Hallituksen selvitykset valtuustolle vuoden 2017 arviointikertomuksen johdosta EKS/1097/00.03.00.07/2018 Käsittelyhistoria Hallitus 153 26.9.2018 Hallitus 200 5.12.2018 Aiempi käsittely: Hallitus 153 Arviointikertomuksessa 2017 tarkastuslautakunta halusi kuntayhtymän hallitukselta kirjalliset selvitykset eräistä asioista 30.9.2018 mennessä. Tarkastuslautakunnan pyytämät selvitykset olivat seuraavat: 1. Valtuustoon nähden sitovista 14:sta tavoitteesta on toteutunut vain 3. Mitä konkreettisia toimenpiteitä hallitus on tehnyt tai tekee, jotta valtuustoon nähden sitoviin toiminnallisiin tavoitteisiin päästäisiin? Kotona hoidettavien osuus yli 75 vuotiaista Tavoitetta ei ole saavutettu. Toteutumisprosentti on heikentynyt edelliseen vuoteen verrattuna. Mittarilla ei kuvata strategistatavoitetta "Asiakkaan omatoimisuuden tukeminen." Kotona asuminen kokonaisuudessaan tukee omatoimisuutta ja samoin kotiin tuotetut palvelut. Laitosympäristöön verrattuna kotiympäristö tukee omatoimisuutta ja kuntoutumista enemmän. Ikääntyneen omassa toimintaympäristössä toimintakyky säilyy tai paranee nopeammin kuin laitosympäristössä. Viime vuonna mittarin raportoinnissa esimerkiksi ei saatu näkyviin mm. muistikoordinaattoreiden käyntejä ja asiakkuuksia. Mittaria kehitetään edelleen. Kuntoutujien määrä kotona 4 kk kuntoutusjakson jälkeen Tavoitetta ei saavutettu. Tulos on hieman parantunut vuodesta 2016. Tavoitteena on, että 95 % kuntoutujista on kotona 4 kk jälkeen. Keskimäärin vuonna 2017 kuntoutujista 92,4 % oli kotona 4kk kuntoutusjakson jälkeen. Tavoitteeseen (95 %) päästiin kolme kertaa vuoden 2017 aikana. Keskimäärin osastoille palaajia oli 7,6 % vuonna 2017. Tämä on vähemmän kuin edellisenä vuonna, jolloin keskimäärin palaajia oli 10 % kuntoutujista. Vähiten palaajia on vaativan kuntoutuksen osastolta 3. Tähän on syynä hyvin ennakkoon valikoidut kuntoutujat. Heidän kuntoutusjaksollaan (joka on Armilan kuntoutuskeskuksen pisin: n. 28-32 vrk) pohditaan hyvin laaja-alaisesti apu-ja turvavälineitä sekä kodinmuutostöitä. Usein tämä osasto 3:n kuntoutujat ovat nuorempia, työikäisiä ja iäkkäämmätkin ovat olleet toimintakykyisempiä ennen sairastumistaan aivotapahtumaan. Mahdollinen kuntoutujien ikä, moniongelmaisuus ja ennen kaikkea lähtötilanteen hauraus-raihnaus-tilanne selittää paluuta sairaalaan. Armilan kuntoutuskeskuksessa
oikea aikaista kotiutumista pohditaan ja arvioidaan tiimeissä jatkuvasti omaiset otetaan mahdollisuuksien mukaan ja hyvin usein kuntoutumissuunnitelmien tekoon omaisten kanssa keskustellaan ja pohditaan kotiutusta ja jakson alusta saakka tehdään suunnitelma kotiutumisesta eli valmistellaan omaista myös kotiutukseen kaikki mahdolliset apuvälineet ja turvavälineet pohditaan tiimin terapeuttien kanssa, kotikäynnit valaisevat kuntoutujien asumisolosuhteita ja selviytymistä asiakas- ja omaispalautejärjestelmää, joita