PÖYTÄKIRJA 1/2018 1 (9) YHTEISEN KIRKKONEUVOSTON KOKOUS Aika Keskiviikko 31.1.2018 klo 17.00 18.38 Paikka Kuusankosken seurakuntakeskus,, Salin sivuosa Läsnä Ylikangas Kimmo yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja Kujala Anton yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtaja, kokouksen puheenjohtaja Ainali Päivi varsinainen jäsen, Kouvola Heijala Marke varsinainen jäsen, Elimäki Mänttäri Leena varsinainen jäsen, Valkeala Puonti Matti Koivusaari Reinon varajäsen, Elimäki Raskinen Marjatta varsinainen jäsen, Anjalankoski Rikala Tuula varsinainen jäsen, Kuusankoski Rossi Antero varsinainen jäsen, Kouvola Smeds Sakari varsinainen jäsen, Valkeala Suutari Tero varsinainen jäsen, Anjalankoski Viljakainen Hannele yhteisen kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja Lonka Riitta hallintojohtaja, puh. 040 765 4166 Blom Laura Gärdström Keijo Hämäläinen Kirsi Larvi Merja Murto Eija Valapuro Kirsi viestintäpäällikkö Kouvolan seurakunnan kirkkoherra Elimäen seurakunnan kirkkoherra Valkealan seurakunnan vs. kirkkoherra Anjalankosken seurakunnan kirkkoherra sihteeri Kutsuttuna Marjamäki Teija hautaustoimen päällikkö, :t 6 ja 7, - 17.15 Toivonen Marja toimistosihteeri Poissa Koivusaari Reino varsinainen jäsen, Elimäki Nykänen Marjatta yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtaja Vainio Juha varsinainen jäsen, Kuusankoski Käsitellyt asiat: 1 Kokouksen avaus 2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen 3 Pöytäkirjan tarkastajien valinta 4 Työjärjestyksen hyväksyminen 5 Yhteisen kirkkovaltuuston, 13.12.2017, päätösten täytäntöönpano 6 Suojeltavat haudat Kuusankosken hautausmailla 7 Hautainhoitorahaston säännöt ja sopimusehdot
PÖYTÄKIRJA 1/2018 2 (9) 8 Talousarvion täytäntöönpano 9 Hallintotyöryhmän valmistelun tämänhetkinen tilanne mahdollisesta organisaatiomuutoksesta 10 Työsuojeluvaltuutetut ja -varavaltuutetut toimikaudeksi 2018 2021 11 Johtavien viranhaltijoiden päätösluettelot 12 Muut asiat 13 Ilmoitusasiat 14 Muutoksenhaku kokouksen päätöksiin 15 Kokouksen päätös 1 Kokouksen avaus Yhteisen kirkkoneuvoston kokouksen puheenjohtajaksi valittu varapuheenjohtaja Anton Kujala avasi kokouksen kirkkoherra Kimmo Ylikankaan pitämän alkuhartauden jälkeen. 2 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Yhteiseen kirkkoneuvostoon kuuluu puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan lisäksi kymmenen jäsentä. KL 7:4,1 mukaan seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Jäsenten lisäksi kokouskutsu on lähetettävä niille henkilöille, joilla KJ 9:3 ja KJ 10:11 sekä ohjesäännön 3 :n nojalla on oikeus olla läsnä kokouksessa ja ottaa osaa keskusteluun, mutta ei päätöksen tekemiseen. Puheenjohtajan päätösesitys: Toimitetaan nimenhuuto ja todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3 Pöytäkirjan tarkastajien valinta Ohjesäännön 7 :n mukaan pöytäkirjan tarkastaa kaksi kokouksen valitsemaa tarkastajaa tai yhteinen kirkkoneuvosto kokouksessaan. Sovitun käytännön mukaisesti aakkosjärjestyksessä seuraavat tarkastajat olisivat Sakari Smeds ja Tero Suutari Puheenjohtajan päätösesitys: Pöytäkirjan tarkastajiksi valitaan Sakari Smeds ja Tero Suutari. Sähköisesti tapahtuvan tarkastuksen ajankohdaksi esitetään torstaita 1.2.2018
