Lapuan kaupunki Pöytäkirja 5/2018 1 (10) Tarkastuslautakunta Aika 26.04.2018 klo 17:00-19:05 Paikka Kaupunginhallituksen kokoushuone Käsitellyt asiat 23 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 24 Pöytäkirjan tarkastaminen 4 25 Kaupunginjohtajan kuuleminen 5 26 Vuoden 2017 arviointikertomus 6 27 Tilintarkastusyhteisön valinta tilikausille 2019-2022 7 28 Muut asiat 9
Lapuan kaupunki Pöytäkirja 5/2018 2 (10) Tarkastuslautakunta Aika 26.04.2018 klo 17:00-19:05 Paikka Kaupunginhallituksen kokoushuone Päätöksentekijät Nirha Kari puheenjohtaja Juupajärvi Tero varapuheenjohtaja Holtinkoski Hanna jäsen Tauriainen Jukka jäsen Kamaja Kristiina jäsen Muut osallistujat Ylikangas Tuula sihteeri Kankare Satu kaupunginjohtaja 17:05-17:50 Allekirjoitukset Kari Nirha Tuula Ylikangas Kristiina Kamaja puheenjohtaja sihteeri 27 Käsitellyt asiat :t 23-28 Pöytäkirjan tarkastus hallintokeskus 2.5.2018 Jukka Tauriainen Hanna Holtinkoski Pöytäkirja yleisesti nähtävänä hallintokeskus ja kotisivuilla 3.5.2018 alkaen Todistaa Esa Tienhaara toimistosihteeri
Lapuan kaupunki Pöytäkirja 5/2018 3 (10) Tarkastuslautakunta 23 26.04.2018 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Tarkla 26.04.2018 23 Tarkastuslautakunnan kokousmenettelyssä noudatetaan hal lin to säännön määräyksiä. Kutsun antaa puheenjohtaja ja siinä on il moi tet ta va kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Tar kas tus lau ta kunnan kokous on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jä se nis tä on saapuvilla. Asiasta päätetään puheenjohtajan se los tuk sen pohjalta. Hallintosäännön mukaan lautakunnan kokouksissa tilintarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus. Kaupunginhallitus ei voi määrätä edustajaansa lautakunnan ko kouksiin. Puheenjohtaja: Tarkastuslautakunnan kokous todetaan lailliseksi ja pää tös val tai sek si. Päätös: tarkastuslautakunnan kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi
Lapuan kaupunki Pöytäkirja 5/2018 4 (10) Tarkastuslautakunta 24 26.04.2018 Pöytäkirjan tarkastaminen Tarkla 26.04.2018 24 Hallintosäännön mukaan pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan joh dol la pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja var men taa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan lautakunnan päättämällä tavalla. Puheenjohtaja: Pöytäkirja tarkastetaan hallintokeskuksessa 2.5.2018. Pöytäkirjan tarkas ta jak si valitaan tarkastuslautakunnan jäsenet Hanna Holtinkoski ja Jukka Tauriainen Päätös: hyväksyttiin
Lapuan kaupunki Pöytäkirja 5/2018 5 (10) Tarkastuslautakunta 25 26.04.2018 Kaupunginjohtajan kuuleminen Tarkla 26.04.2018 25 Kaupunginjohtaja Satu Kankare on kutsuttu tarkastuslautakunnan kokoukseen keskustelemaan mm. valmiussuunnitteluun liittyvistä asioista. Puheenjohtaja Tarkastuslautakunta merkitsee tiedoksi Keskusteltiin valmiussuunnitteluun liittyvistä asioista sekä riskienhallintaan, sisäiseen valvontaan sekä omistajaohjaukseen liittyvistä asioista. Päätös merkittiin tiedoksi
Lapuan kaupunki Pöytäkirja 5/2018 6 (10) Tarkastuslautakunta 26 26.04.2018 Vuoden 2017 arviointikertomus 1/02.02/2018 Tarkla 26.04.2018 26 Kuntalain mukaan tarkastuslautakunnan on valmisteltava valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä arvioitava, ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet toteutuneet. Tarkastuslautakunnan suorittaman arvioinnin tulokset raportoidaan valtuustolle osoitetussa arviointikertomuksessa. Puheenjohtaja Tarkastuslautakunta aloittaa vuoden 2017 arviointikertomuksen valmistelun Päätös hyväksyttiin; arviointikertomuksen laadintaa jatketaan seuraavassa työkokouksessa 8.5.2018 klo 15.
