1/6 KIRKKONEUVOSTON KOKOUS Aika Tiistai klo 18.00 Paikka Seurakunnan virastotalo LÄSNÄ Äärelä Torsti, pj Hafrén Leena Kalmi Pekka Loukonen Terttu Moisala Taina Mäki Kaija Pajula Heikki Isotalo Timo MUUT Marja Laaksonen, kirkkovaltuuston pj Tarja Ihamäki, talouspäällikkö, sihteeri 11 KOKOUKSEN AVAUS KIRKKOHERRAN ESITYS Alkuhartauden jälkeen puheenjohtaja avaa kokouksen. Virren 577 ja hartauden jälkeen puheenjohtaja avasi kokouksen. 12 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA VALTAISUUS Suoritetaan nimenhuuto. Kokouksen kutsuu koolle puheenjohtaja. Kokous on päätösvaltainen, kun saapuvilla on enemmän kuin puolet jäsenistä. Kokouskutsu asialuetteloineen on jaettu kutsuttujen postilaatikoihin viimeistään lauantaina 22.3.2014. KIRKKOHERRAN ESITYS toteaa kokouksen laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 13 PÖYTÄKIRJAN TARKISTAJIEN JA ÄÄNTENLASKIJOIDEN VALINTA valitsee kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja kaksi ääntenlaskijaa. Pöytäkirjan tarkastajat valitaan neuvoston jäsenlistan mukaisessa järjestyksessä. KIRKKOHERRAN ESITYS Valitaan pöytäkirjan tarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi Ari Toivonen ja Taru Sahla. Valittiin pöytäkirjan tarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi Timo Isotalo ja Leena Hafrén.
2/6 14 TYÖJÄRJESTYKSEN HYVÄKSYMINEN Asiat otetaan esityslistalle puheenjohtajan määräämään järjestykseen ja käsitellään, jollei neuvosto toisin päätä, esityslistan mukaisessa järjestyksessä. KIRKKOHERRAN ESITYS Hyväksytään esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Esityksen mukainen lisättynä muihin asioihin : Mervi Kuusiston palkkaaminen hoitamaan auran seurakunnan nuorisotyönohjaajan virkaa viransijaisena 01.08.2015 saakka 15 ILMOITUSASIAT Auran seurakunnan papiston vuosilomat ja vapaapäivät toukokuu 2014- syyskuu 2014. Lakimiesasessorille lääninrovastin kautta vahvistettavaksi menevä ehdotus (LIITE 1, 15 ). Talouspäällikön viranhaltijapäätökset 1 ja 2 /2014 Lakimiesasessorin viranhaltijapäätökset 15 ja 20 16 KOLEHTISUUNNITELMA HUHTIKUU 2014 ELOKUU 2014 vahvistaa vuosittain kolehtisuunnitelman. Käytännön syiden ja muuttuvien tarpeiden vuoksi on perusteltua, että se hyväksytään useammassa osassa. Nyt tulee kysymykseen hyväksyttäväksi kolehdit ajalla 06.04-31.08.2014 (Liite 1, 16 ) niiden pyhäpäivien osalta joille kolehti voidaan vapaasti määrätä seurakunnissa. KIRKKOHERRAN ESITYS hyväksyy kolehtisuunnitelman ajalle huhtikuu 2014-elokuu 2014 (06.04.-31.08.2014 (Liite 1, 16 ). 17 AURAN SEURAKUNNAN KIRKKONEUVOSTON LAUSUNTO TURUN ARKKIHIIPPAKUNNAN TUOMIOKAPITULIN SEURAKUNTARAKENTEEN UUDISTAMISEN OHJAUSRYHMÄLLE Kokonaiskirkollisesti maassamme valmistaudutaan seurakuntarakenteen mahdollisiin muutoksiin. Asian käsittely kirkolliskokouksessa on vielä kesken. Tilanteessa on kuitenkin annettu Turun arkkihiippakunnan seurakunnille lausuntopyyntö joka tulee osoittaa kyseisen tuomiokapitulin seurakuntarakenteen uudistamisen ohjausryhmälle. Tässä tilanteessa myös Auran seurakunnan kirkkoneuvoston tulee antaa lausunto (LIITE 1, 18 ) 16.05.2014 mennessä. Lausunnon pohjatekstin on laatinut kirkkoherra aiemmin neuvoston jäsenten kanssa käydyn keskustelun antaminen suuntaviivojen pohjalta. Lausunto-luonnos on ollut kirkkoneuvoston jäsenten luettavissa jo ennen tämän kokouksen kokouskutsun ja esittelyjen lähettämistä. Siihen on voinut myös esittää korjauksia ja muutoksia. Lausunnossa on pyritty mahdollisimman väljään ilmaisuun koska asia itsessään on täysin avoin. Mitään mahdollista vaihtoehtoa tulevista yhteistyökumppaneista ei suljeta pois, ja samalla ollaan avoimia myös muiden seurakuntien halulle keskustella tulevista järjestelyistä Auran seurakunnan kanssa.
3/6 KIRKKOHERRAN ESITYS Auran seurakunnan kirkkoneuvosto hyväksyy esittelyn liitteenä olevan lausunnon ja lähettää sen ja pöytäkirjanotteen tästä pykälästä Turun arkkihiippakunnan tuomiokapitulin seurakuntarakenteen uudistamisen ohjausryhmälle. Esityksen mukainen pienin muutoksin. (korjattu liite 1, 17 (2) 18 AURAN SEURAKUNNAN POIKKEUSOLOSUHTEIDEN VALMIUSSUUNNITELMA Vuoden 2012 piispantarkastuksessa todettiin, että Auran seurakunnassa tulee laatia poikkeusolojen valmiussuunnitelma. Suunnitelma on nyt valmisteltu uusien ohjeiden mukaan jotka tulivat vuoden 2013 loppupuolella kirkkohallituksesta (28.11.2013 päivätty kirkkohallituksen virastokollegion yleisohje Seurakunnan valmiussuunnitelman laatimisohje 2013. Nyt laadittu tätä seurakuntaa varten laadittu valmiusohjelma on ensimmäinen askel kestävässä valmiustoimen toiminnassa. Poikkeusolojen valmiussuunnitelman hyväksyy kirkkoneuvosto. Suunnitelmaa on syytä päivittää jatkuvasti ja saattaa henkilöstön koulutus vastaamaan suunnitelman velvoitteita. Valmiustoimi ei tavallaan tule koskaan valmiiksi. Suunnitelma kaipaa vielä joidenkin liitteidensä osalta tarkennusta, tarkempaa valmistelua. Nämä täydentävät osat saatetaan valmiiksi vuoden 2014 aikana. Kiinteistöjen pelastussuunnitelmat päivitetään vielä kevään 2014 aikana (Kirkon pelastussuunnitelma ja seurakuntatalon ja virastorakennuksen pelastussuunnitelma.) ja ne liitetään poikkeusolojen valmiussuunnitelman liitteiksi. Kirkon pelastussuunnitelma päivitetään kun sen vaatimuksista on keskusteltu pelastusviranomaisen kanssa. Muutoin nykyinen suunnitelma on voimassa siihen saakka. Poikkeusolojen valmiussuunnitelman hyväksyy kirkkoneuvosto, samoin määräaikoina siihen mahdollisesti tehtävät päivitykset. Käytännöllislähtökohtaiset suunnitelmat hyväksyy valmiuspäällikkö viranhaltijapäätöksellä. Kokonaissuunnitelman nyt valmis-tuessa jää auki muutamia, lähinnä toimintaympäristön yhteistyökuvioihin liittyviä toimintamalleja. Käytännöllislähtöiset, vielä valmistumattomat suunnitelmat, on listattu poikkeusolojen valmiussuunnitelman liitteessä 13. Poikkeusolojen valmiussuunnitelman tullessa hyväksytyksi tulee seurakuntaa uusi toimikunta, poikkeusolojen valmiustoimikunta. Luonteva lähtökohta sen kokoonpanoksi on kulloinenkin seurakunnan johtoryhmä johon kuuluvat johtavat viranhaltija eli kirkkoherra ja talouspäällikkö ja kirkkoneuvoston varapuheenjohtaja ja kirkkovaltuuston puheenjohtaja. Koska poikkeusolojen valmiussuunnitelma sisältää vain viranomaiskäyttöön tarkoitettuja tietoja tulee julistaa salassa pidettäväksi. Perusteina tälle vaatimukselle on julkisuuslain 24 joka määrittelee salassa pidettävät asiakirjat ja sen 8 momentti. 8) asiakirjat, jotka koskevat onnettomuuksiin tai poikkeusoloihin varautumista, väestönsuojelua taikka turvallisuustutkintalain (525/2011) mukaista tutkintaa, jos tiedon antaminen niistä vahingoittaisi tai vaarantaisi turvallisuutta tai sen kehittämistä, väestönsuojelun toteuttamista tai poikkeusoloihin varautumista, vaarantaisi turvallisuustutkinnan tai sen tarkoituksen toteutumisen, vaarantaisi tiedon saantia tutkintaa varten taikka loukkaisi onnettomuuden, vaaratilanteen tai poikkeuksellisen tapahtuman uhrien oikeuksia tai heidän muistoaan tai läheisiään; (20.5.2011/528) Koko Auran seurakunnan poikkeusolojen valmiussuunnitelma lähetetään nyt neuvoston jäsenille valmisteluun tutustumiseksi ja pohjaksi päätöksen tekemiselle. Päätöksen jälkeen se kerätään pois liitteineen ja paperit hävitetään. KIRKKOHERRAN JA TALOUSPÄÄLLIKÖN ESITYS
4/6 I toteaa, että valmiustoimen hoitamiseksi on tarpeen että seurakunnassa on valmiustoimikunta. Valmiustoimikunnan muodostaa valmiuspäällikkö eli kirkkoherra, talouspäällikkö, kirkkoneuvoston varapuheenjohtaja ja kirkkovaltuuston puheenjohtaja. II hyväksyy Auran seurakuntaa varten laaditun poikkeusolojen valmiussuunnitelman ja lähettää sen ja pöytäkirjanotteen tästä pykälästä tiedoksi Turun arkkihiippakunnan tuomiokapitulille. III toteaa, että poikkeusolojen valmiussuunnitelman alaliitteessä 13 listatut käytännöllislähtökohtaiset suunnitelmat tulee valmistaa liitteessä mainittujen aikataulujen mukaisesti. Suunnitelmien valmistuttua ne tuodaan tiedoksi kirkkoneuvostolle. IV toteaa, että Auran seurakunnan poikkeusolojen valmiussuunnitelma on salassa pidettävä asiakirja. Esityksen mukainen pienten asiavirheiden korjauksella. Liitteeseen 1 lisätään : hankitaan heti yksi varavoimalaite (lähinnä viestintävälineiden virransaannin turvaamiseksi) Korjattiin päätösesitykseen valmiustoimikunnan jäseneksi kirkkoneuvoston varapuheenjohtaja. 19 AURAN SEURAKUNNAN KIRKKONEUVOSTON LAUSUNTO VUODEN 2012 PIISPANTARKASTUKSESSA EDELLYTETYISTÄ ASIOISTA JA TOIMENPITEISTÄ Auran seurakunnassa tehtiin 09-11.03.2012 piispantarkastus. Piispan lausunnossa edellytettiin että seurakunnan tulee vuoden kuluessa kyseisen lausunnon saamisesta laatia kokonaisselvitys, mihin toimenpiteisiin seurakunnassa on tarkastuksesta annetun palautteen johdosta ryhdytty. Tunnetuista syistä määräaikaan mennessä raporttia ei voitu antaa. Kirkkoherra on kuitenkin sopinut piispa Kallialan kanssa määräajan, pääsiäinen 2014, johon mennessä kokonaisselvitys tulee antaa. Kokonaisselvitys (LIITE 1, 19.) on laadittu kaksi-osaiseksi, jossa toinen osa täydentää ensimmäistä. Ensimmäinen osa käsittää vastaukset piispa Kallialan lausunnon laajempien kriteereiden pohjalta nousseisiin kysymyksiin (A-osa). B-osassa vastattaan asessori Tapani Erämajan kertomuksen yksityiskohtaisempiin kriteerioihin. Vuoden 2014 maaliskuussa ollaan tilanteessa jossa kaikkiin esitettyihin toimenpiteisiin voidaan vastata. Pääosin ne on täytetty ja vain arkiston ja henkilöstön perehdyttämisjärjestelmän suhteen ollaan vielä tilanteessa jossa varsinainen velvoite täyttyy vasta lähitulevaisuudessa. Arkiston suhteen työ on jo aloitettu arkistonjärjestäjän varsinaista työtä auttavan ja helpottavan esijärjestämisen muodossa. Kaikkinensa Auran seurakunnan kirkko-neuvosto voi todeta että se jättää kokonaisselvityksen hyvin luottavaisin mielin Turun arkkihiippakunnan tuomiokapitulille. Perehdyttämisjärjestelmän materiaalista on puuttunut Auran seurakunnan poikkeusolojen valmiussuunnitelma joka nyt on valmis. Hiippakuntadekaani Timo Tavastin kanssa on sovittu, että perehdyttämisjärjestelmän dokumentit toimitetaan yhtenäiseen järjestykseen huhtikuun 2014 loppuun mennessä ja käydään läpi henkilöstön kanssa. KIRKKOHERRAN JA TALOUSPÄÄLLIKÖN ESITYS hyväksyy vuoden 2012 piispantarkastuksen johdosta annetun kokonaisselvityksen ja lähettää sen ja pöytäkirjaotteen tästä pykälästä Turun arkkihiippakunnan tuomiokapitulille. Esitetyn mukaiseen tehtiin muutoksia.. Muutetut kohdat liitteen versiossa: kirkkoneuvoston hyväksymä. 20 MUUT ASIAT
5/6 MERVI KUUSISTON PALKKAAMINEN HOITAMAAN AURAN SEURAKUNNAN NUORISOTYÖNOHJAAJAN VIRKAA VIRANSIJAISENA 01.08.2015 SAAKKA Johtuen viran vakinaisen haltija Maria Suurosen virkavapaasta on Mervi Kuusisto palkattu hoitamaan Auran seurakunnan nuorisotyönohjaajan virkaa 20.01.2014 20.06.2014 kirkkoherran viranhaltijapäätöksellä. Kuusiston rekrytointia on ollut tarkoitus jatkaa em. määräajan päättymisen jälkeen. Viranhaltijapäätöksessä on määritelty kulloisenkin kuukauden prosentuaalinen palkkaus-peruste. Kuusiston rekrytointia olisi nyt syytä jatkaa työn jatkuvuuden varmistamiseksi koko Suurosen kaavaillun virkavapauden ajaksi 01.08.2015 saakka. Kuusisto on ilmaissut halukkuutensa hoitaa virkaa viransijaisena koko määräajan. KIRKK0HERRAN ESITYS I palkkaa Mervi Kuusiston hoitamaan Auran seurakunnan nuorisotyönohjaajan virkaa viransijaisena 01.08.2015 saakka. II Kuusisto hoitaa virkaansa täysmääräisesti, mutta loppuvuoden 2014 joidenkin kuukausien prosentuaalisista palkkausperusteista sovitaan myöhemmin kirkkoherran viranhaltijapäätöksellä. Päätös tuodaan tiedoksi neuvostolle. 21 PÖYTÄKIRJAN TARKISTAMINEN Tarkastettu pöytäkirja tai ilmoitus siitä tulee asettaa nähtäväksi seurakunnan ilmoitustaululle vähintään 14 päivän ajaksi. (KL 25 luku 3 ). KIRKKOHERRAN ESITYS Sovitaan, että kokouksen pöytäkirja tarkistetaan tämän kokouksen jälkeen ja esillä olo 02.04.2014-15.04.2014 seurakunnan kirkkoherranvirastossa, josta on ilmoitettu virallisella ilmoitustaululla 02.04.2013-15.04.2014. 22 VALITUSOSOITUS KIRKKOHERRAN ESITYS Puheenjohtaja antaa kirkkolain mukaisen valitusosoituksen. Liite 1, 22 Esityksen mukainen siirrettynä 20 oikaisuvaatimusohjeisiin 23 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 21.13. ja laulettiin virrestä 577 loput säkeistöt.
6/6 Pöytäkirjan vakuudeksi Torsti Äärelä puheenjohtaja Tarja Ihamäki sihteeri Pöytäkirja todettu kokouksen kulun mukaiseksi Timo Isotalo Leena Hafrén