Kirkon digitointihankkeen eteneminen 28.9.2018 klo 13.00-14.xx Tampere Johanna Mela, arkistonhoitaja yleishallinto, Kirkkohallitus Suunnittelu Laskelmat Kilpailutus Toteutus
Ohjaus- ja projektiryhmä (huom. puitesopimus tulossa lokakuun 2018 aikana) Asta Virtaniemi, Kirkkohallitus Jukka Tamminen, Kirkkohallitus Esa Vainikainen, Canon Oy Petri Korva, Canon Oy Johanna Mela, Kirkkohallitus (siht.) Sami Lehikoinen, Canon Oy Santtu Pelli, Canon Oy Anne Salo, Kirkkohallitus Magnus 2 Malmsten, Kirkkohallitus
Projektin tavoitteita ja vaiheita vuosina 2015-2018 3
Projektin tavoitteita Digitoida projektille myönnetyn budjetin puitteissa Kirkkohallituksen asiakirja-aineistoa vuosina 2018-2020 Varmistaa digitoinnin laatu (hankintakriteerit: 50% hinta, 50% laatu) Parantaa tiedon käytettävyyttä ja tutkijapalvelun edellytyksiä Digitoitu materiaali tekstin sisältöhaun piiriin (OCR*) Varmistaa aineistojen säilyminen (riskit: aineiston tuhoutuminen, varkaudet) Puitesopimus seurakunnille digitointipalveluista: Myös yksittäisten digitoinnin prosessin osioiden tilaaminen mahdollista seurakunnille Opas toteutukseen ja rakenne digiarkistolle seurakunnille (Domukseen) Kirkohallituksen projektin kokemusten pohjalta 4 *Optical character recognition
Aikajana projektin vaiheet 2015-2020 2015 2016 2017 2018 2019-2020 Kartoitusta; analogiset aineistomäärät, tapaaminen Kansallisarkiston Tarjoukset 5/2018 edustajan kanssa 2015 Tutustuminen Mikkelin digitointitoimintoihin Testierä ja projektin aloitus 8/2018 Hankintailmoituksen julkaiseminen:3/2018 5 Tapaamiset digitoinnin 5/2018 digiaineiston tehtäväluokitus toimijoiden kanssa 2017- Tarkemmat laskelmat aineistosta, kriteeristön valinta 2-3/2018 Oppilaitosyhteistyö XAMK/Digitalia 1/2018
Suunnittelu (vuosina 2015-2017): Tutustuminen digitoinnin toimijoihin, projektin työtila, muut projektinhallinnan ohjelmistot 6
Mitä oli tehty jo aiemmin, ennen projektia (2015-2017)? Kansallisarkistosta Istvan Kecskeméti tutustui arkistoon vuonna 2015 Purettiin* kansilahon takia pöytäkirjasidoksia, jotka valmisteltiin digitointia varten vuosina 2016-2017 7 *Museoiden hankintakeskus
Ihan aluksi: kuinka paljon meillä on pysyvästi säilytettävää arkistoaineistoa (hyllymetrit)? -Onko se kotelossa/sidos, A4/A5/A3/foliokokoa -Sisältääkö aineisto niittejä, klemmareita, muovitaskuja, taittolehtiä, eri kokoisia aineistoja (karttoja, piirustuksia)? LASKELMAT 8
CSC (Tieteen tietotekniikan keskus Oy): Asiakkaita mm. Kansallisarkisto, SLS CSC:n digitoinnin suosituksia ja hyviä käytänteitä kyseltiin keväästä alkaen helpdesk:n kautta - viestiketjusta Kirkkohallitus-CSC muodostui mittava Työryhmä vieraili CSC:llä Espoon Keilaniemessä syksyllä 2018 Yhteistyön tuloksena saatiin vielä tarkennettua digitoinnin kriteereitä Canon Oy:n jo tuottaman testierän pohjalta 9
Mallia muiden organisaatioiden digitointiprojekteista HTH-LinkedIn-verkoston seminaari 5.2.2018: Aalto-yliopiston lopputöiden digitointiprojekti Otaniemessä Espoossa Tilattiin Aalto-yliopiston kilpailutuksen liitteet myös meille ja otettiin oppia heiltä SLS:ltä saatiin neuvoja myös (PAS-kehittäminen ja CSC) 10
Projektin tekninen neuvonantaja: oppilaitosyhteistyö XAMK/Digitalia, Mikkeli Tutustuminen Kansalliskirjastoon, XAMK/Digitaliaan ja Kansallisarkiston Mikkelin toimipisteeseen 9/2017 1.1.2018 alkaen syksyyn 2019 saakka sopimus oppilaitosyhteistyöstä Kirkkohallitus<->XAMK Tekninen neuvonantaja projektissa; mukana Skypellä/spostilla tarvittaessa 11
