Sosiaali- ja terveydenhuoltoalan johtamisjärjestelmän sertifiointi ISO 9001 ISO 15224 ISO 13485 Kiwa Inspecta Trust Quality Progress
Yleistä Sisällys Yleistä 2 Tietääkö SOTE-päättäjä mitä sertifiointi on? Me selvitimme. 3 Viitekehyksen valinnalla on ISO merkitys 5 ISO-sertifioinnin edut 6 ISO standardit puhuvat samaa kieltä 6 ISO-standardit luovat laatua SOTE alalla ISO 9001 ja ISO 15224 7 ISO 13485 7 ISO 45001 8 ISO 14001 8 KYS on kansainvälisesti johtamisjärjestelmänsä sertifioinut yliopistosairaala 9 Vaalijalan pitkäjänteinen laatutyö toi tulosta 11 HUS-tietohallinto saavutti ISO 9001-sertifikaatin 13 Miksi Kiwa Inspecta? 14 Yhteystiedot 15 Sosiaali- ja terveysalalla (sote) työskentelee 17% Suomessa työssäkäyvistä 2014 vuoden lopussa eli n. 400 000 henkeä. Vaikka muilla aloilla laatujärjestelmien sertifiointi on tunnettua, sote-toimialalla sertifiointia on vielä suhteellisen vähän. Laadun sertifioimatonta kehittämistä on kuitenkin tehty systemaattisesti usean vuoden. Sertifiointi lisää läpinäkyvyyttä ja avoimuutta sekä mahdollistaa toimintojen vertailtavuuden. Uusi hallituksen eteenpäin viemä toimintamalli on muuttamassa koko sote-toimialaa ja tätä kautta myös laadun arviointi, auditointi ja sertifioinnit tulevat nousemaan keskeiseen asemaan. Oleellista huomioitavaa viitekehyksen valinnassa Kustannukset Järjestelmien kustannuksiin vaikuttaa organisaation henkilöstömäärä ja liikevaihto sekä mahdollinen tietojärjestelmäsovellus tai edellytettävät koulutukset. Käyttöoikeusmaksut viitekehyksissä, joissa on käytössä jokin tietojärjestelmä tai sovellus Onko viitekehyksellä useampia toimijoita Suomessa mahdollisuus aitoon hintakilpailuun Varsinkin isoissa organisaatioissa on suositeltavaa valita viitekehys, jonka käyttö on mahdollista eri toimialoilla/palveluissa (muidenkin kuin sosiaali- ja terveydenhuolto) Tästä esitteestä löydät lisätietoa johtamisjärjestelmän sertifioinnista, viitekehyksistä sekä asiakastarinoita sosiaali- ja terveydenhoidon alalta, missä johtamisjärjestelmän sertifiointi on tehty onnistuneesti toimialaperehtyneen paveluntarjoajan kanssa. Annan mielelläni lisätietoja ja keskutelen kanssasi sertifiointiin liittyvistä kysymyksistä. Ulla Tikkanen Sosiaali- ja terveydenhuollon pääarvioija, tuotepäällikkö, TtM Inspecta Sertifiointi Oy Matkapuhelin: 050 356 5776 ulla.tikkanen@inspecta.com
Tietääkö SOTE-päättäjä, mitä sertifiointi on? Me selvitimme. Niin kutsutussa palveluntuottajalaissa säädetään oikeudesta tuottaa maakunnan järjestämisvastuulla olevia sosiaali- ja terveyspalveluja sekä yksityisiä sosiaali- ja terveyspalveluja. Lailla halutaan varmistaa asiakkaan ja potilaan turvallisuus sekä laadultaan hyvät palvelut. Mutta miten sote-päättäjien mielestä laatua mitataan ja miten sen voi osoittaa? Onko sertifioidusta laadunhallintajärjestelmästä heidän mielestään hyötyä? Julkisia sote-palveluja voivat tuottaa maakunnan liikelaitos sekä maakunnan yhtiö, yksityinen yritys ja ammatinharjoittaja sekä yhdistys, osuuskunta, säätiö tai muu yhteisö. Vuodesta 2019 alkaen sote-palveluja maakunnille voivat todennäköisesti tuottaa lakimuutoksen myötä myös yksityiset toimijat. Kaikkien sosiaali- ja terveyspalvelujen tuottajien on täytettävä perusvaatimukset voidakseen päästä tuottajarekisteriin (palveluntuottajalaki) mutta maakunnat voivat edellyttää tuottajilta myös lisävaatimuksia (valinnanvapauslaki) eli viranomaisen tekemää ennakkotarkastusta. Ennakkotarkastusta ei tarvita, jos tuottajalla olisi sertifioitu laadunhallintajärjestelmä. Kiwa Inspecta tilasi pienimuotoisen, sote-, kuntayhtymä-, muutos ja maakuntajohtajille (ryhmä 1) sekä maakuntavaltuuston/-hallituksen jäsenille ja muutosten valmisteluryhmissä työskenteleville (ryhmä 2) osoitetun, puhelinhaastatteluin toteutetun selvityksen. Vastaajia oli kaikkiaan vajaa 50 henkeä. Sosiaali- ja terveydenhuoltoalalle on tarjolla useita erilaisia laatujohtamisen viitekehyksiä kuten CAF, EFQM, ISO ja SHQS. Suurin osa vastaajista (74 %) osasikin mainita jonkin laatustandardin tai laadun viitekehyksen, joista yleisimmät (70 %) olivat kansainväliset ISO-standardit. Laadukkaan johtamisen mittareina vastaajat mainitsivat kuitenkin yleisimmin yksittäiset henkilöstö- ja asiakaskyselyt sekä talous- ja tulosmittarit. Johdonmukaisen laatujärjestelmän käytön mainitsi vain muutama ja reklamaatioita ei maininnut kukaan. Suurimpina haasteina sote-palveluiden laadun arvioinnissa pidettiin mm. tiedonsaantia yleisesti, laadun seuraamista sekä standardien ja laatukriteereiden puutetta organisaatioiden käytössä. Toimintaprosessien erinäistä itsearviointia tehdään 64 %:ssa vastanneista organisaatioista mutta vain 23 %:lla on systemaattinen toiminta- tai laatujärjestelmä(malli) käytössään. Tulosten valossa johtamisjärjestelmien rakentaminen hyväksi havaittujen laatuviitekehysten mukaisesti olisi vastaus moniin sote-päättäjien kokemiin haasteisiin. Laatujärjestelmät auttavat palvelujen laadun arviointia ja mittausta sekä kehittämistä systemaattisesti. Suurimmat haasteet sote-laadussa Mitkä ovat oman roolisi suurimmat haasteet sote-laadussa?* (% vastaajista) Toteutuminen yleensä / integraation onnistuminen Tiedon saanti / epävarmuus Standardien ja laatukriteerien puute / laadun seuraaminen Palvelujen saatavuus / kustannukset Miten johtamisen laaatua voi mitata Miten mielestäsi johtamisen laatua voi mitata?* (% vastaajista) Henkilöstökyselyt Talous- / tulosmittarit Seuranta / mittarut /kyselyt yleensä Asiakastyytyväisyyskyselyt Henkilöstön toimintakyky Uudistuksen ja siihen liittyvien asioiden ymmärtäminen Johtaminen Kaikki N=44 Ensisijaiset N=18 Toissijaiset N=26 Organisaation / palveluiden toimivuus Johdon kyselyt Laatujärjestelmät Kaikki N=44 Ensisijaiset N=18 Toissijaiset N=26 Ei mikään / EOS Ei mitenkään / EOS * Kysymys esitettiin avoimena kysymyksenä, josta on luokiteltu vastausten teemat graafiin * Kysymys esitettiin avoimena kysymyksenä, josta on luokiteltu vastausten teemat graafiin
Viitekehyksen valinnalla on ISO merkitys! Sosiaali- ja terveydenhoitopalveluja tuottavien toimijoiden toiminnassa laadukkailla johtamisjärjestelmillä on ISO merkitys. Tämän tueksi kansainvälinen standardoimisjärjestö ISO tarjoaakin lukuisia standardeja kuten ISO 9001, ISO 13485, EN 15224 ja niin edelleen. Sertifiointi onkin tullut alan toimijoille hyvin ajankohtaiseksi ainakin sairaaloita ja vaativia sosiaalipalveluja tuottavia yksiköitä koskevan keskustelun ja mahdollisesti tulevaisuudessa velvoittavan sertifiointivelvollisuuden myötä. Kiwa Inspecta tarjoaa sosiaali- ja terveydenhuoltoalan