Sosiaalihuollon tiedonhallinnan valtakunnallisten määritysten käyttöönotto Tuumasta (sosiaali)toimeen! (LUONNOS, päivitetty 11.10.2013) 1
Diaesityksen tarkoitus ja tavoite Tarkoitettu sosiaalihuollon toimijoiden tueksi valtakunnallisten määritysten käyttöönottoa tukemaan Painopiste toiminta- ja tietomäärityksissä On tarkoitettu kehittämistyön tueksi, ei ole velvoittava ohje Esityksen rakennetta ja sisältöä päivitetään saadun palautteen perusteella Palautetta tämä esitystavan käytettävyydestä voi antaa maarit.laaksonen.2@thl.fi, heidi.berglind@thl.fi, tai alueenne erikoissuunnittelija etunimi.sukunimi@thl.fi 2
Kehittämistyön lähtökohdat, mitä tavoitellaan ja miksi Tavoitteena lisätä asiakastiedon hyödynnettävyyttä, eli lisätä asiakastietojen yhtenäisyyttä ja saatavuutta Asiakastieto on siellä missä sitä tarvitaan riippumatta siitä, missä se on syntynyt Asiakastieto on sellaisessa muodossa, että eri tietojärjestelmät pystyvät sitä käsittelemään Syntyvä tieto on valtakunnallisesti vertailukelpoista 3
SAATAVUUS paikallinen valtakunnallinen H = (Y,S) Asiakastiedon hyödynnettävyys YHTEENSOPIVA TEKNOLOGIA Tavoitetila KANSALLINEN SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIETOVARANTO (KanSa) KANSALLINEN ASIAKASTIETOMALLI Nykytila YHTENÄISET KIRJAAMISKÄYTÄNNÖT vapaamuotoinen YHTENÄISYYS rakenteinen 12.12.2012 Socom / Maarit Laaksonen, THL 4
Nykytila TOIMINTA TIETO Epäyhtenäinen palvelutarjonta Vaihtelevat kirjaamiskäytännöt Kirjavat tekniset ratkaisut Puuttuvat standardit Terminologiset erot Paikalliset tietomallit Epäyhtenäiset ohjelmistot Tiedonsaannin ongelmat TEKNOLOGIA JÄRJESTELMÄ A. Lehmuskoski Maarit Laaksonen / THL, OPER 5
Tavoitetila TOIMINTA TIETO Yhtenäinen palvelujäsennys Yhtenäiset toimintaprosessit Ohjeistetut kirjaamiskäytännöt Teknisesti yhtenäiset asiakirjat TEKNOLOGIA Yhteiset standardit Teknisesti yhtenäiset tiedonjaon ratkaisut Yhtenäiset käsitteet Yhtenäiset tietosisällöt Yhtenäiset tietorakenteet Yhteentoimivat ohjelmistot Kansallinen asiakastietovaranto Tiedon saatavuuden hallinta JÄRJESTELMÄ 6
ASIAKAS Omat tiedot ovat saatavilla yhdestä paikasta Mahdollisuus hallita ja rajata omien tietojen saatavuutta Asiankäsittelyprosessien yhdenmukaisuus AMMATTILAINEN Asiakastiedot ovat saatavilla yhdestä paikasta ajantasaisesti Palvelunantajien asiakirjat ja työprosessit ovat samankaltaisia Toiminnallisten periaatteiden yhdenmukaisuus Asiakirjojen yhdenmukaisuus Asiakastietojen käytön jäljitettävyys paranee TAVOITETILAN LKJ HYÖDYT Sosiaalihuollon tietoperusta vahvistuu ja tutkimusmahdollisuudet kasvavat Mahdollistaa vaikuttavamman valtakunnallisen ohjauksen toimialalle Kansalliset määrittelyt yhdenmukaistavat toimintatapoja ja käytäntöjä Tietojohtamisen mahdollisuudet kasvavat Menetelmien kehittämismahdollisuudet ja niiden tehokkaampi hyödyntäminen Reaaliaikaisempi tilannekuva poliittisen päätöksenteon tukena YHTEISKUNTA Toiminnan tehostuminen yhteisten (IT) ratkaisujen avulla Arkistoinnin kustannukset vähenevät ORGANISAATIO
Operatiivisen ohjauksen painopistealueet 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 Pysyvä kehittäminen Määrittelyjen ylläpito ja päivitys Lainsäädäntö ja määräykset Kansallisten palveluiden hankinta Kansallisten palveluiden käyttöönotto Jalkauttamisen/ toimeenpanon suunnittelu Asiakastietomallin toimeenpano KanSa toimeenpano Asiakastietomallin pilotointi KanSa pilotointi 21.12.2012 8 Maarit Laaksonen / THL, OPER
