SISÄISEN VALVONNAN OHJEET

1 VAALAN KUNTA SISÄISEN VALVONNAN OHJEET Hyväksytty: Kunnanhallitus 22.3.2005 64 Voimassa: 1.4.2005 alkaen SISÄLLYSLUETTELO 1 Sisäisen valvonnan perusteet 2 1.1. Sisäisen valvonnan järjestäminen 2 1.2. Tilivelvolliset 2 1.3. Yleiset velvollisuudet 3 1.4. Sisäisen valvonnan osa-alueet 3 2 Suunnittelujärjestelmä 3 2.1. Taloussuunnitelma ja talousarvio 3 2.2. Talousarvion täytäntöönpano 4 3 Seurantajärjestelmä 4 3.1. Osavuosiraportit ja toimintakertomus 4 3.2. Kirjanpito 5 3.2.1. Kirjaussuunnitelma 5 3.2.2. Suorasiirrot 5 3.2.3. Investoinnit 6 3.2.4. Avustukset 6 3.2.5. Tilitykset, hakemukset ja sopimukset 6 3.2.6. Tilinpäätöksen laadintaa koskevat ohjeet 6 3.3. Kustannuslaskenta 6 4 Taloudenhoito 7 4.1. Tosite 7 4.2. Laskujen tarkastus, vastaanotto ja hyväksyminen 7 4.3. Elektronisen laskun allekirjoitus 8 4.4. Maksujen suoritus 8 4.5. Tulojen vastaanotto 9 4.5.1. Käteisperintä 9 4.5.2 Arvoposti 9 4.5.3. Laskutus- ja perintäohjeet 10 4.6. Vakuudet 12 4.7. Rahavarojen ja asiakirjojen tarkastus 12 4.8. Sijoituksia koskevat periaatteet ja kassanhallinta 12 4.9. Pankkitilit 13 4.10. Lainanoton periaatteet 13 4.11. Materiaalihallinto 13 5. Johtamisella valvonta ja toiminnan riskien hallinta 15 5.1. Hallintokulttuuri 15 5.1.1. Julkisuusperiaate 15 5.1.2. Päätöksentekoprosessi 15 5.2. Toiminnan riskienhallinta 16 5.21. Toimintaketjut ja vaaralliset työyhdistelmät 16 5.2.2. Henkilöriskien hallinta 17 5.2.3. Omaisuusriskien hallinta 17 5.2.4. Tietoturvariskien hallinta 17 5.2.5 Ympäristöriskien hallinta 17

2 1. SISÄISEN VALVONNAN PERUSTEET Tarkastussäännön 1 :ssä todetaan seuraavasti: Kunnan hallinnon ja talouden valvonta järjestetään niin, että ulkoinen ja sisäinen valvonta yhdessä muodostavat kattavan valvontajärjestelmän. Ulkoinen valvonta järjestetään toimivasta johdosta riippumattomaksi. Ulkoisesta valvonnasta vastaavat tarkastuslautakunta ja tilintarkastaja kuntalain ja tarkastussäännön mukaisesti. Sisäinen valvonta on johtamisen apuväline. Sisäisen valvonnan järjestämisestä vastaa kunnanhallitus. Sisäinen valvonta koostuu luottamushenkilöiden toimintaseurannasta, sisäisestä tarkkailusta ja sisäisestä tarkastuksesta. Sisäinen valvonta on johtamisen apuväline kohtuullisen varmuuden hankkimiseksi tavoitteiden saavuttamiseksi. Johdon on varmistettava, että luodaan oikeanlainen sisäisen valvonnan rakenne ja pidetään se tehokkaana tarkastamalla sitä ja pitämällä se ajan tasalla. Sisäisen valvonnan rakenne määritellään organisaation sisäiseksi suunnitelmaksi sisältäen johdon suhtautumistavan, menetelmät, menettelytavat ja muut toimenpiteet, jotka antavat kohtuullisen varmuuden siitä, että seuraavat yleiset tavoitteet saavutetaan: varmistetaan toiminnan tuloksellisuus ja jatkuvuus edistetään organisaation tehtävien mukaisesti toimintojen säännönmukaisuutta, taloudellisuutta, tuottavuutta ja vaikuttavuutta sekä tuotteiden ja palveluiden laatua vältytään resurssien menetyksiltä, jotka aiheutuvat tuhlauksesta, väärinkäytöksistä, huonosta hoidosta, virheistä ja petoksista sekä muista epäsäännönmukaisuuksista pystytään tunnistamaan ja ennaltaehkäisemään virheitä sekä hallitsemaan riskejä noudatetaan lakeja, säännöksiä ja johdon ohjeita sekä kehitetään ja ylläpidetään luotettavia tietoja taloudesta ja hallinnosta ja esitetään ne rehellisesti määräaikaisissa raporteissa. 1.1. Sisäisen valvonnan järjestäminen Sisäisen valvonnan järjestämisvastuu on kunnanhallituksella. Toteuttamis- ja valvontavastuu on kunnanjohtajalla ja hallintokuntien johtajilla sekä palveluyksiköiden vastuuhenkilöillä alaisensa toiminnan osalta. Kunnanhallituksen on annettava yleiset ohjeet sisäisen valvonnan järjestämisestä. Tilivelvollisten vastuuhenkilöiden on laadittava ja ylläpidettävä johtamansa toiminnan osalta sisäisen valvonnan suunnitelmaa. Kuntalain mukaan tilivelvollisia ovat toimielinten jäsenet ja asianomaisen toimielimen tehtäväalueen johtavat viranhaltijat. 1.2. Tilivelvolliset Vaalan kunnan tilivelvolliset ovat kunnanhallituksen jäsenet lautakuntien ja liikelaitoksen johtokunnan jäsenet kunnanjohtaja osastopäälliköt vastuualueiden esimiehet

3 1.3. Yleiset velvollisuudet Jokainen kunnan palveluksessa oleva on velvollinen noudattamaan omaa toimintaansa koskevia säännöksiä, määräyksiä ja päätöksiä sekä toimimaan niin, että hänelle ja hänen yksikölleen asetetut tavoitteet voidaan saavuttaa. Johdon velvollisuus on tiedottaa organisaatiolle sisäisestä valvonnasta, koska jo sillä on ennaltaehkäisevä vaikutus. Hallintokunnilla tulee olla kaikkien saatavilla oleva kansio, johon tallennetaan sisäisen valvonnan ohjeistus ja valvonnasta kertyneet raportit. 1.4. Sisäisen valvonnan osa-alueet Sisäinen valvonta jakaantuu sisäiseen tarkkailuun luottamusmiesten suorittamaan seurantaan ja sisäiseen tarkastukseen. Sisäinen tarkkailu on jatkuvaa toimintaa liittyen työvaiheiden, erillisten toimenpiteiden ja varojen käytön valvontaan. Sisäisellä tarkkailulla varmistetaan, että tehtävät hoidetaan oikeaan aikaan aiotulla ja hyväksytyllä tavalla ja tehtävään osoitettujen määrärahojen puitteissa. Tarkkailu kuuluu luonnollisena osana palvelujen järjestämiseen. Sisäinen tarkkailu on jokaisen esimiehen tehtävä ja velvollisuus ja se on esimiestyötä, joka tapahtuu tavanomaisen toiminnan yhteydessä tapahtuvana seurantana systemaattisena arviointitietojen hankkimisena ja kehityskeskusteluina Seuranta on ennen muuta luottamushenkilöille kuuluva osa sisäistä valvontaa. Seurannan tehtävänä on raportointivelvoitteen asettaminen ja raportoinnin toteutuksen valvonta. Olennaista on tehtyjen päätösten ja raportissa kuvattujen tulosten vertailu. Sisäinen tarkastus on sisäisen valvonnan näkyvä osa. Se on aktiivista, systemaattista ja julkista toimintaa. Sisäinen tarkastus on valvonnan erityistoimenpide, ja se tehdään toimivan johdon alaisuudessa. Se on tarkastustarkoituksessa tehtyä valvontaa, ja tarkastuksen kohde tietää suorituksensa olevan arvioinnin kohteena. Sisäisen tarkastuksen kohteena ovat toimintalinjaukset, toimintaperiaatteet ja tavoitteiden toteutuminen. Sisäisen tarkastuksen raportointi on analysoivaa ja toteavaa. Se voi sisältää suosituksia todettujen heikkouksien ja puutteiden korjaamiseksi. Konsernivalvontaa varten kunnassa on erilliset kunnanhallituksen hyväksymät konserniohjeet (19.8.2003). 2. SUUNNITTELUJÄRJESTELMÄ Suunnittelu- ja seurantajärjestelmä on johdon käytössä oleva sisäisen valvonnan väline, jonka avulla hankitaan kohtuullinen varmuus tavoitteiden saavuttamisesta. Suunnittelu varmistaa, että tavoitteet tulevat asetetuksi, ja seuranta varmistaa, että toiminta on tavoitteiden mukaista ja että oikeaa informaatiota tuotetaan ja käytetään hyväksi. 2.1. Taloussuunnitelma ja talousarvio Kunnan talouden perustana on kolmeksi vuodeksi hyväksytty taloussuunnitelma ja vuodeksi kerrallaan hyväksytty talousarvio. Taloussuunnitelmassa esitetään kunnan toimintojen kehittämistavoitteet ja selvitetään, miten toiminnot ja investoinnit rahoitetaan. Talousarvion laadinnan lähtökohtana ovat kunnan strategiset päämäärät ja taloussuunnitelmassa määritellyt tavoitteet. Kunnanvaltuusto asettaa toimialoille tehtäväaluekohtaiset ja toiminnalliset tavoitteet ja osoittaa niiden toteuttamiseen vaadittavat voimavarat.

4 Kunnanhallitus antaa talousarvion ja taloussuunnitelman laatimisohjeet ja talousarvioraamin, jossa annetaan toiminnoille taloudelliset resurssit. Talousarvioraamin lähtökohtana on arvio tuloperusteista ja taserakenteen tarkastelu. Lautakunnat sovittavat yhteen alaisensa toiminnan osalta annetut taloudelliset resurssit, tavoitteet ja palvelutarpeet. Talousarvio laaditaan kunnanvaltuuston hyväksymän talousarvioasetelman mukaisesti. Talousarvio sisältää käyttötalousosan, investointiosan, tuloslaskelman ja rahoituslaskelman. Käyttötalousosa jakaantuu tehtäväalueisiin ja investointiosa hankkeisiin. Talousarvioon voidaan liittää tarpeen mukaan selvityksiä, yhdistelmiä, erittelyjä ja arvioita. Jokaiselle tehtäväalueelle ja hankkeelle/hankeryhmälle nimetään talousarviossa tilivelvollinen toimielin. Talousarviossa ja suunnitelmassa hyväksytään kunnan toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet, joista osa on erikseen vahvistettu sitoviksi. Tavoitteiden tulee tukea kunnan toiminta-ajatusta ja ohjata toimintaa valtuuston asettamaa tavoitetilaa kohti. Tavoitteet tulee asettaa niin, että valtuusto voi niiden avulla ohjata määrärahan käyttötarkoitusta, palvelutuotannon määrää ja laatua sekä toiminnan kehittämissuuntaa. Tavoitteiden tulee olla mahdollisuuksien mukaan täsmällisesti muotoiltuja, aikaan sidottuja ja mitattavia tai muutoin todennettavissa olevia. Kunnan liikelaitos on osa kunnan hallintoa ja taloutta, vaikka se on talousarviossa ja kirjanpidossa eriytetty kunnan muusta toiminnasta. Liikelaitoksen talousarvio ja suunnitelma otetaan kunnan talousarvion ja suunnitelman liitteeksi. Kunnanvaltuusto hyväksyy liikelaitoksen talousarvion tavoitteet ja tuloutustavoitteen. Liikelaitoksen tuloslaskelma laaditaan liikelaitosohjeen tuloslaskelmakaavan muotoon. 2.2. Talousarvion täytäntöönpano Kunnanhallitus antaa valtuuston hyväksymän talousarvion pohjalta täytäntöönpano-ohjeet lautakuntien ja muiden viranomaisten noudatettavaksi. Sen jälkeen kun valtuusto on päättänyt talousarviosta, jossa se on antanut toimielimille tehtäväalueittain määrärahat, tuloarviot ja tavoitteet, kunnanhallitus, lautakunta ja johtokunta hyväksyvät talousarvioon perustuvat käyttösuunnitelmat eli tarkistavat talousarvioehdotuksiin sisältyneet alustavat käyttösuunnitelmat. Käyttösuunnitelmilla toimielimet jakavat määrärahat ja tuloarviot tulosyksiköihin ja asettavat samalla valtuuston määrittelemien tavoitteiden kanssa yhdenmukaiset mutta tarkennetut tavoitteet tulosyksiköittäin. Toimielimet voivat siirtää käyttösuunnitelman hyväksymiseen liittyvää toimivaltaa edelleen alaisilleen viranhaltijoille. 3. SEURANTAJÄRJESTELMÄ 3.1. Osavuosiraportit ja toimintakertomus Talousarvion toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta on raportoitava lautakunnille vähintään kolme kertaa vuodessa. Seurantaraporteissa esitetään tulo- ja menoarvioiden toteutuma sekä arviot sitovien tavoitteiden toteutumasta. Tarvittaessa on myös esitettävä luettelo toimenpiteistä, joilla valtuuston asettamissa määrärahoissa ja tavoitteissa pysytään. Lautakuntien ja liikelaitoksen johtokunnan on toimitettava raportit tiedoksi kunnanhallitukselle. Konserniraportoinnista on erilliset ohjeet. Tilivelvollisten tulee osaltaan valvoa, että toiminnassa noudatetaan hyväksyttyä talousarviota ja käyttösuunnitelmaa niihin sisältyviä tavoitteita noudattaen. Tavoitteiden toteuttamisen seuranta ja poikkeamiin reagointi hyvissä ajoin kuuluu tulosyksikölle ja tilivelvollisille. Lautakuntia tulee informoida sen alaisen toiminnan ja talouden kehityksestä. Raportteja kehitetään antamaan riittävästi oikeaa, ajan tasalla olevaa ja selkeää tietoa päätöksenteon valmisteluun ja tulosten seurantaan. Mahdolliset talousarvion määrärahojen ja tavoitteiden muutokset tulee käsitellä valtuustossa jo talousarviovuoden aikana. Tavoitteiden toteutumista seurataan sekä tarvittavia toimenpiteitä suunnitellaan myös kehityskeskusteluissa, johtoryhmässä, tiimeissä sekä työpaikka- ja osastokokouksissa. Myös kehityskeskusteluissa sovitut toimenpiteet tulee dokumentoida, jotta niiden toteuttamista voidaan seurata. Toimintakertomus on osa kunnan tilinpäätöstä, jossa kunnanhallitus antaa valtuustolle selvityksen sen tilikaudelle asettamien toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteuttamisesta koko konsernin osalta. Toimintakertomuksessa on tehtäväalueittain esitettävä, miten valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet ovat toteutuneet. Lisäksi toimintakertomukseen on otettava toiminnan tuloksellisuuden arviointiin vaikuttaneet keskeiset asiat.

