Haminan kaupunki Viestintästrategia 2013-2016 Kaupunginhallitus 14.1.2013
SISÄLLYSLUETTELO 1 Haminan kaupungin strateginen näkökulma viestintään kaupunkistrategia 2 1.1 Haminan kaupungin visio 2 1.2 Haminan kaupungin arvot 2 1.3 Kaupungin maine 2 2 Kaupungin viestinnän yleiset lähtökohdat 2 2.1 Viestinnän periaatteet 3 2.2 Viestintää kohderyhmän mukaan tai alueellisesti 3 3 Viestinnän toimintaympäristö ja lähiajan muutokset 4 3.1 SWOT-analyysi kaupungin viestinnän näkökulmasta 4 3.2 Yleiset olosuhteet ja lähiajan muutokset 5 4 Viestinnän organisointi ja vastuut 6 4.1 Viestinnän johtamisjärjestelmä 6 4.2 Luottamushenkilöt viestijöinä ja viestinnän voimavaroina 7 4.3 Viestinnän pääkanavat 7 5 Viestintävisio ja tavoitteet 8 5.1 Haminan viestinnän visio 8 5.2 Viestinnän perusviestit ja keskeiset kohderyhmät 8 5.3 Tavoitteena nopeasti reagoiva organisaatio 9 5.4 Sisäisen viestinnän tavoitteena tiedonkulun oikea-aikaisuus ja avoimuus 9 5.5 Kaupungin yhtenäinen visuaalinen ilme 9 5.6 Verkkopalveluista keskeinen viestintäväline 9 5.7 Kaupungin tiedotuslehti 9 6 Kaupungin viestinnän kehittäminen 9 6.1 Sisäinen viestintä 9 6.2 Talousviestintä 10 6.3 Asukasviestintä 10 6.4 Mediaviestintä 10 6.5 Markkinointiviestintä 10 6.5.1 Elinkeino- ja matkailumarkkinointi 11 6.5.2 Asukasmarkkinointi 11 6.5.3 Rekrytointimarkkinointi 11 6.5.4 Markkinoinnin yhteistyö 11 6.6 Kriisiviestintä ja erityistilanteista tiedottaminen 12 7 Viestinnän arviointi ja seuranta 12 8 Tuloskortti 13
1 Haminan kaupungin strateginen näkökulma viestintään kaupunkistrategia Haminan kaupunginvaltuusto on hyväksynyt Haminan kaupunkistrategian vuosille 2009-2012. Kaupunkistrategia tarkistetaan vuonna 2013. Viestintästrategian ensisijaisena tehtävänä on tukea ja toteuttaa kaupunkistrategiassa asetettuja visiota, tavoitteita ja arvoja. Viestintästrategia on koko kaupunkikonsernin yhtenäisen viestinnän ohjenuora. Viestintää tukemaan ja ohjaamaan laaditaan vuosittain kaupungin viestintäsuunnitelma ja viestintäbudjetti, johon kootaan kaupungin viestintätavoitteet, keinot ja toimenpiteet. Viestintä sisältyy myös toiminta- ja hankesuunnitelmiin. 1.1 Haminan kaupungin visio Haminan kaupungin visio kiteyttää kaupungin toiminnan perusajatuksen: Hurmaava Hamina vuonna 2015 on energia- ja teknologiateollisuuteen panostava kansainvälinen ja perinteikäs satama-, raja- ja varuskuntakaupunki. Kaupunki ja sen palvelut uudistuvat kunnioittaen kestävää kehitystä. 1.2 Haminan kaupungin arvot Haminan kaupungin toimintaa ohjaavat arvot: Asukas- ja yrityslähtöisyys Taloudellisuus Avoimuus Yhteisöllisyys Uudistumiskyky Haminan kaupungin arvot antavat lähtökohdat kaupungin toiminnalle sekä perus- ja ydinviestien suunnittelulle. Tavoitteena on, että kaikki Haminasta lähtevät viestit olisivat sanomaltaan yhdenmukaisia ja kaupungin tahtotilaa vahvistavia. Perusviestit vaikuttavat kaupungin kokonaisviestinnän suunnitteluun. 1.3 Kaupungin maine Maineella on erityinen merkitys juuri kaupungeille. Ihmisillä on herkästi mielipiteitä kaupungeista, vaikka he eivät koskaan olisi niissä käyneetkään. Viestintä tukee kuntakuvaa, mutta kaupungin viestintää ei voida rakentaa pelkästään mielikuvien varaan. Hyvä mielikuva ei saa olla ristiriidassa arkitodellisuuden kanssa. Haminan kaupungin tavoitteena on olla aktiivinen, vetovoimaisen kaupunkimaineen synnyttäjä. Mainetta on kehitettävä pitkäjänteisesti. Se edellyttää suunnitelmallista toimintaa ja toimintojen kriittistä arviointia. Maine syntyy siitä, mitä oikeasti teemme, miten siitä puhumme ja miltä ulospäin näytämme. Tärkein maineeseen vaikuttava tekijä on kaupungin toimintojen sujuvuus, miten kaupunki pystyy tuottamaan ja tarjoamaan kaikki sille kuuluvat palvelut laadukkaasti ja nopeasti. Maine on ansaittava. 