käydään systemaattisesti lävitse, hyödynnetään, jotta löytäisimme lisää keinoja turvalliseen kotiutumiseen asiakkaat kotiutetaan, milloin se vain on mahdollista, kotikuntoutuksen turvin, tätä kotiutusta ja kotona selviämistä tukevat myös sekä Tehosa (tehostettu kotisairaanhoito) että kotihoito (jos asiakas on kotihoidon asiakkaana) Sähköisen ajanvarauksen osuus kaikista ajanvarauksista Tavoitetta ei saavutettu, vaikka osuus on kasvanut edellisestä vuodesta reilusti Sähköisen asioinnin kehittämiseksi ja käytöntoton lisäämiseksi on tehty useita toimenpiteitä 2017 ja 2018 aikana. Vuoden 2017 loppupuolella otettiin käyttöön uusi sähköinen alusta ja ohjeistusta ja verkkosivustoa uudistettiin. Uuden sähköisen alustan käyttöönoton vuoksi 2M-IT:n raportointirajapinta on puutteellinen ja aiheuttaa katkosta sähköisen asioinnin luotettavien tilastojen ja raportointitietojen saatavuuteen. Tämä korjautuu vuoden 2019 aikana. Sähköisen asioinnin kehittämiseen ja toimeenpanoon nimettiin vastuuhenkilö, sähköisen asioinnin kehittämispäällikkö ja tukitiimi. He tukevat vastuualueita sähköisen asioinnin käyttöönotossa. Sähköisen ajanvarauksen edistämiseksi käynnistettiin mainoskampanja ensin ammattilaisille ja myöhemmin kansalaisille. Elokuussa aloitettiin kansalaisille suunnattu sähköistä asiointia edistävä Varaa aika netissä kampanja. Varattavia aikoja lisättiin jokaisella alueella. Varattavissa olevien aikojen määrä on tämän vuoden puolella kasvanut. Ammattilaiset ovat avanneet aikoja hiukan enemmän viime vuoteen verrattuna. Uusia sähköisiä palveluita kehitetään ja käyttöönottoa tuetaan opastamalla henkilökuntaa. Laboratoriotulosten välittäminen kansalaisille on tähän mennessä tapahtunut aina ammattilaisen toimesta. Lokakuun 2018 puolessa välissä on tulossa päivitys, jossa viitearvojen sisäpuolella olevat tulokset välittyvät sähköiseen asiointipalveluun automaattisesti. Muutoksesta järjestetään koulutusta ja opastusta. Palveluohjauksessa on käytössä chat-palvelu. Vuoden 2018 loppupuolella otetaan käyttöön erilliset sähköiset seurantapalvelut palvelut olka- ja selkäpotilaiden itseasiointiin sairaalan toiminnasta vastaavien kirurgisten poliklinikoiden kanssa. Sosiaalipalveluiden sähköisen ajanvarauksen osalta on lähdössä käyntiin ja koulutukset henkilöstölle on suunniteltu lokakuulle 2018. Mielenterveys- ja päihdepalveluissa sekä lastenvalvojien palveluissa suunnitelmat käyttöön ottaa sähköinen ajanvaraus vielä vuoden 2018 aikana. ltseilmoittautumisen osuus kaikista ilmoittautumisista Tavoitetta ei saavutettu, vaikka osuus on edellisestä vuodesta kasvanut huimasti. Itseilmoittautumisen osuus on pysynyt viime vuoden tasolla. Keskussairaalassa itseilmoittautuminen oli käytössä kaikilla ajanvarauspoliklinikoilla, jossa käyttöaste on 80 90 %, ja terveysasemilla vain niiltä osin, missä itseilmoittautuminen on ollut järkevää ottaa käyttöön.