5 3.2. Kirjanpito Kirjanpitojärjestelmän tulee tuottaa luotettavaa, oikea-aikaista ja riittävää tietoa päätöksenteon valmisteluun ja tulosten seurantaan. Kirjanpidossa noudatetaan kirjanpitolakia ja -asetusta, Kirjanpitolautakunnan kuntajaoston ohjeita ja hyvää kirjanpitotapaa. Hyvä kirjanpitotapa perustuu seuraaviin lähtökohtiin: kirjanpidon meno-tulo teoria kirjanpitolaki ja asetus kuntalaki kirjanpitolautakunnan kuntajaoston yleisohjeet ja suositukset Kuntaliiton suositukset EU:n direktiivit kuntaa koskeviin osin Kunnan tilirakenteen perustana on talousarvio ja käyttösuunnitelmat. Jokaista talousarviossa ja käyttösuunnitelmassa olevaa määrärahaa, jokaista tuloerää ja jokaista kustannuslaskennallista erää varten on oltava omat tilinsä. Edellä mainittuja eriä seurataan tehtäväalue-, tulosyksikkö-, hanke- ja kohdekokonaisuuksien lisäksi meno- ja tulolajeittain sekä alaerittelyittäin. Liikelaitoksilla on erilliskirjanpito, joka yhdistetään kunnan tilinpäätökseen. Talousarviokirjanpidon ulkopuolella olevat tilit ovat tase- eli pääkirjatilit. Niillä seurataan rahoitustapahtumia, saatavia, velkoja ja käyttöomaisuuden muutoksia. Asiakasvaroista, jos ne on erotettu kunnan varoista ja veloista, on pidettävä erillistä sisäisen valvonnan kannalta riittävää kirjanpitoa. 3.2.1. Kirjaussuunnitelma Peruskirjana kirjanpidossa käytetään päiväkirjaa, johon viennit kirjataan aikajärjestyksessä viivytyksettä päiväkohtaisesti, ja pääkirjaa, jossa tiedot näkyvät tileittäin asiajärjestyksessä. Kirjanpidosta on oltava ajan tasalla oleva menetelmäkuvaus, josta ilmenee kirjanpito-ohjelmien välinen integrointi. Kirjanpidon tositteet on säilytettävä kirjausjärjestyksessä siten, että tositteiden ja kirjausten välinen yhteys voidaan vaikeuksitta todeta. Kirjanpitolautakunnan kuntajaosto on antanut suosituksen kuntien ulkoisen kirjanpidon tilikarttamalliksi. Tilikartta huomioi tuloslaskelma- ja tasekaavojen edellyttämät ryhmittelyt ja taloustilaston luokitukset. Niitä yksilöidymmät tilinimikkeet ja tilinumerointi ovat ohjeellisia, joista voidaan poiketa edellyttäen, että tiedontarpeet ja kirjanpidon tietojärjestelmä sitä edellyttävät. Muutoksista päättää pääkirjanpitäjä. Menon ja tulon pääasiallinen kirjaamisperuste on suoriteperuste, jossa menon kirjaamisperusteena on tavaran, työsuorituksen tai palvelun vastaanottaminen. Menot kirjataan sen vuoden kuluksi, jona vastaavat suoritteet on vastaanotettu riippumatta siitä, milloin lasku maksetaan. Tulon kirjaamisperusteena on palveluksen luovuttaminen tai julkisen maksun maksuunpano. Vähäisten taloustapahtumien kirjaamisperusteena voidaan käyttää myös maksu- eli kassaperustetta, jossa meno tai tulo kirjataan vasta rahasuorituksen tapahtumassa. Tilinpäätösvaiheessa maksuperusteiset kirjaukset oikaistaan suoritusperusteiseksi. Verotulokirjaus tehdään kuitenkin maksuperusteisesti tilitysten suoritusajan mukaisesti. Vastikkeettomat eli velvoiteperusteiset menot, joissa menot perustuvat lakiin tai kunnan tekemiin sopimuksiin, on kirjattava velvoiteperusteen mukaan sille varainhoitovuodelle, jonka aikana velvoite menon maksamisesta on syntynyt. Tulopuolella valtionosuus ja -avustus tai muu ulkopuolinen rahoitusosuus kirjataan sen vuoden tuloksi, jonka menoihin se kohdistuu. Arvonlisäverolain mukaan verovelvollisen on järjestettävä kirjanpitonsa sellaiseksi, että siitä saadaan veron määräämistä varten tarvittavat tiedot. Liiketapahtumat on kirjattava aikajärjestyksessä sen ajankohdan mukaan, jolloin niiden perusteella suoritettava tai vähennettävä vero on otettava huomioon. Kunnan arvonlisäverolaskelma laaditaan siten, että siinä ovat mukana liikelaitosten suoritettavat ja vähennettävät verot. 3.2.2. Suorasiirrot Tulosyksiköiden ja liikelaitosten on laadittava ja annettava näiden välisestä tavaran, työsuoritusten ja muun palvelun luovuttamisesta kunnan kirjanpitoon tositteet hallintojohtajan antamien ohjeiden mukaisesti. Sisäisiä suorituksia voidaan siirtää kirjanpitoon suorasiirtoina. Vastuu suorasiirron sisällöstä on aineiston tuottajalla. Sisäisten suoritusten hyväksyminen tapahtuu tavaran tai palvelun tilausvaiheessa. Suorasiirroista on mentävä vastaanottajalle tieto, josta on selvästi oltava nähtävissä, että kyseessä on suorasiirtona mennyt veloitus ja se, mitä tilejä on käytetty. Tulosyksiköiden on tarkastettava menojen oikeellisuus.