2 Kaupungin viestinnän yleiset lähtökohdat Haminan kaupungin viestinnällä tarkoitetaan sisäistä ja ulkoista tiedottamista, johon sisältyvät myös markkinointi ja suhdetoiminta. Viestintä on eri osapuolten yhteistyötä ja kaksisuuntaista vuoropuhelua. Viestintä tukee kaupunkia sen ydintoimintojen toteuttamisessa; julkisten palvelujen tarjoamisessa ja kuntalaisten edunvalvonnassa. Viestinnällä vahvistetaan myös Haminan mainetta ja tunnettuutta. Hyvin toteutettu viestintä on johdon työkalu, mutta myös henkilöstön ja asukkaiden keskinäisen yhteistyön ja yhteisöllisyyden paras voimavara. Samalla se turvaa eri sidosryhmien tiedonsaannin. Onnistuneella viestinnällä edistetään henkilöstön ja asukkaiden vaikuttamismahdollisuuksia, vahvistetaan kuntakuvaa ja lisätään henkilöstön sitoutumista työpaikkaansa. Julkisena yhteisönä Haminan kaupungilla on viestintävastuu, joka velvoittaa laajasti ja haasteellisesti. Kaupungin viestintää säätelevät monet lait ja normit. Konserniyhteisöjen viestintään vaikuttavat lisäksi mm. kaupungin omistamien yhtiöiden ns. erikoisasema, tulosvastuullisuus, liikesalaisuudet ja osakeyhtiölaki. Lisäksi teknologiset, taloudelliset ja yhteiskunnalliset muutokset sekä poliittiset päätökset edellyttävät kaupungin viestinnältä moninaisia valmiuksia. 4 2
Kaikkia tulee kohdella tasapuolisesti myös viestinnässä. Kaupungin viestinnän on oltava aktiivista, avointa ja läpinäkyvää myös silloin, kun tehtävää hoitavat liikelaitos, säätiö, muu yhteisö tai yksityinen yritys, joissa kaupungilla on määräysvalta. Haminan kaupunkikonsernissa kaupungin tiedotusvastuu kattaa siis myös mm. Haminan Energia Oy:n, HaminaKotka Satama Oy:n ja Hamina Asunnot Oy:n. 2.1 Viestinnän periaatteet Viestintää ohjaavat kaupunkistrategiassa määritellyt arvot seuraavasti: Asukas- ja yrityslähtöisyys avoin keskusteluilmapiiri tasapuolinen tiedonvälitys ja esteettömyys eri kohderyhmät huomioiden eri näkökulmien kuuleminen ja huomioonottaminen luotettava ja totuudenmukainen tiedottaminen monikanavaisuus viestintä tukee arkiturvallisuutta Taloudellisuus viestinnän vastuullisuus ja maineenhallinta markkinointitoimenpiteiden tuloksellisuus kustanustehokkaat menettelytavat Avoimuus kohderyhmällä on oikeus saada tarvitsemansa tieto oikeaan aikaan ja se tulee saada asiasta vastaavalta henkilöltä tai taholta julkisuudessa esitettyihin asiallisiin kysymyksiin vastataan tieto välitetään selkeästi ja viestin lähettäjällä on vastuu sanomansa ymmärrettävyydestä ja kohderyhmien erilaisten tiedon tarpeiden huomioon ottamisesta esteellisyysasiat ja sidonnaisuudet käsitellään avoimesti päätöksentekoprosessit ovat läpinäkyviä Uudistumiskyky lisätään kuntalaisten tiedon saantia ja vaikutusmahdollisuuksia hyödynnetään uudet markkinointi- ja asiointikanavat (facebook yms.) Yhteisöllisyys toimiva sisäinen viestintä viestintävastuu on hajautettu kaupungin koko henkilöstölle ja kuntalaisille viestintä ja teot ovat yhdensuuntaisia luottamukselliset suhteet sidosryhmiin ja tiedotusvälineisiin Viestintä on selkeää ja aina läsnä Haminan viestintäperiaatteet pohjautuvat kokonaisviestintään ja -toimintaan. Viestintä on kaupungin toiminnan yksi tärkeä osatekijä. Viestintä niveltyy valmisteluvaiheesta alkaen asioiden suunnitteluun, käsittelyyn, päätöksentekoon ja vaikutusten seurantaan. Kaupungin on pyrittävä informatiiviseen ja oikea-aikaiseen viestintään, jonka kieli on selkeää ja ymmärrettävää. Kaupunki hyödyntää monipuolisesti nykyaikaisia, eri vastaanottajatahoille soveltuvia viestintäkeinoja ja -kanavia. 3 Kokonaisvaltaisella viestinnällä pyritään synergiaan, jossa perussanomien eri versiot tukevat sanoman perillemenoa ja ymmärrystä eri viestintäkeinoilla. Jokainen työntekijä viestii Jokainen kaupungin työntekijä vahvistaa kaupungin julkista kuvaa omalla toiminnallaan. Avoimen tiedonkulun periaatteiden mukaisesti se tiedottaa, joka parhaiten asiasta tietää. Kaupungin työntekijällä on myös tarpeen vaatiessa velvollisuus tiedottaa työhönsä liittyvistä asioista, vaikka viestintä vastuutetaan yleensä vain johdolle ja käytännön toiminnasta vastaaville henkilöille. On tärkeää, että eri yksiköiden työntekijät muistavat tiedottaa myös sisäisesti työhönsä liittyvistä asioista erityisesti silloin, kun niistä on hyötyä ja ne vaikuttavat myös muun henkilöstön työhön. Jokaisen työntekijän tulee oma-aloitteisesti hankkia työhönsä liittyvää tarpeellista tietoa. 2.2 Viestintää kohderyhmän mukaan tai alueellisesti Kaupungin viestintä on asiakaskeskeistä. Viestintä suunnitellaan niin, että se tavoittaa keskeisten palveluiden ja hankkeiden osalliset ja kohteet. Viestintätaho vaikuttaa myös aina viestin sisältöön ja sävyyn, eli millä tavalla kenellekin viestitään. Kaupungin on pystyttävä tiedottamaan myös alueellisesti, mikäli asia koskettaa vain tietyn alueen asukkaita ja yrityksiä.
Kaupungin ensisijaiset viestintätahot ovat eri-ikäiset haminalaiset sekä kaupungin henkilöstö. Tärkeitä kohderyhmiä ovat myös haminalaiset yritykset, yrittäjät sekä yhteisöt ja yhdistykset. Media on kaupungin viestinnän tärkein sidosryhmä. Muita tärkeitä viestintätahoja ovat paikalliset, seudulliset ja valtakunnalliset viranomaiset, julkishallinnot, yhteisöt sekä kolmannen sektorin osapuolet. 3 Viestinnän toimintaympäristö ja lähiajan muutokset Haminan kaupunki kilpailee asukkaista, työvoimasta, yrityksistä, matkailijoista, asiakkaiden ostovoimasta sekä erilaisista EU-rahoituksista ym. muiden kuntien kanssa. Kaupungin tulee valvoa ja huolehtia omista ja haminalaisten eduista. Hamina on asettanut palvelujensa laadun ja saatavuuden korkealle. Lupaukseen on vastattava ja sitä on tuettava myös viestinnällisesti. Niin ikään markkinointiviestintään tulee panostaa. Markkinointiviestintää tukee myös kaupungin yleinen viestintä. Hamina on toistaiseksi pärjännyt kilpailussa kohtalaisesti. Kaupungin vetovoimaisuus on pitänyt muuttotappion maltillisena ja suurin osa kaupunkilaisista on tyytyväisiä kotikuntansa julkisiin palveluihin. Hamina on myös vetovoimainen ja kiinnostava matkakohde. 3.1 Kaupungin viestinnän SWOT-analyysi Vahvuudet Omaleimainen ja monimuotoinen kaupunkikuva Ainutlaatuinen miljöö ja matkailun kärkituotteet Lakisääteinen velvollisuus tiedottaa Viestintärutiinit olemassa Vahva alueellinen ja paikallinen lehdistö Uudistetut verkkosivut Mahdollisuudet Avoimuuden lisääminen Yhteisen asiakaspalvelupisteen kehittäminen Yhteistyö yritysten ja yhteisöjen kesken Yhteisöllisyyden kehittäminen Monialaisen organisaation hyödyntäminen Seutuyhteistyö Venäjän läheisyys Sähköisen viestinnän kehittäminen Heikkoudet Perusviestit puuttuvat Kaupunkikonsernin yksiköiden ja yhteisöjen välinen tiedonvälitys Operatiivisen viestinnän organisoinnin ja vastuutuksen puute Ennakkotiedottamisen puute Asukkaiden mahdollisuus vaikuttaa päätöksentekoon jo asioiden valmisteluvaiheessa Sosiaalinen media hyödyntämättä Konsernin yhteisen markkinointiviestinnän puute Uhat Kriisiviestinnän valmius Sähköisten viestimien tietoturvariskit Alueen elinvoimaisuuden heikkeminen Kuntalaisten passivoituminen Taloudellinen epävarmuus 4
Mahdollisuudet pyritään hyödyntämään vahvuuksien avulla. Säännöllinen ja avoin vuoropuhelu konserniyksiköiden ja -yhteisöjen viranhaltijoiden sekä luottamushenkilöiden kanssa parantaa tiedonkulkua ja yhteistoimintaa. Parantamalla asukkaiden tiedonkulkua ja vuorovaikutusmahdollisuuksia saadaan tyytyväisempiä kotikunnastaan viestiviä asukkaita. Esim. yhteiset tapahtumat ja asukastilaisuudet, joissa esitellään paikallisia palveluja ja toimintaa nykyisille asukkaille ja muuttajille. Yhteisöllisyyden eri keinoja voidaan lisätä Haminan verkkopalveluun: alueellinen vaikutus ja keskustelukanava, blogit. Asiakaspalvelupisteen kehittäminen mahdollistaa asiakaspalvelujen tarjoamisen kattavammin. Heikkouksista pyritään eroon ja uhkia pyritään torjumaan. Arjen viestinnän täytyy tukea julkisuuskuvaa. Kriisiviestinnän valmiuksia ylläpidetään päivittämällä tietoja sekä harjoittelemalla mahdollisia kriisiviestinnän tilanteita säännöllisesti ja monipuolisesti. Huolehditaan sähköisten verkkopalvelujen ja tietokantojen tietoturvallisuudesta, laaditaan valmiussuunnitelma, tehdään varalle staattiset internetsivut, ohjeistetaan ja koulutetaan henkilöstöä säännöllisesti. Viestintä on aina monikanavaista. Ylläpidetään jatkuvasti houkuttelevaa mainetta vetovoimaisena työnantajana. Panostetaan nykyisten ja uusien yritysten yritysviestintään ja yhteistoimintaan, joista hyötyvät molemmat osapuolet. 