Läsnä Gärdström Keijo yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja

PÖYTÄKIRJA 5/2013 1 (19) YHTEISEN KIRKKONEUVOSTON KOKOUS Aika Keskiviikkona 22. toukokuuta 2013 klo 17.00 18.50 Paikka Kuusankosken seurakuntatalo, Valtakatu 43 45700 Kuusankoski Läsnä Gärdström Keijo yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja Rasimus Risto varapuheenjohtaja Halme Terttu varsinainen jäsen Heijala Marke varsinainen jäsen Kaskiaho Keijo Marjatta Nykäsen varajäsen Koivusaari Reino varsinainen jäsen Mänttäri Leena varsinainen jäsen Smeds Sakari varsinainen jäsen Soininen Kari varsinainen jäsen Sorsa Mirja Ritva Janhusen varajäsen Suutari Tero varsinainen jäsen Heinonen Heikki Sipponen Päivi Ylikangas Kimmo Marttila Marko Hernesaho Virpi Kurki Antti Lahti Jyrki Lonka Riitta Reijo Jukka Leskinen Eija Saikkonen Asta Anjalankosken seurakunnan kirkkoherra Elimäen seurakunnan kirkkoherra Kuusankosken seurakunnan kirkkoherra Valkealan seurakunnan kirkkoherra talouspäällikkö hautaustoimen päällikkö tietohallintopäällikkö hallintojohtaja kiinteistöpäällikkö DI, maisemasuunnittelun hortonomi (AMK), poistui klo 17.30, 74 hallintosihteeri, sihteeri Poissa Janhunen Ritva varsinainen jäsen Nykänen Marjatta varsinainen jäsen Parvinen Vesa varsinainen jäsen Vainio Juha Vesa Parvisen varajäsen Rikala Tuula yht. kirkkovalt. pj Viljakainen Hannele yht. kirkkovalt. varapj. Hiltunen Ulla-Maija vs. viestintäpäällikkö Käsiteltävät asiat 70 Kokouksen avaus 71 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen 72 Pöytäkirjantarkastajien valinta 73 Työjärjestyksen hyväksyminen 74 Ympäristöohjelman hyväksyminen Kouvolan seurakuntayhtymälle ja kirkon ympäristödiplomin hakeminen vuosille 2014 2017

PÖYTÄKIRJA 5/2013 2 (19) 75 Rakennuspaikan myynti Jaalan veteraanitalon tontiksi 76 Valtuustoaloite lisäselvitysten saamiseksi Puhjonrannan kuluista ja investointisuunnitelmista 77 Työryhmän perustaminen selvittämään seurakuntayhtymän leirikeskustarvetta 78 Yhteisen kirkkovaltuuston 11.4.2013 kokouksen päätösten täytäntöönpano 79 Kouvolan seurakuntayhtymän valmiussuunnitelma 80 Kouvolan ja Kotka-Kymin seurakuntayhtymien yhteinen virka 81 Kouvolan seurakuntayhtymän viraston johtosäännön tarkistaminen 82 Suositussopimus toimituspalkkioista 83 Talouskatsaus 84 Tilintarkastuskertomus vuodelta 2012 85 Talousarvion laadintaohjeet suunnitelmakaudelle 2014-2016 86 Kouvolan seurakuntaneuvoston mielipide talousarvion laadintaohjeiden aikataulusta 87 Yhteisen kirkkoneuvoston kokouspäivät syyskaudella 2013 88 Kannanotto Selänpään asemarakennuksen kunnostukseen pyydettyyn avustukseen 89 Ilmoitusasiat 90 Muut mahdolliset asiat 91 Muutoksenhaku ja kokouksen päätös 70 Kokouksen avaus Kirkkoherra Kimmo Yli-Kankaan pitämän alkuhartauden jälkeen puheenjohtaja avasi kokouksen. 71 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Yhteiseen kirkkoneuvostoon kuuluu puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan lisäksi kymmenen jäsentä. KL 7:4,1 mukaan seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Jäsenten lisäksi kokouskutsu on lähetettävä niille henkilöille, joilla KJ 9:3 ja KJ 10:11 sekä ohjesäännön 3 nojalla on oikeus olla läsnä kokouksessa ja ottaa osaa keskusteluun, mutta ei päätöksen tekemiseen. Puheenjohtajan päätösesitys: Toimitetaan nimenhuuto ja todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.

PÖYTÄKIRJA 5/2013 3 (19) 72 Pöytäkirjantarkastajien valinta Ohjesäännön 7 mukaan pöytäkirjan tarkastaa kaksi kokouksen valitsemaa tarkastajaa tai yhteinen kirkkoneuvosto kokouksessaan. Sovitun käytännön mukaan aakkosjärjestyksessä seuraavat tarkastajat olisivat Leena Mänttäri ja Keijo Kaskiaho. Puheenjohtajan päätösesitys: Pöytäkirjantarkastajiksi valitaan Leena Mänttäri ja Keijo Kaskiaho. Tarkastusajankohdaksi esitetään maanantaita 27.5.2013 klo 9.00 15.00, Kuusankosken seurakuntakeskus, III krs, hallintosihteerin työhuone. Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Leena Mänttäri ja Keijo Kaskiaho. Hyväksyttiin tarkastusajankohta. 73 Työjärjestyksen hyväksyminen Ohjesäännön 5 mukaan yhteinen kirkkoneuvosto päättää asioiden käsittelyjärjestyksen. Kunkin asian esittelee viranhaltija, jonka tehtäväksi esittely on annettu seurakuntayhtymän asianomaisessa johtosäännössä tai erillisellä määräyksellä. Puheenjohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy esityslistan mukaisen asioiden käsittelyjärjestyksen. Esittelijän ja esittelijän sijaisen puuttuessa kokouksesta esittelijänä toimii yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja. Yhteisen kirkkoneuvoston jäsenille on jaettu pöydille valmiussuunnitelmaa koskeva täydennys sekä tarkennetut liitteet 15 ja 16. Kokouksen työjärjestykseksi hyväksyttiin osanottajille lähetetty esityslista puheenjohtajan esittämin lisäyksin. 74 Ympäristöohjelman hyväksyminen Kouvolan seurakuntayhtymälle ja kirkon ympäristödiplomin hakeminen vuosille 2014 2017 Yhteinen kirkkoneuvosto päätti kokouksessaan 30.9.2010, 162, että Kouvolan seurakuntayhtymässä aloitetaan valmistelu ympäristödiplomin hakemiseksi. YKN nimesi valmistelun edellyttämän työryhmän, johon valittiin kiinteistöpäällikkö Jukka Reijo pj, hautaustoimen päällikkö Antti Kurki, keittiö- ja leirikeskuspalvelujen päällikkö Soile Laine ja hankinta-asiamies Juhani Sipponen. Kirkkoherrat valitsivat keskuudestaan kirkkoherra Marko Marttilan. Luottamushenkilöistä työryhmään valittiin Tuula Rikala ja Arto Sahamies. Sihteeriksi nimettiin hallintosihteeri Asta Saikkonen. Ympäristövastaava päätettiin nimetä

