YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 1 (18) Aika: Keskiviikko 26.11.2014 kello 16.30-17.40 Paikka: Kotkan seurakuntakeskus, kokoushuone 1 Läsnä: Hannu Marttila puheenjohtaja Seppo Eerola jäsen Päivi Harsia Onni Hämäläinen Seppo Karjalainen Reino Korhonen Jukka Lemmetyinen Jatta Tiihonen sihteeri Läsnäolo- ja puheoikeutetut: Heikki J. Oksanen Aimo Ilomäki Jukka Lopperi Anna-Tiina Järvinen Jorma Korpela Matti Kontkanen yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtaja yhteisen kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja kirkkoherra vt. kirkkoherra hallintojohtaja yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtaja Poissa: Kaisa Rönkä varapuheenjohtaja (ilm. esteestä) Liisa Länsmans jäsen (ilm. esteestä) Pirjo Romppanen Jouko Koivukoski varajäsen (ilm. esteestä) Marja-Leena Saastamoinen Nina Brask varajäsen Kokouksessa käsiteltävät asiat: 152 Kokouksen avaus 153 Laillisuus ja päätösvaltaisuus ja esityslistan hyväksyminen 154 Pöytäkirjan tarkastajat 155 Vuoden 2015 talousarvio 156 Palvelusopimus/Kirkon palvelukeskus ja Kotka-Kymin seurakuntayhtymä 157 Henkilöstöhallinnon käyttöoikeudet/kirkon palvelukeskus 158 Laskujen tarkastajat, hyväksyjät ja hyväksymisrajat/kirkon palvelukeskus 159 Koulutuskäyttösopimus/Kymenlaakson ammattikorkeakoulu, sosiaali- ja terveysala 160 Kymin kirkon vesikaton ja julkisivujen kunnostaminen/suunnitelmat ja rakennusselvitys 161 Määräalan myynti Kotkan kaupungille/pienpappila 285-401-7-13 162 Perheneuvonnan virkajärjestelyt 163 Seurakuntavaalien tulos 164 Hallintojohtajan päätöspöytäkirjat 165 Yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtajan päätöspöytäkirjat 166 Talouspäällikön päätöspöytäkirja 167 Pöytäkirjat/muistiot 168 Muita asioita 169 Muutoksenhaku ja kokouksen päättäminen
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 2 (18) 152 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avaa kokouksen. Pitämänsä alkuhartauden jälkeen puheenjohtaja avasi kokouksen. 153 Laillisuus ja päätösvaltaisuus ja esityslistan hyväksyminen Ehdotus: Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Hyväksytään jäsenille lähetetty esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Hyväksyttiin jäsenille lähetetty esityslista kokouksen työjärjestykseksi. 154 Pöytäkirjan tarkastajat Kokouksen tarkastettu pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä hallintotoimistossa 14 päivän ajan 4. - 18.12.2014 toimiston aukioloaikoina. Ehdotus: Valitaan pöytäkirjan tarkastajiksi Reino Korhonen ja Jukka Lemmetyinen. Valittiin pöytäkirjan tarkastajiksi Reino Korhonen ja Jukka Lemmetyinen. 155 Vuoden 2015 talousarvio Valmistelijat, talouspäällikkö Virpi Hernesaho puh. 040 187 3108 ja hallintojohtaja Jorma Korpela puh. 044 752 9494 Yhteinen kirkkoneuvosto 21.5.2014 Yhteisen kirkkovaltuuston on hyväksyttävä seurakuntayhtymän talousarvio viimeistään edellisen vuoden joulukuussa (KJ 15.3). Talousarviossa sekä siihen liittyvässä toiminta- ja taloussuunnitelmassa hyväksytään toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet. Talousarvio sekä toiminta- ja taloussuunnitelma on laadittava siten, että edellytykset tehtävien hoitamiseen turvataan. (KJ 15.2) Talousarvioon merkitään määrärahat ja tuloarviot bruttoluvuin vähentämättä tuloja menoista tai menoja tuloista. Talousarvion tulee olla tehtäväalueittain verrattavissa edellisen vuoden tilinpäätökseen ja kuluvan vuoden talousarvioon. Kirkkovaltuusto päättää toiminnallisista tavoitteista ja määrärahojen sitovuustasoista. Sitovuustason mukaista määrärahaa ei saa ylittää. Toimintakulujen kehitys 2012 TA 2013 2013 TA 2014 TA 2015 henkilöstökulut 7 567 7 166 7 007 6 837 6 745 muut toimintakulut 4 375 3 859 3 711 3 885 3 711 toimintakulut yhteensä 11 942 11 025 10 718 10 723 10 456 2012 TA 2013 2013 TA 2014 TA 2015 vuosikate -583 201 922 410 662 tilikauden tulos -1 048-30 663-418 -166 tilikauden yli/alijäämä -968 50 764-327 -74 Talousarvion valmistelua ohjaavia periaatteita: Talousarvion valmistelu perustuu toimintakulujen kokonaiskehykseen 10.500.000 euroa. Pääluokkien ja työalojen toiminnan määrärahat (muut toimintakulut kuin henkilöstökulut) budjetoidaan vuoden 2013 tilinpäätöksen tasoon.
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 3 (18) Painopistealue vuodelle 2015 vuoden 2014 mukainen: palvelemme laadukkaasti kaikilla osaalueilla. (YKV 22.5.2013 strategia 2013-2017, johtoryhmä xx.xx.2014 painopistealue 2015) Hallintotoimistossa lasketaan palkkoihin yleiskorotus, jonka kustannuksia korottava vaikutus on keskimäärin 0,9 % v.2014 ja 0,4 % v.2015 Pääluokkien ja työalojen toimintasuunnitelmatekstit tavoitteineen ja toimenpiteineen Toimintasuunnitelman hyvin asetettu tavoite täyttää seuraavat tunnusmerkit Kirkkohallituksen talousarvion perusohjeet: o keskeiset tavoitteet (3-5 kpl) o perustuu seurakuntalaisten tarpeisiin ja odotuksiin o sidoksissa aikaan (esim. kerrotaan toteutusaikataulu) o tunnusluvut: esitetään mittari toteutumisen seuraamiseksi o konkreettinen, yksiselitteinen, realistisesti saavutettavissa, arvioitavissa (ei ole tehtäväkuvaus) o haasteellinen, mutta saavutettavissa Kotka-Kymin seurakuntayhtymä: o ohjaa toimintaa strategian toteuttamiseen: palvelemme laadukkaasti kaikilla osa-alueilla asiakaspalveluteema näkyy pääluokkien, seurakuntien, työmuotojen ja henkilökohtaisissa tavoitteissa ympäristöohjelman tavoitteet näkyvät tavoitteissa. (Ympäristötyöryhmä kokoaa tavoitteet ympäristötyöryhmän puheenjohtajalle.) o Lasten ja nuorten ja perheiden leiri- ja retkimaksujen tulee olla kohtuulliset Talousarvion valmistelun yhteydessä arvioidaan taksojen ja maksujen korotustarve Investointiohjelman valmistelua ohjaa kiinteistöselvitys ja ohjelma Yhteinen kirkkoneuvosto valmistelee yhteiselle kirkkovaltuustolle 6/2014 kokoukseen ehdotuksen henkilöstöohjelmasta vuosille 2015-2016. Valmisteluaikataulu: Toukokuu: Yhteisen kirkkoneuvoston talousarvion laadintaohjeet Toukokuu: kirkkoherrojen esitykset kesän 2015 työntekijöistä hallinto- ja kiinteistötoimistolle 21.5. mennessä Kesäkuu: Yhteinen kirkkovaltuusto tekee päätöksen veroprosentista vuodelle 2015 virka- ja työsuhteisten palkkojen budjetointi 30.5.2014 mennessä Toukokuu: Seurakuntaneuvostojen ohjeet työaloille, esimerkiksi painopistemuutokset Elokuu: Työalojen tiedot taloustoimistoon 15.8. mennessä. Syyskuu: Seurakuntaneuvostojen kokoukset 10.9. mennessä esitykset toimitetaan hallinto- ja kiinteistötoimistoon (yhteiselle kirkkoneuvostolle) Kiinteistötoimen- ja hautaustoimen johtokunnan talousarviokokous on 17.9. 