Head of delegation -opas

Transkriptio

1 Head of delegation -opas

2 HEAD OF DELEGATION Sinut on valittu head of delegation (HoD) tehtäviin eli Suomen joukkueenjohtajaksi kansainvälisiin kilpailuihin. Tästä joukkueenjohtajan oppaasta löydät ohjeistuksen tärkeimpiin tehtäviisi, mutta ole aina valmis tarttumaan myös täysin ennalta arvaamattomiin tehtäviin matkan aikana. Oppaasta löydät listaukset tehtävistä, jotka tulee hoitaa ennen matkaa, mitä tehtäviä joukkueenjohtajalla on kilpailumatkan aikana ja mitä tulee muistaa huolehtia vielä matkan päätyttyä. Hyvän joukkuenjohtajan tärkeimpiin tunnuspiirteisiin lukeutuu positiivisuus ja ripeä toimeen tarttuminen. Hänen tehtävänä on olla kaikkien auttaja ja tukija. Joukkueenjohtaja hoitaa käytännön asiat majoitukset, kuljetukset tiedotukset ja muut niin, että voimistelijat sekä valmentajat voivat mahdollisimman hyvin keskittyä itse kilpailuun. Tästä ohjeesta löydät kaiken mitä tulee tehdä ennen kilpailuun. Tutustu tähän ohjeeseen sekä infokirjeeseen huolella. SISÄLLYS ENNEN MATKAA... 2 VARMISTA ETTÄ NÄMÄ MATKASSA... 3 MATKAN AIKANA... 4 MATKAN JÄLKEEN... 6

3 ENNEN MATKAA Aloita kilpailumatkan järjestelyt hyvissä ajoin ennen matkaa. Sovi palaveri lajipäällikön ja mukaan lähtevien valmentajien kanssa matkasta tai käy vastaavasti sähköposti- tai puhelinkeskusteluja lajipäällikön ja valmentajien kanssa matkaan liittyvistä asioista. Infokirje Voimisteluliitolla on valmis pohja urheilijoille ja muille matkaan lähteville lähetettävästä infokirjeestä. Joukkueenjohtajan tehtävänä on tutustua kirjeeseen ja täyttää matka- sekä delegaatiokohtaiset tiedot kirjeeseen. Lisättävät kohdat erotat tekstistä punaisella, mutta tarkista kirje kokonaisuudessaan läpi ja tee myös muut tarvittavat muutokset ja lisäykset. Infokirjettä varten selvitettävien asioiden lisäksi Joukkueenjohtajan tehtävänä ennen matkaa on hoitaa ainakin seuraavat asiat: pyytää lajipäälliköltä listat matkaan lähtevistä urheilijoista saada lajipäälliköltä suoritus- ja harjoitusjärjestykset tutustua Work Planiin ja/tai muihin järjestäjiltä tulleisiin tiedotteisiin ja tärkeiden päivämäärien huomioiminen luoda matkustusaikataulu varmistaa, että matkaan lähtevillä urheilijoilla on voimassaolevat maajoukkuesopimukset sopia ajankohta pelisääntöjen ja antidoping-asioiden läpikäymiselle lajipäällikön kanssa tarvittaessa hoitaa ESTA maahantuloselvitys vähintään 72h ennen matkaa sekä viisumit ryhmämatkavakuutustiedot liiton toimistolta tai lajipäälliköltä

4 alaikäisten voimistelijoiden vanhemmilta lupalappu siitä, että lapsi saa matkustaa toisen aikuisen valvonnassa selvittää matkatavarasäännökset ja tiedottaa poikkeavista säännöksistä Maamme-laulu ja Suomen lippu liitolta hoitaa liiton matkustusasujen jakaminen ja ohjeistaa yhtenäisen asun käytön säännöt perehdy kilpailun sääntöihin ennen matkaa sovi viestintäpäällikön kanssa etukäteen tiedotteista ja matkan aikaisesta viestinnästä Tutustu etukäteen kilpailuiden virallisiin nettisivuihin sekä sosiaalisen median kanaviin. VARMISTA ETTÄ NÄMÄ MATKASSA Varmista, että sinulla ja kaikilla matkaan lähtevillä on mukana: -passi -tarvittaessa viisumi -tarvittaessa ESTA maahantuloselvitys -kilpailuasut KÄSIMATKATAVAROISSA ja välineet -edustusasut -kaikkien yhteystiedot Varmista, että sinulla on edellä mainittujen asioiden lisäksi mukana: -kopiot joukkueen jäsenten passeista -joukkueen jäsenten matkustusaikataulut ja kopiot lentolipuista

