Yhdistyksen talouden ja toiminnan suunnittelu, seuranta ja raportointi Teija Liukkaala
Yhdistyksen taloudenhoito Jokainen yhdistys on kirjanpitovelvollinen Yhdistyksen taloutta tulee suunnitella ja seurata toiminnan ja vuoden eri vaiheissa Yhdistyksen HALLITUS on tärkein toimija ja vastuun kantaja taloudenhoidossa Taloudenhoito on jatkuvaa Suunnittelu-> talousarvio Seuranta -> kirjanpito Raportoiminen -> tilinpäätös eli tuloslaskelma ja tase Talousarvio tehdään vuositasolla. Muita talouteen liittyviä suunnitelmia ovat pitkän aikavälin strategiset suunnitelmat ja toisaalta hankkeiden ja tapahtumien kustannusarviot.
Kuka vastaa Kuka hoitaa Yhdistyksen hallitus johtaa yhdistyksen toimintaa yhdistyksen virallisen kokouksen antamin valtuuksin (toiminta- ja taloussuunnitelma) Yhdistyksen hallitus vastaa taloudenhoidosta (suunnittelu ja seuranta) Hallituksen tulee hyväksyä kaikki yhdistyksen tulot ja menot Hallitus valmistelee talousarvion ja tilinpäätöksen yhdistyksen kokoukselle hyväksyttäväksi Hallitus allekirjoittaa tilinpäätöksen Usein hallituksen keskuudesta valitaan taloudenhoitaja, joka vastaa käytännössä esim. laskujen maksusta. Lopullinen vastuu on kuitenkin koko hallituksella
Yhdistyksen taloudenhoitaja Pankkiasioiden ja käteiskassan hoitaminen Laskujen maksaminen Taloudenhoitaja tai tilitoimisto ->Kirjanpidon hoitaminen: kirjanpitomerkinnät, tositteista huolehtiminen ja arkistointi Tilinpäätöksen tekeminen Muita hallinnollisia asioita ( veroilmoitus, vakuutukset yms.)
Taloushallinto Miksi? Kirjanpitolaki edellyttää ja antaa muodot seuran kirjanpidolle Useat muutkin lait edellyttävät, mm verolainsäädäntö Taloushallinnon asiakirjoista saadaan tietoa yhdistyksen toiminnasta
Yhdistyksen asiakirjat: Yhdistyksen sääntöjen mukaan pakollisia asiakirjoja ovat: toimintasuunnitelma ja talousarvio Yhdistyslaki edellyttää seuraa laatimaan toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen
Suositeltavia asiakirjoja Edellisten lisäksi on tärkeää laatia talousohjesääntö maksuvalmiussuunnitelma
Talousohjesääntö Talousasioiden hoitamista ja vastuukysymyksiä voidaan selkeyttää ja tehostaa talousohjesäännöllä Talousohjesääntö sisältää ohjeet hallituksen ja mahdollisen toiminnanjohtajan sekä muiden talousasioita hoitavien tehtävistä ja vastuista, taloussuunnittelusta, kirjanpidosta, tilinpäätöksestä, sisäisestä valvonnasta ja tilintarkastuksesta.
Tilinpäätöksen tekee henkilö joka oikeasti osaa tehdä tilinpäätöksen! Tilintarkastajanne auttaa ja opastaa tulkitsemaan tilinpäätöstietojanne Nykyaikaisilla kirjanpito-ohjelmilla saadaan helposti seurattua taloutta, kunhan vain esikirjanpito hoidetaan tehokkaasti yhdistyksessä Hallitusten jäsenten olisi hyvä opetella tiliöinti, koska jokainen oppii silloin paremmin myös lukemaan yhdistyksen tilinpäätöstä
Kun suunnitellaan toimintaa, suunnitellaan aina väistämättä myös taloutta Taloussuunnitelma on toimintasuunnitelman numeraalinen muoto!!! Taloussuunnitelmassa on muistettava aina kaikki yhdistyksen kiinteät kustannukset: pankkikulut, vakuutusmaksut, mahdolliset vuokrat, viestintä- ja markkinointikulut, toimijoiden koulutuskustannukset, vuosikokousten järjestämiskustannukset, jäsenmaksut mahdollisiin muihin yhdistyksiin, mahdollisesti maksullinen tilintarkastus, edustuskustannukset muiden yhdistysten virallisiin kokouksiin.
