PAKETTI KUNTIEN PALVELURAKENTEIDEN KEHITTÄMISPROJEKTI Ohjausryhmä 3/2011 PÖYTÄKIRJA Aika: Keskiviikko klo 9.30 11.00 Paikka: Sibeliustalo, Haapa -kabinetti Sisällysluettelo 1. Kokouksen avaus... 2 2. Läsnäolijoiden toteaminen... 2 3. Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastaminen... 2 4. Sivistystoimen ajankohtaiskatsaus... 3 5. HETA, Henkilöstö- ja talouspalvelukeskus... 3 6. Kuntien teknisen ja ympäristösektorin tuottavuuden ja vaikuttavuuden mittareiden kehittäminen... 5 7. Tiedoksisaantiasiat... 6 8. Muut asiat... 7 9. Seuraavat kokoukset... 7 10. Kokouksen päättäminen... 7 PÄIJÄT-HÄMEEN LIITTO, PL 50, (Hämeenkatu 9 A), 15111 Lahti, p. 03 8719 40, www.paijat-hame.fi/fi/paketti
KUNTIEN PALVELURAKENTEIDEN KEHITTÄMISPROJEKTI Ohjausryhmä Osallistujat: Kaupunginjohtaja Jyrki Myllyvirta, Lahti, puheenjohtaja Kaupunginjohtaja Osmo Pieski, Orimattila Kunnanjohtaja Päivi Rahkonen, Hollola Kunnanjohtaja Raija Rissanen, Hartola Kunnanjohtaja Anja Brofeldt, Hämeenkoski Kunnanjohtaja Seppo Huldén, Kärkölä Kunnanjohtaja Pauli Syyrakki, Nastola Kunnanjohtaja Heikki Jaakkola, Padasjoki Kunnanjohtaja Marketta Kitkiöjoki Sysmä Maakuntajohtaja Jari Parkkonen, Päijät-Hämeen liitto Kehitysjohtaja José Valanta, Lahden kaupunki Projektijohtaja Jaana Simola, Päijät-Hämeen liitto Projektikoordinaattori Maija Väkeväinen, Päijät-Hämeen liitto, sihteeri Poissa: Kaupunginjohtaja Hannu Komonen, Heinola Kunnanjohtaja Juri Nieminen, Asikkala Projektipäällikkö Lauri Kuukasjärvi, Päijät-Hämeen liitto Asiantuntijat: 4 Sivistystoimen ajankohtaiskatsaus Kehittämispäällikkö Anjariitta Carlson ASIAT 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 9.40. 2. Läsnäolijoiden toteaminen Todettiin läsnäolijat. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastaminen Edellisen kokouksen pöytäkirja on lähetetty ohjausryhmän jäsenille kokouksen jälkeen. Hyväksytään edellisen kokouksen (6.4.2011) pöytäkirja. Hyväksyttiin. 2
4. Sivistystoimen ajankohtaiskatsaus Päijät-Hämeen kuntien sivistystoimen kehittäminen pohjaa vuonna 2009 valmistuneeseen selvitykseen Päijät-Hämeen sivistystoimen linjaukset 2009-2015, joka sisältää maakunnallinen lukioverkko-, Kirjasto- ja tietopalvelustrategia- sekä Taiteen perusopetuksen selvitykset. Lisäksi vuonna 2008 julkaistiin Päijät-Hämeen terveysliikuntastrategia 2009-2020. Kehittämispäällikkö Anjariitta Carlson esittää kokouksessa sivistystoimen ajankohtaiskatsauksen. Carlson_.pp t Ohjausryhmä merkitsee tiedokseen kehittämispäällikkö Anjariitta Carlsonin ajankohtaiskatsauksen, keskustelee asiasta ja päättää mahdollisesti tarvittavista jatkotoimenpiteistä. Merkittiin tiedoksi kehittämispäällikkö Anjariitta Carlsonin ajankohtaiskatsaus ja todettiin että sivistystoimen yhteistyö on ollut tuloksellista. Sitä on tarpeen jatkaa myös vuoden 2012 jälkeen. Yhteistyön muodot ja edellytykset selvitetään kuluvan ja seuraavan vuoden aikana. 5. HETA, Henkilöstö- ja talouspalvelukeskus Päijät-Hämeen kuntien ja kuntayhtymien tarkoituksena on perustaa yhtiömuotoinen henkilöstö- ja talouspalvelukeskus, jonka toiminta alkaisi vuonna 2012. Perustamisvaiheessa projektiin osallistuvat: Asikkala, Hollola, Hämeenkoski, Kärkölä, Lahti, Nastola, Orimattila, Padasjoki, Päijät-Hämeen koulutuskonserni, Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymä sekä Päijät-Hämeen liitto. Liiketoimintasuunnitelma laaditaan tiiviissä yhteistyössä konsultin, FCG Finnish Consulting Group Oy, sekä suunnitteluun sitoutuneiden organisaatioiden kanssa 31.10.2011 mennessä. Lähtökohtana ovat aiemmissa henkilöstö- ja talouspalvelukeskuksen selvityksissä esitetyt palvelukeskuksen tehtävät. 3