18.8.-30.9: Talouspalvelut kokoaa saamansa aineiston yhteiselle kirkkoneuvostolle esitettäväksi talousarvioksi ja neuvottelee tarvittaessa johtoryhmän kanssa tarpeellisiksi katsomistaan muutoksista eri ehdotuksiin. marraskuu: Yhteinen kirkkoneuvosto käsittelee toiminta- ja taloussuunnitelman ja lähettää talousarvioesityksen ja investointiohjelman lausunnolle seurakuntaneuvostoille kokouksessa 13.11.2013 marraskuu: Yhteinen kirkkoneuvosto käsittelee toiminta- ja taloussuunnitelman toisen kerran ja antaa esityksensä kirkkovaltuustolle 26.11.2014. Joulukuu: Yhteinen kirkkovaltuusto käsittelee ja hyväksyy toiminta- ja taloussuunnitelman 10.12.2014. Tammikuu: Yhteinen kirkkoneuvosto antaa talousarvion täytäntöönpano-ohjeen (Taloussääntö 4 ). Raportointi (Taloussääntö 21 ) Toiminnasta ja taloudesta vastaavien on annettava tietoja kirkkovaltuustolle, kirkkoneuvostolle, seurakuntaneuvostoille ja muille hallintoelimille toiminnallisten tavoitteiden toteutumisesta sekä kirjanpitoon pe-
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 4 (18) rustuvia tietoja menojen ja tulojen toteutumisesta talousarvioon nähden ja ennusteista loppuvuodelle. Talousarviovuoden aikana on raportoitava toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta. Kirkkovaltuusto päättää talousarvion hyväksyessään toiminnan ja talouden raportointitavoista ja aikataulusta kirkkovaltuustolle. Muut hallintoelimet määrittelevät, millä tasolla, tarkkuudella ja kuinka usein niille raportoidaan toiminnallisten tavoitteiden toteutumisesta ja taloudesta tilikauden aikana. Kiinteistöselvityksen toimenpiteistä ja täsmentyneistä tiedoista valmistellaan selvitys yhteiselle kirkkovaltuustolle. Talousarvio on sitova toiminnan ohje. Toimikunnat/työntekijät laativat seurakuntaneuvostolle/yhteiselle kirkkoneuvostolle/kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnalle talousarvion 2014 laadinnan yhteydessä talouden ja toiminnan osavuosikatsaukset. Talouspäällikön päätösesitys: yhteinen kirkkoneuvosto antaa edellä olevat ohjeet talousarvion vuodelle 2015 Hallinnon ja talouden suunnittelutyöryhmä päättää lausuntonaan ilmoittaa yhteiselle kirkkoneuvostolle puoltavansa talouspäällikön esitystä. Tarkistettiin aikataulu, seurakuntaneuvostojen kokoukset 10.9.2014 mennessä. Hallinnon ja talouden suunnittelutyöryhmä päätti lausuntonaan ilmoittaa yhteiselle kirkkoneuvostolle puoltavansa talouspäällikön esitystä. Yhteinen kirkkoneuvosto antaa edellä olevat ohjeet talousarvion valmistelusta vuodelle 2015. Yhteinen kirkkoneuvosto päätti antaa edellä olevat ohjeet talousarvion valmistelusta vuodelle 2015 Yhteinen kirkkoneuvosto 12.11.2014, 140 : Ehdotus, talouspäällikkö: Yhteinen kirkkoneuvosto käsittelee ja hyväksyy: 1. talousarvioehdotuksen 2015 sekä toiminta- ja taloussuunnitelman vuosille 2015-2017. Talousarviossa vuosikate on 575 510 ja alijäämä - 70 520. - Rovastikuntaselvityksen raportti on valmistunut ja luovutettu seurakuntayhtymälle ja seurakunnille. Raportin perusteella tutkitaan mahdollisuudet yhteistoimintaa vahvistamalla tasapainottaa taloutta ja turvata laadukas seurakuntatyö. - Kiinteistötoimen taloutta vahvistavia toimenpiteitä ohjaa yhteisen kirkkovaltuuston hyväksymä kiinteistöselvitys. - yhteinen kirkkoneuvosto valmistelee yhteiselle kirkkovaltuustolle ehdotuksen henkilöstöohjelmasta vuosille 2015-2017. Päätetään pyytää talousarviosta KJ 10 luvun 14 :n 3-kohdan perusteella seurakuntaneuvostojen lausunnot. 2. investointiohjelman 2015. Investointiohjelmaan esitetään varattavaksi 1.016.000 euron määrärahat (talousarviokirjan sivut 6 ja 45). Investointimäärärahat ovat sitovia hankekohtaisesti. Päätetään KJ 10 luvun 14 :n 7-kohdan perusteella pyytää investointiohjelmasta seurakuntaneuvostojen lausunnot. 3. talousarvion sitovuustasoksi esitetään (talousarviokirjan sivu 7): - Seurakuntien työmuodot: seurakuntaneuvostot päättävät sitovuustasot (suositus tiliryhmä) - Seurakuntaneuvostoille talousarvion sitovuustasona on oman seurakunnan toimintakate (Kotka 891 460, Kymi 2 034 560 ja Langinkoski 1 222 620 ). Seurakuntaneuvosto päättää kustannuspaikkojen/tehtäväalueiden välisistä määrärahasiirroista. - Yhtymän yhteiset työalat, sitovuustasona on työalojen toimintakatteet, yhteinen kirkkoneuvosto päättää mahdollisista kustannuspaikkojen/ tehtäväalueiden välisistä määrärahasiirroista. - Yhteisen kirkkoneuvoston muilla vastuualueella talousarvion sitovuustasona on vastuualueen (hallinto/ 1 442 420, hautaustoimi/ 547 210 ja kiinteistötoimi/ 1 768 870 ) toimin-
