Sivu 1/5 JOENSUUN KAUPUNKI SISÄISEN TARKASTUKSEN YKSIKKÖ TARKASTUSPÄÄLLIKKÖ TIMO MANNINEN TARKASTUSSIHTEERI SEIJA KUNNASLUOTO SISÄISEN TARKASTUKSEN YKSIKÖN TOIMINNAN TOTEUTUMISEN VUOSIYHTEENVETO 2017 Jakelu: Kaupunginhallitus Sisäisen tarkastuksen toimikunta 1.3.2018 Sisäisen tarkastuksen yksikön arkistointi
Sivu 2/5 SISÄISEN TARKASTUKSEN YKSIKÖN TOIMINNAN TOTEUTUMINEN VUODELTA 2017 Johdanto Kaupunginhallituksen tehtävänä on hallintosäännön mukaan huolehtia sisäisen valvonnan järjestämisestä. Kaupunginjohtajan tehtävänä on vastata sisäisestä valvonnasta. Lauta- ja johtokuntien yleisenä tehtävänä on toimialallaan vastata sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta. Sisäisen tarkastuksen yksikkö on osa johdon ohjaus- ja valvontajärjestelmää. Yksikkö tarkastaa ja arvioi sisäisen valvonnan järjestelmiä, toimintojen lain- ja päätöksenmukaisuutta sekä tarkoituksenmukaisuutta. Sisäisen tarkastuksen yksikön toimintavuosi 2017 Sisäisen tarkastuksen yksikkö on tarkastanut kaupungin yksiköitä ja toimintaketjuja sisäisen tarkastuksen toimikunnan hyväksymän tarkastussuunnitelman mukaisesti tilikauden aikana. Tarkastustyö kohdistui kirjanpitoon, hankintoihin, riskienhallinnan arviointiin, toimivaltuuksiin, itlaiterekisteriin, ajopäiväkirjoihin, kaupungin kassoihin jne.. Suoritettiin muun muassa erillistoimeksiantoja, tehtiin konsultointia hallintokunnille jne.. Tarkastustyö on kussakin kohteessa tehty avoimuuden ja vuorovaikutuksen periaatteella. Riskienhallinnan nykytilan ja toimenpiteiden raportointi tehtiin kaupunginhallitukselle 20.11.2017. Raportointi kohdistui hallintokuntiin, Joensuun Vesi -liikelaitokseen sekä elinvoimajohtokunnan ohjauksessa oleviin tytäryhtiöihin ja omistajaohjausjaoston ohjauksessa oleviin tytäryhtiöihin. Sidonnaisuusrekisterin toteuttamiseen liittyi erilaisia työvaiheita kuten ohjeistuksen ja rekisteriselosteen teko, sähköpostiosoitteiden koonti, kutsun lähettäminen ilmoituksen tekemiseen, ilmoitusten hyväksymiset, jonka jälkeen sidonnaisuusrekisteri vietiin tarkastuslautakunnan käsittelyyn ja edelleen kaupunginvaltuustolle tiedoksi 27.11.2017 sekä julkistettiin rekisteri kaupungin yleisellä verkkosivulla. Lisäksi rekisteriin on tehty päivityksiä. Valmisteltiin vuosittaiset selonteot sisäisen valvonnan ja erikseen konsernivalvonnan järjestämisestä sisäisen tarkastuksen toimikunnan käsiteltäväksi ja edelleen kaupungin tilinpäätöksen toimintakertomuksessa kaupunginhallituksen hyväksyttäväksi. Joensuun kaupungin ja kaupunkikonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteet -asiakirja päivitettiin kaupunginvaltuuston hyväksyttäväksi 28.8.2017 mm. muuttuneiden kaupungin organisaation sekä kuntalain muutoksien vuoksi uutta lakia ja organisaatiota vastaavaksi. Kaupungin organisaation ja kuntalain muutoksen vuoksi Sisäisen valvonnan toimintaohje muutettiin kaupunginhallituksen hyväksyttäväksi 20.11.2017. Valmisteltiin uuden Sisäisen tarkastuksen toimikunnan 2017-2019 asettamispykälä sekä toimikunnan ja -yksikön toimintasääntöön sisältömuutoksia kaupunginhallituksen hyväksyttäväksi 21.8.2017.
Sivu 3/5 Valmisteltiin tilivelvollisten luettelo tarkastuslautakunnan kokouskäsittelyn kautta edelleen kaupunginvaltuuston 30.10.2017 kokoukseen. Toimintavuonna tehtiin sähköisen arkistoinnin (sarke) tiedonohjausjärjestelmään TOS-tehtäväkuvauksia ja niiden päivityksiä. Yksikkö valmisteli vuosittaisen talousarvion tarkastuslautakunnan, tilintarkastajien ja sisäisen tarkastuksen yksikön osalta sekä seurasi talousarvion toteutumista. Osallistuttiin Carelicumin palvelupisteiden kehittämiseen. Osallistuttiin KPMG Oy:llä teetettyyn kaupungin alv-selvitykseen. Osallistuttiin kaupungin kassamääräysohjeiden päivittämiseen. Tilintarkastuksen kilpailutuksesta tilikausille 2017-2018 (optiona tilikaudet 2019 ja 2020) tiedotettiin tarvittavilta osin mm. kaupungin tytäryhteisöille. Yksikkö avusti myös tilintarkastajia erinäisissä asioissa. Yksikkö teki hallinnollisia tehtäviä kuten mm. palkkioiden ja muiden maksujen maksatukset tarkastuslautakunnan, sosiaali- ja terveystoimen yhteistoiminta-alueen tarkastamisen toimikunnan ja sisäisen tarkastuksen toimikunnan osalta sekä valmisteli uuden tarkastuslautakunnan työskentelyyn liittyviä hallinnollisia asioita (sähköpostiosoitetilaukset ja niiden käyttöönoton ohjeistukset, perustietolomakkeet, nettisivujen päivitys yms.). Sisäisen tarkastuksen yksikön henkilöstö osallistui seuraaviin toimialansa koulutuksiin: - 24.4.2017 Joensuussa koskien henkilötietorekisteriä - 30.8.2017 Kuopiossa koskien päätösten tiedottamista, sidonnaisuusrekisterin muodostamista ja julkaisua kunnan verkkosivuilla, kuntalakia, julkisuus- ja henkilötietolakia verkkotiedottamiselle, toukokuussa 2018 voimaan astuvaan Tietosuoja-asetusta ja sen vaikutusta - 14.9.2017 Joensuussa (kuntien ja kuntayhtymien tarkastuslautakuntien koulutus) koskien tarkastuslautakunnan tehtäviä, roolia, kuntalain ja hallintosäännön määräyksiä, lautakunnan työn suunnittelua ja kokoustyöskentelyä, arviointitehtävää ja -kertomusta). Kaupungin hallintokunnat ja Joensuun Vesi -liikelaitos tekivät vuotuista omaa sisäistä tarkastusta laatien tarkastusraportin 2017, jonka kukin toimitti sisäisen tarkastuksen yksikköön helmikuun 2018 loppuun mennessä. Yksikkö tulee käymään tarkastusraportit läpi, saattamaan ne sisäisen tarkastuksen toimikunnan kokoukselle käsiteltäväksi sekä tilintarkastajien luettavaksi.
Sivu 4/5 Sisäisen tarkastuksen yksikkö tuotti vuonna 2017 alla mainittujen kolmen eri toimielimen yhteensä 24 kokouksen kokousasioiden valmistelut, selvityspyynnöt ja sihteerityöt. Sisäisen tarkastuksen toimikunta Sisäisen tarkastuksen toimikunta on osa kaupunkikonsernin sisäistä valvontajärjestelmää. Kaupunginhallitus asetti 21.8.2017 316 sisäisen tarkastuksen toimikunnan toimikaudeksi 2017-2019. Toimikunnan toimialaan kuuluvat kaikki ne tehtävät, jotka hallintosäännön 6 :n 1. mom. 14 kohdassa on kaupunginhallituksen tehtäväksi määritelty. Toimikunta kokoontui vuoden 2017 aikana 3 kertaa. Sisäisen tarkastuksen yksikkö on tuottanut kokousjärjestelyt ja valmistellut kokousasiat. Tarkastuspäällikkö on toiminut kokousten esittelijänä, sihteerinä, pöytäkirjanpitäjänä. Sisäisen tarkastuksen yksikkö on tehnyt mm.: - tarkastussuunnitelman toimikunnan hyväksyttäväksi - työmuistioita tarkastuskohteista toimikunnan käsiteltäväksi - selonteot sisäisen valvonnan ja erikseen konsernivalvonnan järjestämisestä toimikunnan käsiteltäväksi, ja saatettavaksi kaupungin tilinpäätöksen toimintakertomukseen kaupunginhallituksen hyväksyttäväksi - riskienhallinnan nykytilan ja toimenpiteiden raportin toimikunnan käsiteltäväksi ja saatettavaksi kaupunginhallitukselle tiedoksi - koosteen hallintokuntien ja liikelaitoksen omana työnä tekemistä sisäisten tarkastuksien raporteista toimikunnan käsiteltäväksi. Tarkastuslautakunta Kuntalain mukaan tarkastuslautakunta valmistelee mm. valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä arvioi, ovatko valtuuston asettamat toiminnan ja talouden tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet, ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Sisäisen tarkastuksen yksikkö on mm. - tehnyt vuoden 2017 tarkastuslautakunnan 17 kokouksen valmistelutyöt, kokousjärjestelyt ja täytäntöönpanot sekä toiminut sihteerinä ja pöytäkirjanpitäjänä lautakunnan kokouksissa - avustanut tarkastuslautakuntaa kauden arviointikertomuksen tekemisessä - järjestänyt vuosittaisen arviointi- ja tilintarkastuskertomuksen luovutustilaisuuden - pyytänyt hallintokunnilta selvityksiä sekä tehnyt niitä tarkastuslautakunnan kokoustyöskentelyä varten - tehnyt tarkastuslautakuntaa koskevien palkkioiden ja muiden maksujen maksatukset - valmistellut vuosittaisen talousarvion tarkastuslautakunnan ja tilintarkastajien osalta sekä seurannut talouden toteutumista.
Sivu 5/5 Sosiaali- ja terveystoimen yhteistoiminta-alueen tarkastamisen toimikunta Joensuun kaupungin tarkastuslautakunta asetti 22.1.2014 yhteisen toimikunnan sosiaali- ja terveystoimen yhteistoiminta-alueen tarkastamista varten Kontiolahden ja Outokummun tarkastuslautakuntien kanssa. Tilikaudesta 2015 lähtien Kontiolahden tarkastuslautakunta ei ole enää osallistunut toimikunnan kokoustyöskentelyyn. Toimikunta tuotti tietoa sosiaali- ja terveystoimen yhteistoiminta-alueen toiminnasta tarkastuslautakunnille. Sisäisen tarkastuksen yksikkö on pyytänyt hallintokunnilta erillisselvityksiä toimikunnan kokoustyöskentelyä varten. Toimikunnan kokouksia oli vuoden 2017 puolella 4, joista sisäisen tarkastuksen yksikkö on tuottanut 3 kokouksen yleiset kokousjärjestelyt, valmistelu- ja sihteerityöt sekä täytäntöönpanot. Tarkastuspäällikkö on ollut osallisena 3:ssa kokouksessa. Toimikunnan viimeinen kokous oli 21.3.2017. Joensuussa 21.2.2018 Timo Manninen tarkastuspäällikkö Seija Kunnasluoto tarkastussihteeri