Valtionarkis ton ohje ATK-aineis tojen säilytysarvon rnäärit telys tä
ISBN 95 1-37-0987-6 ISSN 0357-6191 Valtion painatuskeskus Helsinki 1992
VALTIONARKISTO Määräys 19.08.1992 Ohje 3/31 /92 Sisältö Valtionarkiston ohje atk-aineistojen säilytysarvon määrittelystä ~ _ Säännökset, joihin toimivalta mäarayksen/ohjeen antamiseen perustuu Arkistolaki 184/81 14 8 Kohderyhmä Arkistolain alaiset viranomaiset, yhteisöt ja säätiöt Voimassaoloaika 1.1O.1992-31.l2.l994 Kumoaa määräyksenlohjeen pvm (nro)
SISÄLLYS 1 OHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMISALA... 7 2 TIEDON SÄILYTYSARVO... 7 3 ATK-AINEISTO JEN SÄILYTYSARVON MÄÄRITTELY... 8 3.1 Aineistojen erikoislaatu... 8 3.2 Arvonmäärityksen keskeiset periaatteet... 8 3.3 Tutkimusarvon määrittely... 9 3.3.1 Rakenteelliset kriteerit... 9 3.3.2 Sisällölliset kriteerit... 10 3.4 Erilaisten tiedostojen arvonmääritys... 11 3.4.1 Tutkimustiedostot... 11 3.4.2 Varsinaiseen viranomaistoimintaan liittyvät tiedostot... 12 3.4.3 Tukitoimintoihin liittyvät tiedostot... 12 3.4.4 Usean viranomaisen yhteiset rekisterit... 13 3.5 Otosmenettely... 13 4 TIETOSUO JA... 13 5 TIETOVÄLINEET... -14 6 SÄILYTYSAIKO JEN VAHVISTAMINEN ATK-AINEISTOLLE... 14 Liite 1 Pisteytystaulukko atk-aineistojen arvonmääritystä varten... 16 Liite 2 Asiakirjallisen tiedon (erityisesti konekoodisen) arvonmäärityksen ja säilytysaikojen vahvistamisen tyonkulku... 17
7 1 OHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMISALA Atk-järjestelmiä suunniteltaessa tulee ratkaista, mikä on järjestelmään talletettavan tiedon säilytysai ka. Tämä edellyttää tiedon arvonmääritystä. On ratkaistava, mikä on tiedon säilytystarve toisaalta organisaation oman toiminnan, toisaalta tutkimuksen kannalta. Säilytysarvon määrittely on tärkeä osa arkistotointa, jolla on lainsäädännön (arkistolaki 184/81 ja -asetus 1012/82, muutettu 1290/87) vahvistama asema virastojen ja laitosten tietohuollossa. Tässä ohjeessa esitetään atk-aineistojen arvonmäärityksessä sovellettavat yleiset kriteerit. Oh-, jeen painopiste on aineistojen tutkimusarvon määrittelyssä. Säilytysarvo virkatoiminnan ja oikeudellisten näkökohtien kannalta on riippuvainen ao. viranomaisen toiminnasta ja sitä säätelevistä laeista ja muista säädöksistä. Julkisen hallinnon asiakirjojen hävittämisestä päättää arkistolain 19 9:n nojalla Valtionarkisto. Se mitä laissa sanotaan asiakirjasta, koskee myös lävistämällä, magnetoimalla tai muulla tavoin aikaansaatua tallennetta (4 9). Val tionarkistolla on mahdollisuus määrätä, millä tietovälineellä viranomaisten pysyvästi säilytettävät konekoodiset tiedostot tulee säilyttää (1012/82 4 9). Tämä ohje on tarkoitettu kaikille viranomaisille, laitoksille ja yhteisöille, joita em. säädökset koskevat. Ohje täydentää Valtionarkiston aikaisempaa ohjetta Arkistotoimen vaatimukset automaattisessa tietojenkäsittelyssä (Valtionarkiston yleinen ohje nro 14/26.3.1987). Atk-aineistolla tarkoitetaan tässä ohjeessa konekoodisessa muodossa olevaa tietoa. Tiedostolla tarkoitetaan loogisesti yhteenkuuluvien tietojen kokonaisuutta. Tiedosto voi olla tietokantaympäristössä. Atk-järjestelmästä otetut mikrofilmi- ja paperitulosteet rinnastetaan manuaaliasiakirjoihin. 