Opas pk-yritykselle Ekokompassiympäristöjärjestelmän toteuttamiseen ja ylläpitoon
1. Johdanto 3 2. Ekokompassi-järjestelmän toteuttaminen yrityksessä 4 3. Ekokompassi-kriteerit selityksineen 6 4. Ekokompassin rakentaminen yrityksessä 10 4.1 Lähtötilanteen kartoitus 10 4.2 Ilmastoinfon tuki järjestelmän rakentamisessa 11 4.2.1 Ensimmäinen tapaaminen Ekokompassi-neuvojan kanssa 11 4.2.2 Ekokompassi-koulutukset 11 4.2.3 Toinen tapaaminen Ekokompassi-neuvojan kanssa 11 4.2.4 Kolmas tapaaminen Ekokompassi-neuvojan kanssa 12 5. Ympäristöjärjestelmän juurruttaminen arkeen 13 6. Ekokompassi-järjestelmän auditointi ja siihen valmistautuminen 14 6.1 Seurantaraportti 14 6.2 Auditointi 14 7. Mitä auditoinnin jälkeen? 15 8. Ekokompassin hyödyntäminen markkinoinnissa 16 8.1 Markkinointi ennen auditointia 16 8.2 Markkinointi hyväksytysti läpäistyn auditoinnin jälkeen 16 8.3 Miksi kertoa yrityksen ympäristötyöstä? 16 8.4 Miten kertoa ympäristötyöstä ulospäin? 17 9. Mistä lisätietoa ympäristöasioista? 18 10. Liitteet 19
Ekokompassi on pk-yrityksille soveltuva kevennetty ympäristöasioiden hallintaa ja johtamista helpottava järjestelmä. Ekokompassin avulla kokoat yrityksessäsi mahdollisesti jo toteutettavat ympäristötoimet yhteen, ja kehität ympäristöasioiden hallintaa järjestelmällisesti. Työsi palkinnoksi saat onnistuneesti läpäistyn todennuksen (auditoinnin) jälkeen Ekokompassi-todistuksen sekä oikeuden käyttää Ekokompassi-logoa yrityksesi markkinoinnissa. Tämän oppaan ja Ekokompassi-neuvojan konsultaatiokäyntien avulla rakennat järjestelmän yritykseesi helposti. Myöhemmin, mikäli näet tarpeelliseksi, Ekokompassista on kätevää myös edetä ISO 14001- tai EMAS järjestelmiin. Ekokompassi-järjestelmää hallinnoi asiantuntijaorganisaatio Ilmastoinfo, joka tukee ja neuvoo pääkaupunkiseudun asukkaita sekä yrityksiä ilmastoystävälliseen toimintaan. Ekokompassi on saatavilla tällä hetkellä pääkaupunkiseudun alueella toimiville pk-yrityksille. Ilmastoinfo järjestää Ekokompassin esittelytilaisuuksia useamman kerran vuodessa. Yritys ilmoittaa Ilmastoinfolle halukkuudestaan lähteä rakentamaan Ekokompassi-ympäristöjärjestelmää ja täyttää sähköisen ilmoittautumislomakkeen. Yritys voi aloittaa Ekokompassijärjestelmän rakentamisen joko keväällä tai syksyllä; kerrallaan valitaan mukaan noin 10 yritystä. Ekokompassi-yhteistyön alussa yritys tekee sopimuksen Ilmastoinfon kanssa. Sopimuksella yritys sitoutuu noudattamaan Ekokompassin sääntöjä sekä hyväksyy Ekokompassin maksut: liittymismaksun ja vuosimaksun. Yritys sitoutuu nimeämään yhden tai useampia ympäristövastaavia, jotka käyvät Ilmastoinfon tarjoaman koulutuksen. He ovat avainhenkilöitä järjestelmän rakentamisessa ja myöhemmin ylläpitämisessä. Ennen Ekokompassiin liittymistä yrityksen tuleekin varmistua siitä, että ympäristötyöhön on irrotettavissa riittävät resurssit. Kun yritys on toteuttanut Ekokompassi-järjestelmäänsä noin puoli vuotta, puolueeton todentaja auditoi järjestelmän. Läpäistyn todennuksen jälkeen yritys maksaa Ilmastoinfolle vuosimaksua ja sitoutuu lähettämään Ilmastoinfolle vuosittaisen seurantaraportin. 3
2. Ekokompassi-järjestelmän toteuttaminen yrityksessä Aloita lukemalla tämä opas huolella. Ekokompassijärjestelmä rakennetaan yritykseen Ekokompassineuvojan konsultaatiokäyntien ohjaamana. Neuvoja käy kolme kertaa yrityksessä auttamassa järjestelmän laatimisen käytännön työssä. Yrityksen työtä helpottamaan on kehitetty myös työkaluja, kuten mallilomakkeita. Työ kannattaa aloittaa kuitenkin lukemalla tämä opas huolellisesti, niin yrityksessä saadaan hyvä kuva sekä Ekokompassijärjestelmästä kokonaisuudessaan että sen rakentamiseen ja ylläpitoon vaadittavasta työstä. Käytännön työ aloitetaan alkukartoituslomakkeen täyttämisellä (ks. lomakkeista tarkemmin jäljempänä), minkä yritys tekee itsenäisesti. Tämän jälkeen Ekokompassineuvoja tapaa yrityksen edustajat ensimmäisen kerran, jolloin käydään läpi alkukartoitustietoja, ja mahdollisesti täydennetään niitä sekä laaditaan yritykselle projektisuunnitelma Ekokompassi-järjestelmän toteuttamiseen. Ensimmäisellä tapaamisella neuvoja esittelee lisäksi Ekokompassi-kriteerit yksityiskohtaisemmin kuin esittelytilaisuudessa. Toisella tapaamisella Ekokompassi-neuvojan kanssa tehdään yrityksen ympäristövaikutusten arviointi sekä aloitetaan ympäristöpolitiikan ja ohjelman sekä lakilistan, jätehuoltosuunnitelman ja mahdollisen kemikaaliluettelon laatiminen. Tapaamisen jälkeen yritys suunnittelee ympäristötyötään ja viimeistelee valmiiksi yllä mainitut dokumentit. Viimeisellä tapaamisella hyväksytään ympäristöohjelma sekä sovitaan tunnusluvut (ympäristötyön indikaattorit), joita yritys alkaa seurata sekä ohjeistetaan jatkosta. Ekokompassi-järjestelmän suositeltava rakentamisaika on 2 4 kuukautta. Valmista järjestelmää ja ympäristökäytäntöjä yrityksen tulee toteuttaa toiminnassaan noin puoli vuotta ennen kuin järjestelmän todennus (auditointi) voidaan tehdä. Auditointi tarkoittaa, että Ilmastoinfosta riippumaton kolmas osapuoli katsastaa yrityksen ympäristöjärjestelmän sekä siihen liittyvät käytännöt ja dokumentit. Auditoinnissa tarkistetaan, että Ekokompassi-kriteerit täyttyvät ja että yritys noudattaa ympäristöohjelmaansa ja politiikkaansa kirjattuja tavoitteita. Läpäistystä todennuksesta yritys saa Ekokompassitodistuksen. Edellytyksenä todistuksen voimassaololle on, että yritys noudattaa Ekokompassi-kriteerejä ja toimittaa vuosittain Ekokompassille seurantaraportin ympäristötoimistaan. Myös yrityksen ympäristöohjelma tulee päivittää vuosittain. Ekokompassi-järjestelmä auditoidaan kolmen vuoden välein. 4
Avainhenkilöiden koulutus Yritys pitää sisäisen Ekokompassi-infon 2. neuvojatapaaminen Ympäristövaikutusten arviointi Ympäristöpolitiikka Ympäristöohjelma ja liitteet Henkilökunnan Ekokompassikoulutus 1. neuvojatapaaminen 3. neuvojatapaaminen Käydään läpi kriteeristö Tarkistetaan ja täydennetään alkukartoitus Tehdään projektisuunnitelma Ohjelma valmiiksi Sovitaan tunnusluvut Ohjeet jatkosta Yritys täyttää alkukartoituksen, nimeää ympäristövastaavan ja tutustuu Ekokompassi-oppaaseen Vuosittain ympäristöohjelman päivitys ja seurantaraportointi Ohjelmaa toteutetaan vähintään puoli vuotta Yritys ilmoittautuu Auditointi 3 vuoden välein Seurantaraportti Ekokompassin esittelytilaisuus Ekokompassi-todistus 5