3.2 Yleiset olosuhteet ja lähiajan muutokset Kuntarakenneuudistus Tärkeintä on aktiivinen, oikea-aikainen ja kattava tiedottaminen uudistuksen vaiheista. Asukkaille on annettava mahdollisuus vuorovaikutteiseen puheenvuoroon. Jos ihmisten mieliin jäävät väärät tiedot hankkeesta, kaupunki ei ole onnistunut viestinnässään. Mikäli kuntien yhdistymiseen päädytään, viestintä tukee muutosvalmistelua ja toiminnan uudelleenorganisointia uudessa kunnassa. Suuret ikäluokat jäävät eläkkeelle Alueen yritykset ja muut kunnat kilpailevat Haminan kanssa pätevästä työvoimasta. Kaupungin on pyrittävä kertomaan vetovoimaisuudestaan työnantajana, jotta se onnistuu pitämään ja houkuttelemaan parhaat tekijät eläkkeelle siirtyneiden tilalle. Internet massamediana edellyttää jatkuvaa kehitystyötä. Kuluttajien käyttäytyminen ja vaatimukset kasvavat. Koska muutos on pysyvä, kaupungin on pyrittävä vastaamaan käyttäjien tarpeisiin nykyteknologian tuomin mahdollisuuksin. Kaupunkilaisia on opastettava sähköisten palvelujen käytössä ja näin tukea käyttäjien valmiuksia. 5 Viestintä kasvaa räjähdysmäisesti Tiedon rytmi nopeutuu. Toisaalta jatkuva uutisvirta voi puuduttaa yleisön. Kaupungin on pyrittävä reagoimaan nopeasti viestinnän vaatimaan rytmiin ja tiedottamaan kohdennettuna viestinä suoraan asianosaisille ja keskeisille kohdeyleisöille, jotta sanoman perillemeno paranisi. Kansainvälisyys ja Venäjä-markkinointi Haminan vetovoimaisuuden ja kilpailukyvyn kasvattaminen edellyttää entistä enemmän panostuksia myös kansainväliseen näkymiseen ja markkinointiin. Kilpailu alueelle mahdollisesti sijoittuvista globaaleista investoinneista ja tulevaisuuden työvoimasta edellyttää myös Suomen rajojen ulkopuolelle suuntautuvia viestinnällisiä ja markkinoinnillisia kehittämistoimenpiteitä. Matkailun ja tapahtumien markkinoinnin kehittymisen kannalta tärkeitä ovat kansainväliset kontaktit ja markkinointitoimenpiteet. Erityisenä painopisteenä ovat Venäjä-markkinointi ja seudullisen, alueellisen sekä valtakunnallisen markkinointiyhteistyön kehittäminen.
4 Viestinnän organisointi ja vastuut Kaupungin viestintä ja sen vastuut on hajautettu. Viestinnän johtamisjärjestelmässä on strategiatasolla karkeasti määritelty osapuolet ja viestinnän vastuut. 4.1 Viestinnän johtamisjärjestelmä Viestinnän vastuut Kaupunginvaltuusto Kaupunginhallitus Elinkeinojohtaja Tiedotussihteeri Päävastuualueet/ tulosalueet Hankkeet päättää kaupungin strategiasta ja taloudesta luo edellytykset viestinnälle sekä asukkaiden osallistumiselle kaupungin toimintaan päättää kaupungin viestinnän ja markkinoinnin strategiset linjaukset päättää kaupungin yleisistä tiedotusperiaatteista johtaa kaupungin operatiivista viestintää vastaa kaupungin kansainvälisestä viestinnästä vastaa kokonaisvaltaisesti koko kaupungin viestinnän suunnittelusta, kehittämisestä ja koordinoinnista ohjaa toimialojen viestintää vastaa kaupungin markkinointiviestinnän kokonaiskoordinoinnista vastaa sisäisen viestinnän kehittämisestä päävastuualueiden/tulosalueiden johtajat vastaavat toimialojen viestinnästä kukin esimies vastaa oman yksikkönsä henkilöviestinnästä päävastuualueiden on nimettävä viestintähenkilöt, jotka - huolehtivat toimialansa tai yksikkönsä viestinnästä ja sen kehittämisestä - huolehtivat mediasuhteista yksiköihin hajautetut sisällöntuottajat ylläpitävät ja päivittävät kaupungin Internet-verkkopalveluja merkittäviin sisäisiin ja ulkoisiin hankkeisiin nimetään viestintävastaava, joka - vastaa ja huolehtii hankkeen viestinnästä - laatii hankkeelle oman viestintäsuunnitelman 6
4.2 Luottamushenkilöt viestijöinä ja viestinnän voimavaroina Haminalaiset luottamushenkilöt viestittävät ja rakentavat myös kaupungin julkisuuskuvaa. Heidän näkemyksenä kiinnostavat mediaa ja asukkaita. Lisäksi heidän sidosryhmäsuhteensa ovat arvokkaita kaupungin julkisuuskuvan luomisessa ja edunvalvonnassa. Kaupungin viranhaltijoiden tulee huolehtia, että luottamushenkilöt saavat riittävästi asiakirjoja ja monipuolisesti tietoa ajankohtaisista asioista, joita he pitävät päätöksenteossa tarpeellisina. Tiedonsaantia rajoittavat salassapitosäännökset. Pääsääntöisesti asioiden valmistelu on Haminan kaupungissa julkista. Julkisuuslain mukaan viranomaisen on pyydettäessä annettava tieto julkisesta asiakirjasta. Lautakuntien ja kaupunginhallituksen esittelijät voivat etukäteen tiedottaa valmisteltavina olevista asioista ja päätösesityksistä. Esityslistat julkaistaan kaupungin internetsivuilla ennen kokousta ja päätöspöytäkirjat mahdollisimman pian kokouksen jälkeen. 