Edellisen kokouksen pöytäkirja hyväksyttiin allekirjoitettavaksi.

Transkriptio

1 KÖYLIÖ-SEURA RY HALLITUKSEN KOKOUKSEN PÖYTÄKIRJA 2/2017 Aika: klo Paikka: Lallin koulu Hallitus: Samuli Vahteristo, puheenjohtaja Anne Helin Asser Lehtoranta Helena Santala, Köyliön ystävät-jaoston pj. Jaakko Ojala Lassi Kauko, perinnejaoston pj. Liisa Yski Minna Oravuo, jäsensihteeri Sari Minkovitsch Reetta Hulmi, ympäristöjaoston pj., myytävät tuotteet Simo Nummi, julkaisujaoston pj., tiedottaja Pirjo Kotiranta, sihteeri Tarja Putko, kokoussihteeri Kirsti Savioja, rahastonhoitaja Anneli Laine, Köyliön valokuvat-arkisto Kalevi Salmi, museoasiat Axel Cederqreutz poissa poissa poissa 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja Samuli Vahteristo toivotti kokousväen tervetulleeksi ja avasi kokouksen. 2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirja (liitteenä) Edellisen kokouksen pöytäkirja hyväksyttiin allekirjoitettavaksi. 4. Köyliö-seuran jaostot esittelevät omat toimintakertomuksensa ja ajankohtaiskatsaukset: Yleistä seuran osalta Puheenjohtaja Samuli Vahteristo totesi, että hieno esite on lähdössä jakoon. Jäsenistölle on tarjolla paljon toimintaa. Tapaaminen ( Köyliö-seuran puheenjohtaja Samuli Vahteristo, seuran varapuheenjohtaja Helena Santala, Säkylän kunnanjohtaja Teijo Mäenpää) sujui hyvässä hengessä. Kunnanjohtaja kiittää Köyliö-seurassa tehtyä kulttuurityötä Köyliön alueen hyväksi ja jatkossakin kunta tukee Köyliö-seuran toimintaa. Kunta tarjoaa kahvit myös tänä vuonna Köyliöpäivillä ( ). Tapaamisen aiheina oli kotiseutuarkiston ylläpitämiseen liittyvän ohjeiston päivittäminen, Köyliö-seuran ja Säkylä-

2 seuran yhteinen valokuvauskilpailu sekä muu yhteistyö mm. tulevaisuuden kuusien istuttaminen. Kotiseutuarkisto herätti kokouksessa keskustelua. Todettiin, että on tarpeen päivittää ylläpitovastuu, toimikunnan perustaminen ja säännöt. Sovittiin, että puheenjohtaja lähettää kunnajohtajalle Köyliö-seuran uuden esitteen ja samalla muistuttaa kotiseutuarkistoasioiden päivittämisestä. Perinnejaosto (Lassi Kauko) Jaoston toimintakertomus laadittu. Mikko Heikkilän julkaisemasta tutkimuksesta ja kirjasta Herra Heinäriki on artikkeli Alasatakuntalehdessä. Jaoston puheenjohtaja Lassi Kauko ja seuran puheenjohtaja Samuli Vahteristo olivat haastateltavina. Julkaisujaosto (Simo Nummi) Ei tiedotettavaa, puuttuva toimintakertomus vuodelta 2016 pyydetään toimittamaan ensi tilassa. Ympäristöjaosto (ReettaHulmi) Toimintakertomus laadittu. Puheenjohtaja on pyytänyt jaostoa tarkentamaan toimintakertomusta vesiensuojeluseurannan tulosten osalta. Ei tiedotettavaa. Köyliön Ystävät (Helena Santala) Toimintakertomus laadittu. Ei tiedotettavaa. Strategiatyöryhmä(Anneli Laine) Ei tiedotettavaa Jäsentilanne (Minna Oravuo) Vuoden 2017 jäsenmaksukaavake sisältyy uuteen tiedotteeseen, joka jaetaan ja postitetaan viikolla 6. Ulkoköyliöläiset, joilla sähköposti, ovat jo saaneet tiedotteen. Raportti vuoden 2016 jäsentilanteesta Museotyöryhmä museohankkeen vetäjäksi valittu Mikko Eskola oli estynyt saapumasta kokoukseen. Kalevi Salmi selosti Museohankehakemuksen sisätöä ja etenkin sen taloudellista osuutta ja hankkeen hakuprosessia. Hakemuksesta keskusteltiin paljon. Hallitus hyväksyy hankesuunnitelman, mutta päätöstä vielä muotoillaan ja hyväksytään sähköpostikokouksessa Sähköpostikokouksen päätös 7.2.

3 Köyliö-seuran hallitus toivoo, että Pyhäjärviseutu ry puoltaisi 80 % osuudella tätä useiden museoiden yhteistä hanketta. Rahoituslaskelmat ja kustannusarviot on tehty sekä 80 % että 70 % tukiosuuksien mukaan. Köyliö-seuran hallitus hyväksyy hankesuunnitelman rahoitussuunnitelmineen ja kustannusarvioineen ja hakee hankkeelle Leader-rahoitusta sekä valtuuttaa hanketyöryhmän tekemään suunnitelmaan pieniä tarkennuksia ja täydennyksiä Leader- ryhmän kanssa keskusteltuaan. Köyliö-seuran hallitus pyytää hankkeen hanketyöryhmää tarkastelemaan ostopalveluihin osoitetun summan riittävyyttä heti hankkeen alkuvaiheessa ennen toimeksiantojen sopimista. Perustelluista syistä ja yhteistyötahoilta saatavan omarahoitusosuuden tasosta riippuen on Köyliö-seuran hallitus valmis tarvittaessa esittämään tarkennuksia hankkeen rahoituslaskelmaan ja kustannusarvioihin. Hanketyöryhmä selvittää yksityistä rahoitusosuuden täyttymiset ennen hankkeen aloittamista. Hanketyöryhmä selvittää mahdollisuudet saada ennakkoon maksimissaan 20 % haettavasta avustuksesta. Seuran puheenjohtaja selvittää hankeen pyörittämiseksi tarvittavan euron lainan saannin joko Säkylän kunnalta tai Osuuspankista. Köyliöseuran lopullinen rahallinen osuus omarahoitusosuudesta saa olla enintään euroa hankkeen päätyttyä, koska seuralle tulee lainahoitokulut ja vastuu hankkeen hallinnosta. Omarahoitusosuuden loppuosa kerätään yhteistyötahoilta, kuten alueen yhdistyksiltä, yrityksiltä ja seurakunnalta Köyliö-seuralle osoitetuin lahjoituksin. Myönteisen hankepäätöksen jälkeen Köyliö-seura perustaa tilin hankkeelle ja sen käyttäjiksi oikeutetaan Köyliö-seuran taloudenhoitaja Kirsti Savioja ja Mikko Eskola, joille myönnetään laajat tilinkäyttöoikeudet hanketiliin. Yhteistyötahojen omarahoitusosuudet ohjataan Köyliö-seuran päätilille ja täältä seura siirtää hanketilille yhtenä summana omarahoitusosuuden. Alkupääomaksi Köyliö-seura tallettaa hanketilille 1000 euroa. Hankekirjanpidon hoitamiseen valitaan ennen hankkeen aloittamista asiantunteva tilitoimisto. Hallituksen jäsenistä Anneli Laine ja Sari Minkovitsch jääväsivät itsensä, eivätkä osallistuneet asian käsittelyyn. Johtosääntötyöryhmä (Asser Lehtoranta) Työryhmän jäsenet Asser Lehtoranta, Helena Santala ja Minna Oravuo ovat pohtineet seuran sääntömuutosta (ks. sääntömuutostyöryhmän muistio ) ja laatineet johtosääntöä yhdistykselle. Hallitukselle annettiin pohdittavaksi, miten johtosääntöön kirjataan jaostojen jäsenten nimeäminen ja jaoston puheenjohtajan valinta ja onko syys- ja kevätkokousten ajankohdat (syyskokous nykyisissä säännöissä syys-lokakuu ja kevätkokous helmi- maaliskuu. Muutosryhmän ehdotus syyskokoukseksi syys-marraskuu) seuran toiminnan kannalta hyvin ajoitettu. Sovittiin, että Asser Lehtoranta välittää sähköpostilla työryhmän ehdotuksen hallituksen jäsenille ja muutosehdotukset otetaan käsiteltäviksi maaliskuun kokouksessa.

4 5. Köyliö-seuran talouden tilanne ja laskujen hyväksyminen sekä vuoden 2016 tilinpäätösluonnoksen esittely Kirsti Savioja kertoi taloudellisen tilanteen. Ei hallituksen hyväksyttäviä laskuja. Kirsti Savioja esitteli tilinpäätöksen hallitukselle. Se hyväksyttiin ja tilinpäätös annetaan toiminnantarkastajien tarkastettavaksi ja esitellään seuran vuosikokouksessa Ystäväkirkkopyhä tilannekatsaus ja tarkennukset Messu Köyliön kirkossa, seurakuntatalolla luento, Reformaatio ekumeeninen näkökulma, Jouni Elomaa Tukholman yliopisto sekä yhteisvastuulounas. Käytännön asiat: palveluvuorolaiset (sovittu tammikuun kokouksessa) lukevat myös esirukouksen, johon toivotaan lisättävän myös Köyliö-seuran toimintaa koskeva rukous. Esirukouksen laatii messun toimittaja. Messun toimittaa Aila Isotalo ja kanttorina toimii Juha Junnila ja mukana myös kirkkokuoro. Lounasvastuuhenkilönä on Liisa Yski ja hänellä on apunaan Merja Mikkola, Marja Nortula ja Pirjo Kotiranta. Keittona on hernekeitto. Seurakuntatalo on varattu ja Jouni Elomaan tulo varmistettu. Helena Santala sopii luentopalkkiosta Jouni Elomaan kanssa. Kalevi Salmi hoitaa paikalle tietokoneen ja tykin. 7. Köyliö-seuran alkuvuoden toiminnan ideointi (vahvistetaan tiedotteessa olevat asiat) - Vuosikokouksen asiatarkennukset: Tervetuloa kotiseuturetkelle Cedercreutzin museolle Harjavaltaan klo Tilaisuus alkaa kahvilla, jonka jälkeen pidetään Köyliö-seuran kevätkokous. Kokouksessa käsitellään yhdistyksen sääntöjen 11 :ssä mainitut asiat. Opastettu kierros alkaa noin klo Opastuskierros on seuran jäsenille ilmainen, muilta 3 euroa. Kyytiä tarvitsevat voivat ottaa yhteyttä Köyliö-seuran hallituksen jäseniin. Harjavallan kilta tarjoaa kokouskahvit. Kokoustilaisuuden vuokra on 50 euroa. - Kulttuuriristeilyyn liittyvät asiat/luennot: Köyliö-seura järjestää kulttuuripainotteisen risteilyn Helsinki-Tukholma-Helsinki Risteilylle ovat tervetulleita Köyliö-seuran jäsenet, Köyliön ystävät ja muut kulttuurimatkan tarjonnasta kiinnostuneet. Laivalla on kotiseutuaiheisia kulttuuriluentoja. Tukholmassa voit käydä museoissa tai mennä ostoskierrokselle. Matkan hinta on 130 euroa seuran jäsenille (kahden hengen hytissä, yhden hengen hyttiin tulee 22 euroa lisää) ja 150 euroa ei jäsenille. Hinta sisältää tulolounaan, 2 x meriaamiainen, 2 x buffetpäivällinen ja A-luokan hytti. Kulttuuriluentojen virkistystauolla on kahvia, pikkuleipiä ja hedelmiä. Hintaan ei sisälly matkaa Helsinkiin ja takaisin, eikä museokierroksen tai ostoskierroksen kuluja. Paikkoja on ennakkoon varattu 50 ja mikäli Köyliöstä tulee riittävästi väkeä niin seura järjestää maksullisen edestakaisen bussikuljetuksen Helsinkiin. Matkaohjelman ja ohjeet löydät Köyliö-seuran kotisivuilta Ilmoittautumiset ja lisätietoja Ulla Kolu , ulla.kolu@gmail.com Matka on maksettava mennessä Köyliö-seuran tilille FI Kulttuuriristeily/osallistujan nimi - Köyliö-seura ja Säkylä-seura järjestävät yhdessä tilaisuuden, jossa valokuvauksen ammattilaiset Tuomo Hurme, Jaakko Ojala ja Tarmo Malinen antavat vinkkejä luonto-, maisema-, työ- ja miljöökuvaukseen. Tilaisuus pidetään Säkylän kunnan valtuustosalissa 20.4.

5 klo Tilaisuus on avoin kaikille ja osallistujilla ei tarvitse olla aiempaa kokemusta valokuvauksesta. Opetusluento on maksuton Köyliö-seuran ja Säkylä-seuran jäsenille, muilta peritään 5 euron osallistumismaksu. Tilaisuudessa julkistetaan Vuoden 2017 kotiseutuaiheinen valokuvauskilpailu, jossa aiheita ovat "Ihminen ja työ / Ihminen ja luonto. Kilpailuaika Valmisteilla olevaan Köyliist-kirjaan on tarkoitus saada lisää aineistoa keräämällä Köyliöseuran jäseniltä ja Köyliön ystäviltä ruokamuistoja. Köyliöläiset ja Köyliön ystävät voivat tuoda oman mausteensa valmisteilla olevaan kirjaan kirjoittamalla noin 1-2 liuskan ( merkin) pituisia kirjoituksia, joissa muistellaan ruokaan ja ruokailuun liittyviä asioita. Otsikkoina voisivat olla: Mummolan herkkuhetket, Parasta kotiruokaa tai Kouluruokamuistoja. Köyliö-seura palkitsee parhaat kirjoitukset ja arpoo kaikkien kirjoittajien kesken Köyliist tekstiilejä. Ruokamuistot lähetetään mennessä os. Samuli Vahteristo, Riihitie 5, Köyliö tai samuli.vahteristo@pp1.inet.fi - Jatkamme viime vuoden tapaan yhteistyötä eri yhdistysten ja seurojen kanssa. Säkylän kunta tukee toimintaamme. Säkylä-seuran kanssa järjestämme kotiseutuaiheisen valokuvaja kirjoituskilpailun. Keväällä jokaisella kuntalaisella on mahdollisuus istuttaa Suomi 100 kotiseutukuusi. - Pohdintaa Köyliö-päivistä Työryhmä kokoontuu 6.3. ennen seuran hallituksen kokousta kello entisellä Köyliön virastotalolla. Työryhmässä mukana edustajat Köyliö-päivät järjestävistä kyläyhdistyksistä (Kepola ja Ristola), seurakunnan edustaja, edustajat Köyliö-seurasta. - Ympäristöhankkeen mahdollisuudet pohditaan, miten Köyliö-seura/ympäristöjaosto voisi olla mukana Maisemahoitoalue Satakuntaan- hankkeessa (liitteenä tietoa hankkeesta). Asiasta keskusteltiin ja sovittiin, että odotetaan yhteydenotttoja ja tilaisuuksia ja mietitään mikä on Köyliö-seuran rooli asiassa. Todettiin, että annetaan ympäristöjaoston tehtäväksi yhteydenpito hankevastaavien kanssa ja ympäristöjaosto tiedottaa seuran hallitukselle asiasta. 8. Tiedottaminen Simo Nummi tekee lehdistöpuffin kirkkopyhästä ja vuosikokouksesta sekä kotiseuturetkestä Alastakunta-lehteen. Museohankkeen kanssa sovitaan tiedottamisesta ja käytetään hyväksi yhteistyön tuomaa synergiaetua. 9. Muut asiat Sovittiin, että Tarja Putko vierailee Kepolan koulussa ja Lallinkoulussa ja kyselee minkälaista yhteistyötä kouluissa halutaan. 10. Seuraava kokous: ma klo entisen Köyliön kunnanvirastossa.

6 11. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Puheenjohtaja Samuli Vahteristo kokoussihteeri Tarja Putko Sihteeri Pirjo Kotiranta