ASIKKALAN SEURAKUNTA KN 2/2018 Kokousaika keskiviikko 7.2.2018 klo 16.30 Kokouspaikka Iltarusko, Sirkkusentie 1 Läsnä Muut osallistujat Ala-Hemmilä, Arto, jäsen Koivunen, Timo, jäsen Kuituniemi, Riitta, jäsen Niemelä, Heikki, jäsen Riihilahti, Saara, jäsen Suhonen Erkki, puheenjohtaja, ma. kirkkoherra Seppälä, Anneli, jäsen Palokangas-Viitanen, Merja, jäsen Kiljunen Markku, varajäsen Oskar Breilin Virtanen, Immo, kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja Poissa Breilin, Oskar varapj., Taavila, Harri, kirkkovaltuuston puheenjohtaja Muut saapuvilla olevat Halme, Pinja sihteeri Asiat 11-30 Allekirjoitus Puheenjohtaja pitäjä Pöytäkirja on tarkastettu Paikka ja aika Asikkala Allekirjoitukset
ASIKKALAN SEURAKUNTA KN 2/2018-2 Kokouksen avaus 11 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kirkkoneuvoston ohjesäännön 5 mukaan kutsu toimitetaan jäsenille viimeistään viisi päivää ennen kokousta. Kutsuun on liitettävä luettelo käsiteltävistä asioista. Kokouskutsu ja esityslista liitteineen on postitettu sähköpostilla 2.2.2018. Päätösesitys (Kirkkoherra): Kokous todettaneen laillisesti koolle kutsutuksi, ja päätösvaltaiseksi, koska enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Päätös: 12 tarkastajat Kirkkoneuvoston ohjesääntö 9. Päätösesitys (Kirkkoherra): Esitän, että pöytäkirjan tarkastajina toimivat Heikki Niemelä ja Oskar Breilin. Päätös: Valittiin pöytäkirjantarkastajiksi Heikki Niemelä ja Markku Kiljunen. 13 Kokouksen työjärjestys Päätösesitys (Kirkkoherra): Kokouksen työjärjestykseksi hyväksytään esityslistan mukainen järjestys. Päätös: Hyväksyttiin.
ASIKKALAN SEURAKUNTA KN 2/2018-3 14 Asikkalan seurakunnan rippikoulut ja rippikouluvastaavat 2018 Pastori Sakari Similän laatima rippikoulusuunnitelma vuodelle 2018 jaettiin. Rippikoulutyöstä vastaava pastori Sakari Similä esittää seuraavat rippikoulut ja rippikouluvastaavat vuodelle 2018. I-rippikoululeiri: Leiriaika 4 10.6.18. Turvallisuus- ja ohjelmavastaava sekä leirin johtaja Sakari Similä. II-rippikoululeiri: Leiriaika 23 29.7.18. Turvallisuus- ja ohjelmavastaava sekä leirin johtaja Minna Ruini. Päätösesitys: (Kirkkoherra): Esittää kirkkoneuvoston hyväksyttäväksi. Päätös: Hyväksyttiin esityksen mukaan.
ASIKKALAN SEURAKUNTA KN 2/2018-4 15 Henkilöstöasia (salainen, julkisuuslaki 6: 22 ) Päätös: Hyväksyttiin muutetun päätösesityksen mukaan. Päätökseen voi hakea muutosta kirjallisella oikaisuvaatimuksella Asikkalan seurakunnan kirkkoneuvostolle (KL 24:3).
ASIKKALAN SEURAKUNTA KN 2/2018-5 16 Henkilöstöasia (salainen, julkisuuslaki 6: 22 ) Päätös: Hyväksyttiin esityksen mukaan. Päätökseen voi hakea muutosta kirjallisella oikaisuvaatimuksella Asikkalan seurakunnan kirkkoneuvostolle (KL 24:3).