Digitalia, XAMK ja Kirkkohallitus: oppilaitosyhteistyö digitointihankkeessa Digitalia ja XAMK: täydennyskoulutus- ja asiantuntijapalvelut -TKI-palvelut (=tutkimus-, kehitys- ja innovaatio-) digitointi- ja arkistopalvelut vuosittain järjestettävä Digitalian kesäkoulu ym. https://www.xamk.fi/tutkimus-ja-kehitystoiminta/digitalia-digitaalisen-tiedonhallinnan-tutkimuskehittamiskeskus/ 12
Muut yhteistyötahot: Kansallisarkisto ja kirjasto, Kansallisarkiston neuvottelukunta, Kirkon arkistotoimen neuvottelukunta Tutustumiskäynnit syksyllä 2017 Mikkelin ja Helsingin Kansallisarkiston toimipisteisiin ja Kansalliskirjaston digitointitoimintoihin Neuvottelukunnat, joissa käydään läpi ajankohtaisia asiakirjahallinnon kehittämiseen liittyviä asioita; neuvoa antavia toimielimiä, joiden toimikaudet ovat keskimäärin kolme vuotta 13
Kansallisarkiston Mikkelin toimipiste Kansallisarkiston toimipisteessä säilytetään luovutetun Karjalan valtiollisten ja kunnallisten viranomaisten sekä seurakuntien asiakirjoja ja karttoja ja mm. ns. mormonifilmejä: Yhdysvaltain mormonien sukututkimusseura Genealogical Society of Utah 1947 aloitti hankkeen v. 1860 vanhempien Suomen kirkonkirjojen mikrofilmaamiseksi Lisätietoa: http://www.arkisto.fi/fi/aineistot/kansallisarkiston-aineistot/aineistot-ja-niiden-kaytto-4 14
Kansalliskirjasto, Mikkeli Sivuja kääntelevä kirjaskanneri 15
Projektinhallinnan ohjelmistot Tehtävä Hankinnan julkaiseminen Työtila: dokumenttien työstäminen Projektiseuranta: Projektin aikataulutus, resursointi ja kytkökset talon muihin projekteihin Päätöksenteko: Ohjelmisto/ sovellus Cloudia, Hilma Visio SharePoint-työtila WebArkki Thinking Portfolioprojektisalkku Domusasianhallinta (Tweb) Dokumentit Hankintailmoitus liitteineen -Muistiot -taustatiedot (OCRtutkimus, hankkeet muualla -kilpailutuksen dokumenttien työstäminen -tehtäväluokitus digiaineistolle -resurssisuunnitelmat (htp) -kannattavuuslaskelmat -projektien väliset riippuvuus-kartat -prosessikuvaukset Digitointipalvelun hankintaasiakirjat 16
Thinking Portfolio eli projektisalkku Mm. IT-hankkeiden työtuntien kirjaamiseen eli henkilötyön resursointiin Kokonaiskuvan täydentyminen projektin edetessä, mm. projektisuunnitelma, kannattavuus, ohjaus, riippuvuudet 17
Projektien riippuvuuskartta: Thinking Portfolio 18 Lähde: Kirkkohallituksen arkiston digitointiprojekti/thinking Portfolio / Johanna Mela
WebArkki: digitoitavan aineiston metatieto - tehtäväluokitus ja eams Digitoitava aineisto oli pääosin ABC- kaavaan tuotettua -> WebArkin kaavaa täydennettiin Vanhat aineistot löytyvät ryhmästä 11 tehtäväluokituksen lopusta: mm. diaarikorttimigraatiot, digiarkiston luokitus 19 digitointia varten myös seurakuntien arkistojen rakenne/kaavat mahdollista tuottaa rakenteeseen mukaan
Aineistojen valmistelusta - käytännön asioita: kaikki arkiston järjestely on tavallaan myös digitoinnin valmistelua eli niittien, klemmarien ja muovitaskujen poistaminen kannattaa pitkällä tähtäimellä 20
Skannausvaihtoehdot: Läpisyöttö, tasoskannerit. Sivuja kääntelevä kirjaskanneri Kansalliskirjastossa Mikkelissä 21 Skannausteltta, Kansallisarkisto 8.6.2018, Scanathon-tapahtuma Skannerit: läpisyöttö vai tasoskanneri? A4-pinot / taitetut sivut, kartat ja piirustukset -> edellyttää erityyppisiä skannereita tarvitaan Kirkkohallituksen arkiston digitoinnissa x
Kirjasidosten purkaminen läpisyöttöön 22 Kuva: Kansallisarkisto, video kirjasidosten digitointiprosessista
Läpisyöttöskannaus 23
Läpisyöttöskannaus 24
Valmisteluvaiheita arkistossa
