1(6) Lautakunnille ja palvelualueille TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJEET VUODELLE 2019 Kunnan strategia Talousarvio 2019 Kunnanhallitus antaa seuraavat ohjeet vuoden 2019 talousarvion täytäntöönpanosta sekä talouden ja toiminnan järjestämisestä. Talousarvion täytäntöönpanossa ja taloudenhoidossa on sen lisäksi, mitä muutoin on säädetty taikka määrätty laissa, asetuksissa, määräyksissä tai kunnan hallintosäännössä, noudatettava tätä ohjetta. Kunnanvaltuusto on 23.5.2017 15 hyväksynyt kuntastrategian, jonka painopisteet ovat mission ja vision mukaiset yrittäminen ja eläminen. Näitä painopisteitä tukemassa ovat voimavarat ja toimintaympäristö. Em. neljästä elementistä muodostuu strategian kokonaisuus. Jokaisessa neljässä elementissä on strategiset tavoitteet sekä niistä johdetut yksittäiset palvelulupaukset. Kaikkien toiminnallisten tavoitteiden tulee tukea ja toteuttaa uutta kuntastrategiaa. Yksityiskohtaiset tavoitteet tulee asettaa siten, että ne tukevat koko toimialan valtuuston asettamien sitovien tavoitteiden toteuttamista. Tavoitteiden toteutumista tulee voida seurata ja raportoida. Lisäksi ne tulee voida todentaa arvioinnin yhteydessä. Niiden tulee olla mitattavia ja realistisia käytettävissä oleviin resursseihin suhteutettuna. Lautakuntien tulee päätöksenteossaan huomioida valtuuston hyväksymät strategiset tavoitteet. Lautakuntien ja kunnan johdon tulee huolehtia siitä, että myös kunnan henkilöstö tiedostaa tavoitteet. Päätöksenteossa tulee huomioida päätöksen yritysvaikutukset. Vuoden 2019 talousarvion ylijäämäksi muodostui 35 921 euroa. Kunnanjohtaja, hallintojohtaja ja palvelualueiden johtajat kävivät talousarvioesitykset ensin läpi ja lautakuntien esitysten jälkeen talousarvioesitystä muokattiin vielä hiukan. Kunnan omat henkilöstökulut laskivat mm. sivukulujen pienentymisen vuoksi 11 494 000 euroon (-1,0 %) ollen koko kunnan ulkoisista ja sisäisistä toimintamenoista 34,2 %. Henkilöstökuluissa on varauduttu 1,95 %:n palkankorotukseen vuonna 2019. Nykyiset virka- ja työehtosopimukset ovat voimassa 31.3.2020 saakka. Talousarvion mukaiseen tulokseen pääseminen edellyttää mm., että henkilöstön tarve ja tehtävien uudelleen järjestelyn mahdollisuus arvioidaan aina henkilöstömuutosten yhteydessä ja sijaisia palkataan vain pakottavissa tilanteissa. Henkilöstöä kannustetaan palkattomien vapaiden käyt-
2(6) tämiseen silloin kun sijaista ei tarvitse palkata. Lomien myöntämisessä tulee noudattaa tasapuolisuutta. Samoin oman tuotannon ja palvelujen oston tarkoituksenmukaisuutta tulee arvioida jatkuvasti. Ulkoiset ja sisäiset palvelujen ostot 17 228 000 euroa (muutos vuoden 2018 talousarvioon -1,0 %) muodostavat kaikista kunnan ulkoisista ja sisäistä toimintamenoista 51,2 %. Näistä asiakaspalvelun ostojen eli esimerkiksi kuntayhtymien suoraan kuntalaisille tuottamien palvelujen osuus on 11 900 000 euroa (-1,5 %) ja muiden palvelujen 5 328 000 euroa (+0,2 %). Talousarviovuoden aikana ei saa aloittaa uusia toimintoja, jotka eivät sisälly hyväksyttyyn talousarvioon. Talousarvioon sisältymätöntä palvelutason nostoa tai palvelujen laajentamista ei myöskään tule tehdä, mikäli se aiheuttaa kokonaiskustannusten nousua. Poikkeuksena ovat järjestelyt, joilla voidaan vähentää kalliimpia kustannuksia esim. sosiaalitoimen tai terveydenhuollon palveluissa. Talousarviovuoden aikana tavoitteena on toimintojen järjestäminen tarkoituksenmukaisesti. Toiminnassa tulee pyrkiä säästäväisyyteen. Tavoitteena ei siis ole menomäärärahojen 100 % käyttäminen eikä ns. tilinpäätösostoja tehdä. Talousarvion tuloarvioiden ja menomäärärahojen sitovuus Talousarvion käyttötalousosassa lautakuntaa sitovia ovat valtuuston hyväksymät tehtäväaluekohtaiset (osasto 03) sanalliset tavoitteet sekä tuloarviot, menomäärärahat ja nettomenot (=toimintakate). Investointien osalta sitova taso on investointikohteittain menot. Investointisuunnitelmassa on merkitty ne investointihankkeet, joiden toteuttamisen edellytyksenä on rahoitusosuuden saaminen suunnitelman mukaisesti. Tulosyksiköiden ja kustannuspaikkojen käyttösuunnitelmat Tavoitteet Kunnanvaltuuston 17.8.2017 44 hyväksymän hallintosäännön 83-86 :ssä määrätään toimielinten ja viranhaltijoiden ratkaisuvallasta talousarvion täytäntöönpanossa. Talousarvioon sisältyvät valtuuston hyväksymät vaikuttavuustavoitteet tehtäväalueittain (osasto 03), jotka tulee esitellä lautakunnalle. Lautakuntien tulee täsmentää vaikuttavuustavoitteita ja antaa palvelutoiminnan tuotantotavoitteita tulosyksiköille (osasto 04) siten, että valtuuston antamat tavoitteet saavutetaan. Tavoitteiden tulee olla mitattavissa määrällisesti tai laadullisesti ja niitä on syytä antaa vaikuttavuuden, toimintoprosessien kehittämisen, asiakkaiden, henkilöstön ja talouden näkökulmista. Tavoitteita annettaessa on tärkeää huomioida, että ne edistävät kuntastrategian toteuttamista. Lautakuntien tulee huomioida myös valtuuston hyväksymät tehtäväalueiden toiminnan painopisteet ja kehittämistarpeet sekä voimavarojen riittävyys.
3(6) Yksilökohtaiset tulostavoitteet ja voimavarat sovitaan esimiesten ja alaisten välisissä kehityskeskusteluissa. Tarkastuslautakunta valvoo tavoitteiden toteutumista. Tuloarviot, menomäärärahat ja nettomenot Lautakunta päättää talousarviosta tulosyksiköittäin (osasto 04) menot, tulot ja nettomenot. Tulosyksikköjaossa tulee ottaa huomioon Tilastokeskuksen tilastoluokitukset. Menot ja tulot käsitellään bruttomääräisinä vähentämättä tuloja menoista tai menoja tuloista. Poikkeuksena ovat sairausvakuutus- ja tapaturmakorvaukset, jotka vähennetään palkkamenoista. Palvelualueen johtaja vahvistaa kustannuspaikkojen menot, tulot ja nettomenot. Käyttösuunnitelmien hyväksymisen yhteydessä lautakuntien ja palvelualueiden johtajien pitää yksilöidä hankintojen ja muiden toimenpiteiden delegointi hallintosäännön määräykset huomioon ottaen niin tarkasti, ettei epäselvyyksiä oikeuksista ja velvollisuuksista synny. Tulosyksiköiden ja kustannuspaikkojen käyttösuunnitelmat toimitetaan hallintojohtajalle helmikuun 2019 loppuun mennessä. Kunnanhallitus antaa tarvittaessa talousarviovuoden aikana uusia ohjeita menomäärärahojen käytöstä. Lautakunnat voivat tarpeen mukaan talousarviovuoden aikana siirtää tuloarvioita ja menomäärärahoja tehtäväalueen (osasto 03) sisällä tulosyksiköstä (osasto 04) toiseen. Tehtäväalueesta toiseen siirtäminen vaatii valtuuston päätöksen. Tulosyksiköiden (osasto 04) vastuuhenkilöt Kustannuspaikkojen vastuuhenkilöt Hankintojen suorittaminen Lautakuntien tulee päättää tulosyksikön toiminnasta vastaavaksi vastuuhenkilöksi tilivelvollisen tai ko. tulosyksikön laskujen hyväksyjän. Tilivelvollinen päättää tulosyksikön kustannuspaikkojen vastuuhenkilöt sekä laskujen asiatarkastajat ja heidän varahenkilöt. Päätöksessä tulee huomioida erityisesti laskujen kierto vuosilomien ym. aikana. Kunnanhallitus on hyväksynyt yleiset hankintaohjeet 27.9.2010 155. Hankintaohjeet sisältävät hankinnoissa noudatettavat menettelytavat. Hankintavaltuudet määräytyvät hallintosäännön perusteella.
4(6) Isonkyrön kunnalla on yhteishankintamahdollisuus TeeSe Botnia Oy:n (ent. Vaasan hankintapalvelukeskus) kautta. Yhteishankinnoilla saadaan alennettua materiaalikustannuksia ja vähennettyä hankintaan kuluvaa työmäärää. Kunnilla on mahdollisuus liittyä mm. KL-Kuntahankinnat Oy:n kilpailuttamiin yhteishankintoihin. Kun hankitaan palveluita ulkopuoliselta palveluntuottajalta, pitää hankinnassa noudattaa hankintaohjeita. Vastuuhenkilön tulee huolehtia siitä, että kilpailutus ja hankintasopimus tehdään asianmukaisesti ja palveluntuottajat lakisääteiset velvoitteet ovat kunnossa ja tilaajavastuulakia noudatetaan. Myös hankintasopimusten täyttämistä tulee valvoa. Myyntilaskut Palvelualueen johtaja huolehtii palvelualueellaan, että tulot saadaan täysimääräisinä ja viipymättä kunnalle ja että tarvittavat taksa- ja maksumuutokset toteutetaan. Tulot tulee laskuttaa pääsääntöisesti kuukausittain tai välittömästi sen jälkeen, kun laskutusperuste on syntynyt. Laskutuksessa on huolehdittava, että tulo tuloutetaan oikealle kaudelle. Saatavien poistamisesta päätetään hallintosäännön mukaisesti. Kehityskeskustelut (esimies-alaiskeskustelut) Henkilöstön palkkaaminen Palvelualueen johtajan tulee huolehtia siitä, että kehityskeskustelut käydään huhtikuun loppuun mennessä. Kehityskeskustelujen suuresta määrästä tai muusta perustellusta syystä kehityskeskustelu voidaan käydä muuna talousarviovuoden aikana edellyttäen, että siitä on sovittu kunnanjohtajan kanssa. Kehityskeskustelujen käymisestä palvelualueiden johtajien on raportoitava palvelualueensa osalta kunnanjohtajalle määräajan päätyttyä. Kunnanhallitukselle annetaan tiedoksi yhteenveto kehityskeskusteluiden toteutumisesta. Kehityskeskusteluissa tulee käydä läpi tavoitteet, voimavarat sekä valtuuston hyväksymät strategiset tavoitteet ja sen, mitä tavoitteet merkitsevät kunkin työssä. Kehityskeskustelujen yhteydessä tulee käydä läpi myös mm. tehtävänkuvaukset, osaaminen ja koulutustarpeet. Henkilökunnan tulostietoisuutta tulee lisätä tiedonkulkua parantamalla sekä koulutuksella ja ohjauksella. Yt-lain mukaiset vaikutusmahdollisuudet tulee turvata. Virkojen ja toimien vakinaiseen täyttämiseen tulee pyytää kunnanhallituksen lupa. Täyttölupaa ei kuitenkaan tarvita niistä henkilöstölisäyksistä, jotka sisältyvät talousarvion henkilöstösuunnitelmaan. Virkoja ei saa täyttää toistaiseksi ilman niiden julistamista yleisesti haettavaksi. Poikkeuksen muodostavat ne tapaukset, jossa henkilö on sijoitettava muihin tehtäviin. Vakituisen henkilöstön poissaolon ajaksi on mahdollista palkata sijainen vain välttämättömään tarpeeseen ja talousarvion määrärahojen puitteissa. Sijainen
5(6) Yhteistyö, tiedotus ja kehittäminen voidaan palkata myös lyhyemmäksi ajaksi kuin vakituisen henkilön poissaolo kestää, mikäli tarvetta palkkaamiseen ei ole koko poissaolon ajaksi. Työsopimukset tehdään Webtallennuksessa. Henkilön valinnasta on tehtävä asianmukainen toimielimen tai viranhaltijan päätös. Palkan määrittämisessä käytetään tehtävänkuvausta ja teknisen sopimuksen arviointijärjestelmää. Palkka on määritettävä tehtäväkohtaisena palkkana, johon tulee sopimusten mukaiset lisät erillisten päätösten mukaisesti. Palkka suhteutetaan tehtävän vaativuuden arvioinnin mukaisesti kunnassa muiden samassa palkkaryhmässä työtä tekevien palkkaan sopimusten mukaisesti. Teknisen sopimuksen arviointijärjestelmän henkilökohtaisen palkanosan arvioinnin tekee esimies. Harkinnanvaraisesta palkanosasta ja uuden tehtävän tehtäväkohtaisesta palkasta päättää henkilöstötoimikunta. Lautakunnat velvoitetaan tehostamaan sisäistä ja sektorien välistä yhteistyötä sekä karsimaan päällekkäisiä toimia. Lautakuntien tulee huolehtia siitä, että tavoitteet ja kehittämistoimenpiteet tulevat koko toimialan henkilöstön tietoon. Lautakunnat ja henkilöstö valmennetaan etsimään uusia toimintatapoja ja uudistamaan palvelurakenteita siten, että talouden raamissa pysytään ja kuntalaisten kannalta keskeiset palvelut turvataan. Tavoitteet konserniyhtiöille sisältyvät talousarvioon. Kunnanvaltuusto on vuonna 2017 hyväksynyt konserniohjeet. Kunnanhallitus antaa tarvittaessa lisäohjeita kunnan edustajille konserniyhtiöissä ja muissa yhteisöissä. Sisäinen valvonta, tarkastus ja raportointi Kunnanvaltuusto on 13.10.2014 hyväksynyt sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet. Kunnanhallitus on 14.4.2015 74 antanut sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohjeen. Lautakunta ja sen alaiset vastuuhenkilöt vastaavat sisäisen valvonnan järjestämisestä johtamansa toiminnan osalta samoin kuin käteiskassan tarkastuksesta. Kaikkien vastuuhenkilöiden on tehtävä lautakunnalle osavuosiraportti, johon sisältyy määrärahojen toteutumisen lisäksi tiedot sekä sanallisten että numeraalisten tavoitteiden siihenastisesta saavuttamisesta sekä ennuste koko vuoden toteutumisesta. Raportointiajankohdat ovat 30.4., 31.8. ja 31.12 (tilinpäätös). Raportissa tulee olla tiedot tuloarvioiden ja menomäärärahojen toteutumisesta meno- ja tulolajeittain (tiliryhmätaso 4). Lautakunnille osavuosiraportit esitetään lautakunnan hyväksymällä tasolla. Kunnanhallitukselle toimitettava tilinpäätösraportti (31.12.) on esitettävä valtuuston hyväksymällä tasolla ko. talousarviovuodelle talousarviokirjassa hyväksyttyihin tavoitteisiin vastaten.
6(6) Osavuosiraportit on käsiteltävä lautakunnan kokouksessa. Lautakuntien on raporttien perusteella arvioitava toimintaansa ja tarpeen mukaan tehtävä tarvittavat muutokset tulosyksiköiden käyttösuunnitelmiin tai hyväksymiinsä tavoitteisiin tehtäväalueen sisällä. Mikäli tilikauden aikana toteutuvat menot ja niistä laaditut koko vuoden ennusteet osoittavat talousarvion tehtäväalueen menomäärärahojen ylitystä tai vaihtoehtoisesti tulokertymät ovat liian alhaisia ajankohtaan nähden, on välittömästi ryhdyttävä toimenpiteisiin. Kunnanhallitukselle toimitetaan kuukausittain talousarvion euromääräinen toteutuma tehtäväalueittain valtuuston asettamalla sitovalla tasolla (ns. kuukausiraportti). Lautakunnan esittelijät huolehtivat, että lautakunnan jäsenille toimitetaan vastaavat kuukausiraportit ao. tehtäväalueilta. Palvelualueiden johtajat vastaavat palvelualueellaan tehtävien toimien tarkastuksesta. Sisäisen valvonnan tehtävät ovat varallisuuden hoidon, lakien, säädösten, sopimusten ja ohjeiden noudattamisen tarkastus, kirjanpitoaineiston ja raportoinnin tarkastus sekä järjestelmien ja menetelmien tarkoituksenmukaisuuden tarkastus. Talonrakennus- ja kunnallistekniikan hankkeista tulee tehdä loppuselvitys kahden kuukauden kuluessa niiden valmistuttua. Loppuselvitys tehdään lautakunnan tai viranhaltijan päättämistä hankkeista tekniselle lautakunnalle ja suuremmista hankkeista selvitys tehdään kunnanhallitukselle. Selvityksen tulee sisältää tiedot hankkeen suoritustavasta, tehdyistä sopimuksista ja hankkeen lopullisista kustannuksista. Budjetissa mainituista investointihankkeista tulee tuoda loppuselvitykset tiedoksi kunnanhallitukselle. ISONKYRÖN KUNNANHALLITUS Tero Kankaanpää kunnanjohtaja Jaana Järvi-Laturi hallintojohtaja