Määrityksistä toiminnan kehittämiseen 9
Käyttöönotto projektin pääpiirteet Tutustuminen Tehdyn määrittelytyön haltuunottaminen Kehittämistyön organisointi ja tarvittavien rakenteiden luominen Päättäjien sitouttaminen ja kehittäjien kouluttaminen Toimeenpanon suunnittelu Hankesuunnitelma ja toimeenpanon vaiheistaminen Organisaation kypsyystason arviointi Hankerahoituksen valmistelu ja hakeminen Projektien toteuttaminen Toiminnan muutosprojekti Asiakirjahallinnon projekti Järjestelmien muutosprojekti Jatkuvan kehittämisen organisointi ja ylläpito Maarit Laaksonen / THL, OPER 10
MUUTOSKOHTEET Toimintamallit Asiakirjahallinto ATJ / IT-ratkaisut Muutoksen kohde Toimintaprosessit Asiakirjat, dokumentointi Varmenteisiin liittyvät toimintatavat TOS / eams Tehtäväluokitus Säilytysajat ja muut asiakirjojen käsittelyn periaatteet Asiayhteyden todentaminen Pääsynvalvonta, asianhallinta Tiedon luovutus sosxml Sähke 2, Viestinvälitys, Metatiedot A U D I T O I N T I T E H T Y KanSan käyttöönotto AUDITOINTI PROSESSI Maarit Laaksonen / THL, OPER ~ 2017
Muutosprojektit menevät eri tasoilla, suurin muutos on toimintamallien muuttaminen 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Toimintamallin muutosprojekti Asiakirjahallinnon muutosprojekti ATJ:n / IT-ratkaisujen hankinta/muutosprojekti Esimerkki aikataulun ja projektien yhteensovittamisesta 12
Tutustuminen: Määrittelytyön haltuunottaminen Tähän voi kuvata mitä aiotaan tehdä yleisellä tasolla, mitä tavoitellaan, mitä määrityksiä kehittämiskokonaisuuteen kuuluu: kuka tekee ja mitä 13
Tutustuminen: Kehittämistyön organisointi ja rakenteiden luominen Tähän voi kuvata kehittämisprojektin rakenteet, toimijat ja eri toimijoiden vastuut hankkeessa 14
Tutustuminen: Päättäjien sitouttaminen ja kehittäjien kouluttaminen Tähän voi kuvata, millaista koulutusta tai perehtymistä kehittämistyöhön osallistujille aiotaan järjestää, miten varmistetaan johdon sitoutuminen hankkeeseen 15
Toimeenpanon suunnittelu: Hankesuunnitelma ja vaiheistaminen Hankesuunnitelma kannattaa laatia erikseen mutta tähän voi kuvata resurssit, aikataulun ja toimijat sekä miten eri hankekokonaisuudet aiotaan organisoida ja yhteen sovittaa 16
Toimeenpanon suunnittelu: Kypsyystason arviointi Erilaiset näkökulmat kehittämisessä Sosiaalipalvelujen luokitus Toimintaprosessit Asiakirjat Luokitukset Sisältömääritykset Metatiedot Toiminta Tieto Teknologia Tietojärjestelmä Standardisalkku KanSa Yhteiset tj-palvelut 17
Kypsyystason arviointi: Toiminnalliset määritykset 1. Sosiaalipalvelujen luokitus Vertaa omaa palvelutuotantoa Sosiaalipalvelujen luokitukseen Hyödynnä myös Sosiaalipalvelujen luokituksen sanasto Tutustu Sosiaalipalvelujen luokituksen soveltamisoppaaseen Tunnista ryhmittelyperusteet Tunnista palvelut omasta palvelutuotannosta Hyödynnä palvelut tehtävittäin täydennettäväksi taulukkoa (excel-tiedosto) Tavoite: tunnistaa ja jäsentää oma palvelutuotanto kansallisten määritysten mukaisesti. Tämä edesauttaa hahmottamaan, mitkä määritykset tulee ottaa huomioon omassa toiminnassa. 18
Kypsyystason arviointi: Toiminnalliset määritykset 2. Prosessimääritykset Tikesos-prosessit vs. oman kunnan prosessit Katso tarvittaessa Soveltamisopas ja palvelutehtäväkohtainen dokumentaatio Tunnista yhtymäkohdat ja erot Katso myös, mitä asiakirjoja syntyy kussakin prosessin eri vaiheessa (prosesseissa syntyvät asiakirjat) Analysoi tarvittavat muutokset / tarvitaanko muutoksia Prosesseista voi antaa myös palautetta ja niitä voi soveltaa tai tarkentaa oman kunnan lähtökohdista Tee lista kehittämiskohteista, jotka pitää toteuttaa HUOM: Tikesos-prosessien käyttäjätunnus julkict, salasana katselija Prosessit löytyy: Valitse malli Julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuuri Kokonaisarkkitehtuurin kohdealueet Terveys ja hyvinvointi Sosiaali- ja terveydenhuolto Sosiaalihuolto 19
