Asiakirjahallinto ja tietojen hallinta osana ydinprosesseja. Olli Nylander Tietojohtaja Valvira Mikkeli

Transkriptio

1 Asiakirjahallinto ja tietojen hallinta osana ydinprosesseja Olli Nylander Tietojohtaja Valvira Mikkeli

2 Toimeentulotuesta kanneltiin useimmin Maaseudun Tulevaisuus perjantai, 14:50 Kommenteja: 0 Tekstin koko: A A A Toimeentulotuki aiheutti viime vuonna eniten kanteluita kaikista sosiaalihuollon asioista, kertoo aluehallintovirasto. Viime vuonna tehtyjen ratkaisujen kärkikolmikkoon ylsivät myös lastensuojelun ja vanhustenhuollon asiat. Kuluvan vuoden ensimmäisellä puoliskolla samat aiheet ovat pysyneet ratkaisujen kärjessä. Seuraavaksi eniten on kanneltu kehitysvammaisten hoitoa sekä lasten huoltoa ja tapaamisia koskevista asioista. Vähiten vireillä on lasten päivähoitoa koskevia asioita. Viime vuonna aluehallintovirasto ja Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirasto Valvira ratkaisivat yli tuhat sosiaalihuollon kantelua tai muuta valvontatapausta. Valvira ratkaisee sosiaalihuollon valvontatapauksista koko maata koskevat tai periaatteellisesti merkittävät asiat. Niitä oli viime vuonna 67 kappaletta. STT

3 Asiakirjahallinto ja kokonaisarkkitehtuuri - haasteet Toiminta Asioiden käsittely epäsystemaattista ja eriytynyttä puuttuu prosessimainen asioiden moderni käsittely asioiden käsittely paperinmakuista alusta loppuun asiakkaan saamassa palvelussa viiveitä johtuen resurssipulasta asioiden hallinta riistäytyy käsistä tietoturvariskit ilmeisiä Tieto tieto eriytynyttä, siilomaista: samat asiat, tiedot saatetaan kuvata toisistaan erilaisin tavoin, jolloin ongelmia tietojen hyödyntämisessä kattavat hakutoiminnot haaste vertailukelpoiset tilastot haaste Eams teko ja jalkauttaminen Tietoturvariskit: tiedon säilytys, arkistointi ja tiedon käsittely Tietojärjestelmät tietojärjestelmät rakennettu eri aikoina kunkin erityiskysymyksen ratkaisuun asianhallinta ja erillisrekisterit erillisiä tietojärjestelmät paperisen ja sähköisen tiedonhallinnan sekoituksia tietoturva vaihtelee tietojärjestelmän alkuperäisesestä vaatimustasosta riippuen tietoturva Teknologia palvelininfra eriytynyttä ja kytkeytyy kuhunkin tietojärjestelmään Tietoturvan hallinta vaikeaa johtuen tietojärjestelmien ja palvelininfran eriytyneisyydestä

4 Ydinprosessit määritelty Palvelut määritelty Valvira -tapaus Kokonaisarkkitehtuuri otettu ohjenuoraksi uudistukselle Tiedonhallinnan systematisoinnissa kaikki tietovarannot käyttöön ml. Asianhallintajärjestelmä Johdon raportointijärjestelmä Usko valtion ratkaisuihin Valda-pohjainen kokonaisarkkitehtuuriratkaisu ja myös toteutusten aloittaminen lakkauttamispäätöksellä vaikutuksia kokonaisarkkitehtuuriin

5 Valviran ydinprosessit Sosiaali- ja terveydenhuollon oikeusturvan ja korkean laadun edistäminen Luvat Suunnitelmaperusteinen valvonta (mm. valvontaohjelmat) Valvottavien ohjaus Avien ohjaus Reaktiivinen valvonta Elinympäristön terveysriskien hallinta Luvat Suunnitelmaperusteinen valvonta (mm. valvontaohjelmat) Valvottavien ohjaus Avien ja kuntien ohjaus Reaktiivinen valvonta (ml. mainonta) Alkoholista aiheutuvien haittojen ehkäisy Luvat Suunnitelmaperusteinen valvonta (mm. valvontaohjelmat) Valvottavien ohjaus Avien ohjaus Reaktiivinen valvonta (ml. mainonta)

6 Ydinprosessit

7 Palvelujen ryhmittely asiakkaiden mukaan Asiakas- /sidosryhmä Kansalainen/väestö Palvelut Valvontapäätökset, neuvonta, Valvottavat Muut valvovat viranomaiset (Avit ja kunnat) Lupa- /ammatinharjoittamisoikeuspäätökset, valvontapäätökset, valvontaohjelmat, määräykset, ohjeet, lausunnot, koulutukset, neuvonta ja konsultaatiot Valvontaohjelmat, ohjeet, lausunnot, koulutukset, neuvonta ja konsultaatiot Muut viranomaiset Tuotetut tilastotiedot ja raportit / tietoluovutukset rekistereistä, lausunnot, asiantuntijapalvelut Muut tahot Tuotetut tilastotiedot ja raportit / tietoluovutukset rekistereistä

8 Palvelut ja tuotokset asiakkaille (palvelusalkku) Valvontaan liittyvät palvelut Ammattioikeuksiin ja lupiin liittyvät päätökset (maksulliset, julkisoikeudelliset suoritteet) Valvontapäätökset Määräykset (asetusta vastaava normi) Ohjeet Valvontaohjelmat Lausunnot Koulutukset Neuvonta, konsultaatiot Palvelut muille valvontaviranomaisille Ohjeet ja linjaukset Valvontaohjelmat Lausunnot Koulutukset Neuvonta, konsultaatiot Muut Tuotetut tilastotiedot ja raportit, mm. toimittajille (maksuttomat) Tietojen luovutukset rekistereistä (maksulliset, liiketaloudelliset suoritteet) Asiantuntijapalvelut

9 Valviran johto Monikanavahallinta Portaali / käyttöliittymät Sovellukset ja palvelut Operatiiviset järjestelmät Tietokannat/ -varastot Konversi o- palvelut Valviran esittelijät Suunnittelukäyttöliittymät Analysointi JORA Tietovaras to Valviran muut työntekijät Käyttäjän tunnistus ja pääsynvalvonta VIP Käyttäjähallintapalvelut IdP VIP Identity Toimistojärjestelmä- ja sähkö-postiintegraatio AVIen johto JORA-palvelut Analysointikäyttöliittymät DYNAS TY GEENIT EK- NIIKKA LUOTE RI Valvira Johdon raportointi v0.6 / Luonnos Raportointi Operatiivis et tietokanna t ALLU OSTI VALV ERI Sähköisen asioinnin integraatio Johdon kojelauta (dashboard) ETL Operatiiviset järjestelmät i/f TERHI KKI YSTER I TLT Valviran koodistot 9 AVIen esittelijät B2Bi prosessija palveluintegraatio Muut JORA käyttöliittymät Raporttinäkymät = JORA-raportointijärjestelmä = Valviran muut sovellukset ja yhteiset palvelut = Peruspalvelut ja alusta VIP:n yhteiset koodist ot Kumppanit (THL, Fimea, KELA) Mashupi t, widgetit, gadgetit JORA SOA palvelut Valviran Integraatiopalvelut Muut ulkoiset palvelut i/f Muut ulkoiset palvelut Muut ulkoiset koodisto t Koodistot i/f VALD A i/f VAL DA KIEK U i/f KIEK U Muut viranomais et Kollaborator iointegraatio Kanavasovitukset Valviran SOA palvelut VIP VIA Integraatioalusta Muut VIP:in palvelut i/f Muut VIP:n palvelut = Käyttäjäryhmät = Ulkoiset palvelut Kansalaiset, asiakas- ja sidos-ryhmät, media Käyttäjähalli n-tapalvelut Identiteetin hallinta IDM Roolien ja valtuuksien hallinta Sähköinen allekirjoitus Muut Valviran käyttöliittymät Kertakirjautuminen SSO Valvira IdP Identity Provider Valvira SP Service Provider Provider VETUMA Tunnistuspalvelu VIRTU Luottamusverkosto PKI- ja varmennepalvelut

10 Asiakirjaprosessi ja sen mittaaminen asiakas avauskirjaus Välitoimenpiteet päätös arkistointi rekisteröinti - selvitykset - lausunnot avausmittarit Välitmp-mittarit päätösmittarit -Aika -Määrä -laatu Aika Määrä laatu Aika Määrä Laatu lopputulos

11 VALVIRAN ICT TAVOITETILA Hallinnonala, Valvira KÄYTT Ö LIITTYM Ä TIETO- VARASTO AVIT Valvira Hallinnonala VIP, PALKEET VIP Tori OPERATIIVISET JÄRJESTELMÄT ml. asianhallinta HALLINNONALAN YHTEISET JÄRJESTELMÄT Esim. julkaisujärjestelmä PERUSPALVELUT talous- ja henk.hallinnon järjestelmät jne. PERUSINFRASTRUKTUURI Palvelimet, työasemat, tietoliikenne jne. Tietoturva ja kokonaisarkkitehtuuri

12 Tietojärjestelmäarkkitehtuurin tavoitetila alustava hahmotelma

13 Raportointi osa asianhallintaa, esimerkkejä mittareista ja haasteista Tiedon laatu keskeinen haaste Tiedon raportointi käyttäjän tarpeisiin toinen haaste Mitä halutaan mitata: prosessien läpivirtausta, laatua, taloudellisuutta, tuottavuutta, vaikuttavuutta, kattavuutta --- sitä integroidumpi on oltava asianhallinnan ja muiden rekisterien välinen suhde ja luokitusten yhtenäisyys Esimerkkejä: - Määrät: yksinkertainen mittari työmäärille varsinkin ajassa - Määrät/työntekijä: työajan seurantajärjestelmän ja asianhallintajärjestelmän integrointi (vaatii täsmällistä ohjeistusta/ työajan seurantajärjestelmä) - Aloitetut, keskeneräiset, lopetetut näyttää prosessin kulkua - Käsittelyajat näyttävät prosessin tehokkuutta tai resurssipulaa - Huomioita: BI -väline armoton löytämään virheet aineistoissa: pahin virhe jättää koodaamatta päättynyt tapaus; sisällölliset koodausvirheet Eri järjestelmien luokitukset oltava yhteensopivia (esim. tehtäväluokitukset eri järjestelmissä)

14 Terhikki-laillistukset: oppilaitosten valmistumispiikit

15 Tiedon laatu: kannattaa koodata päivämäärät oikein

16

17 Terveydenhuollon valvonta-asioista kantelut suurin ryhmä Ja pisimmät käsittelyajat - resurssipula

18 Toiminta Asiakirjahallinto ja kokonaisarkkitehtuuri asioiden käsittely keskeinen ydinprosessi prosessissa kolme avainvaihetta: aloitustoimenpide, välitoimenpide, päätös prosessi vaihtelee substanssin ehdoilla: erilaiset asiat ja asiakkaat asian aloite: ulkoinen tai sisäinen impulssi asian käsittelyssä sähköinen asiointi ydinväline tehokkuuden, taloudellisuuden, laadun ja vaikuttavuuden väline asiakirjahallinto on asioinnin apuväline ja sisäänrakennettu koko organisaatioon Tietojärjestelmät tietojärjestelmät rakennettu käyttäjälähtöisesti ja integroidusti Tietojärjestelmien käyttäjät: 1. kansalaiset, ulkoiset asiakkaat, 2. kirjaamo-arkistoalan ammattilaiset, 3. asioiden substanssikäsittelijät tietojärjestelmien kehittämispotentiaali varmistettu selkeällä omistajuudella Tietojärjestelmien tietoturvariskit kartoitettu Tieto tietoturva Tietojen käytettävyys varmistettu yhteensopivin käsittein, luokituksin ja määrityksin: tietomääritykset on yhdenmukaistettu keskeisten yhteistyökumppanien kanssa Tietomallinnus tehty toimintalähtöisesti: kerran kerätty tieto hyödynnetään uudelleen, hyödynnetään perustietovarantoja (kuten VTJ, YTJ) asianhallintajärjestelmä ja erillisrekisteri muodostavat tietokokonaisuuuden tietojen määrittelyn ja luokittelun palveltava erilaisia tiedonhakutilanteita yksiselitteisesti sekä mahdollistettava vertailukelpoinen raportointi (tilastot) tietojen tietoturvaluokitus: 1..4 Tietoturvariskit kartoitettu: tiedon säilytys, arkistointi ja tiedon käsittely Teknologia palvelininfrastruktuuri tehokas, taloudellinen, turvallinen Tietoturva: tiedon suojaaminen teknisesti riskeiltä kuten väärinkäytökset, tietovuodot, tiedon korruptoituminen, lähiverkon auditointi ja perustasolle saattaminen

19 Lisätietoja Katso myös yksityinen blogini osoitteessa: