SIHTEERIT 26.4.2014 Antti Raitaniemi 21.4.2014 Sihteerikoulutus 1
Koulutuksen tavoite Antaa vinkkejä tehtävän hoitamiseksi Kokemusten ja ajatuksien vaihto Verkostoituminen Ideat 21.4.2014 Sihteerikoulutus 2
Sihteeri Klubin tärkein virkailija? Olet presidentin oikea käsi Klubi on tukenasi Kauttasi klubisi toiminta välittyy ulospäin Toimintasi näkyy! 21.4.2014 Sihteerikoulutus 3
Sihteerin tehtävät sisäiset Kokouskutsujen teko yhdessä presidentin kanssa ja niiden lähettäminen Pöytäkirjan pito / Presidentti vastaa oikeellisuudesta Läsnäolon seuranta Jäsenluettelo Arkistointi Muistamiset Klubitarvikkeiden tilaus 21.4.2014 Sihteerikoulutus 4
Sihteerin tehtävät ulkoiset Jäsenrekisterin päivitykset Kuukauden jäsenilmoitus JOKA KUUKAUSI Yhteydenpito piiriin, liittoon ja kansainväliseen päämajaan Osallistuminen kokouksiin (piiri, lohko) Koulutuksiin osallistuminen Kirjeenvaihto 21.4.2014 Sihteerikoulutus 5
Kokousten valmistelu Läsnäololista Laadi esityslista yhdessä presidentin kanssa Järjestä tulleet kirjeet/sähköpostit asialistan mukaisesti Tee luettelo ilmoitusasioista Ota mukaan kaikkiin hallituksen/ klubikokouksiin Lions vuosikirja Klubin säännöt Toimintakauden pöytäkirjat Piirikuvernöörin tiedotteet 21.4.2014 6
Kokouksen aikana Läsnäolijat Pöytäkirjan pitäminen Presidentin avustaminen asioiden esittelyssä Huolehdi, että edellisen kokouksen pöytäkirja allekirjoitetaan viimeistään kokouksessa Kirjaa tiedot aktiviteeteista Mitä tehty, osallistujat, tunnit yms Lisää jäsenrekisterin aktiviteetti osioon 21.4.2014 Sihteerikoulutus 7
Kokouksen jälkeen Laadi pöytäkirja viivyttelemättä Läsnäolotilastot ajan tasalle Tee kuukauden jäsenilmoitus (tehdään joka kuukausi vaikka ei olisi muutoksia) Palkitsemiset jäsenen palkitsemiset kohtaan jäsenrekisterissä Älä aikaile tee ilmoitukset viivyttelemättä 21.4.2014 Sihteerikoulutus 8
Pöytäkirjan pitäminen Laadi lyhyt päätöspöytäkirja (keskusteluista vain pääasiat, jos tarpeellista) Merkitse kokouksen aikana muistiin päätökset tarkoin sanamuodoin, kannatukset ja mahdollisissa äänestyksissä äänestystapa ja sen tulos Pöytäkirjaan kirjataan vain kokouksessa tehdyt päätökset. Kirjaa päätös aina kuin se olisi tehty ensimmäistä kertaa ei viittauksia edellisiin kokouksiin MUISTA! Klubin pöytäkirja on myös klubin Historiikki 21.4.2014 Sihteerikoulutus 9
Vuosikokous Lähetä kokouskutsu ajoissa Varmista että edellisen kauden asiakirjat ovat valmiina ja esiteltävissä Muut valmistelut (pj yms) Vaalikokous 21.4.2014 Sihteerikoulutus 10
Muuta muistettavaa 1 Perhe-jäsenyyden vahvistaminen jäsenrekisteriin 30.11 / 31.5 mennessä Tammikuun 15. mennessä Vuosikokouksen aloitteet, puheenjohtaja- ja varapuheenjohtajaehdokkaat ilmoitettava liiton toimistoon Piirikuvernööri ja varapiirikuvernööriehdokkaat seuraavalle kaudelle ilmoitettava piirikuvernöörille. Mukaan klubin kannatustodistus, ehdokkaan suostumus, allekirjoitus 21.4.2014 Sihteerikoulutus 11
Muuta muistettavaa 2 Tiedustele maaliskuussa >jäsenten muuttuneiden tietojen päivitys jäsenrekisteriin Vuosikokouksiin ilmoittautumiset / varaukset Vaalikokous ja sen valmistelut maalis/huhtikuussa Valtakirjat piirikokoukseen maalis/huhtikuussa Valtakirjat Lions-liiton vuosikokoukseen maalis/huhtikuussa Muutostiedot yhdistysrekisteriin kun seuraavan kauden hallitus on valittu Seuraavan kauden toiminta- ja taloussuunnitelma esitellään vaalikokouksessa 21.4.2014 Sihteerikoulutus 12