Kypsyystason arviointi: 3. Dokumentointi yleisesti Asiakastyön dokumentointi sosiaalihuollossa opas vs. oman kunnan dokumentointiohjeet Analysoi dokumentoinnin ohjeistus omassa kunnassa Tee lista dokumentoinnin ohjeistukseen liittyvistä kehittämiskohteista, jotka pitää toteuttaa 20
Kypsyystason arviointi: 4. Tietomääritykset Vertaa Sosmeta.fi vs. omat asiakasasiakirjat Hyödynnä asiakirjasanasto (osa II) Tunnista asiakirjojen yhtymäkohdat ja erot Onko teillä käytössä asiakirjoja, joita ei löydy sosmeta.fi sivuilta? Onko asiakirjojen sisällöt sellaiset, että kaikille käytössänne oleville tarvittaville tiedoille on paikka asiakirjassa? Analysoi tarvittavat muutokset Tee lista kehittämiskohteista, jotka pitää toteuttaa 21
Toimeenpanon suunnittelu: Hankerahoituksen järjestäminen Kypsyystason arvioinnin perusteella pystyt analysoimaan ja kohdentamaan kehittämiskohteet, painopisteet ja resurssit hankkeessa Kehittämistyöhön on mahdollista saada avusta Kaste-hankkeesta, erityisesti osakokonaisuus V OPER-yksikön myöntämänä valtionavustuksena. Hakuaikataulut ja ohjeet löytyvät täältä (valtionapu tietojärjestelmäinfrastruktuurin tehostamiseen) 22
Projektien toteuttaminen: Toimintamallien muutosprojekti Tähän voit kuvata tämän projektin toteutussuunnitelmaa 23
Projektien toteuttaminen: Asiakirjahallinnon muutosprojekti Tähän voit kuvata tämän projektin toteutussuunnitelmaa 24
Projektien toteuttaminen: atj/it hankinnat/muutokset Tähän voit kuvata tämän projektin toteutussuunnitelmaa 25
Huomioitavaksi! Vaikuta! Osallistu sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen kommentointiin virtuaaliryhmissä. Yhteydenotot erja.ailio@thl.fi Seuraa kehittämistä: www.thl.fi/sostiedonhallinta Liity sähköpostijakeluun: http://www.webropolsurveys.com/answer/surveyparticipation.asp x?sdid=fin679351&sid=356b93f6-3a63-4db6-a65da7d810b9d99e&dy=839079756 26
OPERin alueellinen tuki Pohjois-Suomi, Tellervo Alanärä L Keski- ja Itä-Suomi, Riitta Häkkinen LP PP Väli-Suomi, Taina Jokinen KAI KP Länsi-Suomi, Outi Lehtokari V EP KS PS PK S P ES IS Etelä-Suomi, Sinikka Rantala KH PH EK VS HUS KYM Lähde: Kuntaliitto Karttakuva: KL/JAH 7.10.2011 13.6.2012 OPER-yksikkö 27
OPERin aluevastuuhenkilöiden yhteystiedot Tellervo Alanärä THL, Tieto-osasto, PL 310, 90101 Oulu Käyntiosoite: Kastellin tutkimuskeskus, Aapistie 1, 4. krs (Oulu) p: 029 524 7714, etunimi.sukunimi@thl.fi Riitta Häkkinen THL, Tieto-osasto, PL 95, 70701 Kuopio Käyntiosoite: Tutkimuskeskus Neulanen, Neulaniementie 4, 70210 Kuopio p: 029 524 8305, etunimi.sukunimi@thl.fi Sinikka Rantala THL, Tieto-osasto, PL 30, 00271 Helsinki, Käyntiosoite: Paciuksenkatu 21 3. krs, Helsinki p: 029 524 6547, etunimi.sukunimi@thl.fi Taina Jokinen THL, Tieto-osasto, Biokatu 10, 33520 Tampere Käyntiosoite: Finn-Medi 3, 7. krs., Tampere p: 029 524 6659, etunimi.sukunimi@thl.fi Outi Lehtokari THL, Tieto-osasto, PL 57, 20521 Turku Käyntiosoite: Petrea, Peltolantie 3, 20720 Turku p: 029 524 6661, etunimi.sukunimi@thl.fi 13.6.2012 OPER-yksikkö 28
Työniloa kehittämiseen! 21.12.2012 29