Ostotoiminta ja toimitusketjunhallinta

L u e n t o Ostotoiminta ja toimitusketjunhallinta Luennon sisältö Hankinnan strategisuus Toimittajavalinta Hankinnan organisointi Jakelukanavavalinta Piiskavaikutus Teknologiakehitys Riskinhallinta

Hankinta ja jakelu linkkejä ulkomaailmaan Markkinat Yrityksen tuotanto Hankinta raaka-aineiden, komponenttien ja palveluiden hankinta, toimittajasuhteiden hoito ja hallinta Varastointi ja materiaalin hallinta raaka-aineet, WIP, valmisteet, tarvikkeet ja niiden siirtäminen, kapasiteetin suunnittelu Jakelu tavaran ja palveluiden siirtoja saantijärjestelyt jakeluketjussa, varastot Tietovirta Materiaali- / tuotevirta Rahavirta TUTA 18 Luento 20 2

Hankinnan strategisuus

Suuri tuleminen kuitenkin odotuttanut

Ostamisen tärkeyttä ei kannata aliarvioida Ostot ylivoimaisesti yrityksen suurin kuluerä yleensä 50-60% myynnistä, toimialojen välillä suuriakin eroja - autot 60% (kaikki ostot 80%), virvoitusjuomat 65%, sairaalat 20% ulkoistamisen odotetaan kasvattavan ostojen osuutta entisestään Ostoissa säästetty euro jää paljon helpommin tuloslaskelman viimeiselle riville kuin asiakkaalta laskutettu euro vaadittu lisämyynti = säästetty euro / kateprosentti - jos yrityksen kateprosentti on 5 niin ostossa säästetty euro on yhtä arvokas kuin 20 euron lisämyynti (=1/5%) ostossa säästettyjä euroja kutsutaankin koviksi euroiksi! Ostokustannuksissa hajontaa ostajien välillä! ostajan osaamisen ja tarkkaavaisuuden merkitys helposti 10% TUTA 18 Luento 20 6

Ostamisen tärkeyttä ei kannata aliarvioida Vuosittaiset hankinnat lähes 100 miljardia! TUTA 18 Luento 20 7

Ostolla myös paljon välillisiä hyötyjä Sisäisen tuottavuuden ja tehokkuuden takaaminen laatu-, toimitusvarmuus-, joustavuus- ja standardointiaspekti tuotelinjojen muutosten, lisäysten ja karsintojen analyysi (esim. kauppa) Jatkuva informaation kerääminen ja välittäminen kilpailija- ja teknologiaseuranta, asiakastoiveet ketjussa taaksepäin, talouden kehitys, yhteiskunnalliset trendit, lakien muuttuminen jne. Toimitusketjun ja sijoitetun pääoman hallinta yritysyhteistyön edistäminen ja toimittajasuhteiden kehittäminen ulkoistamisen suunnittelu, toteutus ja hallinta varastot (määrä ja omistus), toimitus- ja läpimenoajat, maksuehdot Asiakasfokuksen ylläpito miten me voimme osaltamme edistää loppuasiakkaan kokemaa hyötyä huomioitava sekä sisäinen että ulkoinen asiakas Sisäinen koulutuspistej TUTA 18 Luento 20 8

Mihin kaikki rahat oikein katoavat???

Ostotoiminta on kaikkea mistä tulee lasku! - ostot, leasing, vuokraus, ulkoistus - Raaka-aineet esim. rauta, kupari, hiili, öljy, liha, vilja, kahvi, sokeri, puuvilla Puolivalmiit tuotteet ja komponentit esim. teräslevyt, langat/vaijerit - autonrenkaat, vaihdelaatikko MRO-tarvikkeet (maintenance, repair and operating materials) esim. huolto- ja siivousvälineet, vara-osat, toimistotarvikkeet... Palvelut ulkopuolisten toimittamia sopimuspohjaisia aktiviteetteja (kertaluonteisista hankinnoista ulkoistettuihin prosesseihin) Investointihyödykkeet hankinnat joista tehdään poistoja (esim. rakennukset, koneet, IT) Jälleenmyyntihyödykkeet TUTA 18 Luento 20 10

Hankinnat jakautuvat melko tasan! TUTA 18 Luento 20 11

Oston tulevaisuus näyttää valoisalta Halutaan keskittyä ydinosaamiseen kukaan ei voi tehdä kaikkea itse Pyritään lisäämään kokonaistehokkuutta ostettava mistä halvimmalla saa kokonaispalvelu paranee kun ammattilainen hoitaa tuotannon globalisoituminen pakottaa Yritetään parantaa joustavuutta mm. ulkopuolisen kapasiteetin sopeuttaminen helpompaa Vähennetään investointeja ja jaetaan riskiä esim. kapasiteetin laajentamistilanteissa Kohdemarkkinoiden erityispiirteet pakottavat esim. kauppapoliittiset rajoitteet TUTA 18 Luento 20 12

Tom Peters Amerikan ostajille You are the Rock Stars of the B2B Age! TUTA 18 Luento 20 13

Reality-ohjelma antaa vielä odottaa itseään...

Ostajien arjessa paljon erilaista tekemistä - case yleisimmät työtehtävät joita melkein kaikki tekevät - Suunnittele yrityksen hankintastrategiat Edistä hankintastrategioiden toteutusta Arvioi sisäisten asiakkaiden toiveita ja tarpeita Määrittele hankintatarpeeseen sopiva prosessi Etsi potentiaalisia toimittajia Analysoi toimittajien tarjouksia ja valitse paras Hoida toimittajaneuvottelut Edistä yrityksen ja toimittajan välistä toimintaa Huolehdi ja kehitä toimittajasuhteita Osallistu poikkifunktionaaliseen yhteistyöhön TUTA 18 Luento 20 15

Pitäisikö valmistaa itse vai ostaa? - make or buy -päätös - Vertikaalinen integraatio toimintatapana vähentynyt paljon puhuttu lisääntyneen kilpailun aiheuttamasta ostopakosta - keskittyminen, tuottavuus, joustavuus, asiakaspainotteisuus Päätöstä tehdessä huomioitava monia muuttujia nykyinen osaaminen ja osaamisen kehittämissuunnitelmat nimikkeen ennustettu kysyntä ja oma kapasiteettitilanne kustannukset, laatu, toimitusvarmuus ja joustavuus - ketkä kaikki edes pystyisivät ja haluaisivat tarjota tuotetta? ulkoiset, sisäiset ja henkilökohtaiset vaikuttavat voimat - riippumattomuuden merkitys, työllistäminen, yrityskoon pieneneminen Ostamista tukee fokusajattelu ja kustannukset tuotetta ei haluta / osata itse valmistaa - vältetään sitoutumista, ei haluta investoida teknologian kehittämiseen tuote helposti ostettavissa tehokkailta markkinoilta - ostaminen kustannuksiltaan halvempi vaihtoehto TUTA 18 Luento 20 16

Valmista vai osta -kustannuskäyrät Osta Kokonaiskustannukset Valmista Määrä Kassavirta valmista Kassavirta osta Kassa Kassa Aika Aika TUTA 18 Luento 20 17

Valmista vai osta esimerkki Yritys miettii kannattaako tuotteen käyttöohje tehdä yrityksen sisällä vai teettää työ ulkopuolisella henkilöllä. Topi Nikkari on ilmoittanut olevansa valmis tekemään ohjepaketit, mikäli yritys vuokraa hänelle vuodeksi tietokoneen ja printterin. Ennen päätöksentekoa yritys saa kilpailevan tarjouksen Taina Tehokkaalta. Vaihtoehtojen kustannukset ovat seuraavat: Yritys itse Topi Nikkari Taina Tehokas 2 / paketti 1,667 / paketti 25000 / vuosi Tietokone 2500 / vuosi Tulostin 750 / vuosi Mikä seuraavista vaihtoehdoista on oikein? 1) ohjepaketti kannattaa tehdä aina itse 2) Taina Tehokkaan tarjous hyväksytään vasta yli 14 000 kpl vuosivolyymilla 3) ostaminen ja tekeminen ovat yhtä kalliita 9 500 kpl vuosivolyymilla 4) Nikkarin tarjous voittaa vuosivolyymin ollessa 13 000 kpl 5) väitteistä enemmän kuin yksi pitää paikkansa TUTA 18 Luento 20 18