5 -kaikkien yhteystietojen lisäksi voimistelijoiden huoltajien yhteystiedot -ryhmämatkavakuutus -vastuulaput alaikäisten huoltajilta -MTV ja NTV lista voimistelijoista joille täytyy nostaa telineitä -kilpailun aikataulut ja suoritusjärjestykset -Maamme laulu, Suomen lippu -urheilijoiden mahdolliset erityisluvat lääkkeiden käytöstä -pyytää lajipäälliköltä kaikki kuitit suoritetuista maksuista MATKAN AIKANA Kilpailumatkan aikana delegaation johtajan tehtävänä on hoitaa kaikkia käytännön asioita. Joukkuejohtaja huolehtii akkreditoinnin, majoitukset, kuljetukset ja ruokailut. Joukkueenjohtajalta tulee löytyä aina ajan tasalla olevat tiedot ja hänen vastuulla on, että viesti liikkuu oikeille ihmisille. Joukkueenjohtaja toimii joukkueen tiedotusvastaavana. Matkan aikana Joukkueenjohtaja edustaa Suomen joukkuetta järjestäjien virallisissa tilaisuuksissa sekä ylläpitää suhdetoimintaa. Joukkueenjohtajan tulee olla aina tavoitettavissa puhelimitse. Päivisin kilpailun aikana Joukkueenjohtaja on seuraamassa kilpailuja pääosin katsomossa, jos hänen muut työtehtävät sen sallivat. Joukkueenjohtajan tulee selvittää, kuka tai ketkä ovat tärkeitä yhteyshenkilöitä, joilta voi tarvittaessa pyytää apua. Keneltä tahansa kilpailun vapaaehtoistoimijalta ei välttämättä saa samaa tietoa. Kielimuuri voi joskus hankaloittaa tiedon ja avun saamista, joten joukkueenjohtajan kannattaa pohtia mistä tai keneltä voi saada apua mahdollisiin kielihaasteisiin. Joukkueenjohtajan tehtävät matkan aikana:

6 asioi akkredointitoimiston ja kisatoimiston/infodeskin kanssa, varmistaa että niissä on joukkueenjohtajan sähköpostiosoite ja puhelinnumero osallistuu orientation/welcome/information meetingiin ja tiedottaa valmentajia siellä käydyistä asioista, jos kokoukseen on useampi paikka joukkueenjohtaja päättää ketkä kokoukseen osallistuvat kokoaa joukkueen yhteen matkan alussa ja kertaa yleiset asiat (kisapaikan kulkuluvat, säännöt ym) pelisäännöt ja toimintatavat tekee tarvittaessa huonejaon selvittää majoitus- ja kilpailupaikan lähistöltä ravintolat, kaupat, pankkiautomaatit yms toimittaa Suomen lipun, Maamme-laulun ja järjestäjien lahjat tarkistaa maan tunnukset kilpailuasuissa, että ne ovat paikoillaan ja oikein laitettu seuraa joukkueen mail boxia tai muita kilpailujärjestäjien viestintäkeinoja, delegoi mail boxin lupakortin jollekin toiselle, jos se on mahdollista pitää joukkuepalaverin. Palaverissa tulee käydä läpi mennyt päivä ja palautteet siitä. Tämän jälkeen suunnitellaan seuraava päivä ja sen aikataulut. Palaverissa on hyvä sopia myös seuraavan päivän yhtenäinen vaatetus. Tarkistaa kilpailuissa valmentajien kanssa voimistelijoiden pisteet ja tulokset ja tarvittaessa vahvistaa teknisten sääntöjen mukaan joukkueen finaalipaikat. Noutaa viralliset tulokset, diplomit ja muut palautettavat asiat joukkueelle (Huolehtii siitä, että viralliset tulokset päätyvät myös Voimisteluliittoon) järjestää tarvittaessa joukkueen yhteisen ruokailun kilpailun jälkeen joukkueenjohtaja valvoo matkan ajan, että kaikki toimivat pelisääntöjen mukaan (huolehtii esimerkiksi siitä, että kaikki ovat pukeutuneet sovittuihin vaatteisiin) ja puuttuu tarvittaessa pelisääntöjen rikkomiseen

7 Huomauttaa tarvittaessa delegaation jäseniä epäasiallisesta ja/tai epäurheilijamaisesta käytöksestä ja raportoi asiasta lajipäällikölle varmistaa paluukuljetusten aikataulut lentokentälle kisajärjestäjiltä toimii joukkueen yhteyshenkilönä hotelliin MATKAN JÄLKEEN Matkan jälkeen Joukkueenjohtaja hoitaa liiton loppuraportoinnin ja tavaroiden palauttamisen. toimittaa tulokset liittoon palauttaa Maamme-laulun ja Suomen lipun liitolle palauttaa matkavakuutusasiakirjan liitolle jättää matkasta kirjallisen raportin lajipäällikölle hoitaa tarvittaessa kurinpidolliset asiat eteenpäin Tekee tilityksen matkaennakosta ja muista kuluista kahden viikon kuluessa kotiinpaluusta. KIITOS JOUKKUEENJOHTAJANA TOIMIMISESTA!