6 Sisäiset laskutuserät ja laskennalliset erät kirjataan vähintään kolmannesvuosittain. Mikäli todelliset kustannukset ovat vaikeasti selvitettävissä, tilikauden aikana voidaan käyttää talousarvion euromääriä. Tilinpäätökseen on tehtävä niistä oikaisu. 3.2.3. Investoinnit Mikäli investointimenon arvioidaan kohdistuvan useammalle vuodelle, valtuusto hyväksyy lautakunnan ja kunnanhallituksen investoinnin hankintamenoa koskevan kokonaiskustannusarvion. Talousarvion laadinnan yhteydessä valtuusto hyväksyy investointivarausta koskevan suunnitelman. Se tehdään määriteltyyn investointihankkeeseen ja puretaan viimeistään sinä vuonna, kun hankkeen viimeinen erä on merkitty taloussuunnitelmaan. Lautakunnan on annettava suurten rakennushankkeiden valmistuttua loppuselvitys kunnanhallitukselle ja valtuustolle. - Käyttöomaisuuden aktivointiraja on 9.000 euroa. 3.2.4. Avustukset Milloin kunta on myöntänyt yleishyödylliselle yhdistykselle tai yhteisölle avustusta tai lainaa yli 1.000 euroa, tämän on toimitettava varainhoitovuoden päättyessä tilitys, joka osoittaa avustuksen käytön. Lautakunnan tai vastaavan muun viranomaisen on meneteltävä vastaavasti myöntämiensä avustusten osalta. Tilitys käsittää avustuksen saantivuoden tilinpäätöksen ja tilintarkastuskertomuksen oikeaksi todistetut jäljennökset sekä toimintakertomuksen. Erityistapahtuma-avustusten osalta on vaadittava erityistilitykset. Tilityksiä valvoo kunnanvaltuuston ja hallituksen ja niiden alaisten viranhaltijoiden myöntämien avustusten osalta hallintojohtaja ja lautakuntien ja niiden alaisten viranhaltijoiden myöntämien avustusten osalta kukin osastopäällikkö. Kunnanhallituksen on vuosittain vaadittava tilitys sellaisilta yhteisöiltä, joiden lainoja kunta on taannut. Avustuksen tai takauksen saannin ehtona, että kunnan tilintarkastajilla on oikeus yhteisön hallinnon ja talouden tarkastamiseen. 3.2.5. Tilitykset, hakemukset ja sopimukset Valtionosuus- ja muissa tilityksissä kokonaiskustannukset on tarkistettava pääkirjanpitäjän kanssa ennen hakemusten lähettämistä, jotta valtionosuuteen oikeuttavia arvonlisäveroja tai muita kustannuksia ei jää pois tilityksistä, koska arvonlisäverojen siirto kustannuslaskennallisiin eriin tehdään takautuvasti. Kaikista rahan liikettä aiheuttavista tilityksistä, hakemuksista ja sopimuksista tulee toimittaa jäljennös tai muu kirjallinen tieto kirjanpitoon seurantaa varten. 3.2.6. Tilinpäätöksen laadintaa koskevat ohjeet Tilinpäätös laaditaan kirjanpitolain, kuntalain ja kirjanpitolautakunnan kuntajaoston edellyttämällä tavalla. Tilinpäätökseen liittyvistä asioista annetaan täydentäviä ohjeita tarpeen mukaan. Tilikauden aikana kirjatut sisäiset erät on eliminoitava kunnan ulkoisessa tilinpäätöksessä. Talousarvion laadinnan yhteydessä sisäiset erät otetaan määrärahaksi. Tuloslaskelmasta laaditaan kaksi toteutumisvertailua, joista toisessa sisäiset erät on eliminoitu. Rahoituslaskelmaa ei johdeta kahdenkertaisin viennein tuloslaskelman ja taseen tapaan, vaan se laaditaan erillislaskelmana. Teknisesti rahoituslaskelman kaikki erät voidaan johtaa suoraan kirjanpidosta. Kunnan liikelaitosten kirjanpidon yhdistelyssä kunnan kirjanpitoon sisäiset menot ja tulot, sisäiset saatavat ja velat sekä sisäinen peruspääomasijoitus ja sisäinen kate eliminoidaan. Liikelaitosten tilinpäätöslaskelmat sisältyvät kunnan tilinpäätöksen liitetietoihin. 3.3. Kustannuslaskenta Kustannuslaskennan tavoitteena on edistää kustannustietoisuutta organisaation kaikilla tasoilla. Lisäksi kustannuslaskennan on tuotettava tietoa toimivalle johdolle ja päätöksenteolle siitä, mihin käytettävissä olevat resurssit on järkevintä osoittaa, jotta voidaan saavuttaa tavoitteiden mukaiset tulokset. Kirjanpito seuraa talouden resurssien jakoa ja käyttöä rahoitusvaikutteisesti. Palveluiden hinnan määrittelemiseksi tarvitaan tietoa välittömien kassamenojen lisäksi myös muilta tulosyksiköiltä hankittujen palveluiden kustannuksista. Kustannuslaskennan peruskäsite on omakustannushinta, joka muodostuu seuraavasti: palvelun, tuotteen yms. välittömät kustannukset kiinteistökustannukset joko erikseen (esim. sähkö, lämmitys, kunnossapito) tai sisäisenä vuokrana, johon sisältyvät myös suunnitelman mukaiset poistot pääomavuokrana ja

