Alavieskan kunta SISÄISEN VALVONNAN OHJEET Kunnanhallitus hyväksynyt 4.6.2001
SISÄINEN VALVONTA 1 SISÄISEN VALVONNAN TEHTÄVÄ Sisäinen valvonta sisältää kunnan johdon toimenpiteet kohtuullisen varmuuden hankkimiseksi siitä, että seuraavat toiminnan yleiset tavoitteet saavutetaan: toiminta on suunnitelmien mukaista ja tuloksellista toimintaan sisältyvät riskit on kartoitettu, analysoitu ja niille on tehty riittävä hallintasuunnitelma toiminta on lakien ja sääntöjen sekä ohjeiden mukaista kirjanpito ja muut informaatiojärjestelmät ovat luotettavia valvonta on suunnitelmallista ja riittävää SISÄISEN VALVONNAN OSA-ALUEET Sisäinen tarkkailu Sisäinen tarkkailu on tavanomaista esimiestyötä, jonka avulla varmistutaan siitä, että tehtävät hoidetaan oikeaan aikaan, aiotulla ja hyväksytyllä tavalla ja tehtävään osoitettujen voimavarojen puitteissa. Seuranta Seuranta on sekä esimiehille että luottamushenkilöille kuuluvaa sisäistä valvontaa. Seurannan tehtävä on toiminnan arviointi ja analysointi ensisijaisesti raporttien ja tarvittavin osin tarkemman tutustumisen avulla. Sisäinen tarkastus Sisäinen tarkastus on valvonnan erityistoimenpide. Se on tarkastustarkoituksessa tehtyä valvontaa, jossa tarkastuksen kohde tietää olevansa tarkastuksen kohteena. Tarkastus tehdään toimivan johdon johdolla ja alaisuudessa. VASTUU VALVONNASTA Kunnanhallitus vastaa valvonnan järjestämisestä ja yleisestä ohjeistamisesta. Palveluvastaava vastaa, että tulosalueen sisäinen valvonta on järjestetty yleisten ohjeiden pohjalta ja on riittävä. SISÄISEN VALVONNAN YLEISET OHJEET 1. Sisäisen valvonnan on tuotettava kohtuullinen varmuus siitä, että sisäisen valvonnan tehtävissä määritellyt yleiset tavoitteet toteutuvat. 2. Johdon on systemaattisesti seurattava vastuullaan olevia toimintoja ja ryhdyttävä viivyttelemättä toimenpiteisiin aina, kun sääntöjenvastaisuutta, epätaloudellisuutta, tehotonta ja vaikutuksetonta toimintaa havaitaan. 3. Vain henkilöt, joilla on siihen toimivalta, saavat myöntää valtuudet merkittäviin tapahtumiin. 4. Pääsy resursseihin ja tiedostoihin on rajoitettava valtuutetuille henkilöille, jotka ovat vastuuvelvollisia niiden hallussapidosta ja käytöstä. 5. Tilivelvollisten vastuuhenkilöiden tulee laatia ja ylläpitää vastuullaan olevasta toiminnasta sisäisen valvonnan suunnitelmaa.
TOIMINNAN RISKIEN HALLINTA 2 Kunnan riskien hallinta sisältää riskien kartoituksen, analysoinnin ja hallintasuunnitelman. Hallintasuunnitelma pitää sisällään seuraavat osiot: henkilöriskien hallinta omaisuusriskien hallinta tietoturvallisuusriskien hallinta Koko kuntaa koskevan riskien hallintasuunnitelman vahvistaa kunnanhallitus. Palvelualueen suunnitelman vahvistaa palveluvastaava. SISÄINEN TARKKAILU/ESIMIESTYÖ Sisäinen tarkkailu on jokaisen esimiehen tehtävä ja velvollisuus. Kunnan palvelualueiden toiminta- ja taloussuunnitelmat, vahvistetut säännöt, esimiesten antamat ohjeet ja määräykset luovat pohjan toiminnalle ja toimivaltuuksille ja näin myös sisäiselle tarkkailulle. Sisäinen tarkkailu on esimiestyötä, joka tapahtuu tavanomaisen toiminnan yhteydessä tapahtuvana seurantana systemaattisena arviointitietojen hankkimisena tuloskeskusteluna HALLINTO Hyvä hallinto edellyttää hyvää asioiden valmistelua sekä valmistelun ja esittelyn eriyttämistä, aina kun se on mahdollista. 1. Viranhaltijapäätökset Toimivaltaisen viranhaltijan on pidettävä päätöksistään numeroitua päätöspöytäkirjaa. Päätökset, joihin kunnanhallitus tai lautakunta voi käyttää otto-oikeuttaan tulee saattaa asianomaisen hallintoelimen käsittelyyn viivytyksettä. Esimiehen tulee tarkastaa alaisensa päätöksistä seuraavat asiat: päätös on tehty toimivallan puitteissa ja se on riittävästi perusteltu päätös on annettu tiedoksi asianomaiselle päätös on ollut lain mukaisesti nähtävänä mahdolliset esteellisyydet päätöksentekoon 2. Henkilöstöhallinto Henkilöstöhallinnon sisäisessä tarkkailussa ja suunnittelussa on kiinnitettävä erityistä huomiota mahdollisiin henkilöriskeihin. Avainhenkilöille tulee luoda varahenkilöjärjestelmä. Vastuu järjestelmän luomisesta on palveluvastaavalla. Henkilöstön rekrytoinnista ja palkkauksesta päätetään kunnan hallintosäännön mukaisella tavalla. Palkkauksesta päätettäessä tulee ottaa huomioon alan virka- tai työehtosopimuksen määräykset ja kunnanhallituksen mahdollisesti antamat ohjeet. Rekrytointi-, palkkaus- ja muista henkilöstöhallinnon päätöksistä pidetään rekisteriä, josta vastaa palkanlaskija. Henkilökunnalle maksettavien palkkojen oikeellisuuden varmistamiseksi palkka-asiamiehen tulee varmistua siitä, että palkanlaskennan ketju tulosalueelta maksatukseen tulee riittävästi valvotuksi.
3 TALOUS Hyvä taloudenhoito on systemaattista toimintaa, joka sopeuttaa käytettävissä olevat resurssit tarpeisiin tuottaa johtamisen tarvitsemat tiedot oikein ja oikea-aikaisena antaa talouden tilasta luotettavan kuvan Kunnan taloudesta vastaavat ensisijaisesti tilivelvolliset. Kunnan tilivelvollisia ovat: kunnanhallitus ja lautakunnat kunnanjohtaja palveluvastaavat, vastuualueen esimiehet Taloudenhoito Tilivelvollisten tulee omalta osaltaan valvoa, että toiminnassa noudatetaan hyväksyttyä talousarviota ja käyttösuunnitelmaa. Kunnan tilinkäyttöoikeudesta ja luottokorttien käyttöoikeudesta päättää kunnanhallitus. Niistä on pidettävä ajan tasalla olevaa luetteloa. Ennen kuin maksu suoritetaan, menotosite on hyväksyjän ja makumääräyksen antajan allekirjoitettava. Hyväksyjästä päättää kunnanhallitus ja asianomainen lautakunta. Maksumääräyksen antaa palveluvastaava palvelualueellaan. Tositteiden hyväksyjien on otettava huomioon kirjanpitolain ja -asetuksen sekä kunnan taloussäännön määräykset. Hänen on varmistettava, että tosite on muodollisesti ja asiallisesti oikea. Työsuorituksesta, palveluksesta tai tavarasta on vastaanotto- ja tarkastusmerkinnät. Vastaanottaja ja hyväksyjä tulee mahdollisuuksien mukaan olla eri henkilö. Hyväksyjän on toimitettava hyväksymänsä tosite viipymättä maksettavaksi. Palveluvastaavan on huolehdittava, että palvelualueelle kuuluvat tulot laskutetaan ja peritään viivytyksettä ja oikeamääräisenä. Kaikki tulojen kirjanpidollinen käsittely on hoidettava myyntireskontran kautta. Erääntyneiden saatavien jälkiperintä on hoidettava tehokkaasti. Yli puolivuotta rästissä olevista saatavista raportointi kunnanhallitukselle ja lautakunnalle puolivuosittain. Laskentatoimi ja rahaliikenne Hallinto- ja elinkeinopalvelujen palveluvastaava vastaa siitä, että kunnan kirjanpito ja sisäinen laskenta hoidetaan hyvää kirjanpitotapaa noudattaen ja että kirjanpito hoidetaan ajan tasalla. Maksuliikenteen hoitaminen ja likvidien varojen sijoittaminen on hoidettava siten, että kaikessa toiminnassa huomioidaan sisäisen valvonnan näkökulma ja riskien hallinta. Kunnanjohtajan määräämien henkilöiden on vähintään kerran vuodessa suoritettava kunnan kirjanpidossa olevien pankki- ja rahatilien, vakuuksien, arvopapereiden ja vakuutusten tarkastus. Tarkastuksista on laadittava raportti.
