Vitja -hankkeen toimikausi on

Transkriptio

1 AsettamispäätösAsetta mispäätös ID (7) POL VITJA_hankkeen_asettaminen_2017_syksy 1 Asettaminen Tällä päätöksellä Poliisihallitus asettaa uudelleen poliisin toiminnanohjausjärjestelmän kokonaisuudistushankkeen (myöhemmin tekstissä Vitja - hanke). Päätöksellä kumotaan Poliisihallituksen tekemä aikaisempi asettamispäätös nro POHADno/2010/130/ Vitja -hankkeen toteuttamista, ohjausta, johtamista ja valvontaa varten asetetaan toimielimiä, joiden kokoonpanot ja keskeiset tehtävät sekä vastuut määritellään tässä päätöksessä. 2 Hankkeen toimikausi Vitja -hankkeen toimikausi on Taustaa Sisäasiainministeriön poliisiosasto asetti poliisiasiantietojärjestelmän kokonaisuudistukseen tähtäävän Vitja -hankkeen vuonna Hanke jatkui Poliisihallituksen omistamana poliisin toiminnanohjausjärjestelmän kokonaisuudistushankkeena vuoden 2010 alusta. Järjestelmä tuli suunnitelmien mukaan toteuttaa neljän vuoden aikaperiodilla, niin että järjestelmä olisi koko laajuudessaan käytössä alkaen. Hankkeen toteutus ei edennyt sovitun mukaisesti valitun toimittajan kanssa, jonka johdosta tavoitteiden mukainen käyttöönotto ei toteutunut. Poliisihallitus purki toimittajaksi valitun Tieto Finland Oyj:n kanssa tehdyn toimitussopimuksen Kokonaisuudesta ehdittiin toteuttaa Vitja-RETU, rekisteröityjen tuntomerkkirekisteri. Poliisihallitus asetti hankkeen uudelleen toimikaudelle Asettamisvaiheessa hanke katsottiin teknologiapainotteiseksi, mistä syystä Poliisihallituksen sisäisessä työnjaossa Vitja -hankkeen omistajuus sijoitettiin resurssiyksikköön (nykyinen teknologiayksikkö). Hankkeelle asetettiin ohjausryhmä, jonka puheenjohtajuus sijoitettiin Poliisihallituksen poliisitoimintayksikköön. Sekä hankkeen omistajalla että ohjausryhmäl- POLIISIHALLITUS Asemapäällikönkatu 14, PL 22, HELSINKI kirjaamo.poliisihallitus@poliisi.fi Puh , Faksi poliisi.fi

2 Asettamispäätös ID (7) lä oli Vitja -hankkeen ohjaukseen, johtamiseen, valvontaan ja tavoitteiden asettamiseen liittyviä tehtäviä. Vuodesta 2015 lähtien, uudelleen organisoitunut, Vitja -hanke on toteuttanut hankesuunnitelman mukaista kehittämistyötä, minkä tuloksena hanke on syksyn 2017 aikana siirtymässä järjestelmän perustoiminnallisuuksien toteutuksesta kohti niitä valmistavia toimia, joilla Vitja -järjestelmää ryhdytään viemään kehittämisen ohella vaiheittain operatiiviseen tuotantokäyttöön vuodesta 2018 alkaen. Siirtyminen edellä kuvattuun uuteen vaiheeseen edellyttää myös hankkeen hallinnointimallin päivittämistä hankkeen toimintaa ja tavoitteita sekä järjestelmän tuotantokäyttöä yhteen sovittavaksi sekä tukevaksi, mistä syystä Poliisihallitus tällä päätöksellä asettaa Vitja -hankkeen uudelleen. 4 Vitja -hankkeen tavoitteet ja tehtävät Hankkeen tehtävänä on tuottaa poliisin sekä muiden turvallisuus- ja oikeusviranomaisten toimintaprosesseja tehostava ja yhtenäistävä tietoturvallinen tietojärjestelmäkokonaisuus, joka mahdollistaa sähköisen poikkihallinnollisen yhteistyön sekä kansalaisten sähköiset asiointipalvelut poliisin työprosessien ja koko rikosprosessin osalta. Järjestelmän tarkoituksena on tukea poliisia sen operatiivisissa tehtävissä, ja tämän vuoksi järjestelmän keskeisenä tavoitteena on olla loppukäyttäjälle helppokäyttöinen ja käyttäjäystävällinen lainmukaista poliisityötä tukeva työväline. Toiminnanohjausjärjestelmäuudistuksen päämääränä on yhdistää poliisin hajanaiset operatiiviset järjestelmät loppukäyttäjän näkökulmasta yhdeksi kokonaisuudeksi. Vitja -toiminnanohjausjärjestelmällä korvataan nykyinen poliisiasiantietojärjestelmä (Patja) soveltuvin osin poliisin henkilötietolain 2 luvun 2 :n tarkoittamassa laajuudessa sekä epäiltyjen tietojärjestelmä, Epri. Vitjaan rakennetaan liittymärajapintoja poliisin ja muiden viranomaisten hallinnoimiin tietojärjestelmiin. Järjestelmä rakennetaan roolipohjaiseksi, työnkulkuihin perustuvaksi yhtenäiseksi kokonaisuudeksi. Järjestelmä mahdollistaa tiedon kirjaamisen, hakemisen ja analysoinnin paikasta ja päätelaitteesta riippumatta tarvittaessa poikkihallinnollisesti. Vitja -hanke toteuttaa Poliisihallituksen poliisitoimintayksikön hyväksymät toiminnallisuudet Oracle Siebel Public Case Management -alustalle. Hankkeen toimitusmallissa kokonaistoimitus puretaan hankesuunnitelman mukaisiksi osakokonaisuuksiksi, jotka kukin on kilpailutettu erikseen. Lisäksi toimituksen hallintaa ja toimittajan ohjausta johdetaan seitsemänvaiheisen porttimallin mukaisesti. Tavoitteena on varmistaa valitun toimittajan työn laadukkuus, suunnitelmien pitävyys ja aikataulussa ja talousarvioissa pysyminen. Malli mahdollistaa tarvittaessa toimittajan vaihtamisen. Vitja -hankkeen keskeiset viranomaisyhteistyötahot ovat Aipa -hanke, Kejo -hanke, Erica -hanke ja Roti -hanke. Järjestelmäkokonaisuuden operatiivinen käyttöönotto tapahtuu vaiheittain.

3 Asettamispäätös ID (7) Poliisin lisäksi uutta tietojärjestelmää tulevat käyttämään Tulli, Rajavartiolaitos ja Puolustusvoimat. Vitja -hanketta johdettaessa ja ohjattaessa tärkeä ohjausinstrumentti on ajantasainen hankesuunnitelma, jonka ohjausryhmä hyväksyy ja vahvistaa. 5 Hankkeesta vastaavat eri toimijat ja niiden tehtävät 5.1 Poliisihallituksen poliisitoimintayksikkö Poliisihallituksen poliisitoimintayksikkö toimii Vitja -hankkeen omistajana. Hankehenkilöstö, pois lukien Poliisihallituksen teknologiayksikön hankkeeseen osoittama henkilöstö poliisin informaatioteknologiakeskuksessa, on sijoitettu poliisitoimintayksikköön. Em. hankehenkilöstö toimii poliisitoimintayksikön johdon ja valvonnan alaisena Poliisihallituksen työjärjestyksessä määritellyllä tavalla. Poliisitoimintayksikkö vastaa hankkeelle asetettavista toiminnallista tavoitteista ja niiden toteutumisesta yhteistyössä hankkeen ohjausryhmän ja poliisin informaatioteknologiakeskuksen kanssa. Poliisitoimintayksikkö nimeää prosessinomistajat, jotka vastaavat hankkeen edellyttämien toiminnallisten linjausten valmistelusta ja päätöksenteosta, elleivät asiat ole luonteeltaan sellaisia, että ne vaativat ohjausryhmän käsittelyä. Poliisitoimintayksikkö vastaa yhdessä hankkeen kanssa ennen toiminnanohjausjärjestelmän varsinaista käyttöönottoa poliisiyksiköissä tehtävistä järjestelmän testaukseen ja muuhun järjestelmän käyttöönottoon liittyvistä järjestelyistä. Asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi poliisitoimintayksikkö vastaa, että toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton myötä tarvittavat toiminnalliset muutokset toteutuvat poliisiyksiköissä. 5.2 Poliisihallituksen teknologiayksikön ja poliisin informaatio- ja teknologiakeskuksen tehtävät Poliisihallituksen teknologiayksikkö toimii hankkeen teknisen projektin omistajana ja vastaa sen ohjauksesta Poliisihallituksen työjärjestyksen mukaisesti. Myös tekninen projekti toimii hankkeen ohjausryhmän alaisuudessa myöhemmin kohdassa määritellyllä tavalla. Tekninen projekti vastaa projektisuunnitelman mukaisesti Vitja-hankkeessa hyväksyttyjen määritysten mukaisesti tietojärjestelmän toteutuksesta sekä teknisestä käyttöönotosta, Vitja-hankkeen ICT-kehittämistoimintaan liittyvistä sopimuksista ja toimittajaohjauksesta sekä tietojärjestelmän teknologia- ja järjestelmäarkkitehtuurista. Poliisin informaatioteknologiakeskus vastaa hankkeen tekniseen projektiin tarvittavista resursseista ja niiden johtamisesta sekä nimeään projektiin tarvittavat asiantuntijat.

