KÖYLIÖ-SEURA RY HALLITUKSEN KOKOUKSEN PÖYTÄKIRJA 5/2017

Transkriptio

1 KÖYLIÖ-SEURA RY HALLITUKSEN KOKOUKSEN PÖYTÄKIRJA 5/2017 Aika: klo Paikka: Yritystalo (entinen kunnantalo) Hallitus: Samuli Vahteristo, puheenjohtaja Anne Helin Asser Lehtoranta Helena Santala, Köyliön ystävät-jaoston pj. Jaakko Ojala Lassi Kauko, perinnejaoston pj. Liisa Yski Minna Oravuo, jäsensihteeri Sari Minkovitsch Reetta Hulmi, ympäristöjaoston pj Satu lehmus, ympäristöjaosto Simo Nummi, julkaisujaoston pj., tiedottaja Pirjo Kotiranta, sihteeri Tarja Putko, kokoussihteeri Kirsti Savioja, rahastonhoitaja Seija Ojala, myytävät tuotteet Anneli Laine, strategiatyöryhmä Kalevi Salmi, museoasiat ja Köyliön valokuvat-arkisto Mikko Eskola, museohanke pj. a 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja Samuli Vahteristo avasi kokouksen. 2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin laiiliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirja (liitteenä) Edellisen kokouksen pöytäkirja hyväksyttiin allekirjoitettavaksi. 4. Köyliö-seuran jaostojen ajankohtaiskatsaukset: Yleistä seuran osalta (Samuli Vahteristo) mm. museohanke, kulttuuriristeilyn palaute, Köyliöpäivät, valokuvatilaisuuden palaute, yhteistoimintapalaveri Säkylä-seuran kanssa (liite) Myönteistä toimintaa: Museohanke on monivaiheisen hakuprosessin jälkeen käynnistynyt. Kulttuuriristeilystä , jossa osallistujia 48 henkilöä ympäri Etelä-Suomea, on saatu myönteistä palautetta pidetty valokuvauskurssi oli onnistunut tapahtuma. Osallistujia 30 henkeä. Valokuvauskurssin halutaan jatkuvan tulevinakin vuosina. Köyliö-päivät järjestetään ja paljon ohjelmaa on luvassa (tämänhetkiset suunnitelmat liitteenä). Säkylä-seuran kanssa keskusteltiin Huvila Haapsaaressa monista molempia seuroja koskevista asioista, muistio tilaisuudesta liitteenä. Perinnejaosto (Lassi Kauko) Perinnejaosto piti kokouksen Lassi Kauko selosti kokouksessa esille tulleita asioita, mm. maisemanhoitohankkeeseen sisällytettäviä kohteita. Muistio kokouksesta liitteenä. Julkaisujaosto (Simo Nummi)

2 Ei tiedotettavaa tässä kohdassa. Ympäristöjaosto (Reetta Hulmi) Satu Lehmus edusti ympäristöjaostoa. Satu Lehmus mainitsi jaoston aktiviteettina, että Köyliönjärven veden laatumuutosten seurantaa jatketaan. Satu Lehmus kertoi, että tuloksia voi seurata portaalista. Se lisätään Köyliö-seuran kotisivuille, mistä voi asiaa halutessaan seurata. Köyliön Ystävät (Helena Santala) Köyliö-seuran järjestämä kulttuuriristeily koettiin hyväksi myös Köyliön ystävät -jaoston kannalta. Eri puolilla asuvat Köyliön ystävät kohtasivat toisensa. Jaoston puheenjohtaja kertoi edellyttävänsä, että kuluvan vuoden aikana jaoston ryhmät eri alueilla paikkakunnilla järjestävät jonkun Suomi 100 tapahtuman. Päävastuu suunnittelusta ja toteutuksesta on alueilla. Strategiatyöryhmä (Anneli Laine) Ei tiedotettavaa Sääntötyöryhmä (Asser Lehtoranta) Köyliö-seuran kotipaikka on kuntaliitoksen myötä Säkylän kunta, jossa toimii vastaavanlainen seura, Säkylä-seura. Köyliö-seuran muokattaviin sääntöihin päätettiin täsmentää Köyliöseuran toiminta-aluetta kirjoittamalla sääntömuutosehdotukseen, että Köyliö-seura toimii pääsääntöisesti entisen Köyliön alueella. Köyliö-seura ja Säkylä-seura kuitenkin monissa asioissa tekevät tiivistä yhteistyötä. Seuraavassa kokouksessa täsmennnetään edelleen seuran sääntömuutosta ja johtosääntöä. Asser Lehtoranta toimittaa sähköpostilla hallituksen jäsenille ennakkopohdintaan ehdotuksen. Jäsentilanne (Minna Oravuo) Tähän toukokuun kokoukseen mennessä jäsenmaksuja on kirjattu 344. Jäsensihteeri odottelee kesän ajan jäsenmaksuja ja syys/lokakuussa hän toimittaa sähköpostitse ja kirjeitse hienovaraisen muistutuksen jäsenmaksun maksamisesta. Toivotaan, että siten saataisiin vielä lisää tämän vuoden jäsenmaksuja. Museohanke (Mikko Eskola) Museohankkeen vetäjä Mikko Eskola selosti museohankkeen tämänhetkisiä vaiheita. Hanke alkoi vapun jälkeen Hanketyöntekijäksi oli monta hakemusta, joista valittiin Hanna Jaakola museohankkeen työntekijäksi. Köyliön museon esineluetteloinnin digitalkoot alkavat Tuiskulan paloasemalla. Hanketyöntekijä Hanna Jaakola opastaa työn alkuun. Digitalkoolaiset, jotka päivittävät Torpparimuseon paperiluetteloista tiedot Webmuskettiin kesäkuun alkuun mennessä ovat: -Köyliön museoyhdistys; Anneli Laine -Räisälä-museo; Risto Pohjalainen - Yttilän museokoulu; Sari Minkovitsch - hakijoista Elina Töykkälä -Valokuvat-arkiston edustajina Tuula Nordlund ja Kalevi salmi.

3 Hankkeelle on avattu blogi, joka löytyy Köyliö-seuran nettisivulta, etusivulta. Päätettiin, että hanketyöntekijä saa hanketiliin laajat käyttöoikeudet ja hanketilin pankkikortin. Hankkeelle avataan tili myös Köyliön Saleen talkoolaisten muonitusta varten. Tiliin nimetään erikseen tilinkäyttöoikeudelliset. Hankkeen kirjanpitoa hoitamaan hyväksyttiin tarjouksen tehnyt Ketolan tili ja isännöinti. Seuran puheenjohtaja Samuli vahteristo ja hankejohtaja Mikko Eskola hoitavat pankkikorttiasiat Köyliön osuuspankissa. Pöytäkirjan liitteinä Hankesuunnitelman hakemus, kustannusarvio, hankkeelle myönnetty tukipäätös ja tilitoimiston tarjous. Säkylän kunnalta anotaan euron laina ajalle (anomus liitteenä). Valokuvat-arkisto (Kalevi Salmi) Kalevi Salmi selosti Valokuvat-arkiston palvelintilan tämänhetkistä tilannetta. Valokuvatarkiston ylläpitäjästä lähetettiin tarjouspyyntö kuudelle eri palveluntuottajalle. Kolmesta tarjouksen tehneestä Köyliö-seuran hallitus hyväksyi Kalevi Salmin tekemän esityksen. Päätettiin siirtää valokuvat-arkisto eitconin kanssa tehtävään palvelintilasopimukseen ja Kalevi Salmi sopii mmanuaalin kanssa voimassa olevan sopimuksen irtisanomisesta, niin että sopimus raukeaa eitconin kanssa tehtävään sopimukseen kirjataan sopimuksen ajanjaksoksi 3 vuotta. Tarjouspyyntö ja saadut tarjoukset palvelintilan tuottamisesta kuvaarkistolle liitteenä. Samalla todettiin, että kuva-arkiston yhteyteen on mahdollista ottaa muita toimijoita (Säkylä-seura, Räisälä-keskus jne.), mikäli tulijat ovat valmiit jakamaan ylläpitokustannuksia. Museotyöryhmä (Kalevi Salmi) Museotyöryhmä jatkaa edelleen ja kokouksessaan päätti, että Kalevi Salmi jää pois museotyöryhmästä ja keskittyy Valokuvat-arkistoon. Mikko Eskola siirtyy museotyöryhmän vetäjäksi. Museotyöryhmän muistio liitteenä. 5. Köyliö-seuran taloudellinen tilanne ja laskujen hyväksyminen. Köyliö-seuran taloudellinen tilanne on ok. Hyväksyttiin seuraavat laskut: - Viking linen lasku risteilymatka Tukholmaan ja bussi Tukholmassa ja liikennöitsijä Tuomisen, risteilyyn liittyvä bussimatka Köyliöstä Helsinkiin ja takaisin. Bussimatkoista on tilitetty seuran tilille 1765 euroa. Kokonaisuutena seuralle ei tullut kuluja. 6. Köyliö-päivien suunnittelu Helena Santala selosti Köyliö-päivien suunnittelukokouksen antia. Ohjelmaa ja tapahtumia on Köyliön alueella ja Köyliö-päivien ohjelma täsmentyy koko ajan. Työryhmän muistio on liitteenä. Köyliö-päivistä tehdään kaksisivuinen tiedote, mahdollisesti laajempikin, jossa köyliöläiset yhdistykset voivat ilmoittaa omista kesätapahtumistaan. Seuran www-sivuja täydennetään päivien osalta sitä mukaa kuin muutoksia/täydennyksiä tulee. 7. Köyliist-kirjan tilanne

4 Uuden Köyliist 14 -kirjan aineistoa on jo mittavasti koossa. Kirjan työstäminen jatkuu edelleen. Köyliist kirjan 14 sisältötilanne liitteenä. 8. Ympäristöasiat - Yhdessä Säkylä-seuran kanssa suunniteltu aktiviteetti, Suomi 100 kotiseutukuusten istutus, siirtyy syksyyn. Kuuset on tilattu, taimia myydään ( 2 e/kpl, 5e/3kpl) torilla Säkylässä ja kauppojen edustalla Köyliössä ja Säkylässä. Mukana tempauksessa seurojen lisäksi ainakin Köyliön Lions Club. Tovotaan, että ympäristöjaosto organisoi tapahtuman. Tämän lisäksi istutetaan muutama isompi kuusi tärkeille paikollle, kuten esimerkiksi Lallin koulun puupuisto ja Paulan puisto. Isompiin kuusiin kyltit muistuttamaan Suomi 100-tempauksesta. - Kuulumiset Maisemahoitosuunnitelmasta (Lassi Kauko ja Samuli Vahteristo) Ei uutta tiedotettavaa seuran huhtikuun kokouksen jälkeen. Puheenjohtaja toi esiin, että kylissä alkavat ns. kävelykierrokset, joissa pyritään kartoittamaan maisemahoitoa vaativat kohteet. Toivottavaa olisi, että näillä kierroksilla olisi Köyliö-seuran ympäristöjaoston edustaja. - kotiseutukierrokset Ympäristöjaoston aktiviteetiksi on toivottu kotiseutukierroksia, niin että kierroksilla kylittäin on jaoston jäsen ja asiantuntijana mukana kertomassa kylän kasveista elämistä ja linnuista. Tämä toteutus voisi alkaa ensi vuonna ja se sopisi hyvin toteuttaa yhdessä Maisemahoitoprojektin kanssa. Seuraavassa kokouksessa pohditaan asiaa tarkemmin. 9. Tiedottaminen 10. Muut asiat Mikko Eskola tiedottaa seuralle museohankkeen etenemisestä osallistumalla kokouksiin ja sähköpostitse ja kotisivujen blogissa yleisölle tiedotetaan museohankkeen etenemisestä. Köyliö-päivistä tiedotetaan: -Säkylän kunnan www-sivuille heti, kun se sivujen uudistamisen myötä on mahdollista -Seuran kotisivulla on jo nähtävissä suunniteltua ohjelmaa -Säkylässä järjestettäville Kuhinoille tiedote -Alasatakunnan kesänumeroon on tiedot toimitettu - Köyliön pitäjän alueelle jaettava tiedote, joka myös sähköpostina/kirjepostina ulkoköyliöläisille -lehdistötilaisuus lähellä päivien ajankohtaa, viikolla ennen juhannusta -lehti-ilmoitus viikolla ennen juhannusta, viikko 24 - Esitykset Lalliksi ja Kertuksi ja mahdollisista kunniajäsenistä. Vuoden 2017 Lallksi on tehty kolme ehdotusta ja Kertuksi kaksi ehdotusta. Annettuja ehdotuksia ja mahdollisesti muiita ehdotuksia käsitellään seuraavassa kokouksessa. - Kotiseututyön ansiomitalit ja merkit on haettu Jaakko Ojalalle ja Kalevi Salmille.

5 Toivotaan, että tämän vuoden Köyliö-päivien yhteydessä saadaan asiasta kertoa yleisölle. - Kirjojen varastointi/ voiko kunnantalon varastohuoneesta luopua ja hajauttaa kirjojen säilytys sekä lisätä myyntipisteitä. Asia siirtyy seuraavaan kokoukseen, jossa pohditaan myös entisen kunnanviraston, nykyisen Yritystalon,Köyliö-seuralle vuokralla olevan huoneen tarpeellisuutta. - Kulttuuriavustuksen hakeminen Säkylän kunnalta Keskusteltiin kulttuuriavustuksen hakemisesta kunnalta. Seuraavaan kokoukseen mennessä selvitetään, minkälainen summa kuluista vuoden aikana muodostuu ja mihin kaikkeen toimiinnan kuluihin voidaan kunnalta hakea avustusta. - Pyhän Henrikin pyhiinvaellusyhdistykseen edustajan valitseminen Kirsti Alenin tilalle. Päätettiin, että Köyiö-seura valitsee Kalevi Salmen pyhiinvaellusyhdistykseen Kirsti Alenin tilalle. - onko seuralla roolia pyhiinvaelluksessa? Kalevi Salmi tiedottaa Köyliö-seuralle, minkälaista roolia pyhiinvaellusyhdistys odottaa seuralta. - Köyliö-seuralle uudet kotisivut? Puheenjohtaja on keskustellut Mikko Sahlsteinin kanssa seuran uusista kotisivuista. Mikko Sahlstein tekee maksuttoman demoversion, jonka hän esittelee hallitukselle. Anneli Laine toimii yhdyshenkilönä kotisivujen laadinnassa. 11. Seuraava kokous: 5.6. klo Yritystalo Köyliö. 12. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Puheenjohtaja kokoussihteeri Samuli Vahteristo Tarja Putko Yhdistyksen sihteri Pirjo Kotiranta