Sähköisen asioinnin osuus yhteydenotoista Tavoitetta ei saavutettu Neljäntoista kuntatoimijan yhteisessä Omahoidon Digitaaliset Arvopalvelut (ODA) projektissa on jatkettu sähköisten oire- ja palveluarvioiden ja määräaikaistarkastusten kehittämistä yhdessä 13 muun sote-alueen kanssa. Käyttöönotto tapahtuu vuoden 2019 aikana asteittain. Sähköisen asiointia, palveluohjausta sekä palvelu- ja kuntoutustarpeen hyödyntämistä kehitettiin useissa hankkeissa mm. iäkkäiden ja vammaisten palveluissa. Henkilökohtaisen budjetoinnin kärkihankkeessa valmisteltiin sähköistä prosessia asiakkaan yhteydenotosta palvelupäätökseen. Palveluja kuntoutustarpeen arvioinnissa otettiin käyttöön mobiiliarviointityökalu, jolla kotona kirjatut tiedot siirtyvät potilastietojärjestelmään automaattisesti. Täten henkilöstön välitöntä työaikaa on saatu lisättyä. Sähköisen asioinnin edistämiseksi on järjestetty sekä asiakkaille, henkilökunnalle, järjestöille ja yrityksille. kyselyjä (esim. Martti-hanke). Päivystyksen läpimenoaika (sis. odotusaika), mediaani Tavoitetta ei saavutettu. Päivystyksen läpimenoaika Yle-päivystyksessä on miltei tavoitteessa, mutta palvelua hiotaan koko ajan sujuvammaksi uudessa yhteispäivystyksessä. Medisiinisen päivystyksen osalta on aloitettu Lean prosessi, jossa on tarkoitus lyhentää sellaisia välivaiheita eli odotusaikoja, jotka eivät tuo lisäarvoa potilaalle ja hänen hoidolleen. Pitkäaikaistyöttömyyden nettokustannus = Työmarkkinatuen kuntaosuus + aktivointitoimien nettokustannukset Tavoitetta ei saavutettu Vuoden 2018 aikana on lisätty ja monipuolistettu kuntouttavan työtoiminnan paikkatarjontaa. Palvelusetelin käyttöönotto on alkuvaikeuksien jälkeen lähtenyt hyvin käyntiin. Työllistymisen monialaisen yhteispalvelun (Typ) asiakasohjausta on tehostettu. Kuntouttavan työtoiminnan prosessia on sujuvoitettu ja nopeutettu lean-kehittämisprosessissa. Yhteistyötä 3. sektorin toimijoiden, TE-toimiston ja kuntien kanssa on tiivistetty. Näitä toimenpiteitä edelleen jatketaan loppuvuoden ajan. Pitkäaikaistyöttömien aktivointiaste Tavoitetta ei saavutettu. Tavoitearvoon on kuitenkin päästy osassa jäsen kuntia. Kuntouttavaa työtoimintaa ja muita aktivointitoimenpiteitä tullaan entistä enemmän (lainsäädännön mahdollistamissa rajoissa) kohdentamaan tälle kohderyhmälle. Asiakkaita ohjataan tehostetusti työ- ja toimintakyvyn arviointiin ja kuntoutukseen. Vain osa kohderyhmään kuuluvista on Typin asiakkaita. Aktivointiasteen nostamiseksi neuvotellaan TE-toimiston asiakkuudessa olevien ko. kohderyhmään kuuluvien työnhakijoiden asiakasohjauksen parantamisesta. Lyhyiden sairauspoissaolojen määrä/htv Tavoitetta ei saavutettu. Sairauspoissaolot ovat kuitenkin vähentyneet vuodesta 2016 Eksotessa on käytössä korvaavan työn malli. Vuonna 2017 korvaavaa työtä tehtiin 2453 päivää, vuonna 2018 kesäkuun loppuun mennessä korvaavan työn päiviä on jo 3079. HR on toteuttanut kuluneen 12 kk:n aikana noin 30 kehittämispäivää, mm. työyhteisön vuorovaikutus, jaksaminen muutoksessa ja itsensäjohtaminen. Kehittämispäivissä on ollut teoriaa ja kehittämistehtäviä. Käytössä on myös varhaisen välittämisen malli, työhyvinvointiohjelma ja kysely.
Palvelussuhdeasioiden tuki esimiehille on järjestetty (HR-helpdesk). Lisäksi on työnohjausta, esimiesvalmennusta, ohje epäasiallisen käytöksen korjaamiseen/puuttumiseen, savuton Eksote malli ja päihdeohjelma (päivitetään parhaillaan), Esimies- ja alaistaitojen koulutusta järjestetään. Suunnitellaan pilotointia yksikköön, jossa on paljon sairauspoissaoloja. Esimiehille tullaan painotettamaan 30 päivän poissaolon ilmoittamisen tärkeyttä työterveyshuoltoon. Työterveyshuollon kanssa tehdään aiempaa tiiviimpää yhteistyötä ja seurantaa tehostetaan. Nettotoimintamenojen budjettiero Tavoitetta ei saavutettu Vuoden 2017 nettotoimintamenot toteutuivat 1,2 milj. euroa (0,3 %) käyttösuunnitelmaa suurempina. Ylitys aiheutui pääosin aineiden ja tarvikkeiden käytön ylityksestä. Parempien hoitomahdollisuuksien ja muuttuneiden käypähoitosuositusten myötä lääkekustannusten kasvu on viime vuosina ylittänyt tavanomaisen tason. Kasvu oli vuonna 2017 yli 14 %. Näin suureen kasvuun ei pystytty varautumaan. Myös hoitotarvikkeiden osalta kasvu oli vuonna 2017 huomattava. Koska osa aineiden ja tarvikkeiden käytön kasvusta realisoitui vasta joulukuussa viivästyneiden käyttökirjausten myötä inventaarierokirjausten yhteydessä, ei tätä pystytty aiemmin ennakoimaan. Tarvevakioitujen nettotoimintamenojen määrä asukasta kohden Tavoitetta ei saavutettu Tilinpäätösaikaan koko vuoden 2017 tarvevakioituja nettotoimintamenoja asukasta kohden ei ollut vielä saatavilla, vaan jouduttiin raportoimaan 1-8/2017 tietoja. Eksotessa kustannuksia ja tuottoja kirjataan suoriteperusteisesti ja jaksotetaan kuukausille muulloinkin kuin tilinpäätöksen yhteydessä. Monissa vertailukohteissa näin ei menetellä, vaan siellä joulukuulle tilinpäätöskirjausten takia kohdistuu huomattavasti enemmän kustannuksia kuin suoriteperusteisesti kuuluisi. Koko vuoden 2017 osalta Eksoten toteutuneet tarvevakioidut nettotoimintamenot asukasta kohden olivat 3043 euroa. Tämä oli 108 euroa alle 60 suurimman kunnan keskiarvon, mikä oli 3151 euroa. Myös vuoden 2018 ensimmäinen vuosineljännes on toteutunut alle 60 suurimman kunnan keskiarvon.