yrityksille monia ISO-standardin mukaisia auditointeja, sillä ISO-standardien mukaisesti rakennetut johtamisjärjestelmät edustavat parhaiten kansainvälisesti todettua laatutasoa. Sosiaali- ja terveydenhuoltoalalle on tarjolla muitakin erilaisia laatujohtamisen viitekehyksiä kuten CAF, EFQM ja SHQS, joita vasten sertifiointi voidaan suorittaa. ISO -sertifioinnin edut Tukee organisaatiota toiminnan ja prosessien jatkuvassa kehittämisessä Auttaa vastaamaan asiakkaiden laatuodotuksiin ISO -standardit on tunnustettu kaikkialla maailmassa: auttaa kansainvälisessä kilpailussa Kolmannen osapuolen antama pätevä todiste, joka osoittaa yrityksesi ponnistelevan laadun puolesta Parantaa henkilöstön osallistumista, motivaatiota ja tietoisuutta asiakastarpeista sekä selkeyttää vastuunjakoa Parantaa riskienhallintaa Työkalu toimittajasuhteiden kehittämisessä Tukee yrityskuvan rakentamisessa, oikeus käyttää sertifiointimerkkiä mm. markkinointiviestinnässä Viitekehys Hyvää Huomioitavaa CAF Julkishallintofokus. Ei edellytä erillisen IT-järjestelmän / ohjelmiston käyttöä. EFQM Yksinkertainen toimintatapa Ei edellytä erillisen IT-järjestelmän / ohjelmiston käyttöä. ISO 9001 Ei sidottu yhteen toimijaan. Usea sertifioija Suomessa ja lisäksi useita riippumattomia kouluttajia ja konsultteja. Mahdollisuus hyödyntää terveyden-huoltoalan EN 15224 standardia sekä mahdollisuus yhdistää muihin ISO-sertifiointeihin (terveydenhuollon laitteiden ja tarvikkeiden sertifiointi, tietoturvallisuus, ympäristö, työterveys ja -turvallisuus). Tunnettuus (myös kansainvälisesti) Ei edellytä erillisen IT-järjestelmän / ohjelmiston käyttöä. Maailmanlaajuisesti sote-toimialalle on myönnetty yli 1,1 miljoonaa ISO-sertifikaattia. SHQS Sisältää sosiaali- ja terveydenhuoltoalan lainsäädännön ja ohjeita sekä valtakunnalliset suositukset sosiaali- ja terveydenhuoltoon. Lisämaksusta saatavissa toimintaa tukevia aineistoja (esim. automaattinen rikosrekisteri). Ei sisällä kriteeristöjä. Ei valintamahdollisuutta arviointiyrityksessä. Ei sote-toimialaan liittyvää omaa materiaalia. Johtamisjärjestelmän sertifioiminen ISO-standardia vasten vaatii laadun jatkuvaa kehittämistä ja uudelleenarviointia. Tunnistettujen kehityskohteiden eteen on täytynyt tehdä kehitystyötä, jotta standardin vaatimusten täyttäminen voidaan varmentaa vuodesta toiseen. Ainoastaan yksi SHQS-arviontiyritys Suomessa, ei valinta- tai kilpailutusmahdollisuutta arviointiyrityksessä. Vaatii Laatuportti-järjestelmän käyttöönoton (käyttöoikeusmaksut). ISO-standardit puhuvat samaa kieltä keskenään ISO 9001on yhteensopiva muiden ISO-johtamisjärjestelmästandardien, kuten ISO 13485 (Terveydenhuollon laitteet ja tarvikkeet), ISO 14001 (ympäristö), ISO 50001 (energiatehokkuus) kanssa. Tämä helpottaa integraatiota silloin, kun päädytään ottamaan ISO-standardi johtamisen työkaluksi myös laajemmin. Ota Yhteyttä ja kysy lisää Ulla Tikkanen Sosiaali- ja terveydenhuollon pääarvioija, tuotepäällikkö, TtM Inspecta Sertifiointi Oy Matkapuhelin: 050 356 5776 ulla.tikkanen@inspecta.com Kaikki käytössä olevat ISO-järjestelmät voidaan arvioida ja sertifioidan joko erikseen tai samanaikaisesti. Näin Kiwa Inspectan sertifiointipalveluita laajemmin käyttävät yritykset voivat nauttia maksimaalisesta hyödystä arvioinneissa.