PÖYTÄKIRJA 5/2013 4 (19) sitten, kun diplomin edellyttämä ympäristöohjelma on valmis hyväksyttäväksi. Työryhmä valtuutettiin tekemään esitys ympäristökartoituksen ja -ohjelman toteuttajasta. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi kokouksessaan 27.10.2011 ympäristödiplomin haun valmistelutyöryhmän esityksen, että DI, maisemasuunnittelun hortonomi (AMK) Eija Leskinen nimetään ympäristödiplomiin vaadittavan ympäristökatselmuksen ja sen pohjalta tehtävän ympäristöohjelman koordinaattoriksi. Ympäristödiplomin haun valmistelutyöryhmä on kokoontunut noin kuukauden välein ja pienemmät ryhmät useammin työalakohtaisiin palavereihin. Työryhmä on valmisteluvaiheen aikana toiminut aktiivisesti ja toteuttanut erimuotoisia tapahtumia, infotilaisuuksia ja tutustumisia, joilla on tuotu esiin Kouvolan seurakuntayhtymän ympäristöohjelman valmisteluun ja toteutukseen liittyviä toimenpiteitä. Ympäristöohjelman keskeisiä tavoitteita on mm. jätteiden lajittelun lisääminen, energiakulutuksen vähentäminen ja ympäristöystävällisiin energiamuotoihin siirtyminen. Ympäristökasvatus on otettu huomioon myös seurakuntatyössä. Kirkkoherra Marko Marttila on toteuttanut ympäristökasvatussuunnitelman yhteistyössä toiminnallisten työalojen ympäristövastaavien kanssa (liitteenä 1). Ympäristödiplomin haun valmistelutyöryhmää täydentämään on nimetty eri työalojen omat ympäristövastaavat. Seuraavat työalat ovat nimenneet oman ympäristövastaavan: viestintä, lapsityö, diakoniatyö, jumalanpalveluselämä, musiikkityö, aikuis-, evankelioimis- ja lähetystyö, hautaustoimi, kiinteistöt sekä yleishallinto. Ympäristödiplomin haun valmistelutyöryhmä on laatinut ympäristökatselmuksen (liitteenä 2), jossa on kartoitettu kaikkien seurakuntien ja yhtymän toimintojen ympäristövaikutukset. Ympäristökatselmuksen pohjalta on laadittu ympäristöohjelma (liitteenä 3), joka sisältää ympäristötavoitteet katselmuksessa havaittujen asioiden ratkaisemiseksi. Kirkon ilmastolaskuri on osa Suomen evankelisluterilaisen kirkon ympäristöjärjestelmää. Kirkon ympäristödiplomia hakeva Kouvolan seurakuntayhtymä on selvittänyt laskurin avulla toimintansa hiilijalanjäljen 2012 (liitteenä 4). Ympäristötavoitteet ovat osa seurakuntayhtymän toiminta- ja taloussuunnitelmaa ja tehdyistä toimenpiteistä raportoidaan osana toimintakertomusta. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy ympäristöohjelman, nimeää ympäristövastaavan ja asettaa ympäristötyöryhmän sekä pyytää hiippakunnalta auditointia. Auditoija katselmoi seurakuntayhtymän ja toteaa täyttääkö se diplomin vaatimukset. Auditoija voi tarvittaessa pyytää lisäselvityksiä ja osoittaa kohteet, jotka vaativat toimenpiteitä ennen kun katselmus voidaan hyväksyä. Auditoija antaa lausunnon tuomiokapitulille, joka esittää kirkkohallitukselle ympäristödiplomin myöntämistä seurakuntayhtymälle. Kirkkohallitus päättää ympäristödiplomin myöntämisestä seurakuntayhtymälle. Ympäristödiplomi on voimassa neljä vuotta, jonka jälkeen sitä on haettava uudelleen sen hetkisten vaatimusten mukaan. Eija Leskinen asiantuntijana esitteli asian.

PÖYTÄKIRJA 5/2013 5 (19) Hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto päättää: 1. hyväksyä ympäristödiplomin haun valmistelutyöryhmän laatiman ympäristöohjelman, ympäristökatselmuksen sekä ympäristökasvatussuunnitelman, 2. pyytää Mikkelin hiippakunnan tuomiokapitulilta auditointia, 3. nimetä Kouvolan seurakuntayhtymän ympäristövastaavaksi ylipuutarhuri Janne Saarisen 4. nimetä jatkavaan ympäristötyöryhmään vuosille 2013 2017 seuraavat henkilöt ympäristövastaaviksi: Janne Saarinen pj. (hautaustoimi), Eila Katajisto (lapsityö), Stiina Porvali (diakoniatyö), Ari Roiha (nuorisotyö), Eija Murto (jumalanpalvelustyö), Terhi Paukku (musiikkityö), Susanna Roitto (aikuis-, evankelioimis- ja lähetystyö), Laura Blom (Ulla-Maija Hiltunen vs.) (viestintä), Jari Kokkonen (kiinteistöt), Sanna Ahtiainen (Marja- Leena Okka sij.)(keittiöt sekä leiri- ja kurssikeskukset), Kirsi Valapuro (yleishallinto) sekä Matti Mustikkamaa (työryhmän jäsen) 5. nimetä 1-2 luottamushenkilöä ympäristötyöryhmään Hyväksyttiin hallintojohtajan päätösesityksen kohdat 1 4. Nimettiin Marke Heijala ympäristötyöryhmään yksimielisesti (kohta 5). Puheenjohtaja ojensi Eija Leskiselle kukkakimpun kiitokseksi hyvästä yhteistyöstä. Merkittiin, että Eija Leskinen poistui klo 17. 30. 75 Rakennuspaikan myynti Jaalan veteraanitalon tontiksi Jaalan kotiseutuyhdistys on jättänyt kirjallisen ostotarjouksen määräalan ostamisesta Jaalan Veteraanitalon tontiksi. Jaalan Kotiseutusäätiö on saanut lahjoituksena Jaalan Sotaveteraanit ry:ltä Veteraanitalo Toivolan ehdolla, että Sotaveteraanitaloa voitaisiin jatkossa käyttää myös alueella toimivien yhdistysten kokoontumispaikkana. Veteraanitalo Toivola sijaitsee entisen Jaalan seurakunnan omistuksessa olleella maalla Jaalan kirkonkylässä, kirkon välittömässä läheisyydessä. Nykyisin maan omistaa Kouvolan seurakuntayhtymä. Jaalan Kotiseutusäätiö on tehnyt ostotarjouksen noin 3000 m 2 määräalan ostamisesta, jolla sijaitsee Jaalan sotaveteraanitalo Toivola. Ostotarjous on tehty keväällä 2011. Yhteinen kirkkovaltuusto hyväksyi kokouksessaan 9.6.2011 34 Jaalan Kotiseutusäätiön ostotarjouksen määräalasta. Myytävällä alueella sijaitsi vallintarajoitus. Kirkkohallituksen virastokollegio on kokouksessaan 4.4.2013 (liite 5) vahvistanut määräalan kaupan sijasta myytäväksi tilasta Jaalan kirkko ja hautausmaan alue Rn:o 286-470-881-1 jo erotetun erillisen tilan Jaalan Veteraanitalo Rn:o 40:4, jonka pinta-ala on 3700 m 2 ja poistanut siltä hautausmaan vallintarajoituksen. Täten vallintarajoitus ei enää muodosta estettä kohteen, sotaveteraanitalo Toivolan, rakennuspaikan myynnille, joka on jo erotettu itsenäiseksi tilaksi. Jaalan Kotiseutusäätiö tekee aikaisemmin vuonna 2011 tekemäänsä määräalan maanostotarjoukseen täydennyksen muuttuneen tilajärjestelyn (ostotarjouksessa mainitun