4 Materiaalihallinto Hankinnat Tavara- ja palvelujen hankinnoissa on noudatettava, mitä laki julkisista hankinnoista, asetus Euroopan talousalueen tavarahankinnoista, kunnanhallituksen antamat materiaalipalveluohjeet ja niitä täydentävät menettelytapaohjeet määräävät. Hankintoja koordinoi materiaalihankintojen yhteistyöryhmä. Varastot Palveluvastaavan tai hänen määräämän on vähintään kerran vuodessa suoritettava tulosalueensa varastojen valvontatarkastus. Tarkastuksista on laadittava kirjallinen raportti. Omaisuuden hoito Kiinteä omaisuus Teknisen palvelualueen palveluvastaava vastaa, että kunnan kiinteä omaisuus on luetteloitu ja saanto- ja muut asiakirjat ovat kunnossa. Kiinteistöillä on suoritettava vuosittain kuntokatselmus, josta laaditaan kirjallinen raportti. Irtain omaisuus Irtain käyttöomaisuus on luetteloitava. Luetteloon merkitään erikseen päätetyt irtaimistoesineet ja kaikki aktivoitava irtain käyttöomaisuus. Palveluvastaavan tulee tarvittaessa määrätä vastuuhenkilö, joka huolehtii muusta kuin keskitetysti luetteloitavasta omaisuudesta. Ajoneuvot Palveluvastaava määrää palvelualueen käytössä oleville ajoneuvoille vastuuhenkilön. TIETOTURVALLISUUS Kunnan tietoturvallisuus ja siihen liittyvien riskien hallinta on muodostunut yhä tärkeämmäksi mm. seuraavista syistä: palvelutoiminnan riippuvuus atk-järjestelmien katkottomasta ja virheettömästä toiminnasta kasvaa yleiset tietosuojavaatimukset taloudellisten riskien mahdollisuus on lisääntynyt Kunnanhallitus päättää kunnan tietoturvallisuusohjeista, joita jokainen tietotyötä tekevä on velvollinen noudattamaan. OSAKKUUSYHTEISÖJEN VALVONTA Kunnanhallitus tai sen valtuuttama viranhaltija antaa tarvittaessa ohjeet kunnan kokousedustajille.
RAPORTOINTI 5 Palveluvastaavan on raportoitava talousarviossa asetettujen toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta sekä muista oleellisista havainnoista kunnanhallitukselle ja lautakunnalle vähintään kaksi kertaa vuodessa. Raportit on esitettävä myös palvelualueen kokouksissa. Talousarvion toteutumisvertailu on esitettävä kunnanhallitukselle ja lautakunnalle neljännesvuosittain. YLEISET VELVOLLISUUDET Jokainen kunnan palveluksessa oleva on velvollinen noudattamaan hänen toimintansa koskevia säädöksiä, määräyksiä ja päätöksiä sekä toimimaan niin, että hänelle ja hänen toimintayksikölleen asetetut tavoitteet voidaan saavuttaa. Palvelualueella tulee olla sisäisen valvonnan kansio, johon talletetaan sisäisen valvonnan ohjeisto sekä valvonnasta kertyneet raportit. SISÄINEN TARKASTUS Jos erityistä aihetta ilmenee, suoritetaan sisäinen tarkastus. Tarkastuksesta päättää kunnanhallitus. OHJEIDEN VOIMAAN TULO Nämä ohjeet tulevat voimaan, kun kunnanhallitus on ne hyväksynyt. Ohjeet korvaa kunnanhallituksen 24.8.1999 antaman sisäisen valvonnan ohjeen.