PÖYTÄKIRJA 1/2018 3 (9) klo 13.00 16.00 välisenä aikana sähköisesti. Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Sakari Smeds ja Tero Suutari, pöytäkirjantarkastus sovittiin kokouksen jälkeen tapahtuvaksi. 4 Työjärjestyksen hyväksyminen Yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännön 5 :n mukaan yhteinen kirkkoneuvosto päättää asioiden käsittelyjärjestyksen. Kokouksessa käsiteltävien asioiden valmistelusta vastaavat johtokunnat tai muut yhteisen kirkkoneuvoston avuksi asetetut hallintoelimet sekä viranhaltijat. Asiat esittelee yhteiselle kirkkoneuvostolle hallintojohtaja. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy esityslistan mukaisen asioiden käsittelyjärjestyksen. Esittelijän puuttuessa kokouksesta esittelijänä toimii yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi hallintojohtajan päätösesityksen. 5 Yhteisen kirkkovaltuuston, 13.12.2017, päätösten täytäntöönpano Kirkkolain 10 luvun 6 :ssä säädetään kirkkovaltuuston päätösten laillisuusvalvonnasta seuraavaa: Jos kirkkoneuvosto katsoo, että kirkkovaltuuston päätös on tehty virheellisessä järjestyksessä tai menee valtuuston toimivaltaa ulommaksi taikka muutoin on lainvastainen, kirkkoneuvoston tulee jättää päätös täytäntöön panematta ja syyn tähän ilmoittaen viipymättä saattaa asia valtuuston uudelleen käsiteltäväksi. Yhteisen kirkkovaltuuston 13.12.2017 käsittelemät asiat: 44 Talousarvio 2018 sekä talous- ja toimintasuunnitelma 2019-2020 45 Tolkkilan kartanon myyntiehdon poistaminen 46 Tolkkilan kartanon myynti 47 Lepolan siunauskappelin tulevaisuuden vaihtoehtojen selvitys 48 Hautapaikkamaksujen hinnaston päivitys Yhteisen kirkkovaltuuston 13.12.2017 tekemät päätökset todetaan laillisiksi ja täytäntöönpanokelpoisiksi. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi hallintojohtajan päätösesityksen.
PÖYTÄKIRJA 1/2018 4 (9) 6 Suojeltavat haudat Kuusankosken hautausmailla Yhteinen kirkkoneuvosto perusti kokouksessaan 19.4.2017 61 työryhmän, johon nimettiin luottamushenkilöt Tuula Rikala ja Juha Vainio, museoamanuenssi Kimmo Seppänen ja ylipuutarhuri Janne Saarinen. Työryhmän tehtävänä on seurakunnan kustannuksella suojeltavien hautojen valitseminen ja poistettavien hautakivien hävittäminen/uudelleen käyttö. Työryhmä on kokoontunut tänä syksynä kolme kertaa (14.9., 28.9. ja 12.10). Liitteenä on työryhmän kolmannen kokouksen muistio liitteineen, liite 1, 1a-c. Valmistelijat: Hautaustoimen päällikkö Teija Marjamäki p. 040 512 5329 ja ylipuutarhuri Janne Saarinen p. 0400 554 895 Kirkkoneuvosto hyväksyy liitteenä olevan työryhmän esityksen liitteineen ja lähettää sen edelleen yhteisen kirkkovaltuuston vahvistettavaksi. Kuusankosken hautausmailla suojellaan esityksen mukaisesti 63 hautaa. Suojelu alkaa silloin, kun päätös tulee voimaan. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi liitteenä olevan työryhmän esityksen liitteineen ja lähettää sen edelleen yhteisen kirkkovaltuuston vahvistettavaksi. Kuusankosken hautausmailla suojellaan esityksen mukaisesti 63 hautaa. Suojelu alkaa silloin, kun päätös tulee voimaan. 7 Hautainhoitorahaston säännöt ja sopimusehdot Kouvolan seurakuntayhtymällä on erilliskatteinen omana taseyksikkönä toimiva hautainhoitorahasto. Sen tarkoituksena on turvata Kouvolan seurakuntayhtymän korvauksesta hoitoon ottamien hautojen kunnossapito ja hoito. Rahaston taloutta ja hallintoa johtaa ja valvoo yhteinen kirkkoneuvosto. Rahaston sisäinen valvonta ja tilintarkastus toteutetaan seurakuntayhtymän sisäistä valvontaa ja tilintarkastusta koskevien määräysten mukaisesti. Rahaston tilintarkastajina ovat seurakuntayhtymän tilintarkastajat. Rahaston varoin hoidettavista haudanhoitosopimuksista pidetään rekisteriä, johon merkitään sopimusosapuolen nimi ja osoite, haudan sijaintitiedot, haudan hoitoa ja hoitoaikaa koskevat tiedot sekä muut tarpeelliset tiedot. Rekisterin tietoja säilytetään seurakuntayhtymän arkistosäännön mukaisesti, vähintään kuitenkin 3 vuotta sopimuksen päättymisestä. Hautainhoitorahaston sopimuksiin sovelletaan hautainhoitorahaston sopimusehtoja. Säännöt ja sopimusehdot mukailevat Kirkkohallituksen malleja. Sopimuksissa noudatettavan hinnaston antaa kiinteistö- ja hautauspalvelun johtokunta.
PÖYTÄKIRJA 1/2018 5 (9) Kiinteistö- ja hautauspalvelun johtokunta hyväksyi 28.11.2017, 91, liitteenä 2 olevat hautainhoitorahaston säännöt ja liitteenä 3 olevat hautainhoitorahaston sopimusehdot lähettäen ne yhteisen kirkkoneuvoston käsiteltäväksi ja hautainhoitorahaston säännöt edelleen yhteisen kirkkovaltuuston vahvistettavaksi. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy kiinteistö- ja hautauspalvelun johtokunnan esityksen mukaisesti hautainhoitorahaston säännöt ja hautainhoitorahaston sopimusehdot. Yhteinen kirkkoneuvosto lähettää edelleen hautainhoitorahaston säännöt yhteisen kirkkovaltuuston vahvistettavaksi. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyi kiinteistö- ja hautauspalvelun johtokunnan esityksen mukaisesti hautainhoitorahaston säännöt ja hautainhoitorahaston sopimusehdot. Yhteinen kirkkoneuvosto lähettää edelleen hautainhoitorahaston säännöt yhteisen kirkkovaltuuston vahvistettavaksi. Hautaustoimen päällikkö Teija Marjamäki poistui tämän pykälän käsittelyn jälkeen klo 17.15. 8 Talousarvion täytäntöönpano Yhteinen kirkkovaltuusto on vahvistanut 13.12.2017 talousarvion vuodelle 2018 ja hyväksynyt toiminta- ja taloussuunnitelman vuosille 2019-2020. Määrärahoja käyttävien ja erityisesti jokaisen työalansa määrärahojen käytöstä vastuussa olevan on ymmärrettävä talousarvion sisältö oman työalansa osalta. Heidän tulee noudattaa taloudesta ja hankinnoista annettuja ohjeita. Kouvolan seurakuntayhtymän taloussäännön 4 :n mukaan yhteisen kirkkoneuvoston on huolehdittava siitä, että kaikki asianomaiset saavat tarpeelliset tiedot yhteisen kirkkovaltuuston hyväksymästä talousarviosta ja toiminta- ja taloussuunnitelmasta sekä talousarviosta annettavista lisäohjeista. Hankinnat on suoritettava julkisia hankintoja koskevan lainsäädännön ja