Maajoukkueen kilpailumatka -infokirje

Transkriptio

1 Maajoukkueen kilpailumatka -infokirje

2 Sisällys YHTEYSTIEDOT... 2 ENNEN LÄHTÖÄ... 3 MATKUSTUS... 4 SAAPUMINEN... 5 KÄYTÄNNÖN ASIOITA KILPAILUN AIKANA... 5 TERVEYDENHUOLTO... 7 KIELLETYT AINEET... 8 VIESTINTÄ... 8 KRIISIVIESTINTÄ... 9 PALUU SUOMEEN... 10

3 YHTEYSTIEDOT JOUKKUEEN YHTEYSTIEDOT Delegaation johtaja Nimi Puhelinnumero Sähköpostiosoite Voimistelijat Valmentajat Tuomarit Fysioterapeutti Lääkäri MUUT TÄRKEÄT YHTEYSTIEDOT Yleinen hätänumero Kisapaikan INFO Kisapaikan lääkäri Hotelli

4 ENNEN LÄHTÖÄ PASSI JA VIISUMI Matkaan lähdettäessä tulee kaikilla olla voimassa oleva passi. XX matkustettaessa tulee olla myös viisumi. Lajipäällikkö koordinoi viisumiasiaa Suuremmissa kaupungeissa ja suurten tapahtumien yhteydessä on syytä varoa taskuvarkaita, joita voi liikkua muun muassa ostoskaduilla ja julkisissa liikennevälineissä. Myös junissa on syytä pitää silmällä omia tavaroita. Maan yleinen hätänumero XX LOMA-ANOMUKSET Suomen Voimisteluliitto lähettää pyydettäessä virkavapaus/loma-anomuksen työnantajallesi. Lähetä tietoa asiasta lajipäällikölle, X X ja sähköpostiosoite etunimi.sukunimi@voimistelu.fi VAKUUTUKSET JA LISENSSIT Kaikilla voimistelijoilla tulee olla kansainvälisen lajiliiton FIG:n tai IFAGG:n kilpailulisenssi sekä Suomen Voimisteluliiton kilpailulisenssi. Kilpailuun osallistuvilla delegaatioon nimetyillä henkilöillä (voimistelijat, valmentajat, joukkueenjohtaja, tuomarit) on voimassa Voimisteluliiton ryhmämatkavakuutus. Lisenssin yhteydessä ostettu Pohjolan vakuutus kattaa ulkomaan kilpailut ja harjoittelun. Jos voimistelijalla on oma vakuutus, on hyvä tarkistaa, että se kattaa ulkomailla kilpailemisen ja harjoittelun. Voimisteluliiton ryhmämatkavakuutus kattaa matkatavarat. AIKAERO Aikaero Suomeen on X. ROKOTUKSET JA INFEKTIOT

5 Terveyden ja hyvinvoinnin laitos suosittelee seuraavaa rokotesuojaa kaikille x maahan matkustaville: rokotus x. Lisätietoja löytyy ko. laitoksen nettisivuilta. Jokainen huolehtii henkilökohtaisesti rokotesuojastaan. Tarkista tämä! Huolellisen käsihygienian lisäksi joukkueen jäsenten suositellaan nauttivan Maitohappobakteeri-valmistetta 5 päivää ennen matkustamista sekä koko kisojen ajan. MAKSUVÄLINEET Selvitä nämä Maan valuuttana käytetään. Matkalle on hyvä varata rahaa XX määrä. VOIMISTELULIITON VIRALLISET ASUSTEET JA VARUSTETOIMITTAJAT Urheilijat ja valmentajat ovat ohjeistettu käyttämään Suomen Voimisteluliitolta saamia asusteita. Matkustettaessa on asuna X asusteet. Harjoituksissa ja kilpailuissa on voimistelijoilla X asusteet. Valmentajat / kapteenit huolehtivat, että joukkueilla on asiaankuuluvat/yhtenäiset asut matkan eri tilanteissa. PÄÄSYLIPUT Tarkista tämä! Akreditointipassi oikeuttaa katsomaan kaikkia kilpailuja niille merkityllä katsomo alueella. Kaikki urheilijat seuraavat kilpailuja ja kannustavat muita voimistelijoita oman aikataulun sallimissa rajoissa. Mahdolliset loma- ja ostosmatkat järjestetään muulla ajalla kuin kilpailuiden aikana. MATKUSTUS Jokainen joukkueen jäsen saa matkalippunsa (e-lippu) sähköpostiinsa ennen matkaa. Tulosta e-lippu tai matkustustiedot mukaasi. Lentolipun lisäksi tarvitset: passin viisumin Suomen delegaatio matkustaa lentämällä kaupunkiin x. Sinun tulee hoitaa itsesi Helsinki-Vantaan lentoasemalle viikonpäivä päivänmäärä. viimeistään klo kellonaika mennessä. Lennon tiedot Lentokentältä matka jatkuu millä, minne kauan matkustus kestää

6 Tarkista matkalaukku ja käsimatkatavara painorajat sekä muuta ohjeet matkalipuista. Liite 1 tarvittaessa Suomen delegaatio matkustaa useassa erässä kisapaikalle. Liitteenä kaikkien lentoajat. Liite 1. SAAPUMINEN Kun saavumme paikkaan joukkueenjohtaja aloittaa virallisen ilmoittautumisen kaikkine asiakirjoineen. Tämän jälkeen joukkueenjohtaja jakaa joukkueelle akreditoinnit. KÄYTÄNNÖN ASIOITA KILPAILUN AIKANA KILPAILUPAIKKA Nimi Osoite Puhelinnumero Nettisivut HARJOITUSPAIKKA Nimi Osoite Puhelinnumero Nettisivut MAJOITTUMINEN Hotellin nimi Osoite Nettisivut KULJETUKSET

7 Joukkueenjohtaja selvittää ennen kilpailumatkaa onko bussikuljetus vai liikutaanko kävellen vai julkisilla. Kirjaa tähän myös miten kuljetukset tapahtuvat lentokentältä hotellille ja hotellilta lentokentälle. VAATETUS JA KILPAILUASUT Matkustusvaatteina koko delegaatiolla on yhtenäiset maajoukkuevaatteet. Paljon muita vaatteita ei matkalla tarvita. selvitä mitkä vaatteet. Kilpailupaikalla harjoituksissa käytetään mitä vaatteita. Myös majoituspaikassa kuljetaan maajoukkuevaatteissa. Voimisteluliitto on solminut yhteistyösopimukset varustetoimittajien kanssa, missä yhteistyökumppaneille on luvattu näkyvyyttä maajoukkuekilpailuissa. Kilpailumatkalla tulee siis noudattaa yhteistä vaatetusohjetta, joka pohjautuu yhteistyökumppaneiden sopimuksiin. Lajista riippuen kilpailuasussa tulee olla XxX kokoinen Suomen lippu. Selvitä teippauksien ja tukien käytön säännöt kilpailutilanteessa (ihonvärisiä tukia saa käyttää, koruja ei jne). PELISÄÄNNÖT Joukkue on sopinut yhteiset pelisäännöt matkan ajaksi. Sääntöjen rikkomisesta koituu sanktioita. Sääntöihin on kirjattu esimerkiksi yhdessä sovitut säännöt liikkumiselle, nukkumaan menolle ja päihteettömyydelle. PALAVERI Pyrimme pitämään aamuisin (tai vastaavasti iltaisin) hotellilla, pienen palaverin joukkueen kanssa päivän tapahtumista. Käydään ko. päivän aikataulu läpi (mahdolliset muutokset). PUHELIMET JA INTERNET-YHTEYS Jokaisella matkaan lähtevällä tulee olla oma toimiva puhelin. Tarkista ennen matkaa, että liittymä toimii myös ulkomailla. Joukkueenjohtaja selvittää ennen matkaa onko hotellilla ja kisakylässä käytössä WiFi-yhteys. Matkapuhelinverkon internetyhteyttä ei suositella käytettäväksi matkan aikana, koska se voi aiheuttaa suuren laskun jälkeenpäin. Nettiin pääsee paikoissa, joissa voi yhdistää itsensä WiFiin. RUOKAILU JA VESI Joukkueenjohtaja selvittää miten voimistelijat ruokailevat päivien aikana? Hän selvittää myös miten on sovittu valmentajien sekä tuomareiden ruokailut matkan ajan.

8 Vesijohtovettä ei suositella juotavaksi, mutta hampaiden pesuun se soveltuu. Juomat kannattaa tilata ilman jäitä. EVÄIDEN HANKINTA Selvitä kisapaikalla on kahvio, josta voi ostaa eväitä. Lähin kauppa löytyy mistä. DELEGAATION YHTEINEN ILLALLINEN Joukkueenjohtaja selvittää ennen matkaa onko joukkueella yhteistä illallista. Virallinen osuus on ainoastaan delegaation jäsenille. TUOMARIASIAT Tuomareilla on reilusti kokouksia ja niissä mukanaolo on perinteisesti pakollinen. Suomen tuomarit ja valmentajat pitävät kokouksen tuomaripalaverien jälkeen, jotta joukkueella on viimeinen tieto arvostelussa käytävistä asioista. TERVEYDENHUOLTO FYSIOTERAPEUTTI JA LÄÄKÄRI Joukkueenjohtaja selvittää ennen matkaa lähteekö mukaan fysioterapeutti ja/tai lääkäri. Fysioterapeutti x x Lääkäri x x INFEKTIOIDEN VÄLTTÄMINEN Jotta joukkue pysyy terveenä ja on iskukykyinen, on hyvä palauttaa mieliin muutamia perusasioita. 1. Pese kädet useasti. Matkustettaessa ja käteltäessä kisapaikalla lukuisia ihmisiä on hyvä panostaa enemmän käsien hygieniaan. Samoin ennen ruokailua tulee kädet pestä huolellisesti. Ohjeistus on, että jokainen ostaa käsidesi pullon mukaansa. Huom käsitavaroissa max 100 ml. 2. Vältä kontakteja sairaiden ihmisten kanssa. Ei lähikontakteja esim. tyttö tai poikakaverin kanssa juuri ennen matkaa, jos he ovat kipeitä. 3. Ruokailu Suosi hyvin kypsennettyä ruokaa. Vältä raasteita ja valmiiksi kuorittuja hedelmiä.

9 KIELLETYT AINEET Kilpailujen aikana tullaan tekemään testejä kansainvälisen lajiliiton ja WADA:n dopingsäännöstön mukaisesti. Mikäli sinulla on erityisvapauksia huolehdi, että asiakirjat ovat em. organisaatioiden vaatimusten mukaisia. Erityislupien todistukset tulee olla hoidettuna delegaation johtajalle jo ennen matkaa. Kaikkien päihteiden (alkoholi, tupakka, nuuska, huumeet) käytöstä kilpailujen aikana joukkueella on nollatoleranssi. VIESTINTÄ JOUKKUEEN SISÄINEN VIESTINTÄ JA YHTEYDENPITO Joukkueen sisäisen tiedottamisen tehostamiseksi pyrimme pitämään päiväpalaverin joko aamulla tai illalla. Tarkoituksena käydä läpi päivän aikataulut ja tsekata että kaikki on kunnossa. Lisäksi jokaisen tulisi laittaa puhelimeensa kaikkien joukkueen jäsenten yhteystiedot kisaohjeen kohdasta 1. Kilpailupaikalla on INFO piste, josta saa tietoa aikatauluista, kuljetuksista ym. Jokainen joukkueen jäsen voi käydä kysymässä tietoa kisapaikan INFO:sta. Joukkueenjohtaja selvittää tämän ennen matkaa. Joukkue saa tietoa kisaorganisaatiolta myös postilaatikon kautta. Tiedon hakuun on olemassa yksi kortti/delegaatio ja se annetaan delegaation johtajalle. Joukkueenjohtaja tiedottaa joukkuetta heti kun tieto tulee tätä kautta. Lisäksi hotellin aulassa on usein INFO piste. Sieltä voi kukin käydä myös kysymässä tietoa. JOUKKUEEN ULKOINEN VIESTINTÄ JA MEDIAYHTEYDET Joukkueenjohtaja selvittää tämän ennen kilpailumatkaa. Kilpailujen mediatiedotus hoidetaan Suomesta. Delegaationjohtaja tiedottaa Sanna Yli-Patolalle kuvaukset ja kommentit suomalaissuorituksista ja kilpailumenestyksestä tekstiviestillä / puhelimitse / WhatsAppilla ( ) / sähköpostitse (sanna.yli-patola@voimistelu.fi). Hodi kerää kommentit myös voimistelijoilta. ENNAKKOINFOT

10 Joukkueenjohtaja selvittää onko ennakkotiedotustilaisuutta Voimisteluliiton viestintä järjestää ennakkotiedotustilaisuuden medialle aika ja paikka. Liitto julkaisee tuolloin myös ennakkotiedotteen. Viestintäpäällikkö on yhteydessä delegaationjohtajaan / valmentajiin tiedotteen sisällöstä. Tiedotustilaisuuteen on hyvä valmistautua miettimällä jo etukäteen vastauksia seuraavanlaisiin kysymyksiin: Millä ajatuksilla lähdet kisoihin? Mitkä ovat tavoitteet? Missä kunnossa kisasarjat/ohjelmat ovat? jne. Mieti, onko jotain viestejä, joita haluat kertoa ja miten solutat omat viestisi vastauksiin. Voit aina laajentaa vastaustasi haluamaasi suuntaan esim. vastaamalla lyhyesti kysyttyyn kysymykseen ja jatkamalla lausetta tyyliin:, mutta se mikä tässä on tärkeää tai, mutta sen vielä lisään, että. VIESTINTÄ KILPAILUTILANTEESSA JA HAASTATTELUPYYNNÖT Joukkueenjohtaja selvittää etukäteen onko Voimisteluliitto sopinut suomalaisvoimistelijoiden kuvaamisesta jonkun valokuvaajan kanssa. Viestintäpäällikön ollessa paikan päällä kilpailuissa (selvitä onko viestintäpäällikkö paikalla kilpailuissa), on suomalaismedian mahdolliset haastattelupyynnöt mahdollista pyörittää hänen kauttaan. Muuten mahdollisissa suomalaismedian yhteydenotoissa yhteyshenkilönä on delegaationjohtaja, joka järjestää halutut urheilijat / valmentajat haastateltaviksi. Viestintäpäällikkö on näissä tapauksissa yhteydessä delegaationjohtajaan. VOIMISTELUJOUKKUE SOSIAALISESSA MEDIASSA Voimisteluliiton sosiaalisen median kanavat (Facebook, Twitter, Instagram, Snapchat) seuraavat mahdollisuuksien mukaan joukkueen menestystä kansainvälisissä kilpailuissa. Urheilijoilta ja valmentajilta otetaan mielellään vastaan kuvia, videoita ja tunnelmia jaettaviksi. Materiaalit voi jakaa viestintäpäällikölle joko tekstiviestillä / puhelimitse / WhatsAppilla ( ) / sähköpostitse (sanna.ylipatola@voimistelu.fi) Kannustamme myös jakamaan sisältöä omilla tunnuksillanne sosiaalisessa mediassa! Kilpailun hashtag on #, muistakaa myös #voimistelu. KRIISIVIESTINTÄ JOUKKUEEN ULKOPUOLINEN KRIISIVIESTINTÄ

11 Kokoonnu yhteisesti sovittuun paikkaan ja noudata kisajärjestelijöiden sekä viranomaisten antamia ohjeita. Ota mahdollisimman pian yhteyttä joukkueen johtajaan, kerro sijaintisi ja mitä on tapahtunut. Odota lisäohjeita kokoontumispaikalla. JOUKKUEEN SISÄINEN KRIISIVIESTINTÄ Havaitessasi joukkueen sisällä kriisiviestintää vaativan tilanteen, tiedota kriisistä tai sen uhkasta välittömästi delegaation johdolle. Älä jaa tietoa eteenpäin joukkueen ulkopuolelle, vaan odota että delegaation johto tiedottaa asiasta sisäisesti ja ulkoisesti. Älä kommentoi asiaa julkisuudessa, vaan vastaa kaikkiin kysymyksiin, että asiaa kommentoi Suomen joukkueen johto. PALUU SUOMEEN Hotellihuoneet tulee luovuttaa lähtöpäivänä klo 12 mennessä. Joukkueet palaavat Suomeen pvm. Matkustamme ensin millä kulkuneuvolla lentokentälle ja sieltä Suomeen: Lennon numero, lähtöpaikka klo xx:xx Helsinki klo xx:xx Helsingistä jokainen vastaa kotiinpaluustaan itse.