Reaaliaikainen talous

Transkriptio

1 6 Reaaliaikainen talous Organisaatioiden ja toimijoiden väliset transaktiot ovat digitaalisia, automaattisia ja reaaliaiakaisia. Tilaukset, tilausvahvistukset, laskut ja maksut liikkuvat järjestelmästä toiseen viiveettä. Tiedot kerätään yritysten taloushallinnon järjestelmistä automaattisena sivutuotteena pääosin palkanlaskennasta ja kirjanpidosta. Käytetään standardeja viesteissä, rajapinnoissa ja tietovarannoissa. Lähde: Bo Harald, Tieto Oyj

2 Tiedosta 01I13 7 Matka menestykseen alkaa taloudesta Polun päässä odottaa jouhevasti rullaava tosiaikainen talous, kun eri reitit yhdistetään kitkattoman Suomen valtaväylälle. Suoriutuuko valtio veturin tehtävästään? Miten yritykset ja niitä palvelevat tilitoimistot vastaavat haasteeseen?

3 8 Viranomaisasiointi sujuu tehokkaasti. Talouden harmaat vyöhykkeet häviävät. Yrittäjä seuraa firmansa tulosta tosiaikaisesti ja iloitsee sähköisen taloushallinnon kohtuullistamista hallintokustannuksista. Visionäärien villejä unelmia vai realistista puhetta digitaalisen toimintaympäristön mahdollisuuksista? Tammikuussa julkistetussa Pekka Ala- Pietilän johtaman ICT työryhmän mietinnössä joukko yritysten, julkishallinnon, elinkeinoelämän ja edunvalvonnan ykkösvaikuttajia määritteli 21 polkua Suomen hyvinvoinnin vahvistamiseksi. Polut ovat toimenpiteitä, joilla edistetään innovaatioita ja kehitetään palveluita. Työryhmän mukaan reaaliaikaisen talouden polku on perusta, jonka varaan kaikki muu rakentuu. Standardi tehostaa Avoin kansainvälinen standrardi XBRL (extensible Business Reporting Language) mahdollistaa taloustietojen (mm. tilinpäätös, veroilmoitus) käsittelyn automaattisesti sähköisessä muodossa. Kaikki tietoja tuottavat, välittävät ja analysoivat tahot hyötyvät XBRLdokumenteista. Standardoinnin ansiosta tiedon laatu, vertailtavuus, käytettävyys ja saatavuus paranevat sekä läpinäkyvyys ja reaaliaikaisuus korostuvat. TIEKE koordinoi Kansallinen konsortio edistää XBRL-raportointia Suomessa. Hanketta koordinoi TIEKE. Fasilitaattorina toimii Aaltoyliopiston Kauppakorkeakoulun Tieto- ja palvelutalouden laitos. Toiminnan kulmakiviä ovat: taksonomian kehittäminen, tiedon välittäminen sekä kansainvälinen yhteistyö. Paikallisten konsortioiden toimintaa koordinoi XBRL International. Lisätietoja: Kansallinen kivijalka Reaaliaikaisessa taloudessa yrityksen bisnesrutiinit ja virallinen raportointi hoidetaan digitaalisesti ja pitkälti automaattisesti. Lisäarvo on paitsi bulkkityön väheneminen, myös tiedon tuoreus: kun tarjolla on ajantasaista dataa, päätöksiä ei tehdä edellisen tilinpäätöksen vaan yrityksen todellisen tilanteen mukaan. Parasta on tietysti se, että tuottavuus paranee miljardien arvosta, kommentoi suomalaisen verkkolaskutuksen ja sähköisen taloushallinnon pitkäaikainen edistäjä Bo Harald. Jotta tosiaikainen talous toteutuisi kansallisessa mitassa, on julkishallinnon avattava eri järjestelmien väliset solmut ja tarjottava alusta, josta eri hallinnonalat hakevat toistensa tuottamaa tietoa suoraan hyödynnettävässä muodossa. Malliksi on ehdotettu sähköisen hallinnon edelläkävijää Viroa, jonka X-väylältä yksityiset ja julkiset toimijat esimerkiksi pankit ja verottaja saavat tarvitsemansa tiedot. Viron malli on innoittava, mutta Suomen lähtökohta on erilainen. Siellä päästiin rakentamaan virtaviivaista, eri hallinnonalat läpäisevää järjestelmää puhtaalta pöydältä, kun mitään ei ollut. Meillä on runsaasti erilaisia järjestelmiä, jokaisella hallinnonalalla omansa, joten siirtymä on huomattavasti monimutkaisempi, kommentoi julkisen hallinnon ict-johtaja Timo Valli valtiovarainministeriöstä. Arkkitehtuurin haasteet Bo Harald uskoo, että julkishallinnon järjestelmäviidakon haasteet ovat voitettavissa jopa melko helposti. Ratkaisu on itse asiassa jo olemassa arkkitehtuurina ja osittain jo hankittuna sovelluksena. Arkkitehtuurina palveluväylä ja siihen VIA-sanomaliikennepalvelun mahdollisimman laaja uusiokäyttö, jonka avulla eri hallinnonalat voivat siirtää tietoja järjestelmien välillä. Valli puolestaan huomauttaa, että VIA palvelee vain osaa valtionhallinnosta, joten siihen siirtyminen ei käy sormea napsauttamalla. VIA kuljettaa viestit pääkumppaneiden välillä, mutta suuri osa hallinnonaloista käyttää muita väyliä. Niiden korvaaminen esimerkiksi VIA:lla on myös rahoituskysymys. Yhtenäinen, kaikki hallinnonalat läpäisevä väylä on pitkällä tähtäimellä kansantaloudelle järkevin ratkaisu, mutta julkisen talouden realismia on myös se, että jokaisesta eurosta kilpailevat myös muut tarpeet kuten vaikkapa tieverkosto tai sairaanhoito. Timo Valli lupaa kesäkuun loppuun mennessä esitellä suunnitelman, jonka mukaan julkishallinnon arkkitehtuureja ryhdytään yhtenäistämään. Yhteinen palveluväylä on se keskeinen elementti. Eri aloilla on erilaisia verkottumistarpeita ja viestintätilanteita, joten ark-

4 Tiedosta 01I13 9 Verovaje on noin 4 7 miljardia. Vaje johtuu eri tekijöistä kuten konkursseista, harmaasta taloudesta sekä ilmoittamatta jääneistä tapahtumista. Tällaisiin ongelmiin automaattinen raportointi osaltaan tuo ratkaisun. kitehtuurin luominen vaatii paljon työtä. Siirtymävaihe voi viedä useita vuosia, Valli huomauttaa. Verottaja virtaviivaistaa Verohallinnon pääjohtajana tammikuussa aloittanut Pekka Ruuhonen pääsi heti harjoittelemaan järjestelmäviidakon perkaamista, kun talon kuutisenkymmentä erilaista tiedonhallintaratkaisua korvataan yhdellä järeällä toiminnanohjausjärjestelmällä. Ruuhonen toteaa, että parhaillaan kilpailutusvaiheessa oleva virtaviivaistamishanke tuo omat haasteensa reaalitalouden aikakauteen siirtymiselle. Osa Ala-Pietilän työryhmän ehdotuksista edellyttäisi muutoksia vanhoihin järjestelmiin. Korjaamiseen emme kuitenkaan voi panostaa lähivuosina, sillä kaikki voimavarat suunnataan uuden rakentamiseen. Arviomme mukaan toteutus vaatii noin kuusi vuotta. Ruuhonen peräänkuuluttaa toimintaympäristöä, jossa yritysten taloustiedot saadaan suoraan verottajan järjestelmään. Tässä se suuri haaste on. Yrityksistä löytyy runsaasti erilaisia järjestelmiä, ja on niitäkin, jotka keräävät tositteet kenkälaatikkoon ICT työryhmän ehdotus vuodeksi 2013 RAKENNETAAN YRITYSTEN REAALIAIKAISEN TALOUDEN VAATIMA INFRASTRUKTUURI: 1. Rajapinta palkanmaksukohtaisten tietojen vastaanottoon, ansaintarekisteri ja kansalaistili Siirrytään reaaliaikaiseen palkanmaksukohtaiseen (henkilötasoiseen) palkkaraportointiin. Varmistetaan verohallinnolle vastaanottovalmius, ja selvitetään lainsäädännön muutosvaatimukset. Samalla aloitetaan reaaliaikaisiin tietovirtoihin perustuvan keskitetyn ansiorekisterin määritystyö. Perustetaan kansalaistili- ja sopimuskonekonseptin mukainen palvelu tukemaan itsensä työllistämisen mahdollisuuksia. 2. Rajapinta ALV-tietojen vastaanottoon ja ALV-tietokanta Rakennetaan verohallinnolle verkkolaskuun pohjautuvien ALV-raportointitietovirtojen vastaanottokyky. Otetaan verkkolaskuun perustuva raportointimalli käyttöön rakennusteollisuuden veronumeroraportointiin liittyvien velvollisuuksien automatisoimiseksi (sisältäen työmaa-avaimen ja urakkalaskutustiedot). 3. Rajapinta tilinpäätöstietojen vastaanottoon strukturoidussa muodossa (XBRL) Rakennetaan sähköisten (strukturoitujen) tilinpäätösten vastaanottokyky Patentti- ja rekisterihallitukselle (PRH) sekä verohallinnolle. Selvitetään tässä yhteydessä mahdollisuudet hyödyntää valtionhallinnolla jo käytössä olevia vastaanotto-/välityskanavia. Lähde: 21 polkua Kitkattomaan Suomeen ICT työryhmän raportti

5 10 ja lähettävät asiakkaalle laskun postitse. On myös tilitoimistoja, jotka toimittavat tiedot meille kirjekuoressa. Aiemmassa tehtävässään verohallinnon yritysyksikön johtajana Ruuhonen jopa järjesti kampanjan, jossa paperiraportteja toimittavia tilitoimistoja kehotettiin suosimaan sähköistä asiointia. Monta mahdollisuutta Pohtiessaan haasteita verottajan näkökulmasta Ruuhonen toteaa, ettei yhtä ainoaa oikeaa ratkaisua ole. Toteutustavasta on tietysti monia mielipiteitä. Tarvitaanko kansallinen varasto kaikelle informaatiolle eri tahojen hyödynnettäväksi? Vai onko kansantaloudelle fiksumpaa se, että yritys varastoi itse, ja toimittaa tiedot eri viranomaisten järjestelmiin? Ei verottaja esimerkiksi tarvitse tietoa kaikista yrityksen tapahtumista. Ruuhosen mukaan verottaja tarvitsee reaaliaikaista taloutta monestakin syystä. Järjestelmät ovat suurelta osin kunnossa, mutta ongelma on standardien puute. Kun tiedot ovat ajantasaisia, pystymme puuttumaan poikkeamiin ajoissa. Voimme ohjata uusia yrityksiä aiempaa tehokkaammin, mikä auttaa osaltaan ehkäisemään esimerkiksi konkursseja. Ruuhonen muistuttaa verovajeen aiheuttamasta hyvinvointiyhteiskunnan kassan aukosta. Tällä hetkellä verovaje on noin 4 7 miljardia. Vaje johtuu eri tekijöistä kuten konkursseista, harmaasta taloudesta sekä ilmoittamatta jääneistä tapahtumista. Tällaisiin ongelmiin automaattinen raportointi osaltaan tuo ratkaisun. Tarvitaan yhteinen kieli Myös Taloushallintoliiton johtaja Sirpa Airola tuntee keskenään seurustelemattomien järjestelmien ongelmat. Järjestelmät ovat suurelta osin kunnossa, mutta ongelma on standardien puute. Kun eri tahot ovat kehittäneet järjestelmiään itsellisesti, ne ovat myös luoneet omat koodistonsa. Jotta tietoja voitaisiin käsitellä muissa kuin omassa järjestelmässä, jonkun on käännettävä ne uudestaan kyseisen järjestelmän ymmärtämään muotoon. Päällekkäistä työtä tehdään valtavasti, ja tieto vanhenee matkan varrella. Airola korostaa, että reaaliaikaiseen talouteen siirtyminen edellyttää ennen kaikkea standardeista sopimista. Yrityksen liiketapahtumien terminologian standardoinnista sekä yritykset että yhteiskunta saavat valtavan hyödyn. Kun tieto Verkkopalkka askel kohti reaaliaikaista taloutta Verkkopalkka-palvelussa työnantaja tarjoaa sähköiset palkkalaskelmat työntekijöiden katseltaviksi verkkopankin kautta. Käyttöönotto on helppoa, sillä pankkikohtaisia sopimuksia ei tarvita. Yksi sopimus oman verkkopalkkaoperaattorin kanssa riittää. Palkansaajille verkkopalkka on käytettävissä 24 tuntia vuorokaudessa. Laskelmat ovat tarkasteltavissa pari päivää ennen maksupäivää, ja ne arkistoidaan palvelussa 18 kuukautta. Palvelusta on mahdollista luoda suora yhteys palkkahallintoon, jolloin palkansaaja ei ole riippuvainen palkkahallinnon aukioloajoista. Palvelun tuottavat yhteistyössä verkkopalkkaoperaattorit: Aditro, Enfo, CGI ja Tieto, sekä pankit: Aktia Pankki, Danske Bank, Handelsbanken, Nordea, OP-Pohjola-ryhmä, POP Pankit, S-Pankki, Säästöpankit, Tapiola Pankki ja Ålandsbanken. Suomalaisille tilitoimistoille reaaliaikainen talous tarkoittaa sekä rahallisia investointeja että uusien toimintamallien oppimista. kulkee eheänä systeemistä toiseen, ei tarvita manuaalivaiheita, ja kontrollit on helppo automatisoida. Työkaluja laidasta laitaan Airolan mukaan suomalaisten tilitoimistojen joita on kaikkiaan yli mahdollisuudet automatisoituun raportointiin vaihtelevat laidasta laitaan. On tilitoimistoja, jotka operoivat pelkästään järjestelmillä. Mutta on niitäkin, jotka käyttävät mieluummin vanhanaikaisia työkaluja. On muistettava, että tilitoimistojen asiakkaatkin ovat heterogeeninen joukko. Osa hyödyntää kaikkea mahdollista automaatiota, mutta joillekin tietoteknologia voi tuntua turhalta investoinnilta. Airola onkin tyytyväinen, jos ja kun kansainvälisestä xbrl-standardista tulee pakollinen myös Suomessa. Siihen pitää ohjelmistotalojen varautua. Suomalaisille tilitoimistoille reaaliaikainen talous tarkoittaa sekä rahallisia investointeja että uusien toimintamallien oppimista. Ponnisteluja tarvitaan, mutta ne eivät mene hukkaan, koska lopputuloksesta hyötyvät kaikki. Mallia Suomi voisi Airolan mielestä ottaa Hollannista, jossa yritykset toimittavat standardoitua dataa valtion serverille. Tietoja toisin sanoen myllytetään yhden luukun periaatteella. Verottajalle, tilastoijalle, sosiaalivakuuttaja ja muille viranomaisille toimitetaan järjestelmästä juuri ne tiedot, joita kukin viranhoidossa tarvitsee, Airola havainnollistaa. I