Hallituksen on tarkasteltava tilinpäätöstä, mietittävä mitä luvut tarkoittavat toimintana. Yhdistyksen tilinpäätöksestä tulisi tarkastella / tutkia ainakin seuraavia asioita: A. Tuloslaskelma vertailu tilikauden, budjetin ja edellisen kauden välillä jos merkittäviä poikkeamia, miksi? varsinaisen toiminnan osuus, vertailu varainhankinnan osuus, vertailu toiminto-/projektikohtaiset tulot menot
B. Tase B.1. vastaavaa (=seuran omaisuus) koneet ja kalusto, todellinen / käypä arvo Saamiset, todellisia? kuinka vanhoja, kuinka vuosi sitten? rahat ja pankkisaamiset, kertoo maksuvalmiudesta iso käteiskassa, miksi? vertailu edelliseen vuoteen
B.2. vastattavaa (=seuran velat) oma pääoma, plussalla vai miinuksella? kehitys? tilikauden tulos; ylijäämäinen = voittoa, alijäämäinen = tappiota, miten edellisenä vuonna? Pankkilainat, kehitys tilivelat; kuinka vanhoja? kasvanut vai laskenut edellisestä vuodesta onko vastuita, pantteja, takauksia?
Yhdistyksen toiminnan rahoittaminen Yhdistyksen säännöistä on selvittävä, miten yhdistys aikoo toimintansa rahoittaa Jäsenmaksuilla? Toimintamaksuilla? Lahjoituksia vastaanottamalla? Arpajaisilla, rahankeräyksellä? Messuin, myyjäisin, kilpailuin, tapahtumin? Elinkeinotoimintaa harjoittamalla? Kuinka paljon yhdistyksellänne on tuloja ja kuluja vuoden aikana? Kuinka suuri yhdistyksenne on talouden näkökulmasta?
Yhdistyksen varainhankinnan kohderyhmät Jäsenet Yhdistyksen tapahtumien osallistujat Kunta/kaupunki Hankkeet Yritykset Muut yhdistykset Muut yksityishenkilöt jotka haluavat lahjoituksin tukea yhdistystä
Yleishyödyllisen toiminnan varainhankintakeinoja Oman, toiminta-ajatuksen mukaisen jäsentoiminnan toimintamaksut (esim. kerhot, luennot, koulutukset, liikuntaryhmät, taideryhmät, musiikkiryhmät jne.) Omien tapahtumien pääsylipputulot Julkiset avustukset Hankerahoitukset Tapahtumien myyntituotot Mainosmyynti Mainokset yhdistyksen asuissa Mainokset yhdistyksen jäsenlehdessä Mainokset yhdistyksen nettisivuilla Mainokset tapahtumissa Mainokset tapahtumien käsiohjelmissa Talkootyö
Tuloverolain 23 Yleishyödyllisen yhteisön elinkeinotulona ei pidetä: 1) yhteisön toimintansa rahoittamiseksi järjestämistä arpajaisista, myyjäisistä, urheilukilpailuista, tanssi- ja muista huvitilaisuuksista, tavarankeräyksestä ja muusta niihin verrattavasta toiminnasta eikä mainittujen tilaisuuksien yhteydessä harjoitetusta tarjoilu-, myyntija muusta sellaisesta toiminnasta saatua tuloa 2) jäsenlehdestä ja muista yhteisön toimintaa välittömästi palvelevista julkaisuista saatua tuloa 3) adressien, merkkien, korttien, viirien tai muiden sellaisten hyödykkeiden myynnin muodossa suoritetusta varojen keräyksestä saatua tuloa 4) sairaaloissa 5) bingopelien pitämisestä saatua tuloa
Muu hyödykemyynti Tavanomaisten kulutushyödykkeiden myynti on usein elinkeinotoimintaa elinkeinotoiminnan yleiset tunnusmerkit täyttyvät Toisaalta kertaluontoiset varainhankintakampanjat eivät välttämättä täytä elinkeinotoiminnan tunnusmerkkejä
Muu hyödykemyynti Muuna kuin elinkeinotoimintana pidettävään hyödykemyyntiin liittyy yleensä seuraavia piirteitä pienimuotoisuus palkaton työvoima tukemistarkoitus ostajan näkökulmasta ylihintaisuus verrattuna markkinahintoihin myyntiä ei pysyvästä liikepaikasta toiminta satunnaista eikä suunnitelmallista myynti suunnataan jollain tavoin rajoitettuun joukkoon (esim. perhepiiri, sukulaiset)
TVL 23.3 vs. KHO 2013:200 Esimerkki. Yhdistys myy talkootyöllä yhdistyksen omia viirejä, pinssejä ja tarroja 15 000 euron arvosta juhlavuoden aikana. Tarran ja pinssin ostohinta on seuralle 0,10 euroa ja myyntihinta 2 euroa kappaleelta. Viirin ostohinta on 2 euroa ja myyntihinta 20 euroa. Toiminta on tukemistarkoituksessa harjoitettua TVL 23.3 :n 3 kohdassa tarkoitettua verovapaata toimintaa.