2 TIEDON SÄILYTYSARVO Viranomaisen toiminnassaan tuottamalla eli arkistotoimen piiriin kuuluvalla tiedolla on käyttöarvoa, jonka määräytymiseen vaikuttavat monet tekijät. Eri käyttäjäryhmät antavat samalle tiedolle erilaisen arvon, joka saattaa vaihdella samassakin ryhmässä eri aikoina. Virkamies ja tutkija tarkastelevat tietoa usein näkökulmista, jotka poikkeavat toisistaan. Tiedon hallinnollinen arvo vaihtelee viranomaiselta toiselle, samoin tarve säilyttää sitä. Myös tutkijoiden piirissä samaankin tietoon suhtaudutaan hyvin eri tavoin tutkimusaiheesta riippuen. Kansalaisten tietotarpeiden kannalta eräs keskeinen näkökohta on tiedon säilyttäminen niin kauan, kuin oikeusturvan varmistaminen sitä edellyttää. Tietoon liittyy myös taloudellisia arvoja. Tietojärjestelmää rakennettaessa on syytä pohtia, onko suurin kustannuksin luotu tietovarasto aikanaan hävitettävä vai kannattaako se säilyttää joko kokonaan tai osittain pysyvästi tutkimuskäyttöä varten. Yhtenä tiedon arvoon vaikuttavana tekijänä on tiedon alkuperä. Asiakirjallisella tiedolla, jota paperiasiakirjojen lisäksi sisältyy siis muihinkin tallenteisiin, on erityinen asema tiedon kentässä. Asiakirjallinen tieto liittyy tuottajansa tehtäviin ja toimenpiteisiin. Se antaa niistä välitöntä ja usein ainutkertaista tietoa, jolla voi olla myös juridista merkitystä. Asiakirjallisen tiedon ymmärtäminen edellyttää, että tiedetään mihin tarkoitukseen se on tuotettu. Näin se eroaa esim. kirjastoissa säilytettävästä tiedosta, joka ei samalla tavoin kerro tuottajansa toiminnasta, ei yleensä ole ainutkertaista eikä ole asiakirjoihin verrattavalla tavalla juridisesti todistusvoimaista. Tiedon määrä lisääntyy nopeasti. Kaikkea tietoa ei kannata säilyttää pysyvästi tai pitkään, koska kustannukset suhteessa saavutettuihin hyötyihin ovat liian suuret. Tiedon säilytysaikojen suunnittelu säästää kustannuksia ja edistää tehokasta tietopalvelua. Tärkeä tieto löytyy helpommin
8 seulotusta aineksesta kuin aineksesta, jota rasittaa suuri toisarvoisen tiedon määrä. Tiedon säilytystarve tulee ottaa huomioon jo konekoodisten tietojärjestelmien suunnitteluvaiheessa. Järjestelmän myöhempi korjaaminen ja tiedostojen muuttaminen voi olla vaikeaa ja aiheuttaa lisäkustannuksia. Säilytysaikojen yhteydessä puhutaan määräaikaisesta, pitkäaikaisesta ja pysyvästä säilytyksestä. Määräaikainen säizytys tarkoittaa nimensä mukaisesti tiedon säilyttämistä määräajan, joka vaihtelee tapauskohtaisesti: tarpeettomaksi käyneen tiedon välittömästä hävittämisestä viiteenkymmeneen vuoteen tai eräissä tapauksissa pidempäänkin. Tietoa, joka ei ole pysyvästi säilytettävää, mutta on määrätty säilytettäväksi yli kymmenen vuoden pituisen määräajan, kutsutaan pitkäaikakesti säilytettäväksi. Asiakirjallisen tiedon pysyvä sädyttdrninen tarkoittaa sitä, että tietoa ei hävitetä koskaan. Tiedon edellytetään säilyvän satoja vuosia. 3 ATK-AINEISTO JEN SÄILYTYSARVON MÄÄRITTELY 3.1 Aineistojen erikoislaatu Konekoodiset aineistojen tallennusmuoto ja käyttömahdollisuudet eroavat perinteisistä asiakirjoista. Konekoodista aineistoa ei voi lukea ilman tietokonetta ja ohjelmaa. Konekoodisessa muodossa voidaan tallentaa suuriakin tietomääriä pieneen tilaan, mutta atk-tallenteet ovat ainakin toistaiseksi huonosti säilyviä. Atk-aineistojen käyttömahdollisuudet tutkimuksessa ovat perinteisiä asiakirjoja monipuolisemmat. Yhteenvedot, vertailut ja tilastolliset analyysit sekä myös yksittäistapausten etsiminen on huomattavasti helpompaa kuin manuaaliasiakirjoista. Atk-aineistoja on lisäksi helppo kopioida täsmällisesti. Atk-aineistojen myöhempi tutkimuskäyttö on mahdollista, jos seuraavat neljä ehtoa täytetään. 