ASIKKALAN SEURAKUNTA KN 2/2018-6 17 Puukauppa metsäsuunnitelman mukaisesti Metsänhoitoyhdistys on tehnyt tarjouksen (Liite 17) puunmyynnistä seurakunnan metsäsuunnitelman mukaisesti. Kirkkoneuvosto valtuuttaa talouspäällikön sopimaan puunmyynnistä. Puukaupan arvon on talousarvion mukaisesti noin 40.000 euroa. Päätösesitys: (talouspäällikkö): Esitän, että kirkkoneuvosto hyväksyy metsänhoitoyhdistyksen puukaupan toimeksiantosopimuksen ja valtuuttaa talouspäällikön allekirjoittamaan sopimuksen. Päätös: Esityksen mukaan. Päätökseen voi hakea muutosta kirjallisella oikaisuvaatimuksella Asikkalan seurakunnan kirkkoneuvostolle (KL 24:3).
ASIKKALAN SEURAKUNTA KN 2/2018-7 18 Seurakuntavaalit 2018 Uusien säännösten mukaan seurakuntavaalit pidetään 18.11.2018. Liitteenä (liite 18A) on vaaliaikataulu. Ennakkoäänestys järjestetään tiistaista lauantaihin 6.-10.11.2018. Vaalilautakunta määrää ennakkoäänestyspaikat. Seurakuntavaaleista on lisätietoa liitteessä (Liite 18B). Vuoden 2018 seurakuntavaalien toimittamisesta seurakunnassa huolehtii vaalilautakunta. Vaalilautakunnan asettaa kirkkovaltuusto. Vaalilautakunta tulee asettaa viimeistään 31.5.2018. Kirkkovaltuusto voi päättää, että seurakunta jaetaan äänestysalueisiin. Päätösesitys: (kirkkoherra) Kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että se 1. Nimeää vaalilautakunnan jäsenet 2. Määrää ennakkoäänestyspaikaksi kirkkoherranviraston, Sirkkusentie 1, Vääksy, 6.-10.11.2018 ja varsinaiseksi äänestyspaikaksi 18.11.2018 Maijan kammarin, Rusthollintie 4, Vääksy. 3. Päättää olla jakamatta seurakuntaa äänestysalueisiin. Päätös: Kirkkoneuvosto päätti esittää kirkkovaltuustolle, että se 1. Nimeää vaalilautakunnan jäsenet 2. Määrää ennakkoäänestyspaikaksi kirkkoherranviraston, Sirkkusentie 1, Vääksy, 6.-10.11.2018 ja varsinaiseksi äänestyspaikaksi 18.11.2018 Maijan kammarin, Rusthollintie 4, Vääksy. 3. Päättää olla jakamatta seurakuntaa äänestysalueisiin. Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5)
ASIKKALAN SEURAKUNTA KN 2/2018-8 19 Tilikauden 2017 alustava tulos Vuoden tilikauden alustava (per 31.1.2018) tulos osoittaa 84.385,73 euron ylijäämää (139.769,36 v. 2016). Tulos on 55.383,63 euroa pienempi kuin vuonna 2016, mutta 77.342,73 parempi kuin talousarviossa 2017. TP 2016 Tot 2017 Muutos TA 2017 Yli-ali Toimintatuotot -215 532,22-160 788,64-54 743,58-146 198,00 14 590,64 Toimintakulut 1 566 178,16 1 516 636,88 49 541,28 1 607 505,00 90 868,12 TOIMINTAKATE 1 350 645,94 1 355 848,24-5 202,30 1 461 307,00 105 458,76 VUOSIKATE -235 833,36-169 433,50-66 399,86-107 693,00 61 740,50 Poistot ja arvonalentumiset 97 073,11 86 056,88 11 016,23 100 650,00 14 593,12 TILIKAUDEN TULOS -138 760,25-83 376,62-55 383,63-7 043,00 76 333,62 Poistoero lis (-) tai väh(+) -1 009,11-1 009,11 0,00 1 009,11 Tilikauden ylijäämä (alijäämä) -139 769,36-84 385,73-55 383,63-7 043,00 77 342,73 Toimintatuotot ylittyivät talousarvioon nähden 14.590,64. Vuoden 2016 toteumaan verrattuna toimintatuotot vähenivät 54.743,58. Vuonna 2016 myyntivoitot pysyvistä vastaavista (rukoushuoneen tontti, As