1 JOHTORYHMÄN PÖYTÄKIRJATIIVISTELMÄ 11 / 2018 Aika 12.12.2018 klo 12.00 Paikka: Mestaritoiminta, kokoushuone Tahto TILANNEKATSAUS Kiinteistöallianssin johtoryhmän kokouksissa käsitellään kiinteistöallianssin toiminnan yleistilanne ja tavoitteiden täyttyminen katsauksena 4 kk, 8 kk ja 12 kk tilanteista toimitusjohtaja Veikko Simunaniemen johdolla. Tarkoituksena on varmistaa, että kiinteistöallianssin osapuolilla on sama käsitys eri toimintojen aikataulusta, laadusta ja budjetista. Katsauksessa kiinnitetään erityistä huomiota poikkeamiin kuten reklamaatioihin, tapaturmiin tai budjetin ylityksiin. Tässä kokouksessa ei tilannekatsausta. Kohdekohtaiset laskutusmuutokset Tässä pykälässä käsitellään joka kuukausi muutokset Mestaritoiminnan kuukausilaskutuksessa. Laskutusmuutokset (lisäykset ja vähennykset) hyväksytetään aina KAJR:ssä. Ei tällä kertaa eriteltäviä laskutusmuutoksia. Kiinteistöallianssin budjetti Päätettiin hyväksyä esityksen mukainen budjetti vuodelle 2019. Investoinnit 2019 Mestaritoiminta on yhdessä palvelualueiden kanssa valmistellut vuoden 2019 investointiohjelmaa kesän ja syksyn 2018 aikana. Investointiohjelma koostuu teknisistä investoinneista sekä toiminnallisista investoinneista. Teknisillä investoinneilla pyritään ylläpitämään rakennusten teknistä kuntoa ja lyhentämään korjausvelkaa. Toiminnallisen investoinnit tukevat välittömästi käyttäjän toimintaa, ja tarve investoinneille syntyy muuttuneesta käyttötarpeesta. Päätökset teknisistä investoinneista tehdään pääosin PTS-suunnittelun, palveluverkkosuunnittelun sekä kuntotutkimusten ja -kartoitusten perusteella. Investointiohjelmaan voidaan tehdä päivityksiä ja täsmennyksiä vuoden 2019 aikana perustuen uuteen tietoon rakennusten kunnosta esimerkiksi korjaustöiden yhteydessä ja kuntotutkimusten valmistuttua.
2 Päätettiin siirtää käsittely seuraavaan kokoukseen ja huomioida suunnittelussa jo esiin tulleet tarpeet. Kiinteistöallianssin sopimusliitteiden hyväksyminen Vastuunajakotaulukon päivitys Kiinteistöallianssisopimuksen vastuunjakotaulukko on päivitetty vuosittain. Käytiin keskustelua asiasta ja päätettiin palata tammikuun kokouksessa asiaan. Erillislaskutettavien töiden hinnaston hyväksyminen Kiinteistöallianssi hyväksyi erillislaskutettavien töiden hinnaston 1.1.2019 alkaen käyttöön otettavaksi. Erillislaskutettavat hankkeet Merkittiin tiedoksi seuraavat erillislaskutettavat hankkeet: ERI2033 Verkkotie 10 rivitalon purku ERI2034 Jampankaari 5 (entinen hammashoitola) purku (valmistelu erillislaskutuksena) ERI2035 Jampan pvk purku (valmistelu erillislaskutuksena) ERI2036 JYK Urheilukadun huoltorakennuksen purku ja korvaavan ratkaisun ERI2037 Rantapuiston paviljonki -hankkeen käynnistäminen ERI2038 Uusi Saunakallion päiväkoti (Jampan pvk tilalle) ERI2039 Harjulan koulun A ja C -osan purku (valmistelu erillislaskutuksena) ERI2040 Harjulan B - osan