Valmista vai osta esimerkki 3,0 Tehokas Hinta per kappale 2,5 2,0 Nikkari Yritys 1,5 9750 13050 7000 8000 9000 10000 11000 12000 13000 14000 15000 Tuotantovolyymi Yritys itse Topi Nikkari Taina Tehokas Oikea vastaus vaihtoehto 4 Nikkarin tarjous 82,90 halvempi per vuosi kuin Tehokkaan TUTA 18 Luento 20 19

Kaikki ostokset eivät ole samanlaisia Mitä tuotetta asiakas on ostamassa? kuinka tärkeä kuinka helppo saada mikä on hintataso mitkä ovat volyymit Miten tuote ostetaan? mitä maksimoidaan sopimusten luonne hinnan määräytyminen yhteistyön muodot ostoalue ja -muoto Toimittajien valinta? mahdollisten toimittajien valinta ja vertailu päätösmuuttujien keskinäinen paino TUTA 18 Luento 20 20

Ostojen erilaisuus vaikuttaa ostoprosessiin TUTA 18 Luento 20 21

Ostoportfolio ostamisen apuvälineenä Yrityksellä erilaisia intressejä toimittajia kohtaan jotka tulee huomioida käytöksessä kehitelmä myynnin portfoliomallista (Peter Kraljic 1983) Kahden akselin nelikenttämalli; ostavan yrityksen suhteellinen ostovoima ja ostoriski (Suomi) ostovoimaa voidaan pitää suurena jos ostot yli 1% toimittajan myynnistä - akselina käytetään joskus myös kokonaisostoja, kokonaiskustannuksia... ostoriskiin liittyy mahdollisten tavarantoimittajien lukumäärä ja etäisyys - akselina käytetään joskus myös teknistä monimutkaisuutta... Pohjalla kuluanalyysi ja toimittajakantatuntemus usein työntekijöillä varsin erilaiset käsitykset tuotteiden sijainnista miten valta jakautunut ostajan ja myyjän välillä Tuotteen sijainti matriisissa vaikuttaa ostostrategiaan selventää mihin ostajan tulisi käyttää suurin osa ajastaan! - matriisin sisäiset siirtymisen mahdollisia arvoanalyysillä, standardoinnilla... TUTA 18 Luento 20 22

Ostoportfolio ostamisen apuvälineenä Saatavuus Vaikea Helppo Pullonkaulatuotteet Varmista saatavuus (minimoi vaikutus operaatioille) Tavalliset tuotteet (C,D) Käsittele tehokkaasti (minimoi hankintakustannus) Strategiset tuotteet Kehitä yhteistyötä (maksimoi suorituskyky ) Volyymituotteet (A,B) Harkitse ostopolitiikkaa (minimoi materiaalikustannus) Alhainen Ostovolyymi Korkea TUTA 18 Luento 20 23

Ostoportfolio ostamisen apuvälineenä Yrityksellä erilaisia intressejä toimittajia kohtaan jotka tulee huomioida käytöksessä kehitelmä myynnin portfoliomallista (Peter Kraljic 1983) Kahden akselin nelikenttämalli; ostavan yrityksen suhteellinen ostovoima ja ostoriski (Suomi) ostovoimaa voidaan pitää suurena jos ostot yli 1% toimittajan myynnistä - akselina käytetään joskus myös kokonaisostoja, kokonaiskustannuksia... ostoriskiin liittyy mahdollisten tavarantoimittajien lukumäärä ja etäisyys - akselina käytetään joskus myös teknistä monimutkaisuutta... Pohjalla kuluanalyysi ja toimittajakantatuntemus usein työntekijöillä varsin erilaiset käsitykset tuotteiden sijainnista miten valta jakautunut ostajan ja myyjän välillä Tuotteen sijainti matriisissa vaikuttaa ostostrategiaan selventää mihin ostajan tulisi käyttää suurin osa ajastaan! - matriisin sisäiset siirtymisen mahdollisia arvoanalyysillä, standardoinnilla... TUTA 18 Luento 20 24

Ostoportfolio ostamisen apuvälineenä - case Schneider - 200 20000 600 Saatavuus Vaikea Helppo Pullonkaulatuotteet Varmista saatavuus (minimoi vaikutus operaatioille) Ostovolyymi Nimikkeet Myyjien lkm. Tavalliset tuotteet (C,D) Käsittele tehokkaasti (minimoi hankintakustannus) Ostovolyymi Nimikkeet Myyjien lkm. Alhainen 10 milj. 4370 kpl 200 kpl 40 milj. 15000 kpl 350 kpl Ostovolyymi Strategiset tuotteet Kehitä yhteistyötä (maksimoi suorituskyky ) Ostovolyymi Nimikkeet Myyjien lkm. Volyymituotteet (A,B) Harkitse ostopolitiikkaa (minimoi materiaalikustannus) Ostovolyymi Nimikkeet Myyjien lkm. 80 milj. 250 kpl 17 kpl 70 milj. 380 kpl 33 kpl Korkea TUTA 18 Luento 20 25

Ostoportfolio ostamisen apuvälineenä - case Sikorsky Aircraft - 600 838 Saatavuus Vaikea Helppo Valut 16 Raakaaineet 106 Taokset 16 Kiinnittimet 97 Sähkö 115 Laakerit 21 Metallilevyt 40 Lentokoneelektroniikka 172 Nesteet 73 Komposiitti 34 Vaihteisto 21 Työstetyt osat 61 Sopimusvalmistajat 66 Alhainen Ostovolyymi Korkea Alle 25 per v. 25-50 per v. 50-100 per v. Yli 100 per v.

Ostoportfolio ostamisen apuvälineenä Yrityksellä erilaisia intressejä toimittajia kohtaan jotka tulee huomioida käytöksessä kehitelmä myynnin portfoliomallista (Peter Kraljic 1983) Kahden akselin nelikenttämalli; ostavan yrityksen suhteellinen ostovoima ja ostoriski (Suomi) ostovoimaa voidaan pitää suurena jos ostot yli 1% toimittajan myynnistä - akselina käytetään joskus myös kokonaisostoja, kokonaiskustannuksia... ostoriskiin liittyy mahdollisten tavarantoimittajien lukumäärä ja etäisyys - akselina käytetään joskus myös teknistä monimutkaisuutta... Pohjalla kuluanalyysi ja toimittajakantatuntemus usein työntekijöillä varsin erilaiset käsitykset tuotteiden sijainnista miten valta jakautunut ostajan ja myyjän välillä Tuotteen sijainti matriisissa vaikuttaa ostostrategiaan selventää mihin ostajan tulisi käyttää suurin osa ajastaan! - matriisin sisäiset siirtymisen mahdollisia arvoanalyysillä, standardoinnilla... TUTA 18 Luento 20 27

Erilaisilla tuotteilla erilainen ohjaus Saatavuus Vaikea Helppo Pullonkaulatuotteet saatavuuden varmistaminen varmuusvarastojen pito varasuunnitelman laatiminen suhteiden rakentaminen toimittajien jatkuva seuranta korvaavien tuotteiden etsintä Tavalliset tuotteet (C,D) tuotteiden standardoiminen rutiinien kehittäminen tarjousten vertailu puitesopimukset automaattitilaukset Alhainen Ostovolyymi Strategiset tuotteet tarkat tarve-ennusteet perusteellinen mark.tutkimus yhteistyön kehittäminen pitkäaikaiset ostosopimukset make/buy - ja riskianalyysit mahdolliset varmuusvarastot Volyymituotteet (A,B) ostovoiman hyödyntäminen tavarantoimittajien valinta tavoitehinnoittelu neuvottelutaktiikat sopimus/spot-ostojen suhde kuljetusten suunnittelu Korkea TUTA 18 Luento 20 28

Nimikkeen positioon voi yrittää vaikuttaa! Pullonkaula Strategiset ostokortti kapasiteettisopimus Pullonkaula Strategiset strateginen partneri spesifikaatioiden löysentäminen ja yhteishankinta tuotteiden yksinkertaistaminen ja toimittajan kehittäminen Tavalliset Volyymi Tavalliset Volyymi Pullonkaula Strategiset Pullonkaula Strategiset strateginen partneri hoitopartneri yhteishankinta Tavalliset Volyymi Tavalliset Volyymi TUTA 18 Luento 20 29

Ostoportfoliota on myös kritisoitu Portfolion operationalisoinnissa ongelmia mitkä muuttujat oikeastaan tulisi olla akseleilla? - akselien mittaaminen varsin mutu -pohjaista; helppo/vaikea jne. miten tuotteiden väliset riippuvuudet pystytään huomioimaan? Huomioi huonosti verkostojen olemassa olon toimittajan näkökanta unohdettu oikeastaan kokonaan mallissa yksinkertaistaa myyjän ja ostajan välistä suhdetta liikaa (valtafokus) - portfolio ei suoranaisesti edesauta pysyvät kilpailuedun luomista Suositusohjeita pidetään liian suoraviivaisia yritysmaailman monimutkaisuutta ei voi tiivistää kahteen akseliin perusmuoto ei ohjeista miten nykyisiä valtasuhteita muutetaan Kriitikoiden tausta pääasiassa käsitteellinenj yritykset tyytyväisiä ja käyttö korreloi oston kehitystason kanssa TUTA 18 Luento 20 30

Samoja ohjeita tuotteistettu usealla tavalla - case purchasing chessboard - http://www.purchasingchessboard.com/ TUTA 18 Luento 20 31

Innovation breakthru Re-specification core cost analysis product teardown invention on demand functionality and leverage innovation specification network assessment design for sourcing design for manufact. Risk management Technical data mining bottleneck mgmt. product, process, vertical integration composite intelligent deal benchmark structure complexity reduction political framework mgmt. Value chain mgmt. supplier tiering value chain reconfiguration revenue sharing sustainability mgmt. Integ. oper. planning visible process org. collaborative capacity & virtual inventory mgmt. vendor managed inventory Value partnership project based partnership profit sharing strategic alliance value based sourcing Cost partnership supplier development total lifecycle concept collaborative cost reduction supplier fitness program Co-sourcing procurement outsourcing sourcing community buying consortia mega supplier strategy Demand management demand reduction compliance mgmt. closed loop spend mgmt. contract mgmt. Commerc.data mining master data mgmt. cost data mining standardization spend transparency Volume bundling supplier consolidation bundling across product lines, generations, sites Tendering supplier market intelligence RFI/RFP process expressive bidding reverse auctions Globalization global sourcing make or buy best shoring LCC sourcing Supplier pricing review price benchmarks TCO leverage market imbalances unbundled prices Target pricing cost based price modelling cost regression and factor cost analysis linear performance pricing

Aina yritys ei voi itse määritellä ohjausta Toimittajan maantieteellinen focus Globaali Alueellinen Paikallinen Kuningastoimittaja Ainoa (vain yksi tarjolla) Yksi (valitaan useasta yksi) Monta Toimittajien määrä TUTA 18 Luento 20 33

Toimittajavalinta

Ostajien tulisi olla mukana tuotesuunnittelussa Tarpeen määrittely Ostostrategia Kilpailuttaminen Neuvottelut Kustannustenkarsintapotentiaali Toimittajavalinta Sopimuksen tekeminen Päivittäinen toiminta TUTA 18 Luento 20 35

Ostajien tulisi olla mukana tuotesuunnittelussa Osallistumisella huomattava katevaikutus komponenttien standardointi, vähän tarjolla olevien materiaalien ja osien välttäminen, toimitusaikojen huomiointi, hyvien toimittajien suosiminen, teknologiakehityksen seuranta (vanhentuminen), hintatrendien ymmärtäminen, riskianalyysien tekeminen jne. pitävät suunnitteluinsinöörien jalat maassa ja auttavat myyntiä tilannekohtaisen tarjonnan kehittämisessä Ostajien mukana olo tuotesuunnittelussa ei ole mikään uusi konsepti high-tech aloilla vahvasti mukana 90-luvun alussa, yleistymässä voimakkaasti muillakin aloilla Ostajat mukana suunnittelussa vaikka tuotanto olisi ulkoistettu (strateginen osa) sopimusvalmistajat hoitavat sitten operatiivisen ostamisen TUTA 18 Luento 20 36

Osto myös myyntisuunnittelussa mukana - case englantilainen koulu ja HP Omnibooks - Osto neuvotteli halvemmat komponentit jotta koneita tarpeeksi

Toimittajavalinta näkyvämpiä päätöksiä Tavoitteena hinta-, laatu-, määrä-, toimitus- ja palveluominaisuuksiltaan hyvä valinta valinta siis monitavoitteista päätöksentekoa jota hankaloittaa vielä useampien tahojen erilaiset kriteeripainotukset Valintakriteereistä pitäisi päättää ajoissa analyysissä huomioitava sekä nykyhetki että tulevaisuus muuttujina mm. tilanteen/tarpeiden/tavoitteiden ymmärtäminen, ratkaisun sopivuus, hinta/kustannus, hyödyt ja riskit, yhteistyön edellytykset, toimittajan osaaminen ja talous, pitkäjänteisyys Toimittajien vertailukelpoisuus oma taiteenlaji vaatii taitoa / työtä ehdotus- ja tarjouspyyntöä tehdessä varsinkin ei-konkreettiset muuttujat hankalia - tyyliin referenssit, avainhenkilöt ja henkilökemia, resurssit, kiinnostus asiakkaan tarpeista ja joustavuus, kehityssuunta ja potentiaali jne. TUTA 18 Luento 20 38

Toimittajavalinta näkyvämpiä päätöksiä Tehdaskäynnit ja auditoinnit melko tavallisia usein poikkifunktionaalinen ryhmä katsastaa yksityiskohtia, mutta aistii myös yrityskulttuuria, henkilökemiaa, motivaatiota Käytettyinä menetelminä mm. TCO-laskelmat, pisteytystaulukot, mutu historiallisesti painopiste siirtynyt hinnasta laadun ja nopeuden kautta elinkaarikustannuksiin ja vastuullisuuteen Valintaprosessiin käytetyt kustannukset ja aika riippuvat päätöksen tärkeydestä satsaukset yleensä suuremmat strategisissa, teknisesti hankalissa, taloudellisesti merkittävissä ja nykyisten toimittajien osaamisen ulkopuolelle menevissä valintatilanteissa TUTA 18 Luento 20 39

Piilokustannukset muistettava valinnassa Ostohinta Luotettavuus Jalostus Tarkastus Varastointi Kuljetus Laatu Valvonta Tilaus Käsittely Valinta Hallinto Suunnittelu Pääoma Osto TUTA 18 Luento 20 40

Oston elinkaarikustannukset - total cost of ownership - Toimintafilosofia, joka painottaa päätöksenteossa oston kokonaiskustannuksia huomioidaan ostohinnan lisäksi ostotapahtumaa edeltävät, aikaiset ja jälkeiset kustannuskomponentit kannattaa esim. ostaa korkeammalla hinnalla parempaa laatua Sopii hyvin toimittajavalintaan ja -arviointiin auttaa ymmärtämään todelliset kustannukset ja säästöpotentiaalin - mahdollisuus suurempiin säästöihin kuin vain neuvottelemalla palkitsee toimittajan hyvästä toiminnasta ja kehityksestä Käyttökelpoinen tiukoissa tilanteissa ostotapahtumaan liittyvät kustannukset korkeat ja/tai pitkäaikaiset toimittajavaihtoehtoihin liittyvissä kustannuksissa suuria eroja toimittajan kanssa jatkuvia ongelmia jne. TUTA 18 Luento 20 41

Elinkaarikustannukset ovat usein korkeita - Kodak ja ohjelmoitava ohjausyksikkö - Elinkaarikustannukset Ostohinta 100 % Ostakulut 100 % Suunnittelu 75 % Asennus 100 % Komissio 12 % Osat ja palvelu 15 % Huolto 50 % Koulutus 5 % Alasajo 10 % TOTAL 467 % TUTA 18 Luento 20 42

Elinkaarikustannuksen käytännön ongelmat Ajattelufilosofian pitää muuttua pois ostohinnasta pilottiprojektit todettu hyödyllisiksi Kustannusinformaatiota huonosti tarjolla vaatii hyvää toimintopohjaista kustannuslaskentaa - esim. mikä on myöhästyneen toimituksen taloudellinen arvo? tietojärjestelmät helpottaneet hieman tilannetta Monimutkainen toteutus? epävarmuutta mistä aloitetaan ja mihin hankintoihin sovelletaan tarvitaanko useampia laskentamalleja? TUTA 18 Luento 20 43

Toimittajavalinnassa vastuullisuus nousussa Kestävässä hankintatoimessa mietitään mitä ostetaan ja keneltä ostetaan Ł mm. toimintakäytäntöjen julkaisu, tarpeiden määrittely, toimittajavalintakriteerit, mittaaminen ja seuranta, toimittajien kehittäminen - teoria helpohko, haasteena käytännön toteutusj Monia globaaleja ongelmia yritetään ratkaista energiankäyttöä supistettava ja uusiutuvia lähteitä korostettava, luonnonvarojen tehokkuutta parannettava, jätettä vähennettävä ja kierrätystä lisättävä, vedenkäyttöä tehostettava, luonnonmonimuotoisuutta suojeltava, sääntely- ja lakiriskien kasvuun varauduttava, työntekijöiden oikeuksia puolustettava TUTA 18 Luento 20 44

Vastuullisuuden toteutus hieman haasteellista Sisäiset organisatoriset tekijät korostuvat ristiriitaiset tavoitteet ja epäselvät vaatimukset, lyhyen aikavälin tuloksia korostavat kannustejärjestelmät, muutosvastarinta, ylimmän johdon tuen puute, osto-osaston operatiivinen rooli Kustannusvaikutusten pelko rahallisten investointien lisäksi myös aika ja resurssitarve tehokkuuden/säästöjen ja kestävän kehityksen epäselvä yhteys Työntekijöiden osaamispuute vaatii melko laajaa koulutusta ja ohjausta, päivitettyjä tietokantoja Mittaamiseen ja raportointiin liittyvät haasteet standardien puute ja johdonmukaisten mittarien kehitys Monimutkaisten toimitusketjujen käytännön ongelmat ja näkyvyys lisäksi kv.erot säännöksissä ja vaatimuksissa (+muutostahdissa) TUTA 18 Luento 20 45

Hankinnan organisointi

Oston organisoinnin ääripäät vastakkaisia Keskitetty Hajautettu Yritys Yritys Markkinointi Tuotanto Ostot Yksikkö 1 / alue A Yksikkö 2 / alue B Yksikkö 3 / alue C Yksikkö 1 Yksikkö 2 Yksikkö 3 Yksikkö 1 Yksikkö 2 Yksikkö 3 Yksikkö 1 Yksikkö 2 Yksikkö 3 Markkinointi Tuotanto Ostot Markkinointi Tuotanto Ostot Markkinointi Tuotanto Ostot Yksikkö 1 / alue A Markkinointi Tuotanto Yritys Yksikkö 2 / alue B Markkinointi Tuotanto Ostot Yksikkö 3 / alue C Markkinointi Tuotanto Valintaan vaikuttavia tekijöitä mm. hankittavien tuotteiden yhdenmukaisuus, toimipisteiden maantieteellinen läheisyys, toimittajamarkkinoiden keskittyminen, nimikkeiden hintakehityksen dynaamisuus, ostajilta vaadittavat taidot, asiakkaiden yksilölliset tarpeet TUTA 18 Luento 20 47

Keskittämiseen liitetään tehokkuusajatuksia Edut strateginen toimintafokus lähellä ylintä johtoa ja päätöksentekijöitä yhtenäiset ja tehokkaat toimintatavat ja -prosessit hankinnan skaalaedut ja kokonaisnäkemys ostojen standardointi erikoistunut osaaminen suunnittelu- ja tutkimusresursseja yhteiset toimittajat Haitat yksikkönäkemys puuttuu etäisyys käyttäjistä tasapäistää tarpeet ja spesifikaatiot ohiostamisen riskit kasvaa tiedonjako yksisuuntaista erikoistunut työ saattaa olla tylsää yhteisten toimittajien käyttäytymiserot hankinnan kokonaiskustannukset näkyvät selvästi TUTA 18 Luento 20 48

Hajautetun puolestakin voi argumentoida Edut yksikön itsenäisyys kommunikointi ja yksilöllisten tarpeiden huomiointi yksikön sisällä helppoa nopeat reagoimisajat selvät vastuut ja tehtävät yksinkertainen raportointi ostajalla laajempi työnkuva paikallinen asiantuntemus paikalliset toimittajat hankinnan kokonaiskustannukset pysyvät piilossa Haitat operatiivinen vs. strateginen fokus raportointi alemmalle tasolla organisaatiossa prosessitehottomuus ei skaalaetuja standardoinnin puute rajoittunut osaaminen (osa-aikaista ostamista) päällekkäistä työtä osaoptimointia kommunikaatio-ongelmat TUTA 18 Luento 20 49

Organisointi ei joko-tai -päätös!

Keskijohtoinen hankinta muodikasta - strateginen hankinta keskitetty, toteutus hajautettu - Ostaja valitsee toimittajat ja neuvottelee hinnat Tuotantolaitos tilaa intranetin verkkokatalogista hyväksytyltä toimittajalta (useita vaihtoehtoja) Tilaus hyväksytetään on-line Järjestelmä ilmoittaa tilauksesta toimittajalle; suora toimitus tilaajalle Vastaanoton syöttö 65 tuotantolaitoksen tilaukset hoidettu e-pohjaisella organisointiratkaisulla

Paras organisointitapa usein tilannekohtaista - case Turner Broadcasting - Toimistotavarat Painopalvelut Keskitetty hankinta 2 toimittajaa Hajautettu hankinta 100 toimittajaa

Ohiostamista tapahtuu turhan paljon Maverick-hankinnoilla tarkoitetaan ostoorganisaation tekemän toimittajavalinnan ja neuvottelemien sopimusten sivuuttamista yleisintä epäsuorissa hankinnoissa ja joissakin palveluissa (toimistotavarat, IT-koneet ja ohjelmat, pienet painotyöt, matkat) yleisempää organisaatioissa jossa kuluanalyysi (näkyvyys) ei kauhean kehittynyttä Nostaa kuluja ja heikentää neuvotteluasemaa korkeammat hinnat ja alhaisemmat volyymit suuremmat prosessikulut ja arvaamattomat sopimusriskit heikentää ostajien neuvotteluvaltaa ja mahdollisesti jopa mainetta valitun toimittajankin kannalta ikävää TUTA 18 Luento 20 53

Ohiostamisen erilaiset syyt ja muodot Ei tietoa sopimuksesta/prosessista Tahaton ohiostaminen Puutteelliset kyvyt käyttää sopimusta tai prosessia Pakotettu ohiostaminen Omien tapojen tai intressien ohjaama käytös Vaihtoehtoisen tarjouksen koettu ylivertaisuus Omien ostotaitojen koettu ylivertaisuus Välinpitämätön ohiostaminen Hyvää tarkoittava ohiostaminen TOTAL 5-25 % Opportunismi Muutosvastarinta Pahaa tarkoittava ohiostaminen TUTA 18 Luento 20 54

Miksi maverick-ostoja on niin paljon? On helpompi pyytää jälkikäteen anteeksi kuin etukäteen lupa

Ohiostamista tapahtuu turhan paljon Maverick-hankinnoilla tarkoitetaan ostoorganisaation tekemän toimittajavalinnan ja neuvottelemien sopimusten sivuuttamista yleisintä epäsuorissa hankinnoissa ja joissakin palveluissa (toimistotavarat, IT-koneet ja ohjelmat, pienet painotyöt, matkat) yleisempää organisaatioissa jossa kuluanalyysi (näkyvyys) ei kauhean kehittynyttä Nostaa kuluja ja heikentää neuvotteluasemaa korkeammat hinnat ja alhaisemmat volyymit suuremmat prosessikulut ja arvaamattomat sopimusriskit heikentää ostajien neuvotteluvaltaa ja mahdollisesti jopa mainetta valitun toimittajankin kannalta ikävää TUTA 18 Luento 20 56

Ohiostaminen nostaa hankintakuluja - case GlaxoSmithKline ja toimistotavarat -

Väärät toimintatavat saatava kuriin!