4 Asettamispäätös ID (7) 5.3 Ohjausryhmä Hankkeelle asetetaan ohjausryhmä. Hankkeen ohjausryhmään määrätään Poliisihallituksen poliisitoimintayksikön rikostorjunnan, valvonnan- ja hälytystoiminnan ja liikenteen vastuualueiden esimiehet, tiedonhallinnan vastuualueen esimies, tietohallinnon vastuualueen esimies, poliisin informaatioteknologiakeskuksen edustaja, Keskusrikospoliisin nimeämä asiantuntija ja poliisitoimintayksikön nimeämät asiantuntijat (prosessinomistaja/t). Jokaisen ohjausryhmän varsinaisen jäsenen varahenkilönä toimii työjärjestyksen mukainen 1. sijainen. Ohjausryhmän puheenjohtajaksi nimetään poliisitoimintayksikön yhteisten toimintojen vastuualueen esimies ja varapuheenjohtajaksi poliisitoimintayksikön liikenteen vastuualueen esimies. Vitja -hanke asettaa ohjausryhmälle sihteerin. Hankejohtaja esittelee ohjausryhmässä käsiteltävät päätösasiat ja hankkeen tilannekuvan toiminnallisesta, teknisestä, taloudellisesta ja riskienhallinnan näkökulmista. Esittelijä toimii esittelijän vastuulla Ohjausryhmän tehtävät Ohjausryhmä toimii Vitja -hanketta koskevana päätöksentekoelimenä ja vastaa sen ohjauksesta Poliisin hankemenettelystä annetun ohjeen (POL ) mukaisesti. Ohjausryhmän tehtävänä on luoda hankkeelle onnistumisen edellytykset varmistamalla hankkeen tarvitsemat resurssit. Ohjausryhmä täsmentää hankkeen tavoitteet ja päämäärät, valvoo tavoitteiden ja budjetin toteutumista, hyväksyy hankesuunnitelman ja päättää siihen tehtävistä muutoksista, hyväksyy vaihe- ja lopputuotokset, ja hyväksyy hankkeen päätettäväksi tai keskeytettäväksi. Ohjausryhmä käsittelee hankkeen riskit ja päättää tarvittavista toimenpiteistä riskien hallitsemiseksi. Ohjausryhmä vastaa laaja-alaisten muihin viranomaisiin kohdistuvien tarpeiden tai muutosvaatimusten eteenpäin viemisestä. Ohjausryhmä kokoontuu puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan kutsusta. 5.4 Laajennettu ohjausryhmä Hankkeelle asetetaan laajennettu ohjausryhmä. Laajennetun ohjausryhmän puheenjohtajana toimii Poliisihallituksen poliisitoimintayksikön päällikkö ja varapuheenjohtajana ohjausryhmän puheenjohtaja.

5 Asettamispäätös ID (7) Laajennettuun ohjausryhmän jäseneksi määrätään hankkeen ohjausryhmän puheenjohtaja, Poliisihallituksen teknologiayksikön päällikkö, yhden poliisiyksikön poliisipäällikkö sekä Keskusrikospoliisin nimeämä edustaja. Laajennettuun ohjausryhmään jäseniksi ja varajäseniksi kutsutaan esityksiin perustuen edustajat sisäministeriöstä, oikeusministeriöstä, valtiovarainministeriöstä, Tullista, Rajavartiolaitoksesta, Puolustusvoimista, Valtakunnansyyttäjänvirastosta ja Valtorin Tuve -yksiköstä Laajennetun ohjausryhmän tehtävät Laajennettu ohjausryhmä seuraa ja huolehtii omalta osaltaan hankkeelle asetettujen tavoitteiden toteutumista. Laajennettu ohjausryhmä varmistaa poliisin sidosryhmien tarpeiden ja tavoitteiden huomioimisen Vitja-hankkeessa ja osallistuu hankkeen toteuttamiseen ja tavoitteisiin liittyvään tiedonvälittämiseen eri viranomaisten organisaatioiden välillä. Laajennettu ohjausryhmä voi tehdä ohjausryhmälle kehittämisesityksiä hankkeen toimintaan liittyen. Hankejohtaja osallistuu laajennetun ohjausryhmän kokouksiin pysyvänä asiantuntijana. Laajennettu ohjausryhmä voi kuulla asiantuntijoita. Laajennettu ohjausryhmä kokoontuu 2-4 kertaa vuodessa puheenjohtajan kutsusta. Poliisitoimintayksikkö asettaa ryhmälle sihteerin. 5.5 Puheenjohtajisto ja sen tehtävät Ohjausryhmän puheenjohtaja, ohjausryhmän varapuheenjohtaja, rikostorjunnan vastuualueen esimies, laajennetun ohjausryhmän puheenjohtaja, tietohallintopäällikkö ja poliisitoimintayksikön nimeämä asiantuntija muodostavat puheenjohtajiston. Puheenjohtajiston tehtävänä on toimia hankejohtajan apuna ja tukena ohjausryhmän kokousten päätösten valmistelussa siinä tarkoituksessa, että poliisitoimintayksikössä on hankkeesta kattava reaaliaikainen tilannekuva. Puheenjohtajisto kokoontuu kerran viikossa tilannekatsaukseen ja vähintään viikkoa ennen ohjausryhmän kokousta valmistelukokoukseen. 5.6 Valmisteluryhmä ja sen tehtävät Poliisitoimintayksikkö on asettanut valmisteluryhmän tukemaan hankkeen operatiivista toimintaa (POL , ). Erillinen valmisteluryhmä lakkautetaan tällä päätöksellä.

