Joensuun Jääkarhut Syyskokous torstaina 19.11.2015 klo 18.30 (kahvitarjoilu alkaa klo 18.00) Karhu-sali Esityslista 1. Kokouksen avaus 2. Todetaan kokouksen läsnäolijat ja äänioikeutetut jäsenet 3. Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 4. Valitaan kokoukselle puheenjohtaja, sihteeri, kaksi (2) pöytäkirjantarkastajaa, kaksi (2) ääntenlaskijaa 5. Määrätään jäsen- ja liittymismaksu seuraavaksi toimintavuodeksi 6. Päätetään hallituksen ehdotuksesta seuraavan toimintavuoden talousarvioksi ja toimintasuunnitelmaksi 7. Päätetään hallituksen jäsenten lukumäärä 8. Valitaan hallituksen puheenjohtaja, hallituksen jäsenet erovuoroisten tilalle sekä ensimmäinen ja toinen hallituksen varajäsen 9. Valitaan kaksi (2) tilintarkastajaa, joista toisen tulee olla vähintään HTM-tarkastaja ja heille henkilökohtaiset varatilintarkastajat 10. Valitaan edustajat niiden järjestöjen kokouksiin, joissa seuralla on edustus. Tarvittaessa valinta voidaan tehdä muissakin seuran kokouksissa 11. Valitaan tarpeelliset toimikunnat ja niiden jäsenet 12. Käsitellään muut hallituksen esittämät asiat ja jäsenten tekemät aloitteet jotka on jätetty hallitukselle sääntöjen määräämässä ajassa a. keskustelu tulisen tuokion pelisääntöjen toimivuudesta
Toimintasuunnitelma 1 / 2 19.11.2015 Toimintasuunnitelma vuodelle 2016 Yleistä Seuran toiminnan tarkoituksena on sääntöjen mukaisesti avantouintiharrastuksen ylläpitäminen ja edistäminen. Toimintamuotoina ovat avantouinti ja saunomismahdollisuuksien sekä kuntoliikuntatapahtumien ja koulutustilaisuuksien järjestäminen. Seuralle vuonna 2005 Vehkalahteen valmistuneet tilat tarjoavat erinomaiset puitteet avantouintiharrastukselle. Avantouintikeskusta ovat hyödyntäneet sekä seuran jäsenet että vierailijat, joten seura on sekä ylläpitänyt että edistänyt avanto-uintiharrastusta. Avantouinti on ollut monelle Joensuussa opiskelevalle ulkomaalaiselle unohtumaton elämys. Mäntyniemen avantouintikeskusta voidaankin hyvällä syyllä pitää osana Joensuun kaupungin monipuolista palveluvarustusta. Talous Seuran budjetoidut tuotot ovat 141 050, joista jäsen- ja liittymismaksut ovat 106 000, vierasmaksut eli ranneketulot 25 000, tilavuokrat 8 000 ja suihkun lämmin vesi 2000. Vuokraustoimintaa pyritään tehostamaan entisestään. Vierasmaksujen, tila-vuokrien ja ennen kaikkea jäsenten tekemän talkootyön ansiosta seuran jäsenmaksu pystytään pitämään sangen kohtuullisena. Toimitilat Toimitilat tarvitsevat normaalia kunnossapitoa, joka hoidetaan talkoovoimin ja tarvittaessa ostopalveluin. Kesän 2015 aikana uusittiin laiturin lämmitysjärjestelmä. Maalämpöön perustuva järjestelmä estää laiturin jäätymisen verraten kovillakin pakkasilla. Näin turvallisuus lisääntyy merkittävästi. Arvioiden mukaan myös sähkön kulutus pienenee. Hallinto Seuran ylin päätösvalta kuuluu kokouksissa läsnä olevalle jäsenistölle. Syyskokous valitsee yhdistyksen hallituksen, jonka tehtävänä on hoitaa seuran asioita toimintasuunnitelman ja talousarvion mukaisesti. Hallitus kokoontuu, heinäkuuta lukuun ottamatta, kerran kuukaudessa. Seuran kokous tai hallitus valitsee jäsenet seuran toimikuntaan (Mäntyniemitoimikunta) hoitamaan erilaisia tehtäviä. Seuran palkattuna talonmiehenä toimii Riitta Sarola. Hänen työaikansa on sovittu sellaiseksi, että se palvelee jäsenistöä ja seuraa mahdollisimman hyvin. Riitta Sarolan tehtäviin kuuluvat mm. päärakennuksen ja pukuhuoneitten siivous, tilojen valvonta, pienet remontit ja huoltotyöt, jäsenmerkkien myynti ja rannekkeiden myynti, rannekeautomaatin täyttö, rannekemyyntiraportit, käteistilitykset, kulutustavaroiden hankinta ja osto, seuran avainten anto ja avainrekisterin ylläpito (puheenjohtajan ohjeiden mukaisesti). Talonmiehen vuosiloman ja muiden poissaolojen ajalle kriittisten työtehtävien hoidosta on laadittu erillinen ohje. Saunan siivous hoidetaan ostopalveluna.
Toimintasuunnitelma 2 / 2 19.11.2015 Virkistystoiminta Avantouinnin ja avantosaunomisen lisäksi Jääkarhuilla on myös monenlaista muuta toimintaa, kuten erilaisia liikuntatapahtumia sekä juhlia. Vuonna 2016 seura varautuu ainakin seuraaviin tapahtumiin: 1. aiempien vuosien tapaan Jääkarhut osallistuu seurana avantouinnin SM-kilpailuihin (Lohja 29.-31.1.2016) 2. ulkoilupäivä (maaliskuu) 3. patikkaretki (toukokuu) 4. seuran vuosipäivä (Jaakon päivä 25.7.) 5. patikkaretki (syyskuu) 6. talvikauden avajaiset ja avoimien ovien päivä (lokakuu) 7. talkooväen kiitosilta 8. pikkujoulu Tiedostustoiminta Sisäinen tiedotus Seuran sisäisessä tiedottamisessa käytetään Mäntyniemen ilmoitustauluja sekä yhdistyksen www-sivuja www.joensuunjaakarhut.fi. Sivuilla on mm. ajankohtaiset tiedotteet, tapahtumakalenteri, kokouspöytäkirjat, säännöt sekä toimihenkilöiden yhteystiedot. Sääntöjen mukaisesti seuran kokouksista ilmoitetaan myös paikallisessa sanomalehdessä. Ajan hengen mukaisesti tieto välittyy myös Facebookin kautta. Tärkeä tiedotuskanava on myös sähköposti. Kaikki jäsenet eivät kuitenkaan sähköpostia käytä ja jäsenrekisterissä on vain osa jäsenten sähköpostiosoitteista. Sen vuoksi tiedottamisessa on käytettävä useita eri tapoja. Hallituksen ja toimikuntien yhteydenpidossa käytetään pääasiassa sähköpostia. Ulkoinen tiedotus Tärkeitä ulkoisen tiedotuksen kohderyhmiä ovat potentiaaliset uudet jäsenet, vierailijat, tilojen vuokraajat sekä media. Kotisivuille on koottu heidän tarvitsemansa keskeisin tieto ja se pidetään ajan tasalla. Mediaa (lehdet, radio, tv) varten tehdään seuran tapahtumista lisäksi erillisiä tiedotteita. Seuran käsiesitettä jaetaan kaupungin eri infopisteisiin.