PÖYTÄKIRJA 5/2013 6 (19) määräalan erottamisen itsenäiseksi tilaksi) johdosta ja tarjoutuu ostamaan Kouvolan seurakuntayhtymän omistaman, nyt erilliseksi tilaksi erotetun Jaalan Veteraanitalo RN:o 40:4, Kirkkohallituksen virastokollegio on hyväksynyt kaupan hintaan 3700 euroa (liite 6). Kauppaan sisällytetään Veteraanitalolle menevän jo olemassa olevan tien käyttöoikeus rekisteröitynä rasitteena. Tilan kartta, perustiedot ja kiinteistörekisteriote ovat liitteenä 7. Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy Jaalan Kotiseutusäätiön ostotarjouksen 3700 euroa ja päättää, että Kouvolan seurakuntayhtymä myy Jaalan Kotiseutusäätiölle Kouvolan kaupungin Jaalan kylästä tilan Jaalan veteraanitalo kiinteistötunnus 286-470-40-4 pinta-ala 3700 m 2. Lohkomiskustannukset maksaa ostaja. Lisäksi yhteinen kirkkoneuvosto nimeää kauppakirjan allekirjoittajaksi kiinteistöpäällikkö Jukka Reijoa. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi Jaalan Kotiseutusäätiön ostotarjouksen 3700 euroa ja päätti, että Kouvolan seurakuntayhtymä myy Jaalan Kotiseutusäätiölle Kouvolan kaupungin Jaalan kylästä tilan Jaalan veteraanitalo kiinteistötunnus 286-470-40-4 pinta-ala 3700 m 2. Lohkomiskustannukset maksaa ostaja. Kauppakirjan allekirjoittajaksi nimettiin kiinteistöpäällikkö Jukka Reijo. 76 Valtuustoaloite lisäselvitysten saamiseksi Puhjonrannan kuluista ja investointisuunnitelmista Valtuutettu Marjatta Poteri jätti yhteisen kirkkovaltuuston kokouksessa 14.11.2012, 59, valtuustoaloitteen lisäselvitysten saamiseksi Puhjonrannan kuluista ja investointisuunnitelmista: Kouvolan seurakuntayhtymän valtuustolle 14.11.2012 Aloite Kouvolan seurakuntayhtymä on tehnyt kiinteistöstrategian vuosille 2013 2020. (Miksi se ei voisi olla nöyrästi nimeltään kiinteistösuunnitelma?) Sen liitesivuilta 4.2.B, 4.2.C ja 4.2.D selviää Kouvolan seurakunnan käyttämän leirikeskus Puhjonrannan erityisen suuri kustannuspaine kiinteistöjen ulkoisiin toimintakuluihin. Tämän havainnon vuoksi pyydän Kouvolan seurakuntaa ja yhtymän kiinteistöhallintoa antamaan yhtymän valtuustolle lisäselvityksiä seuraavista asioista: 1. Puhjonrannan henkilöstökulut vuodelta 2011 ja 2012. 2. Puhjonrannan kiinteistökulut eriteltyinä energiaan, korjauksiin ym. (Myös pääoma, siis kahden viime vuoden velan otto, joka on kohdistunut Puhjonrannan korjaustarpeisiin.) 3. Investointisuunnitelmat viiden tulevan vuoden ajalle. Varsinkin sitä silmällä pitäen, että kaikki kesätoiminta keskitettäisiin Puhjonrantaan yhtymän muista seurakunnista. 4. Puhjonrannan nykyinen käyttö eriteltynä seurakunnan omaan perustehtävän mukaiseen käyttöön ja ulosmyyntiin. Edellä pyydetyt tiedot antaisivat valtuustolle perusteita, kun tulevaisuudessa joudutaan uudelleen suuntaamaan kesätyön mahdollisuuksia kaikissa seurakunnissa yhtymässä. Puhjonrannan vuotuiset 2011 kustannukset olivat 581.168. Ne ovat 192.683 euroa

PÖYTÄKIRJA 5/2013 7 (19) suuremmat kuin kaikkien neljän muun seurakunnan kesäpaikkojen kustannukset yhteensä. (Jaala, Pytynlahti, Niiniranta, Tolkkila. (Liite/strategia/4.2.D) ulkoiset toimintakulut yhteensä 388.485 ). Jaalassa 14.11.2012 Marjatta Poteri Yhteinen kirkkoneuvosto lähetti aloitteen kiinteistöpalveluiden valmisteltavaksi kokouksessaan 24.1.2013, 20. SELVITYKSET KOHTAAN 1 JA 2 Puhjonrannan kurssikeskuksen eriteltyjä kuluja: 2009 2010 2011 2012 Henkilöstökulut 303.685,54 326.270,56 335.444,27 357.793,69 Rakennusten kunnossapito 29.901,61 24.979,76 18.961,23 21.939,32 Palvelujen ostot yhteensä 64.116,04 66.021,05 54.811,37 52,068,40 Lämmitys 26.302,96 42.008,16 38.859,47 57.787,88 Sähkö 21.223,12 24.932,47 25.263,47 30.840,94 Vesi 5.041,91 6.365,05 6.649,72 7.264,91 Aineet, tarv. ja tav. yht. 177.186,75 184.378,79 180.606,96 192.618,41 Toimintakulut (ulkoiset) 553.067,18 585.101,79 581.168,49 615.927,83 Kouvolan seurakuntayhtymä ei ole ottanut velkaa kiinteistöjen korjaustarpeisiin. SELVITYS KOHTAAN 3 Kiinteistö- ja hautauspalvelun johtokunta kiertää kaikki seurakuntayhtymän kiinteistöt kiinteistökierroksella kerran vuodessa, minkä pohjalta päivitetään rakennuskunnossapidon sekä investointien 5-vuotissuunnitelmat. Puhjonrannan kurssikeskuksen investointisuunnitelmassa vuosille 2013 2017 on päärakennus Tammen LVI-automatiikan uusiminen ja kaukovalvontaan liittäminen (70.000 ), tavarantoimituksen ja jätekatoksen rakentaminen (40.000 ), keittiön lattian uusiminen ja seinien huoltomaalaus (105.000 ), auditorion penkkien uusiminen (60.000 ), tunneliastianpesukone (40.000 ), käyttövesiputkiston uusinta ja viemäröinnin kunnostus (65.000 ), yläpohjan ja iv-kanavien lisäeristys (50.000 ) sekä salaojituksen uusinta (25.000 ). Majoitusrakennusten osalta investointisuunnitelmassa on ala- ja ylätalojen ulko-osien huoltomaalaus (135.000 ), ylätalojen kaapistojen muutos (10.000 ), Näreen ja Kuusen peruskorjaus ja kalusteet (250.000 ) sekä Hongan ja Männyn peruskorjaus ja kalusteet (250.000 ). Lisäksi investointisuunnitelmassa on rivitalo Pihlajan ulko-osien huoltomaalaus (32.000 ), huoltorakennus Kelon routavaurion korjaus (15.000 ), ison rantasaunan ulkopuolen huoltomaalaus ja saunojen panelointi (35.000 ) sekä pienen rantasaunan huoltomaalaus ja laiturin korjaus (20.000 ).

