Hankintavalmennus Vaasa 2.4.2014
Sähköinen tarjouspalvelu Tarjouspalvelu.fi toimittajaportaali on ilmainen palvelu toimittajille, josta he löytävät oman paikkakuntansa hankintatoimen julkaisemia tarjouspyyntöjä ja josta he voivat jättää tarjouksensa sähköisesti. Portaalin osoitteet löytyvät hankintailmoituksista tai etsimällä palveluun liittyneiden hankintayksiköiden www-sivuilta Vaasan kaupunki, hankintakeskus https://tarjouspalvelu.fi/vaasa Joensuun seudun hankintatoimi, https://tarjouspalvelu.fi/default.aspx?type=1&p=3&g=e4e671a7-1750-4906-9c56-261aed85f320 6.4.2014 2
Sähköinen tarjouspalvelu, yleisesittely Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalin kautta oman alueesi hankintatoimi ilmoittaa käynnissä olevista tarjouskilpailuista ja tarjoajat pystyvät jättämään tarjouksensa sähköisesti. Voimassa olevia tarjouspyyntöjä voi katsoa ilman tunnuksia Tarjouspyynnötosiossa. Ilman tunnuksia nähtävänä on tarjouspyynnön nimi, tarjouspyynnön kuvaus ja tarjouksen määräaika. Kun rekisteröidyt palveluun, pystyt lataamaan tarjouspyynnön omalle tietokoneelle ja siihen liittyvät dokumentit, esittämään tarjouspyyntöä koskevia kysymyksiä, lukemaan kysymyksien vastauksia ja jättämään tarjouksen sähköisesti. Rekisteröityminen on maksutonta ja saat käyttäjätunnuksen välittömästi rekisteröitymisen yhteydessä. Tarjousten jättäminen Tarjouspalvelu.fi:n kautta on turvallista, tehokasta ja yhdenvertaista. Sinun ei tarvitse tehdä erillistä tarjousdokumenttia (jos hankintayksikkö ei erikseen tätä pyydä), vaan tarjous jätetään vastaamalla Tarjouspalvelu.fi:ssä esitettyihin kysymyksiin ja tietopyyntöihin. Useissa Hilmasta löytyvistä tarjouspyynnöistä saattaa ilmoituksesta löytyä linkitys tähän Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaaliin, josta löydät kaikki tarvittavat tiedot. 6.4.2014 3
Sähköinen tarjouspalvelu, tarjouksen lähetys 1) valitse tarjouspyyntö (sisäänkirjautuneena) 2) vastaa Kelpoisuusvaatimukset -välilehdellä kysyttyihin kysymyksiin 3) vastaa Hankinnan kohteen tietojen syöttö -välilehdellä kysyttyihin kysymyksiin 4) klikkaa Lähetä tarjous -painiketta Tarjouksen lähetys -välilehdellä. Lähetys-painikkeen vieressä olevasta linkistä voit esikatsella tarjousdokumenttia ennen lähetystä. Kun olet tehnyt lähetyksen, tarjous siirtyy hankintayksikölle ja sinä saat vahvistusviestin ruudulle sekä sähköpostiisi (joista löytyy myös linkki tarjousdokumenttiisi) Em. lomakkeilla (Hankinnan kohteen kriteerien syöttö ja Kelpoisuusvaatimukset) tekstikenttiin syötetään tekstiä, numerokenttiin syötetään vain numeroita. Lataa-kohtiin sinun tulee ladata pyydettävä selvitys haluamassasi tiedostomuodossa (esim. doc tai pdf). Kyllä/ei-kohtiin sinun tulee vastata Kyllä tai Ei. Hankintayksikkö on voinut määritellä joidenkin tietojen antamisen tai liitteiden lataamisen pakolliseksi. Jos näin ei tehdä, tarjousta ei voi tällöin lähettää. Hankintayksikkö on voinut myös määritellä jotain raja arvoja (minimi- tai maksimiarvoja) numeerisesti pyydettäville tiedoille. Jos vastauksesi ei täytä annettuja rajoja, et voi lähettää tarjousta. Mahdolliset raja-arvot näytetään ko. lomakesivulla. Samoin hankintayksikkö on voinut määritellä kyllä/ei-kysymyksiin kyllä-vastauksen pakolliseksi. Jos tällöin vastaat "ei", tarjousta ei voi lähettää. Samoin liitetiedostojen lataaminen voi olla määritelty pakolliseksi, ennen kuin voit lähettää tarjouksen. 6.4.2014 4
Sähköinen tarjouspalvelu, harjoitus 1 Tarjouspalvelu.fi toimittajaportaali etsiminen: Hilman kautta, www.hankintailmoitukset.fi, hakusanaksi esim. leipomotuotteet Vaasa Hakukoneen kautta www.google.fi, hakusanaksi esim. tarjouspalvelu Vaasa leipomotuotteet 6.4.2014 5
Sähköinen tarjouspalvelu, harjoitus 2 Tarjouspalvelu.fi toimittajaportaaliin rekisteröityminen : Tarjouspalvelun etusivulla valitse REKISTERÖIDY syötä ALV-tunnus Hae jatka rekisteröintiin syötä tarvittavat tiedot ja paina lopuksi Rekisteröidy-painiketta 6.4.2014 6
Sähköinen tarjouspalvelu, harjoitus 3 Tarjouspyynnön tallentaminen: tarjouspyynnön tiivistelmä sisältää Hilman sisältämät perustiedot tarjouspyynnön ja sen liitteet voi tallentaa erillisinä tiedostoina (liitteet on mahdollista ladata pakattuna zip-tiedostona) koneellesi tarjouspyynnön voi tulostaa tarvittaessa paperille ohjeita tarjouspalvelun käyttöön löydät myös etusivun painikkeista: 6.4.2014 7
Sähköinen tarjouspalvelu, harjoitus 4 Valmistautuminen tarjouksen jättämiseen: Varaa tarpeeksi aikaa! Käy tarjouspyyntö kriittisesti läpi ja tee tarvittaessa lisäkysymyksiä (jos kysymysaikaa on vielä jäljellä). Mieti tarkasti voitko täyttää kaikki tarjouspyynnön vaatimukset! Odota, että hankintayksikkö on vastannut kaikkiin kysymyksiin,jotta huomioit mahdolliset muutokset kysymysten/vastausten johdosta. Täytä ennalta esim. hintalomakkeet ja tallenna ne koneellesi Muuta omia yrityksesi asiakirjoja sähköiseen pdf-muotoon valmiiksi! 6.4.2014 8
Sähköinen tarjouspalvelu, harjoitus 5 Tarjouksen täydentäminen (toimittajan soveltuvuus): 6.4.2014 9
Sähköinen tarjouspalvelu, harjoitus 6 Tarjouksen täydentäminen (tarjouksen soveltuvuus, ei käytetty Vaasan tarjouspyynnössä, tarjouslomakeliite korvaa tämän): 6.4.2014 10
Sähköinen tarjouspalvelu, harjoitus 7 Tarjouksen lähettäminen: tarjouksen tekemisen voi edellisissä vaiheissa keskeyttää tallentamalla tiedot ja jatkamalla myöhemmin uudelleen lisää vaadittavat liitteet ja lisätiedot kun LÄHETÄ TARJOUS-painike aktivoituu, on tarjous valmis lähetettäväksi 6.4.2014 11
Sähköinen tarjouspalvelu, harjoitus 8 Lähetetyn tarjouksen muokkaaminen/poistaminen: Voit tarvittaessa muokata lähettämääsi tarjousta Omat tiedot- ikkunassa: 6.4.2014 12