2. Kuntayhtymän ennustettu alijäämä vuodelle 2018 on 13,4 M. Mitä toimenpiteitä hallitus on tehnyt tai tekee alijäämän kattamiseksi? Vuoden 2018 alijäämäennuste on heinäkuun tuloksen pohjalta -13,7 milj.. Negatiivista budjettieroa on syntymässä -5 milj.. Hallituksen toukokuussa 2018 linjaamista muutetun talousarvion perusteena olevista toimenpiteistä tasaeräiset asiakasmaksut on korotettu hallituksen päätöksen mukaisesti. Lisäksilääkäripalvelujen hankintaa hyvinvointi- ja terveysasemilla sekä hoitajavastaanottoja Imatran keskustassa, Korvenkylässä, Lauritsalassa ja Saarella on rajoitettu ja naistentautien kuusipaikkainen osasto on sulautettu G-siiven osastoihin. Sijaisten käytön rajoittaminen ei ole onnistunut tavoitteiden mukaisesti, vaan henkilöstökulut ovat ylittyneet. K-siiven käyttöönotto ja pitkä hellekausi ovat aiheuttaneet suunniteltua suuremman henkilökunnan tarpeen. Henkilöstökulujen ylitysuhka n. -2,4 milj. kohdistuu pääasiassa akuuttisairaalan päivystykseen ja vuodeosastotoimintaan sekä hoivaan, joissa potilasturvallisuus on oleellinen ja jonka toimintoja ja henkilöstömitoitusta AVI seuraa tarkasti. Palvelujen ostoissa merkittävää ylitystä ennakoidaan IT-palveluihin -1 m, mutta myös asiakaspalvelujen ostoihin -0,4 m, lääkäri- ja hoitajapalvelujen ostoihin -0,4 m sekä kuljetuspalveluihin -0,5 m Laskutuksen ongelmien takia tulopohja on edelleen epävarma. 3. Potilaiden tasapuolinen palvelu laajalla Etelä-Karjalan alueella on tärkeää. Vuoden 2017 aikana on avoterveydenhoidon eri alueilla jonotusajat vaihdelleet. Esimerkiksi jonotusaika kiireettömään lääkärinvastaanottoon saattaa jollakin hyvinvointiasemalla olla 3 kertaa pidempi kuin toisella. Mihin toimenpiteisiin hallitus aikoo ryhtyä tilanteen parantamiseksi? Mittarina käytetty T3 ei ole jonotusaika, vaan se on mediaani aseman lääkärien kolmansien kiireettömien vapaiden vastaanottoaikojen osalta. Puolet kolmansista vapaista ajoista on tätä ennen ja puolet T3 luvun jälkeen. Näihin lukuihin vaikuttaa se, ovatko ajanvarauskirjat avoinna, onko määräaikaisia lääkäreitä lopettamassa tai lomakausi tulossa. Meillä ei ole käytössä jonotusjärjestelmää, vaan potilaalle tarjotaan aikaa hoitotakuun puitteissa, myös muilta asemilta. Eksoten alueella asukkaat voivat valita terveys- ja hyvinvointiasemansa myös yksittäistä käyntiä koskien miltä tahansa asemalta. Lappeenranta on ainoa paikkakunta jonka asemille saadaan rekrytoitua miltei riittävästi omia lääkäreitä. Ostopalvelulääkärien käyttö on kalliimpaa eikä näin ollen budjettirajoitteilla voida päästä siihen, että joka asemalle pääsisi yhtä nopeasti. Ostopalvelulääkäreitä ei ole myöskään ollut aina saatavissa, vaikka heitä on pyritty budjetin puitteissa hankkimaan. Uusia toimintamalleja on kehitetty, kuten lääkärien tukemia hoitajien walk in vastaanottoja, lääkärien etävastaanottoja, puolikiireellisiä vastaanottoja ja työnjakoa lääkärien ja hoitajien osalta. Kaiken kaikkiaan avoterveydenhuollossa kiireettömän hoidon hoitoonpääsy on parantunut huomattavasti verrattuna aiempiin vuosiin.
