LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2015 1 Vapaa-aikalautakunta AIKA 28.04.2015 klo 18:00-18:40 PAIKKA Sivistyskeskuksen kokoushuone, Karlskronabuelvardi 8, Loviisa LÄSNÄ Lappalainen Kalevi puheenjohtaja Väkevä Antti varapuheenjohtaja Lindholm Glenn Karlssonin vara Kähärä Erika Kallio-Taponen Kielo Karlsson Håkan Skog Kim Siipola Paavo Hämäläinen Unto Eriksson Leif vapaa-aikatoimen päällikkö Laukkunen Pinja nuorisovalt.ed. POISSA Karlsson Ann-Mari Törnroos Ingrid Järvinen Paula Grönholm Thomas sivistysjohtaja Björklöf Johan kh:n edustaja Heijnsbroek-Wirén Mia kh:n pj. Korhonen Ellinoora nuorisovalt.ed. ALLEKIRJOITUKSET Puheenjohtaja Sihteeri Kalevi Lappalainen KÄSITELLYT ASIAT 9-17 Leif Eriksson PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Loviisassa Paavo Siipola Erika Kähärä PÖYTÄKIRJA YLEI- Sivistyskeskus, Karlskronabul. 8, 5.5.2015, kl. 9-12, 13-15.30 SESTI NÄHTÄVILLÄ Pöytäkirjanotteen oikeaksi todistaa Leif Eriksson, vapaa-aikatoimen päällikkö Loviisa Leif Eriksson, vapaa-aikatoimen päällikkö
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2015 2 Vapaa-aikalautakunta LUETTELO KÄSITELLYISTÄ ASIOISTA Sivu 9 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 10 Pöytäkirjantarkastajat 4 11 Liikuntaseurojen toiminta-avustukset 2015 5 12 Nuorisoseurojen toiminta-avustukset 2015 6 13 Liikuntaseurojen kohdeavustukset 2015 7 14 Nuorisoseurojen kohdeavustukset 2015 8 15 Tennishallihankkeen avustus 9 16 Selonteko sivistyskeskuksen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä 12 17 Tiedoksi 14
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2015 3 Vapaa-aikalautakunta 9 28.04.2015 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus VAPL 9 Kokous todettiin laillisesti koollekutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2015 4 Vapaa-aikalautakunta 10 28.04.2015 Pöytäkirjantarkastajat VAPL 10 Pöytäkirjantarkistajiksi valittiin Paavo Siipola ja Erika Kähärä.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2015 5 Vapaa-aikalautakunta 11 28.04.2015 Liikuntaseurojen toiminta-avustukset 2015 268/02.05.01/2015 VAPL 11 Valmistelija ja esittelijä: vapaa-aikatoimen päällikkö Leif Eriksson, puh 040 568 4138. Vapaa-aikalautakunnan toiminta-avustukset liikuntaseuroille julistettiin haettavaksi 31.3.2015 mennessä. Hakuaikaa koskevat tiedot ovat olleet kaupungin kotisivuilla sekä ilmoituksissa paikallislehdissä. Määräaikaan mennessä 24 yhdistystä anoi toiminta-avustusta. Yhdistykset anoivat yhteensä 49.300 toiminta-avustusta. Valmistelu noudattaa vapaa-aikalautakunnan hyväksymiä ohjeita. Liite 1 Vapaa-aikalautakunta myöntää liikuntaseuroille toiminta-avustuksia liitteen mukaisesti. Vapaa-aikalautakunta myöntää liikuntaseuroille yhteensä 38.600 euroa toiminta-avustusta. Unto Hämäläinen ja Glenn Lindholm ilmoittivat olevansa jäävejä ja poistuivat käsittelyn ajaksi. Vapaa-aikalautakunta myönsi liikuntaseuroille 39.000 euroa toiminta-avustusta. Avustukset maksetaan tililtä 47550 ja kustannuspaikalta 21146102. Loviisan Tor 6.800, FC Loviisa 5.000, Loviisan jääkiekkoklubi 5.000, Loviisan Riento 1.800, Ruotsinpyhtään Kisailijat 1.000, Liljendal IK 3.400, IF Stjärnan/US Tähti 2.400, GIF Start 800, IF Pernå Kamraterna 1.100, IF Bygdegårdens Hopp 900, Valkon Vire 2.000, Lovisa Tennisklubb 900, Koripallohokki 1.100, Östra Nylands Segelförening 100, Lovisa Gymnastikförening 1.400, Loviisan taekwondo Hwang 1.700, HL Ryttarteam 500, Loviisan taitoluistelijat ja jääteatteri 500, Loviisan Moottorikerho 800, Loviisan Uimaseura 500, Laivasillan soutajat 100, Loviisan maahanmuuttajat 100, Loviisan ilmailijat 200, Loviisanseudun Invalidit 400, Loviisan Reumayhdistys 500.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2015 6 Vapaa-aikalautakunta 12 28.04.2015 Nuorisoseurojen toiminta-avustukset 2015 269/02.05.01/2015 VAPL 12 Valmistelija ja esittelijä: vapaa-aikatoimen päällikkö Leif Eriksson, puh 568 4138. Vapaa-aikalautakunnan toiminta-avustukset nuorisoseuroille julistettiin haettavaksi 31.3.2015 mennessä. Hakuaikaa koskevat tiedot ovat olleet kaupungin kotisivuilla sekä ilmoituksissa paikallislehdissä. Määräaikaan mennessä 15 yhdistystä anoi toiminta-avustusta. Yksi hakemuksista jätettiin määräajan jälkeen eikä sitä huomioida. Nuorisoseurat anoivat yhteensä 26.135 toiminta-avustusta. Valmistelu noudattaa vapaa-aikalautakunnan hyväksymiä ohjeita. Liite 2. Vapaa-aikalautakunta myöntää toiminta-avustuksia nuorisoseuroille liitteen mukaisesti. Vapaa-aikalautakunta myöntää nuorisoseuroille yhteensä 17.200 euroa toiminta-avustusta. Pinja Laukkanen ilmoitti olevansa jäävi ja poistui käsittelyn ajaksi. Vapaa-aikalautakunta myönsi nuorisoseuroille 17.200 euroa toiminta avustusta. Yhteensä maksetaan 17.200 euroa tililtä 47550 ja kustannuspaikalta 21146203. Hembygdens Vänner i Pernå 800, UF Bildande Nöjen 1.000, Tessjö-Marby-Kulla uf 1.700, Isnäs uf 700, Liljendal uf 1.000, UF Framåt 1.200, Sarfsalö uf 300, Hommansby uf 2.100, Hembygdens Vänner i Nordvästra Pernå 800, Byagillet 200, Östnylands 4H 3.800, Lovisa Scoutflickor 1.000, Ankkuripartio 1.500, Lovisa svenska Boyscouter 1.000, Grevnäs-Michelspiltom uf 100. Nuorisoseura Wiirin hakemus oli jätetty hakemusajan mentyä umpeen eikä otettu käsittelyyn.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2015 7 Vapaa-aikalautakunta 13 28.04.2015 Liikuntaseurojen kohdeavustukset 2015 270/02.05.01/2015 VAPL 13 Valmistelija ja esittelijä: vapaa-aikatoimen päällikkö Leif Eriksson, puh 040 568 4138. Liikuntaseurojen koulutuskohdeavustukset julistettiin haettavaksi 31.3.2015 mennessä. Yhteensä seitsemän seuraa on hakenut kohdeavustusta. Liitteenä yhteenveto anomuksista sekä ehdotus avustusten jaosta. Liite 3 Vapaa-aikalautakunta myöntää liikuntaseuroille kohdeavustuksia yhteensä 1.756 euroa liitteenä olevan ehdotuksen mukaisesti. Unto Hämäläinen ja Glenn Lindholm ilmoittivat olevansa jäävejä ja poistuivat käsittelyn ajaksi. Vapaa-aikalautakunta myönsi liikuntaseuroille yhteensä 1.756 euroa kohdeavustuksia. Avustus maksetaan tililtä 47550 ja kustannuspaikalta 21146102. Koulutusavustus: Loviisan jääkiekkoklubi 372, Loviisan Tor 90, Lovisa Gymnastikförening 146, Ruotsinpyhtään Kisailijat 468, Koripallohokki 194 ja Loviisan Taekwondo Hwang 380. Toimitilaavustus: Ruotsinpyhtään Kisailijat 105.