ICT-RYHMÄN LOPPURAPORTTI

12.6.2014 ICT-RYHMÄN LOPPURAPORTTI Sisällysluettelo 1. Yhteenveto... 3 2. Taustaa... 4 3. Työryhmämme organisointi ja työskentelytapa... 4 4. Työryhmämme tarkastelun kohteena olevien palveluiden tai teeman määrittely... 5 5. Työryhmämme EHDOTUS tarkastelun kohteena olevien palveluiden/teeman tuottamiseksi Keski- Uudenmaan kaupungissa... 7 5.1. Palveluiden saavutettavuus... 7 5.1.1. Kyselyn perusteella saatu asukkaiden mielipide... 7 5.1.2. Diakonialaitoksen demokratiatutkimus... 8 5.1.3. Työryhmien jäsenten näkemykset... 9 5.1.4. Mitä palveluita pitäisi saada pois kunnilta?... 10 5.2. Palveluiden sähköistämien... 10 5.2.1. Palveluiden sähköistämisen potentiaalista... 10 5.2.2. Todelliset säästöt saadaan vain toimintatapojen muutoksen kautta... 11 5.2.3. Alueet, joilta löytyy merkittävää säästöpotentiaalia... 13 5.2.4. Konkreettiset tehostamiskohteet eli Hedelmät... 13 5.2.5. Arvioita kokonaispotentiaalista (Top down ja bottom up)... 18

5.3. Tietohallintofunktioiden yhdistäminen... 20 5.3.1. Tietohallintofunktion organisointi... 20 5.3.2. Järjestelmien yhdistäminen kustannukset ja säästöpotentiaali... 22 5.4. Korkean tason tavoitearkkitehtuuri ja roadmap... 25 5.4.1. Tavoitteena tulee olla rajapintainen, modulaarinen arkkitehtuuri... 25 5.4.2. Roadmap systemaattinen eteneminen kohti tavoitetta... 28 6. Työryhmämme ARVIO tarkastelun kohteena olevien palveluiden/teeman tuottamisesta Keski- Uudenmaan kaupungissa... 31 7. Johtopäätökset nykytila-analyysistä, tulevaisuudesta erillisinä kuntina sekä tulevaisuudesta uutena yhdistyneenä kaupunkina... 34 8. Liitteet... 35

1. Yhteenveto ICT-työryhmä oli alun perin osana Muut palvelut ryhmää, mutta sen työ on ollut niin laajaa ja luonteeltaan poikkitieteellistä, että työ on raportoidaan omana kokonaisuutenaan. ICT-työryhmä selvitti kuntien asukkailta ja muiden työryhmien jäseniltä heidän näkemyksiään palvelujen saavutettavuudesta eli sitä, mitkä kunnalliset palvelut pitäisi toteuttaa cityalueen lähipalveluina, mitkä kaupunkipalveluina ja mitkä palvelut kannattaisi sähköistää. Työryhmän tehtävänä oli käsitellä sitä, miten tietohallintofunktio ja sen vastuulla olevat palvelut tulisi organisoida mahdollisessa yhdistyneessä kaupungissa. Samassa yhteydessä arvioitiin tietojärjestelmien ja teknisen infrastruktuurin yhdistämisestä syntyviä kustannuksia ja pidemmällä aikavälillä syntyviä säästöjä. Kuntien Tieran konsulttien toimesta luotiin karkean tason kokonaisarkkitehtuurin ja tiekartan periaatteet perustuen projektin aikana saatuihin tietoihin. ICT-työryhmän keskeisenä tavoitteena oli löytää ICT:n hyödyntämistapoja, joiden avulla voitaisiin saada aikaan säästöjä tai muita hyötyjä. Työryhmä identifioi yhteensä noin 30-35 miljoonan euron (vuosittaisen) säästöpotentiaalin seuraavilta alueilta: Niin sanotut hedelmät (palvelut, joiden sähköistämisellä saataisiin nopeasti konkreettisia hyötyjä) - jopa 25-30 miljoonaa euroa. Voimakas palvelujen sähköistäminen asiakaspalvelussa - 2 miljoonaa euroa. Sähköinen maksaminen pelkästään kansalaisopistoissa - 1-1,5 miljoonaa euroa. Tietohallintojen yhdistäminen - ainakin 1,5-2,5 miljoonaa euroa ICT-ryhmän vastuualueen näkökulmasta Keski-Uudenmaan kuntien yhdistyminen on positiivinen ja suositeltava vaihtoehto. Modernin tietotekniikan soveltamiseen toiminnan tehostamiseksi kohdistuu suuria odotuksia ja sen soveltamisessa onkin suuri potentiaali. Uuden kaupungin rakenteiden ja toimintoja suunnittelu alusta alkaen sellaisiksi, että niitä voidaan helposti tukea ICT-ratkaisuilla, voi olla jopa ratkaisevassa roolissa sopeuttamistarpeiden ratkaisuna. Jos Keski-Uudenmaan kuntien yhdistyminen ei toteudu, monet seikat puhuvat sen puolesta, että niiden kannattaa tiivistää yhteistyötä tietohallinnon ja ICT:n hyödyntämisen alueella. Tietoteknisten palveluiden hankintaa kannattaa tehdä yhdessä, mutta myös tietohallintoyhteistyötä kannattaa syventää merkittävästi.

2. Taustaa Työryhmä on tehnyt valmistelutyötä koko selvityksen työsuunnitelmaan, kuntarakennelakiin sekä työryhmän projektisuunnitelmaan perustuen. Työryhmä oli alun perin osana Muut palvelut ryhmää, mutta sen työ on ollut niin laaja, että työ on perusteltua raportoida omana kokonaisuutenaan. ICT-ryhmän työ on ollut luonteeltaan poikkitieteellistä eli se on sivunnut kaikkien ryhmien toiminta-aluetta. 3. Työryhmämme organisointi ja työskentelytapa Työryhmä on toiminut pääasiassa kahdella kokoonpanolla projektin ydinryhmänä ja tietohallintopäällikköjen ryhmänä. Projektin ydinryhmän kokoonpano on ollut seuraava: Mikael Grannas, Sipoo, kunnanjohtaja, ryhmän puheenjohtajana Risto Carlson, Kerava, tietohallintopäällikkö Johanna Viita, KU-yhdistysselvitys, projektinjohtaja Niko Lindberg, Hyvinkää, tietohallintopäällikkö Tero Kulha, Kuntien Tiera, projektipäällikkö Hanna Majurinen, VM, projektipäällikkö Ydinryhmä piti projektin aikana 3 kokousta ja käsitteli sen lisäksi välituloksia ja lopputuloksia useaan otteeseen sähköpostitse ja puhelinkeskustelujen avulla. Tietohallintopäällikköjen ryhmän kokoonpano on ollut seuraava: Niko Lindberg, Hyvinkää, tietohallintopäällikkö, ryhmän puheenjohtajana Markku Anttila, Mäntsälä, tietohallintopäällikkö Niko Kinnunen, Tuusula, tietohallintopäällikkö Jarmo Salminen, Järvenpää, tietohallintopäällikkö Arja Toivonen, Nurmijärvi, tietohallintopäällikkö Tero Kulha, Kuntien Tiera, projektipäällikkö Jani Moliis, Kuntien Tiera, asiantuntijapalveluiden johtaja Hanna Majurinen, VM, projektipäällikkö Tietohallintopäälliköiden ryhmä piti projektin aikana 3 työpajaa ja yhden etäyhteyskokouksen.

ICT-ryhmän käytännön työstä ovat vastanneet pääosin Kuntien Tieran konsultit Tero Kulha, Kea Kangas-Lång ja Jani Moliis. Projektista ja tästä loppuraportista lisätietoja voivat tarvittaessa antaa Tero Kulha (040-506 88 86) ja Mikael Grannas (040-752 98 03). ICT-ryhmä teetti työnsä alussa kuntalaiskyselyn, jossa tutkittiin puhelinhaastattelujen avulla Keski-Uudenmaan kuntien asukkailta heidän mielipiteitä kunnallisten palvelujen saavutettavuudesta. Tutkimuksen otos oli noin 1000 henkeä ja haastateltavat oli valittu siten, että ne edustivat tasapainoisesti eri kuntia, sukupuolia ja ikäryhmiä. Tutkimuksen toteutti Taloustutkimus Oy. ICT-ryhmä teki yhteistyötä kaikkien työryhmien kanssa. Työryhmien jäseniltä kysyttiin samaa (edellä mainittua) palvelujen saavutettavuutta eli sitä, mitkä kunnalliset palvelut pitäisi toteuttaa cityalueen lähipalveluina, mitkä palvelut kannattaisi toteuttaa kaupunkipalveluina ja mitkä palvelut kannattaisi sähköistää. Kysely toteutettiin työryhmien jäsenille nettikyselynä ja saatuja tuloksia käsiteltiin kunkin työryhmän (paitsi talousryhmän) kanssa pidetyssä työpajassa. ICT-ryhmä oli vastuussa kaikkien työryhmien jäsenille tarkoitetun seminaarin sisällöstä. Runsaan puolen päivän seminaari järjestettiin Järvenpäässä 9.4. Seminaarissa tehtiin yhteenveto työryhmien käsityksistä erilaisten palveluiden saavutettavuudesta. Samoin seminaarissa pyrittiin kartoittamaan kunnallisia palveluita, joiden sähköistämisellä saataisiin nopeasti konkreettisia hyötyjä. Näitä palveluita kutsutaan tässä raportissa Hedelmiksi (ns. Low hanging fruits) Työryhmän tehtävänä oli käsitellä sitä, miten tietohallintofunktio ja sen vastuulla olevat palvelut tulisi organisoida mahdollisessa yhdistyneessä kaupungissa. Samassa yhteydessä arvioitiin tietojärjestelmien ja teknisen infrastruktuurin yhdistämisestä syntyviä kustannuksia ja pidemmällä aikavälillä syntyviä säästöjä. Tätä työtä tehtiin ICT-nykytila-analyysin pohjalta pääosin tietohallintopäällikköryhmän työpajoissa. Karkean tason kokonaisarkkitehtuuri ja roadmap määriteltiin projektin aikana saatuihin tietoihin ja julkisen sektorin hyviin käytäntöihin perustuen Kuntien Tieran konsulttien toimesta. 4. Työryhmämme tarkastelun kohteena olevien palveluiden tai teeman määrittely

ICT-ryhmän vastuulla ei ollut samanlaista palvelukokonaisuutta kuin varsinaisilla työryhmillä. Keskeisimpänä tavoitteena on ollut selvittää millainen säästöpotentiaali olisi mahdollista saavuttaa kunnallisten palveluiden voimakkaalla sähköistämisellä. Tältä osin tarkastelu on kohdistunut muiden ryhmien alueelle kuuluviin palveluihin. Ryhmän toisena tavoitteena on ollut luoda näkemys tietohallintofunktion organisoimisesta ja tietoteknisten palveluiden järjestämisestä uudessa kaupungissa. Näiden osalta työ on ollut samanlaista kuin muidenkin ryhmien työ. Päätavoitteeseen pyrittiin selvittämällä kuntalaisilta ja työryhmiltä, mitä palveluita ylipäätään olisi mielekäs sähköistää, arvioimalla sähköistämisestä saatavia säästöjä ja muita hyötyjä sekä kartoittamalla tarkemmalla tasolla joukko konkreettisia sähköistettäviä palveluita, joiden sähköistämisestä voidaan saada kohtalaisen nopeasti hyötyjä. Vaikka tietohallintofunktion ja palveluiden järjestämistä tulee pohtia ja suunnitella, on valittu linja (keskittyminen ICT:n hyödyntämiseen substanssitoimintojen tehostamisessa) ollut hyvin perusteltu siksi, että ICT kustannukset edustavat vain noin kahta prosenttia Keski- Uudenmaan kuntien verokertymästä. Näin ollen tietohallintofunktion merkitys kuntien taloudellisen sopeuttamistarpeen ratkaisemisessa on marginaalinen, mutta ICT:n neuvokkaan hyödyntämisen merkitys voi olla ratkaiseva. Keskeinen ICT-ryhmän tehtäväalueelle kuuluva laki on syksyllä 2011 voimaan tullut Laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta eli ns. Tietohallintolaki. Laki painottuu julkisen hallinnon, eli valtion ja kuntien, tietojärjestelmien yhteentoimivuuden lisäämiseen. Tämän toteutumiseksi laki edellyttää julkisen hallinnon viranomaisten käyttävän yhtenäistä kokonaisarkkitehtuuria ja yhteisiä palveluita. Lisäksi järjestelmien tulee olla yhteentoimivuuden kuvausten ja määritysten mukaisia. Nykyisellään Keski-Uudenmaan kuntien kokonaisarkkitehtuuri työ on ollut vähäistä pääosin resurssien puutteesta johtuen. Kuntien yhdistäminen yhdeksi kaupungiksi parantaisi kokonaisarkkitehtuurityöhön käytettäviä resursseja, jolloin lain velvoitteisiin pystyttäisiin vastaamaan asianmukaisesti. Lähitulevaisuudessa tietohallintotoimintoon vaikuttaa myös laki yhteispalvelupisteestä. Se luo puitteet palvelupisteille, joihin kootaan valtion virastojen ja laitos palveluja sekä hyvin todennäköisesti myös kuntien palveluita. Tällaisten palvelupisteiden toiminnan tukemista varten tarvitaan muutoksia myös tietojärjestelmiin ja tekniikkaan.

5. Työryhmämme EHDOTUS tarkastelun kohteena olevien palveluiden/teeman tuottamiseksi Keski-Uudenmaan kaupungissa 5.1. Palveluiden saavutettavuus Koko Keski-Uudenmaan kuntien yhdistymisselvitys -hankkeen eräänä isona tavoitteena oli määrittää, kuinka kunnalliset palvelut kannattaisi järjestää uudessa kaupungissa. Lähtökohtana oli Keski-Uudenmaan kaupungin visio älykkäästä verkostoituneesta kaupungista. ICT-ryhmässä tähän kysymykseen paneuduttiin selvittämällä asukkaiden mielipiteitä ja työryhmien jäsenten näkemyksiä palveluiden järjestämistavoista. 5.1.1. Kyselyn perusteella saatu asukkaiden mielipide Osana projektia tehtiin Taloustutkimuksen käytännössä toteuttama kuntalaiskysely, jossa tuhannelta Keski-Uudenmaan kuntien asukkaalta kysyttiin, mitä kunnallisten palveluja pitäisi saada lähimmästä taajamasta (cityalueen lähipalvelut), mitä palveluja voidaan keskittää (kaupunkipalvelut) ja mitä voidaan sähköistää. Yhteenveto tutkimuksesta on liitteenä 1. Kyselyyn valittiin palveluista sellaisia, jotka voidaan ainakin periaatteissa sähköistää osin tai kokonaan. Vastausten perusteella asiakkailla on vähintään kohtalaiset valmiudet monien palveluiden käyttämiseen sähköisesti. Esimerkiksi lupa- ja ajanvarauspalveluissa henkilökohtaista palvelua haluaa vain alle 10% vastaajista. Ajatus henkilökohtaisesta palvelusta on etupäässä ikäkysymys. 65-79-vuotiaat ovat nuorempia vastaajia useammin sitä mieltä, että palvelu pitäisi saada henkilökohtaisena palveluna. Selvitettäessä kuntalaisten näkemystä siitä, mitkä palvelut pitäisi olla saatavissa cityalueen lähipalveluina (=lähimmästä taajamasta) ja mitä voidaan keskittää, halutuimmaksi lähipalveluiksi nousivat terveyskeskus, kirjasto ja neuvolapalvelut (huom! kyselystä jätettiin pois kaikkein ilmeisimmät lähipalveluna tarjottavat palvelut eli ala-aste ja päiväkoti). Terveyteen liittyvät peruspalvelut erottuivat vahvasti myös tilanteissa, joissa haastateltaville annettiin vain muutama palveluvaihtoehto, joista piti valita se, jonka koki tärkeimmäksi lähipalveluksi. Kuten olettaa saattaa, erilaisten lupapalveluiden saatavuutta pysyvänä cityalueen lähipalveluna ei pidetty kovinkaan tärkeänä.

