä, kelpoisuus solmia sitovia sopimuksia yhdistyksenä, vuokraus, osto, tili
YHDISTYSTOIMINTA Yhdistyksen on aina toimittava sääntöjensä ja Suomen lain mukaan Yhdistyksellä on oltava hallitus Yhdistyksen pyöritys edellyttää virallisia päätöksiä ja paperitöitä: Hallituksen kokoukset pöytäkirjoineen Yhdistyksen kokoukset Sääntömääräiset kokoukset: yleensä vuosi- ja vaalikokous Toimintakertomus ja suunnitelma, tilinpäätös, tulo- ja menoarvio Yhdistyksen hallituksen on pidettävä jäsenluetteloa: on voitava tarvittaessa todentaa, ketkä ovat yhdistyksen jäseniä
KENEN ON VASTUU? Yhdistyksen toiminnasta vastuussa on loppupeleissä yhdistys itse Jokapäiväistä toimintaa hoitaa hallitus Hallituksella on huolellisuusvelvoite Yhdistyksen kokous on ylin yhdistyksen asioista päättävä taho Myöntää hallitukselle vastuuvapauden tai evää sen Voi kumota hallituksen päätöksiä tai ottaa ratkaisuvallan tietyissä asioissa Yhdistyksen tai hallituksen päätöksen voi vetää hallinto-oikeuteen, jos ei itse osallistunut päätöksentekoon tai jätti eriävän mielipiteen Huom! Rikosoikeudellinen vastuu ei katoa vastuuvapauden myöntämisen myötä
YHDISTYKSET AYY:SSÄ AYY ylläpitää piirissään toimivista järjestöistä yhdistysrekisteriä Liittymällä rekisteriin pääsee AYY:n palveluiden ja tuen piiriin Rekisterissä on kaksi luetteloa, joiden ehdot ja edut määrittää Yhdistysohjesääntö: 1. luettelo: vähintään 60% jäsenistöstä AYY:läisiä, kaikki AYY:n jäsenet voivat liittyä 2. luettelo: toimii aalto-yhteisössä ja harjoittaa opiskelijatoimintaa Lisäksi on erityisaseman yhdistykset (mm. TF, Probba, TOKYO, KY, killat) Yhdistysasioita AYY:ssä hoitaa järjestöasiantuntija ja hallituksen jäsen
KYSYMYKSIÄ? Seuraavaksi AYY:n palveluista ja viestinnästä
AYY:n palvelut ja viestintä Aalto-yhteisössä
TUKEA VIESTINTÄÄN Viestintä- ja järjestösektorit avustavat yhdistyksiä viestinnässä AYY:n avustuksella on helppoa tavoittaa muut yhdistykset ja aaltolaiset AYY.fi:n yhdistysprofiili ja kalenteri AYY Events Viikkotiedote Sähköpostilistat Yhdistystiedote
YHDISTYSPROFIILI On jokaisen AYY:n yhdistysrekisteriin kuuluvan yhdistyksen oikeus mutta myös velvollisuus toiminta-avustusta saaville Kolmikielinen Ylläpidetään ayy.fi tunnuksilla http://ayy.fi/yhdistykset/yhdistyslistaus/
AYY.FI TAPAHTUMAKALENTERI Sama tunnus kuin yhdistysprofiiliin Mahdollisuus kolmikielisyyteen Ei kannata säästellä tai jättää tapahtumia markkinoimatta Kalenterin tapahtumat lisätään AYY:n viikkotiedotteeseen
TIEDOTTEET Viikkotiedote lähtee AYY:n jäsenille maanantaisin, sisällön deadline on to klo 10 Sisältö osoitteeseen tiedotteet@ayy.fi. Yhdistystiedote lähtee yhdistyksille perjantaisin, sisällön deadline on ke klo 10 Sisältö osoitteeseen tiedotteet@ayy.fi