PÖYTÄKIRJA 5/2013 8 (19) SELVITYS KOHTAAN 4 Puhjonrannan kävijämäärä: v. 2011 v. 2012 Omatoiminta 6421 henk (63 %) 5806 henk (60 %) Ulkopuolinen toiminta 3736 henk (37 %) 3816 henk (40 %) Puhjonrannan majoitusvuorokaudet: v. 2011 v. 2012 Omatoiminta 5713 vrk (65 %) 5050 vrk (64 %) Ulkopuolinen toiminta 3124 vrk (35 %) 2788 vrk (36 %) Kiinteistöpäällikön päätösesitys (Kiinteistö- ja hautauspalvelun johtokunta 17.4.2013, 43 ) Kiinteistö- ja hautauspalvelun johtokunta merkitsee selvityksen tiedokseen ja lähettää sen edelleen yhteisen kirkkoneuvoston kautta yhteisen kirkkovaltuuston tiedoksi. Kiinteistöpäällikön muutosesitys (Kiinteistö- ja hautauspalvelun johtokunta 17.4.2013, 43 ) Kiinteistö- ja hautauspalvelun johtokunta merkitsee selvityksen tiedokseen ja lähettää sen edelleen yhteisen kirkkoneuvoston kautta yhteisen kirkkovaltuuston tiedoksi. Lisäksi kiinteistö- ja hautauspalvelun johtokunta esittää, että yhteinen kirkkoneuvosto nimeää työryhmän selvittämään seurakuntayhtymän leirikeskustarvetta. Työryhmässä tulisi olla mukana kaikki kirkkoherrat. Päätös Hyväksyttiin muutosesitys. Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee selvityksen tiedokseen ja lähettää sen edelleen yhteisen kirkkovaltuuston tiedoksi. Hyväksyttiin kiinteistöpäällikön päätösesitys. 77 Työryhmän perustaminen selvittämään seurakuntayhtymän leirikeskustarvetta Yhteinen kirkkovaltuusto hyväksyi kokouksessaan 14.11.2012, 55, Kouvolan seurakuntayhtymän kiinteistöstrategian vuosille 2013-2020. Strategian kohdassa 4.3.3 mainitaan, että tavoitteena on luopua vähintään neljästä leirikeskuksesta, jolloin yhtymälle jäisi yhteiseen käyttöön mahdollisesti yksi tai kaksi leirikeskusta. Yhteinen kirkkovaltuusto hyväksyi kokouksessaan 11.4.2013, 19, Jaalan kesäkodin myynnin Jaalan kotiseutusäätiölle. Seurakuntayhtymällä on vielä neljä leirikeskusta: Tolkkilan kartano, Puhjonrannan kurssikeskus, Pytynlahden leirikeskus ja Niinirannan toimintakeskus. Kiinteistö- ja hautauspalvelun johtokunta käsitteli kokouksessaan 17.4.2013, 43, valtuustoaloitetta lisäselvityksen saamiseksi Puhjonrannan kuluista ja investointisuunnitelmista. Johtokunta keskusteli leirikeskusten kustannuksista ja käyttöasteista. Taloudellisen tilanteen heikkenemisen johdosta johtokunta oli erittäin huolissaan leirikeskusten käyttökustannuksista sekä tulevista investoinneista. Kiinteistö- ja

PÖYTÄKIRJA 5/2013 9 (19) hautauspalvelun johtokunta esitti, että yhteinen kirkkoneuvosto nimeää työryhmän selvittämään seurakuntayhtymän leirikeskustarvetta. Työryhmässä tulisi olla mukana kaikki kirkkoherrat. Työryhmän tehtävänä on selvittää kaikkien seurakuntien tarve leirikeskuksille sekä nykyisten leirikeskusten kapasiteetti, kulut ja tulevat investoinnit. Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto nimeää työryhmän selvittämään seurakuntayhtymän leirikeskustarvetta. Työryhmään nimetään kirkkoherrat Heikki Heinonen, Päivi Sipponen, Keijo Gärdström, Kimmo Ylikangas ja Marko Marttila. Luottamushenkilöistä työryhmään nimetään Marjatta Raskinen Anjalankoskelta, Kari Aalto Elimäeltä, Antero Rossi Kouvolasta, Timo Nyberg (varapuheenjohtaja) Kuusankoskelta ja Anton Kujala (puheenjohtaja) Valkealasta. Lisäksi yhteinen kirkkoneuvosto nimeää työryhmään kutsuttaessa kuuluvina jäseninä Kouvolan seurakuntayhtymästä hallintojohtaja Riitta Longan, talouspäällikkö Virpi Hernesahon, kiinteistöpäällikkö Jukka Reijon ja rakennusmestari Jari Kokkosen. Työryhmän tulee saattaa selvitys valmiiksi joulukuun 2013 loppuun mennessä. Käsittely: Kiinteistöpäällikkö muutti päätösesitystä aikataulun osalta seuraavasti: Työryhmän tulee saattaa selvitys valmiiksi syyskuun 2013 loppuun mennessä. Hyväksyttiin yksimielisesti kiinteistöpäällikön päätösesitys muilta osin esityksen mukaisesti paitsi aikataulun osalta hyväksyttiin muutettu päätösesitys. 78 Yhteisen kirkkovaltuuston 11.4.2013 kokouksen päätösten täytäntöönpano Kirkkolain 10 luvun 6 :ssä säädetään kirkkovaltuuston päätösten laillisuusvalvonnasta seuraavaa: Jos kirkkoneuvosto katsoo, että kirkkovaltuuston päätös on tehty virheellisessä järjestyksessä tai menee valtuuston toimivaltaa ulommaksi taikka muutoin on lainvastainen, kirkkoneuvoston tulee jättää päätös täytäntöön panematta ja syyn tähän ilmoittaen viipymättä saattaa asia valtuuston uudelleen käsiteltäväksi. Yhteisen kirkkovaltuuston 11.4.2013 käsittelemät asiat: 18 Henkilöstöstrategian päivitys 19 Jaalan kesäkodin myynti 20 Anjalankosken seurakuntarahaston sääntöesitys 21 Vaalikelpoisuuden menettäminen 22 Sinikka Maneliuksen eroanomus sairaalasielunhoidon johtokunnan jäsenyydestä 23 Yhteisen kirkkovaltuuston jäsenen Tytti Vänskän eronpyyntö 25 Uuden krematorion rakentaminen yhteistyössä Kotka-Kymin ja Lahden seurakuntayhtymien kanssa