Lapuan kaupunki Pöytäkirja 5/2018 7 (10) Tarkastuslautakunta 27 26.04.2018 Tilintarkastusyhteisön valinta tilikausille 2019-2022 190/02.08.00/2018 Tarkla 26.04.2018 27 Valmistelija: Talousjohtaja Tuula Kuisti, puh. 06 438 4030, 044 438 4030 Lapuan kaupungin tilintarkastussopimus BDO Oy:n kanssa on voi mas sa siihen saakka, kunnes vuoden 2018 tilintarkastus on lop puun suo ri tet tu ja valtuusto on hyväksynyt vuoden 2018 ti lin pää tök sen, käytän nös sä siis kesäkuuhun 2019. Tilintarkastussopimuksen päättymisen vuoksi tulee käynnistää ti lin tarkas tus pal ve lu jen hankinta. Tarjouspyyntö on valmisteltu siten, et tä hankintakausi koskee tilikausia 2019-2022. Kuntalain 122 :n mukaan valtuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkas ta mis ta varten tilintarkastusyhteisön ja yhteisön on määrättävä vastuun alai sek si tilintarkastajaksi JHT-tilintarkastaja. Tar kas tus yh tei sö voidaan valita kerrallaan enintään kuuden tilikauden hallinnon ja ta louden tarkastamista varten. Tarkastuslautakunnan tehtäväalue käsittää kuntalain mukaan kun nan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta huo leh ti mi sen ja lain 122 :n mukaan kunnan tytäryhteisön ti lin tar kas ta jak si on valittava kunnan tilintarkastusyhteisö, jollei tästä poik kea mi seen ole perusteltua tarkastuksen järjestämiseen liittyvää syytä. Tilintarkastusyhteisön valinnan valmistelu on osa tar kas tus lau ta kun nan vastuulle kuuluvaa hallinnon ja talouden tarkastuksen jär jes tä mis tä. Tarkastuslautakunnan toiminta tarjouskilpailun järjestäjänä ko ko kuntakonsernin puolesta perustuu kuntalakiin (121.2 kohta 4). Sen mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on kunnan ja sen ty tär yh teisö jen tarkastuksen yhteensovittamisesta huolehtiminen. Lain perustelujen mukaan yhteensovittaminen voi tarkoittaa kun ta kon ser nin tilintarkastuspalvelujen kilpailuttamisen järjestämistä kos kien muun muassa tarjouspyyntöä, tarjousvertailua ja ti lin tar kas ta ja eh dok kai den nimeämistä konserniyhteisöihin. Tytäryhteisö toimii hankintayksikkönä tilintarkastajan valinnassa. Va lin ta pää tök sen tekee tytäryhteisön yhtiökokous tai vastaava toi mi elin ao. yhteisölaissa tai yhtiöjärjestyksessä taikka säännössä mää rä tyk si toimikaudeksi. Hankinnan ennakoitu arvo alittaa kansallisen kynnysarvon. Kau pun gin hankintaohjeen 4.1.2. mukaan hankinnan arvon jäädessä alle 60.000
Lapuan kaupunki Pöytäkirja 5/2018 8 (10) Tarkastuslautakunta 27 26.04.2018 euron tarjouspyyntö lähetetään vähintään kolmelle mah dol li sel le tarjoajalle. Tarjouksen antamiseen varataan kohtuullinen aika, vä hintään kaksi viikkoa. Kunnan ja sen tytäryhteisöjen tar kas tus pal ve lu ja käsitellään erillisinä hankintakokonaisuuksina arvioitaessa kyn nys ar vojen ylittymistä. Valintaperusteena käytetään kokonaistaloudellista edullisuutta (hin ta + laa tu). Hankkiva yksikkö tekee saatujen tarjousten pe rusteel la ver tai lun ja hankintapäätösesityksen hankintavaltuudet omaa valle pää tök sen te ki jäl le. Tarjouspyyntö on esityslistan oheisliitteenä. Tarkastuslautakunnan puheenjohtajan ehdotus: Tarkastuslautakunta hyväksyy tarjouspyyntöasiakirjan liitteineen ti lintar kas tus pal ve lui den kilpailuttamiseksi tilikausille 2019-2022. Kil pai lutuk ses sa käytetään rajoitettua menettelyä. Tarjouspyyntö lä he te tään seuraaville tilintarkastusyhteisöille: BDO Audiator Oy, KPMG Oy Ab, PwC Julkistarkastus Oy ja Ernst & Young Oy. Tilintarkastaja Tuula Ylikangas poistui esteellisenä. Pöytäkirjanpitäjäksi valittiin Kristiina Kamaja Päätös: hyväksyttiin
Lapuan kaupunki Pöytäkirja 5/2018 9 (10) Tarkastuslautakunta 28 26.04.2018 Muut asiat Tarkla 26.04.2018 28 Tarkastuslautakunta ottaa käsiteltäväkseen jäsenten ja tilintarkastajan mahdollisesti esille ottamat asiat. Päätös: Jätetty sidonnaisuusilmoitus hyväksyttiin ja esitetään valtuustolle tiedoksi. Seuraava kokous 8.5.2018 klo 15 Keskusteltiin Simpsiönvuori Oy:stä, kutsutaan toimitusjohtaja Markku Turja kokoukseen.
Lapuan kaupunki Pöytäkirja 5/2018 10 (10) Tarkastuslautakunta Oikaisuvaatimusohjeet Kokouspäivämäärä 26.4.2018 Pykälä MUUTOKSENHAKUKIELLOT Kieltojen Seuraavista päätöksistä ei saa tehdä kuntalain 91 :n mukaan oikaisuvaatimusta eikä kunnallisvalitusta, koska perusteet päätös koskee vain valmistelua tai täytäntöönpanoa. Pykälät 23-28 Koska päätöksestä voidaan tehdä kuntalain 89 :n 1 mom mukaan kirjallinen oikaisuvaatimus, seuraaviin päätöksiin ei saa hakea muutosta valittamalla: Pykälät HallintolainkäyttöL 5 :n/muun lainsäädännön mukaan seuraaviin päätöksiin ei saa hakea muutosta valittamalla. Pykälät ja valituskieltojen perusteet OIKAISUVAATIMUSOHJEET Oikaisuvaati- Seuraaviin päätöksiin tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. musviranomai- Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, osoite ja postiosoite, sähköposti, telefax nen ja -ai ka Lapuan tarkastuslautakunta Valtuustontie 8 62100 LAPUA sähköposti: kirjaamo@lapua.fi telefax: 438 4300 Pykälät Oikaisuvaatimuskirjelmän sisältö ja toimittaminen Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Oikaisuvaatimusaikaa laskettaessa tiedoksisaantipäivää ei oteta lukuun. Ks. jäljempänä Liitetään pöytäkirjaan