ISO standardit luovat laatua SOTE-alalla ISO 9001 ja ISO 15224 - Laatujärjestelmä Laatujärjestelmä on oleellinen tekijä organisaation menestyksessä: laatujärjestelmä auttaa analysoimaan organisaation omat prosessit ja asiakastarpeet, ja tukee näin tavoitteiden saavuttamisessa. Laatujärjestelmienkin laatu kuitenkin vaihtelee. Kiwa Inspectan myöntämä ISO 9001 laatujärjestelmän sertifikaatti on luotettava todistus, joka osoittaa yrityksen toimivan asiakaslähtöisesti ja järjestelmällisesti laadun kehittämisessä. ISO 9001 on maailman tunnetuin standardi ja käytetyin johtamismalli, joka perustuu jatkuvan parantamisen filosofiaan. Siksi standardi toimii erinomaisena työkaluna liiketoiminnan, prosessien (mm. työskentelytavat, päätöksentekomallit ja vastuunjako) ja johtamisen kehittämisessä. ISO 9001 -standardi soveltuu kaikenkokoisille organisaatioille ja kaikille toimialoilla. ISO 15224 on toimialaspesifi laatustandardi sosiaali- ja terveydenhuollon alalle. Sisällöltään sen vastaa ISO 9001 -standardia. Riippumattoman asiantuntijan toteuttamat vuosittaiset auditoinnit tukevat toimintatapojen jatkuvassa parantamisessa ja pitävät ISO 9001 ja ISO 15224 -laatujärjestelmän sertifikaatin voimassa. Arvioijillamme on pitkä kokemus kansainvälisten standardien soveltamisesta ja SO- TE-toimialalta. Kiwa Inspectan sertifioima ISO 9001 -laatujärjestelmä voidaan integroida osaksi yrityksen olemassa olevaa toimintajärjestelmää. ISO 13485 - Medical Devices Lääkinnälliset laitteet eli terveydenhuollon tarvikkeet ja laitteet ovat ihmisten hoitamisessa tai sairauksien diagnooseissa tärkeässä osassa. Näihin sisältyvät terveydenhuollon laitteet, tarvikkeet ja ohjelmistot, joilla on kaikilla merkittävä vaikutus potilaan turvallisuuteen ja riskien hallintaan terveydenhuollossa. ISO 13485 -standardiin perustuva laadunhallinnan johtamisjärjestelmä auttaa terveydenhuollon laitteiden ja tarvikkeiden valmistajia ja käyttäjiä vähentämään riskiä ja parantamaan luotettavuutta. ISO 13485 on maailmanlaajuisesti laajimmin käytetty johtamisjärjestelmästandardi terveydenhuollon laitteille ja tarvikkeille. Terveydenhuollon laitteiden ja tarvikkeiden menestyksekäs suunnittelu ja tuotanto edellyttää laadun johtamisjärjestelmää perustuen ISO 13485:een. ISO 45001 - Työterveys- ja työturvallisuus ISO 45001-standardi on kansainvälinen työterveyden ja työturvallisuuden johtamisjärjestelmä, joka antaa järjestelmällisen kansainvälisesti todennetun turvallisuusjohtamisen viitekehyksen. Standardin mallin avulla voidaan kehittää yrityksen turvallisuuskulttuuria sekä vähentää tapaturmia ja sairauspoissaoloja. Työterveys- ja työturvallisuusjärjestelmän toteuttaminen ei Suomessa ole lakisääteistä kuten joissakin muissa valtioissa, mutta yritysten on yhä enenevissä määrin raportoitava työterveyteen ja työturvallisuuteen liittyviä tietoja sidosryhmilleen. ISO 45001 edellyttää, että organisaatio tunnistaa ja noudattaa tarkoituksenmukaisia työterveys- ja työturvallisuussäädöksiä sekä muita vaatimuksia, mistä on yritykselle tunnistettavasti apua. ISO 14001 - Ympäristöjärjestelmä Ympäristösertifikaatti ISO 14001 tarjoaa työkaluja jatkuvaan parantamiseen ja kertoo sidosryhmille vastuullisesta suhtautumisesta ympäristöasioihin. Vastuullisuus ja turvallisuus ovat merkittäviä asioita liiketoiminnalle, ja ympäristöstä huolehtiminen kilpailuetuna korostuu jatkuvasti. Esimerkiksi raakamateriaalien tehokas hyödyntäminen ja energian säästäminen on sekä hyväksi ympäristölle että pienentää kustannuksia. ISO 14001 -sertifioitu ympäristöjärjestelmä auttaa parantamaan organisaation prosesseja ja käytäntöjä; Ympäristösertifikaatin saamiseksi yrityksen tulee noudattaa lainsäädäntöä, tunnistaa organisaation aiheuttamat ympäristövaikutukset sekä asettaa päämääriä ja tavoitteita ympäristövaikutusten pienentämiseksi. ISO 14001 -sertifiointi tukee yritystä ympäristöasioiden pitkäjänteisessä hoidossa ja vastuiden ja valtuuksien selkeässä määrittelyssä. Lisäksi sen avulla voidaan kasvattaa henkilöstön ympäristöosaamista ja -tietoisuutta. ISO 14001 -sertifioitu ympäristöjärjestelmä on valttia myös lupa-asioissa, viranomaisyhteistyössä ja markkinoinnissa.
