CSC Opiskelijaksi-ilmoittautumis- ja lukuvuosi-ilmoittautumispalvelu Projektointisuunnitelma Ossi Raatikainen RAKETTI-OPI -osahanke 1.10.2013 Tämä dokumentti käsittelee korkeakoulujen opiskelijaksi-ilmoittautumis- ja lukuvuosiilmoittautumispalvelun toteuttamismahdollisuuksia. Lisäksi dokumentissa käsitellään palvelun tavoitetila ja esitetään jatkotoimenpiteet tulosten perusteella. Projektointisuunnitelman liitteenä on opiskelijarekisterin tarvitsemat tiedot KSHJ:sta sekä opiskelijaksi-ilmoittautumispalvelun määrittelyn ulkopuolelle jäävät tiedot.
Versiohistoria Versio Päivämäärä Tekijä Muutokset 0.1 5.7.2013 Ossi Raatikainen Alustava rakenne, luvut 1 ja 2 0.15 8.6.2013 Ossi Raatikainen Luvun 3 luonnos, liite 1 0.2 9.7.2013 Ossi Raatikainen Luku 3 0.25 10.7.2013 Ossi Raatikainen Luvut 1-4 0.3 11.7.2013 Ossi Raatikainen Luku 3: tulosanalyysit, luku 4 0.31 19.7.2013 Ossi Raatikainen Luku 4 0.35 22.7.2013 Ossi Raatikainen Luku 4, luku 5 0.4 23.7.2013 Ossi Raatikainen Luku 5, luku 6 0.41 25.7.2013 Ossi Raatikainen Luku 5, luku 6 0.45 29.7.2013 Ossi Raatikainen Muutokset kommenttien perusteella 0.49 30.7.2013 Ossi Raatikainen Tarkennukset lukuihin 3-6, kuvat 7 ja 8 0.5 31.7.2013 Ossi Raatikainen Luku 6, kuvat 5 ja 6 0.55 1.8.2013 Ossi Raatikainen Tarkennuksia lukuihin 3-6 0.6 2.8.2013 Ossi Raatikainen Lukujen 4 ja 6 tarkennukset 0.65 12.8.2013 Ossi Raatikainen Korjauksia kommenttien perusteella 0.7 13.8.2013 Ossi Raatikainen Korjauksia 0.75 14.8.2013 Ossi Raatikainen Korjauksia 0.8 15.8.2013 Ossi Raatikainen Korjauksia 0.85 16.8.2013 Ossi Raatikainen Korjauksia 0.9 19.8.2013 Ossi Raatikainen Korjauksia, liitteet 2 ja 3 0.95 26.8.2013 Ossi Raatikainen Kuvat 2 ja 3 päivitetty 0.99 4.9.2013 Ossi Raatikainen Tiivistelmä ja viimeisten kommenttien huomioiminen 1.0 13.9.2013 Ossi Raatikainen Viimeistely 1.01 27.9.2013 Ossi Raatikainen Muutokset OPIohjausryhmän kommenttien perusteella 1.1 1.10.2013 Ossi Raatikainen Luku 6.1.2. OKM:n kommenttien perusteella - 2 -
Termit ja lyhenteet Lyhenne tai termi AKYH Amk AMKYH CSC HAREK KSHJ OID OILI OKM OPH OPI-Integraatioryhmä Selitys Ammattikorkeakoulujen aikuisten yhteishaku Ammattikorkeakoulu Ammattikorkeakoulujen nuorten yhteishaku CSC - Tieteen tietotekniikan keskus Oy Yliopistojen hakijarekisteri Korkeakoulujen sähköinen haku- ja valintajärjestelmä Oppijanumero Opiskelijaksi-ilmoittautumis- ja lukuvuosiilmoittautumispalvelu Opetus- ja kulttuuriministeriö Opetushallitus RAKETTI-OPI osahankkeen alainen korkeakoulujen teknisten asiantuntijoiden yhteistyöryhmä Opintopolku.fi Oppijan verkkopalvelukokonaisuus, jota OPH toteuttaa (ks. myös KSHJ) RAKETTI Rakenteellisen kehittämisen tukena tietohallinto - hanke RAKETTI-OPI SCRUM SOA Synergiaryhmä Webropol Vetuma VIRTA VKYH YAMK-tutkinto YTHS RAKETTI-hankkeen osahanke: opiskelun ja opetuksen tukipalvelut ja hallinto Ketterä ohjelmistokehitysmenetelmä Service-oriented architecture, palvelukeskeinen arkkitehtuuri RAKETTI-OPI osahankkeen alainen korkeakoulujen asiantuntijaryhmä Online-kyselyiden toteuttamis- ja hallintajärjestelmä Julkishallinnon yhteinen verkkotunnistus- ja maksamispalvelu Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto Vieraskielisen koulutuksen yhteishaku Ylempi ammattikorkeakoulututkinto Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiö - 3 -
Sisällysluettelo Tiivistelmä... - 7-1. Toimeksianto ja tavoite... - 8-1.1. Tarkoitus... - 8-1.2. Palvelu lyhyesti... - 8-1.3. Esiselvityskyselyyn vastanneet korkeakoulut... - 9-2. Projektointisuunnitelman toteutus... - 10-2.1. Esiselvityskysely... - 10-3. Esiselvityskyselyn tulokset ja tulosanalyysi... - 12-3.1. Opiskelijaksi-ilmoittautumisprosessin omistava yksikkö... - 12-3.2. Korkeakoulujen käyttämät opiskelijarekisterit... - 12-3.3. Valintaprosessi... - 14-3.3.1. Uusien opiskelijoiden tietojen haku valtakunnallisesta opiskelijavalintarekisteristä... - 14-3.3.2. Uusien opiskelijoiden tiedoille tehtävät toimenpiteet... - 15-3.3.3. Uuden opiskelijan identiteetin syntyminen... - 16-3.4. Ilmoittautuminen... - 17-3.4.1. Uuden opiskelijan ensimmäinen ilmoittautuminen... - 17-3.4.2. Ilmoittautumisen kohde... - 18-3.4.3. Läsnäolo opiskeluoikeuksissa... - 18-3.4.4. Ilmoittautumisprosessin eteneminen, jos aikaisempi opiskeluoikeus on passiivinen... - 19-3.4.5. Korkeakoulukelpoisuuden tarkastaminen... - 20-3.4.6. Poissaolevaksi-ilmoittautuminen ensimmäiselle lukukaudelle... - 21-3.4.7. Opintoajan rajaus uusien opiskelijoiden kohdalla... - 21-3.4.8. Uudelta opiskelijalta kysyttävät tiedot... - 22-3.4.9. Opiskeluoikeuksien ensisijaisuuksien määräytyminen... - 22-3.4.10. Opiskeluoikeudesta luopuminen ilmoittautumisprosessin kannalta... - 23-3.5. Ilmoittautumisprosessiin liittyvät maksut... - 23-3.5.1. Ilmoittautumisen yhteydessä olevat maksut... - 23-3.5.2. Maksaminen uusien opiskelijoiden näkökulmasta... - 24-3.6. Uusien vs. vanhojen opiskelijoiden lukukausi-ilmoittautuminen... - 25-3.7. Ilmoittautumisprosessien nykytilan arviointi... - 26-3.7.1. Nykyprosessin hyvät puolet... - 26 - - 4 -
3.7.2. Nykyprosessin ongelmakohdat...- 27-3.7.3. Kehitystoiveet...- 28-4. Tavoitetila... - 29-4.1. Tavoitetilan kuvaus...- 29-4.2. Palvelun toteutusvaihtoehdot...- 29-3.1.1. Vaihtoehto 1: Valtakunnallinen palvelu...- 30-3.1.2. Vaihtoehto 2: Sektorikohtaiset palvelut...- 34-3.1.3. Vaihtoehto 3: Opiskelijarekisterikohtaiset palvelut...- 34-3.1.4. Vaihtoehto 4: korkeakoulukohtaiset palvelut...- 35-5. Yhteenveto ja johtopäätökset...- 38-5.1. Palvelun toteuttamisen kriteerit...- 38-5.2. Toteutusvaihtoehtojen vertailu kriteereittäin...- 39-5.2.1. Järjestelmienvälinen yhteentoimivuus...- 40-5.2.2. Prosessien tehostaminen ja automatisointi...- 41-5.2.3. Kustannustehokkuus toteutuksen ja ylläpidon osalta...- 41-5.2.4. Palvelun elinkaari...- 41-5.2.5. Korkeakoulujenvälisen yhteistyön kehittäminen...- 42-5.3. Palvelun toteutuksen haasteet...- 42-5.3.1. Yhteisen tahtotilan puute...- 43-5.3.2. Resurssit...- 43-5.3.3. Kustannukset...- 43-5.3.4. Organisoituminen, ohjaus, omistajuus...- 44-5.3.5. Palvelun toteutuksen laajuuden muuttuminen...- 44-5.3.6. Epärealistiset aikataulut...- 44-5.3.7. Tavoitteiden asettaminen...- 44-5.3.8. Kommunikaatio...- 45-5.3.9. Riskimatriisi...- 45-5.4. Palvelun toteuttamisen onnistumisen edellytykset...- 45-5.5. Valtakunnallinen palvelu ja korkeakoulujen nykytila...- 47-6. Jatkotoimenpiteet... - 49-6.1. Jatkoselvitystä vaativat asiat...- 49-6.1.1. Korkeakoulujen osallistumismahdollisuudet hankkeeseen...- 49 - - 5 -