Oy Arolanrinne) olivat yhteensä 44.702,39. Toimintakulut olivat 1.516.636,88 (1.566.178,16 ). Henkilöstökulut (818.394,46 ) vähenivät vuoteen 2016 nähden 20.441,41 euroa siitä huolimatta, että seurakunnan henkilöstössä tapahtui useita viranhaltija- ja työntekijävaihdoksia. Palvelujen ostot (355.851,36 ) vähenivät merkittävästi (-34.054,34 ), kun taas aineet, tarvikkeiden ja tavaroiden ostot (156.145,73 ) nousivat 11.002,21. Annetut avustukset sekä Muut toimintakulut ovat edellisvuoden tasolla (yht. 88.333,56 ). Muut toimintakulut sisältävät mm. kiinteistöveron ja ennakkoveron vuodelta 2017 sekä lopullisen veron vuodelta 2016. Kirkollisverokertymä (1.498.458,75 ) väheni edellisvuoteen nähden 39.339,85, ja talousarvioon verrattuna alitus oli 51.541,25. Valtionrahoituksen osuus oli 161.592,72, ja osuus yhteisöveron tuotoista 8.260,90. Verotuskulut ja keskusrahastomaksut olivat yhteensä 151.984,33 (151.921,01 v. 2016). Rahoitustuotot 8.953,70 koostuvat pääosin määräaikaistalletuksen korkotuotosta sekä PHP Holding Oy:n osinkotuotosta. Poistojen määrä 86.056,88 oli 11.016,23 pienempi kuin vuonna 2016. Päätösesitys: (talouspäällikkö) Kirkkoneuvosto merkitsee tiedoksi. päätös: Merkittiin tiedoksi. Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5)
ASIKKALAN SEURAKUNTA KN 2/2018-9 20 Martin ja Maijan kammarit Kiinteistö Oy Kustaankulma on suorittanut kiinteistöyhtiön ilmanvaihdon saneerauksen. Korvausilmaventtiilit ja poistoilmalaitteet on uusittu. Ilmastoinnin putkisto on puhdistettu. Martin ja Maijan kammarin ilmanvaihdon saneeraus on edennyt suunnitelman mukaisesti. Saneeraustöiden valmistuttua tilojen tulevaa käyttöä tulee pohtia. Maijan kammarin käyttö tällä hetkellä: diakoniatyö, diakoniatyön toimisto, viikkomessut ja erilaiset tilaisuudet. Rakennustyöryhmä keskusteli Martin kammarin tulevaisuuden käyttövaihtoehdoista nuorisotyössä, emäntien työtilana, seurakuntatilaisuuksissa tai seurakunnan virastona. Rakennustyöryhmä käsitteli arkkitehtitoimisto Arkviirin laatimaa suunnitelmaa Martin kammarin muuttamisesta asiakaspalvelutilaksi. Rakennustyöryhmä ei kannattanut Martin kammarin käyttöä nuorisotilana tai emäntien työtilana. Päätösesitys: (talouspäällikkö) Rakennustyöryhmän palaverin pohjalta kirkkoneuvosto päättää, että Maijan kammarin käyttö ja toiminta säilyy entisellään ja että Martin kammarin tilaan suunnitellaan kirkkoherranvirasto ja asiakaspalvelutilat Arkkitehtitoimisto Arkviirin piirrosten pohjalta. Seuraavaksi kartoitetaan työntekijöiden mielipidettä asiasta. Korjattu päätösesitys: Kirkkoneuvosto päättää, että Maijan kammarin käyttö ja toiminta säilyy entisellään ja että Martin kammarin tilaan suunnitellaan kirkkoherranvirasto ja asiakaspalvelutilat Arkkitehtitoimisto Arkviirin piirrosten pohjalta. Päätetään tilata rakennustyöselvitys rakennusarkkitehti Kari Järviseltä. Selvitetään tarvittavat rakennuslupa-asiat. Hankkeen aikataulu vuoden 2018 loppuun mennessä. Päätös: Esityksen mukaan. Päätökseen voi hakea muutosta kirjallisella oikaisuvaatimuksella Asikkalan seurakunnan kirkkoneuvostolle (KL 24:3).