SÄHKÖPOSTILISTAT Yhdistykset-lista Yhdistystiedote Erityiset-lista Erityisaseman yhdistykset Uuden sähköpostilistan voi tilata AYY:n tietotekniikkasektorilta osoitteesta tietotekniikka@ayy.fi Sähköpostilistat ovat aina muotoa @list.ayy.fi
LUKUVUOSIKALENTERI Ilmestyy vuosittain syksyllä Jaetaan kaikille AYY:n jäsenille
AYY SOMESSA Facebook-sivut AYY facebook.com/ylioppilaskunta ja AYY International facebook.com/internationalayy AYY Events facebook.com/groups/ayyevents/ Myös jokaiselta jaostolta löytyy oma Facebook-profiili Twitter ja Instagram @AYY_FI Myös monet AYY:n työntekijät ja hallituslaiset toimivat itsenäisesti aktiivisesti Twitterissä Samalla tunnuksella löytyy myös Snapchat, joka on vielä vähäisessä käytössä
AYY:N VUOKRATTAVAT TILAT Saunatilat (uusi sauna- & kabinettitila Vaasankadulla) Sitsi-, peli- ja kokoustilat sekä muut tilat (uusi sitsitila OK 20 yläkerrassa) Pakettiauto Sekä maksullisia että maksuttomia tiloja Smökin ja Rantasaunan vuokrat kohoavat 250 eurosta 300 euroon ja Otarannan kerhotilan vuokra laskee 80 eurosta 50 euroon. Muuten vuokrat pysyvät entisellään kaikki tilat löytyvät listattuina osoitteesta http://ayy.fi/tilat/
Tilakähmyt VARAAMINEN Erityisaseman yhdistysten varausaika 30.11.-8.12. klo 14.00 asti Muiden ensimmäisen luettelon yhdistysten varausaika 9.12.-16.12. klo 14.00 Varausajan päätyttyä kähmimistilaisuus, jossa käydään läpi päällekkäiset varaukset EAY, kähmyt ti 8.12. klo 17.00 alkaen Kanditalon (OK1) salissa M1 (M232). Muut ens. luettelon yhdistykset, kähmyt ke 16.12. klo 17.00 alkaen Kanditalon (OK1) salissa M1 (M232). jokaisen tilavarauksen tehneen tulee olla paikalla puolustamassa omaa varaustaan, jos sen mielii pitää Lisätietoja seuraavassa yhdistystiedotteessa sekä tarvittaessa AYY:n hallintopäällikö Johanna Pietiläiseltä (etunimi.sukunimi@ayy.fi, 050 520 9434)
VARAAMINEN Tilakähmyjen jälkeen tilat voi varata omilla Aalto-tunnuksilla osoitteessa tila.ayy.fi Vapaana olevia tiloja voi tarkastella osoitteessa https://tila.ayy.fi/resourcegroup/all/ Syksyn 2016 tilojen kähmyt toukokuussa vapun jälkeen
KÄYTTÖSÄÄNNÖT Jokaisen tilan käyttöä koskevat samat yleissäännöt, jotka löytyvät AYY:n nettisivuilta ja TILAsta Päämääränä se, että kaikki tilat säilyvät hyväkuntoisina ja että tila on siistinä seuraavalle varaajalle Sääntöjen noudattamista seurataan aktiivisesti ja niiden noudattavuudesta määrätään sanktioita http://ayy.fi/jasenille/tilojen-vuokraaminen/saannot-ja-sanktiot/
EI NÄIN:
MUUTA HUOMIOITAVAA Yhdistyksesi haluaisi itselleen uuden tilan? AYY tiedottaa vapautuvista tiloista ja niiden hakemisesta yhdistystiedotteessa Tiloja haetaan yleisen hakukierroksen kautta Kun hakukierros on käynnissä, arvioi AYY:n tilatoimikunta kaikki hakemukset ja tekee ehdotuksen tilojen jaosta hallitukselle Hallitus tekee lopullisen päätöksen uusien tilojen jaosta
Koulutukset ja kurssit IT-palvelut Neuvonta MUUT AYY:N PALVELUT YHDISTYKSILLE Lainattava yhdistyskirjallisuus
KOULUTUKSET JA KURSSIT Yhdistyskoulutukset Kerran vuodessa joulukuussa (englanniksi x.12.) Tarpeen mukaan myös muita HOX: vastatkaa palautelomakkeeseen JV- ja EA-kursseja silloin tällöin JV-kurssi todennäköisesti keväällä AYY voi myöntää tapauskohtaisesti tukea myös yhdistysten järjestämiin koulutuksiin
IT-PALVELUT WWW-sivut Ylioppilaskunnan Otax-palvelimelta yhdistysten käytössä on PHP- ja MySQL-tuettu kotisivutila. Sähköpostilistat Yhdistyksille tarjotaan mahdollisuus perustaa ja käyttää Mailman-järjestelmän sähköpostilistoja. Varsinaisia sähköpostilaatikoita emme tarjoa. Omat verkkotunnukset Yhdistykset voivat hankkia käyttöönsä oman verkkotunnuksen eli domainin. Omat verkkotunnukset saadaan toimimaan Otaxilla ja tarvittaessa sähköpostilistoilla. Lisätietoa antaa AYY:n tietotekniikka. tietotekniikka@ayy.fi
NEUVONTA Järjestösektorin tavoittaa osoitteella jarjestoasiat@ayy.fi Yhdistysopas: http://ayy.fi/yhdistykset/yhdistysopas/ Lainattava yhdistyskirjallisuus ayy.fi/yhdistyskirjallisuus Apua tapahtumien järjestämiseen liittyen: kulttuuri@ayy.fi Sääntötulkintaa ja toimimisneuvontaa oudoissa tilanteissa AYY:ltä löytyy myös arkistointi- ja museointi mahdollisuus yhdistyksille (arkisto@ayy.fi ja museo@ayy.fi)
KYSYTTÄVÄÄ? Lisätietoa: Viestintä: tiedottaja@ayy.fi Järjestöasiat: jarjestoasiat@ayy.fi Tilat: tilat@ayy.fi IT: tietotekniikka@ayy.fi Arkisto: arkisto@ayy.fi Museo: museo@ayy.fi
AYY:n toiminta-avustukset
TOIMINTA-AVUSTUKSET AYY:n yhdistysrekisterin 1. luettelon yhdistyksille Jaetaan kerran vuodessa maalis-huhtikuussa Ensi vuonna jaossa 67 000e (18k EAY:ille + 49k muille) TF, TOKYO ja Probba ylioppilaskunnan budjetin mukaisesti Jaetaan AYY:n pisteytysmallin pohjalta Hakeminen Tahlo-järjestelmän kautta: https://tahlo.ayy.fi/ Avustukset jaetaan AYY:n hallituksen hyväksymän (AYYH 27/2014) pisteytysmallin mukaisesti: http://ayy.fi/wpcontent/uploads/pisteytysmalli_fi.pdf
HAKEMUKSEN TÄYTTÄMINEN Avustusta myönnetään ainoastaan kirjoitetun perusteella Vastaa kaikkiin kysymyksiin, jotka järjestelmässä on Lisäksi tarvitset: Toimihenkilö/virkailijaluettelon Jäsenmäärä ja tieto AYY:n jäsenistä Hallituksen yhteystiedot Toimintakertomus ja toimintasuunnitelma Voimassa olevat säännöt Taloustiedot: tase 2015, tilinpäätös 2015, talousarvio 2016
TOIMINTA-AVUSTUSTEN PISTEYTYSMALLI Osa 1: Yhdistyksen perustoiminta ja koko, vaikutus 28 pistettä Osa 2: Toiminnan määrä, 20 pistettä Osa 3: Toiminnan monipuolisuus, 20 pistettä Osa 4: Toiminnan yhteisöllisyys, 24 pistettä Osa 5: Toiminnan vastuullisuus, 8 pistettä Yhteensä 100 pistettä
1. Yhdistyksen perustoiminta ja koko, 28p 1. Jäsenmäärä, 7p 2. Aktiivien määrä, 2p 3. Dokumentit ja talous, 10p 4. Yhdistyksen ainutlaatuisuus aalto-yhteisössä, 5p 5. Yhdistyksen jäsenilleen tarjoamat palvelut, 4p
2. Toiminnan määrä, 20p 1. Vapaa-ajan toiminta, 10p 2. Yleishyödyllinen toiminta, 10p 3. Toiminnan monipuolisuus, 20p 1. Vapaa-ajan toiminta, 10p 2. Yleishyödyllinen toiminta, 10p
4. Toiminnan yhteisöllisyys, 24p 1. Osallistuminen AYY toimintaa ja aalto-yhteisön rakentamiseen, 6p 2. Poikkitieteellisyys, 7p 3. Kansainvälisyys, 5p 4. Avoimuus ja näkyvyys, 6p 5. Toiminnan vastuullisuus, 8p 1. Yhteiskuntavastuu, 8p
KÄSITTELY Toiminta-avustukset käsitellään huhtikuussa ja maksetaan toukokuun aikana Edellytyksenä maksulle on toimiva ayy.fi-yhdistysprofiili JOS YHDISTYKSESI EI OLE TÄNÄ VUONNA VIELÄ SAANUT TOIMINTA- AVUSTUSTA, SE JOHTUU TÄSTÄ. MUISTUTUKSIIN ON SYYTÄ VASTATA. Avustusta ei makseta yksittäisen henkilön tilille: hankkikaa yhdistykselle oma tili! Poikkeukset käsitellään tapauskohtaisesti Annettuja tietoja käytetään yhdistyksen virallisina tietoina AYY-yhteyksissä Vaikka yhdistys ei hae avustusta, yhdistysilmoitus Tahlo:ssa on tehtävä silti.
YHDISTYSILMOITUS Jos yhdistyksesi ei hae toiminta-avustusta, yhdistysilmoitus on silti tehtävä Tarkistetaan, että AYY:n rekisteriin kuulumisen ehdot täyttyvät edelleen ja yhdistys on edelleen toiminnassa Toimijoiden tietojen päivitys Saman järjestelmän kautta ja samaan aikaan kuin toiminta-avustuksen hakeminen
KYSYTTÄVÄÄ? jarjestoasiat@ayy.fi Pisteytysmalli: http://ayy.fi/wpcontent/uploads/pisteytysmalli_fi.pdf Toiminta-avustuksen hakulomake (TAHLO): http://tahlo.ayy.fi/ Palataan asiaan keväällä!
Yhdenvertaisuus ja turvallisuus opiskelijayhteisössä
YHDENVERTAISUUS TARKOITTAA sitä, että kaikki ihmiset ovat samanarvoisia riippumatta heidän sukupuolestaan iästään mielipiteistään seksuaalisesta suuntautumisestaan ulkonäöstään etnisestä tai kansallisesta alkuperästään, vammastaan tai terveydentilastaan kansalaisuudestaan opintoalastaan tai kielestään uskonnostaan ja vakaumuksestaan tai muusta henkilöön liittyvästä syystä
Ketään ei siis saa syrjiä, mutta tasa-arvoa tulee myös edistää
Vaikka yhdenvertaisuus olisikin tuttua, niin silti on paljon muistettavaa ja huomioitavaa
MUTTA MIKÄ NYT VOISI MENNÄ VIKAAN?