1. Tietoväline säilyy 2. Sitä pystytään lukemaan 3. Tiedoston rakenne voidaan selvittää 4. Tiedon suhde sen kuvaamaan ilmiöalueeseen tunnetaan Atk-laitteiden nopea uusiutuminen saattaa johtaa siihen, että tallennukseen käytettyä tietovälinettä ei voida enää kohtuullisin kustannuksin lukea, koska tietovälineen lukemiseeen kykenevät laitteet ovat poistuneet käytöstä. Hyvinkin säilynyt ja lukukelpoinen tiedosto on käyttökelvoton, jos sen rakennetta ei tunneta. Jotta tiedostoa voitaisiin käyttää pitävien päätelmien tekoon, tutkijan on lisäksi tiedettävä, miten tiedoston muuttujat on määritelty, mitä käytetyt koodaukse t merkitsevät. 3.2 Arvonmäärityksen keskeiset periaatteet Julkishallinnon asiakirjojen ja tiedostojen säilytysarvoa tulee tarkastella kolmesta näkökulmasta. On selvitettävä, mikä on niiden säilytystarve (ts. säilytysaika): -virkatoiminnan -oikeudellisten näkökohtien -tutkimuksen kannalta
Määriteltäessä asiakirjojen säilytystarvetta virkatoiminnan ja oikeudellisten näkökohtien kannalta viranomaisten tietämys ja näkemykset ovat keskeisiä. Myös tutkimusarvon määrittelyyn viranomaisten tulisi osallistua arvioimalla tietojensa ainutkertaisuutta, kattavuutta, koosteastetta sekä käyttömahdollisuutta omaan hallinnonalaan liittyvässä tutkimuksessa. Ne aineistot, joilla on pitkäaikainen säilytystarve virkatoiminnan ja oikeudellisten seikkojen vuoksi, ovat yleensä myös merkittäviä tieteellisen tutkimuksen lähdeaineistoja. Aineistojen tutkimusarvoa arvioitaessa on otettava huomioon: -antavatko ne keskeistä tietoa aineiston tuottaneesta organisaatiosta, sen päätöksenteosta ja toimint apoli t iikas ta sekä -saadaanko aineistosta tutkimuksen kannalta merkittävää tietoa dokumentoinnin kohteesta, esimerkiksi väestörakenteesta, taloudesta, ympäristöstä tai muista ilmiöistä. Konekoodisten tiedostojen arvo perustuu yleensä jälkimmäiseen kohtaan. 3.3 Tutkimusarvon määrittely 3.3. I Rakenteelliset kriteerit Konekoodisten tietojen säilytysarvoa ratkaistaessa on otettava huomioon seuraavat rakenteelliset kriteerit (sisältöarvio tehdään erikseen): -informaation ainutkertaisuus -onko kyse perus- vai koostetiedosta -muo ka t t avuus -yhdisteltävyys -koko -ajallinen kattavuus -alueellinen kattavuus -tekninen taso Viimeksimainittu kohta, aineiston tekninen taso, saattaa olla ratkaisevan tärkeä kriteeri päätettäessä ns. passiiviaineistojen pitkäaikaissäilytyksestä. On selvitettävä, ovatko tiedot luettavissa ja ymmärrettävissä. Tähän tarvitaan riittävän hyviä dokumentteja (dokumentaatiosta ks. valtionarkiston yleinen ohje nro 14 luku 4). Aineiston käytettävyyteen vaikuttavat mm. seuraavat tekijät: -aineiston ikä -fyysinen kunto (aineisto esim. vioittunut kosteuden, mekaanisen vaurion tms. johdosta) -tietuerakenne (selkedmutkikas) -dokumenttien kattavuus -käsittelymahdollisuudet (koko, merkkikoodit, ohjelmisto- ja laiteriippuvuus) Sisällöltään arvokaskin tiedosto menettää merkityksensä, jos tietoa ei teknisten puutteiden vuoksi pystytä hyödyntämään. Tekniseen tasoon liittyvät kysymykset koskevat 1 ä hinnä vanhaa, jo muodostunutta atk-aineistoa. Uusia järjestelmiä rakennettaessa ongelmat voidaan välttää, mikäli sovelletaan valtionarkiston yleistä ohjetta nro 14. Tiedon ainutkertaisuus tarkoittaa sitä, onko tieto saatavissa jostakin muualta ja millä tietovälineellä (konekoodisena, paperimuodossa, mikrofilmillä). Jos aineisto on vain konekoodisessa muodossa, on tärkeää tietää, onko viranomaisella samasta aineistosta esim. syöttö-, kanta-, 9
10 tapahtuma- ja yhteenvetotiedostoja vai onko aineisto mahdollisesti vain tietty osa viranomaisen isommasta tiedostosta. Mikäli pysyvään säilytykseen päädytään, Valtionarkisto selvittää yhteistyössä ao. viranomaisen kanssa, onko samoja tietoja jonkin toisen viranomaisen tiedostoissa (esim. saman hallinnonalan eri tasoilla). Pysyvään säilytykseen valitaan tiedostoista se, jossa pysyvästi arvokkaiksi määritellyt tiedot ovat käyttökelpoisimmassa muodossa. Tiedosto voi sisältää perustason tietoa (informaatiota yksityisistä henkilöistä, asioista ja toiminnoista) tai tietoa, joka on jo koostettu tai käsitelty. Perustason tiedoilla on yleensä enemmän tutkimusarvoa kuin koostetiedoilla, jotka ovat yhdistelmiä, tilastollisia raportteja yms. Joissakin tapauksissa sekä perustiedot että raportit on säilytettävä. Tiedostot, joiden säilyttämistä manuaalisina ei ole pidetty tarpeellisina niiden vaikeakäyttöisyyden vuoksi, voivat olla hyödyllisiä konekoodisessa muodossa, koska niitä voidaan tällöin helposti käyttää ja muokata. Tutkimuksessa on tarvetta yhdistellä eri järjestyksessä olevia atk-tietoja. Tietojen yhdistelymahdollisuuksia parantaa yleisten koodien käyttö (henkilötunnus, kuntakoodi). Kun pysyvästi atk-muodossa säilytettävien tiedostojen määrää on kustannussyistä rajoitettava, edellytetään, että säilytettäväksi valittavat tiedostot ovat jatkuvasti ylläpidettäviä ja koko maan kattavia tai että niiden tiedot muuten ovat erityisen merkittäviä (esim. jokin huomattava alueellinen projekti tai merkittävä kertaluonteinen selvitys). Pieniä tiedostoja voidaan usein käyttää tutkimuksessa riittävän tehokkaasti paperille tai mikrofilmille tulostettuna. Atk-aineiston pysyväissäilytyksestä päätettäessä tulee ottaa huomioon myös tiedon säilytyskustannukset. Rajatapauksissa, joissa tiedolla on kyllä tiettyä mutta ei ratkaisevaa merkitystä tutkimukselle, suuret säilytyskustannukset voivat ratkaista asian niin, että pysyvään säilyttämiseen ei ryhdytä. Toisaalta on huomattava, että säilytyskustannukset saattavat olla vain pieni osa tiedon keräämis- ja ylläpitokustannuksista. 3.3.2 SiSällöllket kriteerit Tulevan tutkimuksen tarpeita on vaikea ennakoida. Sen sijaan tiedetään nybsen tutkimuksen ja tietohuollon tarpeet. Keskeisiä rekisteröitäviä yksikkötyyppejä ovat: -maa-/vesialue -kaava -kiinteistö -aluejako -verkosto (esim. voimalinja-, tie-, kaapeliverkko) -kartta -ympäristö havain t o -rakennus/rakennelma -huoneisto -lupa/omistus tms. oikeus -palvelu/lii ke toimi -kulkuneuvo -henkilö -juridinen henkilö -tutkinto -taloudelliset tiedot -asunto/toimi tila
11 -toimipaikka Aineiston säilytysarvoa 1. säilytysaikaa ei voi ratkaista mekaanisesti yllä mainittujen kriteerien avulla. Yleinen merkittävyyden kriteeri, jota on vaikea objektiivisesti ja yksiselitteisesti määritellä, vaikuttaa sisällöllisiin kriteereihin. Esim. kaikki ympäristöhavainnot tai kaikki rakennuksidrakennelmia koskevat tiedot eivät välttämättä ansaitse pysyvää säilytystä. Ratkaisevaa on, ovatko ao. kohteita koskevat tiedot niin merkittäviä, että ne tulee säilyttää. Vaikka rakenteelliset ja sisällölliset kriteerit eivät suoraan osoita, mikä on aineiston säilytysarvo, ne ovat kuitenkin hyödyllisiä apuvälineitä. Niiden avulla voidaan rajata sen aineiston määrää, johon arvonmäärityksen vaikein osa (ts. merkittävyyden arviointi) kohdistetaan. Esim. aineiston huono tekninen kunto voi olla tällainen selkeä rajaava kriteeri: sisällön analyysiin ei tarvitse ryhtyä, koska aineistoa ei missään tapauksessa tulla säilyttämään pysyvästi. Liitteenä 1 on pisteytystaulukko, jota voidaan käyttää suuntaa-antavana apuneuvona atk-aineistojen arvonmäärityksessä. Liitteessä 2 on esitetty arvonmääritysprosessin eri vaiheet. 3.4 Erilaisten tiedostojen arvonmääritys Viranomaisten atk-tiedostot voidaan jakaa neljään ryhmään: -tutkimustiedostoihin -varsinaiseen viranomaistoirnintaan liittyviin tiedostoihin -tukitoimintoihin liittyviin tiedostoihin -usean viranomaisen yhteisiin tiedostoihin (sisältönsä puolesta nämä tiedostot voivat kuulua mihin tahansa edellä mainittuun ryhmään) Oman erityisryhmänsä muodostavat atk-diaari ja muut vastaavat, lähinnä viitetietoa sisältävät asiakirja- ja asiahakemistot. Diaarista otettavista arkistotulosteista Valtionarkisto on antanut erillisen ohjeen (Tietokoneavusteiseen kirjaamiseen liittyvät arkistotulosteet, A 3/86 3.10.1986), jota ollaan parastaikaa uusimassa. Kunkin tiedostoryhmän arvonmääritykseen vaikuttaa kriteereitä, jotka ovat ominaisia erityisesti ao. tiedostoille. On kuitenkin olemassa myös tiedostoille yhteisiä kriteereitä. Arvonmäärityksen laajimpana viitekehyksenä ovat edellä mainitut kolme perusperiaatetta eli tietojen arvo virkatoiminnan, oikeusturvan ja tieteellisen tutkimuksen kannalta. 3.4. I Tutkirnustiedostot Julkishallinnossa toimii joukko tutkimuslaitoksia, jotka keräävät varsinkin luonnontie teiden ja yhteiskuntatieteiden alaan kuuluvaa erikoistietoa. Tiedostojen käyttötarkoitus ja merkitys yhteiskunnan tietohuollossa vaihtelee suuresti. Yleispäteviä kriteereitä tutkimustiedostojen seulonnalle on mahdotonta antaa; ne tulee arvioida aina tapauskohtaisesti. Tyypillisinä esimerkkeinä tutkimusaineistoista voidaan mainita mittaustiedostot ja kyselytutkimu kse t. Mittaustiedostot liittyvät yleensä tekniikan tai luonnontieteen tutkimukseen. Ympäristötietoja sisältävät mittaustiedot voivat olla laajalta tai suppealta maantieteelliseltä alueelta. Aikaväli voi olla lyhyt tai pitkä tai mittaustulokset voivat olla kertaluonteisia.
12 Mittaustietojen säilytysarvoon vaikuttavat mm: -maantieteellinen alue -aikaväli -muuttujien määrä informaatiossa -onko tiedot talletettu havaintopisteittäin vai yhteen koottuina Säilytysarvo riippuu myös siitä, miten tiedot ovat yhdisteltävissä muihin tiedostoihin. Kyselytutkimukset voivat olla kertaluonteisia tai toistuvia. Tiedostojen tutkimusarvo voi kasvaa aineiston vanhetessa. Arvo riippuu tutkittavan ilmiön merkityksestä. Tutkimusten yhteydessä saatetaan tiedon antajalle antaa lupaus, että tietoja käytetään nimettöminä ja vain tieteelliseen tutkimukseen. Tämä on otettava huomioon tietojen säilyttämisestä päätettäessä. 3.4.2 Varsinaiseen viranomaistoimintaan liittyvät tiedostot Otsikossa mainittuja tiedostoja voivat olla esim: Projektitiedostot, joiden arvo riippuu projektien merkityksestä ja organisaation luonteesta. Esimerkkinä tutkimusarvoa omaavista projektitiedostoista ovat mm. voimalaitosprojektit ja huomattavat rakennusprojektit. Projektitiedostoja voi olla myös tutkimus- ja tukitoiminnoissa. Lupahallinnon tiedostoilla on lähes aina tutkimuskäyttöä. Siihen vaikuttavat: -toiminta, jota lupa koskee -yksilöt tai organisaatiot, joille lupa myönnetään -muuttujien määrä tiedostossa -yhdis telymahdollisuus Näitä tiedostoja tarvitaan pääasiassa tilastollisiin tutkimuksiin. Lupahallintoon liittyvät perustiedot saadaan yleensä lomakkeilla, joista tavallisesti säilytetään vain tilastollinen otanta. Rekisteritiedostoilla on yleensä huomattava juridinen merkitys. Niiden tutkimusarvoon vaikuttavat: -toiminta, jota varten rekisteröity -rekisteröidyt henkilöt tai ilmiöt -rekisteröityä yksikköä koskevien tietojen määrä ja laatu Edellä mainittujen kriteerien lisäksi on varsinaisen virkatoiminnan tiedostoja arvioitaessa otettava huomioon tietojen koosteaste (perustieto/yhteenvetotieto) ja alueellinen kattavuus sekä mahdolliset muut samaa tietoa sisältävät tiedostot. 3.4.3 Tukitoimintoihin liittyvät tiedostot Tukitoimintojen tietojärjestelmistä ovat yleisimpiä henkilöstö- ja taloushallintoon sekä varastointiin liittyvät tiedostot. Henkilöstöhallintoon liittyvistä tiedostoista voidaan tutkia, millainen on organisaation henkilöstöpolitiikka. Samalla ne sisältävät tietoja tietyistä ammatti- ja sosiaaliryhmistä. Tiedoston merkitys riippuu informaation laajuudesta ja tiedostoa ylläpitävän organisaation luonteesta. Tiedoston arvo kasvaa, jos tiedot voidaan yhdistää jonkin toisen tiedoston kanssa.
Taloushallinnon tiedostot kuvaavat organisaation taloudellista historiaa, asemaa ja tulevia kehitysmahdollisuuksia. Tärkeimmät taloudelliset tiedot kootaan tulo- ja menoarvioon sekä tilinpäätösasiakirjoihin, joista Tilastokeskus tuottaa yhdistelmätietoa. Valtionarkisto on antanut erillisen päätöksen ( 165/33/89) valtion virastojen ja laitosten kirjanpitoaineiston hävittämisestä. Varastotiedostoilla on vain harvoin merkitystä tutkimukselle. Tutkimusarvo riippuu rekisteröitävistä yksiköistä. Merkittäviä voivat olla esim. puolustuslaitoksen tiedostot ja liikennevälinetiedostot. Suurin osa edellä mainituista tiedostoista säilytetään paperi- tai mikrofilmitulosteina siten, että vain tiedot, joilla on pysyvää säilytysarvoa, kuten nimikirjatiedot, tulostetaan. Tämän lisäksi voidaan valtionhallinnossa säilyttää esimerkiksi virkamiehiä ja tilinpitoa koskevia keskitettyjä rekistereitä pysyvästi konekoodisessa muodossa. 3.4.4 Usean viranomaisen yhteiset rekitent Kun useat eri viranomaiset toimittavat tietoja samaan rekisteriin, perustuu toiminta yleensä niiden omista perusrekistereistä siirrettävään tietoon. Näille perusrekistereille on määriteltävä säilytysajat ao. viranomaisten arkistosäännöissä. Teknisten ratkaisujen nopea muuttuminen ja arkistoteoreettiset seikat (provenienssi- eli alkuperäperiaatteen säilyttäminen) aiheuttavat sen, että usean viranomaisen yhteisesti ylläpitämistä tietokannoista on yleensä syytä säilyttää vain niiden pohjana olevat erilliset rekisterit. Jos yhteisen tietokannan käytettävyys on kuitenkin huomattavasti parempi kuin perusrekistereiden, yhteisestä rekisteristä voidaan säilyttää pysyvästi esim. tiettyjä poikkileikkausotantoja. 3.5 Otosmenettely Mikäli tutkimuksellisesti arvokkaan tiedoston pysyvä säilyttäminen ja käyttöön saattaminen tulisi kohtuuttoman kalliiksi ja hankalaksi, voidaan tutkimuksen tarpeet turvata otosmenettelyllä. Tiedostosta voidaan tallentaa pysyvästi esim. tietyn ajankohdan tiedot kokonaisuudessaan. Poikkileikkausotosta voidaan täydentää siten, että otosten välillä tapahtuneiden muutosten tiedot tallennetaan pysyvästi. 13 4 TIETOSUOJA Henkilörekisterilainsäädäntö (henkilörekisterilaki 47 1/87 ja -asetus 476/87, muutettu 1182/87) säätelee atk:lla ylläpidettyjen (ja tietyin edellytyksin manuaalistenkin) henkilörekisterien käyttöä, säilyttämistä ja muita tietosuojaan liittyviä kysymyksiä. Julkisten viranomaisten henkilörekisterien säilyttämisestä ja hävittämisestä päättää arkistolain mukaan Valtionarkisto. Yksityisten yritysten ja muiden yhteisöjen on hävitettävä rekisterinsä sen jälkeen, kun niitä ei enää toiminnassa tarvita. Tietosuojalautakunta voi kuitenkin Valtionarkistoa kuultuaan antaa luvan niiden luovuttamiseen johonkin tutkimuslaitokseen tai säilyttämiseen tutkimuskäyttöön rekisterinpitäjän hallussa.
14 5 TIETOVÄLINEET Pysyvästi arkistoitavien atk-aineistojen säilytystapaa valittaessa tulee selvittää, onko tarpeen säilyttää tiedot konekoodisessa muodossa vai voidaanko ne tulostaa jollekin muulle tietovälineelle. Tällöin on arvioitava: -tietojen käyttötiheys niiden vanhetessa -eri säilytysmuotojen kustannukset sekä -tietojen käyttökelpoisuus tieteelliseen tutkimukseen Valtionarkisto voi arkistoasetuksen 10 $:n perusteella määrätä, millä tietovälineellä valtion ja kunnallisten viranomaisten pysyvästi säilytettävät konekoodiset tiedostot tulee säilyttää. Yleensä tiedostoista määrätään pysyvään säilytykseen paperi- tai mikrofilmitulosteet. Tällainen ratkaisu on todennäköinen silloin, kun tietojen käyttötiheys niiden vanhetessa laskee voimakkaasti ja kun niiden pohjalta tehtävä tutkimus ei ensisijassa ole tilastollista. Pysyvä säilyttäminen konekoodisena tulee kysymykseen silloin, kun tietojen käytettävyys yhteiskunnan tietohuollossa ja tutkimuksessa riippuu ratkaisevasti niiden saatavuudesta atk-muodossa. Valtionarkisto hyväksyy toistaiseksi pysyvään säilytykseen vain hyvälaatuisen magneettinauhan. Tietojen säilymisen varmistamiseksi nauhat on kopiotava uudelleen viiden vuoden välein. Lisäksi nauhojen säilytystilojen tulee olla tarkoitukseen erityisesti suunniteltuja. Uudempaa tekniikkaa edustavia nauhakasetteja ei niiden epävarman kestävyyden vuoksi ole toistaiseksi hyväksytty pysyvään säilytykseen. Vähemmän kuin 10 vuotta säilytettäviä tietoja voidaan konekoodisina tallentaa mikrotietokoneiden kovalevyille, levykkeille, optisille levykkeille ja muille tietovälineill e, joita ei ole luokiteltu arkistokelpoisiksi, kunhan huolehditaan siitä, että tiedot säilyvät niille määritellyn ajan. Pysyvään säilytykseen tarkoitettu konekoodinen tieto on tallennettava magneettinauhalle laiteja ohjelmistoriippumattomassa muodossa, käytännössä ns. peräkkäistiedostona. Toimistoautomaatioon liittyvät tiedostot säilytetään yleensä paperitulosteina. Tiedoston dokumentoinnin tulee olla käytön kannalta riittävän yksityiskohtainen. Tietovälineistä ja dokumentoinnista ks. Valtionarkiston yleinen ohje nro 14 luvut 3 ja 4. 6 SÄILYTYSAIKO JEN VAHVISTAMINEN ATK-AINEISTOILLE Valtionarkisto antaa kahdenlaisia asiakirjojen säilytysaikapäätöksiä: useita viranomaisia koskevia yleispäätöksiä sekä yksittäistä viranomaista koskevia erillispäätöksiä. Mikäli viranomaisella on atk-tiedostoja, joilla ei ole yleis- tai erillispäätöksellä vahvistettuja säilytysaikoja, ao. aineistoja ei saa hävittää. Säilytysaikojen vahvistamiseksi viranomaisen tulee lähettää valtionarkiston käsiteltäväksi säilytysaikaesitys, joka sisältää -e hdotetut säilytysaja t -kuvauksen tiedoston sisällöstä -luettelon tiedostosta otettavista tulosteista sekä -tiedot tiedoston koosta, kattavuudesta sekä siihen sisältyvien tietojen alkuperästä
15 Ennen esityksen lähettämistä on hyvä neuvotella säilytysajoista Valtionarkiston kanssa. Valtionarkiston yleisen ohjeen nro 14 luvussa 2.3 on tarkemmin selostettu atk-tiedostojen säilytysajan ja -tavan vahvistusmenettelyä (ks. myös tämän ohjeen liite 2). Pääjohtaja Veikko Litzen Arkis toneuvos Pirkko Rastas
16 LIITE 1 Pisteytys taulukko at k-aineistojen arvonmääritystä varten Alla oleva pisteytystaulukko on tarkoitettu atk-aineistojen säilytysarvon 1. säilytysaikojen määrit telyn suuntaa-antavaksi apuvälinee ksi. Mikäli aineiston saama pistemäärä on 25-35, on todennäköistä, että se tulee säilyttää kokonaan tai osittain pysyvästi joko konekoodisena, paperimuodossa tai mikrofilmillä. Arvioi tietoaineistoa seuraavien kriteerien mukaan antamalla kullekin tekijälle pisteitä yhdestä viiteen ( 1 = heikko, 5 = korkea). Tiet oai ne is t on ominaisuudet : Pisteytys - tekninen taso - tiedon ainutkertaisuus - perustason tiedon osuus - ajallinen kattavuus - alueellinen kattavuus - y titeiskunnan tietohuollon/tutkimuksen kannalta keskeisten tietojen osuus - atk-muodon merkitys tietojen käytettävyyden kannalta Pisteitä yhteensä Huom Mikäli tekninen taso tai tiedon ainutkertaisuus saavat arvon 1, on epätodennäköistä, että aineisto tulisi säilyttää pysyvästi, vaikka yhteenlaskettu pistemäärä olisi korkea. Mikäli atk-muodon merkitys tietojen käytettävyyden kannalta on heikko (arvo l), pysyvä säilytys konekoodisessa muodossa ei ole tarpeen; pysyvä säilytys jollain muulla tietovälineellä saattaa silti tulla kyseeseen.
17 LIITE 2 Asiakirjallisen tiedon (erityisesti konekoodisen) arvonmäärityksen ja säilytysaikojen vahvistamisen työnkulku. 1. Arvonmääritys Selvitetään tietojen säilytystarve - virkatoiminnan - oikeusturvan - tutkimuksen kannalta On olemassa kahdenlaista arvonmääritystä: Ennakkoseulontaa, jossa - arvonmääritys tehdään jo ennen kuin aineistoa ryhdytään konkreettisesti tuottamaan Taannehtivaa seulontaa, jossa - arvonmääritys kohdistetaan jo kertyneeseen aineistoon Tietohuollon toimivuuden ja kustannusten kannalta ennakkoseulonta on suositeltavampi ar vonmäärityksen muoto. Arvonmäärityksessä käytetään apuna rakenteellisia ja sisällöllisiä kri teerejä. Neuvotellaan tarvittaessa valtionarkiston kanssa. 2. Arvonmäärityksen tuloksena saadaan aineistolle säilytysajat (säilytysaikasuunn i t el m a) - pysyvästi säilytettävät tiedot joko - konekoodisena - paperilla tai - mikrofilmillä määräajan säilyte ttävät tiedot 3. Lähetetään säilytysaikasuunni telma Valtionarkistoon vahvi st et t avaksi Säilytysaikasuunnitelma voi sisältyä viraston/laitoksen arkistonmuodostussuunnitelmaan. S voi myös olla erillinen, esim. ainoastaan atk-aineistoa koskeva esitys. 1
18 4. Val t i on a rki s t o pyytää ma h d ol 1 i s es t i lisät i e toj a suunnitelmasta Esim. puhelinneuvottelu, kirjallinen yhteydenotto, VA:n edustajan käynti ao. virastossa/laitoksessa. 5. Käsi te1 tyään asian val t i on arki s t o 1ä he t t ää su u n n i t elm an vira s t ol le/lai tokselle nouda t e t t avaksi Säilytysaikaesitys on vahvistettu joko sellaisenaan tai muutettuna. Valtionarkiston päätös on sitova, joten mahdolliset muutokset on otettava huomioon. Vahvistuksen jälleen aineistoja voidaan ryhtyä hävittämään ao. säilytysaikasuunnitelman mukaisesti. Mikäli virastodlaitoksen tietotarpeet muuttuvat tai ilmenee muuta syytä, aineistosta voidaan myöhemmin tehdä uusi säilyty sai kaesi tys Valt ionarkist olle.