Kun asukkailta kysyttiin spontaanisti (ilman annettuja vaihtoehtoja), Mikä tai mitkä palvelut on ehdottomasti oltava saatavissa teitä lähimmästä taajamasta? terveydenhoidon, terveyskeskuksen ja neuvolan halusi lähipalveluksi 77% vastaajista. Alakoulun tai yläkoulun mainitsi 43% vastaajista ja kaikki muut palvelut saivat alle mainintoja alle 20%:lta vastaajista. 5.1.2. Diakonialaitoksen demokratiatutkimus Diakonia-ammattikorkeakoulu toteutti osana KUUMA-seutu liikelaitoksen Lähidemokratiahanketta Osallistu ja vaikuta kysely, joka toteutettiin avoimena internet-kyselynä maalishuhtikuun 2014 aikana. Keski-Uudenmaan kuntien yhdistymisselvitykseen liittyvään avoimeen kuntalaiskyselyyn vastasi maalis-huhtikuussa 989 alueen asukasta. Useimmiten vastaajat halusivat vaikuttaa terveyspalveluihin (lähinnä terveyskeskus ja lääkärinvastaanottotoiminta) sekä teknisiin palveluihin (teiden ja katujen hoito sekä joukkoliikennepalvelut). Vaikuttamisen keinoista vastaajat tunsivat parhaiten perinteiset tavat ja uskoivat niiden voimaan. Tästä huolimatta he halusivat kunnilta lisää uusia, sähköisiä ja erilaisille ryhmille kohdistettuja osallistumis- ja viestintätapoja. Vastaajat kokivat järjestöt hyviksi vaikuttamisen kanaviksi. Ylivoimaisesti eniten vastaajat uskoivat poliittisten järjestöjen ja puolueiden vaikutusvaltaan kuntiin nähden. Toisella sijalla olivat tasaväkisinä kylä- ja kaupunginosayhdistykset sekä tuottaja- ja yrittäjäjärjestöt. Vaikuttamis- ja osallistumistavoista kärkeen nousivat äänestäminen sekä erilaiset kyselyt ja palautteet. Tapoja vaikuttaa ja osallistua kuntien palveluihin sekä oman asuinalueen kehittämiseen pitää kuitenkin vastaajien mielestä voimakkaasti modernisoida. Nyt ne ovat keskivertoa eli seiska-arvosanan luokkaa. "Nettikyselyt ovat tätä päivää, samoin nettiäänestäminen", vastauksissa esimerkiksi todettiin. Vastaajien mukaan pelkkä yleistiedottaminen ei enää riitä. Kunnan pitäisi olla aktiivinen alueiden omissa facebook-ryhmissä tai perustaa itse erilaisia sähköisiä tiedotusryhmiä eri teemoja tai alueita varten. Tärkeää on myös, että iäkkäät ja vammaiset huomioidaan yhdenvertaisesti. Lisäksi vastaajat korostivat viestinnän ja palveluiden vuorovaikutteisuutta. Asukkaan tulee helposti nähdä kunnan reaktio omaan viestiinsä sekä sen käsittelyn edistyminen.

5.1.3. Työryhmien jäsenten näkemykset Palveluiden saavutettavuuden vaihtoehtoja selvitettiin yhteistyössä työryhmien kanssa. Tämän tehtävän lähtökohdaksi otettiin VM:n vuonna 2012 tekemä selvitys kuntien niistä tehtävistä, joista on säädetty laissa. Kokonaisuudessaan näitä tehtäviä on 535 kappaletta, mutta tässä projektissa määrää karsittiin jättämällä Keski-Uudenmaan kuntien kannalta epäolennaisimmat lakisääteiset (esim Saamen kieltä koskevat) tehtävät pois. Tehtävät jaettiin eri työryhmille niiden asiantuntemuksen mukaisesti. Suurin osa tehtävistä kuului Soster- ja MALY-ryhmien vastuulle. Työryhmien jäsenille lähetettiin nettikysely, jossa heidän tuli ottaa kantaa oman ryhmänsä alueelle kuuluviin tehtäviin. Asiantuntijoilta kysyttiin kunkin palvelun kohdalla, pitäisikö se järjestää Staattisena (eli jatkuvasti saatavana) lähipalveluna (cityalueen lähipalvelu) Itsepalveluna Mobiilina lähipalveluna (joka ei ole säännöllisesti saatavana) Keskitettynä palveluna (kaupunkipalveluna) Sähköisesti käynnistettynä palveluna Kokonaan sähköisenä palveluna tai Voidaanko palvelua tehostaa sähköistämällä Kyselyn jälkeen ryhmien kanssa pidettiin työpajat, joissa nettikyselyn tuloksia käytiin läpi ja jalostettiin. Kyselyn ja keskustelujen perusteella pystyttiin tunnistamaan palvelut joiden saavutettavuudesta cityalueen lähipalveluna tai kaupunkipalveluna vallitsi yksimielisyys tai melkein yksimielisyys. Cityalueen lähipalveluiksi haluttiin: Päiväkotihoito Perhepäivähoito Esiopetus Oppivelvollisten perusopetus Osa-aikainen erityisopetus Tehostettu tuki (koululaisille) Aamu- ja iltapäivätoiminta Vaalipäivän äänestyksen järjestäminen Kaupunkipalveluiksi haluttiin: Oppisopimuskoulutus Kansanopistot Kesäyliopistot

Teatteritoiminta Yliopistollinen sairaala nsihoidon järjestäminen Erityistason sairaanhoito Talous- ja velkaneuvonta läinlääkäripäivystys esihuollon järjestäminen Henkilökohtaisten apuneuvojen ja apuvälineiden järjestäminen Sopeutumisvalmennus Perhehoito mpäristöterveydenhuolto Potilaan siirtokuljetus nsihoitopalvelun järjestäminen Työryhmien asiantuntijoiden näkemys cityalueen lähipalveluista ja kaupunkipalveluista on perusteltu ja uskottava. Merkittävää on se, että kuntalaisille tärkeimmät lähipalvelut (terveyskeskus, kirjasto ja neuvola) puuttuvat ensisijaisten cityalueen lähipalveluiden listalta. Niiden tarjoamista lähipalveluina suositeltiin, mutta ei aivan yksimielisesti. Jotkut asiantuntijat näkivät muitakin mahdollisuuksia kyseisten palveluiden järjestämisessä (citypalvelut) kuin niiden tarjoamisen jokaisessa taajamassa. 5.1.4. Mitä palveluita pitäisi saada pois kunnilta? Työryhmien jäsenille tehdyn nettikyselyn yhteydessä pyydettiin nimeämään palvelut, jotka pitäisi siirtää pois kuntien vastuulta (osa VM:n listassa olevista palveluista on jo jonkin muun tahon vastuulla). Lista näistä palveluista on raportin liitteenä numero 2 5.2. Palveluiden sähköistämien 5.2.1. Palveluiden sähköistämisen potentiaalista Palveluiden sähköistämisellä tarkoitetaan palveluihin liittyvien tietojen käsittelyä sähköisessä muodossa koko palveluprosessin ajan ja uuden teknologian muuta käyttöä palveluprosessien tehostamisessa. ICT-ryhmän työn kenties tärkeimpänä tavoitteena oli arvioida, mikä voisi olla palveluiden sähköistämisen säästöpotentiaali ja sen merkitys kuntien taloudellisen sopeuttamistarpeen ratkaisussa. Sähköistämisen säästöpotentiaalin arviointi tarkasti on

erittäin vaikeaa. Toisaalta ICT:n merkitys sopeuttamistarpeen ratkaisussa voi olla jopa ratkaiseva. ICT-ryhmä ei pysty antamaan yhtä yksiselitteistä lukua säästöpotentiaaliksi, koska palveluiden sähköistämisen kysymys on hyvin monisyinen kokonaisuus. Ryhmä pyrkii kuitenkin arvioimaan asiaa tarkastelemalla palveluiden sähköistämisen ja ICT:n hyödyntämisen potentiaalia useasta eri näkökulmasta. Ryhmä tunnisti työssään kolme eri tasoa, joilta sähköistämiseen liittyvää säästöpotentiaalia kannattaa etsiä ja joilta sitä voi löytää. Tasot on esitetty alla olevassa kuvassa. ICT:n avulla tehostettavia palveluita voidaan etsiä ja löytää eri lähtökohdista Ydinasiat Potentiaaliset tehostamisteemat Konkreettiset palvelut Copyright Kuntien Tiera Oy 18 Ylimmältä tasolta löytyy eniten säästöpotentiaalia, mutta sen realisointi on vaikeampaa ja se vaatii eniten panostuksia ja aikaa. Keskimmäiseltä tasolta löytyy astetta konkreettisempia tehostamisteemoja ja alimmalta tasolta löytyy konkreettisia palveluita, joiden sähköistämiseksi voidaan jopa määrittää business caset. Kukin taso on esitelty seuraavissa kappaleissa. 5.2.2. Todelliset säästöt saadaan vain toimintatapojen muutoksen kautta Merkittäviä säästöjä saadaan vasta, kun nykyisiä toimitapoja kehitetään aidosti sähköisiksi. Pelkästään nykyisten, paperipohjaisten toimintatapojen sähköistämisellä ei saada aikaan