Mitä, miten ja minne digitoimme? Aluksi: keskeisimmän päätöksentekoaineiston, sitten sekundääriset (ns. iteraatiokierrokset hyllyittäin, kaikki samaan työlistaan, niin pitkälle kuin budjetti riittää) Miten? Kilpailutuksen voittaja Canon Oy suorittaa digitoinnin, osa prosessista kuuluu myös Kirkkohallitukselle ja Triplan Oy:lle Minne? Aineisto viedään talon omille (Enfon) palvelimille, josta se siirretään Domukseen sekä tiff-varmistukset nauhoille 26
Käytännön työ; digitoinnin valmistelu Canon Oy:n suunnittelema n. 10 hyllymetrin viikkovauhti edellyttää, että: -aineistoerät odottavat viikoittain arkistossa -ovat valmiiksi järjestettyjä ja seulottuna*, luetteloituna ja riittävin metatiedoin digitointiin menossa *digitoija ei tunne meidän ams:aa, ei osaa seuloa aineistoamme ja me emme halua tuottaa digiroskaa 27
Hyvin valmisteltu on jo puoliksi tehty: niitit, klemmarit, tuplakappaleet ja muovitaskut pois Digitoinnin valmistelua: koteloista löytyi paljon turhaa kuten niittejä, klemmareita, muovitaskuja, tuplakappaleita ja muuta arkistoon kuulumatonta materiaalia. Valmistelua tekemään saatiin kesäksi 2018 korkeakouluharjoittelija ja talon omaa henkilökuntaa. 28 * ej utgallrad / ei seulottu
Aineistojen kansilehdittäminen: nyt kansilehditetty jo yli 70 hyllymetriä Canonia varten (valmistelua, toteutusta) 29 Kirkkohallitus tuottaa koko arkistosarjan kansilehdet ennen digitointia. Ns. uusvanhojen diaarinumeroiden luominen arkistosarjojen kokonaisuuksille on myös hyödyllistä; metatieto annetaan ennen digitointia/digitoinnin jälkeen, vältämme jälleen digiroskaa tämänkin avulla.
Mitä jätettiin digitointiprojektin ulkopuolelle? Lehtileikkeet. Miksi? Tekijänoikeudelliset syyt. Omaan käyttöön mahdollista digitoida, mutta ei julkaista 30 Kuvassa uudelleenkoteloitavia perheasiat-yksikön lehtileikkeitä, joita muovikannet olivat osittain jo tuhonneet ja uusia A3-kokoisia pitkäaikaissäilytettävien arkistokoteloita
Mahdollisesti osa tästä jää myös pois: Diaarinumeron mukainen (hakemus)liitesarja N. 100 hyllymetriä kokonaisuudessaan sis. pääosin kapituleista ja seurakunnilta tulleita hakemusliitteitä* täysistunnon, jaostojen ja virastokollegion pöytäkirjoihin *säilytysaikojen tarkistus on tehty vasta v. 2002 eteenpäin 31
Myös aarteita löytyi 32 Esim. Tiistenjoen kirkon luonnospiirustukset, 1950, seurakunnilta saapuneiden hakemusten joukosta
Asiakirja-aineiston digitoinnin erityiskysymyksiä: analogisesta digitaaliseen muotoon Kirjasidosten purkaminen (koska aineiston digitointi läpisyöttöskannerilla on edullisempaa kuin kirjaskannerilla tehtävä skannaus) X Metatiedotus (Sähke2-normi tuttu ja käytettävissä, KDK/PAS-kriteereitä suositeltu, lisäksi CSC antoi omat tarkennuksensa määrityksiin, mm. csvtiedoston) X Käyttökappaleiden (pdf) hinnoittelun perusteena on keskiarvo 50 sivua/tiedosto X Testidigitointi ennen projektin aloitusta X Digitoidun aineiston väliaikainen säilyttäminen talon omilla palvelimilla X Aineiston siirto palvelimilta valittuun järjestelmään X Tiff-muotoisen tallekappaleen säilytys vain nauhalla X Osan analogisesta aineistosta hävittäminen digitoinnin jälkeen (pohdinnassa - mm. Kansallisarkiston massadigitoinnissa tämä n. 1970-luvusta eteenpäin suunnitelmissa, ei kuitenkaan historiall. aineistolle) 33 X = tämä valittiin
Kilpailutuksen vaiheita 34
Tehdäänkö itse vai kilpailutetaanko koko prosessi? Tutustumista aiheeseen Tutustuminen digitoinnin prosessiin Mikkelissä Digitalia/XAMK:ssa, Kansalliskirjastossa ja Kansallisarkistossa (syksyllä 2017) oppilaitosyhteistyöstä sopimus XAMK:n kanssa 1.1.2018 alkaen Laskelmien tulos: koko prosessin kilpailuttaminen on kannattavampi vaihtoehto kuin hankkia digitointilaitteet (leasing) ja digitoida aineistot itse 35
