Projektin laadun ohjaus ja varmistus

Transkriptio

1 Projektin laadun ohjaus ja varmistus Projektin laatu on suhteellista. Laatua arvostellaan yleensä vertaamalla, ei mittaamalla. Laatua verrataan asetettuihin tavoitteisiin kysymällä, - kuinka hyvin tulos vastaa asiakkaan tarpeita, vaatimuksia ja odotuksia (kuinka hyvin toimitus vastaa sopimusta) - kuinka hyvin aikataulu onnistui - kuinka taloudellisesti projekti on toteutettu - kuinka hyvää tulosta liiketoiminnalle se elinkaarensa aikana tuottaa Projektin laatu muodostuu ketjusta, joka alkaa esitutkimuksesta ja päätyy aikanaan tuotannollisen käytön jälkeen purkuun. Projektin lopullinen laatu näkyy vasta loppukäyttäjän liiketoiminnan tuloksessa. LAADUN OSA-ALUEET Projektin toteutuksen laatu Aikataulutulos: - aikataulussa pysyminen - annetuilla resursseilla selviäminen. Kustannustulos: - kustannusbudjetissa pysyminen - investoinnin kustannukset (toteutuskulut, pääomakulut). Projektityön tulos: - lopputuloksen vastaavuus asetettuihin tavoitteisiin - projektityön tuottavuus ( työkulut/tulos, sujuvuus) - päätösten hyvyys (tehdyt ratkaisut) - työn virheettömyys. Lopputuloksen laatu Tekninen tulos: - valittu teknologia (tekniikan taso, sopivuus kohteeseen, sovellettavuus, liitettävyys muihin tekniikoihin, käytettävyys, luotettavuus, elinkaari, komponenttien laatu) - tekniset ratkaisut (kuinka sovellettu, sovellusten sopivuus, ratkaisujen hyvyys) - tekninen lopputulos (kilpailustrategian vaatimien ominaisuuksien saavuttaminen; tuotannollinen tulos ja sen laatu; käytettävyys, luotettavuus,

2 huollettavuus). Taloudellinen tulos: - tuotannolliset kulut (käyttökulut, ylläpitokulut, huoltokulut) - tuotot (liiketoiminnallinen tulos) - kilpailukyky (kilpailustrategian tavoitteiden saavuttaminen). Eniten laatuun pystytään vaikuttamaan projektin alussa tehdyillä päätöksillä ja tekemisen virheettömyydellä. KATSELMUKSET Jokaiseen vaiheeseen tulisi sisältyä systemaattinen, kriittinen ja dokumentoitu tulosten tarkastelu. Tämän on oltava erillään projektin edistymistä seuraavista palavereista, joiden ensisijaisena aiheena ovat aikataulu ja kustannukset. Katselmuksen osanottajiin tulisi kuulua kaikkien niiden toimintojen edustajat,

3 jotka vaikuttavat tarkastelun kohteena olevan vaiheen laatuun. Katselmuksessa tulisi tunnistaa ja ennakoida ongelma-alueet ja puutteellisuudet sekä panna alulle korjaavat toimenpiteet sen varmistamiseksi, että tulokset täyttävät asiakkaan vaatimukset. PROJEKTIN LAADUN HALLINTA Projektin laatu muodostuu ketjusta, johon sisältyvät tyypillisesti esitutkimus, aloituspäätös, (toimitusprojektissa myynti), suunnittelu, valmistus, asennus, käyttöönotto ja tuotannollinen käyttö, tuki ja huolto sekä lopuksi purku käytön jälkeen. Laatu siis alkaa jo asetettujen tavoitteiden laadusta. Laadun hyvyys arvioidaan sen mukaan, kuinka hyvin projektin tulosten koetaan vastaavan asetettuja tavoitteita, tarpeita ja odotuksia luovutushetkellä. Projektin lopullinen laatu näkyy vasta aikojen päästä loppukäyttäjän liiketoiminnan tuloksessa. Laatu on suhteellista, ts. sitä arvostellaan vertaamalla, ei mittaamalla. 1 LAADUN OSA-ALUEET Projektin laadun luovat toteutuksen aikana taloudellisuus, aikataulut ja projektin läpiviennin taso sekä loppukäyttäjän kannalta, sen perusteella kuinka hyvin tekninen tulos vastaa tarpeita ja tuottaa liiketoimintaan tulosta, lopputuloksen laatu. 1.1 Projektin toteutuksen laatu Aikataulutulos: aikataulussa pysyminen annetuilla resursseilla selviäminen. Kustannustulos: kustannusbudjetissa pysyminen investoinnin kustannukset (toteutuskulut, pääomakulut). Projektityön tulos: lopputuloksen vastaavuus asetettuihin tavoitteisiin projektityön tuottavuus (työkulut/tulos, sujuvuus)

4 päätösten hyvyys (tehdyt ratkaisut) työn virheettömyys. 1.2 Lopputuloksen laatu Tekninen tulos: valittu teknologia (tekniikan taso, sopivuus kohteeseen, sovellettavuus, liitettävyys muihin tekniikoihin, käytettävyys, luotettavuus, elinkaari, komponenttien laatu) tekniset ratkaisut (kuinka sovellettu, sovellusten sopivuus, ratkaisujen hyvyys) tekninen lopputulos (kilpailustrategian vaatimien ominaisuuksien saavuttaminen; tuotannollinen tulos ja sen laatu; käytettävyys, luotettavuus, huollettavuus). Taloudellinen tulos: tuotannolliset kulut (käyttökulut, ylläpitokulut, huoltokulut) tuotot (liiketoiminnallinen tulos) kilpailukyky (kilpailustrategian tavoitteiden saavuttaminen). 2 LAATUKUSTANNUKSET Laadun vaikutus tulokseen on suuri. Jotta osattaisiin kohdistaa tulosta parantavat kehitystoimet oikeisiin kohteisiin, on laatu- ja laaduttomuuskustannuksien tunnistamiseen ja seurantaan kiinnitettävä erityistä huomiota. Laatukustannuksien tunnistaminen ja seuranta ei ole helppoa, koska kustannuksia syntyy hyvin monista asioista, esimerkiksi: laadun suunnittelusta, ohjaamisesta, valvonnasta ja tarkastamisesta virheiden ja puutteiden korjaamisesta sekä takuutöistä mitoitusvirheistä hukkatyöstä ja romutuksesta tehottomasta ja päällekkäisestä työstä ylihyvästä laadusta (optimilaadun ylittäminen). Kustannuksien syntyminen on hyvin yritys- ja työkohtaista. Todelliset laatukulut ovat kokemuksen mukaan yrityksissä 30 %:n luokkaa, vaikka näkyvät laatukulut (takuukuluina, romuttamisina ym. niinä harvoina, joita on voitu mitata) näyttävät olevan 5 %:n luokkaa.

5 Laatukustannuksista ylivoimaisesti suurin osa jää tunnistamatta. Väitetään, että todettujen 5-10 %:n virhekustannusten päälle tulee jopa 20 % piilokustannuksia tehdyistä korjauksista, ylimääräisistä pääomakuluista jne. Tiedonhallintaprojekteista on kokemuksia, että jopa 50 % toteutuskustannuksista aiheutuu virheellisen työn korjaamisesta ja sovellutusten muuttamisesta pääosin siksi, ettei työtä ole tehty ensimmäisellä kerralla kunnolla. Kokemuksen mukaan taas laatuvirheistä jopa 80 % johtuu huonosta johtamisesta tai johtamismenetelmistä. Laatukustannukset ovat kuin jäävuori, vain pieni osa on pinnalla. Viimeaikaiset tutkimukset ovat osoittaneet että yritysten kustannusten pienentämisen vaikutukset ovat jääneet lyhytaikaisiksi, paitsi jos on kyetty vähentämään todella merkittävästi henkilöitä. Lisäksi laatu on heikentynyt. Mutta, jos on panostettukin laadun kokonaisvaltaiseen parantamiseen, onkin saavutettu myös pysyviä kustannusalennuksia. Lisäksi laadun paraneminen on lisännyt asiakkaita ja asiakkaat ovat maksaneet korkeamman hinnan. VIRHEKUSTANNUSTEN KUMULOITUMINEN Projektityölle on ominaista, että työt ovat ketjussa ja työmäärä kasvaa projektin edetessä. Käytännössä tämä merkitsee, että jossakin lenkissä tehty virheellinen tai puutteellinen työ vaikuttaa aina ketjussa jäljempänä tehtäviin töihin. Ja virheiden korjaukseen, puutteiden poistoon ja muutosten tekoon tarvittava työmäärä on sitä isompi ja sitä kalliimpi, mitä aikaisemmin ongelmat ovat syntyneet ja mitä myöhemmin ne havaitaan. Korjaaminen voi joskus olla jopa mahdotonta. 3 KATSELMUKSET Jokaiseen vaiheeseen tulisi sisältyä systemaattinen, kriittinen ja dokumentoitu tulosten tarkastelu. Tämän on oltava erillään projektin edistymistä seuraavista palavereista, joiden ensisijaisena aiheena ovat aikataulu ja kustannukset. Katselmuksen osanottajiin tulisi kuulua kaikkien niiden toimintojen edustajat, jotka vaikuttavat tarkastelun kohteena olevan vaiheen laatuun. Katselmuksessa tulisi tunnistaa ja ennakoida ongelma-alueet ja puutteellisuudet sekä panna alulle korjaavat toimenpiteet sen varmistamiseksi, että tulokset täyttävät asiakkaan vaatimukset.

6 Tarkasteltavat asiat: a) Asiakkaan tarpeisiin ja tyytyväisyyteen liittyvät asiat: 1) asiakkaan tarpeiden vertailu määritelmiin 2) tulosten oikeellisuuden toteaminen (esim. protoilu) 3) suorituskyvyn arviointi tulevissa käyttö- ja ympäristöolosuhteissa 4) vahingossa tapahtuvan käytön ja väärinkäytön tarkasteluja 5) turvallisuus ja ympäristönsuojelunäkökannat 6) säännösten, standardien sekä yrityksen omaksuman käytännön noudattaminen 7) vertailu kilpaileviin tuotteisiin 8) vertailu muihin samankaltaisiin töihin, erityisesti niissä esiintyneiden ongelmien analysointi, jotta vältetään ongelmien toistuminen. b) Tuotespesifikaatioon ja huoltovaatimuksiin liittyvät asiat: 1) toimintavarmuus-, huollettavuus- ja kunnossapidettävyysvaatimukset 2) sallitut toleranssit sekä vertailu prosessin suorituskykyarvioihin 3) tuotteen hyväksymis- ja hylkäämiskriteerit 4) asennettavuus, kokoonpanon helppous, varastointitarve ja hävitettävyys 5) haittaa tuottamattomiin vikoihin ja vikaturvallisuuteen liittyvät ominaisuudet 6) ulkonäköön liittyvät spesifikaatiot ja hyväksymiskriteerit 7) vika- ja vaikutusanalyysit sekä vikapuuanalyysi 8) kyky määrittää ja poistaa ongelmat 9) merkintä-, varoitus-, tunnistus- ja jäljitettävyysvaatimukset sekä käyttöohjeet 10) standardiosien huomioiminen ja niiden käyttö c) Prosessin spesifikaatioihin ja huoltovaatimuksiin liittyvät asiat: 1) suunnitellun tuotteen valmistettavuus ottaen huomioon erityiset prosessitarpeet, mekanisointi, automaatio, kokoonpano ja komponenttien asennus 2) suunnitellun tuotteen tarkastettavuus ja testattavuus, mukaan lukien erityiset tarkastus- ja testausvaatimukset 3) materiaalien, komponenttien ja osakokoonpanojen spesifikaatiot, mukaan lukien hyväksytyt alihankinnat ja toimittajat sekä saatavuus 4) vaatimukset pakkaamiseen, käsittelyyn, varastointiin, sekä säilytysaikaan varastossa, erityisesti saapuvien ja lähteviä tavaroita koskevat turvallisuusseikat. 4 PROJEKTIN LAADUN VARMISTAMINEN JA LAATUPIIRI - TOIMINTA TARKASTUS- JA HYVÄKSYMISMENETELMÄÄ KÄYTTÄEN Tehokas menetelmä laadun varmistamiseksi, kustannusten kurissapitämiseksi ja toiminnan kehittämiseksi (projektin laatupiiri) on rakentaa hyväksymismenettely jokaisen merkittävän suunnittelu- tai työvaiheen lopussa niin, että hyväksynnän tekevät sekä ketjussa edellinen että ketjussa seuraava,

7 eli tavoitteiden/tehtävän asettaja ja työn vastaanottaja/hyödyntäjä. Tällöin tulokset tulevat vastaanottajalle tutuiksi (opastustapahtuma). Samalla tehtävän asettaja pystyy tarkistamaan, vastaavatko tulokset tavoitteita. Menetelmä takaa laadun ja toiminnan jatkuvan tarkkailemisen ja kehittämisen ja parantaa totaalisesti projektitoimintaa. Näin se muodostaa luontevan projektin laatupiirin. Hyväksymisessä on tuotettava selvät hyväksymismerkinnät ja tulosten käyttöä koskevat sitovuusmerkinnät (alustava, hyväksyttäväksi, työpiirustus ja käyttöpiirustus).

8