SISÄLLYS. DT Finland Oy STARKin toimintamalli... 10

Transkriptio

1 SISÄLLYS TAVARANTOIMITTAJAOHJE... 2 A. IT 2 B. Hallinto 2 B.1. Lasku 2 B.2. Lähetyslista 2 B.3. Pankkitilit 3 C. Pakkausohjeet 3 C.1. Pakkausmerkinnät ja vaatimukset 3 C.1.1. EAN ja tuotenumerot 3 C.1.2. Pakkausmateriaalin vaatimukset 4 C Paino 4 C.1.3. Tuotteen ulomman ja sisemmän pakkauksen tuotetietomerkinnät 4 C.2. Konttitoimitukset tai kokonaiset rekat 4 C.3. Yleistä lavoista 4 C.3.1. Eurolavat 5 C.3.2. Kertakäyttölavat 5 C.3.3. Toimitukset aluspuilla 5 C.3.4. Lavapakkaukset 6 C.3.5. Toimitukset vajailla lavoilla 6 C.3.6. Toimitettaessa tuotteita, jotka voidaan ostaa irrallaan 7 C.3.7. Vanteet 7 C.4. Yleistä liukulavoista 8 C.4.1. Pakkaaminen 8 C.4.2. Vaatimukset 8 C.4.3. Kitka 8 C.4.4. Mitat 8 DT Finland Oy STARKin toimintamalli D. Hallinto 10 D.1. Tuotetiedot 10 D.2. Toimitukset ostajan yksiköihin, keskusvarastoon ja jakelukeskukseen 10 D.3. Suorat toimitukset ostajan asiakkaille 10 D.4. Jälki- ja osatoimitukset 10 D.5. Tavarantoimittajan valikoimasta poistuvat tuotteet 10 D.6. Kampanjat ja erikoistarjoukset 10 D.7. Tilausvahvistukset STARK yksiköihin ja varastoihin 11 D.8. Tilausvahvistukset suoratoimituksiin 11 D.9. Laskut 12 D.10. Uudet ja uudistetut yksiköt, yksiköiden muutokset sekä muutokset valikoimissa 12 D.11. Muiden kuin virheellisten tavaroiden palautus 12 E. Toimitukset keskusvarastoon, HUB jakelukeskukseen ja yksiköihin 13 E.1. Toimitukset Lahden keskusvarastoon 13 E.2. Toimitukset Helsingin HUB jakelukeskukseen 13 E.3. Toimitukset yksiköihin 13 F. Liitteet 13 1

2 TAVARANTOIMITTAJAOHJE A. IT Tavarantoimittaja varmistaa, että kaikki dokumentit liittyen tähän sopimukseen käsitellään elektronisesti. B. Hallinto Tavarantoimittaja sitoutuu toimittamaan sovitun tuotevalikoiman vähintään kuuden kuukauden ajan, siitä kun tuotteet on hankittu ostajan valikoimaan. Jos tavarantoimittaja ei pysty noudattamaan tätä, ostaja varaa itselleen oikeuden palauttaa jäännösvarastot täyttä ostohinnan takaisinmaksua vastaan ellei Yhteistyösopimuksessa ole toisin sovittu. Kaikista tähän liittyvistä kuluista vastaa tavarantoimittaja. Tavarantoimittajan on ilmoitettava etukäteen hyvissä ajoin, kun tuotteen tuotanto lopetetaan. Kaikkien tilauksiin liittyvien dokumenttien yksityiskohtien on vastattava ostotilausta ja olla listattuna samassa tilauksessa. Jos tavarantoimittaja ei voi toimittaa tuotetta, tuotteen määrä on merkittävä 0:ksi, tuoteriviä ei saa poistaa. B.1. Lasku Laskutushintojen- ja -ehtojen täytyy olla yksilöityjen tuotteiden osalta ostajalle toimitettujen hinnastojen mukaisia. Laskua ei saa päivätä toimitusta aiemmalle päivälle. Vain yksi lasku ostotilausta kohden. B.2. Lähetyslista Lähetyslistan on sisällettävä: Toimittajan tiedot Ostotilauksen tilausnumero EAN ja/tai toimittajan tuotenumero Ostajan tuotenumero, jos mahdollista Tuotteen nimi Ostotilauksen mukainen yksikkö Ulompien laatikoiden määrä/tuote Sisältö/ulompi pakkaus Sisältö/sisempi laatikko Ulomman pakkauksen ja sisemmän laatikon mitat Rekan tai kontin numero Ulomman tai sisemmän pakkauksen mukainen paino Kokonaispaino per rekka/kontti/lähetyslista Pakkauslistamalli kts Liite 1. 2