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2015 8 Vapaa-aikalautakunta 14 28.04.2015 Nuorisoseurojen kohdeavustukset 2015 271/02.05.01/2015 VAPL 14 Valmistelija ja esittelijä: vapaa-aikatoimen päällikkö Leif Eriksson, puh 040 568 4138. Nuorisoseurojen kohdeavustukset julistettiin haettavaksi 31.3.2015 mennessä. Nuorisoseurat voivat hakea avustuksia koulutustoimintaan sekä omistamansa seuratalon käyttökustannuksiin. Yhteensä 12 nuorisoseuraa on hakenut kohdeavustuksia. Liitteenä yhteenveto anomuksista sekä ehdotus avustusten jaosta. Kaksi hakemusta jätettiin määräajan jälkeen eikä niitä huomioida. Liite 4 Vapaa-aikalautakunta myöntää nuorisoseuroille 7.619 euroa kohdeavustusta liitteenä olevan ehdotuksen mukaisesti. Vapaa-aikalautakunta myönsi nuorisoseuroille yhteensä 7.569 euroa kohdeavustuksia. Avustus maksetaan tililtä 47550 ja kustannuspaikalta 21146203: Toimitila-avustus: Hembygdens Vänner i Pernå 787, Liljendal ungdomsförening 2.495, Isnäs Ungdomsförening 915, Hommansby fsd:s uf 935, UF Framåt 400, Tessjö-Marby-Kulla uf 671, HV i Nordvästra Pernå 727, Sarfsalö uf 376, Koulutusavustus: Östnylands 4H 263. Nuorisoseura Wiirin ja UF Bildande Nöjetin hakemukset olivat saapuneet määräajan jälkeen ja niitä ei otettu käsittelyyn.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2015 9 Vapaa-aikalautakunta 30 23.09.2014 Kaupunginhallitus 284 03.11.2014 Vapaa-aikalautakunta 35 20.11.2014 Vapaa-aikalautakunta 15 28.04.2015 Tennishallihankkeen avustus 510/02.05.01/2014 VAPL 30 Valmistelija ja esittelijä: vapaa-aikatoimen päällikkö Leif Eriksson, puh. 040 568 4138. Loviisan Tenniskerho ry suunnittelee rakentavansa kahden kentän tennishallin Loviisaan vuonna 2015. Jotta hanke toteutuisi Tenniskerho tarvitsee apua rahoituksen kanssa. Lainarahan lisäksi tenniskerho hakee tukea Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukselta, Loviisan kaupungilta, yrityksiltä ja yksityishenkilöiltä. Hankkeen talousarvio on noin 1,1 miljoonaa euroa. Suhde eri rahoittajien kesken olisi seuraava: ELY-keskus 25 %, Loviisan kaupunki 25 %, yritykset ja yksityishenkilöt 10 % ja lainarahaa 40 %. Hallia tulee hoitamaan halliosakeyhtiö, joka vastaa käyttökuluista, joten Loviisan kaupunki olisi mukana tukemassa hanketta vain rakennusvaiheessa. Tenniskerho toivoo, että Loviisan kaupunki varaa 280 000 vuoden 2015 budjetissa tennishallille. Vapaa-aikalautakunta suhtautuu myönteisesti Tenniskerhon hankkeeseen ja ehdottaa kaupunginhallitukselle että Tennishalli hankkeelle myönnettäisiin 280.000 euron avustus vuoden 2017 talousarviossa. Käsittely: Antti Väkevä ehdotti että avustus myönnetään vuonna 2016. Håkan Karlsson kannatti ehdotusta. Vapaa-aikalautakunta päätti yksimielisesti ehdottaa kaupunginhallitukselle että tennishallihankkeelle myönnetään 280 000 euron avustus taloussuunnitelmassa 2016. 280 000 euron avustus tulee näkyä taloussuunnitelmassa ja talousarviossa 2016 lisäyksenä vapaa-aikalautakunnan käyttötalousarvioon. KH 284 Esittelijä: kaupunginjohtaja Olavi Kaleva