hankintaohjeistuksen mukaisesti. Investointihankkeiden toteutuman olennaisten poikkeamien tultua tietoon tulee niistä ilmoittaa yhteiselle kirkkoneuvostolle viipymättä. Yhteinen kirkkoneuvosto vastaa siitä, että yhteisen kirkkovaltuuston hyväksymää talousarviota noudatetaan. Sitovuustasot yhteinen kirkkoneuvosto: seurakuntaneuvostoja sitoo seurakuntakohtainen vastuukate yhtymän työaloja pääluokkakohtainen vastuukate paikallisseurakuntien seurakuntatyössä hankekohtaisesti yhteiset projektit investointiosassa sitoo loppusumma ja eikä myönnettyä rahoitusta käyttää muihin kuin investointiosassa hyväksyttyihin kohteisiin
PÖYTÄKIRJA 1/2018 6 (9) Asian valmistelija talouspäällikkö Tuomas Rimpiläinen, puh. 044 435 9392 Yhteinen kirkkoneuvosto määrää kirkkolain 10:1 ja Kouvolan seurakuntayhtymän taloussäännön 5 :n mukaisesti vuoden 2018 talousarvion ja toiminta- ja taloussuunnitelman vuosille 2019-2020 käyttöönotettavaksi ja noudatettavaksi. Yhteinen kirkkoneuvosto määrää kirkkolain 10:1 ja Kouvolan seurakuntayhtymän taloussäännön 5 :n mukaisesti vuoden 2018 talousarvion ja toiminta- ja taloussuunnitelman vuosille 2019-2020 käyttöönotettavaksi ja noudatettavaksi. 9 Hallintotyöryhmän valmistelun tämänhetkinen tilanne Yhteinen kirkkoneuvosto pyysi kokouksessaan 22.11.2017, 148, hallintotyöryhmältä selvitystä valmistelun tämän hetkisestä tilanteesta yhteisen kirkkoneuvoston tammikuun kokoukseen. Esityslistan mukana on hallintotyöryhmän valmistelu vaihtoehtomalleista. Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee tiedoksi valmistelun tämänhetkisen tilanteen ja keskustelee vaihtoehdoista. Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsi tiedoksi valmistelun tämänhetkisen tilanteen ja keskusteli vaihtoehdoista tuoden omana kantanaan esittelyn II vaihtoehdon kehittämisen hallintotyöryhmän jatkovalmisteluun yhteisen kirkkoneuvoston maaliskuun kokoukseen. 10 Työsuojeluvaltuutetut ja -varavaltuutetut toimikaudeksi 2018 2021 Kouvolan seurakuntayhtymän työsuojeluvaltuutettujen ja -varavaltuutettujen toimikausi päättyi 31.12.2017. Yhteistoimintahenkilöstön valinta perustuu lakiin työsuojelun valvonnasta ja työpaikan työsuojeluyhteistoiminnasta (44/2006) ja Kirkon yhteistoimintasopimukseen (KirVESTES, liite 11). Kouvolan seurakuntayhtymässä on päätetty, että vaaleissa valitaan kolme työsuojeluvaltuutettua ja kullekin heistä kaksi varavaltuutettua. Työsuojelu- ja työsuojeluvaravaltuutetut edustavat seurakunnan eri henkilöstöryhmiä: seurakuntatyö, hallinto- ja toimistotyö sekä kiinteistö- ja hautauspalvelut. Seurakunnan henkilöstöä yhteistoimintajärjestelmässä edustavien työsuojeluvaltuutettujen ja varavaltuutettujen valinta 1.1.2018 alkavalle neljän vuoden toimikaudelle tapahtui sopuvaalilla 20.11.2017. Vaalikokouksessa oli läsnä