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 5 (18) takate. Yhteinen kirkkoneuvosto voi päättää kustannuspaikkojen/tehtäväalueiden välisistä määrärahasiirroista kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan tai viranhaltijan ehdotuksesta. - Yhtymän yhteisten työalojen työntekijät vastaavat tehtäväalueensa talousarviosta toimintamenojen (tiliryhmät: palvelut, vuokrat, tarvikkeet, avustukset, muut toimintakulut) määrärahakehyksen puitteissa yhteiselle kirkkoneuvostolle 4. hautainhoitorahaston talousarvion ja toimintasuunnitelman vuodelle 2015 ja esittää ne edelleen yhteiselle kirkkovaltuustolle hyväksyttäväksi (talousarviokirjan sivut 51-52). Hautainhoitorahaston toimintakate on - 19 780, alijäämä - 7 080. 5. Kotkan diakoniarahaston toimintasuunnitelman vuodelle 2015 ja esittää sen edelleen yhteiselle kirkkovaltuustolle hyväksyttäväksi (talousarviokirjan sivut 53-54). Ehdotus hallintojohtaja: Yhteinen kirkkoneuvosto päättää hyväksyä talouspäällikön ehdotuksen. Yhteinen kirkkoneuvosto käsitteli ja hyväksyi: 1. talousarvioehdotuksen 2015 sekä toiminta- ja taloussuunnitelman vuosille 2015-2017. Talousarviossa vuosikate on 575 510 ja alijäämä - 70 520. - Rovastikuntaselvityksen raportti on valmistunut ja luovutettu seurakuntayhtymälle ja seurakunnille. Raportin perusteella tutkitaan mahdollisuudet yhteistoimintaa vahvistamalla tasapainottaa taloutta ja turvata laadukas seurakuntatyö. - Kiinteistötoimen taloutta vahvistavia toimenpiteitä ohjaa yhteisen kirkkovaltuuston hyväksymä kiinteistöselvitys. - yhteinen kirkkoneuvosto valmistelee yhteiselle kirkkovaltuustolle ehdotuksen henkilöstöohjelmasta vuosille 2015-2017. Päätettiin pyytää talousarviosta KJ 10 luvun 14 :n 3-kohdan perusteella seurakuntaneuvostojen lausunnot. 2. investointiohjelman 2015. Investointiohjelmaan esitetään varattavaksi 1.016.000 euron määrärahat (talousarviokirjan sivut 6 ja 45). Investointimäärärahat ovat sitovia hankekohtaisesti. Päätettiin KJ 10 luvun 14 :n 7-kohdan perusteella pyytää investointiohjelmasta seurakuntaneuvostojen lausunnot. 3. talousarvion sitovuustasoksi esitetään (talousarviokirjan sivu 7): - Seurakuntien työmuodot: seurakuntaneuvostot päättävät sitovuustasot (suositus tiliryhmä) - Seurakuntaneuvostoille talousarvion sitovuustasona on oman seurakunnan toimintakate (Kotka 891 460, Kymi 2 034 560 ja Langinkoski 1 222 620 ). Seurakuntaneuvosto päättää kustannuspaikkojen/tehtäväalueiden välisistä määrärahasiirroista. - Yhtymän yhteiset työalat, sitovuustasona on työalojen toimintakatteet, yhteinen kirkkoneuvosto päättää mahdollisista kustannuspaikkojen/ tehtäväalueiden välisistä määrärahasiirroista. - Yhteisen kirkkoneuvoston muilla vastuualueella talousarvion sitovuustasona on vastuualueen (hallinto/ 1 442 420, hautaustoimi/ 547 210 ja kiinteistötoimi/ 1 768 870 ) toimintakate. Yhteinen kirkkoneuvosto voi päättää kustannuspaikkojen/tehtäväalueiden välisistä määrärahasiirroista kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan tai viranhaltijan ehdotuksesta. - Yhtymän yhteisten työalojen työntekijät vastaavat tehtäväalueensa talousarviosta toimintamenojen (tiliryhmät: palvelut, vuokrat, tarvikkeet, avustukset, muut toimintakulut) määrärahakehyksen puitteissa yhteiselle kirkkoneuvostolle 4. hautainhoitorahaston talousarvion ja toimintasuunnitelman vuodelle 2015 ja esittää ne edelleen yhteiselle kirkkovaltuustolle hyväksyttäväksi (talousarviokirjan sivut 51-52). Hautainhoitorahaston toimintakate on - 19 780, alijäämä - 7 080.
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 6 (18) 5. Kotkan diakoniarahaston toimintasuunnitelman vuodelle 2015 ja esittää sen edelleen yhteiselle kirkkovaltuustolle hyväksyttäväksi (talousarviokirjan sivut 53-54). Yhteinen kirkkoneuvosto 26.11.2014: Yhteiselle kirkkoneuvostolle esitellään kokouksessa seurakuntaneuvostojen ja yhteistyötoimikunnan lausunnot talousarvioehdotuksesta. Merkitään lausunnot tiedoksi. Merkittiin tiedoksi seurakuntaneuvostojen ja yhteistyötoimikunnan lausunnot vuoden 2015 talousarviosta ja investointiohjelmasta. Lausunnoissa ei ole esitetty muutosehdotuksia. Yhteinen kirkkoneuvosto esittää vuoden 2015 talousarvion ja investointiohjelman yhteiselle kirkkovaltuustolle hyväksyttäväksi. 156 Palvelusopimus/Kirkon palvelukeskus ja Kotka-Kymin seurakuntayhtymä Valmistelijat: talouspäällikkö Virpi Hernesaho puh. 040 187 3108 ja hallintojohtaja Jorma Korpela puh. 044 752 9494 Kirkon palvelukeskus on toimittanut seurakuntayhtymälle käsiteltäväksi palvelusopimuksen. Palvelusopimuksen tarkoitus ja sisältö Kirkon kirjanpidon ja palkanlaskennan palvelukeskus hoitaa lain nojalla seurakuntien, seurakuntayhtymien, hiippakuntien ja kirkon keskusrahaston kirjanpidon, ostolaskut, ostoreskontran, myyntilaskut, myyntireskontran, käyttöomaisuuskirjanpidon, palkanlaskennan, matka- ja kululaskut sekä niihin liittyvän maksuliikenteen. Tämä sopimus on kirkkojärjestyksen 22 luvun 3b :n mukainen palvelusopimus, jolla määritellään osapuolten vastuut, tehtävät ja velvoitteet edellä tässä kohdassa mainittujen tehtävien toteuttamisessa. Palvelusopimus on sopimuskokonaisuus, joka käsittää sopimuksen ja liitteet. Vastuut ja yhteistyö Vastuiden ja tehtävien määrittely Palvelukeskuksen ja asiakkaan vastuut, velvoitteet ja tehtävät määritellään yksityiskohtaisesti Palvelukeskuksen palveluihin liittyvässä vastuunjakotaulukossa (Liite 1). Sopimuksen toteutumisen ohjaus, seuranta ja kehittäminen Kumpikin sopimusosapuoli sitoutuu toteuttamaan omat vastuunsa, velvoitteensa ja tehtävänsä. Sopimuksen toteutumista ohjaa palvelukeskuksen johtokunta. Palvelukeskuksen ja asiakkaiden yhteinen seurantaryhmä seuraa palvelutoiminnan toteutumista ja tarkoituksenmukaisuutta sekä arvioi kehittämistarpeita. Tämän sopimuksen toteutumista seurataan ja kehitetään myös säännöllisin ja erikseen sovittavin toimintatavoin palvelukeskuksen ja asiakkaan välisenä yhteistyönä. Säännöllisen asiakasyhteistyön avulla varmistetaan asiakkaiden tarpeita vastaavien palveluiden tuottaminen sekä niiden kehittäminen. Näitä toteutetaan mm. asiakasraportoinneilla ja tekemällä säännöllisesti asiakkaille asiakastyytyväisyyskysely. Palveluiden hinnoittelu ja laskutus Kirkolliskokous vahvistaa Kirkon palvelukeskuksen kirjanpidon ja palkanlaskennan palvelujen palvelumaksujen perusteet (kirkkolaki 22 luku 8 ). Palvelumaksujen perusteet on määritelty liitteessä 2. Palvelujen hinnat päättää palvelukeskuksen johtokunta. Asiakas suorittaa Kirkon palvelukeskukselle kirkkolain 22 luvun 8 :n mukaisen kirkolliskokouksen vahvistamien perusteiden mukaan määräytyvän maksun (palvelumaksu) palvelukeskuksen hoitamista kirjanpidon ja palkanlaskennan tehtävistä.
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 7 (18) Maksut veloitetaan ja maksetaan jälkikäteen kerran kuukaudessa. Alihankkijoiden käyttäminen Palvelukeskuksella on oikeus käyttää alihankkijoita siten kuin palvelukeskuksen johtokunta siitä päättää. Palvelukeskus vastaa mahdollisen alihankkijan työstä kuin omastaan. Sopimuksen voimassaolo ja muuttaminen Sopimus on voimassa toistaiseksi. Kaikki muutokset tähän sopimukseen on tehtävä kirjallisesti. Palvelukeskuksen palveluihin liittyvä vastuunjako asiakirjaan (Liite 1) voidaan tehdä muutoksia yhteyshenkilöiden allekirjoituksella. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat sopijapuolet ovat allekirjoituksillaan hyväksyneet muutokset. Asiakirjat, joilla muutoksista on sovittu, otetaan tämän sopimuksen uudeksi liitteeksi. Palvelujen hintaliitteen (Liite 2) muutokset tulevat kuitenkin voimaan ilman eri sopimusmuutosta palvelukeskuksen johtokunnan päätöksen mukaisesti. Sopimus seurakuntarakenteen muutostilanteessa Asiakkaana olevan seurakuntatalouden lakatessa tämä sopimus raukeaa. Palvelukeskus hoitaa sopimuksen päättyessä seurakunnan lakkaamista edeltävän vuoden tilinpäätöksen. Seurakuntarakenteen muuttuessa muulla tavoin on sopimus tarpeen mukaan tarkistettava tai laadittava uusi sopimus. Tietoturva Palvelukeskus sitoutuu pitämään salassa asiakkaan toimintaan ja henkilöstöön liittyvät tiedot, jotka ovat lain mukaan salassa pidettäviä tai luottamuksellisia. Palvelukeskus vastaa siitä, että sen palveluksessa olevat henkilöt ovat tietoisia salassapitoa koskevista määräyksistä ja noudattavat niitä. Palveluihin liittyvä tietojen luovuttaminen on kuvattu Palvelukeskuksen palveluihin liittyvä vastuunjako taulukossa (Liite 1) ja Sopimus tilastojen ja raporttien luovuttamisesta (Liite 3). Palvelukeskuksella ei ole oikeutta käyttää asiakkaan tietoja muuhun kuin lakisääteisten tehtäviensä hoitamiseen eikä luovuttaa tietoja sivulliselle, ellei tästä ole erikseen kirjallisesti sovittu. Palvelukeskus noudattaa Kirkon tietoturvapolitiikkaa, palvelukeskuksen tietoturvallisuusohjeita ja Kirkkohallituksen antamia ohjeita. Käyttöönottovaiheessa tarkastetaan tietoturvallisuuden taso. Palvelukeskus ja asiakas vastaavat siitä, että tietoturva toteutuu sovitun mukaisesti molempien osalta. Erimielisyyksien ratkaiseminen Tätä sopimusta koskeviin palveluihin liittyvät käytännön toimintaa koskevat ongelmat ja erimielisyydet ratkaistaan lähtökohtaisesti asiakkaan ja palvelukeskuksen edustajan välisillä keskusteluilla. Mikäli ongelma tai erimielisyys ei ratkea edellä mainituilla keskusteluilla, asiakas toimittaa kirjallisen reklamaation palvelukeskukseen. Mikäli erimielisyys ei ratkea reklamaatioprosessissa, asia saatetaan käsiteltäväksi palvelukeskuksen johtokunnassa. Mikäli asiakas on tyytymätön johtokunnan ratkaisuun, asia voidaan viedä kirkkohallituksen täysistunnon ratkaistavaksi. Vahingon korvaaminen Sopijapuolet vastaavat siitä vahingosta, jonka he aiheuttavat toisilleen huolimattomuudellaan tai laiminlyönnillään. Sopijapuolet eivät kuitenkaan vastaa toiselle aiheutuneista välillisistä vahingoista. Sopijapuolet eivät vastaa sellaisesta vahingosta, joka aiheutuu lakon, työsulun, yleisen liikenteen, tietoliikenteen pysähtymisen tai muun sen kaltaisen sopijapuolesta riippumattoman syyn takia (force majeure). Se sopijapuoli, jota ylivoimainen este koskee, on velvollinen ilmoittamaan tästä sekä sen arvioidusta kestosta heti toiselle sopijapuolelle. Vahingonkorvausta koskevat riita-asiat käsitellään Helsingin käräjäoikeudessa. Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys Mikäli sopimusasiakirjan ja liitteiden välillä on ristiriitaa, ratkaisee sopimusasiakirjan sanamuoto.
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 8 (18) Kokouskutsun mukana toimitetaan palvelusopimuksen liitteet (3 kpl). Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy palvelusopimuksen ja oikeuttaa hallinjohtajan allekirjoittamaan sen. Asian käsittelyn aikana hallintojohtaja kertoi, että palvelusopimuksen yksityiskohdista käydään vielä neuvotteluja Kirkon palvelukeskuksen kanssa ja ehdotti, että asian valmistelua jatketaan ja käsittelyyn palataan yhteisen kirkkoneuvoston seuraavassa kokouksessa. Yhteinen kirkkoneuvosto päätti, että asian valmistelua jatketaan ja asiaa käsitellään uudestaan seuraavassa yhteisen kirkkoneuvoston kokouksessa. 157 Henkilöstöhallinnon käyttöoikeudet/kirkon palvelukeskus Valmistelija, hallintojohtaja Jorma Korpela puh. 044 752 9494 Kirkon palvelukeskuksen henkilöstöhallinnon sovelluksiin on esitetty käyttöoikeudet. Esimiehet käyttöoikeudet: kirkkoherrat, keskusrekisterin johtaja, hallintojohtaja, talouspäällikkö, kiinteistöpalvelupäällikkö ja hautaustoimenpäällikkö kysymys: miten kirkkoherran sijaistukset Ylempi esimies Käyttäjällä on oikeus nähdä kaikki seurakuntatalouden työntekijät, myös luottamustoimihenkilöt ja palkkionsaajat. Hänellä on oikeus hyväksyä/perua poissaolot, lomat ja palkkatapahtumat koko seurakuntatalouden osalta. käyttöoikeus: hallintojohtaja Tallentaja, joka tekee nimettyjen esimiesten puolesta tallennuksia Käyttäjälle muodostuu palkanlaskentajärjestelmään tallentaja-rooli (za012345_tal), jota käyttämällä hän voi tehdä tallennuksia sarakkeeseen lueteltujen esimiesten puolesta. Tällä roolilla hän voi tulostaa raportteja lueteltujen esimiesten puolesta (esim. palkkaerittely) käyttöoikeus: hautaustoimen työnjohtaja (hautaustoimen päällikkö), kiinteistötoimen työnjohtaja (ylivahtimestari) ja ylivahtimestari (kiinteistötoimen työnjohtaja) Tallentaja, joka tekee kaikkien esimiesten puolesta tallennuksia Käyttäjälle muodostuu palkanlaskentajärjestelmään tallentaja-rooli (za012345_tal), jota käyttämällä hän voi tehdä tallennuksia seurakuntataloutensa kaikkien esimiesten puolesta. Tällä roolilla hän voi tulostaa raportteja kaikkien esimiesten alaisista esim. palkkaerittelyn kaikista seurakuntatalouden työntekijöistä. käyttöoikeus: henkilöstöasiainhoitaja ja palkka-asiainhoitaja Vakanssirekisterin hoitaja Käyttäjälle muodostuu Populukseen vakanssirekisterinhoitaja-rooli (za012345_vak), jota käyttämällä hän voi ylläpitää seurakuntatalouden vakanssirekisteritietoja.
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 9 (18) käyttöoikeus: henkilöstöasiainhoitaja ja palkka-asiainhoitaja Luottamustoimien tallentaja Käyttäjälle muodostuu Populukseen luottamustoimien tallentaja-rooli (za012345_ltm), jota käyttämällä hän voi ylläpitää seurakuntatalouden kokoustapahtumia (henkilöt, lautakunnat sekä palkkatapahtumat). käyttöoikeus: seurakuntasihteerit, hallintosihteeri, henkilöstöasiainhoitaja ja palkka-asiainhoitaja Maksuaineiston varsinainen hyväksyjä Hyväksyy euromääräisen maksuun menevän summan ja saa tarvittaessa tallentajalta raportin maksettavasta aineistosta. käyttöoikeus: henkilöstöasiainhoitaja palkka-asiainhoitaja Matkustaja Oikeus tehdä matkapyyntöjä (matkasuunnitelmia) ja anoa matkapyynnöllä matkaennakkoa sekä tehdä matkalaskuja. käyttöoikeus: kaikki työntekijät Matkalaskun asiatarkastaja Oikeus tarkastaa matkalaskun sisällön ja oikeellisuuden tässä sarakkeessa määritellyissä seurakuntatalouksissa. Tarkastaa, että matkakulut veloitetaan KirVesTes:n matkustussäännön mukaisesti. Asiatarkastaja voi ajaa matkakustannuksista raportteja. käyttöoikeus: henkilöstöasiainhoitaja ja palkka-asiainhoitaja Matkalaskun hyväksyjä Oikeus tarkastaa ja hyväksyä tässä sarakkeessa määriteltyjen seurakuntatalouksien matkalaskujen sisältö. Hyväksynnän perusteella matkalaskut menevät maksuun. Matkalaskun hyväksyjä voi ajaa matkakustannuksista raportteja. käyttöoikeus: hallintojohtaja (seurakunnat ja yhtymä) kirkkoherrat seurakunnissa, yhtymässä kiinteistöpalvelupäällikkö, hautaustoimenpäällikkö, keskusrekisterin johtaja ja talouspäällikkö Yhteinen kirkkoneuvosto päättää vahvistaa henkilöstöhallinnon käyttöoikeudet Kirkon palvelukeskuksen atk-sovelluksiin. Yhteinen kirkkoneuvosto vahvisti henkilöstöhallinnon käyttöoikeudet Kirkon palvelukeskuksen atk-sovelluksiin. 158 Laskujen tarkastajat, hyväksyjät ja hyväksymisrajat/kirkon palvelukeskus Valmistelija, talouspäällikkö Virpi Hernesaho puh. 040 187 3108 Kirkon palvelukeskuksen taloushallinnon sovelluksiin on esitetty laskujen tarkastus- ja hyväksymisoikeudet. Kotka-Kymin seurakuntayhtymän taloussäännön 12 Osto- ja myyntilaskujen tarkastus ja tositteiden hyväksyminen mukaan yhteinen kirkkoneuvosto antaa ohjeen laskujen hyväksy-
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 10 (18) misessä noudatettavasta menettelystä. Menettely on järjestettävä niin, että siihen osallistuu vähintään kaksi henkilöä. Kirkkoneuvosto määrittelee, ketkä tarkastavat ja hyväksyvät kunkin tehtäväalueen meno- ja tulotositteet. Myös myyntilaskutustiedot on hyväksyttävä ennen niiden kirjaamista. Menettelyllä varmistutaan siitä, että tositteen tarkoittama tavara tai palvelu on saatu, lasku on asiallisesti ja numerollisesti oikea, maksu perustuu asianmukaiseen päätökseen ja se on annettujen määräysten mukainen sekä maksamiseen tarvittava määräraha on käytettävissä ja käytettävää määrärahaa ei ylitetä Yleishallinto, henkilöstöhallinto Laskujen hyväksyjänä on hallintojohtaja Jorma Korpela (varalla yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtaja Matti Kontkanen). Vastaanottajina ja tarkistajina ovat hallinto- ja kiinteistötoimiston työntekijät vastuualueensa mukaisesti. Taloushallinto, tietohallinto ja rahoitus Laskujen hyväksyjänä on talouspäällikkö Virpi Hernesaho (varalla hallintojohtaja Jorma Korpela). Vastaanottajina ja tarkistajina ovat taloustoimiston työntekijät vastuualueensa mukaisesti ja ITaluekeskuksen työntekijät. Hankinnat/Toimivallan raja-arvot: 1. hallintojohtajalla, yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtajalla ja kirkkoherroilla on oikeus tehdä hankintapäätökset 20 000 (alv 0 %) euroon saakka 2. talouspäälliköllä, johtavalla sairaalasielunhoitajalla, perheasiain neuvottelukeskuksen johtajalla, kiinteistöpalvelupäälliköllä ja hautaustoimenpäälliköllä on oikeus tehdä hankintoja ja tilata palveluja 5 000 euroon (alv 0 %) saakka. YKN 22.1.2014 Talousarvion täytäntöönpano-ohje Laskujen hyväksyjät seurakunnittain Kotkan seurakunta: Diakoniatyö Jukka Hänninen Lapsityö Kirsi Hämäläinen Lastenohjaajien laskut Helena Laine Lähetystyö Maarit Alhonsaari Nuorisotyö, varhaisnuorisotyö, rippikoulutyö Hannu Marttila Aikuistyö, jumalanpalvelus, musiikkityö ja hallinto kirkkoherra Hannu Marttila Vastaavan teologin ollessa estyneenä laskut hyväksyy kirkkoherra, molempien ollessa estynyt vs. kirkkoherra (varalla hallintojohtaja). Kymin seurakunta: Lapsityö Anne Silomaa (varalla Heikki Harvola) Varhaisnuorisotyö Anna-Tiina Järvinen (varalla Heikki Harvola) Nuorisotyö Anna-Tiina Järvinen (Juha Tanska) Rippikoulutyö Anna-Tiina Järvinen (varalla Juha Tanska) Aikuistyö Tuomi Larvi (Nina Eskoli) Diakoniatyö Nina Eskoli (Tuomi Larvi) Lähetystyö ja maahanmuuttajatyö Outi Apell (Tuomi Larvi) Jumalanpalvelus ja musiikkityö Jarmo Kaijansinkko (Juha Tanska) Hallinto kirkkoherra Juha Tanska (vs. kirkkoherra) Hyväksyjän ja varahenkilön ollessa estynyt laskut hyväksyy kirkkoherra (varalla hallintojohtaja). Langinkosken seurakunta: Lapsityö Helena Laine Nuorisotyö ja rippikoulutyö Anne Läheniemi Aikuistyö ja lähetystyö Tero Hietanen Diakoniatyö Tero Kuparinen Jumalanpalvelus, musiikkityö ja hallinto kirkkoherra Jukka Lopperi Vastaavan teologin ollessa estyneenä laskut hyväksyy kirkkoherra, molempien ollessa estynyt vs. kirkkoherra (varalla hallintojohtaja).
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 11 (18) Yhtymän työalat Kansainvälinen työ Palveleva puhelin Ruotsinkielinen toiminta Yhtymän vuosiaihe + projektit ja yhtymän yhteiset tapahtumat Tiedotus, Osviitta ja verkkoviestintä Osviitta Perheasiainneuvottelukeskus Sairaalasielunhoito Erityisnuorisotyö ja oppilaitostyö Diakonirahasto Matti Kontkanen varalla pj Hannu Marttila Matti Kontkanen varalla pj Hannu Marttila Mattti Kontkanen varalla pj Hannu Marttila Matti Kontkanen varalla pj Hannu Marttila Matti Kontkanen varalla pj Hannu Marttila Matti Kontkanen, varalla Juha Tanska Tuija Kuukka varalla Matti Kontkanen Karoliina Nikula varalla Matti Kontkanen Matti Kontkanen varalla pj Hannu Marttila Matti Kontkanen varalla pj Hannu Marttila Keskusrekisteri ja seurakuntatoimistot Laskut hyväksyy yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtaja Matti Kontkanen, varalla on hallintojohtaja Jorma Korpela. Yleishallinto ja henkilöstöhallinto Laskujen hyväksyjänä on hallintojohtaja Jorma Korpela (varalla yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtaja Matti Kontkanen). Taloustoimisto, tietohallinto ja rahoitus Laskujen hyväksyjänä on talouspäällikkö Virpi Hernesaho (varalla hallintojohtaja Jorma Korpela) Hautaustoimi ja metsätalous Laskujen hyväksymisoikeus on hautaustoimen päällikkö Raimo Heikkisellä (varalla hautaustoimen työnjohtaja Hannamari Kovakoski). Metsätalouden laskut vastaanottaa Raimo Heikkinen ja hyväksyy Jorma Korpela. Kiinteistönhoito ja -hallinto Kirkon palvelukeskukseen siirtymisen johdosta keskitetään väliaikaisesti vuodeksi 2014 laskujen hyväksymisoikeus kiinteistöpalvelupäällikölle, jonka tulee yhdessä talouspäällikön kanssa ennen palvelukeskukseen siirtymistä selvittää, miten ostolaskujen laskutuskäytäntöjä muutamalla voidaan vähentää kirjanpidon suoritteiden määrää nykyisestä. Vastuu kiinteistönhoidon talousarvion toteutumisesta on kiinteistöpalvelupäälliköllä. Laskujen hyväksymisoikeus on kiinteistöpalvelupäälliköllä, varalla on hallintojohtaja/ keskusrekisterin ja yhteistyöalojen johtaja. Laskujen vastaanottajina ja tarkastajina ovat huoltoteknikko (Simo Rönkä) sekä kiinteistötyönjohtaja (Kai Järnstedt) ja ylivahtimestari (Tuija Laurila), vahtimestarit ja kiinteistönhoitajat. Sijaisuudet: Kiinteistöpalvelupäällikkö Kiinteistöpalvelupäällikkö kiinteistökorjaukset Ruokapalvelu- ja siivouspäällikkö Huoltoteknikko Kiinteistötyönjohtaja Ylivahtimestari hallintojohtaja erityisammattimies (JA) kiinteistöpalvelupäällikkö kiinteistöpalvelupäällikkö huoltoteknikko kiinteistötyönjohtaja Isännöinti Laskujen hyväksymisoikeus ja vastuu kiinteistönhoidon talousarvion toteutumisesta on kiinteistöpalvelupäälliköllä. Laskujen vastaanottajana ja tarkastajana on hallinto- ja kiinteistötoimiston toimistosihteeri. Kiinteistöpalvelupäällikkö päättää huoneistokorjauksista. Kurssikeskukset Laskujen hyväksymisoikeus ja vastuu kurssikeskuksien ruokahuollon talousarvion toteutumisesta on kiinteistöpalvelupäällikkö Pirkko Itälällä. Laskut tarkistaa omalta vastuualueeltaan kurssikeskuksen emäntä ja kiinteistönhuollon osalta kiinteistönhoitaja.
