LOIMAAN SEURAKUNTA Pöytäkirja 1 / 2018 Kirkkoneuvosto Kokousaika tiistai 16.1.2018 kello 17.15 Kokouspaikka Kaupunginkirkon yläsali Läsnä Riku Laukkanen, puheenjohtaja Leena Virtanen, varapuheenjohtaja Heini-Sisko Borra Eliisa Jaatinen Pekka Kaasalainen Erkki Kallio Hannu Kauti Esko Lundgren Pekka Mäkelä Tarja Mäki-Punto-Ristanen Heikki Vainio Veli Reunanen, kv. puheenjohtaja Jukka Laaksonen, kv. varapuheenjohtaja Leena Välikangas, talouspäällikkö Ari Pääkkönen, Alastaron kappalainen Elina Rouhiainen, Mellilän kapp., poissa Ritva Szarek, Metsämaan kappalainen Sari Huhtala, pöytäkirjanpitäjä 1 KOKOUKSEN AVAUS Puheenjohtaja avasi kokouksen. 2 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS PÄÄTÖSEHDOTUS: Puheenjohtaja toteaa kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. (RL) 3 PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS JA NÄHTÄVILLÄPITO Pöytäkirjan tarkastajiksi valitaan Heini-Sisko Borra ja Eliisa Jaatinen, jotka toimivat tarvittaessa myös ääntenlaskijoina. Pöytäkirja tulee tarkastaa kokousiltana ja pidetään tarkastettuna nähtävillä Seurakuntapalveluiden virastolla 17.1. 16.2.2018 aukioloaikoina. PÄÄTÖSEHDOTUS: Hyväksytään esitetyllä tavalla. (RL) 4 ESITYSLISTAN HYVÄKSYMINEN PÄÄTÖSEHDOTUS: Esityslista hyväksytään työjärjestykseksi. (RL) PÄÄTÖS: Hyväksyttiin lisäyksellä :ään 14 Pöytäkirjoja ja muistioita Rakennustoimikunnan pöytäkirja 14/2017 ja Valmisteluryhmän muistio 1.2018 sekä :ään 16 Muut asiat: b. Sielunhoidon järjestäminen Käyrän avovankilassa.
2 5 JUMALANPALVELUSAVUSTAJAT (LUKIJAT) TAMMI HUHTIKUU 2018 Loimaan seurakunnassa on opittu arvostamaan sitä, että jumalanpalveluksissa on avustajia, mm. raamatuntekstien lukuvuorossa kappelineuvostojen jäseniä ja kirkkovaltuutettuja. Suositeltavaa on, että seurakuntalaisia ja vapaaehtoisia otetaan mukaan myös muihin palvelutehtäviin jumalanpalveluksissa. Monet seurakuntalaiset ovat osallistuneet ehtoollisavustajakoulutukseen ja ovat täten tulleet suureksi avuksi ehtoollismessun toimittamisessa. Liitteenä lista Kaupunginkirkon ja Kanta- Loimaan kirkon jumalanpalvelusavustajista talvi- ja kevätkaudelle 2018. PÄÄTÖSEHDOTUS: Annetaan tiedoksi kirkkoneuvostolle. (RL) 6 OIKAISUVAATIMUS KIRKKONEUVOSTON PÄÄTÖKSESTÄ ANNA RANTASA- LON SIVUTOIMILUVAN UUSIMISESTA, KN 4.12.2017 Kirkkoneuvosto 4.12.2017, 194 : PÄÄTÖSEHDOTUS: Viranhaltijoiden Anna Rantasalon ja Ari Lindellin sivutoimilupahakemukset hyväksytään sillä edellytyksellä, että sivutoimen maksimituntimäärä kuukaudessa on 15 tuntia. Lupa on voimassa vuoden 2018. (RL) KÄSITTELY: Luettiin neuvontalakimies Maarit Laurikaisen sähköpostilla lähetetty kannanotto liittyen Anna Rantasalon sivutoimilupaan. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Diakonissa Rantasalon oikaisuvaatimus sisältää epäasiallisia kommentteja ja myös perättömiä syytöksiä mm. tarkoitushakuisuudesta sivutoimiluvan myöntämisasiassa. Oikaisuvaatimuksensa tueksi hän lisäksi ilmoittaa että hänen puolisonsa on laatinut muistion, jossa kirkkoherraa syytetään perättömästi epäasiallisesta käytöksestä ja joka uhataan lähettää tuomiokapitulille ja Turun piispalle mikäli asia ei ratkea oikaisuvaatimuksessa toivotulla tavalla. Anna Rantasalolle myönnettiin vuodeksi sivutoimilupa kirkkoneuvoston 4.12.2017 kokouksessa, siitä huolimatta, ettei hän ollut noudattanut jo vuonna 2016 kirkkoneuvoston kokouksessa tehtyä päätöstä: 8 / 2016 139 VIRANHALTIJOIDEN SIVU- TOIMILUPA-HAKEMUKSET päätettiin, että Viranhaltijoiden, jotka oman viran ohessa saavat työtuloa muualta, on vuosittain anottava kirkkoneuvostolta lupaa sivutoimeen. Vakinaisessa virassa oleville työntekijöille on lähetetty sähköpostitse pyyntö toimittaa sivutoimilupahakemus kirkkoneuvoston kokoukseen mennessä. Sivutoimilupa-anomuksessaan Rantasalo ei myöskään ollut noudattanut ohjetta, joka annettiin seurakunnan työntekijäkokouksessa 15.11.2017 (Muistio 8.2017), koskien arvioitua kk-tuntimäärää. Sivutoimiluvat joulukuun kirkkoneuvoston kokoukseen ja myönnetään vuodeksi kerrallaan. Anomukset Rikulle keskiviikkoon 22.11. mennessä. Anomuksessa tulee näkyä mitä työtä tekee, kuinka usein toistuvaa, arvioitu kk-tuntimäärä, oma arvio
3 onko kilpailevaa tai omaa työtä häiritsevää. Ihan normaali lepo on tarpeen. Vapaapäivinä levätään. Sen sijaan Rantasalo vetoaa toistuvasti vuonna 2009 hänelle myönnettyyn sivutoimilupaan. Ainoa painava perustelu diakonissa Anna Rantasalon sivutoimiluvan myöntämisessä on ollut hänen lähiesimiehensä johtavan diakonin asiasta antama lausunto, josta hän oli keskustellut diakoniatiimin kanssa. Lausunnossa ei puollettu lainkaan sivutoimilupaa diakonissa Rantasalolle. Edellä mainituista syistä johtuen on perusteltua, että diakonissa Rantasalon oikaisuvaatimus hylätään epäasiallisena ja tarpeettomana. Oikaisuvaatimus liitteenä. PÄÄTÖSEHDOTUS: Diakonissa Rantasalon oikaisuvaatimus hylätään sisällöltään epäasiallisena ja tarpeettomana. (RL) KÄSITTELY: Kirkkoherra Riku Laukkanen muutti päätösehdotustaan: Diakonissa Rantasalon oikaisuvaatimus hylätään aiheettomana. (RL) PÄÄTÖSEHDOTUS: Diakonissa Rantasalon oikaisuvaatimus hylätään aiheettomana. (RL) Kokous keskeytettiin ja Loimaan Lehden päätoimittaja Kati Uusitalo kutsuttiin esittelemään kokoukselle 7:n mahdollisen tiedotuksellisen yhteistyön sisältöä. Päätoimittaja poistui ja kokous jatkui. 