KYS on kansainvälisesti johtamisjärjestelmänsä sertifioinut yliopistosairaala Mitä, jos makaisit leikkauspöydällä ja sairaalasta menisi sähköt poikki? Mitä henkilökunta tekisi? Entä mitä, jos kardiologisen osaston laite rikkoutuisi? Kuinka nopeasti uusi saataisiin paikalle? Jos jätät hoidostasi esimerkiksi hoitajalle palautetta, tiedätkö kirjataanko se ylös ja miten sekä milloin sen käsitellään? Jokainen sairaala ja terveydenhoitoalan toimija pyrkii toimimaan mahdollisimman laadukkaasti ja tehokkaasti onhan kyseessä kuitenkin ihmishenki. Silloin jos koskaan, on tosi kyseessä, jos prosessit eivät toimi korkeatasoisesti, riskeihin ei ole varauduttu tai niiden minimoimiseksi ei ole otettu käyttöön toimenpiteitä. Vaan ajat muuttuvat. Ihmiset vaihtuvat. Teknologia muokkaantuu. Vain muutos on pysyvää. Siispä myös prosessikehittämisen ja riskienarvioinnin on oltava jatkuvaa ja pitkäjänteistä. KYSissä se on juuri sitä. Ainoa laatuaan Suomessa KYS on yksi Suomen viidestä yliopistosairaalasta ja sen toimintaa koordinoi Pohjois-Savon omistama, 19 kuntaa käsittävä kuntayhtymään. KYS vastaa noin 248 000 pohjoissavolaisen erikoissairaanhoidosta ja lähes miljoonan itä- ja keskisuomalaisen erityistason erikoissairaanhoidosta. KYSissä työskentelee noin 4500 työntekijää. Vuoden 1990-luvun lopussa KYSin johtoryhmä huomasi, että ison sairaalan monenlaisiin käytäntöihin olisi saatava systematiikkaa. Eikä pelkästään kyssiläisten omasta näkökulmasta vaan maailmanlaajuisesti tunnistettujen laatukriteerien mukaisesti. Sairaala teki paljon sisäistä työtä ja auditoi johtamisjärjestelmänsä kansainvälisen ISO 9001 -standardin mukaisesti. Neljä vuotta päätöksen jälkeen sertifikaatti oli saavutettu ensimmäinen kokoluokkansa ISO 9001 -sertifioitu sairaala koko Euroopassa. Tästä on jo lähes 20 vuotta mutta sitä se on edelleen Suomessa. -KYS:n pitkäjänteinen kehitystyö kansainvälistä laatustandardia vasten näkyy mm. asiakastyytyväisyyden kehityksessä ja asiakaspalautteissa. Lääketieteen kehittämisen lisäksi myös hoitotyön kehittäminen on aktiivista. Jos sairastun työmatkalla, toivon olevani silloin Savossa, sanoo jo ensimmäisissä sairaalan auditoinneissa mukana ollut Kiwa Inspectan sopimusarvioija ja lääkärikeskus Aavan aluejohtaja Nina Lyly. KYSin auditointi on ainutlaatuinen myös auditointiprosessin näkökulmasta. -Olen tehnyt arviointeja jo 25 vuotta mutta melko harvoin näin monitahoisille ja suurikokoisille organisaatioille. Taustatyön sekä varsinaisen työn määrä tällaisessa tilauksessa on valtava, kertoo työterveyshuollon erikoislääkäri ja Kiwa Inspectan sopimusarvioija Juhani Lukkari. Sote kaikkien huulilla Suomessa on käyty julkista keskustelua siitä, että tulevan valinnanvapauden sosiaali- ja terveyspalveluissa tulisi edellyttää kunnollista laatujärjestelmää, jotta asiakas voi vertailla palveluntuottajien tuloksia. Yksi vaihtoehto tälle on maailman tunnetuin ja käytetyin johtamisjärjestelmästandardi, joka perustuu jatkuvan parantamisen filosofiaan: juurikin ISO-standardi 9001. -Merkittävä asia meidän kannaltamme sosiaali- ja terveysalan uudistuksessa on, että sen lisäksi, että ISO 9001 -sertifiointi auttaa meitä kehittämään toimintaamme, sen myötä meidät voidaan hyväksyä suoraan palvelutuottajaksi, ilman erillistä arviointia, selittää hallintoylilääkäri Martti Kansanen. Vaikka sosiaali- ja terveysalan (sote) palveluntuottajia koskevat vaateet hakevat vielä muotoaan, tulee KYS olemaan ison loikan edellä muita sote-palvelujen tarjoajia. -KYS:llä on sertifikaatin myötä konkreettista näyttöä kansainvälisesti tunnustetusta laatujohtamisesta ja etenkin kokemusta. Prosessien hiominen on pitkä tie, selittää Mainiovireen entinen laatupäällikkö ja Kiwa Inspectan pääarvioija Ulla Tikkanen. Laadukas prosessi on näkymätön Sairaalan laatukoordinaattori Päivi Jantunen on ollut mukana KYSin laatumatkan ensi askelista lähtien. -Harva työntekijä tiedostaa, että kaikki se systematiikka ja jokapäiväisen toiminnan sujuvuus meillä on tulosta laatujärjestelmän ylläpidosta ja vuosia kestäneestä johtamisjärjestelmämme auditoinnista sekä näiden myötä tunnistettujen kehityskohteiden työstämisestä. Ennen ensimmäistä sertifikaattia meillä toteutettiin lähinnä lakisääteisiä vaatimuksia. Ei ollut esimerkiksi yhteisiä käytäntöjä kalibrointeihin eikä ohjeiden hallintaan. Mietimme joskus itsearviointia mutta prosessi olisi ollut liian raskas. Tämän ISO 9001 -standardin mukaisella sertifiointiprosessilla koemme edistävämme parhaiten yhteisiä tapoja toimia, Jantunen kertoo. Vuonna 2015 johtamisjärjestelmästandardi ISO 9001:n vaatimuksia päivitettiin mm. johdon roolin, laadunhallinnan periaatteiden, palvelutuottajien ja riskilähtöisen päätöksenteon osalta. Uudet vaatimukset otettiin KYS:ssä myönteisinä vastaan. -Etenkin olemme tyytyväisiä siihen, miten ISO 9001:2015 huomioi johdon vastuun ja toimii tukena johtamisjärjestelmän kehittämisessä tämän osalta, summaa Kansanen.
