Lentotoimintalupa (AOC) Ensihyväksyntään liittyvä ohjeistus tekijä/tekijät, jos on Trafin julkaisuja Trafis publikationer Trafi Publications xx/2014
Sisällysluettelo 0 Esisanat...Virhe. Kirjanmerkkiä ei ole määritetty. 1 Hakemuksen valmisteluvaihe...virhe. Kirjanmerkkiä ei ole määritetty. 2 Virallisen hakemuksen vaihe... 2 3 Asiakirjojen arvioinnin vaihe... 3 4 Pätevyyden osoittamisen vaihe... 3 5 Hyväksynnän vaihe... 4 Kustannukset ja aikataulu... 4 Liikenteen turvallisuusvirasto Trafiksäkerthetsverket Helsinki, Helsingfors ISBN ISSN 1799-0157 (verkkojulkaisu)
0 Esisanat Lentotoimintalupa tarvitaan kaupallisen henkilö ja rahtiliikenteen toiminnan aloittamista varten. Tästä ohjeessa on kuvaus ensimmäisen lentotoimintaluvan hakemisen prosessista ja neuvoja joilla prosessista saadaan sujuvampi. Prosessi voi vaikuttaa varsinkin ensihakijasta monimutkaiselta. Prosessi on jaettu viiteen vaiheeseen, jotka on kuvattu riittävällä tarkkuudella prosessin yleisen ymmärtämisen saavuttamiseksi. Nämä viisi vaihetta ovat: 1. Hakemuksen valmistelu 2. Virallinen hakemus 3. Asiakirjojen arviointi 4. Pätevyyden osoittaminen 5. Hyväksyntä Tämä viisivaiheinen rakenne on ICAO:n julkaisema standardi, jossa edeltävä vaihe tulee olla aina suoritettuna ennen seuraavan aloittamista. Lentotoimintaluvan hakeminen on aikaa vievä ja kallis prosessi, joka usein aliarvioidaan. Prosessi voi viivästyä jo käynnissä olevien toisten prosessien tai lähetetyn hakemuksen laadun tai virheellisyyden takia. Vaikka vain yksi vastuullisista henkilöistä yrityksessä ei läpäisisi arviointia, voi koko prosessi viivästyä kunnes kaikki johdon henkilöt ovat läpäisseet arvioinnin hyväksyttävästi. 1 Hakemuksen valmisteluvaihe Valmistelevassa vaiheessa operaattoria ohjeistetaan löytämään tarvittava tieto, lomakkeet ja asiaa koskevat säädökset. Mikäli operaattori haluaa jatkaa lentotoimintaluvan hakemista, pyritään järjestämään aloituskokous, jolla yhtenäistetään näkemys prosessin etenemisestä ja sovitaan etenemisen aikataulusta. Hakemus lentotoimintaluvasta tehdään lomakkeella LUxxxx, sekä vaadittavilla liitteillä. Operaattorin tulee sisällyttää hakemukseen johdon Form4 lomakkeet, yrityksen toimintasuunnitelma, yrityksen suunnitelma toiminnan aloittamiseksi, todisteet yrityksen riittävästä rahoituksesta ja rahavirrasta sekä suunnitelma käytettävästä infrastruktuurista. Johdon henkilöiden tulee täyttää osaamiseltaan vaatimukset jotka löytyvät määräyksestä EU OPS 1.175, sekä sisällyttää Form4 hakemuksiinsa CV ja tieto mahdollisista ilmailuun liittyvistä luvista ja koulutuksesta. Seuraaviin asemiin valittavien henkilöiden tulee lähettää edeltävät asiakirjat: Vastuullinen johtaja Vaatimustenmukaisuuden valvonnasta vastaava Huoltotoiminnan johtaja Turvallisuuspäällikkö Lentotoiminnan johtaja Maatoiminnoista vastaava Miehistönkoulutuksesta vastaava Mikäli lähetetyt tiedot ovat virheellisiä Trafi palauttaa virheelliset asiakirjat ja kirjeen, jossa selitetään asiakirjojen hylkäyksen syy. Jos lähetetyt asiakirjat ovat hyväksyttäviä, kutsutaan kyseinen henkilö haastatteluun, jossa arvioidaan hakijan pätevyys tehtäväänsä. 1