Miten ohiostamista voidaan vähentää? Pehmeillä keinoilla liikkeelle investoi viestintään, koulutukseen ja kulttuurimuutokseen - tietämättömyys usein yleisin syy! hankintaprosesseista selkeät ja yksiselitteiset ohjeet, loppukäyttäjät mukaan - helppous edistää toimimaan oikein Vähennetään oikeuksia ostoprosessin eri vaiheissa (eli pakotetaan toimimaan oikein) investoimalla järjestelmiin, jotka eivät mahdollista poikkeamista neuvotelluista toimittajista, tuotteista ja hinnoista Kannustejärjestelmillä J myös osto-osastoa tulee kannustaa edistämään toimintamallien jalkautumista TUTA 18 Luento 20 59

No PO, No PAY! (ilman ostomääräystä maksat itse) Three strikes and your out! (huomautus, varoitus, kenkää )

Kontrollimekanismeja ei ole koskaan liikaa

Ostotoiminnan viimeaikaisia kehitystrendejä Ostamisen strateginen rooli korostunut kilpailuedun lähde (kustannukset, nopeus, laatu, joustavuus) Osto kiinteämpi osa muuta organisaatiota kilpailija-analyysistä ja tuotekehityksestä asiakastyytyväisyyteen Teknologinen kehitys muuttanut prosesseja oston taktinen ja operatiivinen puoli automatisoituvat entisestään Oston mittareita kehitetään sekä ulkoista että sisäistä tehokkuutta pyritään nostamaan Toimittajasuhteissa muutoksia ostot keskittyvät pienemmälle määrälle globaaleja toimittajia tuotekehitysyhteistyötä viedään entistä pidemmälle Ulkoistaminen, vastuullisuus, riskienhallinta... TUTA 18 Luento 20 62

Myyntihinnan paras laskea 5% vuodessa! Analyysiä ja yhteistyötä!

Jakelukanavavalinta

Mistä jakelussa on kysymys? Jakelukanava TUTA 18 Luento 20 65

Miten helppoa asiat ennen olivatkaan! TUTA 18 Luento 20 66

Jakelukanava tuottaa monenlaista lisäarvoa Logistiikasta huolehtiminen Palvelu/ huoltopalvelut Saatavuuden varmistaminen Informaation jakaminen Yrityksen jakelukanava Valikoiman tarjoaminen Tuotteen räätälöinti Laadun takaaminen Eräkoon muuttaminen TUTA 18 Luento 20 67

Kanavalla jopa asiakassuhteen tuomaa valta DG nykyään tuotteen toiseksi merkittävin jakelukanava! TUTA 18 Luento 20 68

Kanavasuunnittelun pääkysymykset Yritys Tuote Asiakas Tavoiteltavat asiakassegmentit? Yksittäisen segmentin vaatimat kanavatehtävät? Jakelukanava D Jakelukanava C Jakelukanava B Jakelukanava A Ketkä ovat mukana kanavassa Kuka vastaa mistäkin tehtävästä Ei ole vain yhtä kanavaa eikä yhtä yleistä ratkaisumallia TUTA 18 Luento 20 69

Miten hoitaisit näiden tuotteiden jakelun? Tuotevalikoima Asiakkaat Ostotapa/-tarve Nykyiset kanavat Uudet kanavat? TUTA 18 Luento 20 70

Moni yritys pohtii suorajakelua TUTA 18 Luento 20 71

Jakelukanavatkin etsivät uutta kasvua TUTA 18 Luento 20 72

Piiskavaikutus

Toimitusketjut luonteeltaan monimutkaisia Toimitusketju on raaka-aineiden ja loppuasiakkaan välille muodostuva verkko olennaista materiaalin, informaation, rahan ja palveluiden hallinta Hankinta Tuotanto Jakelu TUTA 18 Luento 20 76

Toimitusketjut luonteeltaan monimutkaisia TUTA 18 Luento 20 77

Toimitusketjun toimijoilla erilainen arki Supply chain is a connected series of activities, which is concerned with planning, coordinating and controlling materials, parts and finished goods from supplier to customer. It is concerned with two distinct flows (material and information) through the organization. TUTA 18 Luento 20 78

Toiminnan moniportaisuus tuottaa ongelmia - case kysynnän piiskavaikutus - 3M (teippitoimittaja) Tukkukauppa Äiti ja isä (asiakas) P&G (valmistaja) Vähittäiskauppa Vauvat (loppukäyttäjä) TUTA 18 Luento 20 79

Toiminnan moniportaisuus tuottaa ongelmia - case kysynnän piiskavaikutus - Tilausten varianssi kasvaa siirryttäessä ketjussa taaksepäin TUTA 18 Luento 20 80

Tätä johto luonnollisesti haluaisi... Tilauskoko Tuotantosuunnitelma Asiakaskysyntä Aika TUTA 18 Luento 20 81

mutta tätä saa! Tuotantosuunnitelma Tilauskoko Asiakaskysyntä Aika TUTA 18 Luento 20 82

Piiskavaikutuksen syitä ja ratkaisukeinoja Piiskavaikutuksen taustalla useita eri syitä kysyntäennusteiden moniportainen käsittely ja vääristyminen tilauseräkokopolitiikat ja tilausten vakioajoitukset hinnanvaihtelut (esim. kampanjat, volyymialennukset) säännöstely ja niukkuuspelaaminen (esim. ylitilaaminen) Tietovinoutumiin voi yrittää vaikuttaa vähentämällä peräkkäisiä ennusteita ja varmuusvarastoja - esim. todellisen kysyntätiedon nopea jakaminen (esim. POS) - esim. VMI-varastohallinta, suoramyynti, toimitusaikojen lyhentäminen tilauseräkokopolitiikkojen hajottaminen ja monipuolistaminen - esim. kuukausikiintiöt, pienemmän toimituserät / osakuormat hinnanvaihteluiden minimointi (väärien kannusteiden poisto) - esim. every day low prices -hinnoittelu, ostosopimukset tarjonta- ja kysyntätiedon jakaminen, allokaatio historiallisen myynnin perusteella, palautusoikeuksien kohtuullistaminen TUTA 18 Luento 20 83

Varastointi yksi tieto-ongelmien seuraus Asiakas Varastoista yli 50% on helposti tukku- ja vähittäisportaissa TUTA 18 Luento 20 84

Teknologiakehitys

Teknologiakehityksen roolia ei voi aliarvioida Teknologialla rooli kilpailuedun luojana sekä suora että epäsuora vaikutus kaikissa kilpailustrategioissa Teknologialla rooli tuotannon kehittämisessä apuna suunnittelusta valvontaan asti - valot pois -ajattelu tekemässä pientä paluuta Teknologialla rooli toimitusketjun hallinnassa langattomat päätelaitteet, viivakoodit, tiedonsiirto, telematiikka... Teknologialla rooli palveluiden muutoksessa sai alkunsa re-engineering liikkeestä 90-luvun alussa - tiedonsiirto, päätöksenteko, automatisointi jne. asiakkaan näkökulmasta teknologian kehittyminen tarkoittaa monen mielestä itsepalvelua, koneiden kanssa asiointia ja standardiratkaisuja L TUTA 18 Luento 20 86

Teknologialla haetaan usein perusetuja J Kustannusten minimointi henkilö- ja materiaalikustannukset varasto- (kaikki varastoerät) ja kuljetuskustannukset laatu- ja turvallisuuskustannukset Nopeuden maksimointi nopeampi selvyys markkinoiden ja asiakkaiden toiveista nopeampi tuotesuunnittelu ja tuotantoprosessi (läpimenoajat) Laadun parantaminen lisääntyneet tuoteominaisuudet ja vähentyneet tuotantovirheet luotettavammat toimitusajat Joustavuuden kehittäminen mahdollisuus laajempaan tuotevalikoimaan ja lyhyenpiin tuotantoeriin TUTA 18 Luento 20 87

