AYY:n palvelut ja viestintä Aaltoyhteisössä Niko Ferm Hallituksessa 2014 viestintä, järjestöt ja tilat
TUKEA VIESTINTÄÄN Järjestö- ja viestintäsektorit avustavat yhdistyksiä viestinnässä AYY:n avustuksella on helppoa tavoittaa muut yhdistykset ja Aaltolaiset AYY.fi:n yhdistysprofiili Yhdistystiedote Viikkotiedote Sähköpostilistat Kalenterit
YHDISTYSPROFIILI On jokaisen AYY:n piiriin rekisteröityneen yhdistyksen oikeus & velvollisuus Ylläpidetään ayy.fi tunnuksilla Mahdollistaa ilmoitukset ayy.fi:n tapahtumakalenteriin Josta ne menevät myös automaattisesti viikkotiedotteeseen
AYY.FI TAPAHTUMAKALENTERI Toimii ayy.fi yhdistysprofiilin kautta Mahdollisuus kolmikielisyyteen Ei kannata säästellä tai jättää tapahtumia markkinoimatta Tätä kautta tapahtumat viikkotiedotteeseen!
TIEDOTTEET Yhdistystiedote lähtee yhdistyksille perjantaisin, juttujen takaraja ke klo 10 Jutut osoitteeseen tiedotteet@ayy.fi Viikkotiedote lähtee AYY:n jäsenille maanantaisin, juttujen takaraja to klo 10 Jutut osoitteeseen tiedotteet@ayy.fi.
SÄHKÖPOSTILISTAT Yhdistykset-lista Yhdistystiedote Erityiset-lista Erityisaseman yhdistykset Uuden sähköpostilistan voi tilata AYY:n tietotekniikkasektorilta osoitteesta tietotekniikka@ayy.fi Sähköpostilistat ovat aina muotoa @list.ayy.fi
LUKUVUOSIKALENTERI Ilmestyy vuosittain syksyllä Jaetaan kaikille AYY:n jäsenille Yhdistyksillä mahdollisuus ilmoittaa keväällä tapahtumien päivämääriä kalenteria varten
AYY SOMESSA Tärkeimmät kanavat AYY:lle ovat Facebook-sivut facebook.com/ylioppilaskunta ja AYY International facebook.com/internationalayy Myös jokaiselta jaostolta löytyy oma facebook-profiili AYY:llä on myös Twitter tili @AYY_FI Myös monet AYY:n työntekijät ja hallituslaiset toimivat itsenäisesti aktiivisesti Twitterissä Instagram on tällä hetkellä vähäisessä käytössä AYY:llä
AYY:N VUOKRATTAVAT TILAT Saunatilat Sitsi-, peli- ja kokoustilat Muita tiloja Pakettiauto Sekä maksullisia että maksuttomia kaikki tilat löytyvät listattuina osoitteesta http://ayy.fi/jasenille/tilojenvuokraaminen/ Lisäksi AYY:n sivuilta löytyy infoa miten voi varata esim. Maarin talon yhdistystilaa tai Kinopolia tms.
VARAAMINEN Tilakähmyt Erityisaseman yhdistysten varausaika 1.-9.12.2013. Muiden yhdistysten varausaika 10.-17.12.2013. Varausajan päätyttyä kähmimistilaisuus, jossa käydään läpi päällekkäiset varaukset EAY, kähmyt ti 9.12.2014 klo 17.00 alkaen AYY:n keskustoimistolla (Otakaari 11, isossa neuvotteluhuone, 2. kerros) Muut yhdistykset, kähmyt ke 17.12.2017 klo 17.00 alkaen salissa M232 (Otakaari 1). jokaisen tilavarauksen tehneen tulee olla paikalla puolustamassa omaa varaustaan, jos sen mielii pitää
TILAKÄHMYTILAISUUS?
VARAAMINEN Tilakähmyjen jälkeen tilat varataan Otaniemen palvelupisteen kautta Raijalta tai Karitalta Vapaana olevat tilat näkyvät AYY:n sivuilla Uudet kähmyt jälleen toukokuussa vapun jälkeen!
KÄYTTÖ & KÄYTTÖSÄÄNNÖT Jokaisen tilan käyttöä koskevat samat yleissäännöt, jotka löytyvät AYY:n nettisivuilta Päämääränä se, että kaikki tilat säilyvät hyväkuntoisina ja että tila on siistinä seuraavalle varaajalle Sääntöjen noudattamista seurataan aktiivisesti ja niiden noudattavuudesta määrätään sanktioita http://ayy.fi/jasenille/tilojen-vuokraaminen/saannot-jasanktiot/
EI SIIS NÄIN:
MUUTA HUOMIOITAVAA Kertavuokrattavien ja yhdistysten tilojen käyttöön liittyviä asioita pohtii ja kehittää tilatoimikunta Jäseniä ovat: Hallituksen tilavastaava (Pj) Hallintopäällikkö (sihteeri) Tilasivari Ie-tirehtööri KY:n kerhovastaava TOKYO:n edustaja 2-3 henkilöä ASY:sta
MUUTA HUOMIOITAVAA Yhdistyksesi haluaisi itselleen uuden tilan? Tällä hetkellä tiloja ei ole, mutta AYY infoaa vapautuvista tiloista ja niiden hakemisesta yhdistystiedotteessa Kun hakukierros on käynnissä, arvioi tilatoimikunta kaikki hakemukset ja tekee ehdotuksen hallitukselle Hallitus tekee lopullisen esityksen uusien tilojen jaosta
MUUT AYY:N PALVELUT YHDISTYKSILLE Koulutukset ja kurssit IT-palvelut Neuvonta Lainattava yhdistyskirjallisuus
KOULUTUKSET JA KURSSIT Yhdistyskoulutukset Kerran vuodessa joulukuussa JV- ja EA-kursseja silloin tällöin AYY voi myöntää tapauskohtaisesti tukea myös yhdistysten järjestämiin koulutuksiin
IT-PALVELUT WWW-sivut Ylioppilaskunnan Otax-palvelimelta yhdistysten käytössä on PHP- ja MySQLtuettu kotisivutila. Sähköpostilistat Yhdistyksille tarjotaan mahdollisuus perustaa ja käyttää Mailman-järjestelmän sähköpostilistoja. Varsinaisia sähköpostilaatikoita emme tarjoa. Omat verkkotunnukset Yhdistykset voivat hankkia käyttöönsä oman verkkotunnuksen eli domainin. Omat verkkotunnukset saadaan toimimaan Otaxilla ja tarvittaessa sähköpostilistoilla. Lisätietoa antaa AYY:n tietotekniikka. tietotekniikka@ayy.fi
NEUVONTA Järjestösektorin tavoittaa osoitteella jarjestoasiat@ayy.fi www.ayy.fi/yhdistyksille Yhdistysopas Lainattava yhdistyskirjallisuus ayy.fi/yhdistyskirjallisuus Sääntötulkintaa ja toimimisneuvontaa oudoissa tilanteissa Myös isojen tapahtumien järjestämiseen voi pyytää neuvontapalveluita AYY:ltä jarjestoasiat@ayy.fi kautta. AYY:ltä löytyy myös arkistointi- ja museointi mahdollisuus yhdistyksille
KYSYTTÄVÄÄ? Lisäinfoa: Viestintä: tiedottaja@ayy.fi Järjestöasiat: jarjestoasiat@ayy.fi Tilat: tilat@ayy.fi IT: tietotekniikka@ayy.fi Arkisto: arkisto@ayy.fi Museo: museo@ayy.fi