(Lähettäjä: hallitus; Vastaanottaja: jäsenistö) NONIIN nyt kaikki bileisiin kerhohuoneelle (5. krs) la 16.pv! Alotellaan kuuden maissa ja lopetellaan, kun lopetellaan. Sen jälkeen siirrytään jatkoille tuttuun paikaan. Sinne on jonkinlainen sisäänpääsymaksu, hallitus ajatteli ainakin mennä taksilla. Ohjelmassa hurjaa menoa, kyllä te tiiätte ;) Jättäkää raamatut ja koraanit kotiin Sekasauna lämpiää jossain vaiheessa ja varsinkin miehet ilahtuu tästä: makkaraa on tarjolla! Myynnissä on kaljaa. Dresscodena perus bileasu, vähemmän on enemmän, Masa tietää :D :D T. Bile-Dani
TIEDOTTAMINEN Viestintäkanavat Tarvittavat tiedot Kohderyhmä Kielet vs.
TAPAHTUMIEN SAAVUTETTAVUUS Vaihtoehtoja Markkinointi Stereotypiat Monipuolisuus
YHDENVERTAISUUDEN HUOMIOIMINEN Parantaa -järjestön edustavuutta -uusien ihmisten mukaan saamista -järjestön toimivuutta -järjestön imagoa ja uskottavuutta -jäsenistön ylpeyden ja kuulumisen tunnetta -järjestön toiminnan eettisyyttä Parantaa ylipäätään kaikkien jäsenten asemaa yhdistyksessä.
TURVALLISUUS Kaikkien yhteinen turvallisuus on asia, josta ei tule missään tilanteessa tinkiä Jos vaaratilanne tapahtuu on tärkeintä tietää, miten toimia Tapahtumajärjestäjien tulisi aina pitää huoli, että vaaratilanteisiin on varauduttu asianmukaisesti
VARAUTUMINEN Ennakoitavaa: paloturvallisuus, kulunvalvonta, uhkaava käytös Oli tila tuttu tai ei LUE OHJEET! Poistumistiet pidetään vapaina, kulkuohjeistuksia ei peitetä, sammutusvälineet ja ensiaputarvikkeet ovat paikallaan Sovitaan, ketkä vastaavat kulunvalvonnasta, eikä anneta tapahtuman laajentua holtittomasti Sovitaan pelisäännöt uhkaavista tilanteista ja minimoidaan helpot riskit
VARAUTUMINEN & MITÄ JOS Ei yllytetä typeryyksiin ja tarvittaessa puututaan. Vältetään ylilyöntejä: ärsyttävillekin tyypeille kohteliaisuus edellä. Mitä jos Jos alkaa huolestuttaa tai joku kokee olonsa turvattomaksi, tilanne on vakava Jos tilanne on uhkaava, tilaisuus tulee keskeyttää välittömästi Jos tilanne uhkaa osallistujien terveyttä, on aina varmistettava osallistujien turvallisuus ja ilmoitettava hätäkeskukseen
HENKILÖÖN KOHDISTUVAT UHAT Häiriökäyttäytyminen ja väkivalta Huumausyritykset vaikeimpia havaittavia Huumausyrityksistä ja muista henkilön terveyteen kohdistuvista rikosepäilyistä tulisi aina ilmoittaa poliisille Minkäänlaista häirintää ja väkivaltaa ylioppilaskunnan ja opiskelijayhdistysten tilaisuuksissa ei siedetä. Yksikin huumausyritys tai väkivallanteko opiskelijatapahtumissa on liikaa
YHTEYSTIEDOT Toivomme, että kaikki vaara- ja häirintätilanteet sekä pienetkin epäilyt huumauksista ilmoitettaisiin viranomaisten lisäksi myös AYY:lle. Lauri Jurvanen, sosiaalipoliittinen asiantuntija, häirintäyhdyshenkilö, lauri.jurvanen@ayy.fi Elli-Noora Kaurila, edunvalvonta-asiantuntija, häirintäyhdyshenkilö, elli-noora.kaurila@ayy.fi Luottamuksellisesti voi olla yhteydessä myös osoitteeseen: hairinta-nainen@ayy.fi tai hairinta-mies@ayy.fi Ahto Harmo, viestintä- ja järjestöasiantuntija, ahto.harmo@ayy.fi