6.1.2. Hankkeen rahoitus- ja sopimusvaihtoehdot...- 50-6.1.3. Hankeorganisaatio ja ohjelmistotuotantoprosessi...- 52-6.1.4. Aikataulutus...- 57-7. Lopuksi... - 58 - LIITE 1: Opiskelijarekisterien tarvitsemat tiedot KSHJ:sta...- 59 - LIITE 2: Ilmoittautumispalvelun määrittelyn ulkopuolelle jäävät tiedot...- 63 - Kaaviot Kaavio 1: Toteutusvaihtoehtojen vertailu hyötyjen näkökulmasta... - 39 - Taulukot Taulukko 1: Toteutusvaihtoehtokaavion pisteiden merkitys... - 39 - Taulukko 2: Ilmoittautumispalvelun kustannusesimerkki korkeakouluittain... - 51 - Kuvat Kuva 1: Yksinkertaistettu yleiskuva valtakunnallisesta palvelusta... - 30 - Kuva 2: Valtakunnallinen palvelu... - 32 - Kuva 3: Korkeakoulukohtainen palvelu... - 36 - Kuva 4: Riskimatriisi... - 45 - Kuva 5: Vesiputousmallin mukainen organisaatio... - 53 - Kuva 6: Vesiputousmalli... - 54 - Kuva 7: Ketterä organisaatio... - 55 - Kuva 8: Scrum... - 56 - Kuva 9: Hankkeen esimerkkiaikataulu... - 57 - - 6 -
Tiivistelmä Opiskelijaksi-ilmoittautumis- ja lukuvuosi-ilmoittautumispalvelun tarpeen on tiedostettu olevan kiinteä osa opiskelijavalintojen kehittämisen ja sen myötä tapahtuvien järjestelmäuudistusten kokonaisuutta. Ideaa palvelusta on työstetty eteenpäin korkeakoulukentällä muutaman vuoden ajan mm. RAKETTI- OPI:n alaisessa synergiaryhmässä. Opiskelijavalintauudistus on nyt edennyt siihen vaiheeseen, että korkeakoulujen on oikea aika organisoitua ja toteuttaa ilmoittautumiseen liittyvät sähköiset palvelut. Korkeakoulujen opiskelijaksi-ilmoittautumis- ja lukuvuosi-ilmoittautumispalvelussa tarkoituksena on, että oppija voi uuden opiskelupaikan vastaanotettuaan sähköisesti ja saumattomasti ilmoittautua opiskelijaksi korkeakouluun ja aloittaa opintojensa suunnittelun. Opiskelijan tiedot siirtyisivät valtakunnallisesta opiskelijavalintarekisteristä rajapintojen avulla ilmoittautumispalvelun käyttöön. Opiskelijan ilmoittauduttua, tarvittavat tiedot siirtyisivät korkeakoulun omiin opiskelijatietojärjestelmiin. Projektointisuunnitelma aloitettiin tekemällä esiselvityskysely korkeakoulujen ilmoittautumisprosessien nykytilasta. Nämä tulokset analysoitiin ja niiden pohjalta kartoitettiin erilaiset palvelun toteuttamisvaihtoehdot. Vaihtoehtoja löytyi neljä: korkeakoulukohtaiset palvelut, sektorikohtaiset palvelut, ekosysteemikohtaiset palvelut ja valtakunnallinen ilmoittautumispalvelu. Nämä eri toteutusvaihtoehdot analysoitiin sillä perusteella, mikä näistä olisi tulevaisuutta ajatellen kestävin, tehokkain ja kokonaistaloudellisesti edullisin vaihtoehto. Lopputuloksena tämä projektointisuunnitelma päätyi valtakunnallisen palvelun toteuttamisen kannalle. Näin yksikään suomalainen korkeakoulu eivätkä opiskelijat olisi eriarvoisessa asemassa ilmoittautumisprosessien suhteen. Lisäksi valtakunnallisen palvelun ansiosta kustannukset saadaan maltillisiksi yksittäisen korkeakoulun osalta. Tässä projektointisuunnitelmassa esitetään myös tavoiteaikataulu, alustava kustannuslaskelma sekä jatkotoimenpiteet hankkeen käynnistämiseksi. - 7 -
1. Toimeksianto ja tavoite Opiskelijaksi-ilmoittautumis- ja lukuvuosi-ilmoittautumispalvelu liittyy Korkeakoululaitoksen tietohallinnon kehittäminen -muistion toimenpiteeseen T2.3. Muistio on julkaistu 24.4.2012, ja se on saatavilla Opetus- ja kulttuuriministeriön www-sivuilta osoitteesta: http://www.minedu.fi/opm/koulutus/artikkelit/korkeakoulujen_tietohallinnon_kehittxminen/korkeako ulujen_tietohallinnon_kehittxminen.html Tämän muistion pohjalta RAKETTI-hankkeen ohjausryhmä on antanut palvelun esiselvityksestä toimeksiannon RAKETTI-OPI -osahankkeelle. Tämä dokumentti on julkaistu syksyllä 2013. Siihen liittyvässä kyselyssä kartoitettiin korkeakoulujen nykytilaa Opiskelijaksi-ilmoittautumis- ja lukuvuosi-ilmoittautumispalvelun kannalta. Opiskelijaksi-ilmoittautumis- ja lukuvuosi-ilmoittautumispalvelun tarve on tiedostettu olevan kiinteä osa opiskelijavalintojen kehittämisen ja sen myötä tapahtuvien järjestelmäuudistusten kokonaisuutta. Ideaa palvelusta on työstetty eteenpäin korkeakoulukentällä muutaman vuoden ajan mm. synergiaryhmässä. Opiskelijavalintauudistus on nyt edennyt siihen vaiheeseen, että korkeakoulujen on oikea aika organisoitua ja toteuttaa ilmoittautumiseen liittyvät sähköiset palvelut. 1.1. Tarkoitus Projektointisuunnittelman tarkoituksena on kartoittaa toteutusmahdollisuudet korkeakoulujen opiskelijaksi-ilmoittautumis- ja lukuvuosi-ilmoittautumispalvelulle. Tavoitteena on saada selville, millä tavoin opiskelijaksi-ilmoittautumis- ja lukuvuosi-ilmoittautumispalvelu pystytään mahdollisesti toteuttamaan ja arvioida toteutusvaihtoehdot. Lisäksi tarkoituksena on selvittää millainen palvelu olisi tulevaisuutta ajatellen korkeakoulukentän kannalta kestävin vaihtoehto. 1.2. Palvelu lyhyesti Korkeakoulujen opiskelijaksi-ilmoittautumis- ja lukuvuosi-ilmoittautumispalvelussa tarkoituksena on, että oppija voi uuden opiskelupaikan vastaanotettuaan sähköisesti ja saumattomasti ilmoittautua opiskelijaksi korkeakouluun ja aloittaa opintojensa suunnittelun. Opiskelijan tiedot siirtyisivät valtakunnallisesta opiskelijavalintarekisteristä rajapintojen avulla ilmoittautumispalvelun käyttöön. Opiskelijan ilmoittauduttua, tarvittavat tiedot siirtyisivät korkeakoulun omiin opiskelijatietojärjestelmiin. Palvelu kuvataan tarkemmin luvussa 4. - 8 -
1.3. Esiselvityskyselyyn vastanneet korkeakoulut Esiselvityskysely lähetettiin korkeakouluille 8.5.2013 ja kyselyyn vastasivat 39 OKM:n alaisesta korkeakoulusta 28 korkeakoulua 1 : - Aalto-yliopisto - Arcada ammattikorkeakoulu - Centria ammattikorkeakoulu - Diakonia-ammattikorkeakoulu - Haaga-Helia ammattikorkeakoulu - Humanistinen ammattikorkeakoulu (Humak) - Itä-Suomen yliopisto - Jyväskylän ammattikorkeakoulu - Kajaanin ammattikorkeakoulu - Kemi-Tornion ammattikorkeakoulu - Lahden ammattikorkeakoulu - Lapin yliopisto - Laurea-ammattikorkeakoulu - Mikkelin ammattikorkeakoulu - Oulun seudun ammattikorkeakoulu - Oulun yliopisto - Rovaniemen ammattikorkeakoulu - Seinäjoen ammattikorkeakoulu - Svenska Handelshögskolan - Taideyliopiston kuvataideakatemia - Tampereen ammattikorkeakoulu - Tampereen teknillinen yliopisto - Turun ammattikorkeakoulu - Turun yliopisto - Vaasan ammattikorkeakoulu - Vaasan yliopisto - Yrkeshögskolan Novia - Åbo akademi 1 Kysely lähetettiin vain korkeakoulujen yhteishakuun osallistuviin korkeakouluihin, joten kyselyn ulkopuolelle jäivät Maanpuolustuskorkeakoulu, Poliisiammattikorkeakoulu ja Högskolan på Åland. - 9 -
