YDINTEKNIIKAN JA RADIOKEMIAN TOHTORIOHJELMA (YTERA) TOIMINTAKÄSIKIRJA HYVÄKSYTTY KOKOUKSESSA

Transkriptio

1 YDINTEKNIIKAN JA RADIOKEMIAN TOHTORIOHJELMA (YTERA) TOIMINTAKÄSIKIRJA HYVÄKSYTTY KOKOUKSESSA Tämä asiakirja sisältää Ydintekniikan ja radiokemian tohtoriohjelma YTERAn keskeisiä toiminta- ja menettelytapoja, jotka koskevat pääsääntöisesti OKM-rahoitteisia tohtorikoulutettavia. Asiakirjan on hyväksynyt YTERAn johtoryhmä, joka myös päättää 2/3 enemmistöllä tarkennuksista ja muutoksista. 1. Väitöskirjaan liittyviä asioita 1.1 Tohtorikoulutettavan tehtävä YTERAn tohtorikoulutettavat tekevät väitöskirjaansa kotilaitokselleen, mutta kuuluvat samalla tohtoriohjelma YTERAan ja voivat osallistua kaikkeen sen toimintaan. YTERAssa toimii sekä opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) rahoittamia (vuodesta 2013 eteenpäin OKM-rahoitus yhdistyy yliopistojen kokonaisrahoitukseen) että omarahoitteisia tohtorikoulutettavia. Tohtorikoulutettavan tärkein velvollisuus on väitöskirjan aikaansaaminen ja muiden tohtorin tutkintoon kuuluvien opintojen suorittaminen. Nämä tavoitteet tulee pyrkiä saavuttamaan myönnetyn YTERA-kauden aikana. OKM-tohtorikoulutettavan tulee suunnitella ajankäyttönsä siten, että väitöskirja pääsee esitarkastukseen ennen rahoituskauden loppumista. Päävastuu väitöskirjatyön valmistumisesta on tohtorikoulutettavalla itsellään. 1.2 Ohjaussuhde On suositeltavaa, että tohtorikoulutettavalla on 1-2 ohjaajaa. Kaikista ohjaussuhteista tulee tehdä ohjaussuunnitelma, joka sisältyy jatko-opintosuunnitelmaan. Tohtorikoulutettavan tulee tavata ohjaajansa vähintään kahdesti vuodessa ja pitää tämä ajan tasalla oman tutkimuksensa edistymisen suhteen noudattaen ohjaussuunnitelmaa. Omien ohjaajiensa lisäksi tohtorikoulutettava voi pyytää ohjausta YTERAn muilta ohjaajilta. Ohjaussuhteen ongelmatilanteissa opiskelija voi kääntyä koordinaattorin puoleen. 1.3 Edistymisen raportointi Kaikki tohtorikoulutettavat sekä ohjaajat toimittavat koordinaattorille vuosittain selvityksen opintojen etenemisestä. Asiasta tiedotetaan tarkemmin kunkin vuoden joulukuussa. 2. Työsuhteeseen liittyviä asioita YTERAssa toimii sekä OKM:n rahoittamia että omarahoitteisia (apurahalla, laitosten projektirahoituksella tms. väitöskirjanteon rahoittavia) tohtorikoulutettavia, ts. YTERAn varsinaisia jäseniä ja liitännäisjäseniä. OKM:n rahoittamat tohtorikoulutettavat solmivat työsuhteen kotilaitoksensa kanssa ja heitä koskevat normaalit työsuhteeseen kuuluvat säännökset. YTERAlla ei ole määräysvaltaa työsopimuslain, työehtosopimuksen tai työsopimuksen yli, mutta YTERA voi antaa työsuhteeseen liittyviä suosituksia. YTERAn tehtävä on valita tohtorikoulutettavat ja välittää OKM:stä tullut palkkaraha tohtorikoulutettavien kotilaitoksille. OKM:n määräysten ja yliopistojen keskinäisten sopimusten mukaan kunkin OKM-tohtorikoulutettavan kotilaitos vastaa niistä kuluista, joihin YTERAn välittämä palkkasumma