3 B.3. Pankkitilit C. Pakkausohjeet C.1. Pakkausmerkinnät ja -vaatimukset Jos tavarantoimittaja ei noudata määriteltyjä pakkausmerkintöjä ja -vaatimuksia, ostajalla on oikeus veloittaa tavarantoimittajalta merkintöjen tai pakkausten uusimisesta aiheutuneet kustannukset. C.1.1. EAN ja tuotenumerot Sisempään ja ulompaan pakkaukseen on merkittävä selkeästi EAN-koodi ja toimittajan tuotekoodi. Ostajan tuotenumero on hyvä merkitä, jos se tuotannollisesti on mahdollista. EAN-koodi täytyy olla selkeästi näkyvissä sisemmässä pakkauksessa, josta se on helppo lukea viivakoodin- lukijalla. Kaikki tuotteet täytyy toimittaa yhdellä tuotenumerolla vastaanotettua yksikköä kohden (kokonaiset, puolikkaat ja neljänneslavat jokainen erikseen). EAN-koodien tai tuotenumeroiden muutoksista on ilmoitettava niin pian kuin mahdollista ostajalle ja vähintään kuukautta ennen kuin muutos tulee tuotantoon. Tavarantoimittajan on huolehdittava, että viivakoodi on koneellisesti ja numeerisesti luettavissa. 3

4 C.1.2. Pakkausmateriaalin vaatimukset Ulommat ja sisemmät pakkaukset täytyy sovittaa tuotteen kokoon, jotta tuotteet eivät vahingoitu kuljetuksen tai varastoinnin aikana. Mikäli tarpeellista, pakkauksessa on käytettävä täytettä, jotta ulompi ja sisempi pakkaus sekä tuote eivät vahingoitu. Pakkausmateriaalin laadun on oltava kestävää, jotta se kestää pinoamista kuljetuksen ja varastoinnin aikana. Tuotteen ulomman pakkauksen täytyy kestää pinoamista hyllylle 1,5 metriin asti. Sen täytyy myös kestää massapinoamista lattioilla aina 5 metriin asti, mukaan lukien lavan, ilman että tuote tai ulompi pakkaus vahingoittuu. C Paino Mikäli tuote painaa yli 12 kg tai on tilavuudeltaan yli 1 m3 kokoinen, tuotteessa on oltava nostoaukot käsin nostamista varten. Nostoaukkojen on oltava kooltaan 100 x 30 mm. Jos tuote painaa yli 20 kg, sen käsittelyyn tarvitaan useampi henkilö ja näin ollen tuotteen pakkauksen sivuilla täytyy olla useita nostoaukkoja. C.1.3. Tuotteen ulomman ja sisemmän pakkauksen tuotetietomerkinnät C.2. Konttitoimitukset tai kokonaiset rekat Tuotteiden täytyy olla turvallisesti pinottuja ja sidottuja tuotteiden ja niiden pakkauksen luonteen huomioon ottaen. Jos rekassa/kontissa on useampia tuotenumeroita, jokainen tuote on oltava täysin paketoitu ja on oltava selkeästi merkitty, missä tuote vaihtuu toiseksi. Tuotteet on kuormattava rekkaan lavoille, jotta tuotteet voidaan purkaa trukilla tai nostimella. Kontissa olevat tuotteet tulisi mielellään pakata kuormalavoille, jotta ne on helppo purkaa. Savuttaminen ja muut vastaavat konttien käsittelyt on merkittävä sekä kontin oviin että konossementtiin. C.3. Yleistä lavoista Tavarantoimittajan on varmistettava, että lavat ovat tarpeeksi kestäviä kannattaakseen niille pakattujen tuotteiden painon ja että lavat kestävät kuljetuksen ja käsittelyn toimitusketjussa. Jos pakkaus ei ole riittävä, ostaja voi tämän johdosta laskuttaa tavarantoimittajaa mahdollisista vahingoittuneista tuotteista. Lavoille sijoitettujen tuotteiden on oltava pakattuja kuljetusvahinkojen estämiseksi. 4