4. Tarvikevarastojen seuranta on aiheuttanut ongelmia budjettiseurannassa sekä itse varastojen hallinnassa. Mihin toimenpiteisiin hallitus aikoo asian korjaamiseksi ryhtyä? Logistiikkaa on ohjeistettu tekemään inventaariot vähintään kerran vuodessa ja kirjaamaan tasearvot. Lisäksi kuutioyhteyden rakentaminen Martta - järjestelmän tietokantaan raportoinnin laadun parantamiseksi on käynnistetty. Tavoitteena on ollut myös tasearvollisten varastojen lukumäärän vähentäminen K-Sairaalan käyttöönoton yhteydessä. Tasearvollisten varastojen vähentämisen hyöty tulee siitä, että kustannukset kirjautuvat suoraan käyttökuluihin ja esim. viivästyneiden tai muuten virheellisten käyttökirjausten vaikutus varaston arvoon ja sitä kautta inventaarieroihin ja tilinpäätöksen tuloskirjauksiin poistuu. Haittana on se, että tasearvollisesta varastosta luopumisen yhteydessä kaikki varastossa olevat erät kirjataan heti kuluiksi tulokseen, vaikka tavarat käytetään pois ajan kuluessa. Tämä tulosvaikutus on kertaluonteinen. Varastonhallinnassa käytettävästä Martta-ohjelmasta on olemassa kattava ohjeistus jokaisen esimiehen ja työntekijän ulottuvilla Eksonetissa. Tämän lisäksi logistiikkahenkilöstöllä on omat toiminta- ja työohjeet sekä perehdytysohjelma varastoinnista. Varastolla on asiakaspalveluyhteystiedot, joista koko henkilökunta saa palveluaikoina (7-15.30) neuvontaa ja opastusta yhden luukun periaatteella. Varaston ryhmäkutsupuhelin palvelee aukioloaikoina 7 henkilön voimin. Henkilökunnalle on ollut tarkoitus järjestää myös vuoden 2018 aikana skype-koulutuksia Martan peruskäytöstä, mutta valitettavasti ne eivät K-siiven varastointiin liittyvien töiden vuoksi ole toteutuneet, mutta ne toteutetaan jatkossa. 5. Potilastyytyväisyyttä on mitattu vuodeosastoilla vuonna 2017. Mitä toimenpiteitä aiotaan tehdä, jotta kaikilla osastoilla on laatu ja potilastyytyväisyys samalla korkealla tasolla, kuin parhaissa yksiköissä? Potilastyytyväisyyttä mitataan mm. NPS-indeksillä jatkuvasti. Palautteita käydään säännöllisesti läpi osastokokouksissa myös vertaillen muihin osastoihin ja oman osaston aiempiin tuloksiin sekä hyviä käytäntöjä etsien. Osastojen profiili on erilainen ja esimerkiksi synnytysosaston hyvä mitattu potilastyytyväisyys johtuu paljolti myös tilanteen positiivisuudesta. Osastoilla kehitetään vuorovastaavan ja vastuuhoitajan työmallia. Tarkoituksena on, että potilas yhdessä lääkärin kanssa kohtaa ammattilaisen, kenellä ns. syväosaamista potilaan sairauden hoidossa. Tarkoituksena on, että potilas saa tarvitsemansa ohjauksen lääkityksenettä sairauden hoidossa ja kotiutuu siten turvallisesti. Lisäksi pyrimme soittamaan tietyille erikoisalan potilaille kotiutuksen jälkeen, varmistaen että kotona kaikki sujuu ja antaaksemme potilaalle mahdollisuuden kysyä epäselvistä asioista. Takaisinsoitto potilaita ovat mm. uudet avanne potilaan, kertakatetrointia vaativat potilaat sekä polviproteesipotilaat. Mikäli potilaasta on huoli pärjääkö kotona, osastojen hoitajat ja kotiutushoitajat soittavat kotiin tarkistussoittoja esim. tarvitaanko kotiapua. Vuodeosastojen tavoitteet, joihin koko ajan pyritään: Asiakkaan yksityisyys turvataan Asiakkaan ei tarvitse tulla vuodeosastolle jos valmistelu- tai hoitotoimenpiteet voidaan tehdä kotona tai polikliinisesti Asiakas toipuu ja kuntoutuu mahdollisimman nopeasti ja pystyy omatoimisesti edistämään omaa toipumistaan