ASIKKALAN SEURAKUNTA KN 2/2018-10 21 Toiminnan käytössä olevat osakehuoneistot Seurakunnan omistuksessa on kaksio n. 60m2 Siltavouti (Voudinpiha). Huoneisto on ollut seurakuntamestarin ja emäntien toimipisteenä talvikaudella. Kirkkoneuvosto keskustelee huoneiston mahdollisesta käytöstä perhekerhotyössä rakennustyöryhmän esityksen pohjalta. Rakennustyöryhmä esitti palaverissaan, että Siltavoudin käyttötarkoitus säilyy entisellään. Lapsityö Siltavoudissa edellyttäisi toimitilan käyttötarkoituksen muuttamista. Lapsityössä seurakunnan etu on, että toimintaa on hajautettu laajalle alueelle. Lapsityö toimii tällä hetkellä Vääksyssä kahdessa paikassa, EL-korilla ja Kivirinteessä. Päätösesitys: (talouspäällikkö) Rakennustyöryhmän keskustelun pohjalta esitän, ettei toiminnan käytössä oleviin huoneistoihin (Siltavouti ja Kivirinne) kohdistu nyt toimenpiteitä. Päätös: Esityksen mukaan. Päätökseen voi hakea muutosta kirjallisella oikaisuvaatimuksella Asikkalan seurakunnan kirkkoneuvostolle (KL 24:3).
ASIKKALAN SEURAKUNTA KN 2/2018-11 22 Nuoriso, varhaiskasvatus- ja perhetyön toimitilat Seurakunnan nuorisotyö ja osin lapsi- ja perhekerhotyö toimii EL- korin (tehtaantie 1) vuokratiloissa, yhteensä vuokrattuna on n.263m2. EL-korilla on nuorisotila 140m2, bändikämppä 58m2, nuorisotyön toimisto n.30m2, perhekerhotila ja päiväkerhotila n.30m2. Vuokrahinta kokonaisuudelle 1.3.2018 alkaen on 2.520 /kk. EL-korin tiloista voitaisiin luopua vähitellen, jos löytyy sopiva ja edullisempi tila. 30.1.2018 rakennustyöryhmän jäseniä kävi tutustumassa Kiinteistö Oy Mikkolaan, Anianpellontie 17. Kiinteistöstä olisi mahdollista vuokrata n. 200m2 toimitilaa. Tilasta olisi vuokrattavissa osa A: n.106m2 ja osa B: n. 72m2, osa C: n 40m2 Päätösesitys: (talouspäällikkö) Rakennustyöryhmän keskustelun pohjalta kirkkoneuvosto päättää, että toimialojen (nuorisotyö, varhaiskasvatus- ja perhetyö) tutustuttua tiloihin, jatketaan neuvotteluja tilojen vuokraamisesta. Korjattu päätösesitys: (talouspäällikkö) Rakennustyöryhmän keskustelun pohjalta kirkkoneuvosto päättää, että toimialojen (nuorisotyö, varhaiskasvatusja perhetyö) tutustuttua tiloihin ja kun on saatu kuntoraportti, jatketaan neuvotteluja tilojen vuokraamisesta. Päätös: Korjatun päätösesityksen mukaan. Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5)
ASIKKALAN SEURAKUNTA KN 2/2018-12 23 Asikkalan kirkon ja siunauskappelin kuntokartoitus Asikkalan kirkon ja hautausmaan kuntokartoitus 1.2.2018, tilanneraportti. Saxcon & Karppinen on suorittanut 1.2.2018 kiinteistökierroksen Asikkalan kirkossa tarjouksen mukaan. Kiinteistökierrokselle osallistuvat seurakunnan puolesta talouspäällikkö, kirkkoherra ja kaksi seurakuntamestaria. Päätösesitys: (talouspäällikkö) keskustellaan kiinteistökierroksen havainnoista. Muutettu päätösesitys: (talouspäällikkö) Keskustellaan kiinteistökierroksen havainnoista. Siunauskappelin osalta ryhdytään raportin valmistumisen jälkeen toimenpiteisiin rakennuksen remontin selvittämiseksi. Päätös: Esityksen mukaan. Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5)