3. Ekokompassi-kriteerit selityksineen Ekokompassissa on 10 kriteeriä, jotka koskevat yrityksen Ekokompassi-järjestelmän yleisiä vaatimuksia sekä toteutettavia toimia yrityksen ympäristövaikutusten pienentämiseksi. Kriteerit ovat myös tämän oppaan liitteenä no 1. Kriteerit 1-8 tulee täyttää Ekokompassi-järjestelmän rakennusvaiheessa soveltuvin osin (esim. jos yrityksessä ei käytetä kemikaaleja, sitä ei koske kemikaaliluettelon laatimisvelvollisuus). Kriteereissä mainittujen lomakkeiden ajantasaisuus tarkistetaan jatkossa tarpeen mukaan, ja viimeistään aina ympäristöohjelmaa päivitettäessä. Kriteeri 9 koskee ympäristöohjelman sisältöä. Ympäristöohjelmaan valitaan kerrallaan kaksi osaaluetta, joille asetetaan tavoitteita ympäristövaikutusten pienentämiseksi ja määritetään toimenpiteitä tavoitteisiin pääsemiseksi. Ohjelman toimenpiteet päivitetään vuosittain ja tarvittaessa sen tavoitteita tarkistetaan. Uudet kehittämiskohteet (osa-alueet) valitaan vähintään kolmen vuoden välein. Kriteeri 10 koskee yritykseltä vaadittavaa vuosittaista seurantaraporttia. Alla luetellaan Ekokompassi-kriteerit ja neuvotaan kunkin kriteerin täyttämisessä. 1. Yritys toimii ympäristöä koskevien lakien ja säädösten mukaisesti. Yksi ympäristöjohtamisjärjestelmän keskeinen periaate on, että yritys on kartoittanut sitä koskevat ympäristölainsäädännön velvoitteet. Tämä tehdään Ilmastoinfon tarjoaman toimialakohtaisen mallilistan avulla. Yrityksen tulee myös seurata lainsäädännön kehitystä, sekä tarkistaa lakilistansa ajantasaisuus säännöllisesti. Lainsäädännön seurannassa voi käyttää hyväksi sähköisiä tietokantoja, joita ovat esim. Valtion säädöstietopankki Finlex ( www.finlex.fi ) tai maksullinen Edilex ( www.edilex.fi ). Muita hyödyllisiä tiedon lähteitä ympäristölainsäädännössä ovat Yritys-Suomi ( www.yrityssuomi.fi > Yrityksen ympäristötieto ) ja ympäristöhallinto ( www.ymparisto.fi > Yritykset ja yhteisöt > Lakisääteiset velvoitteet ). Lainsäädännön muutoksista saa tietoa myös oman toimialan edunvalvontajärjestöiltä. 2. Yrityksellä on nimetty ympäristövastaava. Yrityksen tulee nimetä yksi tai useampia ympäristövastaavia (ympäristötiimi). Kirjaus tehdään ympäristövastaavan toimenkuvalomakkeeseen, jossa myös luetellaan hänen (tai tiimin) tärkeimmät tehtävät ja ajankäyttö. Ympäristövastaava voi olla kuka tahansa johdon tehtävään asettama työntekijä. Jos yrityksellä on monia osastoja ja /tai paljon henkilökuntaa, on järkevää nimetä ympäristötiimi, jonka jäsenet voivat keskittyä oman osastonsa asioihin. Ympäristövastaavan tai tiimin tehtävänä on yhdessä yritysjohdon kanssa huolehtia, että yrityksen ympäristötyö etenee ja ympäristöohjelmaa noudatetaan. Käytännön ympäristötyön tekeminen ei kuitenkaan saa olla pelkästään ympäristövastaavan tai -tiimin harteilla. Ympäristöasioiden edistäminen kuuluu jokaiselle yrityksessä työskentelevälle. 3. Yritys on tehnyt ympäristökatselmuksen, josta selviää sen merkittävimmät ympäristövaikutukset ja ympäristöriskit. Ekokompassin ympäristökatselmus sisältää ympäristöasioiden lähtötilanteen kartoituksen alkukartoituslomakkeen avulla sekä ympäristövaikutusten arvioimisen. Ekokompassi-neuvoja auttaa lomakkeiden täytössä. 4. Yrityksellä on ympäristöpolitiikka, joka on perusta ympäristötavoitteille. Ympäristöpolitiikka on yrityksen julkinen kannanotto sitoutumisestaan ympäristötyöhön ja ympäristövaikutustensa vähentämiseen. Se on korkeintaan yhden A4:n pituinen, lyhyt ja ytimekäs. Ennen politiikan laatimista on hyvä miettiä yrityksen tahtotila ympäristöasioissa; miksi olemme mukana Ekokompassi-järjestelmää rakentamassa ja mitä haluamme tällä saavuttaa. Ympäristöpolitiikan voi laittaa näkyville nettisivuille ja vaikka esille yrityksen tiloihin. 5. Yrityksen nimeämät ympäristöasioiden avainhenkilöt käyvät Ekokompassi-ympäristökoulutuksen. Avainhenkilöt ohjeistavat muun henkilökunnan ottamaan ympäristöasiat huomioon toiminnassaan. Ekokompassi järjestää yleisiä ympäristökoulutuksia (pituus noin 3 h) kaksi kertaa vuodessa (maalishuhtikuussa ja syys- lokakuussa). Koulutukseen tulee osallistua vähintään yhden yrityksen avainhenkilöistä. Avainhenkilöt kouluttavat muun henkilökunnan Ekokompassin koulutuskalvojen avulla. Vaihtoehtoisesti Ekokompassilta voi myös kysyä maksullista, yrityksessä paikan päällä toteutettavaa henkilökunnan koulutusta. Koulutus räätälöidään mahdollisuuksien mukaan toimialakohtaisesti. 6. Yrityksellä on jätehuoltosuunnitelma. Jätteet lajitellaan ainakin paikallisten jätehuoltomääräysten mukaisesti. Toimiva jätehuolto on oleellinen osa järjestelmällistä ympäristötyötä. Toimivuutta helpottaa kun yrityksen jätehuoltoasiat kirjataan yhteen kokonaisuuteen, jätehuoltosuunnitelmaan. Ekokompassissa on tähän oma mallilomake. Suunnitelmaan kirjataan, mitä jätteitä 6
yrityksessä tällä hetkellä lajitellaan, kuinka paljon jätteitä syntyy, kuka jätehuollosta vastaa yrityksen sisällä, kuinka usein astiat tyhjennetään sekä mikä jätehuoltoyhtiö yrityksellä on kumppanina. Suunnitelmaan on hyvä lisätä myös kehitysehdotuksia lajittelun suhteen. Jätehuoltosuunnitelman ajantasaisuus tulee tarkistaa vuosittain. Yrityksessä tulee myös lajitella vähintään jätehuoltomääräyksissä tai kiinteistön omissa määräyksissä mainitut jakeet. Pääkaupunkiseutua koskevat HSY:n jätehuoltomääräykset löytyvät osoitteesta: www.hsy. fi/jatehuolto/documents/esitteet/ytv_ilme_jatehuoltomaaraykset_2008.pdf 7. Yritys pitää kirjaa ongelmajätteistään, varastoi ne turvallisesti ja toimittaa asianmukaiseen käsittelyyn. Jo lakisääteisestikin ongelmajätteet on aina erotettava muusta jätteestä, ja niitä tulee säilyttää suljetussa tilassa. Ongelmajätteistä on lisäksi pidettävä kirjaa. Ekokompassilla on oma ongelmajätekirjanpitolomake, johon kirjataan jätteen laji, laatu, määrä, alkuperä ja jätteen toimituspaikka. Jos yrityksessä syntyy ongelmajätteitä vain pieniä määriä, ne voidaan kirjata myös osaksi jätehuoltosuunnitelmaa. Tyypillisiä yrityksissä syntyviä ongelmajätteitä ovat muun muassa loisteputket, energiansäästölamput, paristot, akut, maalit, lakat, öljyt, liuottimet ja aerosolit. Käytetyt sähkö- ja elektroniikkalaitteet (ns. SER) tulee toimittaa omaan erilliskeräykseensä. Ongelmajätteet tulee luovuttaa vain niiden kuljettamiseen luvan saaneelle taholle tai viedä vastaanottopisteeseen vähintään kerran vuodessa. Kun ongelmajäte luovutetaan kuljetusyhtiölle, siirrosta tulee saada ns. siirtoasiakirja, jolla vastuu jätteestä luovutetaan vastaanottajalle. Siirtoasiakirjaa on säilytettävä kolme vuotta. Yritysten ongelmajätteitä pääkaupunkiseudulla ottaa vastaan Kivikon Sortti-asema. Pieniä määriä voi toimittaa myös muihin kotitalouksille tarkoitettuihin pisteisiin. Katso lähimmät keräyspisteet osoitteesta: www.kierratys.info Kannattaa myös huomata, että jätelain uudistuksen myötä ongelmajätenimitys poistuu keväällä 2012, ja sen korvaa termi vaarallinen jäte. 8. Yrityksellä on luettelo käyttämistään kemikaaleista. Käyttöturvallisuustiedotteet ovat henkilökunnan saatavilla ja työntekijöitä on opastettu kemikaalien turvalliseen käyttöön. Yritys varastoi kemikaalinsa määräysten mukaisesti. Työnantajalla on lain määräämä velvoite huolehtia, että kemikaaleja varastoidaan ja käsitellään turvallisesti. Vaarallisten kemikaalien merkintöjen tulee olla kunnossa, ja kemikaaleista on pidettävä ajantasaista luetteloa. Luettelo ja kemikaalien käyttöturvallisuustiedotteet tulee säilyttää työntekijöiden nähtävillä. Ekokompassilla on mallilomake luettelon tekemiseen. Käyttöturvallisuustiedote (KTT) on määrämuotoinen asiakirja, josta selviää muun muassa kemikaalin vaaraominaisuudet sekä toimenpiteet, joilla altistukselta ja muulta vaaralta voidaan välttyä. Tavarantoimittaja on velvollinen luovuttamaan käyttöturvallisuustiedotteen ensimmäisellä kemikaalin toimituskerralla ja aina tietojen muuttuessa. Yleensä käyttöturvallisuustiedotteet löytyvät myös isompien toimittajien www-sivuilta. Kemikaalien säilytyksestä on rajoituksia kemikaalilainsäädännössä ja kuntakohtaisissa ympäristönsuojelumääräyksissä. Tutustu kuntasi ympäristönsuojelumääräyksiin sekä Turvallisuus- ja kemikaaliviraston (TUKES) ohjeisiin: www.tukes.fi/tiedostot/vaaralliset_aineet/ohjeet/ Kemik_sailytysraj.doc www.tukes.fi/tiedostot/julkaisut/vaarallisten_kemikaalien_varastointi_2009.pdf Kemikaalien säilytystilan tulee olla asianmukaisesti merkitty ja allastettu (tai vuoto viemäriin muuten estetty), ja siellä tulee olla varalla imeytysmateriaalia. Kysy tarkemmat ohjeet Ekokompassi-neuvojalta. 9. Yritys laatii vuosittain ympäristöohjelman. Yritys valitsee alla olevista osa-alueista kaksi, joille se asettaa tavoitteita ja kirjaa toimenpiteitä ympäristöohjelmaansa. Valittavien tavoitteiden tulee pohjautua yrityksen olennaisten ympäristövaikutusten vähentämiseen. Osa-alueet valitaan uudelleen vähintään kolmen vuoden välein. Osa-alueet ovat: a. Jätteiden määrän vähentäminen b. Energiansäästö ja vihreään sähköön siirtyminen c. Hankintojen ohjaaminen ympäristömyötäiseen suuntaan d. Ympäristöasioiden huomioiminen myös alihankintana ostetuissa tuotteissa ja palveluissa e. Materiaalitehokkuuden parantaminen tuotekehityksessä, tuotteen valmistuksessa tai palveluprosessissa f. Logistiikan ja työmatkaliikkumisen tehostaminen Ympäristöohjelma tehdään Ekokompassin lomakepohjaan. Ympäristöohjelmassa asetetaan tavoitteet yrityksen ympäristövaikutusten pienentämiselle pohjautuen yrityksen määrittämään tahtotilaan ja 7
ympäristöpolitiikkaan. Kerrallaan keskitytään kahteen osa-alueeseen. Valituille osa-alueille määritetään yrityksen tavoitteet ko. kohdan ympäristövaikutusten pienentämiselle. Tavoitteiden tulee olla numeerisia (mitattavia) aina kun mahdollista. Ensimmäiseksi kannattaa miettiä, kuinka kauan tavoitteiden realistinen saavuttaminen kestää (1-3 vuotta). Maksimissaan tavoitteet asetetaan kolmivuotiskaudelle. Ympäristöohjelma kuitenkin päivitetään vuosittain, joten toimenpiteet tavoitteiden saavuttamiselle asetetaan aina vuodeksi kerrallaan. Toimenpiteille kirjataan vastuuhenkilöt, aikataulut sekä mittarit, joiden avulla tavoitteeseen pääsyä seurataan. Ohjelman ajantasaisuus tarkistetaan vuosittain, tällöin siis tarkistetaan tavoitteita ja kirjataan uusia toimenpiteitä. Uudet kaksi osa-aluetta valitaan kolmen vuoden välein. Siihen mennessä saavutetut tavoitteet muuttuvat hallintatavoitteiksi, eli niiden osalta pyritään pitämään vähintään saavutettu taso. Ensimmäistä ohjelmaa tehdessä Ekokompassineuvoja ohjaa yritystä tavoitteiden asettamisessa ja toimenpiteiden valinnassa. Toimenpiteitä miettiessä voi hyödyntää myös Ekokompassin www-sivuilta löytyvää vinkkilistaa. Seuraavassa on esitetty suuntaviivoja toimenpiteistä eri osa-alueilla. a. Jätteiden määrän vähentäminen Jätteen synnyn ehkäisyllä tarkoitetaan niitä toimenpiteitä, joiden ansioista jätettä ei synny lainkaan tai sitä syntyy vähemmän. Tärkein keino on turhan kulutuksen välttäminen. Myös lajittelu ja hyötykäyttö säästävät luonnonvaroja, koska osa lajitellusta jätteestä voidaan käyttää uudelleen raaka-aineena. Kun kierrätys ja hyötykäyttö toimivat hyvin, vain pieni osa jätteestä päätyy kaatopaikalle. Suosi kestohyödykkeitä kertakäyttöisten sijaan; esimerkiksi kankaista käsipyyhettä ja uudelleen käytettäviä kuljetuspakkauksia. Luovu kertakäyttöastioiden käytöstä. Ota pakkausmateriaalit ja -koot huomioon tavaroita tilatessasi. Suosi vuokrausta tai yhteiskäyttöä. Käytä uudelleen aina kun mahdollista. Suosi sähköistä asiointia ja vähennä paperin käyttöä. Kierrätä ja lajittele. Lisätietoa HSY:n järjestämästä jätehuollosta ja lajitteluvelvoitteista saat HSY:n kotisivuilta www.hsy.fi tai asiakaspalvelusta, puh. 09-1561611. Lue alakohtaisia vinkkejä jätteiden määrän vähentämiseen: http://www. hsy.fi/fiksu Jätteiden vähentämiseen tähtäävät toimenpiteet tuovat sekä selvää rahallista säästöä että vähentävät suoraan yrityksen ympäristökuormitusta. b. Energiansäästö ja vihreään sähköön siirtyminen Energian säästäminen on erittäin oleellinen asia ilmastomuutoksen torjumisessa. Energiansäästöllä tarkoitetaan sähkön, lämmön, polttoaineiden ja lämpimän veden käyttöön liittyviä säästöjä. Energiansäästöön liittyvien toimenpiteiden kirjo on laaja. Ne voivat liittyä käyttötottumusten muutoksiin (muistetaan sammuttaa laitteet ja valot), tai olla investointeja vaativia toimia (hankitaan kellokytkimiä tai energiatehokkaampia laitteita). Energiankatselmukset ovat hyvä työkalu kiinteistön ja prosessilaitteistojen energiansäästömahdollisuuksien selvittämisessä. Energiakatselmuksien avulla analysoidaan kokonaisenergian käyttö, selvitetään