merkittäviä säästöjä, vaan koko toimintatapa on muutettava sähköisen ajattelumaailman mukaiseksi. Esimerkiksi sähköinen arkistointi voidaan periaatteessa toteuttaa siten, että prosessin aikana syntyneet asiakirjat skannataan digitaalisiksi dokumenteiksi ja arkistoidaan sähköisinä tiedostoina. Näin säästetään arkistointitilaa ja tietojen haku niitä tarvittaessa nopeutuu. Oikeaoppinen menettelytapa jolla saadaan aikaan suurempia säästöjä on kuitenkin suunnitella koko prosessi sellaiseksi, että tieto syntyy ja tallennetaan alun perin sähköiseen muotoon ja se säilyy sellaisena koko prosessin ajan arkistointiin asti. Toimintatapojen muutoksessa on kaksi pääsuuntaa, joita kehittämällä saadaan aikaan todellisia säästöjä. Ensimmäinen on pitkien (substanssitoiminnan) prosessien uudistaminen. Monet prosessit pitää suunnitella uudelleen ja kokonaisvaltaisesti, niin että koko aito prosessi katetaan päästä päähän esimerkiksi alkaen asiakastarpeesta ja päättyen vaikuttavuuteen asiakkaalle. Hyvä esimerkki on kunnan maankäyttöön liittyvät vaiheet. Pitkässä prosessissa pitäisi pystyä integroimaan yhteen maan hankinta, maaomistuksen hallinta, kaavoitus, kunnallistekniikan rakentaminen ja tonttien myynti tai vuokraaminen. Nyt pitkä prosessi on monessa kunnassa pilkottu pienempiin osiin, joita on toki tuettu tietojärjestelmillä, mutta samalla prosessissa saattaa olla katkoskohtia, joissa tieto siirtyy järjestelmästä toiseen jopa manuaalisesti. Prosessien kehittämisessä lähtökohdaksi tulee ottaa kunnan asiakas (kuntalainen, kunnassa toimiva yritys tai muu asiakas) ja miettiä prosesseja ja niiden kehittämistä asiakkaan näkökulmasta ei organisaatiorajojen mukaan. Järvenpään nykyinen pääosin asukkaan elinkaareen pohjautuva - toimintatapa on askel oikean suuntaan. Toinen ylätason tehostamisen pääsuunta on tietojen parempi hallinta. Nykyisellään kuntien vastuulla olevat tiedot (esimerkiksi asukastiedot ja henkilöstötiedot) ovat hajautuneina useisiin eri järjestelmiin ja systemaattisesta perustietojen hallinnasta ei ole esimerkkejä. Tämä lisää kustannuksia, jotka johtuvat turhan monien järjestelmien ylläpidosta ja tietojen vaivalloisesta yhdistämisestä. Myös käsitteistö on hajanaista. Esimerkiksi taloushallinnon ja henkilöstöhallinnon näkemys organisaatiosta voi poiketa toisistaan. Suurin haitta käsitteistön ja tiedon hajanaisuudesta on se, että toiminnan ohjaamisesta ei saada ajantasaista ja luotettavaa tietoa (paitsi korkeintaan perusteellisten erillisselvitysten avulla). Esimerkiksi palveluiden todellisista tuottamiskustannuksista ei saada riittävän tarkkaa tietoa. Tällaisen tiedon puute estää löytämästä tehottoman toiminnan juurisyitä ja estää oikeiden korjaavien toimenpiteiden tunnistamista.

Keski-Uudenmaan kuntien yhdistyminen Keski-Uudenmaan kaupungiksi olisi ainutlaatuinen tilaisuus pitkien prosessien ja tietojen hallinnan kokonaisvaltaiselle suunnittelulle ja kehittämiselle. 5.2.3. Alueet, joilta löytyy merkittävää säästöpotentiaalia Työryhmä tunnisti joukon rajatumpia alueita ja toimintatapoja, joita kehittämällä ja ICT:llä tukemalla voidaan saada aikaan tuntuvia säästöjä. Tällaisia ovat ainakin seuraavat alueet Asiakkaiden itsepalvelu, silloin kun se on mahdollista Ihmisten syrjäytymisen tai sairastumisen ennakointi ja ennaltaehkäisy Perinteisestä demokratiasta kohti kasvavaa yhteisöllisyyttä mm. sosiaalista mediaa hyödyntämällä Sähköinen allekirjoituksen käyttöönotto (tärkeää kokonaan sähköisessä asioinnissa) Siirtyminen manuaalisesta toimintatavasta vahvasti yhteen toimiviin, sähköistä toimintatapaa toteuttaviin prosesseihin. Contact Centerit / Asiakaspalvelukeskukset Kaiken ajanvarauksen sähköistäminen (tietyin rajauksin) Kaikkien liikkuvien resurssien hallinta mobiilin kotihoidon tapaan Erikoislääkäriyhteys videoitse yleislääkärin vastaanotolta Sähköinen äänestäminen, joka sopisi hyvin kaupungin visioon (vaatii erillisluvan) Erityisen huomion näistä tehostamisalueista ansaitsevat sähköinen asiointi ja sähköinen arkistointi, jotka myös liittyvät läheisesti yhteen. Sähköinen asiointi edellyttäisi esimerkiksi erilaisten lupahakemusten ja neuvontapalveluiden systemaattista suunnittelua sellaisiksi, että ne voidaan toteuttaa kokonaan digitaalisen tiedon avulla. Mahdollisuuksien mukaan käytettäisiin myös yhtenäistä sähköisen palvelun alustaa eikä rakenneta jokaiselle palvelulle omaa järjestelmää. Valtion johdolla toteutettu Lupapiste.fi on lupaava esimerkki siitä millaisia valmiita ratkaisuja on saatavilla. Sähköistä arkistointia on tutkittu Suomessa jo pitkään, mutta toimintamallin (laajan käyttöönoton) esteenä on ilmeisesti joitain periaatteellisia esteitä. Kun nämä esteet saadaan poistettua, sähköinen arkistointi tarjoaa huomattavaa säästöpotentiaalia, varsinkin, jos sitä aletaan nopeasti käyttää kaikkiin kunnan arkistointitarpeisiin. Yhdistettynä sähköiseen asiointiin sen avulla saavutetaan merkittäviä tuottavuushyötyjä. 5.2.4. Konkreettiset tehostamiskohteet eli Hedelmät

Työryhmä käytti paljon aikaa tunnistaakseen joukon konkreettisia toiminnan kehittämiskohteita, joiden tehostamisella ICT:n avulla voitaisiin saada nopeasti hyötyjä, ja analysoimalla tunnistettuja kohteita. Näitä kehittämiskohteita kutsuttiin alussa termillä Low hanging fruits ja sittemmin niitä kutsuttiin Hedelmiksi. Tavoitteena oli rajata Hedelmät tarkasti ja konkreettisesti niin, että pystyttäisiin arvioimaan niiden toteuttamisen vaativat panostukset ja saavutettavissa olevat hyödyt. Kävi ilmi, että kaikkien Hedelmien toteuttamisella ei välttämättä saada aikaan paljoakaan säästöjä, mutta niillä voidaan saada aikaan muita hyötyjä kuten parempaa palvelua kuntalaisille. Hedelmät ovat epäilemättä hyödyllisiä, mutta rajallisuutensa vuoksi ne yksin eivät voi ratkaista kuntien taloudellista sopeuttamistarvetta. Se onnistuu vain kokonaisvaltaisen ICT:n hyödyntämisen avulla. Projektin aikana tunnistettiin noin 30 potentiaalista hedelmää, joista tarkemmalla tasolla analysoitiin seuraavat: 1. Rakennusvalvonnan sähköistäminen 2. Toimitilojen ja omaisuuden hallinnan sähköistäminen 3. ICT:n avulla kutsuohjattuja liikenneratkaisuja 4. Teknologian hyödyntäminen hoidon ja jatkohoidon tarpeen arvioinnissa 5. Kuntalaisten asioiden ja palautteiden läpinäkyvä seuranta, Fix my street 6. Etäneuvotteluvalmiudet 7. Peruskirjastojen automatisointi 8. Opettajien työajan seurannan prosessin parantaminen 9. Yhteisöllisyys ja videoyhteydet yksinäisyyden ehkäisemisessä 10. Jonojen (esim. terveyskeskusjonojen) näyttäminen netissä 11. Kuntalaisen kustannusjalanjäljen selvittäminen => tarvittaessa tuen räätälöinti 12. Liikkuvien resurssien hallinta teknisessä toimessa Yhteenveto hedelmien käyttöönoton kustannuksista, mahdollisesta säästöpotentiaalista ja kyseisen palvelun käyttöönoton helppoudesta on alla olevassa taulukossa. Hedelmän nimi Mitä hedelmän toteuttaminen edellyttää. Säästöpotentiaali Käyttöönoton helppous Rakennusvalvonnan sähköistäminen Lupapiste.fi käytön aloittaminen ja integrointi taustajärjestelmiin n. 50.000 euroa per kaupunki. Kustannussäästöt oin 500.000 euroa vuodessa Helppo Toimitilojen ja omaisuuden hallinnan Uuden järjestelmän (joka voi olla jokin nykyisistä) hankkiminen kiinteistöjen hallintaan. Toimitilojen kustannukset 60 MEUR vuodessa. Säästöpotentiaali keskipitkällä Keskiverto