ei riitä. Vuodesta 2013 eteenpäin YTERA suosittelee tohtorikoulutettavien valintaa yliopistoille, koska kukin yliopisto saa OKM-rahoituksen osana kokonaisrahoitustaan. YTERA pyrkii hankkimaan alan yrityksiltä tukirahoitusta, jonka käyttöperiaatteet sovitaan johtoryhmässä. OKM-rahoitteisilla tohtorikoulutettavilla on ilmoitusvelvollisuus YTERAlle esim. työ- ja perhevapaista. Ilmoitukset on suositeltavaa jättää koordinaattorille vähintään kahta kuukautta

2 ennen aiottua vapaata. 2.1 Muut kuin väitöskirjaan liittyvät työt Työsopimukseen kuuluvat muut työt OKM-rahoitteisilla tohtorikoulutettavilla saattaa työsopimuksensa perusteella olla yliopistojen laitoksilla myös muita kuin väitöskirjan valmisteluun liittyviä työtehtäviä, esimerkiksi opetusta. On tärkeätä, etteivät mahdolliset muut työtehtävät hidasta väitöskirjan aikataulun mukaista valmistumista. Muun työn tulee olla luonteeltaan jatkotutkinnon suorittamista tukevaa ja suhteessa opiskelijan edistymisvaiheeseen Sivutoimet OKM-rahoitteisilla tohtorikoulutettavilla on oikeus tehdä eri työsopimuksella pienimuotoista sivutoimista työtä (esim. opetustyötä 2 h/vko, muuta työtä 4 h/vko). Sivutyö ei kuitenkaan saa hidastaa väitöskirjan aikataulun mukaista valmistumista. OKM-rahoitteisten tohtorikoulutettavien on ilmoitettava etukäteen YTERAn johtoryhmälle, mikäli aikovat ryhtyä tekemään sivutoimista työtä eri työsopimuksella. 2.2 Vapautukset työsuhteesta Toisen toimen vuoksi haettava vapautus työsuhteesta YTERA voi myöntää OKM-rahoitteiselle tohtorikoulutettavalle määräaikaisen työsuhteesta vapautuksen toisen työtehtävän perusteella. YTERAn OKM-rahoituskausi kuitenkin kuluu vapautuksen aikanakin. OKM-rahoituskausi keskeytyy ainoastaan lakisääteisen perhevapaan ajaksi (kts ). Alle vuoden kestävät vapautukset anotaan YTERAn johtajalta, mutta sitä pidemmät vapautukset anotaan johtoryhmältä. Mikäli tohtorikoulutettava ryhtyy täysipäiväisesti ja säännöllisesti tekemään muuta kuin väitöskirjaansa, hänen tulee viipymättä luopua YTERA-paikastaan Äitiys-, isyys-, vanhempain- ja hoitovapaan vuoksi haettava vapautus työsuhteesta YTERAn äitiys- isyys- ja vanhempainvapaata sekä hoitovapaata koskevat käytänteet perustuvat OKM:n sekä yliopistojen ohjeisiin. Ohjeiden mukaan yliopistojen tulee tohtoriohjelmiin sitoutuessaan huomioida tohtoriohjelmalaisten äitiys-, vanhempain- ja hoitovapaiden aiheuttamat kustannukset. OKM-rahoituksella olevan tohtorikoulutettavan äitiysloma ei lyhennä väitöskirjan tekoon varattua palkallista aikaa, vaan koko äitiys- ja vanhempainlomakausi (yhteensä tavallisesti runsaat kymmenen kuukautta) lisätään myönnetyn YTERA-rahoituskauden loppuun. Jos OKM-rahoitteinen tohtorikoulutettava suunnittelee pitävänsä myös hoitovapaata äitiys- ja vanhempainloman lisäksi, hänen tulee etukäteen neuvotella tästä ja sen mahdollisesti aiheuttamien lisäkustannusten hoitamisesta ohjaajiensa, oman laitoksensa sekä YTERAn kanssa. Äitiys-, isyys- ja vanhempainlomaa sekä hoitovapaata varten OKM-tohtorikoulutettavan tulee hakea vapautusta työsuhteesta omalta kotilaitokseltaan. Vapaista on kuitenkin ilmoitettava myös YTERAn koordinaattorille viimeistään kahta kuukautta ennen vapaan alkua Sairauslomat Jos OKM-rahoitteinen tohtorikoulutettava ei sairastumisen vuoksi pysty tekemään työtään täysipainoisesti, hänen on toimitettava työnantajan pyynnöstä todistus sairaudestaan kotilaitokselleen ja toimittava muutenkin kotilaitoksensa ohjeiden mukaan. Lyhyt sairausloman

3 vuoksi myönnetty vapautus työsuhteesta ei siirrä OKM-kautta, mutta mikäli sairausloma jatkuu yhtäjaksoisesti vähintään kaksi kuukautta, OKM-rahoitteinen tohtorikoulutettava voi lääkärin lausunnon perusteella anoa YTERAn johtoryhmältä kauden siirtoa sairauslomansa keston verran. Sairausloman pitäminen on tärkeää työkyvyn palautumisen ja työn edistymisen seurannan vuoksi. 2.3 Oikeusturva YTERAlla ei ole omaa varsinaista oikeudenvalvontajärjestelmää. Oikeusturva-asioiden kannalta on suositeltavaa liittyä sopiviin ammattijärjestöihin, joilla on kussakin yliopistossa omat luottamusmiehensä. Mahdollisissa ristiriitatilanteissa käytetään pääsääntöisesti yliopistojen toimintakäsikirjojen mukaisia sisäisiä valitus- ja oikaisupyyntömenetelmiä. Ongelmatilanteissa käännytään ensisijaisesti koordinaattorin ja oman ohjaajan puoleen. Tarvittaessa nämä ohjaavat asian johtajan tai johtoryhmän käsiteltäviksi. Pääasiallisena ongelmien ratkaisumuotona tulee olla avoin ja suora keskustelu kaikkien asianosaisten kesken. YTERAn päätöksiä koskevissa asioissa ylin päättävä elin on johtoryhmä, jolle viime kädessä voi valittaa koordinaattorin, ohjaajien, työvaliokunnan tms. tahojen tekemistä päätöksistä. Myös YTERAn järjestämän opetuksen arvostelua koskevat mahdolliset valitukset tulee osoittaa johtoryhmälle. 3. YTERAn järjestämään toimintaan liittyviä asioita 3.1 YTERAn järjestämät tapahtumat YTERAn järjestämien tapahtumien tarkoitus on tarjota korkeatasoista ja monipuolista ydintekniikan ja radiokemian jatkokoulutusta. Kaikilla YTERAn tohtorikoulutettavilla on pääsääntöisesti oikeus osallistua kaikkeen YTERAn järjestämään opetukseen. Tapahtumien osanottoa voidaan kuitenkin rajata, jos tämä on tapahtuman luonteen tai esim. tilarajoitusten vuoksi välttämätöntä. Mikäli YTERAn järjestämissä tapahtumissa on tilaa, tervetulleita ovat myös YTERAn ulkopuoliset osallistujat. Opiskelijoiden tulee osallistua YTERA-seminaareihin ja esitellä niissä omaa työtään. YTERAn opetukseen osallistumisesta ei peritä maksua. YTERA maksaa kaikkien tohtorikoulutettaviensa matka- ja majoituskulut (valtion matkustussäännön mukaisesti halvimman kohtuullisen vaihtoehdon mukaan) silloin, kun nämä osallistuvat oman paikkakuntansa ulkopuolella järjestettäviin YTERAn tapahtumiin. 3.2 Toiminnasta tiedottaminen Kaikesta YTERAn toiminnasta tulee tiedottaa riittävästi ja riittävän ajoissa. Tiedotus tapahtuu kotisivujen ja sähköpostilistojen kautta. Pääsääntö on, että kaikesta YTERAn toiminnasta tiedotetaan kaikille sen opiskelijoille ja ohjaajille. Kaikista tapahtumista tulee ilmoittaa johtajalle ja koordinaattorille. Ensisijainen tiedotusvastuu on kulloisenkin tapahtuman järjestäjillä. Koordinaattorin tulee huolehtia siitä, että tieto tapahtumista kulkee edelleen niille, joille tapahtumat on suunnattu tai joiden tutkimuksen ja koulutuksen kannalta tapahtumat muuten ovat erityisen hyödyllisiä. 3.3 Opintosuoritusten rekisteröiminen OKM:n ja Suomen Akatemian vaatimusten mukaisesti YTERA pitää yllä omaa rekisteriä YTERAn opetuksessa suoritetuista opintopisteistä. Tätä kirjanpitoa varten kaikkien YTERA-kursseilla ja seminaareissa opetusta antavien tulee toimittaa koordinaattorille tiedot opiskelijoiden suorituksista. Lisäksi OKM-rahoitteisilta opiskelijoilta pyydetään opintosuoritusotteet kerran vuodessa.

4 3.4 Matka-apurahat YTERA järjestää vuosittain 3-4 matka-apurahahakua. Nämä haut on suunnattu kaikille tohtorikoulutettaville ja niiden avulla voidaan osallistua esim. konferensseihin ja kesäkouluihin tai tehdä tutkimusvierailuja. Konferenssiin osallistujalta edellytetään oman suullisen tai posteriesitelmän pitämistä. Matka-apuraha voidaan myöntää ehdollisena siten, että apurahan saa siinä tapauksessa, että hakija tulee hyväksytyksi konferenssiin. Matka-apurahoja on syytä hakea riittävän hyvissä ajoin ennen suunniteltua matkaa. Matkaapurahoja ei pääsääntöisesti myönnetä samalle hakijalle enempää kuin yksi vuodessa. Jos myönnetty apuraha näyttää jäävän käyttämättä, se palautuu takaisin YTERAlle. Tohtorikoulutettava voi halutessaan tehdä työvaliokunnalle anomuksen apurahan uudelleen kohdentamisesta ennen matkaa. Halutessaan tehdä muutoksia apurahahakemuksessa esitettyyn budjettiin tohtorikoulutettavan on oltava yhteydessä koordinaattoriin. YTERA-rahoitteisen matkan jälkeen edellytetään apurahan saajalta matkakertomusta tai artikkelia Suomen Atomiteknillisen Seuran jäsenlehteen. Pääsääntöisesti YTERAn johtoryhmä tekee päätökset matka-apurahoista. Johtoryhmä voi kuitenkin valtuuttaa koordinaattorin tekemään apurahapäätöksiä antamansa linjauksen mukaisesti Tohtoriohjelmayhteistyö YTERA tekee yhteistyötä sekä koti- että ulkomaisten tohtoriohjelmien, tohtoriohjelmaverkostojen että muiden tutkimusyhteisöjen ja alan elinkeinoelämän kanssa. Yhteistyö voi olla luonteeltaan epävirallista tai virallista. Virallisesta yhteistyöstä vastaa johtaja. 4. Ohjaajien asioita 4.1 YTERA-ohjaajat YTERA-tohtorikoulutettavan ohjaaja(t) valitaan käytännössä samalla, kun tohtorikoulutettava valitaan. Ohjaajien yhteyslistalle tiedotetaan YTERA-tapahtumista. 4.2 Jatko-opintosuunnitelma Ohjaaja ja ohjattava huolehtivat yhdessä siitä, että ohjaussuhteesta tehdään heti jatko-opintojen alussa ohjaussuunnitelma, joka sisältyy jatko-opintosuunnitelmaan. Ohjaussuunnitelma sitoo molempia osapuolia. Jos ohjaussuunnitelma ei syystä tai toisesta toimi, se voidaan purkaa. 4.3 Ohjaajan tehtävät Tohtorikoulutettavalla on mahdollista kääntyä kaikkien YTERAssa olevien ohjaajien puoleen väitöskirjaansa liittyvissä kysymyksissä. Yhteydenotoista muihin ohjaajiin kannattaa keskustella myös oman ohjaajan kanssa. Jokaisella YTERAn tohtorikoulutettavalla on oikeus edellyttää ohjaajiltaan säännöllistä henkilökohtaista ohjausta. Henkilökohtaisen ohjauksen lisäksi on kohtuullista odottaa, että tohtorikoulutettavan ohjaaja pyrkii olemaan paikalla niissä seminaaritapaamisissa yms. tilaisuuksissa, joissa tohtorikoulutettavan tutkimusta käsitellään. Jos ohjaussuhteessa tai ohjaajan omassa työtilanteessa tapahtuu sellaisia muutoksia, että ohjaus ei voi olla täysipainoista, ohjaajan toivotaan yksissä tuumin opiskelijan kanssa etsivän ratkaisua tilanteeseen esimerkiksi etsimällä opiskelijalle yksi tai useampi lisäohjaaja. Muutenkin on suositeltavaa, että tohtorikoulutettavalla on vähintään kaksi ohjaajaa. Ohjaajan on toimittava hyvän tieteellisen käytännön mukaisesti niin suhteessa ohjattaviinsa kuin myös kaikissa YTERAn tilaisuuksissa. Kritiikin on oltava asiallista, vastuullista ja kannustavaa.

5 YTERA-ohjaajien toivotaan osallistuvan aktiivisesti YTERA-toimintaan, esim. opettamalla YTERAn kursseilla tai järjestämällä kiinnostavan vierailuluennon tai seminaarin. 5. Hyvän tieteellisen käytännön noudattaminen Kaikkien YTERAn toiminnassa mukana olevien on noudatettava hyvää tieteellistä käytäntöä siten kuin siitä on säädetty Tutkimuseettisen neuvottelukunnan ohjeissa (ks. Hyvä tieteellinen käytäntö ja sen loukkausten käsitteleminen, 2002). Tähän kuuluu mm. tiedeyhteisön tunnustamien toimintatapojen noudattaminen ja muiden tutkijoiden työn ja saavutusten huomioon ottaminen asianmukaisella tavalla. Erityisesti ohjaustilanteissa kritiikin on oltava asiallista, vastuullista ja kannustavaa. Jos tohtorikoulutettava tai ohjaaja kokee tulleensa YTERAssa kohdelluksi hyvän tieteellisen käytännön vastaisesti, hänen on viipymättä syytä ottaa yhteyttä koordinaattoriin tai johtajaan. Mahdolliset poikkeamat hyvästä tieteellisestä käytännöstä käsitellään Tutkimuseettisen neuvottelukunnan ohjeiden mukaan. 6. Palautekäytännöt Kaikista tohtoriohjelman järjestämistä kursseista kerätään säännöllisesti palautetta erikseen laaditulla lomakkeella ja kerättyjä tietoja käytetään kurssien kehittämiseen ja päivittämiseen. Tohtorikoulutettavat täyttävät vuosittaisen seurantaraportin yhteydessä palautekaavakkeen ohjaajilta saamastaan ohjauksesta ja kerättyjä tietoja käytetään tohtoriohjelman kehittämiseen johtoryhmässä. Tohtoriohjelman koordinaattori pitää vuosiseminaarin yhteydessä yhteenvedon palautteista ja johtoryhmän päättämistä tohtoriohjelman kehitystoimenpiteistä käydyn palautekeskustelun pohjalta. Pikaista toimintaa edellyttävän palautteen tohtorikoulutettavat voivat toimittaa suoraan ohjaajille tai koordinaattorin kautta johtoryhmälle.