ASIKKALAN SEURAKUNTA KN 2/2018-13 24 Leirikeskus Kinismajan kattoremontti Leirikeskus Kinismajan kattoremontin toimintasuunnitelma 2018. Kartoitamme vaihtoehtoisia kustannuksia huopakaton uusimiselle ja peltikatoksi muuttamiselle. Talouspäällikkö pyytää tarjouksia Aurinkopaneelien/aurinkosähkön asentamisesta kattoremontin yhteydessä seurakunnalle 2017 laaditun energiaraportin mukaisesti. Leirikeskuksen kattoremontti on huomioitu toimintasuunnitelmassa ja talousarviossa 2018. Ajankohtaa päätettäessä tulisi huomioida leirikalenteri 2018. Päätösesitys: (talouspäällikkö) kirkkoneuvosto vahvistaa aikataulun Kinismajan kattoremontille ja valtuuttaa talouspäällikön pyytämään tarjouksia eri katevaihtoehdoista sekä aurinkoenergian hyödyntämisvaihtoehdoista. Korjattu päätösesitys: Kirkkoneuvosto vahvistaa aikataulun kesälle 2018 2. rippikoulun jälkeen Kinismajan kattoremontille ja valtuuttaa talouspäällikön pyytämään tarjouksia peltikattovaihtoehdoista. Mahdolliseen aurinkoenergiavaihtoehtoon palataan myöhemmin. Päätös: Korjatun päätösesityksen mukaan. Päätökseen voi hakea muutosta kirjallisella oikaisuvaatimuksella Asikkalan seurakunnan kirkkoneuvostolle (KL 24:3).
ASIKKALAN SEURAKUNTA KN 2/2018-14 25 Uudisrakennussuunnitelma Keskustellaan seurakunnan Kalmarintien (Suvilehto-kiinteistö) kaavamuutoksesta. Talouspäällikkö on pyytänyt tarjouksen kaavamuutoshakemuksen laatimisesta Rambollilta (Liite 25). Kaavamuutosprosessi edellyttää hakemuksen ja suunnitelman laadintaa, sekä päätöstä tontin käytöstä. Tontti on tällä hetkellä YK-kaavassa. Seurakunta on vastaanottanut 2017 ideasuunnitelmat kolmelta arkkitehdilta. Rakennustyöryhmä on käsitellyt ideasuunnitelmia ja toteaa, etteivät ideasuunnitelmat vastaa seurakunnan tämänhetkisiä tarpeita. Päätösesitys: (talouspäällikkö) Rakennustyöryhmän palaverin pohjalta kirkkoneuvosto päättää, että ensisijaisesti tulee olla yhteydessä kuntaan kaavamuutoksen hakemisessa. Seuraavana vaiheena on laatia tontinkäyttösuunnitelma. Kirkkoneuvoston jäsen Merja Palokangas-Viitanen teki kokouksessa muutosesityksen: Asikkalan kirkkoneuvosto esittää kirkkovaltuustolle, että periaatepäätös seurakuntakodin rakentamiseksi (Kalmarintien Suvilehtokiinteistöön) hyväksyttäisiin. Seurakuntakodin tärkein tarkoitus on toimia sakraalitilana; messut ym toimitukset. Se olisi helposti muunneltava monitoimitila kokoontumisille. Rakennuksen koko ja hinta täsmentyvät suunnitelmien jalostuessa. (Liite: muutosesitys) Muutosesitystä kannatettiin yksimielisesti. Päätös: Muutosesityksen mukaisesti. Tähän päätökseen ei voi hakea muutosta (KL 24:5)