Toimitusketjuissa isoja teknologiamuutoksia Robotiikka isot vaikutukset (niin tuotanto, siirtely, varastointi, keräily kuin jakelukin), mutta vie vielä aikaa - tehokkuus (määrä ja kustannus), laatu, turvallisuus - vaikuttaa tuotannonsuunnitteluun, varastonhallintaan... - ongelmana vielä usein alhainen joustavuuskyky ja suuret volyymivaatimukset - yhteiskunnalliset / globaalit kerrannaisvaikutukset? 3D-tulostus isot vaikutukset, mutta vie vielä aikaa - useita eri menetelmiä ja materiaaleja, laajentunut muoviprototyypeistä mm. ihan oikeisiin metalliosiin J - täydentää nykyisiä tuotantotapoja + yksittäiskappaleet - vaikuttaa hankintatoimeen, toimittajaverkostoon, tuotekehitykseen, tuotannonsuunnitteluun - yksittäisten komponenttien ostamisen/tuottamisen sijaan voidaan printtaamalla tuottaa valmis kokonaisuus TUTA 18 Luento 20 88

Toimitusketjuissa isoja teknologiamuutoksia Big data isot vaikutukset melko nopealla aikataululla - eri lähteistä kerätyn, eri muotoisen tiedon hyväksikäyttöä - pienempien segmenttien kysynnän ymmärtäminen, trendien haistaminen, uhkien tunnistaminen - vaikuttaa ennustamisesta toimitusketjusuunnitteluun J - painopiste siirtymässä menneen tiedon analysoinnista tulevaisuuden ennustamiseen Internet of Things isot vaikutukset melko nopealla aikataululla - sensorit helpottavat esineiden, ihmisten, koneiden ja konttien paikantamista ja seuraamista (esim. lämpötila) - todellinen kysyntätieto ilman ihmisten sekaantumista - vaikuttaa ennustamiseen, tuotannonsuunnitteluun, töidenjärjestelyyn, reittisuunnitteluun, huoltoaikatauluihin - kerätyn tiedon jakamiseen liittyvät luottamus- ja kannusteongelmat merkittävä kehityksen pullonkaula TUTA 18 Luento 20 89

Toimitusketjuissa isoja teknologiamuutoksia Lohkoketjuteknologia isot vaikutukset, mutta vie vielä aikaa - hajautettu läpinäkyvä tietokanta ( sähköisiä tilikirjoja ) - laskee transaktiokustannuksia, nopeuttaa prosesseja, lisää luottamusta ja turvallisuutta - vaikuttaa b2b-tiedonvaihtoon, toimittajasopimuksiin - edistää läpinäkyvyyttä (mm. jäljitettävyys, alkuperätieto) Lisätty todellisuus selkeitä vaikutuksia, osa jopa melko nopeasti - yritysmahdollisuuksia esim. varastokeräilyssä, lastausoptimoinnissa, reittisuunnittelussa, huoltotoiminnoissa - kuluttajapuolella muuttaa asiakaskokemusta (sekä on&offline), tietotekniikan käyttöä ja luo uudenlaista tarjoamaa (Pokemon Go) - haasteina vielä kustannukset, teknologia ja yksityisyyden suoja TUTA 18 Luento 20 90

Toimitusketjuissa isoja teknologiamuutoksia Kannettavat päätelaitteet isot vaikutukset nopealla aikataululla (jo nyt) - puhelinta käytetään puhumiseen vain 3% ajasta - kaikkialla käytössä oleva data muuttaa mm. ostokäyttäytymistä (omnichannel, toimitusosoite, maksutapa) - vaikuttaa ennustamiseen (sijainti), varastoihin ja varastonhallintaan (rooli ja sijainti), kuljetusjärjestelmiin - kauppa muutosten kourissa, pilvipalveluiden rooli korostuu, operaatiot entistä hajautetumpia Digitaalinen toimitusketju selkeitä vaikutuksia nopealla aikataululla (jo nyt) - digitaalisten tuotteiden ja palveluiden toimittamista sähköisten kanavien avulla - massatuoteiden räätälöintiä lisäarvollisilla informaatioosilla (esim. applikaatiot) TUTA 18 Luento 20 91

Toimitusketjuissa isoja teknologiamuutoksia Valvontalennokit selkeitä vaikutuksia nopealla aikataululla - etävalvonta on monissa tapauksissa nopeampaa, halvempaa ja turvallisempaa - käyttökelpoisia niin sisätiloissa kuin ääriolosuhteissa Itseohjautuvat rekat mahdollisesti isot vaikutukset, mutta ei heti (yli 5v.) - ajoaikarajoitteet poistuvat (kilometrit lisääntyy), polttoainekulutus pienenee (alhaisemmat nopeudet) ja kuljettamisen kustannus laskee - vaikuttaa jakeluverkostosuunnitteluun (vähemmän varastoja), varastotasoihin (laskevat) ym. - toimialarakenne muuttuu? TUTA 18 Luento 20 92

Toimitusketjuissa isoja teknologiamuutoksia Toimituslennokit pienehköt vaikutukset nopealla aikataululla - pieniä toimituksia etäisiinkin paikkoihin tosi nopeasti - vaikuttaa mm. ennustamiseen ja verkostosuunnitteluun - niche-markkina, monia kansallisia rajoituksia Toimitusten joukkoistaminen pienehköt vaikutukset nopealla aikataululla (jo nyt) - työ ulkoistetaan itsenäisille yrittäjille netin avulla (palveluita sekä pitkille että lyhyille etäisyyksille) - kustannustehokkuus, nopeammat toimitukset - vaikuttaa ennustamiseen, varastoihin ja varastonhallintaan (sijainti), kuljetusjärjestelmiin - vaatii mm. skaalaa ja asiakaskokemuksen hallintaa TUTA 18 Luento 20 93

Teknologian suorituskyky S-käyrän muotoinen Fyysinen raja Fyysinen raja Suorituskyky Suorituskyky Ponnistus (raha) Ponnistus (raha) Uuden kehittäminen usein organisatorisesti hankalaa TUTA 18 Luento 20 94

Teknologiakehitys joskus suunnittelematonta - case kansainvälinen raideväli - TUTA 18 Luento 20 95

Riskinhallinta

Riskinhallinta noussut kuumaksi asiaksi Yritystoiminnassa aina kaikenlaisia riskejä esim. operaatiot (toimittajat, tuotanto, jakelu), IT-järjestelmät, kustannukset/talous, maine/brand, lait ja säännökset Monet tekijät ovat lisänneet riskien määrää hankinnan kansainvälistyminen (globalisaatio, uudet uhat, etäisyydet) toimittajakannan karsinta (vähemmät vaihtoehtoja) toimitusketjujen monimutkaistuminen (suurempi määrä tahoja) - esim. liiketoimintaprosessien ulkoistaminen kolmansille osapuolille skaalaekonomian tavoittelu (keskitetty tuotanto ja varastointi riskialttiimpaa) lean-operaatiokehitys (varasto-, kapasiteetti- ja työntekijäpuskurit pois) markkinoiden globalisoituminen (rajummat kysyntä- ja tarjontavaihtelut) maailman muutosnopeus / lisääntynyt epävarmuus Hallinnan proaktiivisuutta halutaan lisätä eli ei vain ohjeiden noudattamista / kuka teki mitä ja milloin -listoja TUTA 18 Luento 20 97

Are you frightened? -Yes Not nearly frightened enough! TUTA 18 Luento 20 98

Häiriöillä isoja taloudellisia vaikutuksia! TUTA 18 Luento 20 99

Riskinhallinnan hyötyjen lista laajahko Helpottaa päivittäisen toiminnan pyörittämistä turvaa hankintaa lieventämällä toimitusketjun haavoittuvuuksia minimoi häiriöiden ja katkosten vaikutuksia tuotantoon/tarjontaan Avittaa taloudellisiin tavoitteisiin pääsemistä minimoi kustannuksia ja tulovirtakatkoksia, suojaa markkinaosuutta Lisää päätöksenteon objektiivisuutta parantaa strategian, toimintamallien ja päätöksenteon laatua - mitkä riskit ovat hyväksyttäviä, mitä kannattaa välttää jne. Parantaa organisatorista koordinointia parantaa sidosryhmien luottamusta ja tyytyväisyyttä (maine) mahdollistaa laadukkaan henkilöstön, toimittajien ja verkostokumppaneiden houkuttelun ja säilyttämisen turvaa organisaation avainhenkilöresursseja TUTA 18 Luento 20 100