4.3 Viestinnän pääkanavat Haminan viestinnässä hyödynnetään monipuolisesti erilaisia viestintäkanavia, joiden avulla tavoitellaan haluttuja vastaanottajia. Sähköisten medioiden ja verkkoviestinnän kehittäminen viestinnässä on yksi strategiakauden painopistealueista. Sisäisen viestinnän kanavia kaupungin hallinnossa ovat tiedotteet, työnantajan ja työntekijöiden välinen yhteistoiminta sekä suora viestintä, johon kuuluvat erilaiset kokoukset sekä info- ja keskustelutilaisuudet. Kaupungin omaan tietoverkkoon kuuluvissa yksiköissä sisäiseen viestintään käytetään sähköpostia. Intranetin tai muun sisäisen verkkopalvelun käyttöönotto selvitetään vuonna 2013. Voimakkaimmin kaupungin ulkoisen viestinnän kanavista kehittyy lähivuosina sähköinen verkkoviestintä. Kaupungin internetpalvelujen ja asioinnin lisäksi keskeisessä asemassa ovat suoran vuorovaikutuksen keinot, kuten erilaiset tiedotus- ja kuulemistilaisuudet sekä keskustelufoorumit. Mediassa kaupunki jatkaa toimintaansa asukkaiden tavoittamisen kannalta keskeisten paikallisten ja alueellisten viestintävälineiden kautta. Sosiaalinen media on tulevaisuudessa tärkeä kansalaislähtöinen osallistumisen väline, jolla voidaan lisätä kaupunkilaisten vaikutusmahdollisuuksia. Sosiaalinen media on myös markkinoinnin ja informaation jakamisen kanava. Kaupungille laaditaan toimintamalli sosiaalisen median käyttöönottoon, jossa määritellään toiminnan tavoitteet, ohjeistus ja resurssointi. Sosiaalisen median kehittämisestä ja käyttöönotosta vastaa kaupungin viestintä. 7
5 Viestintävisio, perusviestit ja tavoitteet 5.1 Haminan viestinnän visio Haminan kaupungin viestintä on ennakoivaa, luotettavaa ja avointa. Viestintä ylläpitää kaupunkilaisten aktiivisuutta ja yhteisöllisyyttä sekä edistää myönteisen Hamina-kuvan kehittymistä paikallisesti, kansallisesti ja kansainvälisesti. 5.2 Viestinnän perusviestit ja keskeiset kohderyhmät Kaupungin perusviestit ilmentävät kaupungin strategisia tavoitteita. Ne kertovat, mitä kaupunki haluaa itsestään eri kohderyhmille viestiä ja millaisen mielikuvan kaupunki itsestään antaa. Kohderyhmä Asukkaat Elinkeinoelämä Matkailijat Henkilöstö Viestinnän perusviestit Hamina on hyvä ja turvallinen elinympäristö asua, tehdä työtä, yrittää ja viettää vapaa-aikaa. Haminan asukkailla on laadukkaat peruspalvelut, jotka uudistuvat kestävää kehitystä kunnioittaen. Hamina on kansainvälinen satama- ja varuskuntakaupunki sekä talousalueensa keskus, joka houkuttelee ihmisiä, yrityksiä ja yhteisöjä. Hamina on yhteistyökykyinen toimija, jonka elinvoima perustuu logistisesti loistavaan sijaintiin, monipuoliseen yritystoimintaan ja osaavaan työvoimaan. Hamina on matkailu- ja tapahtumakaupunki, jonka vetovoimatekijöitä ovat ainutlaatuinen miljöö, pitkä historia, monipuolinen tapahtumatarjonta ja Venäjän läheisyys. Haminan kaupunki on innostava, avoimuuteen, luottamukseen ja oikeudenmukaisuuteen kannustava työnantaja. 8
5.3 Tavoitteena nopeasti reagoiva organisaatio Kaupungin kaikki viestintä järjestetään entistä suunnitelmallisemmin. Nopeasti reagoiva organisaatio elää tietovirrasta. Tavoitteena on, että Haminan viestinnän avainsanoiksi muodostuvat nopeus, oikeaaikaisuus, avoimuus, aloitteellisuus ja aktiivisuus. Tällä tarkoitetaan sitä, että kaupunki reagoi nopeasti sekä kertoo aktiivisesti ja oma-aloitteisesti niin hyvät kuin huonotkin uutiset ja asiat. Lisäksi kaupungin mediasuhteita osataan säännöllisesti ylläpitää esim. antamalla medialle mielenkiintoisia signaaleja ja kertomalla yleisesti kiinnostavista asioista. 5.4 Sisäisen viestinnän tavoitteena tiedonkulun oikea-aikaisuus ja avoimuus Sisäisen viestinnän tavoitteena on, että johto osaa antaa henkilöstölle riittävän kattavasti ja oikea-aikaisesti tietoa, jotta henkilöstö osaa arvioida oman asemansa ja työnsä osana yksikkönsä ja koko kaupungin kokonaisuutta. Toinen tärkeä tavoite on, että kaupungin keskeiset periaatteet ja arvot heijastuvat avoimesti henkilöstön ja johdon välisessä vuorovaikutteisessa viestinnässä. 