7 muut sisäiset ja kustannuslaskennalliset erät kuten. tukipalvelut, työllistäminen, vyörytyserät, alvpalautus ja mahdollinen laskennallinen korko. Laskennallinen korko tulisi ottaa mukaan ainakin silloin kun palveluita myydään ulkopuolelle. Laskennallinen korko on korvausta käyttöomaisuuteen sitoutuneen pääoman käytöstä. Vyörytyserien jakoperusteista sovitaan erikseen. 4. TALOUDENHOITO Hyvä taloudenhoito on systemaattista toimintaa, joka sopeuttaa toiminnot käytettävissä olevien resurssien mukaisiksi tuottaa johtamisen tarvitsemat tiedot oikein ja oikea-aikaisina antaa talouden tilasta luotettavan kuvan Kunnan taloudesta vastaavat ensisijaisesti tilivelvolliset. 4.1. Tosite Kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joka todentaa taloustapahtuman. Tositteeseen on merkittävä käytetyt tilit, jollei muutoin ole selvää, miten taloustapahtuma on kirjattu. Menotositteesta on käytävä selville vastaanotettu tuotannontekijä ja tulotositteesta luovutettu suorite tai muu tulon peruste. Tuotannontekijän vastaanotto- tai suoritteen luovutusajankohta on voitava osoittaa tositteen tai sen liitteen avulla tai muulla tavoin. Elektronisessa laskujen hyväksymisjärjestelmässä tositteella tarkoitetaan järjestelmään tallennettuja taloustapahtumaa koskevia tietoja. Näihin tietoihin sisältyy laskun elektroninen kopio, joka todentaa tositteen. 4.2. Laskujen tarkastus, vastaanotto ja hyväksyminen Vastaanottajan on tarkastettava, että tositteen tarkoittama tuotannontekijä (tavara, työsuoritus tai muu palvelu) on saatu ja on oikein. Vastaanottajan on varustettava tosite tai siihen liittyvä selvitys päivämäärällä ja nimikirjoituksellaan. Tarvittaessa vastaanottajan on selvennettävä tositetta. Mm. tavaran käyttötarkoitus on merkittävä tositteeseen aina silloin, jos tositteeseen sisältyy koodeja tai tositteen sisältö muuten jää epäselväksi. Viranhaltijapäätöksellä tai muilla päätöksillä tapahtuviin maksutositteisiin on merkittävä päivämäärä ja pykälä. Vastaanottajana ei saa olla sellainen henkilö, joka on tavaran myynyt, tai muu henkilö, jolle hankinnasta saattaisi olla henkilökohtaista hyötyä tai vahinkoa. Kunkin osastopäällikön tehtävänä on määrätä henkilöt, joilla on oikeus vastaanottomerkinnän tekemiseen. Lautakunnan on toimikauden alussa määrättävä henkilöt, jotka hyväksyvät tositteet, jollei hyväksyjää ole määrätty johtosäännössä. Mahdollisista muutoksista on ilmoitettava välittömästi ostolaskujen kirjaajalle. Ennen kuin maksu suoritetaan, tosite on varustettava hyväksymismerkinnällä, päiväyksellä ja hyväksyjän nimikirjoituksella. Vastaanottajana ja hyväksyjänä ei saa olla sama henkilö samassa tositteessa, eikä omia laskuja saa hyväksyä. Alainen ei saa hyväksyä esimiehensä palkkioita, matkalaskuja tms., vaan ne on toimitettava ylemmän esimiehen hyväksyttäviksi. Matkalaskuun on aina merkittävä matkan tarkoitus näkyviin, ja virka- ja virantoimitusmatkat on tehtävä niin lyhyessä ajassa ja vähin kokonaiskustannuksin kuin mahdollista ottaen huomioon matkan ja hoidettavien tehtävien tarkoituksenmukainen suorittaminen (esim. julkisten kulkuneuvojen käyttö, yhteiskyydit). Hyväksyjän on tarkastettava, että tositteesta ilmenevät seuraavat asiat ennen kirjausta: laskuttajan nimi ja muut riittävät yhteystiedot toimitusajankohta, kohde, laji,määrä, hinnat ja alennukset ennakkoperintärekisteritiedot, mikäli laskutus koskee työsuoritusta arvonlisäverokanta ja veron määrä tavaran tai työsuorituksen vastaanottaja oikea hyväksyjä oikea tilimerkintä maksettava euromäärä eräpäivä

8 Edelleen hyväksyjän on varmistettava, että menon suorittamiseen on tarvittaessa asianmukainen päätös ja ettei käytettävissä olevaa määrärahaa ylitetä. Hyväksyjän on myös huolehdittava siitä, että laskut ja muut maksutositteet tulevat viivytyksettä hyväksytyiksi ja toimitetaan kirjattaviksi niin, etteivät maksut viivästy. Laskut tulee toimittaa kirjattaviksi viimeistään kolme päivää ennen eräpäivää. Tositteiden merkinnät on tehtävä selvästi ja pysyvästi eikä niitä saa poistaa tai tehdä epäselvästi. Virheellinen merkintä on korjattava yläpuolelle tehtävällä selvällä korjausmerkinnällä. Korjauslakan käyttö on kiellettyä. Virheellinen kirjaus on korjattava oikaisukirjauksella tai tilisiirtotositteella. Suoraan pankkiin menevissä (ei-konekielisissä) laskuissa ja maksuosoituksissa on oltava maksumääräys. Toimielinten sekä virastojen ja laitosten on kunnan kirjanpitoa varten laadittava ja annettava näiden välisistä tavaraluovutuksista, työsuorituksista ja palveluista kirjanpitoon tositteet vähintään kolme kertaa vuodessa, ellei kunnanhallitus toisin määrää. Tarvittaessa kunnanhallitus määrää hinnoitteluperusteet. Kunnan sisäisestä oikaisu- ja korjaustositteesta tulee ilmetä korjauksen tai oikaisun peruste. Tositteen hyväksyy alkuperäisen tositteen hyväksyjä, vastuuhenkilö tai osastopäällikkö. Muistitositteet allekirjoittaa pääkirjanpitäjä tai kirjanpitäjä ja hyväksyy hallintojohtaja tai ao. osastopäällikkö. Tositteita numeroitaessa käytetään erillisiä tositelajeja palkoille, ostolaskuille, viitesiirroille ja varsinaisille kirjanpidon tositteille. Ostolaskut siirtyvät kirjanpitoon sitä mukaa kuin ne kirjataan, ja palkat ja toimeentulotuet kaadetaan kirjanpitoon pääsääntöisesti kerran viikossa. Sama henkilö ei saa ylläpitää toimittajarekisteriä, kirjata ostolaskuja eikä hoitaa maksatusta. Ostolaskujen kirjaajalla tulee olla voimassaolevat listat laskujen hyväksymisoikeuden omaavista henkilöistä. 4.3. Elektronisen laskun allekirjoitus Elektronisessa laskujen hyväksymisjärjestelmässä allekirjoitus korvataan järjestelmään automaattisesti tallentuvalla henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella, joka todentaa ja yksilöi hyväksyjän. Tositteen tietoihin merkittävä aikamerkintä hyväksymisen tai tarkastuksen suorittamisesta otetaan järjestelmästä eikä sitä voi muuttaa suoritetun toimenpiteen jälkeen. Hallinto-osasto pitää luetteloa näistä henkilökohtaisista käyttäjätunnuksista ja huolehtii hyväksymis-, asiatarkastus- ja vastaanottotarkastusoikeuksien ylläpidosta päätösten mukaisesti. Luettelosta on käytävä ilmi käyttäjätunnuksen haltija ja hänen oikeutensa ja niiden voimassaoloaika. Elektronisen laskun hyväksymisjärjestelmässä käyttäjän tunnistaminen perustuu henkilökohtaiseen käyttäjätunnukseen ja salasanaan. Käyttäjätunnuksella suoritetuista hyväksymis- ja tarkastustoimenpiteistä vastaa käyttäjätunnuksen haltija, mikä on todettava käyttäjätunnuksen haltijan kanssa laadittavassa kirjallisessa sopimuksessa. 4.4. Maksujen suoritus Maksu suoritetaan linjasiirtona saajan tilille. Rahalaitosten tilisiirtoja tai kassasta rahana maksua käytetään vain poikkeustapauksissa. Laskujen maksatus hoidetaan keskitetysti. Laskujen kirjaaminen ostoreskontraan hoidetaan keskitetysti, mutta se voidaan myös hajauttaa, mikäli se katsotaan tarkoituksenmukaiseksi. Laskut maksetaan pääsääntöisesti eräpäivänä tai sitä seuraavana pankkipäivänä, mikäli eräpäivä ei ole pankkipäivä. Mikäli käteisalennukset ovat tuntuvia, lasku voidaan maksaa eräpäivää aikaisemmin. Pankki- ja postisiirtotiliä käytettäessä tositteeseen on liitettävä rahalaitoksen antama päivätty kuittaus. Konekielistä maksujenvälitystä käytettäessä maksu on todennettava maksutapahtumaluettelolla. Luetteloon on merkittävä ainakin maksupäivä, velkojan nimitieto, velkojan laskulle antama yksilöintitunnus ja laskun loppusumma, joiden avulla maksaminen voidaan todentaa. Maksutapahtumaluettelon on täsmättävä pankin antamaan tiliotteeseen. Maksuaineiston käsittelystä on oltava ajan tasalla oleva menetelmäkuvaus. Siirrettäessä varoja tililtä toiselle on konekielisessä maksujenvälityksessä käytettävä selväkielistä maksutapahtumaluetteloa, joka täsmää tiliotteeseen. Konekieliset maksuvälitykset todennetaan selväkielisillä maksutapahtumaluetteloilla, jotka varmennetaan tilinkäyttöoikeuden omaavan henkilön allekirjoituksella. Muussa kuin konekielisessä maksujenvälityksessä tililtäotot ja tilisiirrot maksuliiketileiltä allekirjoittavat kunnanhallituksen valtuuttamat henkilöt. Tileistä ja niiden käyttäjistä on pidettävä luetteloa.

9 4.5. Tulojen vastaanotto 4.5.1. Käteisperintä Rahasuoritukset ohjataan ensisijaisesti kunnan pankkitileille. Käteissuoritukset maksetaan kunnanviraston kassaan, ja muutoin käteisperintää käytetään vain siellä, missä se palvelujen ja perinnän luonteesta johtuen on perusteltua (esim. kirjasto). Kassanhoitajan tai alitilittäjän ottaessa vastaan kunnalle tulevia maksuja on maksajalle annettava kassapäätteellä laskuun tehty kuittaus, erillinen kassapäätteen tulostama kuitti tai juoksevalla numerolla ja päiväyksellä varustettu kuitti. Ellei maksua ole kuitattu vastaanotetuksi kassakoneella, tulotositteeksi jäävään kappaleeseen on otettava maksajan allekirjoitus. Kuitissa on oltava näkyvissä mahdollinen arvonlisäveroprosentti ja arvonlisävero euroina. Rahasuorituksena voidaan ottaa vastaan pankkikortti- tai rahakorttisuoritus luottokorttisuoritus shekki pankkivekseli Pankkikorttisuorituksissa varmennus ja katteen varaus suoritetaan maksutapahtuman yhteydessä. Shekit, pankkivekselit, pankkikortti- ja rahakorttisuoritukset lunastetaan viivytyksettä. Kertyneet maksut tilitetään kunnan pankkitilille viikoittain tai siten, ettei käteiskassan enimmäismäärä ylity. Kuittikannat ja tilityskuitit järjestetään ja säilytetään niin, että maksujen kanto ja niiden tilitys on välittömästi tarkastettavissa. Tuloja perittäessä käytetään tarkoitusta varten valmistettuja, numeroituja ja euromääräisiä kuittilomakkeita, jotka hallinto-osasto hankkii. Numeroiduista perintäkuiteista ja pääsy- ja aterialipuista sekä niiden luovutuksista ja tilityksistä pidetään luetteloa hallinto-osastolla. Käteisperintää hoitavan viraston tai osaston päällikön on tarpeellisin väliajoin, kuitenkin ainakin kerran neljännesvuodessa, tarkastettava tai tarkastutettava viraston tai osaston kassat ja käteisperinnässä olevat varat. Tarkastuksesta annetaan kertomus ao. lautakunnalle. Kunnanhallitus päättää käteiskassojen käyttöönotosta, määrää käteiskassojen enimmäismäärän ja nimeää kullekin kassalle vastuuhenkilön. Kassanhoitajan tai käteisvarojen tilittäjän vaihtuessa on aina toimitettava kassantarkastus, josta on annettava kertomus. Ao. lautakunta nimeää kunkin tilityksen vastuuhenkilön. Kunnassa on seuraavat kassat (tilanne helmikuussa 2005): Kassa Pohjakassa Kassan enimmäismäärä Kunnanvirasto, keskustoimisto 100 1700 Kirjasto 50 500 Vastuu yksikön hallussa olevista rahavaroista, arvopapereista ja vakuuksista on aina asianomaisen yksikön vastaavalla. Rahavarat ja arvopaperit sekä muut tärkeät asiakirjat on säilytettävä turvallisesti. Käteisperinnässä noudatetaan seuraavia yleisohjeita: perintäkuittien, pääsy- ja ruokalippujen hankinnan, jakelun ja käytön seurannan hoitaa keskustoimisto kertyneet maksut tilitetään määräajoin keskustoimiston kassaan tai pankkitileille kuittikannat ja tilityskuitit järjestetään ja säilytetään siten, että maksujen kanto sekä niiden tilitys on vaivattomasti tarkastettavissa tarvittaessa on tarkistettava maksaja henkilöllisyys ja maksukykyisyys 4.5.2. Arvoposti Kunnalle tulevan arvopostin ja muut arvolähetykset kuittaa ja vastaanottaa kunnanjohtaja tai hänen valtuuttamansa henkilö tai henkilöt. Lautakunnalle tai muulle toimielimelle osoitetun arvopostin ja muut arvolähetykset kuittaa ja vastaanottaa osastopäällikkö tai hänen valtuuttamansa henkilöt. Liikelaitoksen johtokunnalle osoitetun arvopostin kuittaa ja vastaanottaa vesilaitoksen johtaja tai hänen valtuuttamansa henkilöt.