7 EHDOTUS TIEDOTUKSELLISEN YHTEISTYÖN KEHITTÄMISESTÄ LOIMAAN LEHDEN KANSSA Seurakunnan tiedotuksen kehittäminen on ollut viime vuosina jatkuvasti esiin nouseva teema. Eräänä ratkaisuna tiedotuksen tehostamiseen oli vuonna 2016 yhteisen tiedottajan palkkaaminen kokeiluluontoisesti Pöytyän seurakunnan kanssa. Taloudellinen tilanne ei kuitenkaan sallinut uuden työntekijän palkkaamista edes osaaikaisesti. Eräänä vaihtoehtona esitettiin tiedotuksen ulkoistamista ammattitaitoisen tahon hoidettavaksi. Kirkkoherra on ollut yhteydessä paikallisen median Loimaan Lehden päätoimittajaan Kati Uusitaloon hyvin toimineen yhteistyön kehittämisestä edelleen Loimaan Lehden kanssa. Ehdotus josta keskusteltiin, on Seurakuntalehti-liite, joka ilmestyisi neljä kertaa vuodessa paikallisen sanomalehden taittamana ja sen normaalin jakelun yhteydessä. Tämä malli on käytössä monissa Loimaan seurakunnan kokoisissa talouksissa, joilla ei ole mahdollisuuksia toimittaa itse omaa seurakuntalehteä. Loimaan Lehden päätoimittaja on lupautunut tulemaan esittelemään yhteistyöehdotusta kirkkoneuvoston kokoukseen 16.1. Pääperiaate ehdotuksessa on, että Loimaan lehti tarjoaa seurakunnalle seuraavat tiedotukselliset kanavat: 1. Banneri loimaanlehti.fi-sivulla, toisin sanoen sähköinen ilmoitussivu (kuten esim. paikallisella Citymarket-kaupalla).
4 2. Joko 8 tai 4 sivuinen paperiliite, joka ilmestyy 3 tai 4 kertaa vuoden aikana lehdissä. Kyseinen lehti jaetaan kaikkiin Loimaan talouksiin. 3. Toimitustyö sekä iso haastattelujuttu jokaiseen liitteeseen. 4. Sähköinen versio liitteestä käytettäväksi esimerkiksi seurakunnan omien kotisivujen linkkinä. Tarjous liitteenä. PÄÄTÖSEHDOTUS: Kirkkoneuvosto kuulee ja haastattelee päätoimittajaa tarjouksesta ja tekee päätöksen asiasta. (RL) PÄÄTÖS: Toteutetaan kaksi 4-sivuista ja yksi 8-sivuinen paperiliite ja niihin liittyvät toimitustyöt ja tarpeellinen määrä haastatteluja sekä sähköinen versio kustakin lehdestä, jotka linkitetään seurakunnan kotisivuihin, yhteistyössä Loimaan Lehden kanssa. Kyseiset lehdet jaetaan kaikkiin Loimaan talouksiin. (liite) 8 ANOMUS HOITOVAPAASTA Seurakunnan lastenohjaaja Katja Kanerva anoo hoitovapaata ajalle 26.4.2018-29.6.2019. Anomus tuodaan nähtäväksi kokoukseen. PÄÄTÖSEHDOTUS: Myönnetään lastenohjaaja Katja Kanervalle hoitovapaa ajalle 26.4.2018-29.6.2019. (RL) 9 TALOUSARVION 2018 KÄYTTÖSUUNNITELMAN VAHVISTAMINEN Kirkkoneuvoston jaosto 1/2018 5 : Kirkkovaltuuston hyväksyttyä toiminta- ja taloussuunnitelman 2018-2020, talousarvio 2018 kokouksessaan 19.12.2017 vahvistaa kirkkoneuvosto talousarvion käyttösuunnitelman vuodelle 2018. Käyttösuunnitelma on laadittu tehtäväalue ja tilitasolla. PÄÄTÖSEHDOTUS: Jaosto esittää kirkkoneuvostolle liitteenä olevan Loimaan seurakunnan talousarvion 2018 käyttösuunnitelman vahvistamista. (LV) ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- JAOSTON PÄÄTÖSEHDOTUS: Kirkkoneuvosto vahvistaa liitteenä olevan Loimaan seurakunnan talousarvion 2018 käyttösuunnitelman. 10 RAKENNUSTOIMIKUNNAN VALITSEMINEN, TOIMIVALTARAJAT JA PALKKIO VUON- NA 2018 Kirkkoneuvoston jaosto 1/2018 6 : Seurakunnalla on suunnitteilla useita hankkeita vuonna. 2018. Niiden käytännön toteuttamista varten olisi syytä valita rakennustoimikunta.
5 Vuoden 2018 investointikohteisiin valitulla rakennustoimikunnalla on hyvä olla oikeus tehdä ja hyväksyä tarpeellisia muutoksia, joiden arvo on alle 10.000 euroa, alv 0%, kirkkoneuvoston hyväksymiin hankesuunnitelmiin ja tarjouksiin. PÄÄTÖSEHDOTUS (LV): Kirkkoneuvosto a) valitsee nykyisen rakennustoimikunnan (Hannu Kauti, Veli Reunanen, Leena Virtanen, Riku Laukkanen, Ari Lindell, Raimo Huhtala ja Sauli Heikkilä) vuoden 2018 investointikohteisiin. b) hyväksyy rakennustoimikunnalle oikeuden toimikautensa ajan tehdä ja hyväksyä tarpeellisia muutoksia, joiden arvo on alle 10.000 e, alv 0 %, kirkkoneuvoston hyväksymiin hankesuunnitelmiin ja tarjouksiin, c) hyväksyy, että rakennustoimikunnan luottamushenkilöjäsenet saavat korvausta ansionmenetyksestä 25 e/tunti työmaakäynneistä ja muusta asiaan paneutumisesta hakemuksen mukaan. Rakennustoimikunnan kokouksista maksetaan kokouspalkkio kirkkovaltuuston päätöksen mukaisesti. (AL) ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ JAOSTON PÄÄTÖSEHDOTUS: Kirkkoneuvosto a) valitsee nykyisen rakennustoimikunnan (Hannu Kauti, Veli Reunanen, Leena Virtanen, Riku Laukkanen, Ari Lindell, Raimo Huhtala ja Sauli Heikkilä) vuoden 2018 investointikohteisiin. b) hyväksyy rakennustoimikunnalle oikeuden toimikautensa ajan tehdä ja hyväksyä tarpeellisia muutoksia, joiden arvo on alle 10.000 e, alv 0 %, kirkkoneuvoston hyväksymiin hankesuunnitelmiin ja tarjouksiin, c) hyväksyy, että rakennustoimikunnan luottamushenkilöjäsenet saavat korvausta ansionmenetyksestä 25 e/tunti työmaakäynneistä ja muusta asiaan paneutumisesta hakemuksen mukaan. Rakennustoimikunnan kokouksista maksetaan kokouspalkkio kirkkovaltuuston päätöksen mukaisesti. PÄÄTÖS: Hyväksyttiin a c. 11 LISÄOSIA KATRINA AJANVARAUSOHJELMAAN Seurakunta otti käyttöön Lukkari-kotisivut joulukuun 2017 alussa. Tämän myötä poistui käytöstä edellisten kotisivujen yhteydessä ollut ilmoittautuminen, jota on käytetty lähinnä rippikoulu- ja nuorisotyössä. Sähköinen ilmoittautuminen pitää ottaa käyttöön jatkossakin ja laajentaa sen käyttöä ilmoittautumisissa. Ilmoittautumisosioon tarvitaan rajapinnat Kirjuri-jäsentieto-ohjelmaan rippikoululaisten osalta sekä verkkomaksuominaisuus ja siitä rajapintayhteys Kipan taloushallinnon ohjelmaan. Www-moduuli Lukkari-rajapinnalla saadaan tapahtumat siirrettyä Katrinan kalenterista sähköisesti Lukkari-kotisivuille. Lisäksi EU:n tietosuoja-asetus ohjaa keskittämään seurakuntalaisista koottavaa tietoa yhteen paikkaan, jota Katrina ajanvarausohjelman lisäosat palvelisivat varsin hyvin. Tätä tukisi myös Vapaaehtoispankki ohjelman käyttöönotto. Katrina ajanvarausohjelma on ollut käytössä seurakunnassa vuodesta 2007.
6 M&V Software Oy on antanut tarjoukset Katrina-lisäosista: Katrina ilmoittautuminen (Kirjuri-rippikoulu- ja Kirkkoverkko-liitännällä, Katrina-verkkomaksu ja Kipayhteys), Www-moduuli Lukkari-rajapinnalla, Vapaaehtoispankki. Lisäksi tarvitaan Katrina-diakoniaohjelmasta rajapinta Kirkkoverkkoon ja Kirjuriin, jotta nyt julkisessa verkossa oleva ohjelma täyttää EU:n tietosuoja-asetuksen. Ei julkiset tarjoukset liitteenä. PÄÄTÖSEHDOTUS: Hyväksytään M&V Software Oy:n tarjoukset koskien Katrinan lisäosia ja lisäksi Katrina diakonia-ohjelman rajapinta Kirkkoverkkoon ja Kirjuriin liittymisestä. Ei julkisena liitteenä tarjoukset. (LV) 12 DOMUS-ASIANHALLINTAJÄRJESTELMÄÄN LIITTYMINEN Kirkkovaltuusto on 19.12.2017 myöntänyt vuoden 2018 talousarviossa määrärahan asianhallintajärjestelmän hankintaan. Kirkkohallitus on kilpailuttanut Domus asianhallintajärjestelmän ja ottanut sen käyttöönsä vuonna 2016. Asianhallintajärjestelmä on mahdollista saada hyvin kohtuullisen hintaan seurakuntatalouden käytettäväksi. Liittymällä yhteiseen asianhallintaan välttää myös mahdollisesti työlään ja valitusherkän kilpailutuksen. Arkkihiippakunnassa on meneillään hanke, johon useampia seurakuntia, Loimaan mukaan lukien, on ilmoittanut kiinnostuksensa asianhallintajärjestelmään liittymiseksi. Liittyminen yhteiseen asianhallintajärjestelmään toisi seurakunnalle hyötyä. Kaikki keskusrahastolle toteutettava toiminnallisuus olisi myös seurakuntien käytettävissä. Kokonaisuus mahdollistaa muun muassa sähköisen kokoustamisen, sähköisen allekirjoittamisen, sähköisen pitkäaikaissäilytyksen, sopimustenhallinnan sekä luottamushenkilörekisterin ja luottamushenkilöportaalin käytön. Tehtäväluokitukseen pohjautuva eams on rakennettu siten, että sitä voidaan käyttää myös seurakunnissa. Tehtäväluokituksen suunnittelu ja toteuttaminen on tyypillisessä käyttöönottoprojektissa noin vuoden yli kestävä työ, ja yhteisen järjestelmän kautta sen saa valmiina. Tämä tarkoittaa taloudellisia säästöjä, sillä harvalla seurakunnalla on resursseja tehtäväluokituksen tekemiseen ja oman asianhallintaprojektin läpivientiin. Mitä useampi seurakunta on mukana saman järjestelmän piirissä, sitä enemmän asiakirjahallinto yhtenäistyy. Liittyminen edellyttää seurakunnilta yhteisen eams:an käyttöönottoa. Järjestelmän käyttökustannukset seurakunnille muodostuvat kertaluonteisesta käyttöönottokustannuksesta sekä käyttäjämäärään pohjautuvasta kuukausiveloituksesta. PÄÄTÖSEHDOTUS: Loimaan seurakunta liittyy DOMUS-asianhallintajärjestelmään. (LV)
7 Talouspäällikkö Leena Välikangas poistui kokouksesta seuraavan asian käsittelyn ajaksi. 13 VIRKAVAPAA Talouspäällikkö Leena Välikangas anoo palkatonta virkavapautta ajalle 4.1. ja 15.1.2018 pakottavista perhesyistä, KirVesTes 60. Ilmoitettu vs. kirkkoherralle 3.1.2018. PÄÄTÖSEHDOTUS: Hyväksytään. (RL) 14 PÖYTÄKIRJOJA JA MUISTIOITA a. Jaoston pöytäkirja 1/2018, liite b. Rakennustoimikunnan pöytäkirja 14/2017, liite c. Valmisteluryhmän muistio 1.2018, liite PÄÄTÖSEHDOTUS: Merkitään liitteenä olevat asiakirjat tiedoksi. (RL) 15 VIRANHALTIJAPÄÄTÖKSET a. Johtavan diakonin päätökset 7.-9./2017, liite b. Johtavien viranhaltijoiden /työntekijöiden päätöksiä henkilöstöhallinnon osalta Kipassa ajalta 30.5. 31.12.2017, tuodaan seuraavaan kokoukseen. PÄÄTÖSEHDOTUS: Merkitään tiedoksi. (RL) 16 MUUT ASIAT a. Metsäkaupan liitteenä oleva mittaustodistus merkittiin tiedoksi. b. SIELUNHOIDON JÄRJESTÄMINEN KÄYRÄN AVOVANKILASSA Paimion rovastikunnan Vs. lääninrovasti Timo Hukka on välittänyt arkkihiippakunnan tuomiokapitulin esittämän ehdotuksen Käyrän avovankilan sielunhoidon järjestämiseksi. Kirje saapui kirkkoherran sähköpostiin 12.1.2018, jolloin asia ei enää ennättänyt kirkkoneuvoston esityslistalle. Käyrän vankilan johto on esittänyt vetoomuksen Paimion rovastikunnan seurakunnille koskien sitä, voisivatko ne yhteisesti palkata Käyrän vankilaan oman virkansa ohella (ovo) työskentelevän vankilasielunhoitajan, joka voi olla joko seurakuntapappi tai muu vahvoilla sielunhoidon valmiuksilla varustettu seurakunnan työntekijä. Ovo-tehtävän laajuus olisi 3 tuntia viikossa ja työsuhde olisi ensi vaiheessa voi-
8 massa määräaikaisena 1.2. 31.12.2018. Määräajan loppupuolella toimintamalli arvioidaan ja siihen voidaan tehdä tarkennuksia. Tavoitteena on, että toimintamallissa sopimusosapuolina olevat Paimion rovastikunnan seurakunnat pääsevät tekemään marras-joulukuussa 2018 päätöksen siitä, että ovo-vankilasielunhoitajan tehtävä muutettaisiin 1.1.2019 lukien toistaiseksi voimassa olevaksi. Tehtävään soveltuva työntekijä on löydetty Liedon seurakunnasta: nuorisotyönohjaaja Yvonne Smidtslund. Soveltuvuuden ovat selvittäneet yhteistyössä Käyrän vankilan apulaisjohtaja Aki Saarinen, vankilasielunhoidon asiantuntijana käytetty Turun vankilapastori Tapio Pastila ja Liedon seurakunnan vs. kirkkoherra Harri Ruskeepää. Ratkaisu on sikälikin perusteltu, että ovo-vankilasielunhoitajan esimiehenä toimii lääninrovasti, joksi on määrätty 16.4.2018 lukien Liedon kirkkoherra Risto Leppänen. Asialla on sikäli kiire, että mikäli riittävän moni seurakunta osallistuu kustannuksiin, toiminta voisi alkaa jo 1.2.2018. Loimaan seurakunnan osuus työntekijän palkkauskuluista on: 33,82 / kk => 1.2. 31.12.2018 yhteensä 371,99. (sopimus liitteenä) PÄÄTÖSEHDOTUS: Loimaan seurakunta osallistuu Paimion rovastikunnan muiden seurakuntien kanssa Käyrän avovankilan sielunhoidon järjestämisestä koituvien kulujen maksamiseen seurakunnan jäsenmäärän mukaisesti lasketulla summalla 33,82 kuukaudessa, 1.2. 31.12.2018 välisenä aikana 371,99. Sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana 1.1.2019 alkaen. (RL) 17 MUUTOKSENHAKUASIAKIRJAT Muutoksenhakuasiakirjat liitettiin pöytäkirjaan. 18 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19.48. Riku Laukkanen Riku Laukkanen puheenjohtaja Sari Huhtala Sari Huhtala pöytäkirjanpitäjä Pöytäkirja on tarkastettu Heini-Sisko Borra Heini-Sisko Borra Eliisa Jaatinen Eliisa Jaatinen