Kauden lopussa Kaikkien pöytäkirjojen tulee olla allekirjoitettuja Avusta presidenttiä toimintakertomuksen laadinnassa Kokouspöytäkirjat liitetään kirjanpitomateriaalin mukaan tilintarkastusta varten Tehtävien luovuttaminen seuraajalle (muista opastaa seuraajaasi, ole hänen tukenaan.) 21.4.2014 Sihteerikoulutus 13
JÄSENREKISTERI 21.4.2014 Sihteerikoulutus 14
Rekisteriin kirjautuminen www.lions.fi/rekisteri/ d 21.4.2014 Sihteerikoulutus 15
Kirjautuminen yllä olevan ohjeen mukaisesti. 21.4.2014 Sihteerikoulutus 16
PÄÄVALIKKO Tee kuukauden jäsenilmoitus: JOKA KUUKAUSI Jos jäsentiedoissa ei ole muutettavaa, tulee klikata jäsenrekisterin päävalikosta kohtaa:"lähettää kansainväliseen rekisteriin ilmoitus, että jäsentiedoissa ei ole tapahtunut muutoksia." Tämä on lisätty päämajan toivomuksesta jäsenrekisteriin. 21.4.2014 Sihteerikoulutus 17
JÄSENMATRIKKELI 21.4.2014 Sihteerikoulutus 18
KLUBIMATRIKKELI 21.4.2014 Sihteerikoulutus 19
JÄSENREKISTERI 21.4.2014 Sihteerikoulutus 20
LISÄÄ JÄSEN Ylävalikon kohdasta Lisää jäsen (passiivin jäsenen aktivointi klubiin toisesta klubista) tapahtuu siirto jäsenen lisäys kohdasta. Tietojen lisääminen aloitetaan lisättävän henkilön tarkistuksella. Ts löytyykö henkilöä jo jäsenistä. Kenttiin Sukunimi, Etunimet, Paikkakunta ja Syntymäaika kirjoitetaan tiedot. Sen jälkeen nappia Hae painamalla saadaan näkyville samat tiedot omaava jäsen. Jos lisättävä henkilö on sama, perutaan lisäys painamalla Peru-nappia. Muuten voidaan lisätä ko henkilö painamalla Lisää-nappia. Tiedot-sivulle avautuu sivu, missä on jo kirjoitetut tiedot ja mihin kirjoitetaan muut tarvittavat tiedot jäsenestä. Kenttiin Muoto, Rooli, TunnunsNro ja Ensiliittyminen tulee automaattisesti järjestelmän oletusarvot. Samoin kuin lehtitieto tulee automaattisesti. Kun tiedot on kirjoitettu, painetaan tallenna-nappia. 21.4.2014 Sihteerikoulutus 21
- Lisää kaikki tiedot 21.4.2014 Sihteerikoulutus 22
Muista päivittää jäsenten tiedot ajantasaisiksi - Viimeistään kauden lopussa - Uusien virkailijoiden tunnukset tulevat rekisterissä olevaan sähköpostiosoitteeseen ks. rekisterin etusivu 21.4.2014 Sihteerikoulutus / KE & ET 23
Palkitsemiset - Historiatieto aina helposti löydettävissä - Ei tarvitse etsiä tietoja vanhoista toimintakertomuksista yms 21.4.2014 Sihteerikoulutus 24
KLUBIN TIEDOT 21.4.2014 Sihteerikoulutus 25
Raportit Raportteja on Klubin jäsenet, Klubin tehtävät, Klubin perustiedot ja jäsenluettelo. Raportti-toiminto toimii vastavasti kuin Jäsen hakusivun Raportit. Klubin tietosivu Klubin tietoja muutetaan vastaavasti kuin jäsentietoja. Uusi klubi lisätään liiton toimistossa. Historiatiedot Klubin historiatiedot löytyvät täältä 21.4.2014 Sihteerikoulutus 26
AKTIVITEETTI 21.4.2014 Sihteerikoulutus 27
AKTIVITEETTI TÄRKEÄÄ! Muista laittaa tilaksi OK kun on valmis 21.4.2014 Sihteerikoulutus 28
AKTIVITEETTI 21.4.2014 Sihteerikoulutus 29
AKTIVITEETTI Esimerkkejä aktiviteettien merkitsemiseksi Lukutaitokampanja: kategoria: 1 yhteisö- ja kulttuuriaktiviteetti alatyyppi: 6 koulutus/kieli/lukutaito Tila: OK Sokeiden ritarit avustus: kategoria: 7 avustus yksilöille alatyyppi: 38 avustus näkö /kuulovammaisille Tila: OK Kummilapsi kategoria: 7 avustus yksilöille alatyyppi: 39 apu huonompiosaisille Tila: OK 21.4.2014 Sihteerikoulutus / KE & ET 30
AKTIVITEETTI 21.4.2014 Sihteerikoulutus 31
Siirtojäsenhaku Hae nimellä (sukunimi) Kun oikea henkilö löytyy paina painiketta 21.4.2014 Sihteerikoulutus 32
SÄHKÖPOSTI 21.4.2014 Sihteerikoulutus 33
Kiitos osallistumisesta! Kysymyksiä Mietteitä Ehdotuksia Apua saa: antti.raitaniemi@lions.fi/ 0500-561992 21.4.2014 Sihteerikoulutus 34