Talkootyö Yleishyödyllisen yhteisön verovapaana varainhankinta voidaan pitää pienimuotoisten, satunnaisten tai kertaluonteisten talkoiden tekemistä yksityishenkilöille tai yrityksille Toimintaa ei mainosteta tai markkinoida Työt eivät ole erityistä ammattitaitoa vaativia Kuitenkin jos yhteisö tarjoaa säännöllisesti tai suunnitelmallisesti erilaisia esim. kiinteistönhoitoon tai muuttoihin liittyviä palveluja, arvioidaan toimintaa kokonaisuutena ja ne ovat lähtökohtaisesti elinkeinotoimintaa Ks. esim. KHO 2008:84
5. Talkootyö ei saa olla elinkeinotoimintaa Talkootyön kriteerit 1. Talkootyöstä maksettava korvaus voi olla veroton vain rekisteröidylle, yleishyödylliselle yhdistykselle. 2. Talkootyöstä saatava hyöty on jaettava laajemmalle piirille kuin työn suorittajille. 3. Talkootyö ei ole työ, joka tehdään työnantajan johdon ja valvonnan alaisena. 4. Talkootyö on luonteeltaan tilapäistä jokamiehentyötä.
Talkootyö Esimerkki: Urheiluseura X:n salibandyjaosto siivoaa talkootyönä kerran vuodessa paikallisen pankin pihamaan. Työn suorittamisesta sovitaan erikseen vuosittain. Seura on hankkinut työn ja työntekijät sekä valvoo, että työ tulee tehtyä sovitun mukaisesti. Työ ei vaadi erityistä ammattitaitoa. Työstä saatu korvaus käytetään jaoston toimintaan yleisesti eikä korvausta kohdenneta vain työtä tehneille. Siivouksesta saatu 1200 euron korvaus on yhdistyksen tuloa. Yhdistys ei muutoin tuota vastaavia palveluja suunnitelmallisesti. Koska työ ei vaadi erityistä ammattitaitoa, on vähäinen ja satunnainen, toimintaa ei pidetä elinkeinotoimintana. Siivouksesta saadut tulot ovat yhdistyksen verovapaata tuloa.
Yhdistyksen taloushallinnon keskeiset asiat 1. Talousarvio kunniaan, tiivis seuranta (vaikka neljännesvuosittain) 2. Talousohjesääntö yhdistykselle 3. Pankkitilit hallituksen päätöksellä ja yhdistyksen Y-tunnuksella 4. Ei suuria käteiskassoja 5. Kaikkiin laskuihin seuran Y-tunnus 6. Oma matkalaskulomake 7. Sisäinen laskenta ja seuranta 8. Veroasioiden tuntemusta 9. Osaavat tilintarkastajat 10. Kirjanpito seurassa > tiedetään miten tiliöidään, hallitus tuntee yhdistyksen tilikartan
Matkakorvauksen enimmäismäärä vuonna 2015 osapäiväraha 18 euroa (työmatka yli 6 tuntia) kokopäiväraha 40 euroa (työmatka yli 10 tuntia) ateriakorvaus 10 euroa (ateriakorvaus voidaan maksaa työmatkoilta, joilta palkansaajalle ei makseta päivärahaa.) Huom! Summa on todellakin enimmäismäärä ja yhdistys voi päättää myös alemmasta kulukorvauksesta. Hyvän hallintotavan yhdistyksessä sama kulukorvaus koskee niin luottamushenkilöitä kuin mahdollisia työntekijöitä
Yhdistyksen tyypillisin riidan aihe on raha!!! Siksi avoin rahasta puhuminen etukäteen on enemmän kuin suotavaa! Ilmaista ei oikein enää ole, aina joku maksaa, jos ei rahalla niin työllä Tsemppiä vastuulliseen taloudenhoitoon!
Tietoa ja apua talouskuvioihin: Verohallinto www.vero.fi Keski-Suomen Yhteisöjen Tuki ry www.kyt.fi