5 C.3.1. Eurolavat Leveys 800 mm Syvyys 1200 mm C.3.2. Kertakäyttölavat Kertakäyttölavoja voidaan käyttää tuonnissa Euroopan ulkopuolisista maista, mutta niiden on noudatettava seuraavia vaatimuksia: 1. Mittojen on oltava pienemmät kuin eurolavassa, jotta kertakäyttölavat voidaan sijoittaa eurolavoille, niiden saapuessa varastoon. 2. Lavan pohjan ja lattian väliin on jäävän tilan on oltava minimissään 100 mm ja trukin haarukalle tarkoitettujen aukkojen on oltava vähintään 200 mm leveät. 3. Lavamateriaalina voi olla pahvi, muovi tai puu. Puisten lavojen on täytettävä IPPC-standardit. Katso lisää: C.3.3. Toimitukset aluspuilla Ostajalle tehtävien lavatoimitusten on oltava alla olevan määrittelyn mukaisia. Tarvitaan trukilla nostamista varten. 5

6 C.3.4. Lavapakkaukset Lavoille pakattujen tuotteiden on oltava sijoitettuna lavalle siten, että niiden mitat eivät ylitä lavan mittoja. Lavat on pakattava niin, että paino jakautuu niille tasaisesti, sekä horisontaalisesti että vertikaalisesti. Kuljetuksen ja varastoinnin optimoimiseksi pakkauksen koon tulisi, jos mahdollista, noudattaa seuraavia mittoja: 200 mm, 400 mm, 600 mm, 800 mm ja mm. Lavat on pakattava muovikalvoon kuljetusvakauden turvaamiseksi ja pölynsuojauksen varmistamiseksi. Ulompi pakkausseloste on oltava näkyvissä. Kun lavoille pakataan samaa tuotetta, tuotteen määrän jokaisella lavalla on oltava sama. Ulompien pakkauslaatikoiden on oltava aina sen kokoisia, että ne voidaan pakata eurolavoille. Tällöin laatikon mitat eivät saa ylittää lavan mittoja. Oikein Väärin C.3.5. Toimitukset vajailla lavoilla Tuotteet on jaettava niin, että samaa tuotenumeroa ei saa olla useilla lavoilla. Tuotenumeron ja tuotteiden määrän lavalla on oltava selkeästi merkitty. Jos lavalla on useaa tuotenumeroa, on merkittävä selkeästi, että lava on ns. sekalava. Tämä on merkittävä sekä lavaan että lähetyslistalle. Eri tuotenumerot on eroteltava selkeästi, esimerkiksi pahvisia jakajia käyttämällä. Vaihtoehtoisesti yksittäiset tuotenumerot voidaan jakaa kerroksiin käyttämällä lavoja tai välipahvia. 6

7 C.3.6. Toimitettaessa tuotteita, jotka voidaan ostaa irrallaan Tuotteet on lajiteltava tuotenumeroiden mukaisesti omiin pakkauksiinsa, joihin on selkeästi merkitty niiden tuotenumero, viivakoodi ja määrä. Pienemmät tuotteet voidaan pakata pusseihin ja nämä sijoittaa laatikoihin, jotka on merkittävä selkeästi. Uloimpia pakkauksia, jotka painavat yli 11 kg ei tule pinota yli mm korkeiksi pinoiksi lavalle. Lavan maksimikorkeus on 1800 mm (ks. kuva 1). Jos laatikoiden väliin on pakattu lava, maksimikorkeus on 2600 mm (ks. kuva 2). kuva 1 kuva 2 C.3.7. Vanteet Kuljetuksen aikana lavojen ympärillä on käytettävä pakkausvanteita. Vanteita käytettäessä on käytettävä myös kulmasuojia, jotta vanteet eivät pääse pureutumaan pakkaukseen. Vanteiden tulee olla muovisia. 7

8 C.4. Yleistä liukulavoista Käytetään tyypillisesti kuljetettaessa suuria määriä samaa tuotetta, esim. tuhkaimureita, ruohonleikkureita, grillejä jne. C.4.1. Pakkaaminen Liukulavoille pakkaamista koskevat kaikki samat vaatimukset kuin kuormalavoille pakkaamistakin. Jokaiselle liukulavalle on oltava pakattuna sama määrä tuotteita. C.4.2. Vaatimukset Liukulavan vahvuus on oltava asianmukainen huomioiden sille pakatut tuotteet. Jos tuotteiden paino ylittää 500 kg, on käytettävä muovisia liukulavoja. C.4.3. Kitka Liukulavan pakkauspuoli: Liukulavan pakkauspuolen on oltava liukumaton, sen kitkakerroin (COF) saa olla enintään 0.49, jotta tuotteet eivät pääse liukumaan kuljetettaessa. Liukulavan pohja: Mattapintainen, tuotteiden helpon purkamisen varmistamiseksi. C.4.4. Mitat Maksimimitat 760 mm x 1170 mm, jotta liukulava voidaan vetää suoraan eurolavalle. Tartuntapinnan, josta liukulavojen purkukone tarttuu liukulavaan, tulee olla 180 mm pidempi. 1. Tyhjä liukulava. Varmista, että liukulava sopii sille pakattaville tuotteille. 8

9 2. Tuotteet tulee sijoittaa liukulavalle yllä olevan kuvan mukaisesti ja ne on pakattava suojakalvoon. 3. Tuotteilla on käytettävä kulmasuojia ja liukulavojen kulmat on leikattava niin, etteivät kahden liukulavan tartuntapinnat ole päällekkäin. 4. Kulma on taitettava ylös, jotta se ei haittaa seuraavien lavojen lastaamista. 5. Hyvin pakattu kontti. Linkkejä liukulavojen toimittajista ja esimerkkejä: 9

10 DT Finland Oy STARKin toimintamalli Ostajalla tarkoitetaan tässä toimintamallissa ainoastaan DT Finland Oy STARK (LY-tunnus ). D. Hallinto D.1. Tuotetiedot Kaikki tuotteet on rekisteröitävä PIM-järjestelmään. Tuotetiedot toimitetaan myös suoraan ostajalle ostajan määrittelemässä muodossa. Kuvien toimittaminen on ohjeistettu liitteessä (Liite 4). D.2. Toimitukset ostajan yksiköihin, keskusvarastoon ja jakelukeskukseen Jos toimitetut tuotteet tai määrät eivät vastaa laskutettuja tuotteita tai määriä, tavarantoimittaja lähettää ostajalle hyvityslaskun, joka automaattisesti vähennetään laskun loppusummasta. Viivästyksestä on ilmoitettava suoraan ostajan yksikköön heti, kun se tulee tavarantoimittajan tietoon. Jos viivästys koskee kaikkia myymälöitä tai keskusvarastoa, ostajan osto-organisaatiota on informoitava sähköpostitse heti, kun viivästys on tavarantoimittajan tiedossa. Jos ostaja ei hyväksy viivästystä, ostaja voi peruuttaa tilauksen. D.3. Suorat toimitukset ostajan asiakkaille Tavarantoimittajan on toimitettava tilausvahvistus sähköpostitse tilauksen yhteydessä annettuun sähköpostiosoitteeseen. Huom.: Ostajan ilmoittamaa tilausnumeroa on ehdottomasti käytettävä kaikissa dokumenteissa. Tavarantoimittajan on ilmoitettava ostajalle mahdollisesta toimituksen viivästymisestä ensisijaisesti sähköpostitse ja toissijaisesti puhelimitse. Jos ostajaa ei tavoiteta, tavarantoimittajan on ilmoitettava viivästyksestä ostajan asiakkaalle (jos tiedossa). D.4. Jälki- ja osatoimitukset Ostajalle on ilmoitettava osatoimituksesta välittömästi, kun tieto osatoimituksesta tulee tavarantoimittajan tietoon. Ilmoituksen tulee sisältää vähintään seuraavat tiedot: mihin ostotilaukseen jälki- tai osatoimitus kohdistuu tuotteiden tiedot ja määrät uusi toimituspäivä D.5. Tavarantoimittajan valikoimasta poistuvat tuotteet Tuotteen poistumisesta tavarantoimittajan valikoimasta on aina ilmoitettava kirjallisesti ostajalle. Tavarantoimittajan on tarjottava huoltoa ja varaosia valikoimasta poistuneille tuotteille tuotteen oletetun käyttöiän tai vähintään 36 kk ajan. D.6. Kampanjat ja erikoistarjoukset Kampanjatuotteet on toimitettava kahta viikkoa ennen kampanjan alkamista keskusvarastoon tai viikkoa ennen kampanjan alkamista yksikköön, ellei toisin ole sovittu. 10

11 D.7. Tilausvahvistukset STARK yksiköihin ja varastoihin Tavarantoimittajan on lähetettävä 24 tunnin sisällä tilauksen vastaanottamisesta tilausvahvistus ostotilauksista sähköpostitse tilauksen yhteydessä annettuun sähköpostiosoitteeseen. Seuraavat tiedot on sisällytettävä tilausvahvistukseen: Tarvittavat osoite- ja nimitiedot Y-tunnus (ostajan ja myyjän) Ostotilauksen numero Merkki ja muut tilausnumerot Päiväys Tuotenumerot (toimittajan tuotekoodi, STARK-koodi tai EAN-koodi) Tuotteen nimi Määrä ja ostoyksikkö Yksikköhinnat ja alennukset Valuutta Toimitusaika (pvm ja aika) Toimitusosoite Incoterms 2010 Mahdolliset rahti-, vakuutus- ja muut kulut D.8. Tilausvahvistukset suoratoimituksiin Tavarantoimittajan on lähetettävä 24 tunnin sisällä tilauksen vastaanottamisesta tilausvahvistus ostotilauksista sähköpostitse tilauksen yhteydessä annettuun sähköpostiosoitteeseen. Seuraavat tiedot on sisällytettävä tilausvahvistukseen: Tarvittavat osoite- ja nimitiedot Y-tunnus (ostajan ja myyjän) Ostotilauksen numero, STARKin myyjän vahvistama tilausnumero Asiakkaan merkki ja muut tilausnumerot Päiväys Tuotenumerot (toimittajan tuotekoodi, STARK-koodi tai EAN-koodi) Tuotteen nimi Määrä ja ostoyksikkö Valuutta Toimitusaika (pvm ja aika) Toimitusosoite Incoterms 2010 Mahdollinen rahti-, vakuutus- ja muut kulut 11

12 D.9. Laskut DT Finland Oy:lle on laskut lähetettävä sähköisesti. Voimassa olevat sähköiset laskutusosoitteet ovat liitteenä (Liite 2). Laskulla olevan hinnan on vastattava sovittua hintaa. Mahdolliset poikkeavuudet tilausvahvistuksen ja laskun sisällön välillä on selvitettävä tavarantoimittajan ja ostajan kesken ennen laskun lähettämistä ostajalle. Laskun on sisällettävä seuraavat tiedot: Tarvittavat osoite- ja nimitiedot Y-tunnus Ostotilauksen numero Merkki ja muut tilausnumerot Päiväys Maksuehto Tuotenumerot (toimittajan tuotekoodi, STARK-koodi tai EAN-koodi) Tuotteen nimi Määrä ja ostoyksikkö Yksikköhinnat ja alennukset Valuutta Toimitusaika (pvm ja aika) Toimitusosoite Incoterms 2010 Mahdollinen rahti-, vakuutus- ja muut kulut D.10. Uudet ja uudistetut yksiköt, yksiköiden muutokset sekä muutokset valikoimissa Tavarantoimittajan on osallistuttava aktiivisesti ostajan henkilökunnan tuotekoulutukseen. Uusien yksiköiden perustamisen, yksiköiden uudistamisen ja muutosten yhteydessä tavarantoimittaja sijoittaa (hyllyttää) tuotteet sovitusti noudattamalla ostajan hyllykuvia tai erikseen määriteltyä sijoitusta. Tavarantoimittaja antaa henkilökuntansa käytettäväksi uusien yksiköiden perustamisessa, yksiköiden uudistamisessa, yksiköiden muutoksissa ja valikoimamuutoksissa tai vastata niistä aiheutuvista kustannuksista. Erillisen sopimuksen perusteella ostaja voi myös käyttää ulkopuolista yritystä näihin ja antaa ulkopuolisen yrityksen laskuttaa tavarantoimittajaa. D.11. Muiden kuin virheellisten tavaroiden palautus Yhteistyösopimuksen kohdalla 7.2 Muiden kuin virheellisten tavaroiden palautus tarkoitetaan tuotteita, joiden varastossa oleva määrä kappaleina ylittää vuotuisen myynnin määrän kappaleina. 12

13 E. Toimitukset keskusvarastoon, HUB jakelukeskukseen ja yksiköihin E.1. Toimitukset Lahden keskusvarastoon Toimitukset keskusvarastoon on tapahduttava ma-pe klo 7-14 (paikallista aikaa). Kaikki keskusvarastot ovat suljettuina paikallisina yleisinä vapaapäivinä ja juhlapyhinä. Ostaja voi kieltäytyä vastaanottamasta toimitusta, jos se tapahtuu yllä mainitun aikataulun ulkopuolella. Tavarantoimittajalla on oltava kirjallinen sopimus ostajan kanssa, jos toimitus tapahtuu muuna aikana. Jokaisesta toimituksesta on ilmoitettava sähköpostitse vähintään 48 tuntia ennen toimitusajankohtaa. Ilmoituksen täytyy sisältää tilausnumeron sekä rekan tai kontin numeron. Yllä mainitun lisäksi, merirahtitoimituksista on ilmoitettava vähintään 4 viikkoa ennen arvioitua saapumisaikaa. Pohjoismaisten ja Euroopan sisäisten toimitusten on oltava pakattu CHEP-lavoille. Yhteystiedot: Helsingintie Lahti Puhelin: Fax: Sähköposti: saapuva@stark-suomi.fi Yhteyshenkilö: Jari Hertman Puhelin: Sähköposti: jari.hertman@stark-suomi.fi E.2. Toimitukset Helsingin HUB jakelukeskukseen Toimitukset HUB jakelukeskukseen on tapahduttava yöpurkuna ma-su klo (paikallista aikaa). Kuormista on aina ilmoitettava edellisenä päivänä. Kuormaa ei pureta ilman sovittua purkuaikaan. Yhteystiedot: Lyhtytie Helsinki Puhelin: Yhteyshenkilö: Antti Puhakka Puhelin: Sähköposti: antti.puhakka@stark-suomi.fi E.3. Toimitukset yksiköihin Toimitusaikataulut ja toimitusten vastaanotto toimivat jokaisessa yksikössä yksikön oman aikataulun mukaan. Tarkista aikataulut aina yksikön logistiikasta vastaavalta henkilöltä. Ohjeelliset tavarantoimittajien toimitusten vastaanottoajat löytyvät liitteestä. (Liite 3). Osoitetiedot kaikille yksiköille löytyvät osoitteesta: Toimittajan kanssa voidaan sopia kuorman yöpurusta. Tässä tapauksessa kuorman purkaminen tapahtuu pääasiallisesti yksikön aukioloaikojen ulkopuolella. Vastuut, kulkuoikeudet ja alueella liikkuminen on aina sovittava paikallisesti. Jokaisen yksikön kanssa on allekirjoitettava erillinen sopimus asiasta. Kaikki yksiköt ovat suljettuina paikallisina juhlapäivinä ja arkipyhinä, eikä kuljetuksia vastaanoteta. Toimituksen viivästyessä tavarantoimittajan on ilmoitettava siitä yksikköön välittömästi saatuaan tiedon viivästyksestä. Jos viivästys koskee kaikkia myymälöitä, konsernille on ilmoitettava asiasta sähköpostitse. Jos konserni ei voi hyväksyä viivästystä, konsernilla on oikeus peruuttaa tilaus. F. Liitteet Pidätämme oikeuden muutoksiin. Ennen suurempia päivityksiä omiin järjestelmiinne, pyydämme teitä tarkistamaan onko teillä viimeisimmät liitteet käytössänne. 13

14 Liite 1. Pakkauslistamalli. 14

15 Liite 2. Laskutusosoitteet. 15

16 Liite 3. Tavarantoimittajien toimitusten ohjeelliset vastaanottoajat. 16

17 Liite 4. Kuvien toimittaminen STARKille. 17