5.5 Kaupungin yhtenäinen visuaalinen ilme Ilme ja graafinen ohjeistus vahvistavat ja tukevat Haminan asemaa sekä uskottavuutta eri tilanteissa. Kaikessa viestinnässä ja toiminnassa toistuva yhtenäinen ilme auttaa myös tunnistamaan kaupungin viestinnän ja palvelut. Visuaalista ilmettä toteutetaan hyväksytyn graafisen ohjeistuksen mukaisesti. 5.6 Verkkopalveluista keskeinen viestintäväline Tavoitteena on laajentaa ja monipuolistaa sähköistä viestintää. Hamina.fi-verkkopalvelujen asiasisältöä täydennetään entistä kattavammaksi. Viestinnän kehittämisen painopisteenä on sähköisen asioinnin lisääminen. Kaupungin verkkopalvelujen suunnitelmallinen kehittäminen ja niihin panostaminen on jatkuvaa. 5.7 Kaupungin tiedotuslehti Tavoitteena on tehdä 1-2 kertaa vuodessa ilmestyvä kaupungin oma tiedotuslehti, jonka asema vakiinnutetaan. Lehdessä kerrotaan yleisistä ja toimialakohtaisista ajankohtaisista asioista. Tiedotuslehden tavoitteena on nostaa esille kaupungin ja asukkaiden näkökulmasta tärkeitä asioita, kertoa kaupungin palveluista ja erityisesti asukkaita kiinnostavista valmisteilla olevista asioista ja niiden taustoista. Lehti julkaistaan myös näköisversiona kaupungin kotisivuilla. 6 Kaupungin viestinnän kehittäminen Viestinnän yhtenäisyys on kaupunkikonsernin voimavara. Kaupungin konserniyksiköt ja -yhteisöt, joissa kaupungilla on määräysvalta, tulisi tunnistaa osaksi Haminan kaupunkikonsernia. Kaupungin viestinnän kehittäminen lähtee yhtenäisten toimintamallien ja yhteisten pelisääntöjen laadinnasta. Kaupungille laadittava toimintamalli selventää paremmin koko kaupunkikonsernin yhtenäistä tiedonkulkua, vastuita ja viestinnän tehtäviä sekä käytettäviä kanavia. Viestintään on varattava riittävät resurssit. Tiedotussihteeri koordinoi ja kehittää kaupungin kokonaisvaltaista viestintää. Kaupungin eri toimialoille on nimetty viestintähenkilöt, jotka ovat myös poikkihallinnollisen viestintätiimin jäseniä. Viestintätiimin roolia tarkennetaan vuoden 2013 aikana. Viestintätiimin toiminnasta vastaa tiedotussihteeri. 6.1 Sisäinen viestintä Sisäinen viestintä on johtamisen ja esimiestyön keskeinen osa-alue. Sisäinen viestintä tukee johtamista ja sen avulla parannetaan organisaation tehokkuutta. Kaupunki haluaa myös varmistaa, että kaikki saavat työhönsä tarvitsemat tiedot. Kaupungin sisäistä viestintää pyritään toteuttamaan suunnitelmallisesti. 9
Avoin ilmapiiri, hyvä yhteishenki ja innostus tukevat myös innovatiivisuutta. Hyvä yhteishenki rakentuu johdon ja henkilöstön väliseen luottamukseen sekä molemminpuoliseen arvostukseen. Sisäisen viestinnän ohjeistus uudistetaan vuonna 2013 ja samalla kehitetään uusia kanavia viestinnän tehostamiseksi. 6.2 Talousviestintä Sisäinen ja ulkoinen talousviestintä on kaupungin keskeinen tehtävä ja haaste. Talousviestintä on tiedottamista kaupungin taloudellisesta tilanteesta sekä kaupungin talouteen vaikuttavista asioista. Hyvä talousviestintä saa aikaan vuorovaikutusta, joka vaikuttaa myönteisesti organisaation taloudelliseen menestymiseen. Talousviestintä on tärkeä osa kaupungin profilointia. Oikea-aikainen, avoin ja johdonmukainen talousviestintä lisää myös henkilöstön tietoa kaupungin taloustilanteesta ja edistää tuottavuusohjelman soveltamista. 6.3 Asukasviestintä Parhaimmillaan asukasviestintä tyydyttää kuntalaisten tiedon ja vuorovaikutuksen tarpeet kaupungin toiminnasta ja palveluista. Kaupunkilaisten osallistumisjärjestelmiä parannetaan sekä perinteisin tavoin että uuden teknologian mukanaan tuomin mahdollisuuksin. Muuttajat tarvitsevat perustietoa uuden kotikuntansa toiminnasta. Muuttajille laaditaan uusi kaupungin toiminnasta ja palveluista kertova kattava tietopaketti. 6.4 Mediaviestintä Media on kaupungin ulkoiselle viestinnälle tärkeä, sillä suuri osa Haminan kaupungin viestinnästä välittyy sen välityksellä. Mediasuhteissa kaupunki on jatkossa aktiivisempi ja viestii tärkeistä asioista mahdollisimman nopeasti. Valtuuston, hallituksen sekä lautakuntien esityslistat toimitetaan liitteineen etukäteen tiedotusvälineille ja julkaistaan myös internetsivuilla. Keskeisistä asioista lähetetään mediatiedotteita jo ennakkoon. Päätöksistä tiedotetaan välittömästi kokouksen päättymisen jälkeen. Lisäksi pöytäkirjat julkaistaan kaupungin internetsivuilla mahdollisimman pian pöytäkirjan tarkastamisen jälkeen. 6.5 Markkinointiviestintä Haminan tärkeimmät markkinoinnin osaalueet ovat elinkeino-, matkailu-, asukas- ja rekrytointimarkkinointi. Hamina pyrkii vahvistamaan kaupungin yhteisökuvaa viestinnän ja markkinoinnin avulla. Hamina haluaa profiloitua vetovoimaisena matkailukohteen ja yritysten sijaintipaikkana sekä turvallisena asuinpaikkana ja innostavana työnantajana. Haminan kaupunkistrategiassa mainitun vision saavuttaminen vaatii myös markkinoinnin toimenpiteitä. Markkinointiviestinnän suunnitteleminen ja toteuttaminen osana kokonaisviestintää tukevat kaupungin viestinnän tavoitteita. Kaupungin imagokuvaa testataan erilaisissa suorissa kohtaamisissa mm. palvelutilanteissa sekä keskusteluissa ja tapahtumissa. Kaupungin oma henkilöstö ja luottamushenkilöt ovat avainasemassa ja tärkeä resurssi Haminan julkisuuskuvaa rakennettaessa. Kaupungin on huolehdittava, että henkilöstöllä ja luottamushenkilöillä on tarvittava tieto kaupungista, sen palveluista ja mahdollisesti myös viestintämateriaalia käytettävissään. Kaupunki voi vaikuttaa mielikuviin ja valintoihin. Se voi korostaa markkinointiviestinnässään juuri omille kohderyhmilleen tarjoamia mahdollisuuksia. Aktiivisen tiedottamisen ja markkinoinnin avulla kaupunki voi kertoa oman näkökulmansa halutuista asioista ja samalla tehostaa näkyvyyttä. Synergiaedun saavuttaminen markkinointiviestinnässä edellyttää eri viestintäkeinojen hyvien puolien hyödyntämistä. Eri medioiden yhteisvaikutuksen avulla voidaan pyrkiä vaikuttamaan vastaanottajaan tehokkaammin. Tämä edellyttää kaiken viestinnän yhtenäisyyttä myös visuaalisesti. 10
Markkinointi koskee kaikkia kaupungin toiminnan osa-alueita. Kapunkikonsernille tulee laatia yhteinen markkinointiviestintäsunnitelma, jossa määritellään tavoitteet, tärkeimmät kohderyhmät ja viestinnän kanavat sekä keinot ja toimenpiteet. 6.5.1 Elinkeino- ja matkailumarkkinointi Haminan kaupunki houkuttelee yrityksiä luomalla niille omalta osaltaan toiminta- ja kasvuedellytykset: sopivat sijoitusmahdollisuudet, yritysten tarvitseman infrastruktuurin ja muut palvelut sekä sopivan työvoiman. Elinkeino- ja yritysmarkkinoinnissa korostetaan yritysten toiminta- ja kasvuedellytyksiä. Kaupungin sijainti sekä vetovoimainen ja hyvä maine tukevat markkinointiviestintää yritysmarkkinoinnissa. Kaupunki vastaa itse kaupungin matkailumarkkinoinnista ja koordinoi yhteistoimintaa, luoden siten edellytyksiä yritysten menestymiselle. Matkailumarkkinoinnista vastaavat myös paikalliset yritykset ja yhteisöt. Matkailun tarjoamat taloudelliset mahdollisuudet hyödynnetään nykyistä monipuolisemmin yhteistyössä yrittäjien kanssa. 6.5.2 Asukasmarkkinointi Markkinointi perustuu Haminan vetovoimatekijöihin, kuten erinomaiseen asuinympäristöön, edullisiin asumiskustannuksiin ja hyviin palveluihin. Asukasmarkkinointia tukevat kaupungin monipuolinen tonttitarjonta ja erilaiset asumis- ja rakentamisratkaisut. Markkinointia toteutetaan yhteistyössä paikallisten yritysten ja yhteisöjen kanssa. Eri markkinointikanavia hyödynnetään tehokkaasti, mutta pääasiallisina markkinointikanavina ovat kaupungin verkkosivut ja muu sähköinen markkinointi. 6.5.3 Rekrytointimarkkinointi Monipuolisten palvelujen turvaamisen edellytys on, että kaupungin palveluksessa on myös jatkossa osaava, motivoitunut ja ammattitaitoinen henkilökunta. Kaupungin tulee panostaa siihen, että kaupungin harjoittama henkilöstö- ja palkkauspolitiikka,henkilöstöpalvelut ja -edut, työajat, työhyvinvointia edistävä toiminta ja työturvallisuusasiat sekä erilaiset henkilöstön kehittämisen muodot ovat kilpailukykyisiä. Kaupunki osallistuu aktiivisesti erilaisiin tapahtumiin ja tilaisuuksiin, joissa esitellään kunta-alan ammatteja ja kehitetään eri koulutusten sisältöä vastaamaan nykyistä paremmin tulevaisuuden tarpeita. Kaupunki ilmoittaa avoimista työpaikoistaan omilla ja työhallinnon www-sivuilla. Lisäksi käytössä ovat kaupungin ilmoitustaulu, kaupungin viralliset ilmoituslehdet sekä sisäiset tiedotteet. Harkinnan mukaan avoimista työpaikoista ilmoitetaan myös laajalevikkisissä sanoma- ja ammattilehdissä sekä sähköisissä kanavissa. Sähköiseen rekrytointijärjestelmään siirtyminen selkeyttää kaupungin rekrytointia ja kehittää työnantajakuvaa. 