Mitä riskillä oikeastaan tarkoitetaan? Määrittely ei niin helppoa kuin ensiksi luulisi yhteiskuntatieteilijät jopa väittävät, että riski on interaktiivinen kulttuurisesti määritelty ilmiö, jota ei voi mitataj Riski tarkoittaa kaikille hieman eri asioita sisäisten sääntöjen noudattamattomuus vs. globaalit tapahtumat - 80% määrittelee ulkoisena tapahtuma jolla negatiivisia seurauksia mahdolliset positiiviset vaikutukset jää yleensä huomioimatta Yleinen määritelmä matemaattisvetoinen : riski = tapahtuman todennäköisyys * vaikutus tapahtuman todennäköisyydessä huomioidaan riskin luonne ja yrityksen käytössä olevan hallintamenetelmät vaikutus on joko yritykselle aiheutuvat lisäkustannukset, todennäköinen tappio tai laskenut kyky päästä tavoitteisiin TUTA 18 Luento 20 101

Riskejä hallittava proaktiivisesti! - käytännön haasteena tietysti rajaukset ja toteutusj-

Riskien tunnistaminen ensimmäinen vaihe Lista mahdollisista tapahtumista, joilla on negatiivinen vaikutus yrityksen toimintaan listaa voi lähteä keräämään tietoa monesta suunnasta - yritysympäristön skannaus (PESTLE) ja yritysten arviointi - akateemisten tutkimustulokset ja riskikonsulttien raportit - kolmannen osapuolen riskiauditointi - tärkeimpien sidosryhmien ja alan asiantuntijoiden konsultointi - virallisen riskinarvioinnin toteuttaminen - skenaarioanalyysi / stressitestit - prosessiauditoinnit - aikaisempien kriittisten tapausten tutkiminen - benchmark-organisaatioiden riskitapahtumien seuranta - terveys/turvallisuus/laatu/huolto määräaikaistarkastukset - markkinatiedon keruu- ja hallintajärjestelmät - jne. TUTA 18 Luento 20 103

Tunnistamisessa joitakin tuttuja työkaluja Toimitusketjun kartoitus (geomapping) toimitusketjujen visuaaliset kartat, jotka paljastavat toimitusketjun rakenteet, riippuvuudet ja vastuunvaihdot, jotka saattavat sisältää riskiä Toimitusketjun arviointikyselyt hyvät kyselyt voivat olla tehokas tapa kerätä nopeasti tietoa riskeistä Tehdasvierailut ym. vierailut toimitusketjukumppaneiden toimipisteisiin mahdollistavat yksityiskohtaisen ja vähemmän "suodatetun tiedon keräämisen riskeistä Asiantuntijaryhmän aivoriihi henkilöt, joilla on kokemusta organisaation ja toimitusketjun eri alueilta, on paljon tietoa riskeistä. Yhteensaattaminen lisää tiedon jakamista. Toimialan trendien tutkiminen toiset yritykset tai alan yhdistykset voineet jo tutkia soveltuvia riskejä Historiallisten ongelmien tarkastelu historiallisilla ongelmilla (itselle tai muille) taipumus toistua TUTA 18 Luento 20 104

Riskejä on hyvin monia erilaisia Toimitusriski Kysyntäriski Prosessiriski Valvontariski Ympäristöriski TUTA 18 Luento 20 105

Perinteiset toimittajariskit pohdituimpia Toimitusten myöhästyminen ja toimitusaikojen pidentyminen Toimittajien kapasiteettiongelmat Toimitusten laadulliset ongelmat Yllättävät kustannuselementit Toimittajan taloustilanteen huonontuminen TUTA 18 Luento 20 106

Riskimielessä pitäisi huomioida koko ketju - näkyvyys loppuu usein ensimmäisen toimittajatasoon! - Kesko: Huomiota kiinnitetään yhä enemmän koko hankintaketjuun eikä pelkästään suoran kumppanin ensimmäisen portaan toimintaan

Riskimielessä pitäisi huomioida koko ketju - case NagerIT:n tietokonehiiri -

Materiaalien hinnat elävät aina markkinoilla TUTA 18 Luento 20 112

Sisäisistä riskeistä puhutaan liian vähän - todennäköisimmät ongelmat usein hyvin lähelläj - Sisäiset toimintaan vaikuttavat katkokset IT-ongelmat, flunssa-aalto, avaintyöntekijöiden poislähtö koneiden hajoaminen, tulipalot, lakot, vaihtelu työpaikan vaarallisuus, inhimilliset virheet Perusasioiden tekeminen vain sinnepäin esim. hankintapuolella riittämättömät toimittaja-arviointi-, toimittajavalinta-, sopimustenhallinta- ja suorituskyvynhallintaprosessit vajavaiset panostukset riskien tunnistamiseen ja valvontaan jne. Yrityskulttuurista nousevat ongelmat johdon päätöksentekotavat ja ryhmädynamiikka huonot työntekijäsuhteet, työntekijöiden persoonallisuustekijät väärät kannusteet, sisäisen valvonnan puute, tahallinen toiminta TUTA 18 Luento 20 113

Kysyntä harvoin tasaista tai oikein ennustettu TUTA 18 Luento 20 115

Yritysympäristön riskit usein julkisuudessa Politiikka yleinen epävakaus, geopolitiikka, lakimuutokset, korruptio sodat ja terrorismi Talous kysyntä- ja tarjontashokit, korot, tullit, valuuttakurssit työtaistelut / lakot Sosiaaliset ja teknologia vastuullisuus, tietoverkkohyökkäykset Sää ja luonnonkatastrofit lämpötila, kuivuus, tulvat, ötökät maanjäristykset, tulivuoret, hurrikaanit TUTA 18 Luento 20 116

Riskien tunnistaminen ja luokittelu arkea - case Coca-Cola - Makroympäristöriskit Oma orgaanisaatio ja toimittajariskit TUTA 18 Luento 20 119

Riskien tunnistaminen ei ole ongelmatonta Joitakin tapahtumia ei voi kukaan arvata määritelmän mukaan eivät tietysti riskejä koska tod.näk. 0%J Riskit voivat näyttäytyä vasta tulevaisuudessa osa on hahmotettavissa vasta joskus tulevaisuudessa - esim. geopoliittisen / sosio-poliittisen / talous tapahtuman jälkeen osa syntyy vasta kun toimintaa on kehitetty johonkin suuntaan - uusi tilanne vaikuttaa myös siihen mitä johto pitää riskillisenä osa syntyy vasta kun on reagoitu johonkin toiseen riskiin Osaa riskeistä ei haluta tuoda esille paljastaa oman heikon varautumisen tai joutuu itse hallitsemaan voi hankaloittaa myyntiä (esim. verrattuna ongelmattomiin kilpailijoihin) Riskejä voi olla loputtoman paljon TUTA 18 Luento 20 120

Haavoittuvuuden arviointikaan ei ole helppoa Ideana kvantifioida riskiä, jotta voidaan kohdistaa riskinhallintaresursseja paremmin millä todennäköisyydellä joku asia voi tapahtua? (huomio usein tässä) mitä vaikutuksia tapahtumalla olisi? (tätä ei analysoida tarpeeksi!) - muuttujina mm. normalisoitumisaika (time-to-recovery = TTR), korvattavuus (toimittajan, materiaalin, kapasiteetin ), reagointinopeus (esim. uuden toimittajan löytäminen), asiakasvaikutussuuruus - usein perusoletuksena, ettei tapahdu muille samaan aikaanl - usein perusoletuksena, että kaikki on ok ennen tapahtumaal 100 Unacceptable Probability % 0 Teething problems Acceptable Staff strike System failure 0 Consequence 10 TUTA 18 Luento 20 121