sähköistäminen Mahdollisesti yksi ja sama järjestelmä vuokrien hallintaan ja ylläpitoon. Käyttöönotto alle 100.000 euroa (arvio). aikavälillä (5-10 v) yhteensä noin 12 % ylläpitokustannuksista eli 7,2 MEURia ICT:n avulla kutsuohjattuja liikenneratkaisuja Eri hallinnon alueiden kuljetusten yhteinen koordinointi ja soveltuvin osin oma tuotanto. Ajoneuvojen hallinnan osaamista (ja järjestelmä) logistiikkayrityksistä. Sosterin ja Sivin kuljetukset yhteensä n.15 MEUR. Yhdistetään ja tehdään paljon itse, säästetään noin 20% = 3 MEUR Liikenneratkaisujen kehittäminen osana palveluverkon suunnittelua voida tuoda tuntuvia lisäsäästöjä (esim. osa kansalaisopistojen pisteistä pois). Hankala Teknologian hyödyntäminen hoidon ja jatkohoidon tarpeen arvioinnissa 5% vähennys lääkäri- ja hoitajakäynneissä tarkoittaa 2,9 MEURin säästöjä Keskiverto Kuntalaisten asioiden ja palautteiden läpinäkyvä seuranta Voidaan soveltaa Helpdeskjärjestelmää. Muitakin valmiita järjestelmiä olemassa. Käyttöönoton kustannukset vähäiset, mutta mahdolliset integraatiot taustajärjestelmiin maksaa 5.000-10.000 per liittymä Säästöjä syntyy, kun asukkaat ottavat vastuuta ympäristöönsä ja löytyviä vikoja ja ongelmia voidaan korjata mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Säästöpotentiaalin arviointi vaikeaa, mutta tällä on merkittävä vaikutus asiakastyytyväisyydelle. Keskiverto Etäneuvotteluvalmiudet Kevyen mallin eli Lyncin hyödyntäminen 10 euroa per työntekijä per vuosi. Käyttöönotto periaatteessa ilmainen Noin 10.000 työntekijää (arvio). Jos 15% työntekijöistä tekee kerran viikossa (40 työviikkoa) kokousmatkan 30 kilometrin Helppo

päähän (matka-aika 1 tunti). Vuodessa kertyy 60.000 kokousmatkaa, joista kertyy 60.000 matkustustuntia ja 1,8 miljoonaa kilometriä. Näistä kertyy yli 30 henkilötyövuotta. Potentiaalinen säästö noin 2-3 MEURia. Peruskirjastojen automatisointi Edellyttää varausautomaatteja, kameroita ja uusia korttilukitusjärjestelmiä. Kertainvestointi, jonka kokoluokka ei tiedossa. Pystytään ylläpitämään nykyinen kirjastoverkko ja kirjastohenkilöstöä tarvitaan 10 htp:tä vähemmän. Säästö yli 500 KEURia. Keskiverto Opettajien työajan seurannan prosessin parantaminen Järjestelmien integrointiprojekti, kustannus alle 100.000 (arvio), jos käytössä vain yksi lukujärjestysjärjestelmä ja palkanlaskujärjestelmä. Vuodessa turhaa työtä 12.000 tuntia eli noin 7 henkilön resurssit. Säästöpotentiaali noin 500 KEURia. Keskiverto Yhteisöllisyys ja videoyhteydet yksinäisyyden ehkäisemisessä Videoiden ja laajakaistayhteyksien hankkiminen tarvitsijoille (joilla ei jo ole sitä) - 50 /kk/asiakas. Lisäksi kannattaisi palkata lisää henkilökuntaa yhteydenpitoon tai sopia toiminnasta 3. Sektorin toimijoiden kanssa. Kustannukset 500 KEUR 1 MEUR vuodessa. Kotihoidon säästöt koko Keski- Uudellamaalla jopa 1,5 MEUR. Jos syrjäytymistä voidaan vähentää, niin 10 % lasku syrjäytyneissä toisi noin 2,5 MEURia säästöt vuodessa. Hankala Jonojen näyttäminen netissä Terveyskeskusjonojen ja toimeentulotuen hakemusten käsittelyjonojen näyttäminen netissä 50.000 (arvio). Esim. Keravalla 1733 kotitaloutta hakee toimeentulotukea. Oletetaan, että jokainen tuen saaja soittaisi kerran vuodessa hakemuksesta ja 80% näistä jää pois (kuten Espoossa käsittelyaikojen näyttämisen ansiosta) => Helppo

vuodessa 1.400 soittoa vähemmän: Koko K-U:n alueella 8400 soittoa vähemmän. Säästö noin 2htp:tä. Säästöjä tärkeämpää parempi palvelu asiakkaille. Kuntalaisen kustannusjalanjäljen selvittäminen Tietojen yhdistely eri lähteistä: 1-2 data-analyytikkoa ja mahdollisesti ohjelmistotyökaluja 100-150 KEUR. Vaatinee myös lisähenkilöstön palkkaamista sosiaalitoimeen: 500 KEUR Huom! Tietosuoja asettanee reunaehtoja. Oletus 20% sosiaalitoimen asiakkaista tarvitsee 80% kaikesta tuesta. Jos 10% näistä voidaan tehostetuilla ja kohdistetuilla toimilla auttaa hankkimaan elantonsa itse, säästö on noin 4 MEURia. Keskiverto Liikkuvien resurssien hallinta teknisessä toimessa Mobiilin kotihoidon idean soveltaminen tekniseen toimeen. Valmiita ratkaisuja olemassa. Järjestelmän käyttöön otto alle 100.000 euroa (arvio) + 250 älypuhelinta. Muut palvelut ryhmän arvio: säästöpotentiaali keskipitkällä aikavälillä (5-10 v) yhteensä 8 % kiinteistöjen kokonaiskustannuksista (60 M ) => 4,8 M Keskiverto Yksittäisten hedelmien tarkemmat analyysit ovat raportin liitteessä 3. Edellä esitettyjen arvioiden perusteella voidaan määrittää hyvin karkealla tasolla Hedelmien yhteenlaskettu säästöpotentiaali ja niiden toteuttamisen kokonaiskustannukset. Ryhmä arvioi, että jos kaikki Hedelmät toteutetaan, voidaan saada aikaan ainakin 25 miljoonan euron vuotuiset säästöt. Hedelmien toteuttamisen kustannuksiksi arvioidaan karkeasti 4-5 miljoonaa euroa. Taloudellisesti merkittävimmät hedelmät ovat ratkaisut 2. Toimitilojen ja omaisuuden hallinnan sähköistäminen 6. Etäneuvotteluvalmiudet 9. Yhteisöllisyys ja videoyhteydet yksinäisyyden ehkäisemisessä 11. Kuntalaisen kustannusjalanjäljen selvittäminen => tarvittaessa tuen räätälöinti 12. Liikkuvien resurssien hallinta teknisessä toimessa

Kaikkien Hedelmien voidaan sanoa tukevan Keski-Uudenmaan kaupungin visiota olla älykäs, verkottunut kaupunki. Erityisen hyvin tätä tavoitetta tukevat Hedelmät 3. ICT:n avulla kutsuohjattuja liikenneratkaisuja 5. Kuntalaisten asioiden ja palautteiden läpinäkyvä seuranta, Fix my street 6. Etäneuvotteluvalmiudet 9. Yhteisöllisyys ja videoyhteydet yksinäisyyden ehkäisemisessä 10. Jonojen (esim. terveyskeskusjonojen) näyttäminen netissä 12. Liikkuvien resurssien hallinta teknisessä toimessa Seuraavassa kaaviossa on esiteltynä hedelmät jaoteltuna neljään alueeseen sen perusteella kuinka vaativa on kunkin Hedelmän toteuttaminen suhteessa toisiinsa ja toisaalta kuinka suuri on kunkin Hedelmän säästöpotentiaali suhteessa toisiinsa. Houkuttelevimmat hedelmät, jotka kannattaa toteuttaa ensimmäisenä ovat oikeassa yläkulmassa. Hedelmien säästöpotentiaali ja toteutuksen vaativuus Helppo 10. Jonojen näyttäminen 5. Aloitteiden seuranta 1. Rakennusvalvonta 6. Etäneuvotteluvalmiudet Toteutuksen vaativuus Vaikea 7. Peruskirjastot 8. Opettajien työaika 4. Hoitotarveanalyysi 11. Kustannusjalanjälki 3. Liikenneratkaisut 9. Videoyhteydet 12. Liikkuvat resurssit 2. Toimitilat Pieni Säästöpotentiaali Suuri Copyright Kuntien Tiera Oy 20 5.2.5. Arvioita kokonaispotentiaalista (Top down ja bottom up)

Palveluiden sähköistämisen potentiaalin ilmaiseminen yhdellä luvulla on käytännössä mahdotonta. ICT-ryhmä on kuitenkin pystynyt hahmottamaan joukon esimerkkejä, joiden pohjalta voidaan haarukoida potentiaalin suuruusluokkaa. Mikäli asiaa tarkastellaan ylhäältä alaspäin, voisi eräs hypoteesi olla seuraava: projektin aikana nousi esille arvio, että vain 2% kuntien palveluista on nykyään sähköistetty. Voidaan arvioida, että muutaman vuoden kovalla määrätietoisella työllä voitaisiin päästä esimerkiksi 20-25% palveluiden sähköistämisasteeseen. Tällainen sähköistämisaste toisi suuremmassa kaupungissa jo merkittäviä volyymisäästöjä. Jos näillä keinoin päästäisiin esimerkiksi 10% kustannussäästöihin, puhutaan jo jopa 100 miljoonan euron kustannussäästöistä, jolla olisi jo merkittävä vaikutus sopeuttamistarpeiden ratkaisussa. Mikäli asiaa tarkastellaan alhaalta ylöspäin, voidaan katsoa kaikkia niitä palveluita ja toimintoja, joiden säästöpotentiaalista on onnistuttu saamaan joitain indikaatioita: Jos kaikkien aikaisemmin esitettyjen hedelmien säästöpotentiaali saataisiin realisoitua, voitaisiin puhua jopa 25-30 miljoonan euron vuosittaisista säästöistä. Hedelmien kustannushyöty laskelmat ovat vain arvioita, mutta ne on pyritty tekemää mahdollisimman varovaisesti. Tulee huomata, että osa säästöistä perustuu siihen, että nykyisiä tehtäviä hoitaville henkilöille löydetään muualta tuottavaa tekemistä. VM:n Asiakaspalvelu2014-projektin rahoitustyöryhmä on selvittänyt, että 20.000-50.000 asukkaan kunnissa kuntien asiakaspalvelun kustannukset ovat kahden eri selvityksen perusteella - luokkaa 15-24 per asukas. li 100.000 asukkaan kaupungeissa kahden selvityksen mukaiset luvut ovat hieman alemmat, 11 ja 18 euroa. Jos arvioidaan, että ne ovat noin 15 euroa per asiakas, olisivat ne Keski-Uudenmaan kaupungissa ainakin 3 miljoonaa euroa vuodessa. Tanskan kuntaliitto on teettänyt vuonna 2011 tutkimuksen, jossa on vertailtu eri asiakaspalvelukanavien kustannuksia. Palvelupisteessä tapahtuvan henkilökohtaisen palvelutapahtuman kustannus oli 5,58 Euroa / palvelutapahtuma, täysin sähköistetyn itsepalvelutapahtuman hinta oli 1,49 euroa / palvelutapahtuma. Henkilökohtainen palvelu on siis yli 3 kertaa sähköistä asiointia kalliimpaa. Voimakkaalla palvelujen sähköistämisellä voitaisiin siis pelkästään asiakaspalvelusta säästää noin 2 miljoonaa euroa vuodessa. HUOM! Sähköistetyssä palvelussa syntyy myös huomattavia (edellä mainittua suurempia) säästöjä asioiden käsittelyn myöhemmissä vaiheissa. Kaikki sähköistämisen säästö ei synny yksinomaan asiakaspalvelussa. Keravan opisto: Oppilasmaksut noin 2 miljoonaa vuodessa. K-U alueella yhteensä todennäköisesti yli 20 miljoonaa. Sähköisellä maksamisella pääoman kierto on parantunut ja perinnät vähentyneet. Lisähenkilöstön tarve on vähentynyt. Jos arvioidaan varovasti, että taloudelliset säästöt ovat olleet noin 5% ja henkilöstön lisätarpeesta säästettäisiin 5 henkilön

työpanos, voivat sähköisen maksamisen säästöpotentiaali pelkästään kansalaisopistoissa olla 1-1,5 MEURia. Tietohallintojen yhdistämisellä saadaan ainakin 1,5-2,5 MEURin säästöt (tarkempi erittely seuraavassa kappaleessa) vuosittain, muutaman vuoden tähtäimellä suuremmatkin säästöt ovat mahdollisia. 5.3. Tietohallintofunktioiden yhdistäminen Työryhmä otti kantaa siihen, miten tietohallintofunktio ja sen vastuulla olevat palvelut pitäisi organisoida Keski-Uudenmaan kaupungissa. Samassa yhteydessä arvioitiin karkealla tasolla, mitä tietojärjestelmien ja tietoteknisen infrastruktuurin yhdistäminen maksaisi ja mikä voisi olla yhdistämisestä saatava hyöty pidemmällä aikavälillä. Tämä osio toteutettiin kuntien tietohallintopäälliköiden työpajojen avulla. Kahdeksan Kuuma-kunnan ICT-kustannukset ovat tällä hetkellä noin 23 miljoonaa euroa vuodessa. Vaikka nykyinen palvelutaso voidaan saavuttaa jossain määrin pienemmillä kustannuksilla, on syytä huomata, että pelkästään ICT-palveluista saatavat säästöt eivät voi olla kokonaisuuden kannalta kovinkaan merkittävät. Suuret säästöt voidaan saada aikaan soveltamalla ICT:tä substanssitoimintojen prosessien tehostamisessa. 5.3.1. Tietohallintofunktion organisointi Työryhmä suosittelee, että tietohallintofunktion tehtävät organisoidaan kahden erillisen yksikön vastuulle. Näistä toinen on Tietohallinto, jonka vastuulla on tiedon hallinnan kokonaisvaltainen johtaminen, kokonaisarkkitehtuuri, toiminnan kehitys yhteistyössä liiketoiminnan kanssa, tietoturva- ja tietosuojakysymykset, tietohallinnon taloudenhallinta sekä mahdollisesti ICT-sopimukset. Toinen yksikkö Tietotekniset palvelut on luonteeltaan teknisempi ja operatiivisempi. Sen vastuulla on ICT-palveluiden tuottaminen ja hankkiminen muilta toimijoilta. Tietoteknisten palveluiden keskeinen tehtävä on palveluiden integrointi niin, että kaupungin ICT-kokonaisuus on kustannustehokas, luotettava, tarkoituksenmukainen ja joustava. Kyseisellä yksiköllä on myös vastuu ICT-palveluiden toimivuudesta. Alla olevassa kuvioissa on kuvattu kahden tietohallintoyksikön roolit ja niiden suhde muihin yksiköihin.

Tietohallinnon organisointimalli Toimialat Tietohallinto CIO Talous Toimisto Sopimukset Toimialakohtaiset suunnittelijat / Account manager Arkkitehtuuri Tietoturva Viestintä Tietotekniset palvelut Hanketoimisto Salkunhallinta Projektipäälliköt Palveluiden hankinta ja tilaus Palveluvastaavat Tekniset asiantuntijat Ratkaisuarkkitehdit Mahdollisesti omaa IT-palvelutuotantoa Toimittajat Technology expertise 7 Tietotekniset palvelut yksikön juridisina vaihtoehtoina tulevat kysymykseen ainakin kaupungin sisäinen yksikkö tai kaupungin laitos tai kaupungin omistama osakeyhtiö tai tietotekniset palvelut voidaan kokonaan ulkoistaa. Tulee huomata, että tietohallintoyksiköiden yhdistäminen voidaan tehdä vaiheittain. Organisaatioiden ja tietoteknisten palveluiden tuotannon yhdistäminen kannattaa tehdä ensin ja sen jälkeen harkita mahdollista ulkoistamista. Tietotekniset palvelut yksiköllä voi olla jotain omaakin palvelutuotantoa (esimerkiksi Helpdesk), mutta pääosin operatiivinen tuotanto kannattaa hankkia ulkopuolisilta toimittajilta varsinkin kustannustehokkuuden ja yhä kasvavan asiantuntemuksen tarpeen takia. Nykyisin kolmen kaupungin perustietotekniikasta vastaa Tipake, joka suositellaan integroitavaksi Tietotekniset palvelut yksikköön. On tärkeää huomata edellä kuvatun kahden yksikön merkityksen ero. Nykyisellään noin 80 prosenttia tietohallintofunktioiden työstä kuluu tietoteknisten palveluiden hallintaan ja operointiin. Toisaalta niiden vaikutus organisaation toiminnan tehostamisessa on vain 10-20% luokkaa - todellinen tehostamispotentiaali löytyy tietohallinnon vastuualueelta. Tietotekniset palvelut ovat vähin erin muuttumassa standardoiduksi teolliseksi tuotannoksi. ICT:n hyödyntämisen kannalta on tärkeää, että koko organisaatio pyrkii kääntämään huomion ja painopisteen näistä standardipalveluista kohti substanssitoiminnan (prosessien) tehostamista.

5.3.2. Järjestelmien yhdistäminen kustannukset ja säästöpotentiaali Tietohallintopäälliköiden ryhmä arvioi parhaan näkemyksensä mukaan, mitä eri järjestelmien ja tietoteknisten komponenttien yhdistäminen maksaisi ja millaisia säästöjä yhteisistä järjestelmistä voisi ajan myötä saada. Seuraavassa taulukossa yhteenveto arvioinneista: Alue Yhdistymiskustannukset Säästöpotentiaali myöhemmin Huom WAN 50.000 (IPosoitteiden vaihtamiset) Pieni, tarvitaan vain 1 palomuuri. Kustannukset voivat jopa kasvaa. Laki voi muuttaa tilannetta LAN 30.000 (ei sisällä laitteita) 10-20%. (Nykytilanne selvityksessä, LAN kustannukset yli 50% tietoliikenteestä) 50.000-100.000 Millainen topologia? Pian tarvitaan langattomat verkot lukioiden YOkirjoituksiin. Konesalit / palvelimet 750.000 30% säästö (n. 300.000) + 3-5 henkilöä AD 30.000-50.000 Yläpidon henkilötyö 1-2 htp Sähköposti & kalenteri 30.000 Riippuu paljolti palvelutasosta. Ei suurta vaikutusta. Strateginen valinta: tarvitaanko konesalia lainkaan. Millainen topologia tarvitaan? IAM:n ja HR:n integroinnilla voidaan säästää lisää Strateginen valinta: kannattaako tehdä itse? Sähköinen työtila (esim. Sharepoint) 200.000 (uuden järjestelmän pystytys) Toiminnan tehostumisen kautta hyötyjä. Kannattaa tehdä todennäköisesti itse. Int**net 250.000 Max. 30.000-50.000, viestinnässä suuret säästöt Microsoft-lisenssit 0 Jotain hyötyä, jos kaikilla sama malli? Isommalla määrällä

mahdollisuus optimoida paremmin 0-5% / 1,5 MEUR: = 50.000-100.000 Päätelaitteet 0 Thin client ratkaisulla voisi saada melko merkittäviä säästöjä. Helpdesk 0 1-2 htp ja palvelu paranee SoTe-järjestelmät Ei voida nykytilanteessa realistisesti arvioida. Opetuksen järjestelmät 100.000 Hinnat oppilaskohtaisia (ei suurta säästöpotentiaalia). Palvelinten määrä laskee Varhaiskasvatus 50.000 Vrt edellä. Liikunta- ja kulttuuri Kirjastojärjestelmän uusinta tarpeen (hinta?) Muut 100.000 Vähäinen Paljon pieniä järjestelmiä Talous ja HR Liittymät 5-10.000 euroa per liittymä laskuttaviin järjestelmiin, joita n. 30 kpl. Yhteensä 300.000 + 300.000 tietojen konversioihin. Ensimmäisen vuoden kustannukset alenevat liittymien verran. Siirtymäaika 1,5 vuotta. Sen jälkeen kustannussäästöjä 15-20% järjestelmien kustannuksista (300.000-400.000) + henkilöstösäästöjä 5 vuoden jälkeen. 5/8 kuntaa ulkoistanut talousjärjestelmänsä. HR-järjestelmän on ulkoistanut vain Kerava sekä Tuusula ja JPÄÄ osin. Jos talousrakenne (esim. tilirakenne) muuttuu, kannattaako konvertoida.

Hallinnon järjestelmät Asianhallintajärjestelmät. Kokonaan UUSI järjestelmä viranhaltijapäätöksiin. Esimerkiksi Tieran Tiedonhallintapalvelun käyttöönoton kustannukset max 100.000 euroa Ainakin 10.000-20.000 vuodessa Hallinnon asiat täytyy käytännössä viedä sähköiseen arkistointiin (ainakin käyttöarkisto). Paperiarkistoa joudutaan ylläpitämään rinnalla jonkin aikaa. Tekniikan järjestelmät Yhteensä joitain satojatuhansia 100.000-200.000 per vuosi Esimerkiksi ateriapalvelut, siivous, vesilaitos, kunnallistekniikka Paikkatiedot ja kartat Satojatuhansia n. 500.000, lähinnä tietojen yhdistämistä, mikä on varsin suuritöistä Vuosittaiset lisenssikustannukset yli miljoonan, säästöpotentiaali 50 % = 500.000 Myös Facta kuntarekisteri. Pidemmällä tähtäimellä voidaan vähentää henkilöstöä esim. eläköitymisen kautta Suunnittelujärjestelmät Vähäiset 100.000-200.000 vuodessa. Kohtalaisen kevyitä / edullisia järjestelmiä Yhteenvetona taulukon kustannus- ja säästöarvioista voidaan olettaa, että järjestelmän ja tietotekniikan yhdistämisen kustannukset voisivat olla kertaluontoisena noin 3-4 miljoonan euron luokkaa. (3.000.000 + kirjastojärjestelmä). Yhdistymisen myötä voidaan saavuttaa todennäköisesti ainakin 1,5-2,5 miljoonan euron vuosittaiset säästöt. (1.500.000 euroa + 6-7 henkilöresurssia). Pidemmällä tähtäimellä säästöjä voidaan saada aikaan enemmänkin, koska henkilöstön tarve (joka on suuri yhdistymisprojektien aikana) saattaa ajan myötä pienentyä. Yhdistymisen kannalta suuri kysymysmerkki on tulevan Sote-ratkaisun myötä syntyvä tietojärjestelmäratkaisu. Tällä hetkellä ei ole selvyyttä siitä, mikä tulee olemaan kuntien tarkka rooli ja sen edellyttämä järjestelmätarve. Selvää on se, että muutos tulee olemaan muunlainen kuin vain nykyisten kaltaisten potilastietojärjestelmien yhdistäminen. Tästä syystä Sotejärjestelmien yhdistämisen kustannuksia ja säästöpotentiaalia ei ole arvioitu. Sote-uudistus tulee kaikella todennäköisyydellä luomaan kunnillekin uusia tarpeita, jotka vaikuttavat myös tietohallintofunktioiden vastuualueella. Vaikka suunnitellut Erva-alueet todennäköisesti ottavat vastuun alueidensa potilastietojärjestelmistä, tarvitsevat sosiaali- ja

terveyspalveluja tuottavat kunnat työkaluja näiden alueiden toiminnanohjaukseen. Myös asiakkaiden vapaus valita (yli kuntarajojen terveys-) palveluidensa tuottaja edellyttää muutoksia tietojärjestelmiin jo ennen Sote-uudistuksen voimaantuloa. Tulee huomata, että eräs merkittävimmistä yhdistymisen hyödyistä on se, että kuntaliitoksen avulla voitaisiin saada lisää ICT:n hyödyntämistä ymmärtäviä resursseja siten, että niitä riittäisi myös toimintojen kehittämiseen. Nykyisellään Kuuma-kuntien joista suurimmat ovat keskikokoisia kaupunkeja - tietohallintoresurssit ovat niin ohuet, että käytännössä juuri mitään kehittämistä ei pystytä tekemään. Kaikki aika ja energia kuluu olemassa olevien järjestelmien operoinnissa ja ylläpidossa. Resurssien vapautuminen kehitysprojekteihin voi hyvin organisoituna saada aikaan merkittäviä hyötyjä substanssitoimintojen tehostumisen kautta. ICT-palveluiden yhdistäminen kahdeksan kunnan kohdalla tarkoittaisi hyvin monimutkaista hanketta, jossa tarvitaan kiinteää yhteistyötä kunnan eri toimialojen, tietohallinnon ja ulkoisten kumppaneiden kesken. Jotkut projektit voivat kestää kuukausia, eikä niitä kaikkia voi tehdä yhtä aikaa. Voidaan arvioida, että yhdistämishankkeeseen tarvittava aika on mieluummin yli kaksi vuotta kuin alle. 5.4. Korkean tason tavoitearkkitehtuuri ja roadmap Mikäli Keski-Uudenmaan kuntien liitos toteutuu, on kokonaisarkkitehtuuri erittäin käyttökelpoinen suunnittelumenetelmä varmistamaan sen, että uudesta kaupungista tulee rakenteeltaan mielekäs ja toiminnaltaan tehokas. Kokonaisarkkitehtuurin periaatteita on hyödyllistä soveltaa modernissa organisaatiosuunnittelussa muutenkin, mutta Keski- Uudenmaan kaupungin muodostamisen kaltainen suuri murros loisi poikkeuksellisen hyvän tilaisuuden systemaattisen metodiikan käytölle. Systemaattisella suunnittelulla pyritään erityisesti kahteen keskeiseen tavoitteeseen: ensinnäkin luomaan kokonaisuus, jonka toiminnasta ja suorituskyvystä saada helposti luotettavaa tietoa sekä toisaalta luomaan rakenteet, jotka ovat tarvittaessa helposti muutettavissa. Kumpikaan näistä tavoitteista ei toteudu, jos organisaation ja sen toimintojen annetaan kehittyä evolutionäärisesti projekti kerrallaan. Jos yhdistetään joukko toiminnoiltaan ja rakenteiltaan erilaisia kuntia yhteen ilman kokonaisvaltaista suunnitelmaa, uuden organisaation hallittavuus heikkenee kasvavan kompleksisuuden takia. 5.4.1. Tavoitteena tulee olla rajapintainen, modulaarinen arkkitehtuuri Uuden kaupungin rakenteiden ja toimintojen suunnittelussa kannattaa noudattaa seuraavia periaatteita:

Toimintalähtöisyys Asiakaslähtöisyys Kokonaisvaltaisuus Modulaarisuus / rajapintaisuus Valmiiden palveluiden ja komponenttien hyödyntäminen Seuraavassa lyhyt kuvaus siitä, mitä kukin periaate tarkoittaa: Toimintalähtöisyydellä tarkoitetaan sitä, että systemaattinen suunnittelu pitää olla organisaation (=kaupungin) johdon aidosti omistamaa ja johtamaa. Systemaattisessa suunnittelussa täytyy mennä organisaation perustuksiin asti ja rakentaa ne huolella, jotta kokonaisuudesta tulee toimiva. Jos arkkitehtuurisuunnittelu delegoidaan organisaation asiantuntijoille, heillä ei ole mahdollisuutta vaikuttaa tarvittavien muutosten toteutumiseen, vaikka heillä olisi oikea näkemys tavoiteltavista rakenteista. Keskeiset päätökset, joita johdolta odotetaan koskevat esimerkiksi palvelusalkkua, organisaatiorakennetta, keskeisiä käsitteitä ja tietoja, joita tarvitaan organisaation johtamiseen. Kaupunkien tapauksessa systemaattisen suunnittelun vaiheet ja tulokset täytyy alistaa myös poliittisten päätöksentekijöiden arvioitavaksi. Asiakaslähtöisyydellä tarkoitetaan sitä, että suunnittelua ei tehdä organisaation sisäisen suunnittelun näkökulmasta, vaan asiakkaan näkökulmasta. Karrikoiden voisi sanoa, että organisaation sisäisillä toiminnoilla ei ole väliä, jos asiakkaille pystytään tuottamaan tasalaatuisia tuotteita ja palveluita, jotka sopivat heidän tarpeisiinsa. (Käytännössä näin ei ole: tasalaatuisia palveluita ei voi tuottaa kaoottisella sisäisellä toiminnalla). Viime kädessä kuitenkin organisaation luoma tuotos tulee olla lähtökohtana sille, millaiseksi organisaation rakenteet ja toiminnot suunnitellaan. Kokonaisvaltaisuudella tarkoitetaan sitä, että suunnittelussa tulee ottaa koko organisaatio huomioon ja optimoida sen kokonaistavoitteet. Kokonaisarkkitehtuuria tarkennetaan alemman tason suunnitelmissa, mutta jollei isoa kuvaa ole piirretty (etukäteen), mikään ei takaa, että yksittäiset projektit tuottavat yksittäisten suunnitelmien yhteensopivia rakenteita (esim. tietoja). Esimerkiksi yhteen sopimattomat tiedot ovat tulosta erikseen hankituista tietojärjestelmistä ja yhteisten suunnitteluperiaatteiden puutteesta. Organisaatioiden raportoinnin puutteet johtuvat puolestaan pääosin huonosti yhteen liitettävistä tiedoista, mikä aiheuttaa runsaasti manuaalista työtä (,mikä puolestaan on virhealtista, hidasta jne.). Modulaarisuus / rajapintaisuus tarkoittaa toimintojen organisointia ja pilkkomista selkeisiin hallittaviin kokonaisuuksiin, jotka vaihtavat tietoja ja muita suoritteita ennalta sovittujen periaatteiden mukaisesti. Tietojen kohdalla tämä tarkoittaa etukäteen määriteltyjä rajapintoja. Hyvänä esimerkkinä käy esimerkiksi autoteollisuuden huippuunsa trimmatut tuotantoketjut, joissa eri organisaatioiden vastuulla ovat tarkkarajaiset toiminnot. Materiaali ja tiedot liikkuvat

Sovellusten hallinta ja alustapalvelut Tiedolla Johtaminen organisaatioiden välillä tarkkaan määritellyllä tavalla ja laatukriteerit ovat tiukat, mutta kukin yksikkö voi itse päättää, miten sovitut tuotokset saadaan aikaan. Kuntaorganisaatioissa on joukko toimintoja, jotka on luonteva erottaa omiksi moduleikseen. Systemaattisella suunnittelulla määritellään, mikä on kunkin toiminnon rooli ja tehtävä ja miten ne liittyvät muihin moduleihin. Seuraavissa kahdessa kuvassa on esitetty eräs ajatus, jonka pohjalta eri kokonaisuuksien rooleja ja tehtäviä on järkevä lähteä miettimään. Ensimmäisessä kalvossa on esitelty karkeampi jako ja toisessa astetta yksityiskohtaisempi. Kannattaa huomata, että näillä tasoilla ei puhuta vielä mitään teknologiasta. Komponentit ja rajapinnat molemmat tärkeitä Lähtökohta yhteentoimivuuden varmistamiselle Palvelukanavat ja Sähköiset Työpöydät Palvelu- ja asiointialusta Toimialakohtaiset ratkaisut Toiminnanohjauksen tuki Master Datan Hallinta ICT-infrastruktuuri Copyright Kuntien Tiera Oy 7