energiansäästöpotentiaali sekä esitetään säästötoimenpiteet ja niiden kannattavuuslaskelmat. Energiakatselmus toteutetaan yleensä yhteistyössä Motivan kanssa. Tutustu tarkemmin: www.motiva.fi/toimialueet/ energiakatselmustoiminta/ Vihreää sähköä tuotetaan uusiutuvista energialähteistä, joita ovat muun muassa tuuli- ja vesivoima. Siirtymällä vihreään sähköön yrityksen hiilijalanjälki voi pienentyä huomattavasti. Vihreä sähkö ei välttämättä ole normaalisähköä kalliimpaa. Hinnoittelussa ja saatavuudessa on kuitenkin isoja yhtiökohtaisia eroja, joten hintavertailu ja kilpailuttaminen ovat välttämättömiä toimenpiteitä. Kilpailutus on tarpeen tehdä muutaman vuoden välein. Ekokompassi on laatinut vihreän sähkön kilpailutusohjeen, ks. www.ekokompassi.fi > pk-yritykset ja ympäristö. Ekokompassi-yrityksillä ei aina ole omaa sähkösopimusta. Tällöin yritys voi tehdä aloitteen kiinteistön omistajalle vihreään sähköön liittymisestä. On tärkeää, että yrityksellä olisi kuitenkin mahdollisuus nähdä todellinen sähkönkulutuksensa omasta mittarista, vaikka sähkö kuuluisikin vuokraan. c. Hankintojen ohjaaminen ympäristömyötäiseen suuntaan. Hankinnoilla on suuri välillinen vaikutus ympäristöön. Jokainen ostettu tuote on valmistushetkellä kuluttanut raaka-aineita ja energiaa, ja päätyy käytön jälkeen usein kaatopaikkajätteeksi. Hankintoja suunniteltaessa on tärkeää pitää mielessä kestävän kehityksen periaatteet, eli harkita hankintaa huolellisesti ja suosia ekotehokkaita, ympäristömerkittyjä ja pitkäikäisiä tuotteita. Suosimalla kierrätysmateriaalista valmistettuja, ympäristö- tai energiamerkittyjä tuotteita, suurpakkauksia tai kierrätystavaraa yritys voi helposti vaikuttaa 8
ympäristökuormitukseensa. Elintarvikkeissa kannattaa suosia Reilun kaupan tai luomutuotteita. Ympäristöystävällisten vaihtoehtojen löytäminen voi kuitenkin joskus olla vaikeaa, sillä tuotteiden koko elinkaari tulisi ottaa huomioon. Elinkaariarvio sisältyy virallisten ympäristömerkkien (kuten Joutsenmerkin ja EU-Kukan) arviointimenettelyyn. Usein hankintoja viherrytetään tuote tai palvelu kerrallaan. d. Ympäristöasioiden huomioiminen myös alihankintana ostetuissa tuotteissa ja palveluissa Alihankkijoilla tarkoitetaan niitä toimijoita, joiden kanssa Ekokompassi-yrityksellä on sopimuksilla määriteltyä yhteistyötä. Tyypillisesti alihankintasopimuksia tehdään siivous-, kiinteistönhuolto- ja jätehuoltoyhtiöiden kanssa. Alihankintaa on myös laitteiden tai kulkuvälineiden leasingpalvelut. Tässä osa-alueessa alihankittaviin tuotteisiin (esim. painotuotteet) tai palveluihin (esim. kuljetuspalvelut) asetetaan samanlaisia ympäristökriteerejä kuin suoraan hankittaville tuotteille. Yrityksen tulee varmistua alihankkijoiden ympäristöasioiden hallinnan tasosta. Tämän voi tehdä kirjallisella kyselyllä (esimerkkimalli liitteessä 11) tai osana sopimusneuvotteluita, jolloin toimittajan tärkeimmät ympäristövaikutukset ja mahdollisuudet vähentää niitä käydään keskustellen läpi. Tällä tavalla alihankkijoille viestitään yrityksen arvoista. Tässä osa-alueessa yritys luo itselleen mallin, jolla ympäristöasiat otetaan huomioon sen tekemissä tarjouspyynnöissä ja kilpailutuksissa. e. Materiaalitehokkuuden parantaminen tuotteen valmistuksessa tai palveluprosessissa Materiaalitehokkuus tarkoittaa toimia, joilla vähemmästä saadaan enemmän. Näin säästetään luonnonvaroja ja vähennetään päästöjä sekä jätteitä. Parhaimmillaan yrityksen toiminta tehostuu, rahaa säästyy ja kilpailukyky paranee. Yrityksen tulee tässä miettiä, miten se voisi parantaa materiaalitehokkuuttansa. Se voi toimialasta riippuen tarkoittaa esim. prosessin materiaalinkulutuksen pienentämistä, tarvikkeiden hankkimista käytettyinä, jätemateriaalin uudelleenkäyttömahdollisuuksien keksimistä tai tuotteen korvaamista osittain tai kokonaan palvelulla. Materiaalitehokkuus on tärkeää huomioida tuotekehityksen ohella myös muissa toiminnoissa. Kestävät liikkumistavat kattavat toisaalta hyötyliikunnan (kävely, pyöräily), joukkoliikenteen sekä ekotehokkaan autonkäytön. Toisaalta kestävää liikkumista edistää myös logistiikan tehostaminen sekä matkustustarpeen vähentäminen etätyön ja sähköisen asioinnin avulla. Logistiikkaansa kehittäessään yritys kirjaa aluksi ylös logistiikkatarpeensa (autojen lukumäärä, reititys, pudotusten määrä, ajetut kilometrit vuosittain) ja miettii miten esimerkiksi reititystä voisi tehostaa tai yhdistää kuljetuksia tehokkaammin. Yrityksen kannattaa myös harkita, voisiko se kurssittaa kuljettajiaan taloudelliseen ajotapaan. Vähintään heidän tulee tutustua taloudellisen ajon oppaaseen, jonka saa Ekokompassilta. Uutta kuljetuskalustoa hankkiessaan yrityksen tulee kiinnittää huomiota polttoaineen kulutukseen ja päästöihin. Leasing-ajoneuvojen hankinnassa tulee asettaa CO 2 -päästörajat ja/tai kannustimet pienipäästöisten autojen käyttöön sekä rajata etu vain niille, joille auton käyttö on työn luonteen vuoksi välttämätöntä. Kestävän työmatkaliikkumisen tehostaminen tarkoittaa esimerkiksi työntekijöiden kannustamista julkisen liikenteen käyttöön työmatkoillaan (vaikkapa työsuhdematkalipun avulla) sekä riittävien suihku- ja säilytystilojen tarjoamista työmatkaansa pyöräileville tai lenkkeileville. Yritykset voivat HSL:n kanssa yhteistyössä laatia henkilöstön liikkumissuunnitelman tai ottaa käyttöön aikataulunäytöt aulatiloissa. Lisätietoja HSL:n yrityspalveluista ja työsuhdelipuista löytyy: www.hsl.fi/fi/ matkustajanopas/sivut/yrityksille.aspx 10. Yritys raportoi Ekokompassille vuosittain tavoitteidensa toteutumisesta sekä yrityksen ympäristötoimintaa kuvaavista tunnusluvuista. Seurantaraportti on yrityksen henkilökunnan saatavilla. Raportointi tehdään valmiin lomakkeen avulla. Ensimmäisenä vuonna seurantaraportti täytetään noin kuukautta ennen auditointia, tämän jälkeen kalenterivuosittain maaliskuun loppuun mennessä. Seurantaraportissa yritys mm. kertoo kuluneen kauden ympäristötavoitteidensa saavuttamisesta sekä raportoi tunnusluvuistaan. Tunnusluvut sovitaan erikseen yrityksen kanssa ympäristöohjelman laadinnan yhteydessä. Seurantaraportin asiat tulee esitellä henkilökunnalle. f. Logistiikan ja työmatkaliikkumisen tehostaminen Liikenne aiheuttaa noin viidenneksen pääkaupunkiseudun kasvihuonekaasupäästöistä. Siksi kestävä liikkuminen on tärkeä osa Ekokompassi-yrityksen ympäristöohjelmaa. 9
4. Ekokompassin rakentaminen yrityksessä Helposti lähestyttävää ja räätälöityä palvelua yrityksen omista lähtökohdista. Kun yritys on tehnyt sopimuksen Ilmastoinfon kanssa, Ekokompassi-neuvoja ottaa yritykseen yhteyttä, sopii ensimmäisen tapaamisen ajankohdan ja ohjaa alkukartoituslomakkeen täyttämisessä. 4.1 Lähtötilanteen kartoitus Ekokompassin rakentaminen aloitetaan täyttämällä ympäristöasioiden alkukartoituslomake (liite 2). Yritys täyttää lomakkeen ensin itsenäisesti mahdollisimman huolellisesti, minkä jälkeen lomake käydään läpi Ekokompassi-neuvojan kanssa ensimmäisessä tapaamisessa. Alkukartoituslomakkeen tarkoituksena on antaa kuva ympäristöasioiden nykytilasta yrityksessä. Alkukartoitusta käytetään pohjana mietittäessä merkittäviä ympäristönäkökohtia sekä tavoitteita ja parantamismahdollisuuksia. Kysymyksiin kannattaa vastata huolellisesti, kaunistelematta ja kattavasti, koska muut Ekokompassin vaiheet nojautuvat pitkälti alkukartoituslomakkeeseen kerättyihin tietoihin. Tarkoituksena on siis selvittää yrityksen ympäristöasioiden lähtötaso, jota ryhdytään ympäristöohjelman avulla parantamaan. Lomakkeessa pyydetään kuvaamaan lyhyesti yrityksen toimintaa ja ympäristöasioiden hallintaa yleensä sekä kysytään pohjatietoja jätehuollosta, energiankäytöstä, hankinnoista, kemikaalien käytöstä, liikkumisesta sekä alihankkijoista. Suositeltavaa olisi, että esim. jäte- ja energiankulutustiedot pohjautuisivat laskuihin ja palvelun tuottajalta saatuihin raportteihin. Jos yrityksellä ei kuitenkaan ole tarkkaa dokumenttipohjaista tietoa, pohjana on käytettävä omaa arviota. Jos alkukartoituslomakkeessa ei ole kysytty tai huomioitu jotain yritystäsi olennaisesti koskevaa ympäristöasiaa, sen voi lisätä lomakkeen kohtaan Muuta. Alkukartoituksen yhteydessä löydät tietoa muun muassa alla luetelluista dokumenteista, joista kannattaa tallettaa kopiot Ekokompassi-kansioon. Sähkö-, lämmitys- ja vesilaskut Jätehuoltolaskut Polttoainelaskut Merkittävimpien hankintojen ja tilauksien ostolaskut Kemikaalien käyttöturvallisuustiedotteet Ajoneuvojen rekisteriotteet Kun alkukartoituslomake on yrityksen osalta huolellisesti täytetty, se lähetetään Ilmastoinfon Ekokompassineuvojalle hyvissä ajoin ennen ensimmäistä tapaamista. 10
4.2 Ilmastoinfon tuki järjestelmän rakentamisessa 4.2.1 Ensimmäinen tapaaminen Ekokompassi-neuvojan kanssa Tapaamisen aiheita ovat alkukartoituslomakkeen läpikäynti ja mahdollinen täydentäminen sekä Ekokompassin kriteerien tarkempi esittely. Tapaamisen aikana laaditaan myös yritykselle aikataulu Ekokompassijärjestelmän toteuttamiseen. Aikataulu laaditaan projektisuunnitelmalomakkeeseen (liite 3). Projektisuunnitelma auttaa etenemisen ja ajankäytön hahmottamisessa. Tapaamisiin Ekokompassi-neuvojan kanssa on hyvä varata aikaa noin kolme tuntia. Ensimmäisellä kerralla varataan tausta-aineistoksi samoja dokumentteja, joita hyödynnettiin alkukartoituslomakkeen täyttämisessä. Ennen tapaamista tulee lukea Ekokompassi-kriteerit läpi (tämän oppaan sivut 6-9) ja miettiä myös alustavasti keitä ovat yrityksesi ympäristövastaavat ja avainhenkilöt ympäristöasioissa (liite 4). Ekokompassi-järjestelmää rakennettaessa on alusta asti hyvä pitää mielessä mitä järjestelmällä halutaan saavuttaa. Ensimmäisen neuvojatapaamisen jälkeen kannattaa pitää myös yrityksen sisäinen Ekokompassi-info, jossa esitellään Ekokompassi-järjestelmää ja kerrotaan projektin toteuttamisen aikataulusta. Henkilökunnan sitouttaminen asiaan on tärkeää alkuvaiheesta lähtien. Ekokompassin etenemistä kannattaa jatkossakin pitää säännöllisesti esillä henkilökuntapalavereissa, sekä kerätä henkilökunnalta ideoita esim. ympäristöohjelmaa varten. 4.2.2 Ekokompassi-koulutukset Ilmastoinfo järjestää avainhenkilöiden ympäristökoulutuksia kaksi kertaa vuodessa. Yrityksen koosta riippuen vähintään yhden henkilön osallistuminen koulutukseen on pakollista. Tilaisuudet pyritään räätälöimään toimialakohtaisesti. Koulutuksen käytyään avainhenkilöt kouluttavat itse yrityksen muun henkilökunnan Ilmastoinfosta saatavan materiaalin avulla (henkilökunnan koulutuspaketti). 4.2.3 Toinen tapaaminen Ekokompassi-neuvojan kanssa Toisen tapaamiskerran aiheita ovat yrityksen ympäristövaikutusten arviointi sekä ympäristöpolitiikan ja ohjelman laatimisen aloittaminen. Ekokompassi-neuvoja ohjeistaa myös jätehuoltosuunnitelmasta, ongelmajätekirjanpidosta, lakilistasta ja kemikaaliluettelosta. Ympäristövaikutusten arviointi tehdään Ekokompassi-neuvojan johdolla valmiin mallipohjan avulla (liite 5). Neuvoja auttaa huomioimaan yrityksen toimialan ja muut erityispiirteet. Arvioinnissa käydään läpi yrityksen toiminta ympäristönäkökulmasta ja kartoitetaan ympäristöön kohdistuvat vaikutukset. Kunkin toiminnon ympäristövaikutus, ja toisaalta yrityksen mahdollisuudet tämän vaikutuksen pienentämiseen arvioidaan erikseen. Arvioinnin asteikko on 1-5, jossa 1 = ei vaikutusta, 2 = vähäinen, 3 = kohtalainen, 4 = suuri, 5 = erittäin suuri. 11
Ympäristövaikutuksesta ja yrityksen vaikutusmahdollisuudesta saatujen lukujen yhteenlasketun summan avulla nähdään toiminnot, joiden ympäristövaikutukset ovat merkittävimpiä ja joille ensisijaisesti asetetaan ympäristöohjelmassa tavoitteita (yhteenlaskettu summa yleensä 6). Toisella tapaamiskerralla aloitetaan myös yrityksen ympäristöpolitiikan laatiminen ja mietitään ympäristöohjelman sisältöä. Ympäristöpolitiikka on lyhyt ja tiivis selonteko siitä, miksi yritys näkee ympäristöasiat tärkeiksi ja millaisia tavoitteita se asettaa ympäristövaikutustensa vähentämiselle. Pohjana politiikan laatimiselle toimii ympäristövaikutusten arviointi ja yrityksen tahtotilan määrittäminen. Ympäristöpolitiikka on julkinen, ja se laitetaan yleensä näkyville esimerkiksi yrityksen Internet-sivuille. Politiikkaa tulee aika ajoin uudistaa sen mukaan kun yrityksen ympäristötyö etenee ja tavoitteet uudistuvat. (Ks. myös Ekokompassikriteeri no 4, s. 6). Ympäristöohjelma on yrityksen toimintasuunnitelma ympäristövaikutustensa järjestelmälliseen vähentämiseen. (Ympäristöohjelman pohja on liitteessä 6) Ympäristöohjelmaan valitaan kerrallaan kaksi Ekokompassi-kriteerissä no 9 määriteltyä osa-aluetta, joissa yritys asettaa ympäristötavoitteita. Osa-alueiden valintajärjestys pohjautuu ympäristövaikutusten arvioinnin tuloksiin. Tavoitteiden tulee olla vaikuttavia mutta kuitenkin realistisia niin, että ne voidaan saavuttaa 1-3 vuodessa. Tavoitteiden asettamisen jälkeen mietitään konkreettiset toimenpiteet, joilla tavoitteisiin päästään. Toimenpiteet kirjataan kuitenkin aina vuodeksi kerrallaan, sillä ympäristöohjelmaa tulee päivittää vuosittain. Toimenpiteille kirjataan vastuuhenkilöt, aikataulut sekä mittarit, joiden avulla tavoitteeseen pääsyä seurataan. Kokonaan uudet osa-alueet valitaan ympäristöohjelmaan vähintään kolmen vuoden välein. (Ks. myös Ekokompassi-kriteeri no 9, s. 7). Toisella tapaamisella Ekokompassi-neuvojan kanssa käsitellään lisäksi vielä lakilistan (liite 7), jätehuoltosuunnitelman (liite 8), ongelmajätekirjanpidon (liite 9), ja kemikaaliluettelon (liite 10) sisältöä. Tapaamisen jälkeen yritys työstää käsitellyt dokumentit valmiiksi ja lähettää ne Ekokompassi-neuvojalle tarkistettaviksi. 4.2.4 Kolmas tapaaminen Ekokompassi-neuvojan kanssa Kolmannella tapaamisella voidaan vielä viimeistellä yrityksen ympäristöohjelmaa niin, että se täyttää Ekokompassin asettamat kriteerit. Ekokompassi-neuvoja myös hyväksyy ohjelman lopullisen version. Tapaamisen toinen tärkeä aihe liittyy tunnuslukuihin, joita yritys alkaa jatkossa seurata. Tunnuslukujen on tarkoitus toimia apuvälineinä ja mittareina yrityksen ympäristötavoitteisiin pääsemisessä. Ilmastoinfo tarjoaa yrityksen käyttöön Excel-pohjaisen seurantatyökalun nimeltään EMS Light Nordic, jonka käyttöön tapaamisen aikana tutustutaan (Tutustu myös liitteessä 12 olevaan ohjeeseen). Yritys valitsee yhdessä Ekokompassi-neuvojan kanssa seurattavat tunnusluvut sen mukaan, mitkä näkökohdat ympäristövaikutusten arvioinnissa ovat nousseet merkittävimmiksi. Tunnusluvut liittyvät kiinteästi yrityksen toimintaan ja kuvaavat sen ympäristösuorituskykyä. Riippuen yrityksen toimialasta tunnusluvut valitaan esimerkiksi seuraavista: Raaka-aineiden tai kemikaalien käyttö Hankinnat (esim. ympäristömerkittyjen tuotteiden määrä vs. kokonaishankinnat isoimmissa tuoteryhmissä) Sähkön, lämmön ja veden kulutus Kuljetusten polttoaineen kulutus Jätemäärät Matkustaminen (esim. lentokilometrit tai työsuhdeautojen ajokilometrit) Valitut tunnusluvut nimetään yrityksen ympäristöohjelmaan. Tunnuslukujen numeeriset arvot (esim. tuotetun sekajätteen määrä kiloina tai tonneina) kirjataan seurantajärjestelmään säännöllisesti, mielellään joka kuukausi. Ne laskut ja raportit, joista tunnusluvut kerätään, kannattaa arkistoida ympäristökansioon. Tunnusluvuista voi myös halutessaan laskea niiden tuottaman vuosittaisen hiilidioksidipäästön. Tämä käy helpoiten syöttämällä tunnusluvut Ilmastolaskuriin ( www.ilmastolaskuri.fi ). Ekokompassi-neuvoja neuvoo laskurin käytössä. Muista kuitenkin, että tulos kuvaa ainoastaan laskuriin syötettyjen tunnuslukujen (esimerkiksi sähkönkulutuksen, jätteiden ja logistiikan tai matkustamisen tuottamia) hiilidioksidipäästöjä, ei siis koko yrityksen toiminnan tuottamia päästöjä. 12
5. Ympäristöjärjestelmän juurruttaminen arkeen Kolmen Ekokompassitapaamisen jälkeen yrityksen ympäristöjärjestelmä ja toimintaohjelma ovat valmiina, ja alkaa tärkeä vaihe, eli järjestelmän jalkauttaminen luontevaksi osaksi yrityksen toimintaa. Järjestelmän tulee nivoutua yrityksen arkeen käytännön toimiksi, eikä olla kasa paperinmakuisia dokumentteja, jotka muistetaan kerran vuodessa. Johdon sitoutuminen ja henkilökunnan osallistaminen ovat kulmakiviä ympäristöjärjestelmän jalkauttamisessa. Henkilökuntaa on tärkeätä motivoida kertomaan omia näkökulmiaan ja parannusehdotuksiaan. Ehkä voisi jopa miettiä jonkinlaista palkitsemisjärjestelmää hyvin tehdystä ympäristötyöstä tai uusista parannusideoista. Tärkeää on myös, että ympäristövastaavan tai tiimin tehtävät ja ajankäyttö on huolellisesti kirjattu toimenkuvalomakkeeseen (liite 4). Koko henkilökunnan tulee olla tietoinen yrityksen ympäristöasioiden hallinnan tavoitteista ja niiden vaikutuksista omiin tehtäviinsä. Ympäristöasioita ja tavoitteiden etenemistä tulee pitää säännöllisesti esillä henkilökuntapalavereissa. Lisäksi voi olla hyvä laatia joitakin ympäristöasioita koskevia työohjeita (esim. tehtäväkohtaisia ohjeita tai lajittelua koskevia ohjeita). Myös uusien työntekijöiden perehdytykseen on syytä lisätä Ekokompassi-osio. Ympäristövastaavan tai tiimin sekä johdon edustajan olisi hyvä yhdessä seurata ympäristöohjelman etenemistä ja tunnuslukujen kehitystä kuukausittain tai vähintään neljännesvuosittain, jotta asiat pysyisivät elävinä ja osana yrityksen arkea. 13
6. Ekokompassi-järjestelmän auditointi ja siihen valmistautuminen Se, mikä on ekotehokasta, on usein taloudellista. Auditointi tarkoittaa kolmannen osapuolen (yrityksestä ja Ilmastoinfosta riippumattoman tahon) suorittamaa yrityksen Ekokompassi-järjestelmän todentamista. Eli tarkastusta siitä, että yritys täyttää Ekokompassi-kriteerit hyväksytysti ja noudattaa ympäristöohjelmaansa. 6.1 Seurantaraportti Toteutettuaan ympäristöohjelmansa tavoitteita ja toimenpiteitä vähintään puolen vuoden ajan yritys ilmoittaa Ekokompassille valmiudestaan auditointiin. Ekokompassi-neuvoja lähettää yritykselle seurantaraportin, joka tulee palauttaa kuukauden sisällä. Seurantaraportissa yritys kuvaa lyhyesti ympäristötoimiensa etenemistä sekä raportoi seuraamistaan tunnusluvuista. Kun hyväksytysti täytetty seurantaraportti on palautettu, Ekokompassi-neuvoja ilmoittaa auditoijalle yrityksen valmiudesta todennukseen. 6.2 Auditointi Auditoija sopii todennuspäivän yrityksen kanssa ja pyytää lähettämään Ekokompassiin liittyviä dokumentteja jo etukäteen tutustumista varten. Hän myös ohjeistaa tarkemmin auditoinnin kulusta. Todennukseen varataan yleensä noin 4 tuntia aikaa, mutta isoissa kohteissa auditointi voi kestää koko päivänkin. Ympäristövastaavan ja johdon edustajan tulee olla paikalla koko todennuksen ajan. Ekokompassin ohje auditointiin valmistautumiseen (liite 13) tulee lukea huolellisesti hyvissä ajoin ennen todennusta. Lisäksi tulee tarkistaa, että yrityksen Ekokompassi-kansiossa on helposti löydettävissä kaikki tarvittavat dokumentit. Todennuksen tarkoituksena on tarkistaa kunkin Ekokompassi-kriteerin hyväksyttävä täyttyminen. Auditoija käy läpi yrityksen dokumentteja, haastattelee johtoa sekä muuta henkilökuntaa ja tekee kierroksen yrityksen tiloissa. Lopuksi todentaja laatii yhteenvedon auditoinnin tuloksesta. Auditoija kirjoittaa todennuksesta raportin ja toimittaa sen Ekokompassi-neuvojalle. Ekokompassi-neuvoja lähettää sen edelleen yritykselle ja antaa ohjeet mahdollisesti tarvittavista jatkotoimenpiteistä. 14
7. Mitä auditoinnin jälkeen? Hyväksytysti läpäistyn auditoinnin jälkeen yritys saa oikeuden käyttää Ekokompassi-logoja. Yritys saa käyttöönsä myös ns. väliaikaisen Ekokompassi-todistuksen. Varsinainen todistus jaetaan kaikille auditoiduille yrityksille samaan aikaan keväisin järjestettävässä juhlatilaisuudessa. Auditoinnin vaihtoehtoiset tulokset A Hyväksytty B Hyväksytty korjaavin toimenpitein Kaikki kriteerit eivät ole täyttyneet vaaditulla tavalla ja yrityksen tulee toteuttaa korjaavia toimenpiteitä kuukauden sisällä auditoinnista. Auditoinnin jälkeen on tärkeää, ettei ympäristötyö vähitellen kuihdu. Juuri sen takia säännöllinen tavoitteiden ja asetettujen mittarien seuranta, sekä asian esillä pitäminen henkilökunnan kesken on hyvin oleellista. Ajatus toiminnan jatkuvasta parantamisesta on aina kiinteästi mukana niin laatu- kuin ympäristöjärjestelmissäkin. Ekokompassi-järjestelmässä tämä toteutuu muun muassa vuosittain tarkistettavien sekä vähintään kolmen vuoden välein lisättävien uusien tavoitteiden avulla. Ekokompassi-järjestelmä auditoidaan kolmen vuoden välein. Ekokompassi-neuvoja ottaa hyvissä ajoin yhteyttä auditointiajankohdan sopimiseksi. C Hyväksytty korjaavin toimenpitein ja edellyttäen Ekokompassi-neuvojan tarkastuskäyntiä Yrityksen tulee tehdä korjaavat toimenpiteet kuukauden sisällä, jonka jälkeen Ekokompassi-neuvoja vielä tarkastaa tilanteen paikan päällä. D Hylätty Auditoijan havaitsemat poikkeamat Ekokompassikriteereistä ovat niin suuria, ettei auditointia voida hyväksyä edes korjaavin toimenpitein. Uusinta-auditointi on mahdollinen aikaisintaan kolmen kuukauden päästä edellyttäen, että yritys saattaa ympäristötoimensa vaadittavalle tasolle. Uusinta-auditointi ei kuulu Ekokompassi-maksuun, vaan yritys maksaa sen itse. Ekokompassi-järjestelmä auditoidaan 3 vuoden välein. Välivuosina toimitetaan seurantaraportti ja päivitetään ympäristöohjelma. 15
8. Ekokompassin hyödyntäminen markkinoinnissa 8.1 Markkinointi ennen auditointia Ekokompassi-järjestelmän rakennusvaiheessa yritys ei vielä saa hyödyntää Ekokompassi-logoja mutta asiasta on suositeltavaa kertoa muulla tavoin. Esimerkiksi Ekokompassi-huoneentaulu (jonka saa Ilmastoinfosta) kannattaa laittaa näkyvälle paikalle toimistoon tai aulaan sekä kertoa Ekokompassissa mukana olemisesta ja ympäristötavoitteista yrityksen nettisivuilla. Sivuilla saa käyttää samaa tekstiä kuin huoneentaulussa tai huoneentaulun kuvapohjaa kokonaisuudessaan. Nettisivuille on suositeltavaa myös laittaa näkyville yrityksen ympäristöpolitiikka. Hyvissä ajoin ennen auditointia kannattaa jo suunnitella markkinointi- ja viestintätoimenpiteitä, eli esimerkiksi miten asiasta kerrotaan ja mille sidosryhmille, entä miten Ekokompassi-logon käyttöoikeus näkyy yrityksen nettisivuilla tai asiakaslehdissä. 8.2 Markkinointi hyväksytysti läpäistyn auditoinnin jälkeen Ekokompassi-logojen käyttöoikeus myönnetään kun yritys on läpäissyt auditoinnin hyväksytysti. Ekokompassi lähettää yritykselle logot sekä graafiset ohjeet niiden käytöstä. Ekokompassi-logoa kannattaa hyödyntää markkinointimateriaaleissa kuten markkinointikirjeissä, mainoksissa ja nettisivuilla. Yrityksen on hyvä tiedottaa asiakkaiden lisäksi myös alihankkijoilleen ja yhteistyökumppaneilleen Ekokompassi-ympäristöjärjestelmän käyttöönotosta ja yrityksen toimista ympäristön hyväksi. Yrityksen mainoksissa, kuten julisteissa ja esitteissä voi tuoda esiin sitä, että yritys huolehtii ympäristöasioistaan. Useat yritykset myös kannustavat yhteistyökumppaneitaan ja alihankkijoitaan huolehtimaan ympäristöstä, jolloin hyvät käytännöt leviävät. Ilmastoinfosta on lisäksi saatavissa mallipohjat, joita voi käyttää erilaisissa kirjeissä asiakkaille ja yhteistyökumppaneille sekä kilpailutuksissa. Alla olevissa kappaleissa annetaan vielä lisävinkkejä yrityksen ympäristötyön ja Ekokompassi-järjestelmän viestimisestä. 8.3 Miksi kertoa yrityksen ympäristötyöstä? Yrityksessä tehdystä ympäristötyöstä kannattaa kertoa ulospäin, sillä ihmiset ovat entistä valveutuneempia ympäristöasioiden suhteen ja ympäristöstä huolehtiminen mielletään osaksi laadukasta yritystoimintaa. Myös sisäisesti, eli omalle henkilökunnalle tulee aktiivisesti kertoa ympäristötyön etenemisestä, kuten esimerkiksi seurattavien tunnuslukujen tuloksista ja suunnitelluista Ekokompassi-toimista. Yrityksen toiminnan ilmastovaikutuksia voi havainnollistaa esimerkiksi Ilmastolaskurin avulla saaduilla tuloksilla. On tärkeää sitouttaa henkilökunta toimimaan siten, että ympäristötavoitteisiin päästään. 16
Yhä useammat asiakkaat ja yhteistyötahot ovat kiinnostuneita, miten ympäristöasiat yrityksessä hoidetaan. Yrityksen ympäristöasioiden hyvä hallinta, ympäristövastuullisuus, auttaa yritystä erottumaan kilpailutilanteessa tai se voi olla jopa ehtona yhteistyön muodostumiselle. Ympäristöjärjestelmän avulla yritys voi osoittaa asiakkaalle toimivansa vastuullisesti, ja se myös auttaa vastaamaan asiakkaiden asettamiin ympäristövaatimuksiin entistä paremmin. Tulevaisuudessa ympäristöstä välittäminen on yhä suurempi kilpailuvaltti. Sen avulla voidaan vastata asiakkaan sekä palveluiden tai tuotteiden tilaajan vaatimuksiin entistä paremmin. Yrityksen ympäristövastuullinen toiminta vaikuttaa positiivisesti myös yrityksen maineeseen ja imagoon. 8.4 Miten kertoa ympäristötyöstä ulospäin? Markkinoinnissa kannattaa tarkastella, millaisen kokonaiskuvan yritys antaa ympäristöasioiden hoidosta. Ympäristömarkkinoinnissa on erityisen tärkeää, että markkinoidaan todellista ympäristöhyötyä eikä anneta katteettomia lupauksia. On syytä välttää epämääräisiä ilmauksia, kuten vihreä, eko tai kestävä, jos niitä ei pystytä hyvin perustelemaan. Muuten vaarana voi olla viherpesuun syyllistyminen eli pinnallinen ympäristöystävällisyys, joka ei ulotu mainontaa syvemmälle. Kuluttajavirasto on antanut tarkat ohjeet ympäristöväittämien käyttöön markkinoinnissa. Tutustu niihin huolella esim. osoitteessa: www.kuluttajavirasto.fi/fi-fi/ yritykselle/markkinointi/ymparistovaittamat Hyviä ympäristömarkkinoinnin keinoja ovat kolmannen osapuolen todentaman järjestelmämerkin, kuten Ekokompassi-logon hyödyntäminen. Ekokompassi-logoa ei kuitenkaan saa käyttää tuotemerkkinä vaan se kertoo yrityksen ympäristöjärjestelmästä. Luotettavan tahon myöntämä logo toimii takuuna asiakkaalle yrityksen laadukkaasta ympäristötoiminnasta. Ympäristöasioiden viestinnässä kannattaa yleensäkin panostaa www-sivuihin. Monille se on helpoin ja ainoa reitti saada tietoa yrityksistä ja palveluista. Tutkitusti erityisen tärkeää on näkyvyys Googlessa, sillä monet lähtevät sitä kautta etsimään haluttua tuotetta tai palvelua. Kannattaa siis miettiä tarkasti mitä hakusanoja www-sivujen metatietoihin laitetaan. Yrityksen toimintaa keskeisesti kuvaavien sanojen lisäksi sinne voi laittaa esimerkiksi jonkun ympäristötyöstä kertovan hakusanan (esimerkiksi ympäristöystävällinen, ympäristöjärjestelmä, ympäristöpolitiikka, Ekokompassi tai ympäristövastuu). Viralliset ympäristömerkit ovat osoitus sertifioidusta laadusta ja luotettavuudesta. Jos yritys käyttää ympäristömerkittyjä, luomutuotteita tai Reilun kaupan tuotteita, sitäkin kannattaa tuoda markkinoinnissa esille. Samalla yritys toimii malliesimerkkinä asiakkailleen ja muille sidosryhmilleen. Myös erilaisiin haasteisiin tai tapahtumiin osallistumalla yritys voi saada positiivista näkyvyyttä ympäristötyölleen. Tällaisia ovat esimerkiksi Earth Hour- ilmastotempaus, Maailman ympäristöpäivä (5.6.), energiansäästöviikko (vko 41) tai Itämerihaaste. Yrityksen www-sivuilla kannattaa esitellä Ekokompassia kertomalla yrityksen ympäristötyöstä, tavoitteista ja saavutuksista. Suositeltavaa onkin, että vähintään yrityksen ympäristöpolitiikka olisi helposti löydettävissä Internet-sivuilta, joko omana osionaan tai osana yrityksen laatusivuja. Ympäristöpolitiikan tarkoituksena on kertoa asiakkaille ja yhteistyökumppaneille lyhyesti ja ytimekkäästi yrityksen ympäristövastuullisesta toiminnasta. 17
9. Mistä lisätietoa ympäristöasioista? www.ekokompassi.fi Pääkaupunkiseudun ympäristökeskukset: Helsinki: www.hel.fi/ymk, asiakaspalvelu ma, ke, pe klo 9-12; ti 9-15, puh. 09-310 13000 Vantaa: www.vantaa.fi > maankäyttö ja ympäristö > ympäristökeskus, asiakaspalvelu arkisin klo 8:30-11:30, puh. 09-8392 3110 Espoo: www.espoo.fi > ympäristö, asiakaspalvelu ma-pe klo 9-12, puh. 09-8162 4850 Kauniainen: www.kauniainen.fi > Palvelut ja lomakkeet > Ympäristö, puh. 09-5056 269 Yrityksen yleiset ympäristöasiat: www.yrityssuomi.fi/ymparisto www.ymparisto.fi > Yritykset ja yhteisöt www.hel.fi/ymk > Yritykset ja toiminnanharjoittajat > Yrityksen terveys- ja ympäristötieto Esimerkkilistoja ympäristönsuojelun vaateiden ja ympäristöriskien tunnistamiseen pk-yrityksissä: www.pk-rh.fi/riskilajit/ymparistoriskit/ymparistoriskit Valtion säädöstietopankki: www.finlex.fi Energiansäästö: Energiansäästön palvelukeskus Motiva: www.motiva.fi Valtakunnallista energiansäästöviikkoa vietetään vuosittain vkolla 41, sivuilla paljon hyödyllisiä vinkkejä: www.energiansaastoviikko.fi Energiatehokkuussopimukset: www.motiva.fi/ yritykset/energiatehokkuussopimukset Hankinnat ja materiaalitehokkuus: www.ymparisto.fi > Yritykset ja yhteisöt > Tuotteet ja hankinnat www.kuluttajavirasto.fi > Eko-ostajan opas www.ymparistomerkki.fi www.motiva.fi/yritykset/hankinnat www.luomu.fi www.portaatluomuun.fi www.reilukauppa.fi Ilmastolaskureita: www.ilmastolaskuri.fi www.ilmastodieetti.fi Jätehuolto: www.hsy.fi/jatehuolto www.ymparisto.fi > Yritykset ja yhteisöt > Jäteasiat www.hel.fi/ymk > Yritykset ja toiminnanharjoittajat > Yrityksen terveys- ja ympäristötieto> Jätteet ja jätehuolto Vinkkejä jätteiden vähentämiseen: www.hsy.fi/fiksu Jätelajihaku Jätkä: www.hsy.fi/jatelajihaku Ongelmajätteet: www.ekokem.fi, www.ongelmajate.fi Kemikaalit: www.ymparisto.fi > Yritykset ja yhteisöt > Kemikaaliasiat www.hel.fi/ymk > Yritykset ja toiminnanharjoittajat > Yrityksen terveys- ja ympäristötieto > Kemikaalit Kansainväliset kemikaalikortit: http://kappa.ttl.fi/kemi kaalikortit REACH-asetus: www.kemikaalineuvottelukunta.fi/fi/ reach, www.reachneuvonta.fi Pelastuslaitokset: Helsingin kaupungin pelastuslaitos, www.hel2.fi/pel Espoo ja Kauniainen: www.espoo.fi/pelastus Vantaa: Keski-Uudenmaan pelastuslaitos, www.ku-pelastus.fi Turvatekniikan keskus TUKES: www.tukes.fi Työterveyslaitos: www.ttl.fi/fi/kemikaaliturvallisuus Työsuojeluhallinto: www.tyosuojelu.fi Liikenne ja liikkuminen: Kuljetusalan energiatehokkuus: www.motiva.fi/ yritykset/energiatehokkuussopimukset/kuljetusala www.autoliitto.fi > Testit ja ajoneuvot > Taloudellinen ajo www.hsl.fi > Yrityksille www.kulku.info www.kilometrikisa.fi Tuottajavastuu Tuottajavastuu koskee seuraavien tuotteiden valmistajia ja maahantuojia: henkilöautoja, pakettiautoja ja niihin rinnastettavia muita ajoneuvoja moottorikäyttöisen tai muun ajoneuvon ja laitteen renkaita sähkö- ja elektroniikkalaitteita paristoja ja akkuja sanomalehtiä, aikakauslehtiä, toimistopaperia ja muita näihin rinnastettavia paperituotteita pakkauksia. Huom. Muista aloista poiketen pakkausten tuottajavastuussa ovat pakkaajat ja pakattujen tuot teiden maahantuoja. www.pyr.fi Lisätietoja tuottajavastuusta: www.ymparisto.fi > Yritykset ja yhteisöt > Jäteasiat > Tuottajavastuu jätehuollossa. 18
10. Liitteet Ekokompassi-oppaan liitteet löytyvät osoitteesta www.ekokompassi.fi > ympäristöjärjestelmä > lomakkeet 1. Ekokompassi-kriteerit 2. Alkukartoituslomake 3. Projektisuunnitelma 4. Ympäristövastaavan tai tiimin toimenkuvalomakkeet 5. Ympäristövaikutusten arviointi 6. Ympäristöohjelma 7. Lakilista 8. Jätehuoltosuunnitelma 9. Ongelmajätekirjanpito 10. Kemikaaliluettelo 11. Alihankkijakysely 12. Ohje EMS Light Nordic seurantataulukoiden käytöstä 13. Ohje auditointiin valmistautumiseen 19
www.ekokompassi.fi Matkaoppaasi vähähiiliseen kaupunkiin Käyntiosoite: Sanomatalo, 2. krs. Sisäänkäynti Kiasman puoleisesta kulmasta. Aukioloajat: ma-pe klo 11-19 Henkilökohtaista yritysneuvontaa sopimuksen mukaan. www.ilmastoinfo.fi Postiosoite: Ilmastoinfo Sanomatalo Mannerheiminaukio 3 00100 Helsinki Puhelin: 02069 0093 (ppm) Sähköposti: yritysinfo@ ilmastoinfo.fi Kuvat: Helsingin kaupungin ympäristökeskus / Pira Cousin, Johanna Joutsiniemi ja Sari Koskinen