Kilpailutus prosessikuvana Laskelmat: (tehdäänkö itse/kilpailutetaan) Valitusajan päätyttyä projekti käynnistetään Canon suorittaa koedigitoinnin Oppilaitosyhteistyö XAMK/Digitalian kanssa aloitetaan Kilpailutus valitaan Tarjouspyyntödokumentit tuotetaan Päätös hankinnasta tehdään: Canon Oy valitaan Kilpailutusilmoitus julkaistaan Hilma-hankintailmoitusjärjestelmässä Hanke voi edetä: sopimus allekirjoitetaan Projekti käynnistetään tavoitteena n. 10 hyllymetrin viikkovauhti 36
Kilpailutuksen vaiheet 1-5/2018 Digitointikriteeristön valinta: pyydettiin tarjouspyynnössä järjestelmäriippumattomat KDK-PAS-kriteerit + KA:n laatukriteerit, huomioitiin Digitalian ja CSC:n suositukset ym. Ym. Digitoitavan arkistoaineiston kuvailu + arkistoaineiston hyllymetri- ja kappalemäärälaskelma Tarjouspyynnön laatiminen (liitteineen; hintapalvelukuvaus- ja kriteeristöliitteet ym.) 37 -sisältäen: puitesopimus seurakunnille
Projektiryhmä tuotti digitoitavalle aineistolle mm. hinnasto-excelin ja aineistokuvailun (sis. mm. koedigitoinnin ohjeen) 38
Laskelmien tulos: tarjouspyynnön hintaliite 39
Kilpailutuksella valittu toimija: Canon Oy Kilpailutuksen pisteytys: 50% laatu, 50% hinta: Asiakastyytyväisyyskyselyt annetuille referensseille (3 kpl) Kokemus KDK-PAS-kriteerien mukaisesta digitoinnista Kokemus vanhoista arkistoaineistoista Kokemus Sähke2 tai MoReq-standardeista/normeista Koe-erän digitointi hyväksytysti -> hyväksyntä -> sopimus -> projektin aloitus 40
Toteutus 10/2018->12/2020
Projektin toteutuneita ja tulevia työvaiheita Canon Oy tuottaa aineistojen digitoinnin Kirkkohallituksen pyytämän metadatamallin mukaisesti Kirkkohallitus tuottaa nauhavarmistukset aineistoista arkistokokonaisuuksittain (digitointipaketti määritelty aiemmin metatietoineen: tiff, csv, pdf/a, ocr) Kirkkohallitus tuottaa projektin dokumenttien metatiedot, kansilehdet ja/tai ohjeen Kirkkohallitus tarkistaa digitoidut aineistot 42
Projektin työvaiheita Triplan vie Domus-järjestelmään aineistot (pdf/a:n) sovitun julkisuusarvon mukaisesti Enfon palvelimilta Migraatio-kirjaamo todettu hyväksi toimintatavaksi Domus-projektissa, Triplan Oy suositteli sen käyttöä uudelleen Projektiryhmä luo Domukseen tarvittaessa ns. koontiasioita Migraatio-tunnuksilla digiaineistolle. Koontiasiat on hyvä luoda mieluiten etukäteen, ennen kuin aineistomassaa on paljon. 43
Aineiston digitointivauhti: min. 10 hyllymetriä (hm) viikko Aineistojen kokonaismäärä Kirkkohallituksessa: 600-1000* hm Pois lukien mm. lehtileikeaineistot (n. 50 hyllymetriä) (tekijänoikeudelliset syyt estävät tod. näk. Digitoinnin) Viikoittain lähtevät/saapuvat aineistoerät; Digitoitujen aineistojen tarkastaminen tärkeä työvaihe *etäsijoitettu aineisto Kansallisarkistossa n. 100 hm 44
Digitoidun aineiston siirto taustajärjestelmään (Domus) Digitoitu aineisto omalle (Enfon) palvelimelle -> siirto valittuun arkistointijärjestelmään (Domukseen) Domus (Tweb)-asianhallinta: -Sähke2-normin täyttävä -käytössä kapituleissa ja n. 14 seurakunnassa / seurakuntayhtymässä (puitesopimus seurakunnille) 45
Lähteet Digitointivideo ja kuvakaappaukset kirjasidosten purkamisesta ja skannauksesta (video: Kansallisarkiston digitointiesittely) Kuva kirjaskannerista: Kansalliskirjasto, Mikkeli Digitoinnin ohjausryhmä 25.9.2018 Muut kuvat: Johanna Mela 46
KIITOS!