korjattavuuden ja kustannusten arviointi ERI2041 Harjulan uusi koulu, vaihtoehtojen tutkiminen Lisäksi todettiin seuraavaa: JYK Urheilukadun huoltorakennuksen purku ja korvaavan ratkaisun järjestäminen voidaan aloittaa. Harjulan koulun A ja C-osan purku (valmistelu erillislaskutuksena) Harjulan B - osan korjattavuuden ja kustannusten arviointi Harjulan uusi koulu, vaihtoehtojen tutkiminen Uusi Saunakallion päiväkoti (Jampan pvk tilalle) Urheilukentän moduulikouluun liittyvä huoltorakennus Viime kokouksessa päätettiin selvittää konttien käyttömahdollisuutta väliaikaisratkaisuna. Syy nykyisen huoltorakennuksen purkamiselle/siirtämiselle ovat palomääräykset. Rakennusten suojaetäisyyksien tulee olla toisistaan vähintään 8m. Moduulikoulu on sijoittumassa kaavallisista ym. syistä vain 4m päähän toisistaan. Huoltorakennukseen tarvitaan lämpimiä korjaus- ja säilytystiloja kalustolle, vesi- ja sähkösyöttö. Paras vaihtoehto mielestämme olisi rakentaa/tuoda pysyvä moduulirakenteinen huoltorakennus kentän eteläpäähän. Moduulien joustavuuden johdosta, rakennus olisi mahdollista jakaa myöhemmin esim. kahdeksi erilliseksi rakennukseksi.
3 Tämä vaihtoehto vaatinee päätöksen JYK:in rakentamisesta ja tietenkin myös rahoituksen jostakin budjetista. Toinen vaihtoehto on vuokrata merikonteista koostuva huoltorakennus, joka sijoittuisi urheilukentän eteläpäähän. Vuokra-aika olisi 2 3 vuotta. Tilatarve: Nykyinen lämmin talli, 7,6 x 8,6 = 50 m2, korkeus 3,2 m. Liian pieni (tarve 80 m2). Käytetään kaluston korjaamiseen, kasaamiseen ja säilyttämiseen. Lämmin varasto, 5,7 x 5,6 = 31 m2, korkeus 3,2m. Liian pieni (tarve 50m2). Käytetään kentän käyttäjien (seurat, koulut jne.) tarvitsemien välineiden säilyttämiseen. Kylmä varastotila, 5,7 x 11,9 = 68 m2, korkeus 3,2 m. Liian pieni (tarve 100m2). Käytetään kentän kilpailu/ otteluvälineiden säilyttämiseen ja kaikkien suorituspaikkojen varastointiin talvella. Liian pieni. Kaikki tilat ovat käyttäjien toiminnan kannalta ehdottoman tarpeellisia ja välttämättömiä. Ilman niitä ei seurojen, koulujen jne. toiminta kentällä onnistu! Eli tässä on liikuntapaikkamestarin ja hänen tiiminsä näkemys tarpeesta, jonka allekirjoitan. Terveisin Tony Konkola Liikuntapäällikkö/Valmiussuunnittelija
4 Kustannusarviot: Pysyvä/lopullinen vaihtoehto seuraavasti: rakennukset (Teijo-Talot Oy) 360 000 alv 0% työnjohto, rakennuslupa, liittymät ja maansiirto- /perustustyöt 100 000 kilpailutus ja suunnittelutehtävät 50 000 Eli yhteensä n. 0,5 milj. Merikontti vaihtoehto seuraavasti: vuosivuokra n. 15 000 /vuosi (vuokra-aika 2 vuotta) pohjatyöt, sähköliittymä ja kuljetuskulut n. 35 000 (kertasumma) Projektinjohto n.5000 Päätettiin purkaa nykyinen huoltorakennus. Päätettiin korvaavan huoltorakennuksen toteutustavaksi merikonttivaihtoehto. Päätettiin ottaa käyttöön Urheilukentän uusi huoltorakennus tammikuun lopussa. Käyttöönottolupaa ei saada pelastusviranomaisilta, mikäli vanhaa huoltorakennusta ei ole purettu. Harjulan koulun hankkeen valmistelun käynnistäminen Harjulan koulussa on havaittu laajoja mikrobivaurioita ja Järvenpään kaupungin palveluverkkosuunnitelmassa (KV 10.12.2018 103) on esitetty uuden koulun rakentamista. Hankkeessa on tarkoitus toteuttaa 3-sarjainen alakoulu ja päiväkoti. Tiukan aikataulun vuoksi hankkeen valmistelu on jo käynnistetty. Investointiesityksen laatimista varten tulee laatia tontinkäyttösuunnitelma, tutkia säilytettäväksi tarkoitetun B-rakennuksen soveltuvuus tarkoitettuun käyttöön osana uutta kampusta ja laatia hankkeen projektisuunnitelma. Tavoitteena on saada päätösesitys ja tarvittava dokumentaatio kaupungin päätöksentekoon Q1 2019 aikana. Valmisteluvaiheen budjetiksi on alustavasti arvioitu: 1. Tontinkäyttösuunnittelu 20 000 2. Suojeltavan rakennuksen kunnon ja käytettävyyden selvittäminen 20 000 3. Haitta-ainekartoitus ja purkusuunnittelu 15 000 4. Varataan eri vaihtoehtojen suunnitteluun ja kustannuslaskentaan 25 000 5. Mestaritoiminta Oy:n oma työ (Arviolta 200 h) Työ laskutetaan toteutuneiden kustannusten mukaan. Hankkeen toteuttaa Mestaritoiminta ja tilaajana toimii Järvenpään kaupunki. Hyväksyttiin hankkeen valmisteluun esitetty budjettiarvio ja annettiin lupa käynnistää hankkeen valmistelu. Lisäksi päätettiin, että varataan eri vaihtoehtojen suunnitteluun ja kustannuslaskentaan 25 000 (kohta 4.).
5 Kaupungintalon purkuhanke Kiinteistöryhmissä on noussut esille purkuun liittyviä asioita mm. purkuaikataulu (kilpailuttaminen, asbesti ja haitta-ainekartoitus), väistötilat, julkisen tilan taiteen varastointi, arkistojen ja johtokeskuksen siirto. Irtaimiston osalta on huomioitava, että kaupungintalo on sisäilmakohde. Kiinteistöallianssia esitettiin päättämään projektiryhmän perustamisesta kaupungintalon purkuhankkeeseen liittyen ja nimeää vastuuhenkilöt. Päätettiin jatkaa eri vaihtoehtojen tutkimista. SISÄILMA-ASIAT Sisäilmakohteiden tilanne Sisäilmakohteiden tilanteeseen ei ole tullut päivityksiä sitten edellisen kokouksen. Sisäilmatyöryhmän päätösvalta tutkimuksiin liittyen Sisäilmaongelmien ratkaisumallia on päivitetty ja se nimetty uudelleen Tavoitteena terveet tilat. Malli esiteltiin edellisessä KAJR:n kokouksessa ja sen todettiin olevan hyvä. Kaupungin johtoryhmä on käsitellyt päivitettyä ratkaisumallia ja tässä esiin nousi tarve selkeyttää vielä päätösvaltakysymyksiä. Erityisesti sisäilmatyöryhmän päätösvallasta on keskusteltu koskien sisäilmatutkimustoimeksiantoja. Malli vaatii täsmennyksiä, kuinka asioita käsitellään muissa päätöksentekorakenteissa, ennen kuin se voidaan viedä esittelyyn. Päivitettiin Tavoitteena terveet tilat -mallia. Seuraavat kokoukset 24.1.2019 klo 9.45-11.45 28.2.2019 klo 9.00-11.00 28.3.2019 klo 8.00-12.00 Teemakokous 25.4.2019 klo 9.00-11.00 23.5.2019 klo 9.00-11.00