2. Projektointisuunnitelman toteutus Esiselvitys aloitettiin toteuttamalla Webropol-kysely korkeakouluille 8.5.2013. Korkeakouluille annettiin vastausaikaa ensimmäisessä vaiheessa 24.5. asti, mutta myöhemmin vastausaikaa jatkettiin, kattavuuden parantamiseksi juhannukseen 2013. Kysely sisälsi 20 kysymystä korkeakoulujen opiskelijaksi-ilmoittautumis- ja lukuvuosiilmoittautumisprosessien nykytilasta. Vastausprosenttikeskiarvo kysymyksille oli 98,3. Yhteensä kysely tuotti 550 erillistä kysymys-vastaus -paria. 2.1. Esiselvityskysely Kyselyn kysymykset pyrittiin laatimaan mahdollisimman korkeakoulu- ja sektoririippumattomasti. Kyselyllä tavoiteltiin mahdollisimman täsmällisiä vastauksia koskien korkeakoulujen opiskelijaksiilmoittautumis- ja lukuvuosi-ilmoittautumisprosessien nykytilaa. Ensimmäisenä esiselvityskyselyssä kerättiin vastaajien yleistiedot eli korkeakoulun nimi, opiskelijaksiilmoittautumisprosessin omistava yksikkö, yhteyshenkilön/-tahon sähköpostiosoite, korkeakoulun käyttämä opiskelijarekisteri. Muut esiselvityskyselyssä esitetyt kysymykset olivat: 1. Missä vaiheessa valintaprosessia haette uusien opiskelijoiden tiedot valtakunnallisesta opiskelijavalintarekisteristä? Haetaanko uusien opiskelijoiden tiedot kerralla vai useassa erässä? 2. Mitä uusien opiskelijoiden tiedoille tehdään, kun tiedot on saatu valtakunnallisesta opiskelijavalintarekisteristä korkeakouluun? 3. Missä vaiheessa opiskelijavalintaprosessia ja miten uuden opiskelijan identiteetti syntyy korkeakoulunne identiteetinhallintajärjestelmään? Missä suhteessa identiteetinhallintajärjestelmä on opiskelijarekisteriin? 4. Miten opiskelija ilmoittautuu ensimmäistä kertaa korkeakouluunne? 5. Mihin ilmoittautuminen kohdistuu? 6. Onko korkeakoulussanne mahdollista olla yhtä aikaa läsnä jatkotutkinto-opiskeluoikeudessa ja poissaolevana perustutkinto-opiskeluoikeudessa? 7. Miten ilmoittautumisprosessi etenee siinä tapauksessa, jos uudella opiskelijalla on aikaisempi opiskeluoikeus tilassa passiivinen? 8. Missä vaiheessa prosessia tarkastetaan niiden opiskelijoiden korkeakoulukelpoisuus, joiden osalta tietoa ei ole saatavissa sähköisesti? 9. Onko korkeakoulussanne mahdollista ilmoittautua ensimmäiselle lukukaudelle poissaolevaksi? 10. Jos uuden opiskelijan on mahdollista ilmoittautua poissaolevaksi, miten opintoajan rajaus otetaan prosessissa huomioon? 11. Kysytäänkö korkeakoulussanne uudelta opiskelijalta ilmoittautumisprosessin yhteydessä tietoja, jotka eivät suoraan liity ilmoittautumiseen? - 10 -
12. Jos opiskelijalla on jo olemassa aikaisempi opiskeluoikeus korkeakoulussanne, miten opiskeluoikeuksien ensisijaisuus määräytyy? 13. Jos uuden opiskeluoikeuden saamiseen liittyy toisesta korkeakoulunne opiskeluoikeudesta luopuminen, missä vaiheessa luopuminen tapahtuu ja onko sillä vaikutusta ilmoittautumisprosessiin? 14. Liittyykö korkeakoulussanne ilmoittautumisen yhteyteen pakollisia tai vapaaehtoisia maksuja? 15. Kuinka monta erilaista maksua korkeakoulussanne on ilmoittautumisprosessin yhteydessä käytössä? 16. Miten maksaminen uusien opiskelijoiden osalta tapahtuu? 17. Miten uusien opiskelijoiden opiskelijaksi-ilmoittautumisprosessin yhteydessä tehtävä lukukausiilmoittautuminen eroaa vanhojen opiskelijoiden lukukausi-ilmoittautumisesta? 18. Arvioi korkeakoulunne nykyisen opiskelijaksi-ilmoittautumisprosessin toimivuutta oppijan näkökulmasta. 19. Arvioi korkeakoulunne nykyisen opiskelijaksi-ilmoittautumisprosessin toimivuutta virkailijan näkökulmasta. Koko kysely vastauksineen on saatavilla pyydettäessä sähköpostiosoitteesta opi@csc.fi - 11 -
3. Esiselvityskyselyn tulokset ja tulosanalyysi Tässä luvussa käsitellään esiselvityskyselyn tulokset koostettuna kokonaisuuksiksi. Tuloksien käsittelyssä ei pääasiassa erotella yliopistoja ja ammattikorkeakouluja toisistaan, vaan tulokset käsitellään yhtenä kokonaisuutena, jotta voidaan arvioida mahdollisen yhteisen opiskelijaksi-ilmoittautumis- ja lukuvuosiilmoittautumispalvelun soveltuvuutta molemmille korkeakoulusektoreille. Tässä luvussa esitellään seuraavat kokonaisuudet: - Opiskelijaksi-ilmoittautumisprosessin omistava yksikkö korkeakouluissa - Korkeakouluissa käytössä olevat opiskelijarekisterit - Valintaprosessi - Ilmoittautumisprosessi - Ilmoittautumisprosessiin liittyvät maksut - Uusien ja vanhojen opiskelijoiden lukukausi-ilmoittautuminen - Ilmoittautumisprosessien nykytilan arviointi sekä virkailijan että opiskelijan näkökulmasta 3.1. Opiskelijaksi-ilmoittautumisprosessin omistava yksikkö Korkeakoulujen välillä on eroja siinä, mikä taho korkeakoulun sisällä omistaa opiskelijaksiilmoittautumisprosessin. Prosessin omistavia yksiköitä oli vastausten perusteella neljä: - Opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon yksikkö o Esim. opiskelija- tai koulutuspalvelut - Korkeakoulupalvelut (tai korkeakoulutoimisto) - Rehtorin toimisto - Yhteiset palvelut Sähköistä ilmoittautumispalvelua tai yhtenäisempiä prosesseja ajatellen ei ole nähtävissä mitään estettä sille, että eri korkeakouluissa prosessin omistavat eri yksiköt tai muut tahot. 3.2. Korkeakoulujen käyttämät opiskelijarekisterit Suomessa korkeakoulujen käytössä on yhteensä 12 opiskelijarekisteriä. Näistä järjestelmistä esiselvityskyselyn vastauksissa on edustettuna 10. Jokaisen rekisterin yhteydessä on tarkennettu se, mitkä korkeakoulut käyttävät kyseistä järjestelmää. - Asio (4 kpl) o Jyväskylän ammattikorkeakoulu o Kajaanin ammattikorkeakoulu o Mikkelin ammattikorkeakoulu o Oulun seudun ammattikorkeakoulu - ASTA o Arcada - 12 -
- Kotsa o Taideyliopiston kuvataideakatemia - HumakPro o Humak - Oodi (6 kpl) o Aalto-yliopisto o Itä-Suomen yliopisto o Lapin yliopisto o Oulun yliopisto o Svenska Handelshögskolan o Vaasan yliopisto - Oprek o Tampereen teknillinen yliopisto - Opsu o Turun yliopisto - Primus o Diakonia-ammattikorkeakoulu - Sture o Åbo Akademi - Winha/WinhaPro (11 kpl) o Centria ammattikorkeakoulu o HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu o Kemi-Tornion ammattikorkeakoulu o Lahden ammattikorkeakoulu o Laurea-ammattikorkeakoulu o Rovaniemen ammattikorkeakoulu o Seinäjoen ammattikorkeakoulu o Tampereen ammattikorkeakoulu o Turun ammattikorkeakoulu o Vaasan ammattikorkeakoulu o Yrkeshögskolan Novia Näiden järjestelmien lisäksi on tiedossa, että Jyväskylän yliopistossa on käytössä opiskelijarekisterinä JORE. Savonia-ammattikorkeakoululla on opiskelijarekisterinä NetSymsi. Näin ollen eri järjestelmien yhteismääräksi saadaan 12. Koska korkeakouluissa on käytössä huomattava määrä erilaisia järjestelmiä ja prosesseja, tulevat ne vaikuttamaan palvelun toteutusvaihtoehtoihin. Käytössä olevien opiskelijarekisterien määrästä voidaan johtaa kolme erilaista mahdollista ilmoittautumispalvelun toteutusmallia: 1. Yhteinen valtakunnallinen palvelu a. 1 palvelu b. 12 integraatiota - 13 -