Asiakas kuulee ja voi halutessaan osallistua keskusteluun ja kysyä tarkennuksia kun hänen asioistaan puhutaan Asiakas voi osallistua omaan palvelukokonaisuuteensa alusta alkaen mahdollisimman paljon Asiakas kokee palvelun henkilökohtaisena ja turvallisena Omaiset otetaan mukaan hoitoon ja saavat olla läheisensä kanssa 6. Tietosuoja-asetus tulee voimaan 25.5.2018, jonka noudattamatta jättämisellä on merkittäviä sanktioita. Miten hallitus on valvonut tietosuoja-asetuksen edellyttämien muutosten toimeenpanon? EU:n yleinen tietosuoja-asetus, GDPR, on ollut suoraan sovellettavaa oikeutta 25.5.2018 alkaen kaikissa jäsenmaissa. Asetus on hyväksytty keväällä 2016, ja organisaatioilla on ollut kahden vuoden siirtymäaika suorittaa sen edellyttämät toimenpiteet. GDPR mm. vahvisti rekisteröityjen oikeuksia ja toi uusia vastuita johdolle. Uutta mm. riskiperusteinen lähestymistapa ja osoitusvelvollisuus, dokumentointi, lähtökohtana sisäänrakennettu ja oletusarvoinen tietosuoja. Toukokuussa oli tarkoitus tulla samaan aikaan voimaan asetusta täydentävä kansallinen tietosuojalaki ja henkilötietolaki kumoutua, mutta ovat yhä vireillä eduskunnassa. On erotettava toisistaan tietosuojan tila sekä tietosuoja-asetuksen edellyttämät toimenpiteet ja siihen varautuminen. Pääsääntöisesti tietosuojan tila on ollut Eksotessa hyvä, ks. tietosuojaraportti 2017. Sosiaali- ja terveydenhuollon toimialalla rekisteröityjen, asiakkaiden ja potilaiden oikeuksien toteutuminen on lähtökohtaisesti saatettu kuntoon jo ennen tietosuoja-asetusta henkilötietojen käsittelyä ja asiakas- sekä potilastietoja koskevan erityislainsäädännön nojalla. Uuden sääntelyn myötä tietosuojan tilaa Eksoten eri yksiköissä ja rekisteröityjen oikeuksien toteutumista on tarkastettu ja säännönmukaisesti koko ajan seurataan mahdollisiin tietosuojaa vaarantaviin epäkohtiin puuttuen. Verkkosivujen lomakkeita tullaan päivittämään, esim. rekisteritietojen tarkastaminen (tehdään kun lait vahvistettu/kumottu). Verkkosivuille on liitetty tietosuojavastaavan yhteystiedot ja Eksotelle luotu oma tietosuojan sähköposti, jotka on ilmoitettu valvontaviranomaiselle Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Eksotessa tietosuojavastaavana toimii lakimies. Tietosuojavastaavan osalta tai mukana ollen Eksotessa on laadittu muun muassa seuraavia asiakirjoja ja tehty toimenpiteitä tietosuojaasetuksen johdosta: Laadittu/päivitetty asiakirjapohjat: tietosuojaseloste, sopimuksiin liitettävä turvallisuussopimus, henkilökunnalta sekä ulkopuolisilta otettava vaitiolo- ja salassapitositoumus, sekä päivitetty tietoturva- ja tietosuojapolitiikka (tarkempi sisältöpäivitys maakuntayhteydessä). Valmistelussa tai osin jo tehtynä: rekisteri-/tietosuojaselosteiden päivittäminen, sopimukset, henkilötietojen käsittelijöiden selosteiden pyytäminen, tietoturvan ja -suojan omavalvontasuunnitelma, tietosuojaohje ja muut ohjeistusasiakirjat, tietoturvaloukkausprosessin kuvaus ja ohjeistus henkilökunnalle, ilmoituslomake ja raportointipohja, varsinaisen turvallisuussopimuksen rinnalle kevennetty turvallisuussopimuspohja, hankkeille ja projekteille tietosuojan tarkastusohjeet, lokivalvontaprosessin kuvaus, Eksoten seloste henkilötietojen käsittelytoimista (laaja muuttuva sisäinen asiakirja, johon liitetään henkilötietojen käsittelijöiden toimittamat selosteet). Aikataulutavoite näille asiakirjoille pääsääntöisesti v. 2018 loppuun mennessä.
Toimitusjohtaja Päätös Valmiit asiakirjat ja ohjeistukset siirretään Eksonetin Turvasatamaan tai verkkosivuille ko. asiakirjasta riippuen. Koko henkilökunnalle lähdössä sähköposti ajankohtaista tietosuojasta, jossa kerrotaan asetuksen vaatimista toimenpiteistä tarkemmin. Henkilökuntaa koulutetaan säännöllisesti tietosuojasta. Tietosuojavastaava seuraa ja valvoo tietosuojan tilaa Eksotessa sekä laatii ja raportoi johdolle tietosuojasta vuosittain laajemmassa tietosuojaraportissa. Raportissa käydään läpi tärkeimmät asiat edellisvuodelta ja tulevan vuoden näkökulmat. Lisäksi johtoa raportoidaan tarpeen mukaan muista ajankohtaisista tietosuoja-asioista. Tietosuojatyö on jatkuvaa. Tietosuoja läpäisee kaiken Eksoten toiminnan tietojen käsittelyn elinkaaren alusta loppuun. Toimintatapoja tarkennetaan jatkuvasti, epäkohdat korjataan ja tietosuojaloukkauksiin suhtaudutaan vakavasti. Tietosuojavastaavan ohella esimiesten ja yksiköiden oma vastuu ja tietosuojan seuranta on olennaista Eksoten kokoisessa organisaatiossa. Fujitsu on teettänyt Eksotessa talvella nykytilan kartoituksen, jossa tietosuojaa ja turvaa käsiteltiin varsin laaja-alaisesti, myös muilta kuin tietoteknisiltä osin. Tietosuoja-asetuksen kaksi keskeisintä vaatimusta tietojärjestelmien osalta liittyvät tietojärjestelmien kyvykkyyteen tuottaa logiaineistoa vaaditulla tavalla sekä tietojärjestelmien käyttäjätunnuksien ja -oikeuksien hallintaan liittyviin ominaisuuksiin. Pääsääntöisesti sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien osalta asiat ovat jo nykyisen erityislainsäädännön vaatimusten mukaisesti hyvällä tasolla. Eksotelle tietojärjestelmiä tuottavat tietojärjestelmät toimittajat ovat tietoisia GDPR:n vaatimuksista, ja mikäli muutoksiin on tarvetta, toimittajat tuottavat kehitystyön uusiin järjestelmäversioihin. Tietohallinto on aikatauluttanut järjestelmien päivitykset vuosille 2018-2019 ympäristön mahdollistamien olosuhteiden mukaisesti. Tietojärjestelmiin liittyvien sopimuksien osalta järjestelmätoimittajille on lähetetty erillinen GDPR asetuksien velvoitteita täsmentävä tietosuojasopimus (turvallisuussopimus) kesän 2018 lopussa. Tavoitteena on ratifioida tämä sopimus eri toimittajien kanssa vuoden 2018 loppuun mennessä Hallitus päättää antaa yllä olevan selvityksen tarkastuslautakunnalle arviointikertomuksen 2017 johdosta. Hyväksyttiin. Aiempi käsittely: Hallitus 200 Tarkastuslautakunta esitti Eksoten hallitukselle arviointikertomuksessa erilliset kysymykset, joihin hallitus antoi edellä kuvatut vastaukset 26.9.2018. Tarkastuslautakunta päätti työkokouksessaan antaa hallitukselle mahdollisuuden 14.11.2018 mennessä tehdä tarkennuksia tarkastuslautakunnalle 26.9.2019 annettuun selvitykseen. Tarkennukset koskivat arviointikertomuksessa tehtyjä havaintoja, mutta myös kuluvan vuoden toimintaa. Tarkastuslautakunta vie vastaukset arvioinnin väliraportin 2018 muodossa valtuustolle tiedoksi.
Hallitus teki tarkastuslautakunnan pyytämät tarkennukset 7.11.2018. Nämä tarkennukset yhdessä 26.9.2018 annettujen vastausten kanssa muodostavat hallituksen selvityksen vuoden 2017 arviointikertomuksen johdosta. Kahteen arviointikertomuksessa esitettyyn seikkaan edellä mainitut vastaukset ja tarkennukset eivät vielä antaneet vastausta. Talousarvion sitovuustaso Tarkastuslautakunta esittää, että talousarvion käyttötalousosan sitovuustaso valtuustoon nähden määritellään vastuualuetasolle koskien sekä toiminnallisia tavoitteita että määrärahoja ja tuloarvioita. Eksoten hallintosäännön 5. luvun 36 :ssä todetaan, että valtuusto hyväksyy talousarviossa kuntayhtymätason tilikauden tuloksen ja toimintatavoitteet sekä pitkäaikaisten lainojen lisäyksen ja investointien kokonaismäärän. Hallintosäännön 5. luvun 37 :ssä todetaan, että hallitus hyväksyy talousarvioon perustuvat vastuu- ja tulosaluekohtaiset käyttösuunnitelmat. Hallituksella on valtuus päättää talousarvion toimeenpanosta valtuuston vahvistaman tilikauden tuloksen rajoissa. Nykyinen sitovuustaso on mahdollistanut siirrot vastuualueiden välillä. Vastuualuetasolle asetettu sitovuus edellyttäisi valtuuston päätöstä siirtoihin. Tämä vaikeuttaisi integroitujen, vastuualuerajat ylittävien prosessien joustavaa ja nopeaa kehittämistä ja muuttamista sekä nopeaa reagointia talouden tasapainottamistarpeisiin. Tästä syystä nykyinen sitovuustaso olisi tarkoituksenmukaista säilyttää. K-siiven ja kantasairaalan investointikustannukset Tarkastuslautakunta toteaa, että uudisrakennuksen osalta oli alun perin varauduttu 49,7 M kustannukseen. Vuoden 2017 lopussa kustannusten toteutuma on ollut 50,6 M. Lisäksi vuonna 2018 tulee edelleen kustannuksia toteutumaan uudisrakennukseen. Investoinnin osalta voidaan todeta, että peruskorjaukseen varattu kustannusarvio on pitkälti käytetty jo uudisrakennuksen rakentamiseen. Tarkastuslautakunnan toteamus, jonka mukaan uudisrakennuksen osalta olisi vuonna 2017 alun perin varauduttu 49,7 miljoonan euron kustannukseen, pitää paikkansa. Peruskorjauksiin oli kuitenkin tämän lisäksi varattu 21,9 miljoonaa euroa, eli yhteensä vuodelle 2017 oli varattu 71,0 miljoonaa euroa. Arviointikertomuksessa on todettu, että vuoden 2017 lopussa uudisrakennuksen kustannusten toteutuma olisi ollut 50,6 miljoonaa euroa. Tämä ei pidä paikkaansa. Kustannusten toteuma vuoden 2017 lopussa 50,6 miljoonaa euroa sisälsi myös peruskorjaukset. Eli kustannusten toteumaa 50,6 miljoonaa olisi pitänyt edellä kuvattuun yhteissummaan 71,0 miljoonaa euroa. Peruskorjaukseen varattua kustannusarviota ei siten ollut vuoden 2017 lopussa pitkälti käytetty uudisrakennuksen rakentamiseen.
Toimitusjohtaja Päätös Hallitus päättää antaa valtuustolle edellä kuvatut ja mainitut selvitykset vuoden 2017 arviointikertomuksen johdosta. Hyväksyttiin. Tämän kokouksen käsittely: Valtuusto Valmistelijat (Yhteydenotot sähköpostilla: etunimi.sukunimi@eksote.fi) puh. Liitteet 1. Arviointikertomus 2017 Oheismateriaali Hallitus Päätös Tarkastuslautakunnan valmistelema arvioinnin väliraportti 2018 käsitellään valtuuston kokouksessa erillisenä asiana. Osa väliraportin kysymyksistä koskee vuotta 2017 ja hallituksen antamat vastaukset täydentävät hallituksen selvitystä valtuustolle. Hallitus antaa valtuustolle edellä kuvatut ja mainitut selvitykset vuoden 2017 arviointikertomuksen johdosta. Hyväksyttiin.