Haavoittuvuus tietysti aina yrityskohtaista TUTA 18 Luento 20 123

Mitä voidaan tehdä riskinhallitsemiseksi? - yleiset riskinhallintastrategiat - Hyväksyä - älä tee mitäänj jos riski on pieni tai vaikutuksia on vaikea lieventää Lieventää - vähennä riskin suuruutta pienentämällä todennäköisyyttä, esim. tutustutaan toimittajaan kunnolla, teetetään koe-erä, autetaan toimittajaa niin paljon kuin osataan pienentämällä vaikutusta, esim. nimikkeelle useampi toimittaja, maksu valmistumisasteen mukaan, pidetään aina yksi erä varastossa Jakaa - jaa riskiä toimittajan kanssa esim. sopimus alhaisella hinnalla ja voitot jaetaan jos myy hyvin Siirtää - siirrä vastuu tapahtumasta toiselle esim. osta vakuutus tai uudelleenneuvottele sopimukset Välttää - poista tapahtuman mahdollisuus esim. lopeta hankinta toimittajalta, joka on liian riskialtis Vastustaa, sopeutua, tehdä varasuunnitelmia... TUTA 18 Luento 20 124

Mitä voidaan tehdä riskinhallitsemiseksi? - yleiset riskinhallintastrategiat - Vältä Hyväksy Siirrä TUTA 18 Luento 20 125

Riskinhallinta vaatii konkreettisia tekoja - case toimitusongelmiin varautuminen - Saatavuus (esim. alihankkija ei pysty toimittamaan) toimittajan tarkempi taloudellinen analyysi, useamman toimittajan käyttäminen, toimittajan toimittajien roolin ymmärtäminen (esim. onko kaikilla sama!), varmuusvaraston ylläpito, nimikkeen yleinen luonne (hätätapauksessa varatoimittajia löytyy), varasuunnitelmien tekeminen ja ylläpito, etuosto-oikeuden varmistaminen, toimittajan ostaminen ( sisäistäminen ) Laatu (esim. toimittajan toimitus heikkolaatuista) vähäriskisempi tuotesuunnittelu, huolellinen toimittajavalinta, tilastollinen laadunvalvonta, auditointi, sopimusteknistenmahdollisuuksien ymmärtäminen (lopullinen vastuu toimittajalla!) Kustannus (esim. valuuttariskit) riskienhallinta jo sopimusvaiheessa, valuuttasuojaustuotteet Maine (esim. alihankkija käyttää lapsityövoimaa, rikkovat lakeja) ajantasainen hankintaohjeistus, huolellinen toimittajavalinta, auditointiyritysten käyttö, kriisiviestintäsuunnitelma TUTA 18 Luento 20 126

Resurssit kannattaa kohdistaa viisaasti - case riskipitoisimpiin toimittajiin keskittyminen - usein käytettyjä luokkia : kriittiset hankintakategoriat, rahallisesti merkittävät kategoriat, yhden toimittajan (sole/single) nimikkeet, uudet toimittajat, tietyt maantieteelliset alueet TUTA 18 Luento 20 127

Riskinhallinta vaatii konkreettisia tekoja - case toimittajien hinnankorotuksiin varautuminen - Toimittajan kustannusten kyseenalaistaminen tiedonkeruu, verkostoituminen, analysointi, toimittajavierailut, tilannemuuttujien huomiointi, kustannusmallin rakentaminen jne. Kustannusindeksien kehityksen seuraaminen materiaalikustannukset, palkkojen kehitys, myyntihinta omien indeksien rakentaminen ei myöskään poissuljettua Oikeista asioista neuvotteleminen kokonaishinta muodostuu monesta komponentista! - esim. toimituksen nopeus ja maksuehdot vaikuttavat paljon suhteellakin on oma hintansa eli tervettä järkeä ei saa unohtaa Sopimusteknisten mahdollisuuksien käyttö sopimuksen irtosanomismahdollisuus hinnankorotustilanteissa - toimii hyvänä kannustimena olla nostamatta hintaa turhaan TUTA 18 Luento 20 128

Riskinhallinta vaatii konkreettisia tekoja - case massahyödykkeen hintariskiin varautuminen - Tiedonkeruu ja ennustaminen välttämätöntä markkinaseuranta, keskustelut hyödyketoimittajien kanssa, oman tarpeen arviointi, matemaattiset mallit (omat tai ulkopuoliset) - tuloksia harvoin jaetaan massahyödyketoimittajien kanssaj ongelma hahmotettava myös jos toimittajien raaka-aine riskillinen Riskiä voi yrittää hallita monilla tavoilla sopimustekniset keinot; sidottu hintaehto, kiinteä hinta -sopimus, hankintojen ajallinen jakaminen, päämiehen sopimuksella osto riippuvuuden vähentäminen; tarpeen pienentäminen ( tuotekehitys ) ja korvaavien materiaalien etsintä (teknisistä syistä aika harvoin sovellettu) hankintastrategiat; varastoiminen, vertikaalinen integroituminen (toimitusvarmuuden parantaminen), toimittajien vaihtaminen rahoitustyökalut; optiot ja futuurit (pienet volyymit, markkinatarjonta ja kokemuksen puute pullonkauloina), cross-hedging TUTA 18 Luento 20 129

Riskinhallinta vaatii konkreettisia tekoja - case toimitusketjuongelmiin varautuminen - Toimitusketjun joustavuuden varmistaminen useiden toimipisteiden olemassaolo (huom. toimittajavalinnassa) hyvät toimittajasuhteet (tiedonjako, etuosto-oikeus jne.) monimutkaisuuden yksinkertaistaminen (esim. make-or-buy) tuotteiden modulaarisuus, postponement-strategiat jne. prosessien standardointi (työntekijöitä helpompi siirrellä) kyky vaikuttaa loppukysyntään ( valmistetaan mitä pystytään ) Epäsuoran vakuutukseen omaaminen useamman toimittajan käyttäminen, varmuusvarastojen ylläpito lisäkapasiteetin ylläpito, alhaisilla käyttöasteilla toimiminen kouluttamalla työntekijöitä, vararahasto, varasuunnitelmat Proaktiivinen tilanteen hahmottaminen (sis. IT) usein nopeimmin reagoivat selviävät pienimmillä seurauksilla J TUTA 18 Luento 20 130

Riskien valvonta välttämätöntä osa prosessia Ideana tarkkailla sisäistä&ulkoista ympäristöä, ja ennustaa riskien realisoitumista huomioida varsinkin riskin todennäköisyyksien kasvaminen Toimittajat (suoritustaso ja talous) parhaiten valvottuja suurimmat puutteet toimittajien toimittajissa ja katastrofeissa Automatisointi tärkeää, koska jää muuten korkeiden kustannusten takia tekemättä teknologia hälyttää kun joku asia jossain vaatii huomioita jne. Teknologiaratkaisut vielä melko yksipuolia esim. keskittyvät vain tietyntyyppisten riskien valvontaan Isot odotukset tekoälyn ja big datan suhteen tosin tällä hetkellä käytetyin valvontasofta on MS Office J TUTA 18 Luento 20 131

Riskien valvonta hyvin kokonaisvaltaista - case jälleenmyyntitoimitus Aasiasta - TUTA 18 Luento 20 132

Milloin pitäisi huolestua toimittajan tilasta? - valvonnan pitää olla jatkuvaa, ei kertaluontoista! - Toimittajan yritysympäristön muutokset poliittinen / taloudellinen ympäristö, kotimarkkinat muuttuu, hintakilpailu koventunut, toimittajaongelmat, asiakasmenetykset Toimittajan oma sisäisen tila / muutokset monimutkainen yritysrakenne, lukuisat yrityskaupat, osaamisen keskittyminen harvoihin käsiin, teknologiakehitys seisoo muutokset ydinliiketoiminnassa, johdossa, avaintyöntekijöissä, henkilöstömäärässä, omistuspohjassa Toimittajan talouspuolella ikäviä kysymyksiä raportointi epätäsmällistä ja epäluotettavaa, raportit myöhässä, laskentakäytännöt muuttuvat, kannattavuus ja maksuvalmius heikkenee, vaaditaan pidempiä maksuaikoja, pääomat vähissä, omaisuusmyynneillä paikataan kassaa, luottotiedot heikkenevät, osakekurssi romahtaa, saneerauskierre TUTA 18 Luento 20 134

Riskien valvonnassa ollut hauskojakin tapoja In about page 60, the two professors give each other oral sex and they re on their knees Van Halen Affleck&Damon TUTA 18 Luento 20 135

Tiedä mitä olet tekemässä! TUTA 18 Luento 20 136

Toivo, että tuurit kohdalla! TUTA 18 Luento 20 137