PÖYTÄKIRJA 5/2013 10 (19) 26 Yhteisen seurakuntatyön johtajan virka ja yhteisen seurakuntatyön osaston järjestelyt 27 Keskusrekisterin johtavan toimistosihteerin toimivalta Hallintojohtajan päätösesitys: Yhteisen kirkkovaltuuston 11.4.2013 tekemät päätökset todetaan laillisiksi ja täytäntöönpanokelpoisiksi. Hyväksyttiin hallintojohtajan päätösesitys. 79 Kouvolan seurakuntayhtymän valmiussuunnitelma (Luottamuksellinen, ei julkisuuteen, JulkL 621/1999, 24 :n kohta 8) 80 Kouvolan ja Kotka-Kymin seurakuntayhtymien yhteinen virka Kouvolan seurakuntayhtymän yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi kokouksessaan 21.2.2013, 35, henkilöstöpalvelun johtokunnan 7.2.2013 esityksen, että Kouvolan seurakuntayhtymän ja Kotka- Kymin seurakuntayhtymän yhteisen talouspäällikön viran hoitamista koskevia valmisteluja voidaan jatkaa siten, että yhteisen viran hoitaminen on mahdollista 1.8.2013 alkaen. Uusi virkamieslakipaketti tuo tullessaan mahdollisuuden yhteisen viran perustamiselle. Kirkkojärjestyksen 6:1 perusteella 1.6.2013 alkaen kahdella tai useammalla samaan hiippakuntaan kuuluvalla seurakunnalla voi olla myös yhteinen virka mm. taloushallinnon johtotehtävässä, jonka osalta asianomaiset seurakunnat tekevät vastaavat päätökset. Tämä merkitsee käytännössä sitä, että uusi yhteinen talouspäällikön virka perustetaan sekä Kouvolan seurakuntayhtymään että Kotka-Kymin seurakuntayhtymään. Viranhaltijan tehtävistä, johtosäännöstä ja valinnasta tulee tehdä molemmissa hallintoelimissä yhtenevät päätökset. Sopimuksessa yhteisen viran hoidosta määritellään mm. miten virkaa hallinnoidaan, miten tehtävät ja kustannukset jaetaan Kouvolan ja Kotka-Kymin seurakuntayhtymissä. Tämä merkitsee uuden yhteisen viran johtosäännön valmistelua ja yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännön tarkistamista yhteisen viran osalta. Kouvolan seurakuntayhtymän osalta yhteisen kirkkoneuvoston ohjesääntö ei tämän virkajärjestelyn osalta vaadi päivitystä. Viran tehtävien ja työajan jakautumisesta on päädytty neuvotteluissa siihen, että Kouvolan seurakuntayhtymä hallinnoi virkaa huolehtien palkan maksusta, työterveyshuollon järjestämisestä ja muista työnantajavelvollisuuksista, jotka liittyvät viran hallinnointiin. Kouvolan seurakuntayhtymän osuus tehtävistä ja työajasta on 60 prosenttia ja Kotka-Kymin seurakuntayhtymän 40 prosenttia. Yhteisen viran hoitaja työskentelee Kouvolan seurakuntayhtymässä kolmena päivänä viikossa ja Kotka-Kymin seurakuntayhtymässä kahtena päivänä viikossa. Yhteisen talouspäällikön viran tarkoituksena ja tavoitteena on toimia seurakuntayhtymien talouspalvelujen esimiehenä vastuualueinaan taloushallinto ja -suunnittelu, budjetoinnin tuki, maksuliikenne, kirjanpito, tilinpäätös ja muu laskentatoimi. Kouvolan seurakuntayhtymässä talouspalvelujen tiimiin kuuluu talouspäällikön lisäksi taloussihteeri, kirjanpitäjä ja neljä toimistosihteeriä. Talouspäällikön esimiehenä on

PÖYTÄKIRJA 5/2013 11 (19) hallintojohtaja. Kotka-Kymin seurakuntayhtymässä talouspalvelutiimiin kuuluu talouspäällikön lisäksi pääkirjanpitäjä ja kirjanpitäjä. Talouspäällikön esimies on hallintojohtaja. Kouvolan seurakuntayhtymän henkilöstöpalvelun johtokunta käsitteli yhteistä virka-asiaa kokouksessaan 11.4.2013 ( 50), johon oli kutsuttu myös Kotka-Kymin seurakuntayhtymän hallintojohtaja. Kokouksessa käytiin lävitse johtosääntö- ja sopimusluonnokset sekä yhteisen viran tehtävänkuvaus ja päätettiin, että yhteisen viran perustamisasia käsitellään seuraavassa kokouksessa. Henkilöstöpalvelun johtokunta oli sitä mieltä, että yhteisen viran perustamisen ei tule lisätä talouspalvelujen henkilöstöä. Talouspäällikkö Virpi Hernesaho on toimittanut 7.5.2013 kirjallisen suostumuksensa, että hän sitoutuu ottamaan vastaan Kouvolan ja Kotka-Kymin seurakuntayhtymien yhteisen talouspäällikön viran esitetyllä viraston johtosäännöllä, tehtävänkuvauksella ja yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännöllä. Lisäksi 7.5.2013 oli toimitettu talouspalvelujen yhteistoimintalain mukainen lausunto talouspäällikön viran jakamisesta Kotka-Kymin seurakuntayhtymän kanssa. Lausunnossaan talouspalvelujen henkilöstö ilmoittaa, että heitä on kuultu asiassa eikä heillä ole mitään yhteisen viran perustamista vastaan. Henkilöstöpalvelun johtokunta päätti kokouksessaan 7.5.2013, 58, esittää yhteisen kirkkoneuvoston kautta yhteiselle kirkkovaltuustolle, että Kouvolan ja Kotka-Kymin seurakuntayhtymien yhteinen talouspäällikön virka perustetaan 1.8.2013 alkaen ja yhteiseen virkaan siirretään suostumuksensa mukaisesti Kouvolan seurakuntayhtymän talouspäällikkö Virpi Hernesaho ehdolla, että kirkkovaltuustot päättävät perustaa viran, Talouspäällikön yhteisestä virasta on laadittu viran johtosääntö (liite 9) ja yhtymien välinen hallinnollinen sopimus yhteistyöstä (liite 10). Tehtävänkuvaus ja ote yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännöstä toimivallan siirron osalta toimitetaan esityslistan mukana. Kirkkolain 9:3, 3 mukaan uuden viran perustaminen vaatii määräenemmistön päätöksen yhteisessä kirkkovaltuustossa. Hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että 1. Kouvolan ja Kotka-Kymin seurakuntayhtymien yhteinen talouspäällikön virka perustetaan 1.8.2013 alkaen, 2. yhteiseen virkaan siirretään suostumuksensa mukaisesti Kouvolan seurakuntayhtymän talouspäällikkö Virpi Hernesaho ehdolla, että kirkkovaltuustot päättävät perustaa viran, 3. liitteenä 9 oleva talouspäällikön yhteisen viran johtosääntö ja liitteenä 10 oleva sopimus yhteisen viran käytännön järjestelyistä hyväksytään Hyväksyttiin hallintojohtajan päätösesitys. Yhteinen kirkkoneuvosto oli henkilöstöpalvelun johtokunnan kanssa samaa mieltä, että yhteisen viran perustamisen ei tule lisätä talouspalvelujen henkilöstöä. Merkittiin, että talouspäällikkö Virpi Hernesaho jääväsi itsensä asian käsittelystä ja poistui kokoushuoneesta.