PÖYTÄKIRJA 1/2018 7 (9) vaalitoimikunnan puheenjohtaja Katia Rautasuo sekä jäseninä Aira Vedenpää-Kakkori ja Kirsi Valapuro. Vaalitoimikunnan sihteerinä toimi Katia Rautasuo. Kouvolan seurakuntayhtymään valittiin 20.11.2017 kolme työsuojeluvaltuutettua ja heille jokaiselle 1. ja 2. varavaltuutettu seuraavasti: Seurakuntatyöntekijät: 1. Varsinainen työsuojeluvaltuutettu Sirkku Nivala 1. varavaltuutettu Leena-Kaisa Katajala 2. varavaltuutettu Eveliina Huuskonen Hautaus- ja kiinteistötyöntekijät: 2. Varsinainen työsuojeluvaltuutettu Anton Tervo 1. varavaltuutettu Mia Itälä 2. varavaltuutettu Anne Tiainen Hallinto- ja toimistotyöntekijät: 3. Varsinainen työsuojeluvaltuutettu Kirsi Valapuro 1. varavaltuutettu Marja Toivonen 2. varavaltuutettu Anne Mynttinen. Yhteistyötoimikunnan edustajina toimivat kolme varsinaista työsuojeluvaltuutettua ja kolmen pääsopijajärjestön pääluottamusmiestä sekä työnantajan edustajina toimivat hallintojohtaja puheenjohtajana ja työsuojelupäällikkönä, muina työnantajan edustajina hautaustoimen päällikkö sekä Elimäen kirkkoherra. Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee työsuojeluvaalien tuloksen sekä yhteistyötoimikunnan kokoonpanon tiedokseen. Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsi työsuojeluvaalien tuloksen sekä yhteistyötoimikunnan kokoonpanon tiedokseen. 11 Johtavien viranhaltijoiden päätösluettelot Yhtymän johtavien viranhaltijoiden ja yhteisen kirkkoneuvoston pj:n yhteisiä työmuotoja koskevat päätösluettelot ajalta 12.11.17 18.1.2018 on liitteenä 4. Yhtymän johtavien viranhaltijoiden ja yhteisen kirkkoneuvoston pj:n yhteisiä työmuotoja koskevat päätösluettelot ajalta 12.11.17 18.1.2018 merkitään tiedoksi. Yhtymän johtavien viranhaltijoiden ja yhteisen kirkkoneuvoston pj:n yhteisiä työmuotoja koskevat päätösluettelot ajalta 12.11.17 18.1.2018 merkittiin tiedoksi.
PÖYTÄKIRJA 1/2018 8 (9) 12 Muut asiat Ei muita asioita. 13 Ilmoitusasiat - Yhteisen kirkkoneuvoston seuraava kokous on ke 21.2.2018 klo 17.00 alkaen Kuusankosken seurakuntakeskuksen Salin sivuosa. - Mikkelin hiippakunnan tuomiokapituli puolsi istunnossaan 12.12.2017, 524, Kouvolan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkovaltuuston 19.10.2017, 35, päätöstä myydä Ahoristin kerhotila Victor ja Olga Tirraselle. Kirkkohallituksen virastokollegio vahvisti päätöksen istunnossaan 14.12.2017, 621. Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee ilmoitusasiat tiedokseen. Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsi ilmoitusasiat tiedokseen. 14 Muutoksenhaku kokouksen päätöksiin 15 Kokouksen päätös Puheenjohtaja antoi oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoituksen, joka liitetään pöytäkirjaan, liite 5. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 18.38. Pöytäkirjan allekirjoitukset ANTON KUJALA Anton Kujala kokouksen puheenjohtaja KIRSI VALAPURO Kirsi Valapuro kokouksen sihteeri Pöytäkirja on tarkastettu Kouvola 31.1.2018 Kouvola 31.1.2018 SAKARI SMEDS Sakari Smeds TERO SUUTARI Tero Suutari
PÖYTÄKIRJA 1/2018 9 (9) Pöytäkirja on yleisesti nähtävänä Kouvolan seurakuntayhtymän hallintopalvelujen toimistossa 2.2 19.2.2017. Kuulutus on julkipantuna Anjalankosken, Elimäen, Kouvolan, Kuusankosken ja Valkealan seurakuntien ilmoitustaululla 22.1. 26.2.2017. KIMMO YLIKANGAS Kimmo Ylikangas yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja, Kuusankosken seurakunnan kirkkoherra