Perustamisvaiheen organisointi HENKILÖSTÖ- JA TALOUSPALVELUKESKUS HETA Päijät-Häme HENKILÖSTÖ- PALVELUIDEN VALMISTELU- RYHMÄ Henkilöstöpalveluiden asiantuntijat TALOUS- PALVELUIDEN VALMISTELU- RYHMÄ Talouspalveluiden asiantuntijat TIETO- JÄRJES- TELMIEN VALM.RYHMÄ Tietohallinnon asiantuntijat HENKILÖSTÖ- TYÖRYHMÄ Ammattijärj., henkilöstön ja työnantajan edustajat OHJAUSRYHMÄ Henkilöstöhallinnon, talouden, tietojärjestelmien asiantuntijat Valmisteluryhmien pj:t JOHTORYHMÄ Kaupungin- ja kunnanjohtajat Ky:ien toimitusjohtajat Maakuntajohtaja Projektijohtaja/Paketti Valmisteluryhmät kootaan mukana olevien organisaatioiden asiantuntijoista ja niiden tehtävänä on oman asiantuntijaroolinsa mukaan määritellä palvelukeskuksen palvelut, palvelujen hinnoitteluperiaatteet sekä rajapinnat palvelukeskuksen ja perusorganisaation välille. Työn tuloksena syntyy ehdotus organisaatioksi, liiketoimintasuunnitelmaksi sekä liiketoiminnan ja henkilöstön siirtoon liittyvät sopimusehdotukset. Projektia ohjaavan ohjausryhmän muodostavat valmisteluryhmien puheenjohtajat ja riittävä edustus mukana olevien organisaatioiden henkilöstö- ja talouspalveluiden sekä hallinnon asiantuntijoista. Kuntajohtajat täydennettynä Päijät-Hämeen koulutuskonsernin, Päijät-Hämeen Sosiaali- ja terveysyhtymän sekä Päijät-Hämeen liiton johtajilla muodostaa projektin johtoryhmän. 4
Ryhmien kokoonpanot (tilanne 31.5.2011) Organisaatio_ryhmat.xls Laajennettu henkilöstötyöryhmän kokoontuminen ja projektin käynnistämistilaisuus pidetään 14.6.2011 klo 9.30 Lahdessa. Projektin ohjausryhmän ensimmäinen kokous 14.6.2011 klo 10.30 12.00, jolloin myös johtoryhmän jäsenet voivat osallistua. Ohjausryhmä merkitsee perustamisvaiheen tilannekatsauksen tiedokseen. Merkittiin perustamisvaiheen tilannekatsaus tiedoksi. Lisäksi todettiin, että työryhmät voivat tarvittaessa kuulla asiantuntijoita. 6. Kuntien teknisen ja ympäristösektorin tuottavuuden ja vaikuttavuuden mittareiden kehittäminen Tämä asia on käsitelty ja päätetty Päijät-Hämeen kuntajohtajakokouksessa 4.5.2011. Kirjataan ohjausryhmän päätöksesi. Yhdyskuntasuunnittelun työryhmän esille nostamaa Teknisen ja ympäristösektorin tuottavuusmittariston kehittämistä on alkuvuoden 2011 aikana valmisteltu työryhmässä, jonka ovat muodostaneet: Heikki Salonsaari (Hollolan kunta), Harri Hirvonen (Asikkalan kunta), Veli-Pekka Toivonen (Lahden kaupunki), Jorma Vaskelainen (Lahden kaupunki), Päivi Kokkonen (Lahden kaupunki), Sari Alm (Lahden kaupunki) sekä Lauri Kuukasjärvi (PAKETTI -projekti). Työryhmä on päätynyt seuraavaan esitykseen: Hankkeessa tarkastellaan teknisen ja ympäristösektorin tuottavuuden ja vaikuttavuuden mittareita Balanced Scorecardin (BSC) neljän näkökulman kautta: 1. Taloudellinen näkökulma, 2. Asiakasnäkökulma, 3. Sisäisten prosessien näkökulma ja 4. Henkilöstönäkökulma. Hankkeen tavoitteena on tuottaa BSC periaatteiden mukaisesti toteutettu työkalu, jota voidaan käyttää johtamisen välineenä ja