JÄSENREKISTERI SUOMEN MENIERE-LIITTO RY. Urho Roivanen 7.5.2005 1
JÄSENREKISTERIÄ YLLÄIDETÄÄN INTERNETIN VÄLITYKSELLÄ: www.sivukoti.com/meniere Jäsenrekisteriohjelmisto ostetaan vuokrapalveluna Sivukoti.comilta. Yhdistykset ylläpitävät omia jäsentietojaan Internetin avulla. Nimetyille yhdistysten ja liiton vastuuhenkilöille avataan katselu- tai muutosoikeudet. Liitto nimeää pääkäyttäjän, joka ylläpitää tunnusja salasanoja, toimii yhteyshenkilönä rekisteriasioissa ja koordinoi järjestelmän ylläpitoa. Jäsenrekisteriä hyödynnetään jäsenmaksulaskujen, tiedotteiden ja mahdollisesti myös liiton lehden tulostuksessa ja postituksessa. Jäsenrekisteriä voidaan hyödyntää myös apuna kirjanpidossa, raportoinnissa ja Menieren taudin tutkimuksissa. Jäseneksi voi nyt ilmoittautua yllämainitussa Internet-osoitteessa. Jäseneksi pääsemiseksi tarvitaan kuitenkin ao. yhdistyksen sihteerin hyväksyntä. 2
REKISTERIN ROOLI JÄSEN- ALVELUIDEN TUOTTAMISESSA YHDISTYSTEN JÄSENET JÄSENHAKEMUS LIITON KOTISIVUT LEHDET, TIEDOTTEET, JÄSENMAKSULASKUT SÄHKÖOSTILLA TAI KIRJEITSE LIITON ÄÄKÄYTTÄJÄ JÄSENREK. NETISSÄ AINATUS JA OSTITUS HALLITUSTEN JÄSENET LIITON RAHASTON- HOITAJA JÄSENTIEDOT, RAORTIT, MAKSU- VALVONTA KIRJAN- ITOJÄRJ. AINATUS- JA OSTI- TUSTILAUKSET YHDISTYSTEN JA LIITON SIHTEERIT AINATUS- JA OSTITUS- ALVELUT SEKÄ JÄSEN- TIETOJEN YLLÄITO ON OSTETTAVISSA: RAIKAL REKISTERIALVELU RAINER KALLIO 040-5152050 LEHTIKATU 1 B 5 33340 TAMERE rainer.kallio@raikal.fi www.raikal.fi 3
4 4
KUN HENKILÖ ILMOITTAUTUU JÄSENEKSI TÄMÄN INTERNET-SIVUN KAUTTA TIEDOT ÄIVITTYVÄT AUTOMAATTISESTI REKISTERIIN LIITON ÄÄKÄYTTÄJÄ SAA SÄHKÖOSTIN ÄÄKÄYTTÄJÄ ILMOITTAA KO. YHDISTYKSEN SIHTEERILLE SIHTEERI LÄHETTÄÄ VAHVISTUKSEN JA YHDISTYKSEN TIETOAKETIN ILMOITTAUTUNEELLE 5 5
JÄSENTIEDOT = AKOLLISESTI ANNETTAVA 6 6
OHJEITA YHDISTYSTEN SIHTEEREILLE HUOLEHDI TUNNUSSANASTA yydä liiton pääkäyttäjältä uusi salasana, kun yhdistyksesi rekisterin hoitaja vaihtuu. Yhdistyksessä yhtä salasanaa voi käyttää kaksikin henkilöä, esim. sihteeri ja rahastonhoitaja. Käsittele kuitenkin salasanaa yhtä huolellisesti kuin muitakin vastaavia avaimia. HYÖDYNNÄ REKISTERIÄ YHDISTYKSEN TIEDOTTEIDEN JAKELUSSA Liitto on sopinut Raikal Rekisteripalvelun kanssa edullisesta tulostus- ja postituspalvelusta. Voit nyt tilata haluamasi palvelun jäsenrekisteriin kuuluvan tilausmenettelyn avulla. Hinnat selviävät jäsenrekisterin etusivulta. Voit tietenkin hoitaa postituksen entiseen tapaan omatoimisesti. Etsi haluamasi osoitteet hakulistan avulla jäsenrekisteristä ja tulosta osoitteet tarra-arkille. Arkin tyyppi on esim. Alfa Label, 24 tarraa, a 70 x 37 mm. SAAT REKISTERISTÄ LUOKITELTUJA TIETOJA Rekisterin pikahaulla voit etsiä hakusanoja käyttäen luokiteltuja tietoja. Haut luonnollisesti kohdistuvat vain yhdistyksin omiin jäsentietoihin, mutta sen lisäksi voit hakulistoja käyttämällä etsiä liiton ja muiden yhdistysten vastuuhenkilöiden (esim. puheenjohtajien) yhteystiedot. Viimeksi mainitun ominaisuuden tarkoituksena on edistää yhteistoimintaa. Hakutoiminnoilla etsimäsi tiedot esitetään ruudulla, mutta halutessasi voit myös tulostaa ne paperille tai kopioida Excel-tiedostoon. JÄSENMAKSUJEN VALVONTA Jäsenmaksujen perintä siirtyy liitolle vuonna 2006. Siihen asti yhdistykset vastaavat perinnästä ja maksuvalvonnasta vanhaan tapaan. Uutta rekisteriä voi hyödyntää maksuvalvontaan esim. seuraavassa kohdassa esitetyllä tavalla tai ylläpitämällä rinnakkaisia listoja. REKISTERIÄ VOIT HYÖDYNTÄÄ NÄINKIN Yhdistysten vapaaseen käyttöön on varattu kenttä Yhdistyksen omat tiedot. Tähän voi tallettaa esim. tilapäisesti seurattavia tietoja (esim. tilapäinen maksuvalvonta 2005), yhdistyksen järjestämiin tilaisuuksiin osallistuneet, työryhmien jäsenyys, merkkipäivät tms. Kun kirjaat tiedot systemaattisesti jotakin sovittua hakusanaa käyttäen, voit myöhemmin hakea tarvitsemasi tiedot rekisterin pihahaulla. REKISTERIN VARMUUSKOIOINTI Yhdistysten ei tarvitse huolehtia jäsentietojensa varmuuskopioinnista, koska sen hoitaa ohjelmiston ylläpitäjä. Halutessaan yhdistykset kuitenkin voivat kopioida rekisteritietonsa Excel-tiedostoon ja hyödyntää niitä parhaaksi katsomallaan tavalla. 7