2. Opiskelijarekisterikohtaiset palvelut a. 12 palvelua 3. Korkeakoulukohtaiset palvelut a. 39 palvelua Ensimmäisessä vaihtoehdossa toteutettaisiin yksi valtakunnallinen palvelu, jota kaikki korkeakoulut käyttäisivät yhteisten, standardoitujen rajapintojen kautta. Toinen vaihtoehto kuvaa tilannetta, jossa jokaista opiskelijarekisteriä varten toteutetaan omat ilmoittautumisjärjestelmät tai toiminnallisuudet. Kolmantena vaihtoehtona voidaan nähdä tilanne, jossa jokainen korkeakoulu toteuttaa itse ilmoittautumispalvelunsa oman opiskelijarekisterinsä yhteyteen. 3.3. Valintaprosessi Tässä luvussa käsitellään ja analysoidaan korkeakoulujen nykyiseen valintaprosessiin liittyvät vastaukset. Käsiteltävät kokonaisuudet ovat uusien opiskelijoiden tietojen haku valtakunnallisesta opiskelijavalintarekisteristä korkeakoulun omaan rekisteriin, uusien opiskelijoiden tiedoille korkeakouluissa tehtävät toimenpiteet sekä uuden opiskelijan identiteetin syntyminen. 3.3.1. Uusien opiskelijoiden tietojen haku valtakunnallisesta opiskelijavalintarekisteristä Tavoitteena oli selvittää missä vaiheessa valinta- ja ilmoittautumisprosessia uusien opiskelijoiden tietojen haku valtakunnallisesta opiskelijavalintarekisteristä korkeakoulujen opiskelijarekistereihin tapahtuu. Lisäksi selvitettiin se, haetaanko uusien opiskelijoiden tiedot kerralla vai useaan otteeseen. Korkeakoulujen välillä on eroja siinä, millä tavalla ja missä vaiheessa uusien opiskelijoiden tiedot haetaan korkeakoulujen opiskelijarekistereihin. Korkeakoulut hakevat opiskelijoiden tiedot seuraavasti: - Yhteishaun päättymisen jälkeen - Valintapäätösten jälkeen - Paikan vastaanoton jälkeen Eroja on myös siinä, haetaanko tiedot kerralla vai useassa erässä. Alla eri vaihtoehdot, joita korkeakoulut käyttävät tällä hetkellä: 1. Useassa erässä, eri yhteishaku kerrallaan 2. Kaikki kerralla valinta-ajojen suorituksen jälkeen 3. Kaikki kerralla, kun opiskelupaikan vastaanottamisen määräaika on umpeutunut Huomioitavaa on, että vaikka kaikki tiedot haetaan kerralla, joudutaan tietoja hakemaan joissain tapauksissa useaan otteeseen, johtuen mm. varasijavalinnoista. - 14 -
Lisäksi on tärkeää huomioida se tosiasia, että opiskelupaikan vastaanottoprosessi sähköistyy ja yhtenäistyy Opintopolku-palvelukokonaisuuden myötä. Näin ollen sähköiselle opiskelijaksiilmoittautumis- ja lukuvuosi-ilmoittautumispalvelulle on entistä merkittävämpi tarve. Opiskelijavalintojen kehittämisen toisen vaiheen myötä valinta-aikataulut muuttunevat dynaamisemmiksi. Eri aikaan valmistuvien valinnan tulosten myötä opiskelijoiden ilmoittautumiset ajoittuvat laajemmalle ajanjaksolle, mikä vaatii korkeakouluissa huomattavan määrän manuaalista työtä, mikäli sähköistä ilmoittautumispalvelua ei toteuteta. 3.3.2. Uusien opiskelijoiden tiedoille tehtävät toimenpiteet Kyselyssä selvitettiin myös, mitä uusien opiskelijoiden tiedoille tehdään, kun ne on saatu valtakunnallisesta opiskelijavalintarekisteristä korkeakoulun käyttämään rekisteriin. Lisäksi selvitettiin se, kenen (tai minkä tahon) toimesta toimenpiteet tehdään sekä mitkä toimenpiteet ovat automaattisia ja mitkä manuaalisia. Opiskelijoiden tietoja käsittelevinä toimijoina eri korkeakouluissa mainittiin seuraavat: - Hakutoimiston virkailija - Opiskelijarekisterin pääkäyttäjä - Opintotoimisto - Opintosihteeri - Tietohallinto Prosessin kulku on pääpiirteissään samanlainen kaikissa korkeakouluissa: 1. Tiedot haetaan valtakunnallisesta opiskelijavalintarekisteristä 2. Opiskelijat sijoitetaan oikeaan saapumisryhmään 3. Opiskelijoiden tiedot tarkastetaan 4. Opiskelijat siirretään opiskelijoiksi opiskelijarekisteriin Se, mitä toimenpiteitä tarkalleen prosessin eri vaiheissa tapahtuu, on korkeakoulu- ja opiskelijarekisterikohtaista. Huomioitavaa on, että yhdelläkään korkeakoululla koko prosessi ei ole automaattinen ja suuressa osassa korkeakouluja lähes koko prosessi on täysin manuaalinen. Osalla korkeakouluista prosessiin liittyy joitain automatisoituja vaiheita, kuten: - Valtakunnallisen opiskelijavalintarekisterin siirtotiedoston ajo korkeakoulun omaan opiskelijarekisteriin - Opiskelijoiden tietojen siirtäminen käyttäjänhallinta-/identiteetinhallintajärjestelmään Lisäksi osassa korkeakouluista on käytössä manuaalisen ja automaattisen prosessin yhdistelmiä, esimerkiksi niin, että osa toimenpiteistä suoritetaan erilaisilla skripteillä, jotka täytyy kuitenkin käynnistää manuaalisesti. Manuaalista työtä helpottaa osittain se, että ainakin osassa korkeakouluista jaottelu saapumisryhmiin ja siirto opiskelijoiksi tehdään eräajoina. - 15 -
Opiskelijaksi-ilmoittautumis- ja lukuvuosi-ilmoittautumispalvelua ajatellen ei ole merkitystä mikä taho korkeakoulussa opiskelijoiden tietoja käsittelee sen jälkeen, kun tiedot on siirretty korkeakoulun järjestelmään. Sen sijaan sillä voi olla merkitystä, millainen prosessi tietojen jatkokäsittelyyn liittyy. Tämä prosessi on pääpiirteissään samanlainen kaikilla vastanneilla korkeakouluilla. Tämä myös osaltaan puoltaa yhteisen palvelun toteuttamista. Uusien opiskelijoiden tiedoille tehtävät toimenpiteet ovat suurelta osin manuaalisia. Prosessin ja tehtävien toimenpiteiden automatisointi tehostaa korkeakouluissa resurssien käyttöä ja mahdollistaa myös niiden kohdentamisen toisiin tehtäviin. Automatisoinnilla voidaan siis parantaa kustannustehokkuutta. 