Inka Vilpola, Katri Terho Tehokkuutta tuotannon tietojärjestelmiin loppukäyttäjät mukaan määrittelyyn
Tämän teoksen osittainenkin kopiointi ja saattaminen yleisön saataviin on tekijänoikeuslain (404/61, siihen myöhemmin tehtyine muutoksineen) mukaisesti kielletty ilman nimenomaista lupaa. Lupia teosten osittaiseen valokopiointiin myöntää tekijöiden ja kustantajien valtuuttamana KOPIOSTO ry. Muuhun käyttöön luvat on kysyttävä suoraan kunkin teoksen oikeudenhaltijoilta. JULKAISIJA Teknologiateollisuus ry KUSTANTAJA Teknologiainfo Teknova Oy JA MYYNTI Eteläranta 10, 4. krs 00130 HELSINKI puh. +358 9 19231/julkaisumyynti www.teknologiainfo.net ISBN 978-951-817-992-7 ebook ISBN 978-951-817-993-4 Teknologiateollisuuden julkaisu 5/2008 Teknologiainfo Teknova Oy Ulkoasu ja taitto: Mainostoimisto Sulake Oy Painopaikka: Kopioniini Oy, Helsinki, 2008
Tehokkuutta tuotannon tietojärjestelmiin loppukäyttäjät mukaan määrittelyyn
Esipuhe Tuotannon tietojärjestelmien hankinnassa jokainen tapaus on yksilöllinen. Kuitenkin kaikissa tapauksissa tavoite on saada helppokäyttöinen ja tehokas tietojärjestelmä nopeasti mutta kustannustehokkaasti käyttöön. Usein hankinta kuitenkin painottuu teknologioihin, kuten esimerkiksi: olisiko RFID hyvä meidän tarpeisiin tai ohjelmistomarkkinoihin, kuten pitäisi selvittää mitä niitä tuotteita on. Kun järjestelmä lopulta otetaan käyttöön, niin huomataan, ettei se sovellukaan juuri meidän yrityksemme käyttöön tai jokin liitäntä toiseen järjestelmään unohtui suunnitteluvaiheessa. Mainitut esimerkit kuvaavat ratkaisukeskeistä hankintatapaa. Ratkaisun soveltuvuus riippuu siitä, ratkaiseeko se hankinnan taustalla olevan ongelman. Mikäli alkuperäinen ongelma ei ole tiedossa, saattaa valittu ratkaisu parantaa vain yhden oireen, mutta ei alkuperäistä syytä. Järjestelmähankkeissa puuttuu usein tulevan järjestelmän käytön suunnittelu käyttäjien näkökulmasta. Kuitenkin käyttäjät ovat avainasemassa järjestelmän tarkassa ja tehokkaassa käytössä. Tämä sai tutkimusryhmämme kokeilemaan läpikäyntimenetelmää tuotantoyrityksen sähköisen kanban-järjestelmän suunnittelussa. Yrityksessä oli ennen tätä löydetty ratkaisuksi RFID ja tehty sillä kokeita tuotantoympäristössä. Lähestymistapa oli aiheuttanut huolta ja muutosvastarintaa, koska ei ollut tarkkaa tietoa mihin RFID:tä käytettäisiin. Läpikäyntimenetelmien käyttö järjestelmän suunnittelussa tarkensi määrittelyä, vaikutti käyttäjien asenteisiin tulevaa järjestelmää kohtaan ja pienensi väärinymmärryksen riskiä yrityksen ja järjestelmätoimittajan välillä. Kokemuksesta rohkaistuna läpikäyntimenetelmiä selvitettiin tarkemmin ja sovellettiin myös muiden tuotantoyritysten tietojärjestelmähankkeissa. Tuotannon tietojärjestelmien tarvetta ja käyttöä ei voida ilman asiantuntijoita eli loppukäyttäjiä luotettavasti selvittää. Käyttäjillä suoritettu happotestaus pienentää hankkeen epäonnistumisen riskiä. Tietohallinnon asiantuntemus tuotannon tehtävistä ja tuotantoympäristöstä on usein riittämätöntä. Lisäksi järjestelmävaatimusten kommunikointiin järjestelmätoimittajalle voi sisältyä väärinymmärryksiä. Siksi eri osapuolten, tietohallinnon, loppukäyttäjien sekä järjestelmätoimittajan yhteinen läpikäyntitilaisuus on välttämätön. Globaalien sovellusten ollessa kyseessä tilaisuuksia tarvitaan useampia ja käyttäjäryhmät on valittava sovelluskohteen perusteella. 4
Läpikäyntimenetelmien ehdoton etu on jäsentää ja korjata järjestelmän vaatimukset kohdalleen ennen toteutusvaihetta. Tämä säästää paljon rahaa. Tähän tarkoitukseen eivät käy muut menetelmät, kuten haastattelut, demonstraatiot tai dokumenttien katselmoinnit. Lisäksi kaupan päälle tuleva muutosjohtajuus tuntuu liian usein unohtuvan tuotannon tietojärjestelmiä hankittaessa. Tämän kirjan avulla kuka tahansa pystyy järjestämään läpikäyntitilaisuuden tai pyytää sellaista järjestettäväksi. Kiitän erityisesti esimerkkitapausten yrityksiä, joissa läpikäyntimenetelmiä on käytetty tuotannon tietojärjestelmien määrittelyssä. Kiitän lehtori Ilkka Kouria (Tampereen teknillinen yliopisto), logistiikkapäällikkö Tuukka Hakalaa (Metso Minerals Oy), palvelujohtaja Sami Isoherrasta (Lociga Suomi Oy) sekä tietohallinnon asiantuntija Juha Tihistä (Teknologiateollisuus ry) rakentavista kommenteista kirjan käsikirjoitukseen. Kiitos tutkimushankkeen taloudellisesta tuesta Tekesille. Onnea tuotannon tietojärjestelmien hankintaan! Inka Vilpola 5
Tiivistelmä Osapuolten erilaiset tavoitteet tekevät tuotannon tietojärjestelmien hankinnasta haasteellisen. Tuotantoyrityksen ja sen työntekijöiden kannalta järjestelmän tulisi tukea liiketoiminnallisia tavoitteita ja olla vaivattomasti käytössä mielellään mahdollisimman pian. Järjestelmän määrittelyyn, testaukseen ja käyttöönottoon ei saisi kulua aikaa pois tuottavalta työltä. Tietohallinnon kannalta on haasteellista ymmärtää liiketoiminnan tavoitteet ja erilaisten käyttäjäryhmien tarpeet tietojärjestelmän ominaisuuksille. Lisäksi on huomioitava yrityksen muut, sekä olemassa olevat että mahdollisesti tulevat, järjestelmät niiden yhteensovittamiseksi. Järjestelmätoimittajan haaste on ymmärtää sekä tuotannon että tietohallinnon tavoitteet ja esittää mahdollinen ratkaisu ymmärrettävästi järjestelmähankkeen edustajille. Tässä kirjassa tuotannon tietojärjestelmillä tarkoitetaan MES (Manufacturing Execution System) järjestelmiä, jotka voivat olla ainakin yksisuuntaisesti integroitu esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmään (ERP). Sulautetut järjestelmät, kuten koneiden tai laitteiden ohjausjärjestelmät on rajattu tarkastelun ulkopuolelle. Yksi keino saavuttaa yhteinen ymmärrys osapuolten kesken on käyttää läpikäyntimenetelmiä järjestelmän vaatimusten määrittelyyn. Menetelmät ovat tehokkaita ja tarkoituksenmukaisia ja ne soveltuvat usein sekä suunnitteluun että arviointiin. Läpikäyntimenetelmiä on olemassa useita ja niiden avulla voidaan läpikäydä esimerkiksi prosessin kulku, järjestelmän käyttötapaukset tai ohjelmistojen käyttöliittymät. Tässä kirjassa on esitelty perustiedot viidestä läpikäyntimenetelmästä: sosiotekninen läpikäynti, simulaatiopeli (Work Flow Game), ryhmäläpikäynti, heuristinen arviointi sekä kognitiivinen läpikäynti. Lisäksi on kuvattu kolme esimerkkiä, joissa läpikäyntimenetelmiä on käytetty tuotannon tietojärjestelmien määrittelyyn. Sovellusalueet ovat elektroninen Kanban-järjestelmä, pakkausjärjestelmä sekä huollon järjestelmä. Läpikäyntisession järjestäminen neuvotaan askel askeleelta ja siihen tarjotaan taulukko suunnittelun tueksi. Läpikäyntimenetelmien tarkoitus on pienentää riskiä, että tuotannon tietojärjestelmä olisikin tarkoitukseensa sopimaton, hankalakäyttöinen tai jopa haitallinen. Suurin osa tietojärjestelmien hankintaan liittyvistä riskeistä on ehkäistävissä panostamalla määrittelyvaiheen riittävyyteen. Esimerkiksi erilaisia tekniikoita, kuten läpikäyntimenetelmiä, voidaan hyödyntää monipuolisesti. Aikaisemminkin hyviksi todetut viisaudet, kuten kokonaiskuvan ymmärtäminen ja osapuolten välinen kommunikointi vaikuttavat positiivisesti hankkeen lopputulokseen. Kokonaiskuvaan osaltaan liittyy hankkeen ymmärtäminen eri osapuolten näkökulmasta. 6
Sisällysluettelo Esipuhe...4 Tiivistelmä...6 1 Johdanto...9 1.1 Tuotannon tietojärjestelmän integrointi ERP-järjestelmään... 10 1.2 Läpikäyntimenetelmien käyttö tietojärjestelmien määrittelyssä... 12 1.3 Kirjan rakenne... 13 2 Tietojärjestelmän vaatimusten määrittely...14 2.1 Vaatimusten määrittelyn tavoite... 14 2.2 Prosessi vaatimusten tunnistamiseen... 15 2.3 Menetelmiä vaatimusten määrittelemiseen... 17 2.4 Käytännön vinkkejä... 19 3 Läpikäyntimenetelmät...21 3.1 Läpikäyntimenetelmien esittely... 22 Sosiotekninen läpikäynti... 22 Simulaatiopeli (Work Flow Game)... 22 Ryhmäläpikäynti... 23 Heuristinen arviointi... 23 Kognitiivinen läpikäynti... 25 3.2 Läpikäyntimenetelmien vertailu... 26 3.3 Esimerkkejä läpikäyntimenetelmien käytöstä... 26 Case: Läpinäkyvyyttä ja tarkkuutta tuotantoprosessiin sähköisen Kanban-järjestelmän avulla... 27 Case: Tehoa asiakastoimitukseen pakkausjärjestelmän avulla... 30 Case: huollon järjestelmän yllättävän monet osapuolet ja dokumentit... 33 3.4 Yhteenveto läpikäyntimenetelmien soveltamisesta... 36 7
4 Tee näin Läpikäyntisession järjestäminen vaihe vaiheelta...38 4.1 Läpikäyntiprojektin aikataulutus... 38 4.2 Esiselvitys... 40 4.3 Läpikäynnin valmistelu... 40 Tehtävien valinta... 40 Läpikäyntiaineiston valmistelu... 41 4.4 Läpikäyntisessio... 43 4.5 Tulosten koostaminen ja hyödyntäminen... 44 4.6 Yhteenveto läpikäyntiprojektin suunnitteluun... 46 5 Riskienhallinta...47 5.1 Riskienhallinta tuotannon näkökulmasta... 48 5.2 Riskienhallinta tietohallinnon näkökulmasta... 49 5.3 Riskienhallinta järjestelmätoimittajan näkökulmasta... 49 Viitteet...51 8