Vaalijalan pitkäjänteinen laatutyö toi tulosta Ensimmäinen tämän kokoluokan SOTE-toimija sai ISO 9001 -laatusertifikaatin Vaalijala on kuntayhtymä, jonka omistaa 33 kuntaa.sen kauaskantoinen tavoite on nyt saavutettu. Arviointi on saatettu päätökseen ja kuntayhtymä vastaanottaa ensimmäisenä tämän kokoluokan julkisena toimijana kansainvälisen ISO 9001:2015-laatusertifikaatin todisteeksi laatutyöstään. Vaalijala asetti sertifikaatin saavuttamisen tavoitteekseen jo vuonna 2012. Sertifiointiprosessi itsessään ei ole kovin pitkä prosessi. Kuntayhtymämme takana oli mittava, yli viiden vuoden prosessi toimintakäytänteiden kehittämisessä isossa organisaatiossa. Esityö itse sertifiointia varten oli siihen nähden pientä. Kun tunsimme, että olemme valmiita, kokosimme tiedot Vaalijalan yksiköistä ja henkilöstövahvuudesta. Ennen sertifiointia kokosimme auditoitavien yksiköiden yhteystiedot ja sovimme aikataulutuksen ehdotuksen mukaan, kertoo Vaalijalan laatupäällikkö Merja Jäppinen. Vaalijalan pitkäjänteinen työ ja kovat tavoitteet toimivat hyvinä esimerkkeinä muille sote-alan toimijoille. Kansainvälisen mittapuun mukaan ISO 9001 -mukaista sertifiointia tavoitellessaan, Vaalijalan kuntayhtymä sai kattavan näkemyksen toimintajärjestelmänsä tilasta ja sen kehityskohteista eri toimipaikoissa. Arviointi toimii erinomaisena näyttönä maakuntauudistusten vaatimissa kehitys- ja yhtenäistämisprosesseissa, kertoo pääarvioija Ulla Tikkanen arvioinnin suorittavasta Kiwa Inspectasta. Kuntayhtymän arviointia suorittivat Tikkasen lisäksi pääarvioijat Pekka Närhi ja Paula Mikkola. Tiiminä toimiminen tuo aikatauluetuja ja näkemyksiä saadaan laajemmin. Arviointiprosessi aloitettiin viime syksyllä ennakkoarvioinnilla, jotta pystyttiin selvittämään mahdolliset kuilut nykyisen laatutason ja sertifiointitason välillä. Tämän jälkeen kuntayhtymällä oli vielä hetki aikaa muuttaa toimintatapoja ennen varsinaista arviointia, jonka ensimmäinen vaihe alkoi vuoden alussa ja toinen järjestettiin helmikuun lopulta alkaen. Sertifiointiprosessiin kuului myös palaute ja yhteenvetovaihe, jotka olivat antoisia vaiheita asiakkaan kehittymisen kannalta. Palvelukokemus oli alusta alkaen hyvä. Arviointikumppanin valinnassamme painottui Kiwa Inspectan tukevat resurssit ja kokemus sote-alan auditoinneista. Kaikissa auditointitilanteissa tuli esiin auditoijien hyvä vuorovaikutus, asiantuntijuus ja ammatillisuus. Palaute oli hyvää yksiköiden tahoilta, jännittävä tilanne muodostui oppimis- ja kehittämistilanteeksi, paljastaa Jäppinen. Pääarvioija Ulla Tikkasen mielestä sertifiointiprosessi kuvaa hyvin Vaalijalan toimintatapoja: Kun prosessi aloitettiin, se vietiin maaliin tehokkaasti aikaa hukkaamatta. Yhteistyö oli sujuvaa ja arvioijamme saivat hyvän käsityksen eri toimipisteiden yhtenäisistä toimintakäytännöistä. Arvioijamme olivat tervetulleita ja heitä suorastaan odotettiin. Voin nyt todeta, että Vaalijalan toimintajärjestelmä on huolella rakennettu ja se vastaa täysin ISO 9001 standardia. Koko organisaatiossa vallitsee intohimoinen kehittämisen henki johdosta rivityöntekijöihin. Voin suositella sertifiointiprosessia kaikille yrityksille ja yhteisöille. Ulkopuolisen auditoijan arviointi vahvistaa omia näkemyksiä ja tuo esiin kehittämisideoita. Tavoitteenani on ollut, että laatu ei ole mitään erillistä vaan kuuluu jokaisen työntekijän normaaliin työhön, sertifiointiprosessi lisäsi tietoisuutta asioista. Henkilöstö on tehnyt paljon työtä ja johtamisprosessi on jäntevöitynyt, kertoo