3.3.3. Uuden opiskelijan identiteetin syntyminen Tavoitteena oli selvittää, missä vaiheessa opiskelijavalintaprosessia, ja miten, uuden opiskelijan identiteetti syntyy korkeakoulujen järjestelmiin. Lisäksi kyselyssä selvitettiin korkeakoulun identiteetinhallintajärjestelmän suhdetta opiskelijarekisteriin. Vastauksista käy ilmi, että jokaisella korkeakoululla opiskelijarekisteri on ns. master identiteetinhallintajärjestelmän opiskelijasta tarvitsemille tiedoille. Tämä tarkoittaa, että tietoja ylläpidetään opiskelijarekisterissä, josta identiteetinhallintajärjestelmä ja mahdolliset muut järjestelmät saavat tiedot käyttöönsä. Opiskelijan tiedot siis omistaa järjestelmänäkökulmasta korkeakoulun opiskelijarekisteri. Korkeakoulujen välillä on kuitenkin eroja siinä, missä vaiheessa ja miten opiskelijalle syntyy identiteetti. Identiteetti voi syntyä, kun: - Hakija on siirretty korkeakoulun opiskelijarekisteriin o Ei tarvitse olla ottanut vielä opiskelupaikkaa vastaan - Hakija ilmoittaa ottavansa opiskelupaikan vastaan o Tiedot siirretään manuaalisesti korkeakoulun omaan opiskelijarekisteriin, josta ne siirtyvät automaattisesti identiteetinhallintajärjestelmään - Opiskelija siirretään aloitusryhmään ja opiskelija on ilmoittautunut läsnä olevaksi o Identiteetti ei aktivoidu ennen ennalta määriteltyä aloituspäivämäärää Opiskelijan identiteetti syntyy korkeakouluissa identiteetinhallintajärjestelmään pääasiassa automaattisesti. Opiskelijan identiteettiin liittyvien tunnusten aktivoitumisessa on kuitenkin eroja. Osassa korkeakouluja tunnukset aktivoituvat heti, kun identiteetti on syntynyt. Osassa korkeakouluista tunnukset täytyy erikseen aktivoida verkkopalvelussa, Vetuman avulla. Muutamassa korkeakoulussa tunnukset aktivoituvat automaattisesti tiettynä päivänä, esimerkiksi opintojen alkamispäivämääränä. Näiden tulosten perusteella voidaan kuitenkin todeta, ettei identiteetin syntymisellä ole vaikutusta mahdollisen sähköisen opiskelijaksi-ilmoittautumis- ja lukuvuosi-ilmoittautumispalvelun toteuttamiseen, - 16 -
koska opiskelijan identiteetti syntyy korkeakoulun omassa järjestelmässä eikä sillä ole identiteetin kannalta olennaisia riippuvuuksia ilmoittautumispalveluun. 3.4. Ilmoittautuminen Tässä luvussa tarkastellaan korkeakoulujen ilmoittautumisprosessia, erityisesti uuden opiskelijan kannalta. Luvussa esitellään korkeakoulujen toimintatavat koskien opiskelijan ensimmäistä ilmoittautumista sekä selvitetään ilmoittautumisen kohde korkeakoulussa. Lisäksi luvussa käsitellään lukukausi-ilmoittautumisen tilaan liittyviä toimintatapoja, korkeakoulukelpoisuuden tarkastamista ja muita ilmoittautumisprosessiin liittyviä toimenpiteitä. 3.4.1. Uuden opiskelijan ensimmäinen ilmoittautuminen Kyselyssä pyrittiin selvittämään korkeakoulujen ilmoittautumisprosessi koskien uuden opiskelijan ensimmäistä ilmoittautumista. Tarkoituksena oli selvittää, millä tavalla uusi opiskelija pystyy ilmoittautumaan korkeakouluun: sähköisesti, paperilomakkeella tai muilla vaihtoehtoisilla tavoilla. Tässä yhteydessä maksuihin liittyvät prosessit jätettiin kysymyksen ulkopuolelle, koska niistä on oma osionsa jäljempänä. Korkeakoulujen vastausten perusteella ilmoittautumistavat korkeakouluihin ovat sähköinen järjestelmä ja paperilomake. Muita vaihtoehtoisia tapoja kyselyssä tällä otannalla ei tullut esille. Ilmoittautumistavat jakaantuivat korkeakoulujen kesken seuraavasti: - Vain paperilomakkeella ilmoittautuminen (mukaan lukien opiskelupaikan vastaanottoilmoituksen yhteydessä lähetettävä lomake) o 21 korkeakoulua - Sähköinen ilmoittautuminen paperisen ilmoittautumisen lisäksi o 5 korkeakoulua - Sähköinen ilmoittautuminen: aikuiskoulutus ja ylemmät ammattikorkeakoulututkinnot o 10 korkeakoulua Paperilomakkeella ilmoittautuminen sisältää opiskelupaikan vastaanoton yhteydessä lähetettävällä lomakkeella ilmoittautumisen sekä tavan, jossa opiskelija itse hakee ilmoittautumislomakkeen ja toimittaa sen korkeakouluun. Tulosten perusteella voidaan todeta, että sähköinen ilmoittautuminen uusien opiskelijoiden osalta on vielä harvinaista korkeakouluissa, eikä koske yhteishaun piiriin kuuluvia opiskelijoita. Tuloksista voidaan myös tehdä olettamus, että varsinkin opiskelijoiden näkökulmasta sähköisten palveluiden parempi saatavuus ja sähköistäminen olisi varmasti toivottavaa. Nykyiset opiskelijat ovat kasvaneet tietoyhteiskunnassa, jossa on totuttu hoitamaan suuri osa asioista sähköisten palveluiden - 17 -
avulla. Näin ollen he voivat kokea paperisen ilmoittautumisen kankeaksi ja vanhanaikaiseksi tavaksi toimia. Paperiseen lomakkeeseen perustuva ilmoittautumisprosessi teettää korkeakouluissa myös paljon manuaalista työtä, jota pystyttäisiin vähentämään huomattavasti sähköisten palveluiden avulla. Tämäkin seikka puoltaa erittäin vahvasti sähköisen ilmoittautumispalvelun toteuttamista. Ilmoittautumispalvelun toteutus on tarkoituksenmukaista, sillä suurimmalla osalla korkeakouluja on käytössään vielä kokonaan paperinen ilmoittautumisprosessi tai vain pieni osa ilmoittautumisista on sähköistetty. 3.4.2. Ilmoittautumisen kohde Tavoitteena oli selvittää, mihin ilmoittautuminen kussakin korkeakoulussa kohdistuu; yksittäiseen opiskeluoikeuteen vai korkeakouluun (eli kerralla kaikkiin opiskeluoikeuksiin). Tuloksista selvisi, että 20 korkeakoulussa ilmoittautuminen kohdistuu yksittäiseen opiskeluoikeuteen ja 8 korkeakoulussa kaikkiin opiskeluoikeuksiin. Vastaukset jakaantuivat sektoreittain seuraavasti: - Yksittäiseen opiskeluoikeuteen ilmoittautuminen o 18 ammattikorkeakoulua o 2 yliopistoa - Kerralla kaikkiin opiskeluoikeuksiin ilmoittautuminen o 8 yliopistoa Huomionarvoista tuloksissa on, että kaikissa kyselyyn vastanneissa ammattikorkeakouluissa ilmoittautuminen kohdistui aina yksittäiseen opiskeluoikeuteen. Näiden tulosten pohjalta voidaan todeta se, että sähköistä ilmoittautumispalvelua määriteltäessä, on otettava huomioon se, että palvelun avulla pystytään ilmoittautumaan sekä yksittäiseen opiskeluoikeuteen että kaikkiin opiskeluoikeuksiin. Tässä vaiheessa ei voida olettaa, että kaikki korkeakoulut yhtenäistäisivät toimintatapansa tämän osalta. 3.4.3. Läsnäolo opiskeluoikeuksissa Tavoitteena oli selvittää, onko korkeakouluissa mahdollista olla yhtä aikaa läsnä jatkotutkintoopiskeluoikeudessa ja poissaolevana perustutkinto-opiskeluoikeudessa. Ammattikorkeakouluissa jatkotutkinto-opiskeluoikeudella tarkoitetaan ylempää korkeakoulututkintoa ja yliopistoissa tohtori- ja lisensiaattitutkintoja. Kysymykseen vastasi 27 korkeakoulua ja tuloksista kävi ilmi, että 16 korkeakoulussa yhtäaikainen läsnäolo on mahdollista. Yhdessätoista korkeakoulussa ei voi olla läsnä yhtä aikaa jatkotutkintoopiskeluoikeudessa ja poissaolevana perustutkinto-opiskeluoikeudessa. Vastaukset jakaantuivat sektoreittain seuraavasti: - 18 -
- Samanaikainen poissa- ja läsnäolo on mahdollista seuraavasti: o 14 ammattikorkeakoulua o 2 yliopistoa - Ei ole mahdollista: o 8 yliopistoa o 3 ammattikorkeakoulua Tästä tuloksesta voidaan päätellä se, että korkeakoulujen yhteisen ilmoittautumispalvelun on pystyttävä toteuttamaan molemmat vaihtoehdot. 3.4.4. Ilmoittautumisprosessin eteneminen, jos aikaisempi opiskeluoikeus on passiivinen Tavoitteena oli selvittää miten ilmoittautumisprosessi etenee siinä tapauksessa, että uudella opiskelijalla on aikaisempi opiskeluoikeus tilassa passiivinen. Tarkoituksena oli saada selville tarvitseeko opiskelijan esimerkiksi anoa uudelleen kirjoillepääsyä. Tuloksista käy ilmi, että termi passiivinen tila oli vastaajille hieman epäselvä; eri korkeakoulut tulkitsivat sen eri tavoin, vaikka VIRTA ja RAKETTI-OPI:n alainen Synergiaryhmä ovat termin määritelleet. Osassa korkeakouluja ei myöskään ole vastausten mukaan käytössä lainkaan opiskeluoikeuden tilaa passiivinen. Passivoitu tila on määritelty seuraavasti: Opiskeluoikeuden tila on passivoitu, kun korkeakoulun päätöksen seurauksena oppijalla ei pysyvästi tai tilapäisesti ole enää oikeutta opiskella. Kyseessä voi olla korkeakoulun aktiivinen ratkaisu tai aiemmasta päätöksestä johtuva käytäntö. Passivinen-tilaa käytetään aina, jos opiskeluoikeutta ei voida kirjata muuhun tilaan. Passivoitu opiskeluoikeus voi muuttua vielä toiseen opiskeluoikeuden tilaan, esimerkiksi opiskeluoikeus voidaan kyseeseen tulevalla menettelyllä palauttaa aktiiviseksi. Oppijan menehtymisen seurauksena opiskeluoikeus voidaan asettaa passivoiduksi, koska kyse ei ole oppijan korkeakoulua kohtaan tekemästä toimenpiteestä.. Vastauksissa passiivinen-tila tulkittiin seuraavasti: - Opiskeluoikeuden päättyminen - Ilmoittautumisvelvollisuuden laiminlyönti - Poissaoleva opiskelija - Korkeakoulusta eronnut - Kirjoiltapoistettu Kaikissa tapauksissa, poislukien opiskeluoikeuden päättyminen, opiskelija voi kuitenkin kirjallisesti anoa opiskeluoikeuden palauttamista korkeakoululta. Mikäli opiskeluoikeuden palauttaminen hyväksytään, opiskelija voi jatkaa vanhan roolinsa mukaisesti opintojaan. Osassa korkeakouluja opiskeluoikeuden palauttamiseen voi liittyä tiettyjä maksuja (esimerkiksi uudelleenkirjaamismaksu), jotka voivat estää tässä tapauksessa ilmoittautumisen. - 19 -
Osassa korkeakouluja ei ollut mitään eroa ilmoittautumisprosessissa sillä, onko opiskelija tilassa passiivinen vai ei - ilmoittautumisprosessi etenee samalla tavalla kaikille opiskelijoille, riippumatta opiskeluoikeuden tilasta. Koska kysymys tulkittiin eri tavoin eri korkeakouluissa, ei vastausten osalta voida tehdä pitkälle vieviä johtopäätöksiä. Ilmoittautumisprosessien ja palvelun jatkoa ajatellen opiskeluoikeuden passiivisuuden tilaan liittyvään ongelmatiikkaan täytyy palata uudelleen. Tuloksista voidaan kuitenkin vetää se johtopäätös, että mahdollisessa yhteisessä ilmoittautumispalvelussa on oltava mahdollisuus tarkistaa opiskelijan opiskeluoikeuden tila. Mikäli se on passiivinen, ilmoittautumista ei voida sallia niihin korkeakouluihin, joihin opiskelijan tarvitsee anoa erikseen uudelleen kirjoillepääsyä. 3.4.5. Korkeakoulukelpoisuuden tarkastaminen Tarkoituksena oli selvittää, missä vaiheessa ilmoittautumisprosessia tarkastetaan niiden opiskelijoiden korkeakoulukelpoisuus, joiden osalta kelpoisuustietoa ei ole saatavilla sähköisesti. Tällä tarkoitetaan erityisesti ennen vuotta 1990 valmistuneita ylioppilaita ja ulkomailla pohjakoulutuksensa saaneita opiskelijoita. Korkeakouluissa tarkastetaan opiskelijoiden korkeakoulukelpoisuudet eri vaiheissa: - Hakuvaiheessa, hakuajan päättymiseen mennessä - Opiskelupaikan vastaanoton yhteydessä - Ilmoittautumisen yhteydessä - Opintojen alkaessa; orientaatioviikolla Korkeakoulukelpoisuudenvarmistamisprosessi vaihtelee jonkin verran korkeakouluittain. Osassa korkeakouluja kelpoisuus tarkastetaan opiskelupaikan vastaanoton yhteydessä todistuskopioista, ja näitä verrataan alkuperäisiin todistuksiin opintojen alussa. Toisaalta osassa korkeakouluista tarkastus tehdään niin, että opiskelija toimittaa paikan vastaanoton jälkeen alkuperäiset todistuksensa opiskelijapalveluihin, joissa ne tarkastetaan. Vasta tämän jälkeen opiskelija voi ilmoittautua korkeakouluun normaalilla tavalla. Kolmas tapa tarkistaa tiedot on se, että opiskelija lähettää opiskelupaikan vastaanottoilmoituksen mukana todistuskopiot, joita verrataan korkeakoulussa opiskelijan hakemuksessa ilmoittamiin tietoihin. Tämän lisäksi opiskelijan täytyy toimittaa alkuperäiset todistukset kahden ensimmäisen opiskeluviikon aikana korkeakouluun, jossa niitä verrataan toimitettuihin kopioihin. Osassa korkeakouluista ammatti- tai erikoisammattitutkinnolla sekä ulkomaisella tutkinnolla hakevien todistukset tarkastetaan hakuvaiheessa. Tuloksista voidaan todeta se, ettei korkeakoulukelpoisuuden varmistamisprosessilla ole merkitystä sähköisen palvelun toteuttamisen kannalta, koska tarkastus tapahtuu aina manuaalisesti. - 20 -
Tuloksista voidaan vetää siis se johtopäätös, että niiden tapausten osalta, joissa tarvitaan korkeakoulukelpoisuuden tarkistus, sähköinen ilmoittautuminen ei onnistu ennen kuin korkeakoulukelpoisuus on tarkastettu. Tulevan ilmoittautumispalvelun on tuettava tällaista menettelyä jollain tavalla. 3.4.6. Poissaolevaksi-ilmoittautuminen ensimmäiselle lukukaudelle Kyselyssä selvitettiin mahdollisuutta ilmoittautua poissaolevaksi ensimmäiselle lukukaudelle. Tuloksien valossa tämä näyttäisi olevan mahdollista, sillä kaikki 28 korkeakoulua vastasivat tähän pääosin myöntävästi. Poikkeuksen tekee Aalto-yliopiston taiteiden ala, johon ei ole mahdollisuutta ilmoittautua poissaolevaksi ensimmäiselle lukukaudelle. Lisäksi poikkeuksina ovat ainakin osa aikuiskoulutuksista. Tulosten perusteella niihin ei välttämättä voi ilmoittautua poissaolevaksi. Mikäli päädyttäisiin toteuttamaan kaikille korkeakouluille yhteinen ilmoittautumispalvelu tai sektorikohtainen palvelu (tai opiskelijarekisterikohtainen palvelu), on sen tuettava myös sitä vaihtoehtoa, että tiettyjen koulutusten ensimmäiselle lukukaudelle ei voi ilmoittautua poissaolevaksi. 3.4.7. Opintoajan rajaus uusien opiskelijoiden kohdalla Tarkoituksena oli selvittää opintoajan rajauksen huomioonotto siinä tapauksessa, jossa uuden opiskelijan on mahdollista ilmoittautua poissaolevaksi ensimmäiselle lukukaudelle. Tarkoituksena oli selvittää myös, edellytetäänkö korkeakouluissa erityisiä syitä poissaololle sekä tarkastetaanko ja hyväksytäänkö poissaolot erikseen. Edellisen kohdan perusteella kaikissa korkeakouluissa (Aalto-yliopiston taiteiden alaa lukuun ottamatta) on mahdollista ilmoittautua poissaolevaksi ensimmäiselle lukukaudelle. Tulosten mukaan valtaosassa korkeakouluja perustutkinto-opiskelijalla on mahdollisuus olla poissaolevana yhteensä 2 lukuvuotta (4 lukukautta) koko opintojensa aikana. Tämä koskee siis myös uusia opiskelijoita ja ensimmäistä lukukautta. Poikkeuksen tähän sääntöön muodostavat kuitenkin YAMK-tutkinnot ja opettajakorkeakoulu sekä aikuiskoulutus. YAMK-tutkintojen ja opettajakorkeakoulun osalta oletetaan opiskelijan olevan läsnä oleva. Opiskelija voi saada näiden osalta mahdollisuuden poissaoloon vain erityisistä syistä. Näissä tapauksissa syyt on selvitettävä ja ne myös tarkastetaan. Aikuiskoulutuksen osalta on myös joitain poikkeuksia. Kaikissa korkeakouluissa on oikeus suorittaa tutkinto tavoiteaikaa pidemmässä ajassa, jolloin poissaololukukaudet siirtävät (automaattisesti tai anomalla) opinto-oikeuden päättymisaikaa eteenpäin poissaololukukausien verran. Pääosin korkeakouluissa ei kysytä syytä poissaoloon, poikkeuksen tekevät kuitenkin seuraavat korkeakoulut: - 21 -
- Itä-Suomen yliopisto o Todistuksen poissaolon syystä voi toimittaa myös opiskelujen aikana - Jyväskylän ammattikorkeakoulu o YAMK-tutkinnot o Opettajakorkeakoulu - Tampereen teknillinen yliopisto o Poissaolon syy kirjataan ilmoittautumislomakkeeseen - Taideyliopiston kuvataideakatemia - Turun yliopisto o Syitä kysytään lisäaikaa haettaessa siinä vaiheessa, kun opiskeluaika on kulumassa umpeen Mahdollisessa yhteisessä ilmoittautumispalvelussa täytyy olla siis mahdollisuus kysyä poissaolon syy. Mikäli poissaolon syyhyn liittyy hyväksyntämenettely korkeakoulussa, täytyy näiltä osin ilmoittautuminen kirjata järjestelmiin ehdollisena (tai vaihtoehtoisesti ilmoittautumista ei voida tehdä) siihen asti, kunnes poissaolo on joko hyväksytty tai hylätty. 3.4.8. Uudelta opiskelijalta kysyttävät tiedot Selvityksen alla olivat ilmoittautumisprosessien yhteydessä uudelta opiskelijalta kysyttävät tiedot, jotka eivät suoraan liity ilmoittautumiseen, esimerkiksi tietojenluovutusluvat. Tulokset olivat seuraavat: kahdeksan korkeakoulua ei kysy mitään muita kuin ilmoittautumiseen suoraan liittyviä kysymyksiä, kuten henkilötiedot. Kaksikymmentä korkeakoulua pyytää lisäksi mm. seuraavia tietoja: - Tietojenluovutusluvat - Pohjakoulutuksen tiedot - Lähiomaisen tiedot - Käyttösääntöjen allekirjoitus ja/tai hyväksyntä - Verkko-opiskelusopimuksen allekirjoitus - Aiemmat taideopinnot - Tieto mahdollisista muista opiskeluoikeuksista Mahdollinen kaikille korkeakouluille yhteinen ilmoittautumispalvelu on toteutettava siten, että korkeakoulut voivat ilmoittautumisen yhteydessä vapaasti määritellä esimerkiksi opiskeluoikeuskohtaisesti ne kysymykset, jotka kukin korkeakoulu haluaa kysyä ilmoittautumisen yhteydessä. 3.4.9. Opiskeluoikeuksien ensisijaisuuksien määräytyminen Tavoitteena oli selvittää määritelläänkö opiskeluoikeuden ensisijaisuus, ja miten, siinä tapauksessa, jos opiskelijalla on jo olemassa aikaisempi opiskeluoikeus samassa korkeakoulussa. - 22 -
Tuloksista kävi ilmi, että suuressa osassa korkeakouluja opiskeluoikeuksia ei erotella keskenään, eli ensisijaisuusmäärittelyä ei tehdä opiskeluoikeuksien kesken. Tähän sääntöön oli kuitenkin muutamia poikkeuksia. Niissä korkeakouluissa, joissa ensisijaisuusmäärittely on käytössä, se määräytyy seuraavin eri tavoin: - Ensisijaisuus määräytyy viimeisimpään opinto-oikeuteen - Opiskelijan oman ilmoituksen mukaan määräytyvä Ilmoittautumispalvelun täytyy siis mahdollistaa opiskelijan opinto-oikeuden ensisijaisuustiedon siirtäminen korkeakoulun järjestelmään. Ensisijaisuusmäärittely täytyy toteuttaa palveluun korkeakoulukohtaisesti niin, että korkeakouluissa, joissa opiskelija saa itse päättää ensisijaisuuden, tämä täytyy kysyä palvelussa ilmoittautumisen yhteydessä. Niissä korkeakouluissa, joissa ensisijaisuus määräytyy viimeisimpään (eli uusimpaan) opinto-oikeuteen, voidaan ensisijaisuus toteuttaa automaattisesti. 3.4.10. Opiskeluoikeudesta luopuminen ilmoittautumisprosessin kannalta Kyselyssä selvitettiin, mikäli uuteen opiskeluoikeuteen liittyy toisesta saman korkeakoulun opiskeluoikeudesta luopuminen, missä vaiheessa luopuminen tapahtuu ja onko sillä vaikutusta ilmoittautumisprosessiin. Lisäksi selvitettiin sitä, onko opiskelijan todennettava luopuminen ilmoittautumisen yhteydessä jollain tavalla. Tällä otannalla yhdessäkään korkeakoulussa uuteen opiskeluoikeuteen ei liity saman korkeakoulun sisällä opiskeluoikeudesta luopumista. Opiskeluoikeudesta luopuminen liittyy siirto-opiskelijoihin, joiden täytyy joissain korkeakouluissa esittää erotodistus edellisestä korkeakoulusta (lähdekorkeakoulu) ennen kuin opiskelija voidaan hyväksyä uuteen (kohdekorkeakoulu) korkeakouluun opiskelijaksi. Ennen luopumista opiskelija on saanut päätöksen siirto-opiskelijaksi hyväksymisestään. Opiskeluoikeudesta luopuminen tarkastetaan siis aiemmin, eikä se vaikuta ilmoittautumisprosessiin. Ilmoittautumispalvelun toteuttamiselle ei siis tästäkään näkökulmasta ole mitään estettä minkään eri toteutusvaihtoehdon kohdalla. 3.5. Ilmoittautumisprosessiin liittyvät maksut Luvussa käsitellään korkeakoulujen ilmoittautumisen yhteydessä kerättäviä maksuja. Tavoitteena oli kartoittaa erilaiset maksut, maksutavat ja maksujen pakollisuudet. Lisäksi maksamisprosessia tarkastellaan tarkemmin erityisesti uuden opiskelijan näkökulmasta. 3.5.1. Ilmoittautumisen yhteydessä olevat maksut Kyselyssä selvitettiin korkeakoulujen perimien erilaisten maksujen tilannetta ilmoittautumisen yhteydessä. Selvitys kattoi sekä pakolliset että vapaaehtoiset maksut (mm. ylioppilaskunnan jäsenmaksu, opiskelijakunnan jäsenmaksu ja näiden keräämät muut vapaaehtoiset maksut). - 23 -
Yliopistoilla ilmoittautumisen yhteyteen liittyy pakollinen ylioppilaskunnan jäsenmaksu. Lisäksi kaksi ammattikorkeakoulua ilmoitti perivänsä ilmoittautumisen yhteydessä maksuja. Korkeakouluissa on erittäin kirjava määrä erilaisia maksuja ja maksukombinaatioita. Alla on listattuna kooste korkeakoulujen erityyppisistä maksuista, joita kerätään ilmoittautumisen yhteydessä: - Ylioppilaskunnan jäsenmaksu (sisältäen YTHS-maksun) - Opiskelijakunnan jäsenmaksu - Kehitysyhteistyöhankkeet (esim. Puhdas Itämeri, SOS-kylän tukimaksu) - Erityisasemayhdistysten vapaaehtoiset maksut - Opiskelijajärjestön liittymismaksut - Opinto-oikeuden palauttamismaksu (ilmoittautumisvelvollisuuden laiminlyönnistä) - Ylioppilaslehden postitusmaksu - Avoimen ammattikorkeakoulun kurssimaksut - EU/ETA-maiden ulkopuolisten opiskelijoiden lukukausimaksut - Erikoistumisopintojen opiskelumaksut Huomioitavaa on, että vapaaehtoiset maksut voivat vaihdella vuosittain korkeakoulun sisällä. Mahdollisen ilmoittautumispalvelun yhteyteen on toteutettava maksujenhallinnan ja maksamisen toiminnallisuudet. Maksamisominaisuudet täytyy olla määriteltävissä korkeakoulukohtaisesti eri maksujen osalta ja maksuja täytyy voida muokata helposti. Sähköisen ilmoittautumispalvelun näkökulmasta maksaminen ei sinänsä ole ongelmallista vaan se on business-as-usual. Ilmoittautumispalvelun toteutuessa maksujen hallintaan on kiinnitettävä erityistä huomiota toiminnallisuuksia määriteltäessä, jotta palvelusta saadaan korkeakoulujen näkökulmasta helposti hallittava ja ylläpidettävä. Yksi tärkeä valtakunnallista ilmoittautumispalvelua puoltava tekijä ovat ne opiskelijat, joilla on opiskeluoikeus yhtä aikaa monessa eri korkeakoulussa. Nämä opiskelijat maksavat tällä hetkellä ylioppilaskunnan jäsenmaksun yhteydessä YTHS-maksun jokaiseen korkeakouluun ja joutuvat karhuamaan ylimääräiset maksut takaisin, mikäli opiskelijat tietävät, että maksu on henkilö- eikä opiskeluoikeuskohtainen. Ongelma ratkeaa valtakunnallisella ilmoittautumispalvelulla, joka hyödyntää korkeakoulujen valtakunnallista tietovarantoa. Tietovarantointegraation avulla palvelu saa käyttöönsä opiskelijoiden kaikki opiskeluoikeus-, jäsenmaksu- ja YTHS-maksutiedot. Tällöin opiskelija maksaa ilmoittautumispalvelussa YTHS-maksun vain kerran ja korkeakoulujen järjestelmiin välittyy tieto maksetusta YTHS-maksusta. 3.5.2. Maksaminen uusien opiskelijoiden näkökulmasta Tavoitteena oli selvittää, millä tavalla ilmoittautumisen yhteydessä suoritettava maksaminen tapahtuu eri korkeakouluissa uusien opiskelijoiden osalta. Osa korkeakouluista lähettää laskun kun taas, osassa - 24 -
korkeakouluista maksut voi suorittaa sähköisesti korkeakoulun omaa järjestelmää ja verkkopankkia käyttäen. Valtaosassa ammattikorkeakouluja ei ole maksuja uusille opiskelijoille lainkaan. Alla olevassa listassa on eritelty ilmoittautumiseen liittyvät erilaiset maksutavat uusille opiskelijoille: 1. Uudelle opiskelijalle lähetetään hyväksymiskirjeen yhteydessä maksuohjeet. Maksu suoritetaan tilisiirtona ja maksusta on esitettävä kuitti tai muu tosite 2. Maksu suoritetaan sähköisesti korkeakoulun järjestelmää ja verkkopankkia käyttäen 3. Maksu suoritetaan käteisellä opiskelijapalveluihin 4. KV-maisteriohjelmassa maksutiedot ja ohjeet toimitetaan vasta pohjakoulutustodistusten tarkastamisen jälkeen Mikäli ilmoittautumispalvelu toteutetaan, verkkomaksaminen on mahdollistettava uusille opiskelijoille. Sähköisen maksamisen etuina voidaan nähdä lyhyelläkin aikavälillä manuaalisen työn sekä mahdollisten virheiden väheneminen sekä korkeakouluissa että opiskelijoiden osalta. Verkkomaksaminen on nykypäivää, parantaa palvelun laatua, vähentää virheitä ja manuaalista työtä, säästää kustannuksia ja tehostaa toimintaa. 3.6. Uusien vs. vanhojen opiskelijoiden lukukausi-ilmoittautuminen Tarkoituksena oli selvittää, miten uusien ja vanhojen opiskelijoiden lukukausi-ilmoittautumiset eroavat toisistaan. Lukukausi-ilmoittautumisissa on korkeakouluissa mahdollista seuraavilla tavoilla: 1. Sähköinen ilmoittautuminen 2. Paperilomakkeella ilmoittautuminen 3. Paikan päällä (esim. opintotoimistossa) ilmoittautuminen 4. Kaikkien edellisten yhdistelmä Tuloksista käy ilmi, että kaikkiin kyselyyn osallistuneisiin korkeakouluihin vähintään vanhat opiskelijat voivat ilmoittautua sähköisesti. Kahdeksan korkeakoulun osalta ei tehty eroa vanhojen ja uusien opiskelijoiden lukuvuosi-ilmoittautumisessa; molemmat pystyvät tekemään lukuvuosi-ilmoittautumisen korkeakouluun sähköisesti. Viidentoista kyselyyn vastanneen korkeakoulun osalta uudet opiskelijat voivat tehdä lukuvuosiilmoittautumisen pelkästään paperilomakkeella tai paikan päällä korkeakoulussa. Vaikka sähköinen ilmoittautuminen on mahdollista, voi opiskelija tehdä lukuvuosi-ilmoittautumisen aina myös paikan päällä korkeakoulussa (tai paperisella lomakkeella postitse). Sähköiselle palvelulle on siis olemassa selkeä tarve. Sähköinen ilmoittautumispalvelu toisi korkeakoulut lähemmäs nykypäivää ja sähköisten palveluiden maailmaa. Sähköinen ilmoittautuminen vähentäisi huomattavasti korkeakoulujen manuaalista työtä sekä virheitä. Ilmoittautumisprosessia saataisiin sähköisellä palvelulla myös tehostettua huomattavasti. Lisäksi palvelun avulla olisi mahdollista yhtenäistää korkeakoulujen käytäntöjä ilmoittautumisen osalta, mikäli siihen on halua ja tarvetta. - 25 -
Tärkein näkökulma asiaan ovat kuitenkin opiskelijat, jotka kokevat nykypäivänä paperisen (tai paikanpäällä) ilmoittautumisen lukukaudelle hankalana ja kankeana. Opiskelijan korkeakouluopintoja aloittaessa on yleistä muutto paikkakunnalta toiselle opiskelupaikan perässä, jolloin sähköiset palvelut parantaisivat tässäkin tilanteessa palvelunlaatua opiskelijoiden näkökulmasta huomattavasti. 3.7. Ilmoittautumisprosessien nykytilan arviointi Esiselvityskyselyn lopussa kartoitettiin ilmoittautumisprosessin nykytilaa opiskelijan sekä virkailijan näkökulmista. Tulokset olivat molempien näkökulmien osalta samansuuntaisia ja niiden perusteella voidaan todeta, että sähköisille ilmoittautumista koskeville palveluille on korkeakouluissa suuri tarve. Uudet sähköiset palvelut (tai olemassa olevien palveluiden laajentaminen koskemaan uusia ryhmiä) hyödyttäisivät kaikkia osapuolia, kun prosessit saataisiin huomattavasti sujuvimmiksi. Seuraavissa luvuissa on kuvattu nykytilan arviointia koskevat tulokset tarkemmin molemmista näkökulmista. 3.7.1. Nykyprosessin hyvät puolet Tuloksista käy ilmi, että nykyisen ilmoittautumisprosessin toimivuuteen ollaan korkeakouluissa kohtalaisen tyytyväisiä. Toisaalta myös huonoja puolia ja kehitettävää löydetään. Alla on tiivistelmä siitä, mihin asioihin nykyprosessissa vastausten mukaan oltiin eniten tyytyväisiä: - Järjestelmät toimivat pääsääntöisesti hyvin tai vähintään kohtuullisesti - Aikuisopiskelijat voivat ottaa paikan vastaan sähköisesti - Vanhojen opiskelijoiden osalta prosessi toimii hyvin Lisäksi ne korkeakoulut, joihin myös uudet opiskelijat voivat ilmoittautua sähköisesti, näkivät sähköisen ilmoittautumisen erityisen hyvänä asiana. Toisaalta toimivana nähtiin osassa korkeakouluista myös se, että uudet opiskelijat ilmoittautuvat paperilomakkeella paikan vastaanoton yhteydessä. Vastauksista ei kuitenkaan selvinnyt, mikä paperilomakkeella ilmoittautumisesta tekee toimivan vaihtoehdon. Ilmoittautumisprosessin hyvät puolet virkailijan näkökulmasta olivat melko pitkälti samankaltaisia kuin opiskelijankin näkökulmasta. Alla tiivistelmä nykyprosessin hyvistä puolista virkailijan näkökulmasta: - Virkailijan näkökulmasta järjestelmät toimivat vähintään kohtuullisesti - Vanhojen opiskelijoiden osalta ilmoittautumisprosessi toimii hyvin - Mikäli opiskelija pystyy tekemään lukukausi-ilmoittautumisen sähköisesti, prosessi toimii hyvin - Ilmoittautuneiden suureen määrään nähden virheitä tulee yllättävän vähän Johtopäätöksenä voidaan todeta, että nykyisellään prosessi toimii, vaikkakin se on osittain kankea ja manuaalinen. - 26 -