PÖYTÄKIRJA 5/2013 12 (19) 81 Kouvolan seurakuntayhtymän viraston johtosäännön tarkistaminen Yhteinen kirkkovaltuusto hyväksyi kokouksessaan 11.4.2013 ( 26), että yhteisen seurakuntatyön johtajan virkaa ei täytetä toistaiseksi. Päätettiin, että tehtävien kannalta asioita järjestellään uudella tavalla työalojen johtavien viranhaltijoiden osalta. Uudelleen järjestelyt vaativat 7.6.2012 yhteisessä kirkkovaltuustossa hyväksytyn viraston johtosäännön päivittämistä yhteisten työalojen ja keskusrekisterin osalta siten, että johtavilla viranhaltijoilla on oikeus tehdä omia työaloja koskevia viranhaltijapäätöksiä, valmistella asioita päätöksentekoon sekä panna päätöksiä täytäntöön. Yhteisten työalojen ja johtavien viranhaltijoiden apuna on joko johtokunta tai vastuuryhmä. Yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja toimii yhteisten työalojen ja keskusrekisterin tukena sekä tekee johtavia viranhaltijoita koskevat hallinnolliset päätökset sekä käy heidän kanssaan tavoite- ja kehityskeskustelut. Päivitettävästä viraston johtosäännöstä on poistettu talouspäällikön virka, koska Kouvolan ja Kotka-Kymin seurakuntayhtymien yhteisestä talouspäällikön virasta on tehty oma johtosääntö. Päivitettävä viraston johtosääntö on esityslistan liitteenä 11 ja organisaatio liitteenä 12. Johtosäännössä muutokset näkyvät kursivoituna ja poistettavat kohdat on yliviivattu. Henkilöstöpalvelun johtokunta on kokouksessaan 7.5.2013, 60, käsitellyt viraston johtosääntöä ja päättänyt esittää päivitettävän johtosäännön yhteisen kirkkoneuvoston kautta yhteisen kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi. Hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy liitteenä 11 olevan päivitettävän viraston johtosäännön ja esittää sen edelleen yhteisen kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi. Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee tiedoksi liitteenä 12 olevan organisaatiomallin. Hyväksyttiin hallintojohtajan päätösesitys. 82 Suositussopimus toimituspalkkioista Henkilöstöpalvelun johtokunta on kokouksessaan 14.12.2012, 101, käsitellyt suositussopimuksen toimituspalkkioista ja yhteinen kirkkoneuvosto on hyväksynyt sen 24.1.2013, 21. Suositussopimus toimituspalkkioista on hyväksytty siten, että niille palkkionsaajille, joilla ei ole suositussopimuksen mukaista koulutusta, maksetaan suositussopimuksen toimituspalkkio 10 % alennettuna. Kirkkoneuvoston käsittelyn jälkeen havaittiin, että niiden kanttoreiden sijaisten palkkiot nousevat huomattavasti, joilla ei ole suositussopimuksen mukaista koulutusta, joten sijaiskanttoreiden palkkaaminen tulee kalliiksi. Kanttoreilta oli pyydetty lausuntoa, jonka kirkkomusiikin koordinaattori on valmistellut yhdessä muiden kanttoreiden kanssa. Lausunnossaan kanttorit ovat esittäneet, että epäpäteville kanttorin sijaisille suoritettaisiin toimituspalkkiot seuraavasti:

PÖYTÄKIRJA 5/2013 13 (19) 83 Talouskatsaus Vähennetään epäpäteviltä kanttorin sijaisilta suositussopimuksen mukaisista palkkioista seuraavasti: - Jos sijaisella ei ole mitään musiikin ammattitutkintoa, vähennetään palkkiosta 30 %. - Jos sijainen on hyväksytty musiikin ammattiopiskelijaksi, opiskellen soveltuvaa alaa (kirkkomusiikkia, klaveeri-opintoja tms.) ja omaten tarvittavan osaamisen, vähennetään palkkiosta 20 %. - Jos sijaisella on musiikin ammattitutkinto ja tarvittava osaaminen, mutta ei pätevyyttä kanttorin virkaan, vähennetään palkkiosta 10 %. Suositussopimuksen papin tehtäviä koskevia palkkioita sovelletaan KJ 5 luvun mukaiseen pappisvirkaan vihittyyn. Jos pappisvirkaan vihkimätön suorittaa suositussopimuksen mukaisia papin tehtäviä, maksetaan suositussopimuksen toimituspalkkio 10 % alennettuna. Henkilöstöpalvelun johtokunta 3.4.2013, 40, Toimituspalkkioiden suositussopimus: Hallintojohtajan päätösesitys: Hyväksytään, suositussopimusten toimituspalkkioihin muutos siten, että niille kanttorin sijaisille, joilla ei ole suositussopimuksen mukaista koulutusta, maksetaan suositussopimuksen toimituspalkkiot seuraavasti: - Jos sijaisella ei ole mitään musiikin ammattitutkintoa, vähennetään palkkiosta 30 %. - Jos sijainen on hyväksytty musiikin ammattiopiskelijaksi, opiskellen soveltuvaa alaa (kirkkomusiikkia, klaveeri-opintoja tms.) ja omaten tarvittavan osaamisen, vähennetään palkkiosta 20 %. - Jos sijaisella on musiikin ammattitutkinto ja tarvittava osaaminen, mutta ei pätevyyttä kanttorin virkaan, vähennetään palkkiosta 10 %. Henkilöstöpalvelun johtokunta esittää yhteiselle kirkkoneuvostolle ja edelleen kirkkovaltuustolle hyväksyttäväksi muutoksen niiden kanttorin sijaisten palkkioihin, joilla ei ole suositussopimuksen mukaista koulutusta. Hyväksyttiin päätösesityksen mukaisesti. Hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy henkilöstöpalvelun johtokunnan esityksen muutoksesta niiden kanttorin sijaisten palkkioihin, joilla ei ole suositussopimuksen mukaista koulutusta ja lähettää sen edelleen yhteiselle kirkkovaltuustolle hyväksyttäväksi. Hyväksyttiin hallintojohtajan päätösesitys. Talouspäällikkö esittää kuukausittain yhteiselle kirkkoneuvostolle katsauksen yleisestä taloustilanteesta, yhtymän verotulojen kertymästä, väkiluvun kehityksestä, talousarvion

PÖYTÄKIRJA 5/2013 14 (19) toteumasta ja sijoitustoiminnasta. Aiemmin katsaus on esitetty talouspäällikön muiden esitysten ohessa, mutta jatkossa katsaus on omana kohtanaan. Talouspäällikön päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee talouskatsauksen tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. 84 Tilintarkastuskertomus vuodelta 2012 Esityslistan liitteenä on tilintarkastajien laatima tilintarkastuskertomus 8.5.2013 yhteiselle kirkkovaltuustolle (liite 13). Talouspäällikön päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto esittää tilintarkastuskertomuksen edelleen yhteiselle kirkkovaltuustolle. Hyväksyttiin talouspäällikön päätösesitys. 85 Talousarvion laadintaohjeet suunnitelmakaudelle 2014-2016 Yhteisen kirkkovaltuuston on hyväksyttävä seurakuntayhtymän talousarvio sekä toiminta- ja taloussuunnitelma viimeistään edellisen vuoden joulukuussa (KJ 15:3). Talousarviossa sekä siihen liittyvässä toiminta- ja taloussuunnitelmassa hyväksytään toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet kolmeksi vuodeksi. Talousarvio on toiminta- ja taloussuunnitelman ensimmäinen vuosi. Talousarviovuosi (tilikausi) on kalenterivuosi. Talousarvio sekä toiminta- ja taloussuunnitelma on laadittava siten, että edellytykset tehtävien hoitamiseen turvataan. (KJ 15:2) Kouvolan seurakuntayhtymän talous Kouvolan seurakuntayhtymän tilinpäätökset ovat olleet alijäämäiset lukuun ottamatta vuotta 2011. Väkiluku on vähentynyt seurakuntayhtymän alueella yhtymän aikana (1.1.2009 31.12.2012) 6,2 % (koko kirkko 7,4 %). Vastaavana ajanjaksona henkilöstökulut ovat kasvaneet 18,0 % (12 % ilman IT-aluekeskusta). Rakennusten lukumäärä ja kiinteistömenot ovat suuret. Tarvitaan rakenteellisia muutoksia, kiinteiden kulujen muuttamista muuttuviksi kuluiksi, väkiluvun vähenemisen pysäyttämistä, rakennuskannan pienentämistä ja toiminnan kulujen sopeuttamista tuloihin talouden pitämiseksi tasapainossa.