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 12 (18) Rakennuttaminen Investointien laskut tarkistaa ja vastaanottaa kunkin hankkeen vastuuhenkilö. Laskut hyväksyy hallintojohtaja. Erityistilanteet laskujen maksussa Hallintojohtajan ja yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtajan laskut hyväksyy yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja Hannu Marttila. Seurakuntayhtymän hallintojohtajalla on oikeus erityisestä syystä (esim. kaikkien hyväksyjien poissaollessa) hyväksyä kaikkien tehtäväalueiden laskuja ja maksuja. Hankintoihin/toimivallan rajoihin esitetään seuraavat muutokset: Osto- ja investointilaskujen hyväksymisraja hallintojohtaja 500.000 (alv 0%) Uusilla ostolaskujen hyväksyjillä hyväksymisrajaksi asetetaan 5.000 (alv 0%) Työnjohtaja Hannamari Kovakosken hyväksymisrajaksi asetetaan 1.000 (alv 0%) Talousarvion täytäntöönpano-ohjeen mukaiseen hyväksymiskäytäntöön esitetään seuraavat muutokset: Lapsityönohjaajat toimivat laskujen asiatarkastajina, eivätkä enää hyväksyjinä. Lapsityön laskujen hyväksyjinä toimivat kirkkoherrat. Kymin seurakunta Heikki Harvolalle ja Heikki Luodolle on lisätty laskujen hyväksymisoikeudet. Hautaustoimi Työnjohtaja Hannamari Kovakoskelle on lisätty laskujen hyväksymisoikeudet. Ehdotus, talouspäällikkö: Yhteinen kirkkoneuvosto päättää vahvistaa laskujen tarkastus- ja hyväksymisoikeudet Kirkon palvelukeskuksen atk-sovelluksiin. Yhteinen kirkkoneuvosto päättää hyväksyä talouspäällikön ehdotuksen. Yhteinen kirkkoneuvosto vahvisti taloushallinnon käyttöoikeudet (laskujen tarkastus- ja hyväksymisoikeudet) Kirkon palvelukeskuksen atk-sovelluksiin. Käyttöoikeudet määräytyvät tehtävän/vakanssin perusteella. Henkilövaihdoksissa käyttöoikeudet käsitellään vain siinä tapauksessa, että mainitun vakanssin käyttöoikeudet arvioidaan uudelleen. 159 Koulutuskäyttösopimus/Kymenlaakson ammattikorkeakoulu, sosiaali- ja terveysala Valmistelija, hallintojohtaja Jorma Korpela puh. 044 752 9494 Kymenlaakson ammattikorkeakoulu on toimittanut käsiteltäväksi Kotka-Kymin seurakuntayhtymän, Kymin, Kotkan ja Langinkosken seurakuntien ja ammattikorkeakoulun sosiaalija terveysalan koulutuskäyttösopimuksen käytännön opiskelun toteuttamiseen. Sopimukseen on kirjattu käytännön opetuksen käytännön toimenpiteet ja periaatteet. Oppilaitos korvaa seurakuntayhtymälle tai sen seurakunnille opetuksesta aiheutuvat kulut 33,64 euroa/vko/ opiskelija. Opiskelijoille eikä oppilaitoksen henkilökunnalle kuuluvasta työstä ei suoriteta palkkaa tai muuta korvausta. Johtoryhmä puoltaa seurakuntayhtymän ja seurakuntien yhteisen sopimuksen hyväksymistä. Ehdotus, hallintojohtaja Yhteinen kirkkoneuvosto päättää hyväksyä Kymenlaakson ammattikorkeakoulun koulutuskäyttösopimuksen.
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 13 (18) Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi Kymenlaakson ammattikorkeakoulun koulutuskäyttösopimuksen. 160 Kymin kirkon vesikaton ja julkisivujen kunnostaminen/suunnitelmat ja rakennusselvitys Valmistelija, hallintojohtaja Jorma Korpela, puh 044 752 94 94 Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta 25.11.2014, 124 : Vuoden 2015 investointiohjelmaan on esitetty määräraha Kymin kirkon julkisivujen ja vesikaton kunnostamiseen. Vuonna 2016 toteutetaan vesikaton maalaus ja mahdolliset pinta- ja sadevesien poisjohtamiseen liittyvät työt. Arkkitehti Sauli Havas esittelee suunnitelmat johtokunnan kokouksessa. Suunnittelussa on noudatettu periaatteita: Kirkon vesikatto ja julkisivut kunnostetaan yhtenä urakkana kesällä 2015. Urakan toteutussuunnitelmat on laadittu 31.1.2014 päivättyjen hyväksyttyjen luonnossuunnitelmien pohjalta. - Kirkon vesikatto kunnostetaan purkamalla nykyinen tiilikate ja sen alle oleva vanha peltikate. Tilalle tehdään uusi peltikate. Muutos on ennallistava, koska 1850 valmistuneessa kirkossa oli alun perin peltikatto, joka 1950-luvulla päällystettiin tiilellä. Suunnitelmissa on huomioitu Museoviraston lausunto. Muutokselle on voimassa oleva rakennuslupa. - Julkisivut kunnostetaan. Huonokuntoinen ja irtoava maali poistetaan, lahot ja vioittuneet puuosat uusitaan ja julkisivut maalataan. Suunnitelmissa on huomioitu kesällä 2014 teetetty väritutkimus. - Värisävyt noudattavat pääosin nykyistä jäsentelyä. Peltikatto maalataan 2016 kesällä tumman harmaaksi. - Syöksytorvilta tulevien kattovesien poisjohtamista rakennuksen viereltä parannetaan ja ulkoportaat kunnostetaan. - Työt tehdään kokonaan sääsuojassa. Yhteinen kirkkovaltuusto 9.4.2014: Yhteinen kirkkovaltuusto hyväksyi yksimielisesti Kymin kirkon vesikatteen uusimisen peltikatteeksi. Museovirasto edellyttää lausunnossaan, että peltikate toteutetaan perinteisin menetelmin, peltikaton alapuolinen tuuletus toimii ja poistettavat tiili- ja etenkin peltikate (tekotapa ja materiaalinäyte) dokumentoidaan tarkoin. Yhteinen kirkkovaltuusto myönsi kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnalle oikeuden hyväksyä yksityiskohtaiset suunnitelmat sekä toteuttaa vesikattotyöt kesän 2014 aikana. Hyväksyttiin varattavaksi lisämäärärahaa 15 000 euroa ja suunnitteluun 5 000 euroa. Yhteinen kirkkovaltuusto käsittelee värityssuunnitelman myöhemmin. Yhteisen kirkkovaltuuston päätös alistetaan kirkkohallitukselle vahvistettavaksi (KL 14 luku 2 2 momentti). Kirkkohallitus 14.10.2014 Kirkkohallitus vahvisti Kotka Kymin seurakuntayhtymän yhteisen kirkkovaltuuston päätöksen ja edellyttää, että seurakunta kehittää hanketta yhteistyössä Museoviraston kassa sekä varaa tälle mahdollisuuden osallistua suunnittelun ja työmaan seurantaan. Määrärahatilanteesta johtuen ei vesikaton kunnostamista ole toteutettu kesällä 2014. Suunnittelua on jatkettu niin, kirkon vesikatto ja julkisivut kunnostetaan yhtenä urakkana. Rakennusselitys toimitetaan kokouskutsun yhteydessä. Investointiohjelmaan 2015 tarkoitukseen on esitetty 700 000 euron määrärahan Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta esittää Kymin kirkon vesikaton ja julkisivujen rakennusselityksen ja suunnitelmat edelleen yhteiselle kirkkoneuvostolle käsiteltäväksi. Kiinteistö- ja hautaustoimenjohtokunta 25.11.2014:
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 14 (18) Arkkitehti Sauli Havas esitteli johtokunnalle suunnitelmat ja rakennusselostukseen Museoviraston kommenttien perusteella tehdyt tarkistukset ja täydennykset. Tarkistettu ja täydennetty rakennusselostus on päivätty 1.12.2014. Johtokunta päätti esittää Kymin kirkon vesikaton muutoksen ja julkisivujen kunnostuksen rakennusselostuksen (1.12.2014) ja suunnitelmat edelleen yhteiselle kirkkoneuvostolle hyväksyttäväksi. Johtokunta päätti lisäksi kirjata rakennusselostukseen maininnan siitä, että pintakuivatuksen rakenteet suunnitellaan myöhemmin ja toteutetaan kesällä 2016. Selostuksessa määritellään maalikerroksen paksuus. Urakkalaskentavaiheessa päätettiin pyytää vaihtoehtoinen urakkahinta sille, että vesikatto tehdään kuparista. Yhteinen kirkkoneuvosto 26.11.2014: Yhteinen kirkkoneuvosto päättää esittää Kymin kirkon vesikaton muutoksen ja julkisivujen kunnostuksen rakennusselostuksen (1.12.2014) edelleen yhteiselle kirkkovaltuustolle hyväksyttäväksi. Suunnittelua ja hankkeen toteutusta jatketaan yhteistyössä Museoviraston kanssa. Yhteiselle kirkkovaltuustolle esitetään, että se myöntää kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnalle oikeuden hyväksyä yksityiskohtaiset suunnitelmat ja toteuttaa kesälle 2015 ajoittuvat työt. Asian käsittelyn aikana hallintojohtaja teki ehdotuksen, että asian valmistelua jatketaan ja yhteinen kirkkoneuvosto käsittelee asian uudelleen, kun kustannusarviot ovat tarkentuneet. Yhteinen kirkkoneuvosto päätti, että asian valmistelua jatketaan ja asia käsitellään uudelleen, kun kustannusarviot ovat tarkentuneet. 161 Määräalan myynti Kotkan kaupungille/pienpappila 285-401-7-13 Valmistelija, hallintojohtaja Jorma Korpela puh. 044 752 9494 Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta 25.11.2014. 125 : Kotkan kaupungin omistama päiväkotirakennus Huvikumpu on Kotka-Kymin seurakuntayhtymän omistamalla vuokratontilla. Kaupunki käy neuvotteluja rakennusten myynnistä omakotitaloksi, koska päiväkotitoimintaa on päättynyt. Asemakaavoitetun omakotitontin luovutushinta kaupungilla on pinta-alaltaan 1 800 m 2 tontista 27 900 euroa, ostaessaan kaavan ulkopuolisia rakennettuja kiinteistöjä kaupunki maksaa maasta noin puolet luovutushinnasta. Kiinteistölle jää rasitteena kulkuoikeuksia ja muuntamo. Kaupunki tarjoaa ko. määräalasta 21 000 euroa. Karttaliite toimitetaan kokouskutsun mukana. Kiinteistö- ja hautaustoimenjohtokunta päättää esittää yhteiselle kirkkoneuvostolle, että Kotka - Kymin seurakuntayhtymän myisi karttaliitteeseen merkityn määräalan kiinteistöstä Pienpappila 285-401-7-13 tarjottuun 21 000 euron kauppahintaan. Todettiin, että kotkan kaupungin maksama maanvuokra on tällä hetkellä 13,67 euroa/vuosi. Kiinteistö- ja hautaustoimenjohtokunta päätti esittää yhteiselle kirkkoneuvostolle, että Kotka Kymin seurakuntayhtymän myy karttaliitteeseen merkityn määräalan kiinteistöstä Pienpappila 285-401-7-13 tarjottuun 21 000 euron kauppahintaan Kotkan kaupungille.
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 15 (18) Yhteinen kirkkoneuvosto 26.11.2014: Yhteinen kirkkoneuvosto päättää esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että Kotka - Kymin seurakuntayhtymän myy karttaliitteeseen merkityn määräalan pinta-alaltaan 1 800 m 2 kiinteistöstä Pienpappila 285-401-7-13 tarjottuun 21 000 euron kauppahintaan Kotkan kaupungille. Kauppakirjaluonnos karttaliitteineen (liite 1) päätetään esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle hyväksyttäväksi. Yhteinen kirkkoneuvosto päätti esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että Kotka - Kymin seurakuntayhtymän myy karttaliitteeseen merkityn määräalan pinta-alaltaan 1 800 m 2 kiinteistöstä Pienpappila 285-401-7-13 tarjottuun 21 000 euron kauppahintaan Kotkan kaupungille. Kauppakirjaluonnos karttaliitteineen (liite 1) päätettiin esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle hyväksyttäväksi. 162 Perheneuvonnan virkajärjestelyt Valmistelija, yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtaja Matti Kontkanen puh. 044 752 9541 Tällä hetkellä Etelä-Kymenlaakson Perheasiain neuvottelukeskuksen johtajan virka on avoinna Mia Kähärälle myönnetyn eron johdosta 10.11.2014 lukien, ja tehtäviä hoitaa vt:nä keskuksen perheneuvojan virasta (virka 55) siirrettynä Tuija Kuukka. Virka 55 on ollut täyttämättä 1.11.2013 lukien. Keskuksen toisen perheneuvojan viran (virka 60) vakinainen viranhaltija Virpi Tukiainen on ollut estyneenä hoitamasta virkaa 12.11.2012 lukien ja anoo lakisääteistä virkavapautta vielä vuoden 2015 loppuun. Hänen virkaansa on hoitanut määräaikaisena ja osa-aikaisena Johanna Tanska 14.1.2014 lukien ja hän jatkaa viranhaltijapäätöksellä sijaisena 31.12.2014. Mikäli tässä virassa ei ole vakituista viranhaltijaa vuonna 2015, se täytetään sijaisella. Lisäksi keskus on ostanut ostopalvelusopimuksella perheneuvontapalveluja kahdelta terapiapalvelun tuottajalta. Ostopalvelusopimuksia jatketaan vuonna 2015. Perheasiain neuvottelukeskus on tuottanut perheneuvontapalveluja Etelä-Kymenlaakson seurakunnille. Viimeisten kolmen vuoden aikana osan vakinaisista perheneuvojista ollessa estyneitä hoitamaan virkaansa, tehtäviä on hoidettu sijaisilla ja ostopalveluilla. Kokeilu on osoittanut sen, että ennaltaehkäisevä työ on jäänyt vähemmälle, samoin yhteydet paikallisseurakuntiin. Kolmen perheneuvojan voimin (vuosina 2008-2009) hoidollisia moduuleita on tuotettu keskimäärin 1689/v. Sen jälkeen (2010 2013) 1-2 perheneuvojan ja ostopalveluiden turvin palveluita on tuotettu keskimäärin 1414/v. Tällä hetkellä jonotilanne on sellainen, että asiakasajan saa noin kuukauden kuluttua yhteydenotosta. Ostopalveluina tuotettu perheneuvonta on kustannuksiltaan edullisempaa, mutta johtaa ennaltaehkäisevän työn, työnohjauksen ja seurakuntayhteyden vähenemiseen. Yhteistyöseurakunnilta (Hamina ja Pyhtää) saatavat korvaukset ovat vastaavasti laskeneet tuotettujen moduulien määrän ja kustannusten laskiessa 56.000 :sta 43.000 :oon. Perheneuvonnan yleensä ja erityisesti kolmen vakituisen perheneuvojan viran vakinaista täyttämistä puoltaisivat seuraavat seikat: - työ on kirkon lähimmäisenrakkauteen perustuvaa perustehtävää - työ kohtaa laajalti eri-ikäisiä ja eri tavoin kirkkoon sitoutumattomia, jotka eivät saa muualta apua