Jäppinen. Arviointipalvelun hankintaan osallistuivat laatupäällikkö Jäppisen lisäksi kuntayhtymän johtaja Ilkka Jokinen yhdessä johtoryhmän ja hallituksen kanssa. Itse auditointiprosessiin osallistui johtoryhmä, yksikkötasolla yksiköiden esimiehet ja henkilöstö tilanteen mukaan, sektorijohtajat pääsääntöisesti, laatupäällikkö muutamassa yksikössä. Arviointeja tehtiin mm. Nenonpellossa, Mikkelissä, Pieksämäellä, Kangasniemellä ja Varkaudessa. Johtamisjärjestelmän sertifiointi on prosessi, jossa yritys tai organisaatio hakee ulkopuolisen tahon, sertifioijan, tekemän auditoinnin kautta todistusta ko. järjestelmän standardinmukaisuudesta. Tällöin sertifioija varmistaa, että organisaation laadunhallinta vastaa standardivaatimuksia ja että käytännössä toimitaan niiden mukaisesti. ISO 9001 -standardin perusrakenteeseen kuuluvat vaatimukset ja arviointi johdon vastuusta, resurssien hallinnasta, prosessien hallinnasta ja mittaamisesta, analysoinnista ja kehittämisestä (auditointi, prosessien valvonta, jatkuva parantaminen). Lisäksi prosessissa tuodaan esiin riskejä ja kehityskohteita joiden avulla organisaatio/yritys voi tehostaa ja parantaa toimintaansa.
HUS-tietohallinto saavutti ISO 9001-sertifikaatin - seuraavana vuorossa ISO 20000 HUS-Tietohallinto on noin 350 ammattilaisen tietotekniikan asiantuntija-, käyttö-, ylläpito- ja tukipalveluita tarjoava tulosalue, joka on jo vuosia aktiivisesti kehittänyt toimintaansa ja tavoitteellisesti rakentanut laadunhallintajärjestelmäänsä. Keskeisiä elementtejä laadunhallinnassa on ollut johtamisen ja prosessimaisen toiminnan kehittäminen. Kevättalvella 2018 organisaatio sai kansainvälisesti tunnustetun sertifikaatin laadunhallintajärjestelmälleen, joka on laadittu ISO 9001:2015 -standardin periaatteiden mukainen. Päätös kansainvälisen sertifioinnin hakemisesta syntyi tarpeesta osoittaa puolueettomasti, että yhteisten toimintatapojen ja prosessien hiomiseksi on tehty paljon töitä. Toimintaprosessien ja johtamisjärjestelmän laadun koetus ovat olennaisia etenkin kovien muutospaineiden kourissa olevalla sosiaali- ja terveysalalla (sote). HUS-Tietohallinnossa on rakennettu toimintaprosessit kuntoon niin, että sillä ei ole väliä kuka tekee ja missä kaikkia ohjaavat samat, parhaaksi todetut käytänteet kertoo HUS-Tietohallinnon laatupäällikkö Maisa Lukander. Vaikka uusia toimijoita tulisi HUS:n piiriin, niin meillä on selvät sävelet siitä, miten otamme näitä uusia asiakkuuksia haltuun ja miten varmistamme palvelun laadun. Tietohallinnossa haluttiin ottaa käyttöön juuri kansainvälisen ISO-organisaation laatustandardin mukainen järjestelmäauditointi, koska se keskittyy johtamiseen ja riskienhallintaan toimialariippumattomasti. Teemme jatkuvasti riskienhallintaa, mutta sitä tulee myös johtaa, Lukander selittää. Lisäksi ISO 9001 -standardi tuo synergiaetuja ja tukee nimenomaan IT-palveluiden hallintaan kehitettyä ISO 20 000 -standardia, joka organisaatiolla on kunnianhimoisesti tähtäimessään. Standardia tukevia ITIL-käytäntöjä (Information Technology Infrastructure Library) HUS-Tietohallinnossa onkin jo hyödynnetty pitkään. Arjen työssä johtamisjärjestelmän kehittäminen auditoinnin kautta on näkynyt jo niin, että ATKavun tuki- ja palvelupyyntöjen keskimääräinen vastausaika on lyhentynyt ja projektien laatu parantunut. Olen innostunut, sillä maakuntahallinnossa tietohallintopalveluiden osuus muodostaa noin 75 % ostoista ja tällainen toimittajan laadun kypsyystason todentaminen herättää luottamusta, kuvaa HUS:n toimitusjohtaja