PÖYTÄKIRJA 5/2013 15 (19) Laadinnan yleisohje MÄÄRÄRAHOJEN JAKOPERUSTEET Keväällä 2011 yhtymän kirkkoherrat, yhteisen seurakuntatyön johtaja ja talouspäällikkö sopivat määrärahojen jakoperusteista, talkootyön tukemisesta ja strategisen mittarin käyttöönotosta. Yhteinen kirkkoneuvosto vahvisti perusteet kokouksessaan 28.4.2011. Jaettava määräraha perustuu väkilukuun sopeuttamisajan 2012 2016 jälkeen. Seurakunnat päättävät itsenäisesti kokonaismäärärahan käytöstä. Säästövelvoitteiden rakenteiden ymmärtämiseksi talouspalvelut laskee määrärahat erikseen henkilöstökulujen ja toiminnan määrärahoille. Yhtymän seurakunnat toimivat hyvin erisuuruisilla maantieteellisillä alueilla (Anjalankoski 26 %, Elimäki 14 %, Kouvola 2 %, Kuusankoski 24 %, Valkeala 35 %). Alueelliset erot on tähän saakka huomioitu vuoden 2010 kilometrikorvausten suhteessa. Taloustyöryhmä käsittelee km-korvausasiaa kokouksessaan 17.5.2013 ja antaa suosituksensa yhteisen kirkkoneuvoston kokouksessa. Talousarviota laadittaessa tavoitteena on tasapainoinen talous, jossa vuosikate kattaa investoinnit ja lainanlyhennykset sekä talousarvio osoittaa ylijäämää. Seurakuntien prosenttiosuus kokonaisvastuukatteesta on vähintään sama kuin vuonna 2010 (49,9 %) seurakuntien toiminnan turvaamiseksi ja sen korostamiseksi, että säästöt kohdistuvat yhtymään vähintään samalla osuudella kuin seurakuntiin. YKN 23.5.2012 osuus on täsmennetty vähintään 50 %:ksi. Väkilukuun suhteutetut henkilöstö- ja toimintamäärärahat sopeutetaan viiden vuoden ajanjaksolla (2012 2016) seurakunnittain yhteneviksi (YKN 28.4.2011). Talousarviossa investointeihin varattu kokonaismääräraha on 840.000 vuosittain. MÄÄRÄRAHOJEN YLITYKSET/ALITUKSET Taloustyöryhmän esityksen mukaisesti määrärahojen ylityksistä on vuoden 2014 talousarvion seurannassa tehtävä alijäämän kattamissuunnitelma yhteiselle kirkkovaltuustolle. Määrärahojen alitus voidaan siirtää seuraavan vuoden talousarvioon talousarvion muutosesityksenä. (Liite 14 Esitys talousarvioylitysten ja -alitusten käsittelystä vuoden 2014 talousarvion seurannassa) TALKOOTYÖN TUKEMINEN Seurakunta voi tehdä jo sovitun talousarviossa olevan investoinnin talkoilla sopimalla siitä ensin asianomaisen yhtymän viranhaltijan kanssa (mm. kiinteistöpäällikkö, hautaustoimenpäällikkö). Talkootyöläisille tarjotaan ruoka ja kahvit. Talousarvioon nähden säästyneistä kuluista seurakunnalle maksetaan puolet hyvityksenä kestitys vähentäen. Tarjoamme näin seurakunnissa vapaaehtoisille uusia toimintamahdollisuuksia. Talkootyön valvontavastuu on yhtymällä. HENKILÖSTÖN KEHITTÄMISSUUNITELMA Henkilöstön kehittämiseen varattavan määrärahan sitomisesta palkkamenoihin luovutaan. Kehittämissuunnitelma laaditaan vuosille 2014 2016. Kehittäminen kattaa koulutuksen lisäksi mm. mentoroinnin ja työnohjauksen. Henkilöstöpalvelut antavat tarkemman ohjeistuksen työaloille. TOIMINTASUUNNITELMA Toimintasuunnitelman alussa esitetään seurakunnan/työalan pysyvä toiminta-ajatus. Toimintasuunnitelman hyvin asetettu tavoite täyttää seuraavat tunnusmerkit:

PÖYTÄKIRJA 5/2013 16 (19) konkreettinen, yksiselitteinen, realistisesti saavutettavissa, arvioitavissa (ei ole tehtäväkuvaus) perustuu seurakuntalaisten tarpeisiin ja odotuksiin ohjaa toimintaa strategian toteuttamiseen sidoksissa aikaan (esim. kerrotaan toteutusaikataulu)! haasteellinen, mutta saavutettavissa. OHJEEN ANTAMINEN Yhteinen kirkkoneuvosto kehottaa seurakuntaneuvostoja ja yhtymän työaloja laatimaan oman toiminta- ja talousarvioehdotuksensa varainhoitovuodeksi 2014 sekä suunnitelman vuosille 2015-2016. VASTUUKATTEET Pääluokkien vastuukatteet vuodelle 2014 esitetään liitetietona (liite 15). Seurakuntien vastuukatteiden sopeutussuunnitelma vuosille 2014 2017 esitetään liitetietona (liite 16). AIKATAULU Toiminta- ja taloussuunnitelman laadinnassa ja käsittelyssä noudatetaan seuraavaa aikataulua: Toukokuu: Yhteisen kirkkoneuvoston talousarvion laadintaohjeet sekä euromääräiset vastuukatteet seurakunnille ja yhtymän työaloille Toukokuu: Seurakuntaneuvostojen ohjeet työaloille, esimerkiksi painopistemuutokset Elokuu: Työalojen tiedot statukseen 31.8. mennessä Syyskuu: Seurakuntaneuvostojen kokoukset 6.9. mennessä Syyskuu: Talouspalvelut kokoaa saamansa aineiston yhteiselle kirkkoneuvostolle esitettäväksi talousarvioksi ja kolmivuotissuunnitelmaksi ja neuvottelee tarvittaessa seurakuntien ja toimintayksiköiden kanssa tarpeellisiksi katsomistaan muutoksista eri ehdotuksiin. Lokakuu: Yhteinen kirkkoneuvosto käsittelee toiminta- ja taloussuunnitelman kokonaisuutena ja tekee siihen mahdollisesti muutoksia. Marraskuu: Yhteinen kirkkoneuvosto käsittelee toiminta- ja taloussuunnitelman toisen kerran, tekee siihen mahdollisesti muutoksia, pyytää lausunnot seurakuntaneuvostoilta ja antaa esityksensä kirkkovaltuustolle. Yhteinen kirkkovaltuusto tekee päätöksen veroprosentista vuodelle 2014. Joulukuu: Yhteinen kirkkovaltuusto hyväksyy toiminta- ja taloussuunnitelman. Tammikuu: Yhteinen kirkkoneuvosto antaa täytäntöönpanopäätöksessään talousarvion käyttöohjeet. Seurakunnat ja työalat tarkastavat toiminta- ja rahankäyttösuunnitelmat saamiensa määrärahojen mukaisiksi ja toimittavat tarkastetut tiedot talouspalveluihin (toimintasuunnitelmatekstit ja rahankäyttösuunnitelmat). Talouspäällikön päätösesitys: 1. Yhteinen kirkkoneuvosto antaa edellä olevat ohjeet talousarvion ja toiminta- ja taloussuunnitelman laatimiseksi vuosille 2014 2016. 2. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy vastuukatteet talousarviovuodelle 2014. 3. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy esityksen talousarvioylitysten ja -alitusten käsittelystä vuoden 2014 talousarvion seurannassa.

PÖYTÄKIRJA 5/2013 17 (19) Käsittely: Talouspäällikkö esitti seuraavat muutokset tekstiin Määrärahojen jakoperusteet -otsikon alle: Taloustyöryhmän kokouksen (17.5.2013) johdosta esitän tekstiin seuraavat lisäykset/muutokset: YKN vahvisti perusteet kokouksessaan 28.4.2011. Vastauksena YKV:n ponteen (15.11.2011) YKN vahvisti jakoperusteet 23.5.2012. Taloustyöryhmä päätyi esittämään, että alueellisten erojen kompensoimiseksi päätetyt kilometrikorvauseurot pidetään ennallaan (1.000 ): Anjalankoski 33, Elimäki 15, Kouvola 13, Kuusankoski 18, Valkeala 17, yhteensä 96. Vastuukatteet-otsikon alla olevat 13.000 eurolla muuttuneet liitteet 15 ja 16 jaettiin kokouksessa pöydille. Talouspäällikkö teki muutetun päätösesityksen koskien kohtaa 3: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy esityksen talousarvioylitysten ja -alitusten käsittelystä vuoden 2014 talousarvion seurannassa ja lähettää esityksen lausuntokierrokselle syyskuun seurakuntaneuvostojen kokouksiin. Hyväksyttiin yksimielisesti talouspäällikön päätösesitys muilta osin esityksen mukaisesti, paitsi kohta 3 hyväksyttiin muutetun päätösesityksen mukaisesti. Taloustyöryhmälle päätettiin lähettää evästyksenä, että nykymuotoisesta 10.000 euron kannustusrahasta luovutaan ja, että taloustyöryhmä suosittaisi rahan käyttämistä seurakuntien yhteisiin projekteihin kirkkoherrojen esittämällä tavalla. 86 Kouvolan seurakuntaneuvoston mielipide talousarvion laadintaohjeiden aikataulusta Kouvolan seurakuntaneuvosto hyväksyi 7.5.2013, 36 kirkkoherran tekemän päätösesityksen, että seurakuntaneuvosto saattaa yhteiselle kirkkoneuvostolle tiedoksi, ettei se pidä hyvänä laadintaohjeiden antamisen viivästymistä. Hallintojohtajan päätösesitys: Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi. 87 Yhteisen kirkkoneuvoston kokouspäivät syyskaudella 2013 KJ 9:1 mukaan kirkkoneuvosto päättää kokoontumisensa ajan ja paikan. Ehdotus yhteisen kirkkoneuvoston kokousajankohdiksi syyskaudella 2013: Kokoukset pidetään torstaisin kello 17.00 Kuusankosken seurakuntakeskuksen salissa. Päivämäärät ovat seuraavat: 29.8.2013, 26.9.2013, 31.10.2013, 21.11.2013.

PÖYTÄKIRJA 5/2013 18 (19) Yhteisen kirkkovaltuuston kokouspäivät ovat torstaina 14.11.2013 ja torstaina 12.12.2013. Puheenjohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto päättää kokousaikataulusta edellä esitetyn mukaisesti ja merkitsee yhteisen kirkkovaltuuston kokouspäivät tiedoksi. Hyväksyttiin puheenjohtajan päätösesitys. Merkittiin tiedoksi, että kirkkoherra Keijo Gärdström ilmoitti olevansa estynyt osallistumaan 26.9.2013 pidettävään kokoukseen. Kokouksen puheenjohtajana toimii varapuheenjohtaja Risto Rasimus. 88 Kannanotto Selänpään asemarakennuksen kunnostukseen pyydettyyn avustukseen Selänpään Asemayhdistys ry:n puheenjohtaja Erkki Seppälä ja yhdistyksen hallituksen jäsen Risto Jokinen ovat lähettäneet 1.12.2012 päivätyt 500 euron avustusanomukset yhteiselle kirkkovaltuustolle. Hakijat kirjoittavat anomuksissaan, että Selänpään Asemayhdistys ry on kunnostanut vanhaa kulttuurihistoriallisesti arvokasta Selänpään asemarakennusta vuodesta 2009 lähtien. Kunnostukseen on saatu rahoitusta mm. Pohjois-Kymen Kasvun kautta, mutta nyt määrärahat ovat loppuneet. Mm. turva-aita radan ja asemarakennuksen väliin on rakennettava ennen kuin taloa voidaan käyttää turvallisesti mm. perhejuhlien pitopaikkana. Avustusanomusta käsiteltiin yhteisen kirkkoneuvoston kokouksessa 24.1.2013 ( 16). Siellä se päätettiin siirtää Valkealan seurakuntaneuvoston käsiteltäväksi, koska kunnostettava asemarakennus sijaitsee Valkealan seurakunnan alueella. Kirkkoherran päätösehdotus: Seurakuntaneuvosto ei myönnä avustusta Selänpään asemarakennuksen kunnostukseen, koska Valkealan seurakunta ei tarvitse asemarakennusta omaan toimintaansa ja koska seurakunnan on muutenkin hillittävä kiinteistöihin liittyviä menoja. Hyväksyttiin päätösehdotus. (Valkealan seurakuntaneuvosto 7.3.2013, 28 ) Hallintojohtajan päätösesitys: Merkitään tiedoksi. Merkittiin tiedoksi.

PÖYTÄKIRJA 5/2013 19 (19) 89 Ilmoitusasiat 90 Muut mahdolliset asiat Ilmoitusasioita ei ollut. Muita asioita ei ollut. 91 Muutoksenhaku ja kokouksen päätös Puheenjohtaja antoi oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoituksen (liite 17), joka liitettiin pöytäkirjaan ja päätti kokouksen klo 18.50. Pöytäkirjan allekirjoitukset: KEIJO GÄRDSTRÖM Keijo Gärdström puheenjohtaja ASTA SAIKKONEN Asta Saikkonen sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Kouvola 27.5.2013 Kouvola 27.5.2013 LEENA MÄNTTÄRI Leena Mänttäri KEIJO KASKIAHO Keijo Kaskiaho Pöytäkirja on yleisesti nähtävänä Kouvolan seurakuntayhtymän hallintopalvelujen toimistossa 29.5. 12.6.2013. Kuulutus on julkipantuna Anjalankosken, Elimäen, Kouvolan, Kuusankosken ja Valkealan seurakuntien ilmoitustaululla 14.5. 12.6.2013. KEIJO GÄRDSTRÖM Keijo Gärdström kirkkoherra, yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja