Mitä kustannuksia de minimis -projektille voidaan hyväksyä? Miten projektiseuranta on järjestettävä? 2-2015 1/23 Copyright Tekes
Tilitysohjeen sisältö Mitä asioita otettava huomioon heti projektin alussa Rahoituspäätöksen ja sen ehtojen hyväksyminen Projektikirjanpito ja työajanseuranta Hyväksyttävät kustannukset Yksinkertainen kustannusarvio Rahapalkat Henkilösivukustannukset Ostetut palvelut Muut kustannukset Kustannukset, joita ei hyväksytä Projektimuutokset Hankintamenettelyt Asiointipalvelu 2/23
Mitä asioita otettava huomioon heti projektin alussa Projektin kustannusten ja työajan seurantajärjestelmät käyttöön heti, kun projekti on käynnistynyt Lue rahoituspäätös ja rahoituksen yleiset ehdot Päivitetty projektisuunnitelma on osa rahoituspäätöstä ja toimii pohjana kustannusten hyväksymiselle Sisältyykö kustannuksiin ostopalveluja intressi- tai konserniyhtiöiltä? Ennen päätöstä tehdyt sopimukset, purkuehto (ks. yleiset ehdot) Tiedota kirjanpitäjää/tilitoimistoa ja tilintarkastajaa projektista Perusteltuja muutoksia mahdollista tehdä projektin aikana 3/23
Rahoituspäätöksen ja sen ehtojen hyväksyminen Liite Y1 Palautettava 1 kuukauden kuluessa rahoituspäätöksen vastaanottamisesta De minimis -avustuksen yleiset ehdot Projektikirjanpito, projektin kustannukset Työajanseuranta, tunnin tarkkuudella Pankkitilitiedot Tilintarkastajan yhteystiedot Rahoituksen saajan virallinen allekirjoitus 4/23
Projektikirjanpito Rahoituksen saajan on järjestettävä kirjanpitonsa siten, että projektista aiheutuneet palkka- ja ostettujen palvelujen kustannukset voidaan yksilöidä ja niiden yhteys kirjanpitoon ja kustannustilitykseen voidaan todentaa. Projektin asiakirjat ja muu projektin valvonnan ja tarkastuksen kannalta tarpeellinen aineisto on säilytettävä vähintään viiden vuoden ajan projektin viimeisestä maksuerästä. 5/23
Työajanseuranta Jokaisen projektille työtä tekevän henkilön on pidettävä tuntitasoista työajanseurantaa projektille tehdystä työstä. Projektituntien lisäksi on seurattava myös kokonaistyöaikaa, jos henkilöön ei sovelleta työaikalakia tai henkilölle ei ole määritelty työaikaa. Tehdyt työtunnit on kohdistettava niille päiville, joina työ on tehty. Projektin vastuullisen johtajan tai työntekijän esimiehen on vahvistettava työtunnit vähintään kerran kuukaudessa. Vahvistamisesta on jäätävä merkintä seurantajärjestelmään. Työajanseurantaan liittyvä aineisto, tuntikohtaiset seurantaraportit sekä vahvistetut kuukausittaiset yhteenvedot on säilytettävä viiden vuoden ajan projektin viimeisen maksuerän maksamisesta. Esimerkki työajanseurannasta seuraavassa diassa. Tekesillä on oikeus jättää rahapalkat osittain tai kokonaan hyväksymättä, jos työajanseurantaa ei ole järjestetty yleisten ehtojen mukaisesti. 6/23
PROJEKTIN TYÖAJAN SEURANTA ORGANISAATIO Henkilön nimi Projektin nimi Projektitunniste kirjanpidossa (esim. projektinumero tms.) * Henkilön on pidettävä työajanseurantaa kokonaistyöajasta projektituntien lisäksi, jos häneen ei sovelleta Vuosi työaikalakia tai hänelle ei ole määritelty työaikaa. Kuukausi Pvm Tekes h Selite * Muu työ h tammi 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Yhteensä Yhteensä *Henkilön kokonaistyöaika kuukaudessa Hyväksymispäivämäärä Hyväksyjän allekirjoitus Nimenselvennys työtunnit varmennetaan vähintään kerran kuukaudessa
Hyväksyttävät kustannukset Hyväksyttäviä kustannuksia ovat tutkimus-, kehittämis- ja innovaatiotoiminnan menot, jotka ovat aiheutuneet projektista sen kestoaikana rahoituksen saajan kirjanpidossa nettomääräisiä ja arvonlisäverottomia. Projektille ei voi kohdistaa menoa, joka perustuu ennen projektijakson alkua tehtyyn tilaukseen paitsi silloin, kun tilaukseen liittyy projektin käynnistymiseen kytketty purkamismahdollisuus. Palkkojen ja ostopalveluiden pitää olla maksettu, kun ne tilitetään Tekesille. Tositteita ei tarvitse toimittaa. Tekes pyytää tarvittaessa lisätietoja kustannuksiin liittyen. 8/23
Yksinkertainen kustannusarvio Rahoitus enintään 100.000 euroa de minimis -rahoitusta => yksinkertainen kustannusarvio Hyväksyttävät kustannukset Rahapalkat teholliselta työajalta Henkilösivukustannukset (enintään 50 % palkoista) Ostetut palvelut (eriteltävä sisältöraportissa kohdassa Voimavarat ja yhteistyö: keneltä ostettu, mitä ostettu sekä euromäärä) Muut kustannukset (enintään 20 % rahapalkkojen ja ostettujen palveluiden yhteissummasta) Muiden kustannusten sisältöä ei tarvitse raportoida, eikä niiden tarvitse sisältyä projektikirjanpitoon 9/23
Rahapalkat Maksetut ennakonpidätyksenalaiset rahapalkat projektin teholliselta työajalta Enintään 11 kk/vuosi/hlö Omistajayrittäjälle mahdollisesti rahoituspäätöksen erityisehdoissa asetettu euromääräinen raja Työntekijä pitää itse työajanseurantaa tuntitasolla Palkkaa maksetaan kokonaistyöajasta, Tekesille tilitetään projektille kuuluva osuus Palkkoja tilitettäessä liitteenä oltava palkkaerittelylomake (Y4) 10/23
Henkilösivukustannukset Kustannusarvion mukainen prosenttiosuus tehollisen työajan rahapalkoista, enintään 50 % Jos henkilölle ei makseta loma-ajan palkkaa, henkilösivukustannuksena hyväksytään 30% tilitetyistä rahapalkoista. Tekesillä on oikeus puuttua kustannusarviossa hyväksyttyjen henkilösivukustannusten määrään sellaisten työsuhteiden yhteydessä, joissa palkoista ei makseta samoja henkilösivukustannuksia kuin tavanomaisissa työsuhteissa. Tällaisia työsuhteita on esimerkiksi henkilöillä, joihin ei sovelleta työaikalakia (johtavassa asemassa olevat osakkaat), ulkomailta Suomeen tulevilla tai ulkomailla työskentelevillä henkilöillä. 11/23
Ostettavat palvelut - yksinkertainen kustannusarvio 1/2 Hyväksytään projektisuunnitelman ja laskutuksen mukaisina, voivat sisältää muun muassa Projektin tilintarkastus Tiedonhankinta Teollisoikeuksien haku EU-määritelmän mukaisten suurten yritysten teollisoikeuksiin liittyviä kustannuksia ei hyväksytä Lisenssin ostomenot Lahjoitukset ja stipendit sekä rahoituksen saajan rahoitusosuudet Tekesin rahoittamaan tutkimusorganisaatiossa toteutettavaan projektiin eivät ole hyväksyttäviä kustannuksia. 12/23
Ostettavat palvelut - yksinkertainen kustannusarvio 2/2 Rahoituksen saajan on eriteltävä ostetut palvelut sisältöraportissa kohdassa Voimavarat ja yhteistyö. Toimittaja, sisältö ja hankinnan arvo Muihin kustannuksiin sisältyviä eriä ei voi tilittää ostetuissa palveluissa (matka-, aine- ja tarvike-, laite- ja yleiskustannukset) Ostopalvelut intressiyhtiöiltä Ostetut palvelut konsernin sisältä hyväksytään laskun mukaisena Erillistä intressitilitystä ei tarvitse tehdä Muita intressiostoja ei hyväksytä 13/23
Muut kustannukset Enintään 20 % tilitettyjen rahapalkkojen ja ostettujen palveluiden yhteissummasta ks. rahoituspäätöksen kustannusarvio Kerroin sisältää yleis-, matka-, aine- ja tarvikekustannukset sekä laiteostot, laitepoistot ja laitevuokrat Näitä kustannuksia ei voi tilittää palkoissa tai ostettavissa palveluissa Kustannusten sisältöä ei tarvitse raportoida Tekesille eikä näiden tarvitse sisältyä projektikirjanpitoon 14/23
Kustannukset, joita ei hyväksytä Vientiin liittyvä toiminta eli suoraan vientimääriin, jakeluverkon perustamiseen ja toimintaan tai muuhun vientitoimintaan liittyvät juoksevat kustannukset Edustuskulut, lahjoitukset, stipendit tai apurahat Tuotantoon, mainontaan, markkinointiin tai myyntiin liittyvät kustannukset, kuten matkat, esitteet, ilmoituskulut tai messut Rahoituskulut Suurten yritysten teollisoikeuksiin liittyvät kustannukset Rahoituksen saajan rahoitusosuudet tutkimusorganisaatiossa toteutettavaan projektiin Kustannukset, joihin kohdistuu sellaista julkista tukea, jonka ehdoissa kielletään muu julkinen tuki Ostetut palvelut intressiyhtiöiltä lukuun ottamatta saman konsernin yhtiöitä Projektisuunnitelmaan kuulumattomat kustannukset 15/23
Projektimuutokset Kirjallinen hakemus perusteluineen Tekesille etukäteen Yleisimpiä projektimuutoksia sisällöllinen muutos aikataulumuutokset raportointipäivän siirto vastuullisen johtajan vaihtaminen muutos pankkitiedoissa (tilinumeron muutos Y1-lomakkeella) Projektin toteuttamisen kannalta keskeisistä henkilömuutoksista ja muista merkittävistä muutoksista on välittömästi ilmoitettava Tekesille Muutoshakemuksena voi käyttää Tekesin verkkosivuilta saatavaa projektimuutoslomaketta Lähetetään suojatulla sähköpostiyhteydellä https://asiointi.tekes.fi/suojaposti 16/23
Projektin vastuullinen johtaja Projektin vastuullinen johtaja vastaa siitä, että kustannukset kohdistuvat projektiin kustannukset ovat syntyneet projektin kestoaikana ja ovat maksettuja kustannukset on tilitetty arvonlisäverottomina ja nettomääräisinä kustannusten ja kirjanpidon menokirjausten välinen yhteys on todennettavissa. 17/23
Projektin tilintarkastajan tarkastusraportti Lopputilitykseen liitetään riippumattoman tilintarkastajan (KHT, HTM, JHTT) määrämuotoinen tarkastusraportti löytyy Tekesin verkkosivuilta www.tekes.fi/asiointi Raportti koskee projektin koko kestoaikaa ja kaikkia tilitettyjä kustannuksia Tilintarkastaja kiinnittää erityistä huomiota, että projektikirjanpito ja työajanseuranta on toteutettu rahoituspäätöksen yleisten ehtojen mukaisesti ja että jäljitettävyysketju on aukoton Ei tarvitse ottaa kantaa Muut kustannukset -kertoimeen sisältyviin kustannuksiin Tarkastusraportin kustannus voidaan hyväksyä projektille Tekesiin toimitettava tilityksen liitteenä laskukopio ja maksutosite 18/23
Muuta huomioon otettavaa Tekesillä on oltava käytössään viimeisin vahvistettu tilinpäätös (toimitettu PRH:hon). Avustuksesta voidaan maksaa enintään 90 % ennen lopputilitystä. Muu julkinen tuki projektin kustannuksiin ilmoitettava Tekesiin. De minimis -tuen kokonaismäärän seuranta (max. 200.000 euroa kolmen verovuoden aikana (koko konsernitasolla)). Kertymistä seuraa rahoituksen saaja 19/23
Hankintamenettelyt Kun rahoituksen saaja on julkinen hankintayksikkö tai yritys saa hankintaan yli 50 prosenttia Tekesin myöntämää ja muuta julkista tukea, rahoituksen saajan pitää noudattaa lakia julkisista hankinnoista (348/2007). Hankinta on kilpailutettava julkisena hankintana, kun sen arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo on 30 000 euroa tai enemmän. Mikäli lain mukaista kilpailutusta ei ole tehty, tuki hankintaan voi yrityksille olla enintään 50 prosenttia. Jos julkinen hankintayksikkö on tehnyt hankinnan vastoin hankintasäännöksiä, hankintahinta ei ole projektille hyväksyttävä kustannus. Kilpailutus on osoitettava liittämällä tilitykseen kopio hankintailmoituksesta, joka on julkaistu HILMAssa (hankintailmoitukset.fi) tai esittämällä perusteet suorahankinnalle. Lue ohje Tekesin nettisivuilla http://www.tekes.fi/globalassets/global/rahoitus/hankintalaki_ja_tekes-rahoitus.pdf 20/23
Raportoi Tekesin asiointipalvelussa Raportti ja tilitys tehdään Tekesin asiointipalvelussa www.tekes.fi/asiointi sivulta löytyy ohjeistusta raportointiin ja tilittämiseen Lisätiedot jo toimitettuun raporttiin ja tilitykseen tehdään sähköpostin kautta suojatulla sähköpostiyhteydellä https://asiointi.tekes.fi/suojaposti 21/23
22/23
Tekes jakaa kasvun ja uudistumisen riskiä Ota rohkeasti yhteyttä 029 505 5050 Asioi verkossa www.tekes.fi/asiointi Asioinnin tekninen neuvonta 029 505 5051 23/23