ASIKKALAN SEURAKUNTA KN 2/2018-15 26 Rahavarojen sijoittaminen Määräaikainen tuottotili erääntyy 31.1.2018. Tilin pääoma on 1.000.000 euroa ja talletuskorko 4.694,45 euroa. Kirkkoneuvoston ohjesäännön (11.8.2010) täytäntöönpanon (KN10/2010 mukaisesti yli 150.000 euron yksittäisistä sijoituksista päättää kirkkoneuvosto. Talouspäällikkö päättää rahavarojen sijoittamisesta tarjousten perusteella 150.000 euroon asti. Seurakunnan sijoitustoiminnassa sovelletaan Kirkon eläkerahaston vastuullisen sijoittamisen ohjeita. Talletuskorko on alhaisella tasolla, määräaikaistalletus/12kk korko 0,10-0,4% (lähde 1.2.2018: https://beta.kauppalehti.fi/porssi/korot/talletuskorot) Päätösesitys: (talouspäällikkö) Kirkkoneuvosto valtuuttaa talouspäällikön pyytämään talletustarjouksia pankeista sekä sijoittamaan maksimissaan 150.000 euroa pääomasta vaihtoehtoiseen matalan riskin sijoituskohteeseen. Päätös: Esityksen mukaan. Päätökseen voi hakea muutosta kirjallisella oikaisuvaatimuksella Asikkalan seurakunnan kirkkoneuvostolle (KL 24:3).
ASIKKALAN SEURAKUNTA KN 2/2018-16 27 IT-alueen yhteisen tietosuojavaltuutetun nimeäminen EU:n yhteisen tietosuoja-asetuksen siirtymäaika päättyy 25.5.2018. Liitteessä (Liite 27) on Lahden seurakuntayhtymän esitys yhteisen tietosuojavaltuutetun nimeämisestä IT- alueelle. Lahden seurakuntayhtymä pyytää yhteiseen IT alueeseen kuuluvia seurakuntia ilmoittamaan 19.2.2018 mennessä vastauksen seuraaviin kysymyksiin: 1. sopiiko seurakunnalle, että IT-alueen palvelua laajennetaan liittämällä sen palveluiden piiriin EU:n tietosuoja-asetuksen tarkoittamat tietosuojavastaavan tehtävät. 2. Hyväksytäänkö tietosuojavastaavan työstä aiheutuvat lisäkustannukset. 3. Hyväksytäänkö Lahden seurakuntayhtymän nimeämä henkilö tietosuojavastaavan tehtävään. Päätösesitys: (talouspäällikkö) esitän, että kirkkoneuvosto hyväksyy 1. IT-alueen palvelun laajentamisen tietosuojavaltuutetun tehtäviin. 2. tietosuojavastaavan työstä aiheutuvat lisäkustannukset. 3. Lahden seurakuntayhtymän nimeämän tietosuojavastaavan. Päätös: Esityksen mukaan. Päätökseen voi hakea muutosta kirjallisella oikaisuvaatimuksella Asikkalan seurakunnan kirkkoneuvostolle (KL 24:3).
ASIKKALAN SEURAKUNTA KN 2/2018-17 28 Muut asiat
ASIKKALAN SEURAKUNTA KN 2/2018-18 29 Tiedoksi - Kirkkoherran viranhaltijapäätökset - Talouspäällikön viranhaltijapäätökset - Tampereen hiippakunnan tuomiokapitulin viranhaltijapäätökset
ASIKKALAN SEURAKUNTA KN 2/2018-19 30 Oikaisuvaatimusohjeet puheenjohtaja luki oikaisuvaatimusohjeet ja ne liitettiin pöytäkirjaan. Kokouksen päätös klo 19.13