6 Asettamispäätös ID (7) 5.7 Projektiryhmät Hankkeessa ei toimi muita ohjausryhmiä kuin yllä mainitut ryhmät. Hankkeella voi olla erikseen asetettuja projektiryhmiä tarpeen mukaan valmistelua varten. Projektiryhmät eivät ole päätöksentekoelimiä. 5.8 Hankehenkilöstö Vitja -hankkeen omistaja Poliisihallituksen poliisitoimintayksikkö nimeää hankkeelle hankejohtajan ja asiantuntijoita toteuttamaan toiminnanohjausjärjestelmän. Poliisitoimintayksikön nimeämä henkilöstö sijoittuu Poliisihallituksen poliisitoimintayksikön yhteisten toimintojen vastuualueelle. Hankejohtaja toimii poliisitoimintayksikköön sijoitetun hankehenkilöstön esimiehenä. Poliisihallituksen teknologiayksikkö nimeää hankkeen teknisen projektin asiantuntijat, jotka hallinnollisesta sijoittuvat poliisin informaatioteknologiakeskuksen alaisuuteen Hankejohtajan tehtävät Hankejohtaja vastaa Vitja -hankkeen etenemisestä hankesuunnitelman ja ohjausryhmän päätösten ja ohjauksen mukaisesti. Hankejohtaja vastaa hankkeen päivittäisjohtamisesta hyvää henkilöstöpolitiikkaa noudattaen sekä yhteistyötä ja läpinäkyvyyttä edistäen. Hankejohtaja osallistuu ohjausryhmän, laajennetun ohjausryhmän ja puheenjohtajiston kokouksiin. Hän toimii esittelijänä ohjausryhmien kokouksissa hanketta koskevissa päätöksissä ja asioissa. Hankejohtaja huolehtii siitä, että ohjausryhmiin tuotavat päätösesitykset on valmisteltu ja käsitelty yhteistyössä tarvittavien asiantuntijoiden, Poliisihallituksen yksiköiden ja yhteistyökumppaneiden kesken ja ne ovat prosessinomistajan hyväksymiä. Hankejohtaja toimii esittelijän vastuulla. Hankejohtaja huolehtii siitä, että ohjausryhmien kokousasiakirjat ovat ohjausryhmien jäsenten saatavilla (sharepoint) viikkoa ennen kokousajankohtaa puheenjohtajiston kokouksen jälkeen. Poikkeavasta päätöksentekomenettelyistä on sovittava erikseen ohjausryhmän puheenjohtajan kanssa 5.9 Kustannukset ja rahoitus Poliisihallitus vahvistaa vuosittain Vitja -hankkeen rahoituskehyksen.

7 Asettamispäätös ID (7) Poliisiylijohtaja Seppo Kolehmainen Poliisijohtaja Sanna Heikinheimo Asiakirja on sähköisesti allekirjoitettu asianhallintajärjestelmässä. Poliisi klo 13:36. Allekirjoituksen oikeellisuuden voi todentaa kirjaamosta. Liitteet Jakelu Tiedoksi Poliisihallituksen yksiköt Poliisilaitokset Keskusrikospoliisi Poliisiammattikorkeakoulu Sisäministeriö Oikeusministeriö Valtiovarainministeriö Tulli Rajavartiolaitos Puolustusvoimat Valtakunnansyyttäjänvirasto Valtori