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 16 (18) - asiakaspalautteen mukaan asiakkaiden käsitys kirkosta muuttuu neuvonnan jälkeen positiivisemmaksi - Vakinaisesti täytetyt virat mahdollistavat erityiskoulutuksen saamisen työntekijöille - Usein vaihtuviin tekijöihin perustuva systeemi rasittaa vakituisia työntekijöitä ja voi olla palvelujen tuottamisen näkökulmasta haavoittuva - Kirkkohallituksen suositus perheneuvojien määrästä (1/20 000 asukasta) edellyttäisi Etelä- Kymenlaaksoon enemmänkin kuin 3 perheneuvojaa Perheasiain neuvottelukeskuksen johtajan ja johtoryhmän kanssa käydyissä keskusteluissa on pidetty tärkeänä, että perheneuvonnan palvelujen nykyinen taso turvataan. Johtoryhmä on käsitellyt tehtäväjärjestelyjä ja puoltaa esitystä. Ehdotus, yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtaja: Yhteinen kirkkoneuvosto päättää: 1. Esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle että se lakkauttaisi tuotannollisista ja taloudellisista syistä perheneuvojan viran (virka 55) 1.1.2015 lukien, ja samalla sitoutuisi siihen, että jäljelle jäävien virkojen ja ostopalveluiden avulla turvataan perheneuvontapalveluiden nykyisillä viroilla saavutettu taso. 2. Siirtää perheneuvoja Tuija Kuukan hänen suostumuksellaan perheneuvojan virasta (virka 55) perheasiain neuvottelukeskuksen johtajaksi, edellyttäen että yhteinen kirkkovaltuusto lakkauttaa hänen virkansa (virka 55), 1.1.2015 lukien. Yhteinen kirkkoneuvosto päätti: 1. Esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle että se lakkauttaisi tuotannollisista ja taloudellisista syistä perheneuvojan viran (virka 55) 1.1.2015 lukien, ja samalla sitoutuisi siihen, että jäljelle jäävien virkojen ja ostopalveluiden avulla turvataan perheneuvontapalveluiden nykyisillä viroilla saavutettu taso. 2. Siirtää perheneuvoja Tuija Kuukan hänen suostumuksellaan perheneuvojan virasta (virka 55) perheasiain neuvottelukeskuksen johtajaksi, edellyttäen että yhteinen kirkkovaltuusto lakkauttaa hänen virkansa (virka 55), 1.1.2015 lukien. 163 Seurakuntavaalien tulos KVJ 2 luku 60 : Vaalilautakunnan on ilmoitettava vaalin tuloksesta kirkkovaltuustolle tai yhteiselle kirkkovaltuustolle ja seurakuntaneuvostolle sekä kullekin varsinaiseksi jäseneksi ja varajäseneksi valitulle. Ehdotus, puheenjohtaja: Merkitään seurakuntavaalien tulos tiedoksi ja esitetään vaalin tulos edelleen yhteiselle kirkkovaltuustolle tiedoksi. Merkittiin tiedoksi seurakuntavaalien tulos ja esitetään vaalin tulos edelleen yhteiselle kirkkovaltuustolle tiedoksi. Yhteisen kirkkovaltuuston järjestäytymiskokous on 28.1.2015.
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 17 (18) 164 Hallintojohtajan päätöspöytäkirjat Merkitään tiedoksi hallintojohtajan päätöspöytäkirjat. Päätöspöytäkirjat ovat nähtävänä kokouksessa. - 29 Vuosisidonnainen palkanosa - 30 Sairauspoissaolot Ehdotus: Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. 165 Yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtajan päätöspöytäkirjat Merkitään tiedoksi yhteisten työalojen keskusrekisterin johtajan päätöspöytäkirjat. Päätöspöytäkirjat ovat nähtävänä kokouksessa. - 21 vuosilomat - 22 Koulutussuunnitelmien täydennys - 23 Sairaalapapin sijaisuus Ehdotus: Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. 166 Talouspäällikön päätöspöytäkirja Merkitään tiedoksi talouspäällikön päätöspöytäkirja. Päätöspöytäkirja on nähtävänä kokouksessa. - 7 Vuosilomat Ehdotus: Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. 167 Pöytäkirjat/muistiot - Langinkosken seurakuntaneuvosto 5/2014 - Langinkosken seurakuntaneuvosto 6/2014 - Kotkan seurakuntaneuvosto 4/2014 - Kymin seurakuntaneuvosto 6/2014 Ehdotus: Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. 168 Muita asioita 1. Edellisen kokouksen 12.11.2014 päätöksen tarkennus/kouvolan IT-aluekeskuksen johtokunnan edustaja 2015-2018 Yhteinen kirkkoneuvosto 12.11.2014, 143 : Ehdotus, yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja:
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO 18 (18) Yhteinen kirkkoneuvosto päättää valita Kotka-Kymin seurakuntayhtymän edustajaksi Kouvolan ITaluekeskuksen johtokuntaan kaudelle 2015-2018 yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtaja Matti Kontkasen ja varalle talouspäällikkö Virpi Hernesahon. Yhteinen kirkkoneuvosto päätti valita Kotka-Kymin seurakuntayhtymän edustajaksi Kouvolan ITaluekeskuksen johtokuntaan kaudella 2015-2018 yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtaja Matti Kontkasen ja varalle talouspäällikkö Virpi Hernesahon. Yhteinen kirkkoneuvosto 26.11.2014: Ehdotus, yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtaja: Yhteinen kirkkoneuvosto päättää esittää Kouvolan IT-aluekeskuksen johtokunnan edustajan valinnan vuosille 2015-2018 edelleen yhteisen kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi yhteisten työalojen ja keskusrekisterin johtajan ehdotuksen. 169 Muutoksenhaku ja kokouksen päättäminen Puheenjohtaja antaa oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoituksen, joka liitetään pöytäkirjaan ja päättää kokouksen. Puheenjohtaja antoi oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoituksen, joka liitetään pöytäkirjaan ja päätti kokouksen kello 17.40. H a n n u M a r t t i l a Hannu Marttila puheenjohtaja J a t t a T i i h o n e n Jatta Tiihonen sihteeri Pöytäkirja todettu kokouksen kulun ja siinä tehtyjen päätösten mukaiseksi. Kotkassa 3. päivänä joulukuuta 2014 R e i n o K o r h o n e n Reino Korhonen J u k k a L e m m e t y i n e n Jukka Lemmetyinen