6.5.3 Markkinoinnin yhteistyö Yhteistyön tiivistäminen ja kehittäminen markkinoinnissa kaupungin konserniyksikköjen ja yhteisöjen välillä parantaa myös markkinointiviestinnän onnistumisen edellytyksiä. Hamina tekee valtakunnallista markkinointia yksittäisenä kuntana yhteistyössä paikallisten yrittäjien kanssa. Lisäksi markkinointia tehdään seudullisesti, maakunnallisesti ja ylimaakunnallisesti muiden kuntien ja kaupunkien sekä seudullisen elinkeinoyhtiön, Cursor Oy:n, kanssa. 11
6.6 Kriisiviestintä ja erityistilanteista tiedottaminen Kriisiviestintä tiedottaa aina erityistilanteista. Haminan kaupungissa tehdään vuoden 2013 aikana kriisiviestintäsuunnitelma, joka määrittelee tarkemmin kaupungin kriisiviestinnän toiminnan, tehtävät, organisoinnin ja toimitilat. Lisäksi dokumentista selviävät tiedotettavat asiat, kohderyhmät, tiedotuskeinot ja -kanavat. Kriisiviestinnän valmiudet edellyttävät erityistilanteiden ohjeistuksen säännöllistä ylläpitoa ja päivittämistä sekä siihen perehtymistä ja kriisitiedottamisen harjoittelua ennakkoon. 7 Viestinnän arviointi ja seuranta Viestintästrategian ja -suunnitelmien tavoitteita ja kehitystoimenpiteitä seurataan säännöllisesti vuosittain. Viestinnän tavoitteiden saavuttamisesta kerätään laadullisia ja määrällisiä tietoja. Mittareina käytetään mm. kaupungin kotisivujen kävijämääriä, mediaseurantaa, palautteita, maine- ja imagotutkimuksia sekä erilaisia kyselyjä. Kaiken viestinnän suunnittelun ja toiminnan edellytyksenä on toteutuneen seuranta ja tulevan kehittäminen saadun tiedon pohjalta. Tavoitteena on oppia tunnistamaan heikkoja signaaleja ja käyttämään niitä apuna ennakoitaessa uusia viestinnän kehityssuuntia. 12
8 Tuloskortti Tuloskortti on väline, jonka tarkoituksena on helpottaa strategisten tavoitteiden mittaamista ja saavuttamista. Lisäksi se pyrkii konkretisoimaan strategian operatiiviseksi toiminnaksi. Haminan kaupungin viestintästrategian tavoitteiden toteutumista seuraa ja mittaa kaupungin viestintä. Kriittinen menestystekijä Asukaslähtöinen palveluviestintä Asukkaiden osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuudet Onnistunut maineenhallinta Hallittu kriisiviestintä Keskitetysti johdettu ja hajautetusti toimiva viestinnän organisointimalli Toimiva sisäinen viestintä Kustannustehokkaat menettelytavat Viestintäosaamisen kehittäminen Tavoitetaso 2013-2016 Tehdään 1-2 kertaa vuodessa ilmestyvä, joka talouteen jaettava kaupungin tiedotuslehti. Kehitetään asiakaspalvelupistettä viestinnän näkökulmasta. Uusille asukkaille tehdään uudistettu tietopaketti. Ennakkotiedottamista valmisteilla olevista asioista lisätään. Hallituksen ja lautakuntien esityslistat julkaistaan kaupungin verkkosivuilla. Hallituksen ja valtuuston päätöksistä tehdään päätöstiedotteet verkkosivuille ja tiedotusvälineille. Selvitetään uusien sähköisten osallistumis- ja vaikutuskanavien lisäämisen mahdollisuudet. Kaupungin yleisesittelyaineistot uudistetaan ja yhdenmukaistetaan. Kaupunkikonsernille laaditaan yhteinen markkinointiviestintäsunnitelma. Tehdään kaupungin mainetutkimus erikseen valittaville kohde- ja sidosryhmille. Kaupungille tehdään kriisiviestinnän ohjeistus. Keskeiset vastuuhenkilöt harjoittelevat kriisiviestintää säännöllisesti. Viestinnän johtamisjärjestelmä toimii ja vastuut on sisäistetty. Poikkihallinnollisen viestintätiimin rooli ja asema viestinnän koordinoinnissa selkeytetään. Sisäisen viestinnän ohjeet ja toimintamalli uudistetaan. Selvitetään intranetpalvelun käyttöönotto. Kaupungin kaikki toimialat käyttävät julkaisuissaan yhteisesti kilpailutettua graafista toimistoa. Myös painopalvelut kilpailutetaan keskitetysti. Viestintästrategia ja ohjeistukset jalkautetaan toimialoille. Viestintätiimin jäsenille järjestetään viestintäkoulutusta. 13