Aki Lindén. HUS toimii tärkeässä isojen toimijoiden verkostossa, jossa ensisijaista on kyetä osoittamaan objektiivisesti toimintaprosessien kunto. Suomen suurimmassa terveydenhuolto-organisaatiossa, jossa tuhansia ihmisiä hoidetaan vaikeiden sairauksien kanssa joka päivä, ICTasiat kytkeytyvät melkeinpä kaikkeen. HUS:ssa työasemien määrä on noin 25 000 ja eri järjestelmiä noin 800. Tällaisessa toimintaympäristössä meille on erittäin arvokasta, että voimme näyttää ulkopuolisen auditoinnin myötä ICT-yksikölle saamamme kansainvälisen standardin mukaisen tunnustuksen, toteaa toimitusjohtaja Lindén. Standardointiprosessi on kehittynyt paljon mutkikkaan terminologian osalta ja ainakin Kiwa Inspectan auditoijat puhuivat täysin meidän kieltämme. Lähtökohtana ei ollut se, mitä standardissa lukee vaan se, miten sitä luetaan, Lukander esittää. Monisatapäisestä henkilökunnasta mukana auditointihaastatteluissa oli yli kuudesosa eli n. 60 henkeä. Antoisinta koko prosessissa oli nähdä, kun henkilökunta ymmärsi sen tarkoituksen. Tietyssä taitekohteessa henkilöstö alkoi nähdä kehitystyönsä saavutuksia ja inspiroitui vielä tiukemmin sitoutumaan prosessimuutoksiin. Henkilöstömme on se voimavara, jolla sertifiointi on saatu aikaiseksi, HUS-Tietohallinnon johtaja Pertti Mäkelä kertoo. Miksi Kiwa Inspecta? Luotettavuus, laatu ja kehitys Kiwa Inspecta on Pohjois-Euroopan johtava tarkastus-, testaus-, sertifiointi-, konsultointija koulutusalan palveluyritys. Kiwa Inspectan toiminnan selkäranka ovat luotettavuus, laatu ja kehitys (Trust,Quality and Progress), jotka ohjaavat päivittäistä tekemistämme. Palvelumme ehdoton ydin on luotettava asiakaskokemus. Osaaminen ja näkemus perustuu vankkaan toimialaosaamiseen Osallistumme aktiivisesti ja monialaisesti turvallisen huomisen ja vastuullisen tulevaisuuden rakentamiseen yhteiskunnassa. Toimintamme perustuu motivoituneeseen ja alansa huippuhenkilöstöön. Meille jokaiselle on selvää vaikutuksemme ja vastuumme toimessamme alan asiantuntijana. Inspecta Sertifioinnilla on pelkästään Suomessa liki 100 arvioijaa. Inspecta Sertifiointi Oy on FINAS:n akkreditoima Akkreditoitu sertifiointiorganisaatio on puolueeton ja sertifioinnin kohteesta riippumaton kolmannen osapuolen toimija, joila tulee olla kansainvälisissä standardeissa määritelty pätevyys ja muut edellytykset toimintaansa varten. FINAS (Finnish Accreditation Service) valvoo akkreditoidun arviointilaitoksen toimintaa. Akkreditoinnilla Inspecta Sertifiointi osoittaa pätevyyden kunkin standardin mukaiselle sertifioinnille ja siten rakentaa luottamusta puolueettomana kolmannen osapuolen arvioijana. Oikeat ratkaisut ja palvelutuotteet Kiwa Inspecta tarjoaa kattavan valikoiman johtamisjärjestelmäsertifiointeja. Sertifiointipalveluiden lisäksi Kiwa Inspecta tarjoaa sosiaali- ja terveydenhuoltoalalle myös erilaisia tarkastus- ja tutkimuspalveluita: Kalibrointipalvelut Autoklaavien ja painelaitteiden tarkastukset Puhdastilamittaukset Kiinteistöjen kuntoarviot ja elinkaari Talotekniset kuntotutkimukset Sisäilmatutkimukset Palo- ja sammutuslaitteistojen tarkastukset Hissi- ja nosto-ovitarkastukset Ota yhteyttä ja kysy lisää Ulla Tikkanen Sosiaali- ja terveydenhuollon pääarvioija, tuotepäällikkö, TtM Inspecta Sertifiointi Oy P. 050 356 5776 ulla.tikkanen@inspecta.com
www.inspecta.fi Inspecta Sertifiointi Oy Ulla Tikkanen Sosiaali- ja terveydenhuollon tuotepäällikkö, pääarvioija Email: ulla.tikkanen@inspecta.com Puh. 050 356 5776 Kiwa Inspecta asiakaspalvelu: 010 521 600