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2015 10 Kaupunginhallitus palauttaa asian vapaa-aikalautakunnalle uudelleen valmisteluun. Lautakuntaa pyydetään erityisesti valmistelemaan linjausta taikka ohjeistusta siitä, millä edellytyksillä ja perusteilla kaupunki voisi olla mukana erityyppisten liikuntaan liittyvien hallihankkeiden toteuttamisessa. Jäsen Janne Lepola ehdotti, että kaupunginhallitus päättää asiassa vapaa-aikalautakunnan ehdotuksen mukaisesti. Jäsen Nina Pere kannatti Janne Lepolan ehdotusta. Kaupunginjohtaja muutti pohjaehdotustaan lisäämällä alkuperäisen ehdotuksen loppuun: Tenniskerhon hankkeeseen palataan viimeistään toukokuussa 2015, jolloin vapaa-aikatoimen linjaukset tukemistoimintaan on laadittu. Äänestys: Kaupunginjohtajan muutettu pohjaehdotus JAA 9 ääntä (Grönberg, Heijnsbroek-Wirén, Turku, Alm, Lindfors, Ekström, Peltoluhta, Lindell, Liljestrand). Jäsen Janne Lepolan ja Nina Peren kannattama ehdotus EI 2 ääntä (Lepola, Pere). Päätös kaupunginjohtajan muutetun ehdotuksen mukaisesti. VAPL 35 Valmistelija ja esittelijä: vapaa-aikatoimen päällikkö Leif Eriksson puh. 040 568 4138. Kaupunginhallitus on palauttanut tennishallihankkeen avustusasian vapaa-aikalautakunnalle. Lautakuntaa pyydetään erityisesti valmistelemaan linjausta taikka ohjeistusta siitä, millä edellytyksillä ja perusteilla kaupunki voisi olla mukana erityyppisten liikuntaan liittyvien hallihankkeiden toteuttamisessa. Vapaa-aikatoimen linjaukset tulee olla valmiina viimeistään toukokuussa 2015. Käsittely: Vapaa-aikalautakunta asettaa työryhmän joka kehittää kaupungin linjauksia liikuntapaikkahankkeissa. Työryhmään kutsutaan vapaa-aikalautakunnan puheenjohtaja, johtavia virkamiehiä teknisestä toimesta ja taloustoimesta. Vapaa-aikatoimen päällikkö toimii työryhmän sihteerinä. Erika Kähärä ehdotti työryhmään enemmän iä vapaa-aikalautakunnasta. Keskustelun jälkeen päätettiin
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2015 11 yksimielisesti ehdottaa Håkan Karlssonia työryhmän iksi.. Vapaa-aikalautakunta asettaa työryhmän joka kehittää kaupungin linjauksia liikuntapaikkahankkeissa. Työryhmään kutsutaan vapaa-aikalautakunnan puheenjohtaja Kalevi Lappalainen ja Håkan Karlsson. Vapaa-aikalautakunta pyytää taloustoimea ja teknistä toimea nimeämään omat edustajansa työryhmään. Vapaa-aikatoimen päällikkö toimii työryhmän sihteerinä. VAPL 15 Valmistelija ja esittelijä: vapaa-aikatoimen päällikkö Leif Eriksson puh. 040 568 4138. Työryhmä, johon kuuluivat Kalevi Lappalainen, Håkan Karlsson, Ulf Blomberg, Siv Gustafsson ja Leif Eriksson on kokoontunut kolme kertaa. Työryhmä on laatinut ohjeet Loviisan kaupungissa sijaitsevien yksityisen urheilulaitosten rakennushankkeiden tukemisesta. Ehdotuksessa on huomioitu ne kohdat, joihin kaupungin tulisi kiinnittää huomiota ottaessaan kantaa yksityisille urheilulaitoksille tuleviin avustuksiin. Liite 5. Vapaa-aikalautakunta merkitsee työryhmän ohjeet yksityisten urheilulaitosten rakennushankkeille tiedoksi. Asia lähetetään kaupunginhallitukselle. Hyväksyttiin.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2015 12 Vapaa-aikalautakunta 16 28.04.2015 Selonteko sivistyskeskuksen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä 282/02.02/2015 VAPL 16 Valmistelu: talousjohtaja Kirsi Kettunen puh. 0440 555 836, sivistysjohtaja Thomas Grönholm puh. 0440 555 250, koulutuspäällikkö Timo Tenhunen puh. 0440 555 332, vt. varhaiskasvatuspäällikkö Pia Nyström puh. 0440 555 325, vapaa-aikapäällikkö Leif Eriksson puh. 040 568 4138, kirjasto- ja kulttuuritoimenpäällikkö Jenny Olsson-Korsu puh. 040 778 6385 ja taloussuunnittelija Siv Mårtens puh. 040 568 5526. Loviisan kaupunginvaltuusto päätti vuoden 2014 talousarviossa toiminnallisesta tavoitteesta, jonka mukaan taloudelliset ja toiminnalliset riskit määritellään. Kaupunginhallituksen on toimintakertomuksessa tehtävä selkoa siitä, miten sisäinen valvonta ja siihen sisältyvä riskienhallinta on kaupungissa järjestetty, onko valvonnassa havaittu puutteita kuluneella tilikaudella ja miten sisäistä valvontaa on tarkoitus kehittää voimassa olevalla taloussuunnittelukaudella. Tätä tarkoitusta varten kaupunginhallituksen tulee esittää toimintakertomuksessa selonteko sisäisen valvonnan järjestämisestä. Sisäisen valvonnan tarkoituksena on varmistaa, että kaupungin toiminta on taloudellista ja tuloksellista, päätösten perusteena oleva tieto on riittävää ja luotettavaa, lain säännöksiä, viranomaisohjeita ja toimielinten päätöksiä noudatetaan sekä omaisuus ja voimavarat turvataan. Sisäisen valvonnan tulee toteutua kaupungin johtamis-, suunnittelu- ja ohjauskäytännöissä. Sisäisen valvonnan järjestämisestä vastaa kaupunginhallitus. Lisäksi kaikki ne toimielimet ja viranhaltijat, joille on annettu toimivaltaa kaupungin varojen käytössä ja jotka toimivat viranomaisina, vastaavat sisäisen valvonnan toteuttamisesta. Kaupunginhallitukselle tehtävän selonteon valmisteluun osallistuivat kaikki keskukset ja vesiliikelaitos. Laajennetussa johtoryhmässä pidettiin työpaja 17.12.2014, missä kartoitettiin ja arvioitiin Loviisan kaupungin merkittävimmät taloudelliset ja toiminnalliset riskit ja arvioitiin sisäisen valvonnan menettelyiden riittävyyttä kaupunginhallituksen hyväksymän viitekehyksen mukaisesti.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2015 13 Sivistyskeskuksen merkittävimmät riskit sekä arvio sisäisen valvonnan menettelyistä saatetaan vapaa-aikalautakunnalle tiedoksi. Liitteet: Sisäisen valvonnan arviointikehikko sivistyskeskuksen riskeillä ja sisäisen valvonnan menettelyillä, 6 a. Kaupunginhallituksen toimintakertomusraportointi, 6 b. Esittelijä: Vapaa-aikatoimen päällikkö Leif Eriksson puh. 040 568 4138 Vapaa-aikalautakunta merkitsee saadun selvityksen tiedoksi. Vapaa-aikalautakunta merkitsi saadun selvityksen tiedoksi.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2015 14 Vapaa-aikalautakunta 17 28.04.2015 Tiedoksi VAPL 17 Kirjasto- ja kulttuuritoimenpäällikkö on anonut opintovapaata ajalle 1.9.2015-31.5.2016. Vapaa-aikatoimenpäällikkö nimitetään vs. kulttuuri- ja vapaa-aikapäälliköksi. Kirjastojen toiminnasta vastaa ko. ajaksi palkattava määräaikainen kirjastonjohtaja. Vapaa-aikalautakunnan seuraava kokous pidetään torstaina 4.6.2015. Sivistyskeskuksen kolmella lautakunnalla on yhteinen iltakoulu keskiviikkona 2.9.2015. Päivi Hämäläinen vastaa varauskalenterista toukokuusta 2015 lähtien. Merkitään tiedoksi Merkittiin tiedoksi.