jonka avulla voidaan arvioida mihin BSCn sektoriin jatkossa on tarpeellista panostaa resursseja. Työkalu kehitetään konsulttivetoisesti työpajatyöskentelyssä ja pilottikenttänä toimivat liikenneväylät ja yleiset alueet. Myöhemmin mittaristoa laajennetaan muille teknisen ja ympäristösektorin toimille. Tarjouspyyntöä varten konsultin tehtäviksi määriteltiin: - hankkeen työohjelman tekeminen - 4 x 4 h työpajaa (max 15 henkilöä/työpaja) elo-joulukuussa 2011 - työpajatyöskentelyn etukäteisvalmistelu (aihepiiriin tutustuminen, aineiston kokoaminen, työpajojen työtapojen suunnittelu, työpaja-aineiston tuottaminen) 5
- työpajojen toteuttaminen ja vetäminen (ml. aiheeseen johdattelu) - työpajatyöskentelyn tulosten raportointi - tuottavuus- ja vaikuttavuustyökalun kehittäminen - työkalun testaaminen tilaajan aineistolla - hankkeen raportointi Lisäksi tarvitaan hinta mahdollisille lisätyöpajoille. Hankkeen ohjausryhmänä toimii yhdyskuntasuunnittelun työryhmä ja työpajatyöskentelyyn osallistuu yleisten alueiden ja liikenneväylien asiantuntijoita jokaisesta Päijät-Hämeen kunnasta (n. 15 henkilöä). PAKETTI projektin osahankkeita hyväksyttäessä on tarkasteltava, miten hanke toteuttaa ohjausryhmän 11.6.2009 hyväksymiä projektin ohjaavia periaatteita: Prosessiajattelu Pilotointien hyödyntäminen Asiakaslähtöisyyden vahvistaminen Läpinäkyvyyden parantaminen Kuntarakenteen muutosten huomioiminen Kuntalähtöisyys Verkostomainen toimintatapa Maakunnan kuntien teknisen ja ympäristösektorin tuottavuuden ja vaikuttavuuden mittareiden kehittäminen tukee erityisesti prosessiajattelua, asiakaslähtöisyyden vahvistamista sekä verkostomaista toimintatapaa. Hollolan kunnan tekninen johtaja Heikki Salonsaari esitteli asian Päijät-Hämeen liiton kuntajohtajakokouksessa 4.5.2011. PAKETTI projektin ohjausryhmä päättää - että Päijät-Hämeen kuntien teknisen ja ympäristösektorin tuottavuuden ja vaikuttavuuden mittareiden kehittäminen toteutetaan osana PAKETTI projektia. - että PAKETTI projektin budjetin 2. korista varataan rahoitusta siten, että kokonaiskustannukset ovat korkeintaan 75.000 euroa Hyväksyttiin. 7. Tiedoksisaantiasiat - Maakuntajohtajan viranhaltijapäätös 15.4.2010 22, Kuntien yhteisen tvt kehittämisprojektin määräaikaiseen projektipäällikön tehtävään valittiin merkonomi/konsultti Vesa Villikka Hollolasta. Sijoituspaikka: Lahden kaupunki/seudullinen tietohallinto. - Maksatuspäätös 7.4.2011 ajalta 1.1.-30.6.2010, jolla Päijät-Hämeen liitto maksaa 109 361,56 euroa. Päijät-Hämeen Liikunta ja Urheilu ry:n laskusta (tosite 030395) vähennetään 25% (5.000 ) 6
Maksatuspaatos2010 _1.pdf - Energiapaneeli 12.4.2011, osallistujia 77 - Päijät-Hämeen sosiaalipoliittinen foorumi 5.5.2011, 101 osallistujaa, kuntaedustajia niukasti Merkitään tiedoksi em. asiat. Hyväksyttiin. 8. Muut asiat Ei ollut muita asioita. 9. Seuraavat kokoukset Keskiviikko 17.08.2011 klo 12.00 14.00 Keskiviikko 14.09.2011 klo 12.00 14.00 Keskiviikko 12.10.2011 klo 12.00 14.00 Keskiviikko 09.11.2011 klo 12.00 14.00 Keskiviikko 07.12.2011 klo 12.00 14.00 Hyväksyttiin muut kokousajat, mutta 14.9.2011 kokous siirrettiin pidettäväksi perjantaina 23.09.2011 klo 12.00 14.00 10. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 10.30. Vakuudeksi Jyrki Myllyvirta puheenjohtaja Maija Väkeväinen sihteeri 7