Yrityksen suunnitelma toiminnan aloittamiseksi on avainasiakirja, jossa listataan tarvikkeet, toiminnot, ohjelmat, ilma-alus- ja toimitilahankinnat jotka täytyy suorittaa tai aloittaa ennen Trafin tekemää tarkastusta. Suunnitelmasta tulisi löytyä päivämäärät jolloin työntekijät aloittavat yhtiöön tutustumisen tai koulutuksen; milloin huoltotilat ovat valmiita viranomaisen tarkastukseen; milloin kukin toimintakäsikirja on valmis tarkastettavaksi ja milloin demonstraatiolennot on tarkoitus suorittaa. Näiden päivämäärien tulisi olla loogisessa järjestyksessä. Esimerkiksi henkilöstön perehdyttäminen voi alkaa vasta koulutukseen tarvittavien toimintakäsikirjojen valmistuttua. Alussa operaattori luo vain alustavan suunnitelman toiminnan aloittamisesta, joka korvataan myöhemmin tarkemmalla suunnitelmalla mikä hyväksytetään Trafilla ja mitä noudatetaan koko loppuajan. Toimintakäsikirjat jaetaan erillisiin osiin käyttäjiensä mukaan ja ne sisältävät ohjeita, politiikkaa, tietoa, vastuita ja velvollisuuksia yhtiön turvallisen toiminnan takaamiseksi. Toimintakäsikirjojen tarkka sisältö määräytyy EU OPS Subpart P ja EASA Part M Subpart G mukaan. Kaikkien toimintakäsikirjojen tulee olla valmiita ennen virallista lentotoimintaluvan hakemusta. On ymmärrettävää ettei kaikkia ilma-alus- tai toimitilahankintoja, alihankkija sopimuksia ja joitain koulutusohjelman osia ole toteutettu ennen virallista hakemusta. Kuitenkin hakemukseen tulee liittää asiakirjoja ostoista, vuokrauksista, sopimuksista tai aiesopimuksista joilla operaattori voi todistaa olevansa aktiivisesti hankkimassa toimintaan tarvittavaa kalustoa, tiloja ja palveluita. Lista vaatimuksen mukaisuuden täyttämisestä sisältää kaikki liittyvät artiklat ja kappaleet EU OPS:sta ja operaattorin vakuutuksen kunkin kohdan täyttämisestä. Listasta löytyy myös toimintakäsikirjan osat/kappaleet joilla jokainen vaatimus täytetään. Valmis lista vaatimusten mukaisuuden täyttämisestä varmistaa, että kaikki määräysten vaatimukset on täytetty toimintakäsikirjoissa, ohjelmissa ja toiminnoissa riittävällä tarkkuudella. 2 Virallisen hakemuksen vaihe Virallinen hakemus tulisi jättää viranomaiselle niin pian kuin mahdollista. Viranomainen arvioi löytyykö hakemuksesta kaikki tarvittavat tiedot, asiakirjat ja liitteet. Jos hakemuksesta puuttuu osia tai löytyy virheitä, palautetaan hakemus kirjeen kanssa jossa kerrotaan syyt hakemuksen hylkäämiseen. Olettaen että operaattorilla on hyvä ymmärrys vaatimuksista, virallisen hakemuksen tulisi olla tarpeeksi laadukas, että kaikki laiminlyönnit, puutteet tai avoimet kysymykset voitaisiin ratkaista virallisen hakemuksen kokoukseen. Operaattorin vastuullisen johtajan, vaatimustenmukaisuuden valvonnasta vastaavan ja toimenhaltijoiden tulisi osallistua virallisen hakemuksen kokoukseen. Kokouksen tarkoitus on esitellä projektipäällikkö, vastuutarkastajat ja asiantuntijat, sekä keskustella virallisesta hakemuksesta ja ratkaista siihen liittyviä puutteita kummaltakin osapuolelta. Esimerkiksi kokouksessa voidaan keskustella hakemuksen puutteista tai aikatauluihin liittyvistä erimielisyyksistä. Kokoukseen tulisi vahvistaa avointa kommunikaatiota ja yhteistyötä osapuolten välillä. Jos virallisen hakemuksen kokous on onnistunut, operaattorille annetaan kirje jossa todetaan hakemuksen vastaanotto ja kaikkien tarvittavien osien olevan hakemuksessa mukana. Viranomaisen antama kirje ei ole hyväksyntä itse sisällölle vaan vain vahvistus hakemuksen vastaanottamisesta. 2
3 Asiakirjojen arvioinnin vaihe Hakemuksen vastaanoton jälkeen vastuutarkastajat alkavat käydä läpi sen sisältöä yksityiskohtaisesti ja arvioimaan toimintakäsikirjoja, täytettyjä lomakkeita ja muita asiakirjoja. Toimintakäsikirjojen tarkastus tehdään joko yhtenä kokonaisuutena tai osissa eri asiantuntijoiden toimesta riippuen toiminnan laajuudesta. Viranomainen pyrkii suoriutumaan tehtävästä yhdessä sovitun aikataulun mukaisesti. Jos toimintakäsikirjoista löydetään puutteita tai virheitä palautetaan toimintakäsikirja korjaavia toimenpiteitä varten operaattorille. Mikäli toimintakäsikirjat täyttävät vaatimukset niiden sisältö ja rakenne hyväksytään virallisella asiakirjalla. Hyväksyntä astuu voimaan vasta, kun operaattori on vastaanottanut hyväksymisasiakirjan viranomaisen allekirjoituksella. Kuitenkin hyväksynnän jälkeenkin vastuu kaikista asiakirjoista pysyy vastuullisella johtajalla, toimenhaltijoilla ja heidän varamiehillään. Asiakirjojen arvioinnin vaihe päättyy toimintakäsikirjojen viralliseen hyväksyntään ja kyseinen hyväksyntä on vaatimus pätevyyden osoittamisen vaiheen aloittamiseen. 4 Pätevyyden osoittamisen vaihe Kaikkien toimintakäsikirjoissa kuvattujen toimintojen tulee olla paikallaan ennen pätevyyden osoittamisen vaihetta. Operaattorin tulee olla varmistanut osoittanut viranomaiselle kaikkien toimintojensa määräysten mukaisuus ennen ansiolentotoiminnan aloittamista. Tämä toteutetaan suorittamalla eri toimintoja ja tehtäviä viranomaisen valvonnassa. Tähän kuuluu viranomaisen paikanpäällä suorittamat arvioinnit huolto toiminnasta, laitteista ja tiloista. Näiden tarkastuksien aikana viranomainen arvioi operaattorin toimintakäsikirjoissa kuvaaman politiikan, toimintamallien, prosessien ja ohjeistuksien tehokkuuden. Painoarvo tässä vaiheessa on operaattorin johdon tehokkuudessa toteuttaa toimintakäsikirjan sisältöä. Toiminnassa havaitut puutteet tuodaan operaattorin tietoon ja korjaavat toimenpiteet tulee toteuttaa ennen lentotoimintaluvan myöntämistä. Vaikka asiakirjojen arvioinnin vaihe ja pätevyyden osoittamisen vaihe on kuvattu tässä tekstissä erillisinä niin nämä vaiheet voivat todellisuudessa tapahtua joiltain osin samaan aikaan. Seuraavassa listassa on esimerkkejä tarkastettavista toiminnoista pätevyyden osoittamisen vaiheessa. Laatujärjestelmä Toimitilat ja infrastruktuuri Koulutus ja tarkastus Toiminnan ohjaus ja valvonta Lennon lähettäminen Yhtiön viestintä Kotipaikan toimitilat ja laitteet Asiakirjojen hallinta Sopimus menettelyn käsikirja Huolto-ohjelma Jatkuvan lentokelpoisuuden hallinta Hätätilanne suunnitelman tehokkuus Täydelliset näytöslennot operaattorin itsenäisen ja turvallisen toiminnan todentamiseksi 3
5 Hyväksynnän vaihe Kun kaikki tarkastukset on suoritettu ja tarkastuksissa löydetyt puutteet on korjattu, viranomainen myöntää lentotoimintaluvan jossa rajataan sallitun toiminnan tyypit. Lentotoimintalupa lähetetään rajoituksineen, päättymispäivineen ja viranomaisen allekirjoituksella operaattorille. Lentotoimintaluvan haltija on velvollinen ylläpitämään toimintaansa määräysten ja luvan rajoitusten mukaisena. Prosessi lentotoimintaluvan muuttamiseksi on samankaltainen kuin yllä kuvattu prosessi. Viranomainen on velvollinen suorittamaan ajoittaisia tarkastuksia operaattorin toiminnalle jatkuvan turvallisuuden varmistamiseksi, kuitenkin vastuu toiminnasta pysyy aina operaattorilla. Kustannukset ja aikataulu Lentotoimintaluvan hakeminen on aikaa vievä ja kallis prosessi, jonka aikataulu riippuu paljolti viranomaiselle luovutettujen asiakirjojen sisällön laadusta. Lentotoimintaluvan hinta löytyy Trafin nettisivuilta maksuasetuksesta. Ensimmäinen arvio aikataulusta voi olla mahdollinen aloituskokouksen jälkeen, jonka mukaan on myös mahdollista tehdä kustannusarvio prosessille. 4